¿Qué pasa si…? - Universidad Veracruzana

¿Qué pasa si…?
Teresa García López y
Martha Oliva Zárate*
RESUMEN
¿qué sucede con el punto de equilibrio? Y si los costos variables se incrementan, ¿qué pasa con el punto
de equilibrio?
El trabajo que aquí se presenta continúa con la serie de
documentos que pretenden ofrecer a los lectores de Ciencia Administrativa, algunas guías de operación de software
comercial, orientando su uso a la resolución de problemas
en el campo de la administración con la finalidad de aprovechar las alternativas funcionales que ofrecen dichos programas.
Los escenarios de Excel, permiten presentar
resultados esperados en un modelo de hoja de cálculo (estados financieros proyectados, por ejemplo)
al modificar determinados datos, asumiendo que todos los demás permanecen sin alteración.
Una de las funciones básicas de las finanzas es
la planeación, ya que a través de ésta, deben preverse las
necesidades de inversión así como la obtención de recursos para llevarlas a cabo, con la finalidad de mejorar la
rentabilidad de la empresa y evitar problemas de efectivo
coadyuvando a maximizar su valor. Una de las herramientas de planeación financiera, es la proyección de estados
financieros, en la cual siempre existirán elementos de incertidumbre asociados a las alternativas que se proyectan,
debido principalmente a factores del entorno cuyo comporta-miento no puede ser controlado. Esta falta de certeza,
dificulta la toma de decisiones, por lo que el analista opta
por desarrollar y presentar diferentes resultados de acuerdo con las posibilidades de ocurrencia de las variables que
se consideran inciertas, dificultando el trabajo que debe
llevar a cabo. La hoja de cálculo Excel en su versión 2003,
cuenta con una herramienta llamada Escenarios que permite manejar este tipo de análisis acerca de ¿qué pasa si…?
y el trabajo que aquí se presenta, ejemplifica la forma de
usarla.
En su estructura además de la introducción,
el documento se ha dividido en tres apartados. En el
apartado de Conceptos, se refiere brevemente algunas consideraciones relacionadas con la proyección
de estados financieros posteriormente, se describe
un ejemplo, del uso de los Escenarios de Excel para
la proyección de un estado de resultados.
II. CONCEPTOS
Aunque el objetivo de este trabajo no es profundizar
acerca de conceptos financieros, es conveniente hacer mención a lo que en este escrito, el lector debe
entender como Estado de Resultados Proyectado;
Punto de Equilibrio y Escenario.
II.1 Estado de Resultados Proyectado
I. INTRODUCCIÓN
Fundamentalmente, llevar a cabo la planeación financiera tiene la ventaja de permitir a la administración tomar en cuenta posibles desviaciones de la
ruta planteada y así, tomar medidas correctivas y
decisiones oportunamente.
Cuando se realizan análisis financieros proyectándolos a futuro, la hoja de cálculo Excel, cuenta con una
herramienta que diseñada adecuadamente, apoya y
facilita la presentación de resultados esperados de
acuerdo con distintas situaciones factibles de influir
en los mismos, simplificando el trabajo del analista.
Para llevar a cabo la planeación financiera de
una organización, existen varias herramientas que
de alguna manera se encuentran interrelacionadas o
se complementan. Algunas de las más comúnmente usadas son: a) análisis del punto de equilibrio y
grado de apalancamiento financiero y b) modelos de
planeación general, presupuestos y estados financieros proyectados.
Dicha herramienta se denomina Escenarios
y permite manipular datos específicos (variables)
manteniendo constantes otros datos considerados
en el modelo diseñado. Por ejemplo, en un análisis de estados financieros proyectados podrían surgir preguntas como: ¿y qué pasa en las utilidades
netas esperadas si las ventas estimadas solamente
alcanzan el 80% de lo presupuestado?; ¿o qué pasa
con la utilidad neta si los gastos de operación son
mayores de lo esperado?; o bien, en un análisis del
punto de equilibrio, algunas preguntas que podrían
surgir serían; y si los costos fijos se incrementan,
*
En este documento, se presenta una aplicación de la proyección de estados financieros, particularmente del estado de resultados mediante del
uso de Excel y uno de sus comandos denominado
Escenarios. Para ello, se parte del supuesto de que
se han pronosticado las ventas con el uso de técni-
Investigadoras del Instituto de Investigaciones y Estudios Superiores de las Ciencias Administrativas de la Universidad Veracruzana.
