ÿþI n f o r m e d e D i a g n ó s t i c o

I F
E I
I
SI TE A DE MTI LINTE M
Elaborado por:
COMITÉ DE CONTROL INTERNO
íNDICE
l.
ANTECEDENTES
11. BASE LEGAL
111. DIAGNÓSTICO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
IV. ASPECTOSA IMPLEMENTAR EN ELSCI DEL OSCE
V.
CONCLUSIONES
VI. RECOMENDACIONES
,. ANTECEDENTES
El Organisma Supervisor de las Contrataciones del Estado es un arganismo técnico
especializado adscrita al Ministerio de Ecanamía y Finanzas, con personería jurídica de
derecha público, que goza de autanomía técnica, funcianal, administrativa, económica
y financiera, con representación judicial propia, sin perjuicio de la defensa caadyuvante
de la Procuraduría Pública del Ministeria de Economía y Finanzas.
creado mediante Decreto Legislativo Nº 1017, norma que aprueba la Ley de
ntratacianes del Estado, del 04 de junio de 2008, se constituye sobre la base del
Consejo Superior de Contrataciones y Adquisiciones del Estado - CONSUCODE.
",
Su organización y recursos se rigen por lo establecido en la Ley de Contrataciones del
Estado y su Reglamenta, así como por su Reglamento de Organización y Funcianes
(ROF).
Visión del OSCE
"Ser un arganismo público referente de alcance nacional, reconocido cama aliado
estratégico de las entidades públicas y agentes económicos, por la calidad de sus
servicios y por el uso intensivo de tecnologías de información; osi como par promover
la eficiencia, probidad y transparencia en la gestión de las contrataciones del Estado,
contribuyendo a mejorar el accesa al mercado estatal y a elevar la calidad del gasta
público. "
P:!lnin::. 7.
Misión del OSCE
"Somos el organismo técnico especializado responsable de cautelar lo aplicación
eficiente de la normativo y promover mejores prócticas en lo gestión de las
contrataciones del Estada, poro el uso óptimo de los recursos públicos y la
satisfacción de las necesidades de la población. "
Principios poro el accionar del OSCE
•
•
•
•
•
Probidad. Actuamos con honestidad, integridad, transparencia, imparcialidad
y veracidad en cada una de nuestras intervenciones en la gestión de
contrataciones públicas.
Vocación de Servicio. Realizamos nuestro trabajo motivados por el
compromiso que asumimos con el desarrollo del pais, contribuyendo a que el
gasto de las entidades públicas sea efectivamente utilizado para satisfacer las
necesidades de la población.
Calidad y Eficiencia. Brindamos servicios efectivos, enfocados en satisfacer los
requerimientos
de nuestros
usuarios,
aplicando
criterios
técnicos
especializados que permiten dar celeridad, economia y tronsparencia a los
procesos de contratación pública.
Oportunidad. Actuamos en el momento y del modo requerido, dentro de los
plazos establecidos, sin perjudicar el praceso de contratación pública ni el
correcto uso de los recursos del Estado.
Pro actividad y Trabajo en equipo. Trabajamos en forma coordinada
anticipóndonos a las necesidades de los actores del mercado público, en un
ambiente donde el trabajo de uno contribuye al éxito de todo el equipo.
Ademós el OSCEcomo toda entidad pública cumple los principios y deberes éticas de
la función pública, establecidas en la Ley Nº 27815, Ley del Código de Ética de la
Función Público y recogidos en su Código de Ética Institucional.
P::.nin::l 1
ESTRUCTURAORGANICA APROBADA
ª"
j7)SCE
órg.no d.
Control
InsUtudon.1
CONSEJO DIRECTIVO
Trlbun.ld.
Contrltldon.s
d.1 E,udo
PRESIDENCIA
EJECUTIVA
OIidn. d.
Procuf1duri.
s..:_dflT!bNI
SECRETARIA
GENERAL
I
Oficina de
Ofidnade
Oficina de
Planeamlento y
DeSirrollo
Estudio,
Asesorl.
Juridicl
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Económicos
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Oficina de A~yo
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Institucional
Oficina de
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T!CNICO
NORMATIVA
DIRECCIÓN DE
SUPERVISiÓN
DIRECCiÓN
DELRNP
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DIRECCiÓN
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ldlo-~lllt~1
1--1
1.1. Origen
1.1.1.
Inicial
A partir de la establecido en los normas de control interno y en lo Guía de
implementación del Sistema de Control Interno en los Entidades del Estado,
aprobada por Resolución de Contralorío General Nº 458-2008-CG, mediante
Resolución Nº 293-2009-0SCE/PRE de fecha 07 de Setiembre de 2009, se constituyó
el Comité de Control Interno del Organismo Supervisar de las Contrataciones del
Estado - OSCE,siendo modificado dicho conformación con Resolución Nº 059-2012OSCE/PREde fecha 08 de Marzo de 2012, cuyos Miembros Titulares son el Jefe de la
Oficina de Administración,
quien lo preside, la Directora de la Dirección de
Supervisión, el Director de la Dirección del SEACEy la Jefa de la Oficina de Asesoría
Jurídica y los Miembros Alternos, son el Jefe de la Oficina de Planeomiento y
P~nin;;¡4
I
Desarrollo, la Directora de la Dirección de Registro Nacional de Proveedores, la
Directora de la Dirección de Arbitraje Administrativa y el jefe de la Oficina de Apoyo
a la Gestión Institucional.
El citado Comité de Contrallnterno del Organismo Supervisor de las Contrataciones
del Estado - OSCE, estó a cargo de la conducción de los procesos de
implementación yevaluación del Sistema de Control de la entidad.
En esa línea, el Comité ha elaborado el presente informe de diagnóstico teniendo
en consideración el Programa de Trabajo aprobado mediante Acta Nº 0032012/CI de fecha 14 de Mayo de 2012.
1.1.2. Actualización
Con fecha 08 de marzo de 2012, a través de la Resolución Nº 059-2012OSCE/PRE, se resolvió la reconformación del Comité Interno del OSCE, a fin de
continuar con el proceso de implementación del sistema de control interno en la
institución, toda vez que varios de sus miembros ya no laboraban en el OSCE.
1.2. Objetivos
Presentar el estado situacional del Sistema de Contrallnterno del OSCEcon respecto
a la aplicación de las Normas de Control Interno aprabadas por la Contraloría
General de la República y recomendar acciones que permitan fortalecer y/a
implementar el Sistema de Control Interno en la institución.
Determinar los lineamientos a considerar por el Comité de Control Interno del OSCE,
responsable del proceso de fortalecimiento del Sistema de Control Interna, para la
formulación y ejecución del Plan de Trabajo correspondiente a la etapa de diseño e
implementación de los componentes siguientes:
121
121
121
121
121
Ambiente de Control
Evaluación de Riesgos
Actividades de Control Gerencial
Sistemas de Información y Comunicación
Supervisión
actualización del Diagnóstico del Sistema de Cantral Interno se ha realizado a
nivel de las dependencias conformantes del OSCE, para cuyo efecto se revisó la
normativa vigente y documentos de gestión de la Entidad.
1.4. Compromiso de la Alta Dirección
•
El compromiso de la Alta Dirección con la implementación del sistema de
control interno, se encuentra plasmado en la Resolución de Presidencia
Ejecutiva N"059-2012-0SCE/PRE, que dispone la modificación de la
conformación del Comité respectivo.
1
pf¡nin~ .t;
Asimismo, mediante Acta de Compromiso NQ001-2012, se plasma la decisión y
voluntad de la alta gerencia de plasmar y consolidar el sistema de control
interno del OSCE.
• Es precisa indicar que el Comité de Control Interno, depende
Dirección y está conformado de la siguiente forma:
de la Alta
Miembros Titulares
ElJefe de la Oficina de Administrocián, quien la preside
La Directora de la Direccián de Supervisián
EL Director de la Dirección del SEACE
La Jefa de la Oficina de Asesoría Jurídica
Miembros alternos
ELJefe de la Oficina de Planeamiento y Desarrollo
La Directora de lo Direccián del Registro Nacional de Proveedores.
La Directoro de la Direccián de Arbitraje Administrativo
ELJefe de la Oficina de Apoyo a la Gestián Institucional
ELJefe del Órgano de Control Institucional a su representante, participa en
calidad de veedor en las sesiones, procesos a actos que realice el Comité.
El Comité tiene como funciones fundamentales
las siguientes:
1. Manitarear el proceso de sensibilizacián y capacitacián del personal de
la entidad sobre control interno.
2. Desarrollar el Diagnástico actual de Control Interno dentro de la entidad.
3. Desarrollar el cuadro de necesidades propuesto dentro del Diagnóstica de
Control Interno.
4. Proponer la estimacián
de las recursos necesarios
para la
implementación del Cuadro de necesidades.
5. Comunicar a un representante de cada área, el cual se encargará de
coordinar las actividades a realizar para la implementación del control
interno.