Correo electrónico: [email protected]; [email protected]
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cas matemáticas como la regresión o bien, a través
de procedimientos prácticos en los que se parte de la
experiencia de, por ejemplo, vendedores que hacen
estimaciones de ventas por región, producto, sucursal, etc.
1. Las ventas actuales son de $100,000 y se pronostica lo siguiente para los próximos 5 años:
Año
% de aumento sobre el
año anterior
1
20
2
30
3
20
4
10
5
10
Las demás partidas que conforman el estado de resultados, se determinan mediante su relación con las ventas estimadas, determinándose para
cada una de ellas, un porcentaje de las mismas que
permitan de este modo proyectar un estado de resultados.
En toda planeación, deben suponerse diferentes escenarios, desde una posición optimista
hasta una pesimista que consideren el posible comportamiento de las variables macroeconómicas y el
entorno de la empresa, con lo que el analista financiero podrá responder a diferentes cuestionamientos
de: ¿Qué pasa si…?.
2. Los costos y gastos a realizar se pronostican de
la siguiente manera:
II.2 Escenario
Un escenario es el nombre con el que se pueden
visualizar los resultados de una hoja de cálculo conteniendo una o más celdas llamadas cambiantes
(variables) asociadas con fórmulas. Cada escenario
puede tener diferentes valores para las celdas variables o cambiantes y a cada conjunto de variaciones
se le identifica con un nombre de escenario. En Excel
2003, pueden definirse hasta un máximo de 32 celdas cambiantes por escenario.
Cada conjunto de celdas cambiantes representa un conjunto de supuestos para un análisis “QUE PASA SI...” que puede realizarse en una
hoja de cálculo para ver sus efectos. La utilización de
escenarios es sumamente útil por ejemplo, cuando
se proyecta un Estado de Resultados y se requiere
analizar lo que sucedería en la utilidad neta si los
incrementos esperados en las ventas o en los costos
y gastos se modifican de acuerdo con enfoques pesimistas u optimistas en el comportamiento del entorno, o bien si al analizar un proyecto de inversión,
los resultados en los flujos de efectivo y en la tasa
interna de rendimiento esperaran diferentes resultados en los valores asociados con su cálculo.
III. UNA APLICACIÓN PARA ESCENARIOS. Proyección de Estado de Resultados.
III.1 Recopilación de información
Suponga que a usted le han proporcionado la siguiente información con la finalidad de proyectar el
Estado de Resultados para los próximos cinco años:
COSTO DE VENTAS:
Materiales
17 % de las ventas
Sueldos
14 % de las ventas
Complementarios
15 % de los sueldos
Otros
8 % de aumento sobre el
año anterior se esperan $
1000 para elaño 1.
GASTOS GENERALES:
Compensación administrativa
10 % de aumento sobre el
año anterior, se esperan $
12,000 para el año 1
Compensación ventas
1 % de las ventas
Incentivos
17 % de la suma de la
compensación administrativa y de ventas
Publicidad
2.5 % de las ventas
Depreciación
$ 2,000 anuales
Varios
$ 1,000 de incremento por
año se esperan $ 1,000
para el año 1
3. Gastos financieros: $ 1,000 anuales
4. Impuesto: 52 % de la utilidad bruta.
III.2 Diseño del modelo de la hoja de cálculo
Una vez recopilada la información, las autoras recomiendan diseñar un modelo de hoja de cálculo que
proporcione flexibilidad al analista para realizar posibles modificaciones. Una propuesta, sería usar la
primera columna de la hoja para colocar los datos
antes mencionados y utilizarlos en todas las fórmulas que generan el Estado de Resultados proyectado
(ver figura 1). La figura 2 muestra el resultado de las
fórmulas presentadas en la figura 1.
En la parte inferior de ambas figuras, se
muestra una gráfica de líneas con el comportamiento de la utilidad neta esperada de acuerdo con las
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¿Que pasa si...?
Figura 1. Propuesta de fórmulas
Fuente: Elaboración propia.
estimaciones proyectadas para el Estado de Resultados.
mento esperado en ventas sea de solamente el
50% de lo esperado?