6. Designar a un representante de cada área, el cual se encargará de
coordinar las actividades a realizar para la implementación del control
interno.
7. Informar a la Alta Dirección sobre los avances realizados en materia de
implementación de control interno.
8. Coordinar can todas las áreas de la entidad aspectos pertinentes a la
implementación del control interna.
9. Desarrollar formatos estandarizados que servirán de guía para cada una
de las áreas de la entidad.
11. BASE LEGAL
Canstitucián Política del Perú.
P'¿¡nin::l h
Decreto Legislativo Nº 1017- Ley de Contrataciones del Estado
Resolución Ministerial Nº 789-2011-EFjlO, que aprueba el Reglamento de
organización y Funciones (ROF)del OSCE
Decreto Supremo Nº 206-2011-EF, Aprueba la Escala Remunerativo del
Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado - OSCE
Ley N" 27785, Ley Orgónica del Sistema Nocional de Control y de la Contraloria
General de lo República.
Ley N" 28716 publicado el 18.ABR.2006, Ley de Control Interno de las
entidades del Estado.
Resolución
de Contraloría General
N" 320-2006-CG.
Resolución de Controlaría General N" 458-2008-CG publicada el 30. OCT.2008,
que aprueba la Guía para la implementación
del Sistema
de Control
Interno de las entidades del Estado.
Ley Nº 29743 publicado el 09.Jul.2011, que modifica el Artículo 10º de la Ley
N" 28716, Ley de Control Interno de las Entidades del Estado.
111. DIAGNÓSTICO
DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
El Diagnóstico es un medio de anólisis para determinar el estado del Sistema de
Control Interno can respecto a lo establecido por las Normas de Control Interno
emitidas y aprobadas por la Contraloría General de la República con RC Nº 3202006-CG. El presente Diagnóstico permitiró a la Entidad conocer la situación
actual de la implementación del Sistema de Control Interno y adoptar las acciones
necesarias para reforzar el sistema existente y definir las oportunidades de mejora.
Para un mejor entendimiento
del trabajo se detallo a continuación los
conceptos bósicos de Normas de Control Interno, Control Interno y Sistema de Control
Interno.
La Normas de Control Interno, constituyen lineamientos, criterios, métodos y
isposiciones poro la aplicación y regulación del control interno en las
principales óreas de la actividad administrativa u operativa de las entidades, incluidas
las relativas a la gestión financiera, logistica, de personal, de obras, de sistemas de
información y de valores éticos, entre otras. La Contraloría General de la República,
las ha dictado con el propósito de promover una sana administración de los recursos
públicos en las entidades del Estado, cuyo cumplimiento se encuentra a cargo de los
titulares, funcionarios y servidores de cada entidad, según su competencia.
El Control Interno es un proceso integral efectuado por el titular, funcionarios
y servidores de una entidad, se encuentra diseñado paro enfrentar los riesgos y para
dar seguridad razonable de que en la consecución de la misión de la entidad, se
alcanzarón los objetivos institucionales.
El Sistema de Control Interno es un conjunto de acciones, actividades, planes,
políticas, normas, registros, organización, procedimientos y métodos, incluyendo
la actitud de las autoridades y el personal, organizada e instituida en cada entidad
del Estado, para la consecución de los objetivos institucionales que procura.
Los Componentes
del Sistema de Control Interno a ser utilizados en el presente
P;!¡nin;;¡ 7
Diagnóstico estón constituidas par:
lZl
lZl
lZl
lZl
lZl
El ambiente de control
La evaluación de riesgos
Las actividades de control gerencial
Los sistemas de información y comunicación
La Supervisión
3.1. Metodología
del trabajo realizado
La Metadologia paro la actualización del Diagnóstico y proceso de implementación
Sistema de Control Interno en el OSCEse basó principalmente en:
del
lZl
Programa de Trabajo paro elaboror el Diagnóstico de Control Interno
aprobado mediante Acta N9 003-2012/CI del 14 de Mayo de 2012.
lZl
Recopilación, estudio y anólisis de la normativa interna vinculada con el
control interna vigente (organigrama, manuales, directivas, politicas y normas
legales).
lZl
Encuestas de control interno realizadas entre el 27 y 28 de Noviembre de
2012, para medir el nivel de percepción que tienen los funcionarios y
trabajadores del OSCE respecta al Sistema de Control Interno de la entidad;
para tal efecto la encuesta se ha estructurado siguiendo las normas bósicas
de control establecidas en la Resolución de Contraloría General de la
República N9 320-2006-CG.
lZl
Charlas de sensibilización en el tema de Control Interno, con el objeto de
persuadir e involucrar a toda el personal de la entidad sobre el rol activo que
debe desempeñar en la implantación de la estructura de control interno.
Asimismo se remitió una lista de verificación a los diversas niveles directivos,
con lo finalidad de validar la situación del cumplimiento de las normas
de control interno en sus unidades operativas.
lZl
Revisiones de las actividades que desarrolla la entidad, can el fin de
identificar los Macroprocesos, procesos y procedimientos que ejecutan las
diversas unidades argónicas en cumplimiento de sus funciones y por ende
determinar los procesas críticas.
1
PAnin;:¡
R
A continuación se presenta un resumen de la Metodología
Diagnóstica:
aplicada para el presente
CuadraN" l.
Metodología
aplicada para la elaboración del Diagnóstico
Control Interno del OSCE
RESULDl.DOS
ACTIVIDADES
Análisis de lo Documentacián
1. Recopílación
de
Información
Documentarla
•••
Normativa y Legal
(Organigrama, Manuales,
Directivos, Políticas, Planes,
Cuadro de
•••
Análisis de la
"
••
Normativa
resultados de informes emitidos
por el OCI de la Entidad, etc.)
2.
Encuesta
Percepción
del Sistema de
de •••
Aplicar un cuestionario al
personal integrante de la
•••
Identificación
de controles
existentes
Conacera nivel
genera/la
percepción del
entidad
personal
Listas de Verificación o ser
aplicados a los niveles
Conocer
cumplimiento
de las Normas
Técnicas de
(Fortalezas) y
Oportunidades
de Mejora
3. Entrevistas
•••
•••
directivos
(Debilidades)
fIJf
Control
4. Revisiones
•••
Identificaciones de
Macroprocesos,Procesos
y Actividades
•••
De/inir Procesos
Críticos
P~nin~ q
3.2. Situación del Sistema de Control Interna del OSCE
En el OSCE a través del Comité de Control Interno, se han efectuado las siguientes
acciones para elaborar el Diagnóstico del Sistema de Control Interno en el OSCE:
•
Con fecha de 08 de marzo, a través de la Resolución NP 059-2012-0SCE/PRE, se
resolvió la reconformación del Comité Interno del OSCE, a fin de continuar con el
proceso de implementación del sistema de control interno en la institución, toda
vez que varios de sus miembros ya no loboroban en el OSCE.
•
Con Memorondo N" 002 Y 003-2012/CI de fecha 23.05.2012, el Presidente del
Comité de Control Interno remite a los nuevos funcionarios de lo Oficina de Apoyo
o la Gestión Institucional Sr. Alfredo arel/ano Battilono y Sra. María Guodolupe
Rojos Vil/avicencio Presidenta del Tribunal de Contrataciones del Estado, los Actas
de compromiso para su suscripción, los mismos que fueron devueltos debidamente
suscritos, con fecha 23.05.2012.
•
Con Memorando Múltiple N" 001-2012/CI de fecha 23.05.2012, el Presidente del
Comité de Control Interno del OSCE, solicita a cada dependencia del OSCE, la
designación de coordinador participante en la elaboración del Diagnóstico de
Control Interno, adjuntando el Acta N" 003-2012/CI donde se aprueba el Programo
de Trabajo para elaborar el Diagnóstico del Sistema de Control Interno actual del
OSCE,dichas óreas enviaron la relación de sus representantes, dando un total de 17
coordinadores.
•
Con fecha 22.06.2012, realizó el Presidente del Comité de Control Interno, con los
17 coordinadores designados una Charla de "Sensibilización del Sistema de Control
Interno en el OSCE" desde las 15:00 hasta las 17:00 horas, con la asistencia de 16
personas.
Con fecha 06 de Agosto de 2012, se realizó la Charla de "Sensibilización del
Sistema de Control Interno en el OSCE" dirigido al personal de la Oficina de
Administración (Unidad de Logística, Unidad de Finanzas, Unidad de Recursos
Humanos, Unidad de Tecnologías de la Información y Archivo Centra/), con la
asistencia de 27 trabajadores.
•
Se aplicó el Test de Salida de capacitación sobre Control Interno a diecinueve (19)
trabajadores de las Unidades conforman tes de la Oficina de Administración.
•
El número de personas que ha aprobado el Test de Salida de Capacitación de
Control Interno de un total de diecinueve (19) colaboradores (100%) han aprobado
dieciocho (18) colaboradores (94.74%), el tema expuesto a la Charla de
Sensibilización del Sistema de Control Interno en el OSCE".
•
Asimismo, en dicha Charla se acordó que los Jefes de las Unidades y la responsable
del Archivo Central, firmaran un Acta de Compromiso para la Implementación del
Sistema de Control Interno en la Oficina de Administración, el mismo que ha sido
1
suscrito con fecho 08 de Agosto de 2012, en la cual, entre otros aspectas, muestran
su compromiso con el diseño, implementación, seguimiento y evaluación del
Sistema de Control Interno que se adopte en el OSCE,asimismo con la convocatoria
a todo el personal que se encuentra a su cargo, a fin de poner en marcha los
procedimientos que sean necesarios para un adecuado establecimiento del Control
Interno, que permita el cumplimiento de la misión y de los objetivos del OSCE.
•
A través de los Memorondos
Nº 006, 007, 008, 009 Y 010-2012/CI, el Jefe de la
Oficina de Administración y Presidente del Comité de Control Interno del OSCE,ha
requerido a los jefes de las Unidades conforman tes de la Oficina de Administración
(Unidad de Finanzas, Responsable del Archivo Central, Unidad de Tecnologías de la
Información, Unidad de Logística y Unidad de Recursos Humanos) que elaboren un
Diagnóstico Situacional sobre el fortalecimiento de su Sistema de Control Interno,
en cumplimiento a lo Base Legal señalada en la Actividad de Control referida, con
énfasis en el componente de Evaluación de Riesgos.
•
Las Unidades conformantes de la OA, con el Informe Nº 138-2012-0A/AC-SPG
(Archivo Central), Memorando Nº 1169-2012/LOG (Unidad de Logística), Informe
Nº 051-2012/FIN (Unidad de Finanzas), Memorando Nº 599-2012/RH (Unidad de
Recursos Humanos) y Memorando Nº 503-2012/UTI (Unidad de Tecnologias de la
Información) remitieron su Diagnóstico Situacional sobre el fortalecimiento del
Control Interno de la Unidad a su cargo.
•
Se ha realizado 01 Encuesto con 181 preguntas al personal del OSCE, cuyo objetivo
es medir el nivel de percepción que tienen los funcionarios y trobajadores del OSCE,
respecto al Sistema de Control Interno de la entidad; para tal efecto la Encuesta se
ha estructurado siguiendo las normas básicas de control establecidas en la
Resolución de Contraloria General de lo República Nº 320-2006-CG de fecha 03 de
noviembre de 2006.
Las preguntas de la Encuesto fueron agrupadas de acuerdo a cada componente de
control interno: Ambiente de Control, Evaluación de Riesgos, Información y
comunicacián y Supervisión.
Documentacián en la página web delOSCE
La institución cuenta con un Link denominado "Control Interno" que está publicado en la
página web del OSCE. A fin de determinar el estado situacional actual del Sistema de
Control Interno de nuestra entidad, respecto a lo establecido en las Normas de Control
Interno aprobadas por la Contraloria General de la República, se elaboraron encuestas
respecto a los Componentes "Ambiente de Control", "Evaluación de Riesgos" y
"Actividades de Control Gerencial", "Información y Comunicación" y "Supervisión".
Con la finalidad de recopilar informacián necesaria que permita apoyar en la elaboración
del Diagnóstico se revisó la siguiente documentación:
1
PAnin;:¡ 11
Plan Estratégica Institucional
111 Plan Operativa Institucional
l1J Reglamenta de Organización y Funciones
l1J Manual de Organización y Funciones,
l1J Reglamenta Interna de Trabaja
111 Cuadra de Asignación de Personal
111
3.3. Resultados de la verificación de cumplimiento de las Normas de
Contrallnterno
Para verificar el grada en que el OSCEviene cumpliendo can las Normas de Control
Interna emitidas par la Cantralaría General, elaboró el Comité de Cantral Interna
del OSCEuna Encuesta can el objetiva de medir el nivel de percepción que tienen las
funcionarias y trabajadores respecta al Sistema de Control Interna del OSCE.
3.3.1.
Encuesta para Medir el Nivel de Percepción
La encuesta de percepción realizada entre el 27 y 28 de Noviembre de 2012
contiene 184 preguntas, dividida en la forma siguiente: 61 Preguntas en la
Encuesta Nº 01: Ambiente de Control can 240 participantes,
57 preguntas en la
Encuesta
Nº 02: Evaluación de Riesgos y Actividades de Contral can 200
participante y 66 preguntas en la Encuesta Nº 03: Información y Comunicación y
Supervisión can 86 participantes.
Las resultadas de la encuesta de percepción fueran las siguientes:
CuadraN' 2.
Resultados Encuesta de Percepción del SCI- OSCE
NO DE PARTICIPANTES EN LAS ENCUESTAS DE CONTROL SEGÚN UNIDAD ORGÁNICA
Unidad O, ánica
Dirección de Arbitraje Administrativo
Dirección de Supervisión
Dirección del RNP
Dirección del SEACE
Dirección Técnico Normativa
Oficina de Administración
Oficina de Apoyo a la Gestión Institucional
Oficina de Asesorla Jurldica
Oficina de Estudios Económicos
Oficina de Planeamiento y Desarrollo
Oficina de Procuradurla
Órgano de Control Institucional
Presidencia Ejecutiva
Secretaria General
Tribunal de Contrataciones del Estado
Total artici antes
N' de re untas
Total res uestas / encuesta
3.3.1.1 Ambiente de Control
1
Encuesta 01
8
26
35
44
30
27
33
2
5
10
10
5
1
1
3
240
61
14,640
Encuesta 02
9
18
22
39
34
19
29
1
7
8
10
4
200
57
11,400
Encuesta 03
2
7
21
25
11
6
14
2
2
5
86
66
5,676
P4nin;;¡
17.
En esta primera encuesta participaran un total de 240 colaboradores, representantes
de 15 Unidades Orgánicas que constituyen aproximadamente el 50% del total de
trabajadores del OSCE (Regímenes CAP, CAS y Practicantes), obteniéndose los
resultados de percepción siguientes:
Total
¡-Dirección
•
de ArbItraje Administrativo
3.3%
26
10.8%
12
3S
14.6%
16
44
18.3%
S-Dirección Técnico Normativa
14
16
30
12.5%
6-Oficina de Administración
10
17
27
11.3%
7.0ficlna
de Apoyo a la Gestión Institucional
19
13.8%
S.Oflclna
de Asesorla Jurldica
"1
33
2
0.8%
9-Qfldna
de Estudios Económicos
2
3
S
2.1%
S
S
10
4.2%
U-Oficina de Procuraduría
•
6
10
4.2%
n-Órgano
2
3
S
2.1%
O
1
1
0.4%
2.Direcd6n de SupervisIón
11
3-Dlrecdón
del RNP
23
del SEACE
2.
4.0lreccl6n
lD-Oflcina
de PI anea miento V Desarrollo
de Control Institucional
13-Presidencia
14.Secretarla
Ejecutiva
Total
" SEGÚN
NIVEL DE CONOCIMIENTO
0.4%
O
General
1S-Tribunal de Contrataciones del Estado
O
3
3
125
115
240
52.1"
47.9%
100.0%
1.3%
100.0%
Ambiente de Control
De la información precedente, la muestra indica que el 52% de los encuestados no
conocen las disposiciones y o acciones vigentes que se orientan al fortalecimiento de
este componente, lo cual revela que identifican brechas en este componente del
Sistema de Control Interno.
Otro aspecto a destacar es que, sin embargo, un 48% si considera que identifica
medidos orientadas al fortalecimiento de este componente.
En cuanto a la participacián de trabajadores en la encuesta, la mayor parte
corresponde a las unidades del SEACE, RNP, OGI, DTN, Administración y Supervisión
que en conjunto representa e181% del total.
P:!lnin~1~
De las 8 normas que canforman el componente ambiente de Contral se
determinado que la norma "Administración Estratégica" es la menos conocida con
53.3 % de los encuestados y lo norma "Asignación de Autoridad y Responsabilidad"
la de mayor conocimiento con un 53.8 % de los encuestados, tal como se muestra
continuación:
u. ORGÁNICA
NORMAS
NORMAS DE AMBIENTE DE CONTROL
1-Filosofía de la Dirección
47.9
52.1
RNP
Mayor
Conocimiento
OA
2.lntegridad
50.8
49.2
SEACE
SUP
53.3
46.7
RNP
OA
48.8
51.3
SEACE
SUP
46.3
53.8
RNP
SUP
DTN
Menor
Mayor
Menor
Conocimiento
Conocimiento
Conocimiento
y Va lores ~ticos
3.Administraci6n
4.Estructura
Estratégica
Organlzacional
S.Asignadón
de Autoridad y Responsa billdad
6- Competencia Profes lonal
48.8
51.3
RNP
7.Admlnlstraclón
51.3
48.8
5EACE
DTN
52.9
47.1
RNP
OA
de Recursos Humanos
8-0rgano de Control Institucional
ha
un
es
a
3.3.1.2 Evaluación de Riesgos
En esta segunda encuesta participaron un total de 200 colaboradores, representantes
de 13 Unidades Orgónicos que constituyen aproximadamente el 40% del total de
trabajadores del OSCE (Regímenes CAP, CAS y Practicantes), obteniéndose los
resultados de percepción siguientes:
....."