III.3 Determinación de Escenarios
El analista financiero tendría la opción de
utilizar los Escenarios de Excel bajo el siguiente procedimiento:
Si para efectos del análisis financiero se tuvieran los
siguientes cuestionamientos:
1. Identificar las celdas cambiantes para los posibles escenarios a crear. En el ejemplo, se tendrían cuatro escenarios: 1) el que contiene los
datos originales; 2) en el que se modifica el
porcentaje de las ventas al 50% de lo esperado
y los sueldos y materiales al 40% de las ventas; 3) en el que el porcentaje de las ventas esperadas se incrementan en 50% y; 4) en el que
el porcentaje de las ventas sean de solamente
el 50% de lo esperado. Por tanto, las celdas
cambiantes deberán ser: las que contienen los
datos del porcentaje de ventas esperado y las
1. ¿Qué efecto tendría que el porcentaje de incremento esperado en ventas sea de solamente
el 50% de lo esperado y los sueldos y los materiales se incrementaran cada uno al 40% de
las ventas?
2. ¿Qué efecto tendría que el porcentaje de incremento esperado en ventas sea del 50% más de
lo esperado?
3. ¿Qué efecto tendría que el porcentaje de incre-
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Ciencia Administrativa Figura 2. Estado de Resultado Proyectado
Fuente: Elaboración propia.
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Documentos
¿Que pasa si...?
Figura 3. Administrador de escenarios
que contienen el porcentaje de sueldos y materiales, es decir; C3; D3; E3; F3; G3; A6 y
A7. Es importante señalar que las celdas cambiantes no deben contener fórmulas, solamente
valores.
2. Seleccionar el botón de Escenarios de la barra
de Herramientas o bien el comando Escenarios
del menú Herramientas y se mostrará el cuadro
de diálogo Administrador de escenarios indicando que no hay ningún escenario definido.
3. Seleccionar Agregar. El primer escenario que
debe crearse es el que identifica los datos con
sus valores originales, identificándolo con un
nombre en el recuadro Nombre del escenario.
En el ejemplo, se identifica con el nombre ACTUAL. En el recuadro de Celdas cambiantes introducir las(s) celda(s) y/o rangos(s) que en
conjunto serán modificados para todos los escenarios. En nuestro caso, de C3 a G3 y A6 y
A7. Es muy importante que el usuario, seleccione todas las celdas que serán modificadas ya
sea en un escenario o en otro. (ver figura 4)
Figura 4. Agregar escenario
Fuente: Elaboración propia.
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Ciencia Administrativa 4. Seleccionar el botón Aceptar. Se mostrará el
cuadro de diálogo Valores del escenario, como
se observa en la figura 5.
5. En el primer escenario, deben mantenerse los
valores de las celdas cambiantes con la finalidad de que el analista pueda visualizar la situación inicial del análisis.
6. El botón Agregar regresa al Cuadro de diálogo denominado Administrador de escenarios.
El botón Agregar regresa al cuadro de diálogo
Agregar escenario. Seleccionar el botón Agregar.
Documentos
10. Se mostrará nuevamente el cuadro Agregar
escenario. Teclear un nombre para el nuevo
escenario. Para el ejemplo, se decidió llamarlo: 50% más ventas. Pulsar el botón Aceptar.
Se mostrará nuevamente el cuadro de diálogo
Valores del escenario. Modificar solamente las
celdas C3 a G3 en 50% más del valor original
y mantener las celdas cambiantes A6 y A7 sin
modificar, ya que en este escenario solamente
interesa conocer el impacto del incremento en
el porcentaje de ventas estimado en la utilidad
neta. (Ver figura 8)
Figura 5. Valores del escenario
Fuente: Elaboración propia.
7. Se mostrará nuevamente el cuadro Agregar escenario. Teclear un nombre para el nuevo escenario. Para el ejemplo, se decidió llamarlo:
ventas y costos. Pulsar el botón Aceptar. (ver
figura 6)
8. Se mostrará nuevamente el cuadro de diálogo
Valores del escenario. Modificar los valores de
las celdas cambiantes. De E3 a G3 a la mitad
de su valor y A6 y A7 a .40 que representa el
40%. (Ver figura 7)
9. Seleccionar el botón Agregar ya que falta crear
dos escenarios.