UnldIId cqllnlca
EVAlUAOON DE RIESGOS
ConocimIento
1.0lrecci6n
dI Arbltl1lje AdmJnhll"lltlyo
7
2.01,..«lón
d. Supervisión
•
3-01reed6n
dll
16
4-Dlreecl6n
d.1 SEACE
,
•
Conodmlento
Olstrlbuclón
,,,,1
•
19
"
15
16
19
"
"
7
12
19
15
14
Jurldlu
O
Económicos
,
"
4
RNP
S-Direceiónl'enlco Norm.ll~
6-Ofieln~
de Administración
7-oflclna
de Apoyo I 1, GeSli6n
S-Qflclnl
de A$esorl.
9-ofldn. de Estudios
M.yer
lO-Oflelna de PI.numlento
lnSlltuciona!
vOeurrollo
U-Oficina
de Procul'lIdurla
12-0r¡.no
de Control Institucion.1
Total
EVALUACiÓN
1
,
34
9.0%
11.0%
19.5%
17.0%
9.5%
14.5%
0.5%
3.5%
4.0%
5.0%
2.0%
100.0%
•
,
7
,
10
"
200
46.5"
4.5%
1
4
53.5%
Ora:'n1ca
7
4
107
" SEGÚN NML OE CONOOMIENTO
6
"
por Ulidad
4
100.0%
DE RIESGOS
Ptlnin~ 14
De la información anterior, la muestra indica que el 53% de las encuestados
no
conocen las disposiciones y o acciones vigentes que se orientan al fortalecimiento de
este componente, lo cual revela que identifican brechas en este componente del
Sistema de Control Interno.
Otro aspecto a destacar es que sin embargo un 47% si considera que identifica
medidas orientadas al fortalecimiento de este componente.
En cuanto a la participación de trabajadores en la encuesta, la mayor parte
corresponde a las unidades del SEACE, DTN, OGI, RNP, Administración y Supervisión
que en conjunto representa el 80% del total.
De las 4 normas que conforman el componente Evaluación de Riesgos se ha
determinado que la norma "Planeomiento de la Gestión de Riesgos" es la menos
conocido con un 54 % de los encuestados y la norma "Identificación de Riesgos" es la
de mayor conocimiento con un 54.5 % de los encuestados, tal como se muestra a
continuación:
u.ORGANICA
Moyor
Conocimiento
1.Planeamlento
de GestiÓn
2-lden Iflcacl~n i:i
3. Valoración
DTN
de Riesgos
les os
de Riesgos
4.Respuesta
al Riesgo
3.3.1.3 Actividades de Control Gerencial
n esta segunda encuesta participaron un total de 200 colaboradores, representantes
de 13 Unidades Orgánicas que constituyen aproximadamente el 40% del total de
trabajadores del OSCE (Regimenes CAP, CAS y Practicantes), obteniéndose los
resultados de percepción siguientes:
.,
.
"
"C:I. ;
T
".!~
ACTIVIDADES
Menor"
Conocimiento
DE CONTROL GERENOAl.
~\Moyor5'
Conoclm¡ento
ph•••,,.
Dlstrlbudót,,,
por Unklad
Orgánica
5
•
de Supervisión
5
13
18
9.0%
del RNP
15
7
22
4.Dlrección
del $EACE
21
18
39
11.0%
19.5%
S-Dirección
Técnico Normativa
16
18
34
17.0%
8
11
19
9.5%
14.5%
O
"1
29
1
0.5%
6
1
7
3.5%
l-Dlrección
de Arbitraje
2.Dlrección
3-Dlreccl6n
AdminIstrativo
6.Qflcina
de Administración
7-0ficlna
de Apoyo a la Gestión
S-Oficina
de Asesada
9-Qflclna
de Estudios Económicos
Institucional
Jurídica
15
9
4.5%
lQ-Oficlna
de Planea miento y Desarrollo
5
3
8
4.0%
U-Oficina
de Procuradurfa
5
5
10
5.0%
de Control Institucional
1
3
•
102
98
200
51.0%
49.0%
100.0%
12-Órgano
1
"
",:'7:.~
Unidad Orgánica
Total
" SEGÚN NIVEL DE (ONOaMIENTO
2.0%
100.0%
P;!Inin;;¡¡ 1~
ACTIVIDADES DE CONTROL
GERENCIAL
Los resultados de la encuesta en este aspecto revelan que el 51% de los encuestados
no conocen las disposiciones y o acciones vigentes que se orientan al fortalecimiento
de este componente, identificándose brechas en este componente del Sistema de
Control Interno.
su vez,
componente.
un 49% identifica
A
medidas
orientadas
al fortalecimiento
de este
En cuanto a la participación de trabajadores en la encuesta, la mayor parte
corresponde a las unidades del SEACE, DTN, OGI, RNP, Administración y Supervisión
que en conjunto representa eIBO% del total.
De las 10 normas que conforman el componente Actividades de Control Gerencial se
ha determinado que la norma "Evaluación Costo Beneficio" es la menos conocida con
un 62 % de los encuestados y la norma "Documentación de Procesos, Actividades y
Tareas" es la de mayor conocimiento con un 53 % de los encuestados, tal como se
estro a continuación:
NORMAS
NORMAS DE ACTMDADES
DE CONTROL GERENOAL
U.ORGÁNICA
Me"",
Mayo<
Conocimiento
ConocimIento
Menor
ConocImIento
Mayor
ConocImiento
¡.Autorlzaclón
yAprobadón
48.0
52.0
SEACE
OGI
2-Segregadón
de Funciones
51.5
48.5
RNP
SUP
51.5
48.5
RNP
DA
49.0
51.0
RNP
061
47.0
53.0
SEACE
OTN
50.5
49.5
OG'
OTN
¡.Controles para los TIC
50,0
50.0
RN'
DTN
8-Evaluaclón
62.0
38.0
RN'
DA
9- Evaluación de Oesempeno
54
46
DTN
SU,
10. Rendición de Cuentas
S3
47
SEACE
DA
3-Acceso
sobre los recursos
4-Verificaciones
S.
yCondlladones
cüñie tacó
6. Revisión
yarchivos
CI
sos,
de los Procesos,
cti dades y tare
actividades
ylareas
Costo Beneficio
3.3.1.4 Información y Comunicacián
1
P:!ln¡n~ 1fi
En esta tercera encuesta participaran un total de 86 colaboradores, representantes de
10 Unidades Orgánicas que constituyen apraximadamente
el 17% del total de
trabajadores del OSCE (Regimenes CAP, CAS y Practicantes), obteniéndose las
resultadas de percepción siguientes:
Distribución "
por Unidad
Orgoilnlca
1.Dirección de Arbitraje Administrativo
2
2.0irección de Supervisión
7
8.1%
2.3%
3-Dirección del RNP
3
12
14.0%
4-Dirección
8
25
29.1%
S.Dirección Técnico Normativa
6
11
12.8%
6-0ficina de Administración
5
6
7.0%
7
7
14
16.3%
8-0ficina de Asesoría Jurídica
2
O
2
2.3%
9-Oficina de Planeamiento
2
O
2
2.3%
2
3
5
5.8%
38
86
100.0%
7-0fidna
del SEACE
de Apoyo a la Gestión Institucional
y Desarrollo
lO-Oficina de Procuraduría
48
Total
" SEGÚN NIVEL DE CONOOMIENTO
55.8"
44.2"
100.0%
INFORMACiÓN Y COMUNICACiÓN
De la información precedente, la muestra indica que el 56% de los encuestados no
conocen las disposiciones y o acciones vigentes que se orientan al fortalecimiento de
este componente, lo cual revela que identifican brechas en este componente del
Sistema de Control Interno.
/
1
Otra aspecto a destacar es que sin embargo un 44% si considera que identifica
medidas orientadas al fortalecimiento de este componente.
En cuanto a la participación de trabajadores en la encuesta, la mayar parte
corresponde a las unidades del SEACE, DTN, OGI, RNP, Administración y Supervisión
que en conjunto representa el 87% del total.
De las 9 normas que conforman el componente
Información y Comunicación se ha
P.4nin~ 17
determinado que lo norma "Información y Responsabilidad" es lo menos conocido con
un 59.3 % de 105 encuestados y la norma "Archivo Institucional" es lo de mayor
conocimiento con un 52.3 % de 105 encuestados, tal como se muestra o continuación:
NORMAS
NORMAS
DE INFORMAa6N
y COMUNICAOÓN
Me,,,,
Conocimiento
Conoetmlento
53.5
46.5
DA
40.7
SUP
1.Funciones V Caracterlsticas de la Información
2-lnformad6n
U. ORGÁNICA
Menor
y Responsabilidad
Mayor
Conocimiento
SUP
3 calidad ySuficlenda
4-Archl90In5tlt
S-Flexibilidad
DA
anal
SEACE
al cambio
DA
6. Sistemas de Información
PROCUR
1-Comunicación Interna
DA
DA
S.Comunlcación Externa
55.8
9- Canales de ComunIcación
3.3.1.5 Supervisión
En esta tercera encuesta participaron un total de 86 colaboradores, representantes de
10 Unidades Orgónicas que constituyen aproximadamente
el 17% del total de
trabajadores del OSCE (Regímenes CAP, CAS y Practicantes), obteniéndose 105
resultados de percepción siguientes:
Distrlbuclón %
SUPERVISiÓN
Unidad Orgánica
Menor
Ma,,,,
Conocimiento
Conocimiento
por Unidad
Total
Orgánica
1
1
2
de Supel'\'islón
2
S
7
8.1%
3-Dlrecdón
del RNP
7
S
12
14.0%
4.DlreccJón
del SEACE
19
6
2S
29.1%
S.Dlrecclón
Técnico Normativa
S
6
11
12.8%
1
S
6
7.0%
8
6
14
16.3%
2.3%
l-Dirección
de Arbitraje
2-Dlrecclón
Administrativo
6.0ficlna de Administración
¡-Oficina
de Apoyo a la Gestión
Institucional
8-0ficlna
de Asesada
g.Oficina
de PI anea mIento y Desa rrollo
lD-Oficlna
Jurldlca
de Procuradurla
Total
"SEGÚN
NIVEL DE (ONDaMIENTO
2.3%
1
1
2
2
O
2
2.3%
1
4
S
5.8%
47
39
86
54.7%
45.3%
100.0%
100.0%
SUPERVISiÓN
7
P~nin~ 1R
De la información precedente, la muestra indica que el 55% de los encuestados no
conocen las disposiciones y o acciones vigentes que se orientan al fortalecimiento de
este componente, la cual revela que identifican brechas en este componente del
Sistema de Contral Interno. A su vez, el 45% identifica medidas orientadas al
fortalecimiento de este componente.
En cuanto a la participación de trabajadores en la encuesta, la mayar parte
corresponde a las unidades del SEACE, DTN, OGI, RNP, Administración y Supervisión
que en conjunto representa el 87% del total.
De los 3 sub componentes
que conforman el componente Supervisión se ha
determinado que el sub componente "Compromiso de Mejoramiento" es el menos
conocido con un 58.1 % de los encuestados y el subcampanente
"Actividades de
Prevención y Monitoreo" es el de mayor conocimiento con un 45.3 % de los
encuestadas, tal coma se muestra a continuación:
2- Seguimiento de Resultados
3. Compromisos de Mejoramiento
DTN
3.3.2. Listas de Verificación
Con la finalidad de verificar los resultados de la Encuesta de Percepción se elaboraron
Listas de Verificación (Check List) can preguntas dirigidas a los Directivos y Jefes de
Oficina de las diversas Unidades Orgónicas del OSCE, a efecto de conocer con mayor
precisión y objetividad la situación de la implementación del Sistema de Control Interno
en cada una de sus unidades, lo que ha servido como insumo para elaborar el cuadro de
Fortalezas y Debilidades.
Análisis de cumplimiento del OSCEfrente a la Normativa Vigente de
Control Interno
3.4.1. Ambiente de Control
En el componente Ambiente de Contral, se cuenta con normativa interna referida a las
subcompanentes de Filosofía de la Dirección, como el Plan Estratégico Institucional que
contiene la misión, visión y valares institucionales.
De igual forma para el caso de Integridad y Valores Éticos, se cuenta con la Directiva de
Código de Ética para los colaboradores del OSCE,la misma que tiene por objeto regular
la CONDUCTA y COMPORTAMIENTO dentro de la Función Pública, del Personal del
OSCE estableciendo mecanismos para el debido cumplimiento de las disposiciones
de la Ley del Código de Ética de la Función Pública.
PAn in;:)
1q
Dentro del subcomponente : Administración Estratégico, existe normativa referida a
Plan Estratégico Institucional 2012-2016 y Plan operativa 2012, osi como el Plan
Estratégico de Gobierno
Electrónico 2011-2014.
En lo que se refiere al subcomponente: Administración de las Recursos Humanos, la
normativa interna existente se refleja en directivas que norman los pracedimientos
sobre normas internas de personal, capacitación, control, asistencia y permanencia de
las colaboradores del OSCE, así como
para la implementación de medidas de
ecoeficiencia.
3.4.2. Evaluación de Riesgos
Can relación a este componente no existe normativa interna que se haya generada,
salva el documenta que contiene el Plan de prevención contra siniestros del Acervo
Dacumentaria del OSCE.
3.4.3. Actividades de Control Gerencial
Dentra de los subcompanentes de procedimientos de autorización y aprobación y de
segregación de funciones, se cuenta con el procedimiento: Formulación y Aprobación de
Documentos de Gestión Institucional: PEI-PIA-POI y de Proceso de Elaboración y
aprobación de proyectos de Inversión: Perfil, Prefactibilidad y Factibilidad.
Para el subcampanente relacionado a controles sobre los accesos a los recursos o
archivos, se cuenta con las Normas Archivísticas del Archivo Central del OSCE;así como
lineamientos bósicos de saneamiento contable.
En el caso del Subcomponente
normativa interna específica.
de Evaluación de Desempeño,
no se ha generado
Finalmente, en cuanta a Controles para las Tecnologías de la Información se tienen 05
instructivos aprobados, entre las que se encuentran, Procedimiento de 8ackup de
Grupos de Trabajo en el OSCE, Uso de los recursos informóticos, Administración del
Software, Usa del correo electrónico y Adquisición de Software.
Asimismo, cuenta con un Plan de Contingencia Informótico del OSCE2011.
3.4.4. Información y Comunicación
De manera general se puede señalar que los diferentes subcompanentes de este
componente, cuentan con normativa interna específica, entre la que se encuentra la
Directiva de Estandarización de documentos en el OSCE, procedimiento para la
publicación de documentos en el buscador de Documentos Institucional, Plan de
Prevención contra siniestros del Acervo Documentario.
Asimismo, se cuenta con la aprobación de las Políticas de Seguridad de la Información.
PAnin~
'o
3.4.5. Supervisión
En la pógina web institucional se publican
del componente de Supervisión.
3.5.
105
documentos
normativos y na normativos
Análisis de las Fortalezas y Debilidades identificadas en el Control
Interno en elOSCE
Como resultada de la encuesta de percepción, y del anólisis de la normativa interna que
rige las operaciones de la entidad, como de la información obtenida producto de la
revisión de documentos normativos y de gestión; se han determinado Fortalezas y
Debilidades en 105 componentes del Sistema de Control Interno, lo que se detalla a
continuación:
3.5.1. Ambiente de Control
Con relación a 105 Subcomponentes
referidos a Filosofía de la Dirección y de
Integridad y Valores, se han llevado a cabo importantes acciones de capacitación (02)
para sensibilizar al personal en estos aspectos, se evidencia ademós un compromiso de
la Alta Dirección para la implementación del Sistema de Control Interno, tanto con el
Comité de acuerdo a las disposiciones dadas par el Sector de Economía y Finanzas.
Empera, es necesario mantener periódicas acciones que refuercen esta capacitación o
que incluyan a personal nuevo o al personal de las oficinas desconcentradas; así como
establecer una estrategia de sensibilización del personal.
En el Subcamponente de Integridad y Volares Éticos se han encontrado fortalezas
referidas a la difusión del código de ética de la función pública, como parte de las
actividades del Comité de Control Interno.
En lo que se refiere a Administración Estratégica, se tienen fortalezas relacionadas
con la vigencia de un Plan Estratégico Institucional 2012-2016, que define la misión,
visión y los objetivos estratégicos. Asimismo, el Plan Operativo se encuentra alineado a
dicho Plan Estratégico.
Entre las debilidades identificadasaún no se han implementado estrategias de difusión al
personal, con relación a 105 documentos de gestión institucional.
JI
1
Asimismo, existe un limitado conocimiento de 105 alcances de 105 documentos de gestión
por parte de 105 colaboradores de la Institución, al no haberse implementado
estrategias de difusión.
En lo que concierne a la Estructura Organizacional, contamos con un Reglamento de
Organización y Funciones vigente.
En cuanto
al Manual de Organización y
Funciones, se encuentra en proceso de actualización.
En lo que respecta al subcomponente Administración de 105 recursos humanos tenemos
que se cuenta con 105 Planes de Desarrallo de Personas al Servicio del Estado
Quinquenal y anualizado, aprobados por la institución.