90
11. Pulsar el botón Agregar. Se mostrará nuevamente el cuadro de diálogo Agregar escenario.
Teclear el nombre del nuevo escenario, en este
caso 50% MENOS VENTAS. Seleccionar el botón Aceptar. Se mostrará nuevamente el cuadro
de diálogo Valores del escenario. Modificar únicamente las celdas C3 a G3 en 50% menos del
valor original y mantener las celdas cambiantes
A6 y A7 sin modificar ya que en este escenario solamente interesa conocer el impacto de la
disminución en el porcentaje de ventas estimado en la utilidad neta. (Ver figura 9)
¿Que pasa si...?
Figura 6. Nuevos valores del escenario
Figura 7. Escenarios creados
Fuente: Elaboración propia.
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Ciencia Administrativa Figura 8. Creación de nuevo escenario
Figura 9. Valores del nuevo escenario
Fuente: Elaboración propia.
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Documentos
¿Que pasa si...?
12. Cuando ya no se deseen agregar escenarios,
seleccionar el botón Aceptar. Se mostrará el
cuadro de diálogo Administrador de escenarios con los nombres de los escenarios creados.
(Ver figura 10)
gable colocado a la derecha del mismo. En las
siguientes figuras, se muestran los escenarios
creados y los resultados obtenidos en los valores de la hoja de cálculo, para cada uno de
ellos. (Ver figura 11)
El administrador de escenarios del lado derecho
presenta botones que permiten:
Obsérvese que cuando el gráfico se diseña
con los datos del estado de resultados proyectado,
al cambiarse el resultado esperado en la utilidad
neta esperada, también, se reflejan los cambios en
el gráfico. Ésto será válido para cada escenario que
se muestre.
• Visualizar los escenarios (botón Mostrar);
• Cerrar el Administrador de escenarios (botón
Cerrar);
En la siguiente figura se muestra el escenario para responder a la pregunta de ¿qué pasa si… el
porcentaje de incremento esperado en ventas es del
50% más de lo esperado? (Ver figura 12)
• Agregar escenarios (botón Agregar);
• Eliminar escenarios (botón Eliminar);
• Modificar escenarios (botón Modificar);
Con relación al cuestionamiento de ¿qué
pasa si… el porcentaje de incremento esperado en
ventas es de solamente el 50% de lo esperado? Se
describe en la siguiente figura que muestra el escenario esperado ante tal situación. (Ver figura 13)
• Crear un informe de resumen de todas las
variables y resultados.
13. Para visualizar los resultados desde la hoja
de cálculo, puede utilizarse el botón Escenario
de la barra de herramientas de formato, que
permite sustituir automáticamente un escenario por otro usando el botón de lista desple-
Figura 10. Resultado en el Administrador de escenarios
Fuente: Elaboración propia.
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Ciencia Administrativa Documentos
Figura 11. Resultado de una disminución en el porcentaje de disminución en ventas e incremento
en costos
Fuente: Elaboración propia.
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¿Que pasa si...?
Figura 12. Escenario del 50% más de lo esperado en el porcentaje en ventas
Fuente: Elaboración propia.
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Ciencia Administrativa Documentos
Figura 13. Escenario del 50% menos en el porcentaje esperado en ventas
Fuente: Elaboración propia.
IV. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
En general, la proyección de estados financieros puede representar un trabajo laborioso de llevar a cabo,
ya que ante variaciones en factores inciertos habría
que desarrollar estados financieros diferentes.
Los escenarios de Excel, representan una herramienta interesante que permite al analista financiero desarrollar con facilidad la presentación de los
posibles resultados ante situaciones diversas, además de que los cambios resultantes, se muestran en
la misma hoja de cálculo solamente con la elección
de un nombre de escenario diferente. Sin embar-go,
es importante señalar que las variaciones o impacto
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de los factores del entorno, deben ser determinadas
por el analista de acuerdo con el conocimiento que
tenga de la situación en análisis.
La única recomendación para los usuarios de
Excel al usar esta herramienta, es tomar en cuenta tres consideraciones: 1) siempre debe crearse el
escenario ACTUAL es decir, el punto de partida del
análisis ¿qué pasa si…? con la finalidad de volver a
éste en cualquier momento; 2) es muy importante
determinar TODAS las celdas que habrán de cambiar para TODOS los escenarios contemplados y 3)
deben considerarse dichas celdas en la creación de
TODOS los posibles escenarios aunque algunas de
ellas, no se modifiquen.