P:!Ioin;:¡ 71
Sin embarga, encontramos que se presentan también debilidades referidas a la falta de
difusión de las Políticas de Recursos Humanos. Así como aún
s e en c u en t ron
p e n die n t e s de
d e s a r r o II o los
procedimientos
documentales
para
reclutamiento y contratación de personal, la ausencia de pracedimientos referidos a
la evaluación y desempeño de personal.; todas estas debilidades tienen su principal
causa en la ausencia de personal especializado en el órea de recursos humanos, el cual
se viene captando gradualmente.
3.5.2. Evaluación de Riesgos
Con relación al Planeamiento de la Administración de Riesgos, el OSCE tiene definida
su entorna estratégica (Visión, Misión, Objetivas estratégicas), osi cama también ha
desarrollada un mapea de procesos bajo la metodología estóndar del BPM, aprobada
por la Presidencia Ejecutiva.
Se tiene como debilidades que el personal, principalmente nueva, na tiene claro o bien
definidas las políticas y objetivas de la entidad debido a una falta de difusión, dado
que na se ha establecido un Plan de difusión periódica o continua de las políticas y
objetivos de la entidad.
Con relación a las subcomponentes: Identificación de Riesgos, Valoración de Riesgos y
Respuesta al Riesgo, no se cuenta can una Directiva que defina la metodología de
identificacíón de ríesgas, la matriz de riesgos, Matriz de Probabilidad e Impacto de los
Riesgos y que contenga la guía para elaborar el Plan de Respuesta.
3.5.3. Actividades de Control Gerencial
Con relación al subcamponente procedimientos de Autorizoción y Aprobación, el OSCE
cuenta con instructivos que se pueden ubicar en la intranet institucional. Asimismo,
constituye una fortaleza el hecha que el OSCE tiene asignada un rol estrotégico como
organismo técnica especializado en la materia.
Sobre el particular se identifica coma debilidad el na contar con políticas de
difusión de los documentos de gestión que se aprueban, la que es necesario
implementar.
Así también, constituye una debilidad la tecnología insuficiente
mayor demanda externa de transacciones electrónicas.
para soportar
la
Sobre el subcomponente segregación de funciones de la Entidad, las funciones
asignadas al personal se encuentran recogidas en el Manual de Organización y
Funciones (MOF). Este documenta de gestión
se encuentra
en proceso de
actualización de las funciones que desempeñan las diferentes unidades argónicos.
Con relación a la evaluación costo-beneficia, algunas unidades orgónicas efectúan
acciones para evaluar el cos o - beneficio antes de iniciar un proyecto. Sin embargo, na
1
P:!Inin:=l
??
existe una política formal y generalizada de evaluación de costo-beneficio,
implementación de una actividad o procedimiento de control.
antes de la
Tenemos entonces como una debilidad, que no se ha priorizado el establecimiento de
políticas o lineamientos para lo aplicación de la evaluación Costo - Beneficio (evaluar si
es factible y resulta conveniente implementar algo en relación con el logro de objetivos
a conseguir).
Con relación al sub componente: Controles sobre los Accesos a las Recursos o
Archivos, existe el procedimiento para la publicación de documentos en el buscadar de
documentos institucional, así como las normas archivísticas del Archivo Central del OSCE,y
también con las Políticas de Seguridad de la Información.
Sin embargo, los ambientes o óreas de almacenamiento de archivos de las unidades
orgónicas (archivos de gestión o periféricos),
no son los mós adecuados para un
efectivo control de la documentación; debido principalmente a los espacios reducidos.
Respecto al control de los recursos, el OSCE cuenta con Directivas paro el registro,
control, uso y administración de bienes muebles pertenecientes a su patrimonio.
Con relación al tema de verificación, s e c u e n t a con un especialista en Control
previo, de tal manera que ello permite mejorar dicho procedimiento sobre
la
dacumentación contable y financiera generada por la institución.
En cuanto al subcomponente Evaluación de Desempeño, el OSCE dispone de un Plan
Operativo Institucional aprobado anualmente. El POI debe
ser utilizado
para
evaluaciones de desempeño institucional en base al cumplimiento de los indicadores y
metas establecidas en el mismo, ademós se viene realizando la Evaluación de
Desempeño Institucional en forma periódica.
A la par del objetivo de mejora de la calidad del gasto público promovida por el Estado,
el
cuenta con un programa presupuestal con enfoque en resultados, el cual es
onitoreado por el Ministerio de Economía y Finanzas (MEF). A ello se añade, la Matriz
de Compromisos (logro de resultados) suscrita por la Presidencia Ejecutiva con la
Dirección Generol de Presupuesto Público del MEF, lo cual permitiró consolidar el
posicionamiento del OSCE como una entidad pública que centra su quehacer en la
calidad de los productos que entrega a la sociedad.
Sobre la Rendición de Cuentas, el OSCE tiene implementado Instrumentos de Gestión
que regulan los procedimientos de rendición de cuentas internos y que cumplen con la
normativa vigente.
Por otro lado, cuenta con registros de rendiciones de cuentas realizadas por el personal
y que parten de los procedimientos establecidos. Entrega y rendición de viáticos por
comisión de servicios, entre otros. Las rendiciones de cuentas del personal, se focalizan
en el uso de viáticos y gastos menores.
1
Otra fortaleza a tener en consideración es que el OSCE elabora una Memoria
Institucional anualmente en la que brindo información de su gestión y logro de
Ptlnin;;¡
?~
objetivos institucionales. Igualmente, cumple con elaborar y presentar anualmente
(maya) el Informe de Rendición de Cuentas del Titular, de conformidad con lo normativa
impartida por la Controlaría General de la República.
Dentro de este contexto, no obstante, existe un porcentaje significativo del
personal, que conoce poco o nada de la aplicación del Enfoque de Procesos y la
mejora continuo.
Si bien existe el compromiso de la Alta Dirección por adoptar nuevas soluciones
tecnológicas; aún existen debilidades como por ej e m p lo: el n o contar con
sistemas suficientes para automatizar los procesos de gestión interna.
3.5.4. Información y Comunicación
Con relación al subcomponente de las funciones y características de la información, se
ha estandarizado la generación de documentos administrativos de correspondencia
interna y externa lo que redunda en orden y uniformidad como parte de la gestión
documental, a través de los siguientes Instructivos:
1. Guia de Codificación Institucional
2. Guia para la Elaboración y Envio de un Documento emitido para la firma del
Presidente Ejecutivo del OSCE
3. Guia para la Elaboración de Memorandos
4. Guia para la Elaboración y Envio de un Oficio emitido para la firma del Secretario
General del OSCE
Es necesario establecer políticas de gestión documental, generóndose osi una unidad de
criterio para el flujo documental de todos los procedimientos administrativos que la
entidad gestiona; ya que, la información requerida por lo alta dirección no siempre es
atendida por parte de las óreas con lo oportunidad y rapidez que se requiere, ello entre
otros factores por la falta de una organización adecuada de los archivos de gestión de
las óreas del OSCE; o porque no existe un procedimiento adecuado para el control y
seguimiento
a estos requerimientos
mediante herramientas
de contenidos y
colaboración a nivel institucional.
Respecto al subcomponente calidad y suficiencia de la Información, tenemos como
debilidad 01 incumplimiento parcial de la directiva del uso del sistema de trómite y
alguno falta de asignación de responsabilidades en los procedimientos.
Por otro lado, la calidad de los sistemas de información del OSCEse asegura por medio
de la elaboración de procedimientos documentados y directivos de Normas y
Procedimientos de los sistemas implementados,
sin embargo, falta difusión y
capacitación periódica en los procedimientos relacionados a los sistemas de
información y su actualización, ausencia de una politica de calidad que establezca las
obligaciones de los miembros de la organización; osi como falto desarrollar un
proceso que evalúe la calidad de la información.
Con relación al subco
ponente sistemas de información, lo Unidad de Tecnologias de la
Ptloin;;¡ 7,4
Información cuento con un Plan Estratégico de Tecnologios de Información 2012-2016
(PETI), el cual se alinea can los objetivos del Plan Estratégico Institucional (PEI)20122016, sin embarga se debe difundir el PETI en las niveles organizacianales tanto
tócticas como operativos con el objetivo de fortalecer el usa de las TI para los
procesos operativos y administrativos del OSCE y desarrollar TlCs en la cadena de
suministro.
Se cuenta con normativa para regular las controles de claves de acceso, políticas de
acceso a Internet, a correo electrónico, cuentas de usuarios en la red informótica,
configuración y uso de estaciones de trabajo, sin embargo es necesario actualizar la
normativo en relación a las claves de acceso para el control de operación y de salida,
osi coma la actualización de politicas de acceso a Internet, a correa electrónico, cuentas
de usuarios en la red informótica, configuración y usa de estaciones de trabaja.
Se debe implementar la Norma Técnica Peruana ISO/lEC 17799:2007. Código de buenas
prácticas para la gestión de la seguridad de la información (en sus diferentes etapas
establecidas), osi cama el Instructivo Nº 002-2011-0SCE/PRE Plan de Prevención contra
siniestras del Acervo Documentaría, la misma que aún no se ha implementada.
Respecto al subcomponente Flexibilidad al Cambio, las áreas han definido su politica
interna de comunicación, lo que permite en la actualidad agilizar el flujo de la
información entre los diferentes funcionarios de cada área.
Con relación al subcomponente
Archivo Institucional, se han emitido las siguientes
directivas e instructivos:
•
•
Directiva N" 017-2010-0SCE/CD - Normas Archivisticas del Archivo Central del OSCE
Directiva Nº 03-2009-0SCE/PRE Procedimiento para la foliación de documentos en el
OSCE
Si bien no se cuenta con un Programa de Control de Documentos
programado
establecer
actividades
criterios
cumentales.
de asesoramiento
homogenizados
en
aprobado, se han
por parte del Archivo Central a fin de
el establecimiento
Con esta base, se elaborarán los instrumentos
de
las
agrupaciones
de gestión tales como:
Inventario de Series Documentales, la Tabla General de Retencián de Documentos y el
fndice Alfabético del Programa de Control de Documentos, para ser presentados ante el
Comité de Evaluación de Documentos y osi determinar y administrar los periodos de
retención de documentos
conforme a los plazos de ley, optimizando de esta manera el
uso de los recursos de archivo para su mantenimiento
1
y conservación.
El archivo central cuenta con la infraestructura y equipamiento adecuado para la
conservación de los documentos de archivo; sin embargo, el volumen documental
generado y recibido en las diferentes áreas (archivos de gestión) de la entidad afectan
la preservación de estos. Las diferentes áreas del OSCE, no cuentan con suficiente
espacio fisico para la conservación adecuada de los documentos de archivo. Esta
realidad viene limitando la capacidad de almacenamiento del Archivo Central por lo cual
actualmente se terceriza el servicio de almacenamiento (empresa Iron Mountain).
El Archivo central ha considerado oportuno brindar una constante
orientación a los
P~nin:::l ?s
coordinadores de 105 archivos de coda Unidad Orgánica; ya que se han identificado
errores en la elaboracián de la transferencia de documentos, debido a que el personal se
encuentra en proceso de asimilacián de la aplicación de la normativa interna referida a la
transferencia de documentas al Archivo Central.
Con relacián al subcompanente Comunicación Interna, tenemos cama fortaleza una
buena comunicación a través de medios electrónicos (Correo electrónico y la
implementación del Sistema de Trámite Documentaría para la gestión de documentos
internos).
La comunicación interna, está enmarcada en un conjunto de técnicas y actividades
para facilitar el flujo de la información horizontal y vertical, dichas actividades están
también detalladas en lo directiva de trámite documentorio del OSCE, ello constituye
una fortaleza puesto que ha redundado en ahorro de recursos (papel, impresora,
insumas, energio eléctrico, horas hombre) lo que es un plus en lo gestián documental
deIOSCE.
El OSCE a través de lo Unidad de Prensa e Imagen Institucional mantiene una
comunicacián directa con 105 Medios de Comunicación y otros públicos relacionados a su
ámbito debido,
a que se les remite información oportuna sobre las actividades
institucionales que se realizan o sobre aspectos de contrataciones en general.
OSCE canaliza su camunicación externa a través herramientas
Web, revistas y boletines
tales como:
el Portal
Con relación a la normativa de acceso a la información, se han adoptado las medidas
necesarias que permitan garantizar el ejercicio del derecho de acceso a la información
pública dentro de nuestra competencia. Para tal efecto se cuenta con un responsable de
entrega de la información de acceso público a cargo de la Oficina de Apoyo a la Gestión
Institucional.
Del mismo modo, se ha designado al responsable de la elaboración y actualización
del portal de transparencia.
Sobre las medidas de seguridad se encuentran en praceso de implementación, lo
cual permitirá un adecuado uso y control de seguridad de la información de acceso
estringido.
Con relacián a Canales de Comunicacián, el OSCE mantiene un formato de
evaluacián en base al trabajo en conjunto de las áreas, el cual permite
mantener una comunicación interna y externa con un estándar institucional.
Sin embargo, 5 e re q u i e r e implementar políticas para establecer medios que
faciliten y estandaricen una comunicacián interna y externa efectiva, indicando
las diferentes clasificaciones de 105 canales de comunicación.
3.5.5. Supervisión
"'l,m,
Sobre las Normas Básicas relacionadas
M"n,,,,,
con
las Actividades
f'1rtaleza que gen:/mente,
de Prevención y
las actividades del personal
PAnin~ ,,;
son supervisadas por los jefes, sin embargo no se ha establecido formalmente
normativa interna que regule las actividades de prevención y monitoreo.
Respecto al subcomponente Normas Bósicas para el Seguimiento de Resultados,
pese a no contarse con procedimientos establecidos, se efectúa el seguimiento a
la implementación de mejoras.
del mismo modo, las recomendaciones del 6rgano de Control Interno y de las
Sociedades de Auditoría, se cumplen e implementan en cada órea a fin de mejorar
la gestión.
Por otro lado trimestralmente se evalúa el Plan Operativo; dicha actividad
es considerada como un mecanismo de auto evaluación.
Respecto a Normas Bósicas para los Compromisos de Mejoramiento, no contamos
con procedimientos de autoevaluación de control ni de la gestión. Falta establecer
normativa interna que regule la autoevaluación; así como mecanismos formales de
autoevaluación al interior de órgano o unidad orgónica.
P;¡ninR
7.7
IV. ASPECTOS A IMPLEMENTAR EN EL SCI DEL OSCE
Comaonentes
del Sistema de Contra/Interno
Acciones o Implementar
1. Ambiente de Control
1.1 Filosofía de la Dirección
Incluir en el Plan de Capacitación, cursas con relación al Sistema de Cantral Interna,
a efectos de actu~U~ar las conocimientos adquiridas y brindar capacitación al personal
nueva v al de las O icinas Descancentradas.
1.2 Intearidad v Valores Eticos
Elaborar una estrategica de sensibilización can relación a las valares institucionales
recogidas en el Plan Estratégica Institucional 2012-2016.
Reforzar las acciones dE!sensibilización que se vienen llevando a cabo can relación a la
difusión del Código de Etica de la Función Pública, osi cama sobre la Directiva de
Pratección, Incentivas y Estimulas.
1.3 Administracion
Estratéaica
Elaborar un Plan de Difusión de las instrumentas de gestión: Plan Estratégico, Plan
a fin de camprameter al personal en el cumplimiento eficiente de los
Operativa,
objetivas estratégicos y actividades programadas.
Elaborar un plan de capacitación sobre el uso del Sistema de Gestión Estratégica
basada en el Balanced Score Card
1.4 Estructura Oraanizocional
Mantener prioritariamente coordinaciones con el Ministerio de Economia y Finanzas a
fin de lograr lo aprabación de mejoras en un nuevo Reglamento de Organización y
Funciones.
1.5 Administracion
de los Recursos Humanos
Elaborar una estrategia de difusión de los instrumentos de recursos humanos que se
encuentran aprobados por la Alta Dirección, entre ellos: Planes de Desarrollo de los
Personas, Políticos de Recursos Humanos, programa de inducción, entre otras.
Fortalecer el órea de recursos humanos a efectos de que dicha órea cumpla con
elaborar la documentación pendiente, entre ella: pracedimientos documentales para
reclutamiento y contratación de personal, procedimientos de evaluación y desempeño
del personal.
1.6 Comaetencla Profesional
Elaborar un Plan de Gestión por competencias parad OSCE.
1.7 Asianacian de Autoridad v Resaonsabílídad
~
CJj/
t
Actualizar el Manual de Organización y Funciones del OSCE,a fin de precisar la línea de
autoridad, responsabilidad, competencia profesional y adecuada segregación de
funciones.
1.8 Órgano de Control Institucional
I
P:!Inin;;¡ 7R
Apoyar permanentemente en los actividades y acciones de control del OC! a fin de tener
recomendaciones oportunos para implementar medidas correctivos, brindándole las
facilidades necesarias.
2.1 Planeamiento
de a A ministracion
Incluir en el Plan de
evaluación
e Ries os
Capacitación,
cursos relacionados
sobre Administracián
y
de riesgos
Revisor, actualizar y opro ar o Po ¡tica
Grupo Técnico de Evaluación de Riesgos.
e Riesgos prapuesto
por e
Revisor, actualizar, opro ar y autorizar
a Directiva
e A ministracion
e Riesgos,
osI cama disponer su difusión y cumplimiento; dicha directiva contiene la metodologlo
para identificación y valoración de riesgos, osI como lo gula para determinar los controles
necesarios.
E a orar e P on e A ministracion
e Riesgos, estab ecien o e Cronograma
e
Actividades y plazos para la Identificación de riesgos de los objetivos estratégicos
institucionales y los de los procesos y subprocesos
Establecer estrategias
2.2 I enti ¡cacion
e di usion del Plan de Administracion
de Riesgos
e Ries os
Realizar to eres poro identi icocion de Riesgos.
Elaborar la motriz de Identificación de riesgos de la Entidad como aquellos que
o(ecton a los fJra~esos, definiendo los objetivos respectivos. Asimismo el Registra de
2.3 Valoracion
de Ries os
Elaborar la matriz de prababilidod
2.4 Res uesta al Ries
e impacto de riesgos identificados.
(Cuantitativo)
o
Elaborar el Plan de Respuesto 01 Riesgo.
Implementar
mejores estrategias de difusión de los procedimientos
de autorización
y
aprobación contenidas en el MAPRD.
Fomentar la utilización del Sistema de Trámite Dacumentario
por todo el personal del
DSCE.
3.2 Se re acion e FuncIones
Establecer contrales que aseguren a segregacion de unciones de los procesos de ajuste
3.3 Eva uaclon Costo-Bene icio
Elaborar y Fomentar una política de evaluación costo - beneficio.
E a orar un Prace imiento
e Eva uacion Costo - Bene icia y su respectivo Formato, el
mismo que seró aplicado al a las actividades de contral a implementar cama resultado
de la Evaluación de Riesgos del DSCE.
3.4 Contra es so re os Accesos a os Recursos o Are Ivos
Establecer medidas para mejorar las Ófeas de almacenamiento y/o custodia de
archivos, a nivel del archivo central y áreas de gestián de la entidad.
Elaborar estrategias de sensibilizacián al personal en el correcto uso de los archivas y
recursos del Estada, osi cama difundir las Directivas de Organizacián y custodia de Bienes
Bibliográficas y documentas de Archivo, a sic o m a d e Normas y Pracedimientas de
Trámite Documentaria.
3.5 Verificaciones
v Conciliaciones
Elaborar pracedimientas de "Verificacián y canciliacián mensual por área", can énfasis
en las ingresas provenientes de la recaudacián por el pago de las tasas del TUPA.
Elaborar el pracedimiento
general para verificacion y canciliacion de ingresos del OSCE.
Elaborar el procedimiento de Seguimiento y ContrOTde Contratos por orea usuaria
Desarrollar e implementar pracedimientos de supervisián y cantrol en 105 pracesas
relacionados con ingresos y gastos.
3.6 Evaluacion de Desemoeño
Elaborar normativa que formalice la evaluacián de desempeña de gestián de la entidad
en forma periádica, lo que permitirá la adopcián de medidas correctivas.
Fomentar el uso e interiarizacián del BSC a nivel institucional, a fin de permitir a la
entidad cantar con datos confiables y oportunos para medir el avance de 105 indicadores
de desemoeño.
3.7 Rendicion de Cuentas
Consolidar y agregor en el MAPRO todas las herromientas de gestián vigentes
Directivas de Rendicián de Viáticos Encar 05 Gastos menores de ca'a chica
Sensibilizar al personal sobre el proceso de rendición de cuentas del ejercicio de sus
funciones, cama del uso de 105 bienes y recursos recibidos de la entidad. (Difusión,
chorlas, establecimiento de preguntas frecuentes)
Diferenciar, elaborar en coso se encuentren vacias y agrupar 105 pracedimientas de
Rendición de cuentas, según sean de Cuentas Financieras ó de Cuentas Gerenciales.
Establecer lineamientos y políticas que permitan el desempeña transparente
trabajadores en la entrega de información.
3.8 Documentacion
de Procesos, Activi
o es
de
105
Tareas
Identificar las pracesas transversales claves del OSCE
Elaborar diagramas de flujo, instructivas, formatos
y descripción para las procesas
transversales
Elaborar la documentación sustentatoria de las pracesos referidas al MAPRO,
priarizanda aquellas pracesos claves y que generan ingresos para la entidad.
Actualízar,
epurar y ela arar e ser e casa, directivas y normas internas vigentes
conforme se vaya implementando el MAPRO
3.9 Controles
ara las Tecnolo las de la In ormacion
Establecer controles para
tecnologios o implementar.
4.
la planificación,
Comunicación
adquisición
y soporte
de fas solucione
Sistemas e In ormacion
Comunicacion
4.1 Funciones y Características de lo Información
A
P;!¡nin~ ~n
E abarar normativa para la arganizacian de as archivas
herramientas de contenido y colaboración (nueva intranet).
igitales,
mediante
E a arar a normativa que esta ezca e pracedimienta
e contra y manitareo
e a
información de competencia de cada órea deIOSCE, de acuerda a un formato que
contenga el tipo de información/reparte,
responsable, características y frecuencia.
e Tramite Documentarlo
Definir
políticas que enfaticen la utilización
de la comunicación
que genere un clima de confianza mutua, lo cual permitiró
ademós de procurar
el ejercicio de comunicaciones
constancia de la comunicación
Elaborar
directa con el personal,
la comunicación
oportuna,
en tres direcciones y donde se deje
de las problemas detectados.
Identi icor las necesi a es de in armacian
procesa y sus conclusiones respectivas.
4.3 Calídad
en
y nivel de responsa
i ida
para cada
Su iciencío de la In ormacion
estrategias
para dar cumplímiento
a las Directivas
y/a procedimientos
de
usa de las sistemas, mediante mecanismos tecnológicas especificos.
Esta ecer estrategias
e i usion y capacitacion perio ica a persona, so re as
procedimientos relacionados a las sistemas de información y su actualización.
4.4 Sistemas
e In armocian
Difundir el PETI en todas los niveles arganizacionales,
el objetiva de fortalecer
tanta tácticos coma operativos con
el usa de las TI para las procesas operativas
y administrativos
del OSCEy desarrollar TICs en la cadena de suministra.
Actualizar la normativa en relación a las claves de acceso para el control de operación y
de salida, así cama actualizar las paliticas de acceso a Internet, a correa electrónica,
cuentas de usuarias en la red infarmótica, configuración y usa de estaciones de trabajo.
Imp ementar a Norma Tecnica Peruana ISO lEC 17799:2007. Ca
para la gestión de la seguridad de la información.
4.5 Flexi i i a
Elaborar
a Com
políticas
capacitación
10
y procedimientos
para la revlslon periódica,
y difusión de los sistemas de información
actualización,
implementadOS en d OSCE.
4.6 Are ivo Instltuclona
Actualizar el Sistema de Gestión del Archiva Central alineada a la narmatividad
archivistica y brinde soporte a la administración de las plazos de retención de
documentas, para un efectivo descongestionamiento
de las niveles de archivo a nivel
institucional.
Ptlnin;:¡ 11
Establecer estrategias
transferencia
para la aplicación de la normativa
interna
referida
a la
de documentas de archiva al Archivo Central.
Actualizar los procedimientos paralOs servicios archiVlsticos, Tan~Jerencia, Organización,
~I/rinación, conservoción de documentos y contral de archivos (electrónicos, magnéticos
isicos).
4.7 Comunicocion Interno
Difundir del Plan de Comunicación Interna en lo que competa
pracedimientos
para su elaboración
y establecer
y manitareo.
Incluir en el Mapa de Procesos o Identificar las Imeas y flujos de comunicación
para cada procesa y pracedimiento con sus contra les respectivos.
interna
4.8 Comunicocion Externo
Priarizar la elabaracion del Plan de Camunicacian Externa
Culminar el aracesa de clasiticacian ae iiiformacian no aública.
Elaborar un pracedimienta para pronunciamientos del OSCEante la comunidad de las
contrataciones estatales v oúblico en neneral.
Elaborar un Procedimiento para actualizar periáilTcamente en el Portal Web.
5. Suaervision
t;
1
..
,nnrn •.
.
..
.. ,"
Elaborar normativa para actividades de prevención
y monitarea.
Elaborar un pracedimiento que regula el registra y comunicación
detectadas en el seauimiento continua v evaluaciones puntuales
5.2 Normas 8asicas aara el Seauimiento
de las deficiencias
de Resultados
Elaborar normativa para el seguimiento de resultados.
Elaborar un procedimiento que regula el registra y comunicación de las deficiencias
detectadas en el seguimiento continua y evaluaciones puntuales.
5.3 Normas 8asicas oara los Comoromisos de Meioramiento
Elaborar el Plan de Mejora continua del OSCE.
autaevaluaciones
y emision de
para efectuar
Elaborar un pracedimienta
Informes de
Autaevaluacianes en formo semestral del SCJ.
Elaborar un procedimiento
para el registra, seguimiento e implementación
de los
medidos correctivas de los órGanos de Contral.
í
Ptlnin;;t ~7.
V. CONCLUSIONES
En base a la evaluación realizada, se cancluye lo siguiente:
III
Es importante para el Fortalecimiento del Sistema de Control Interno, el
compromiso de todo el personal para cumplir con 105 Componentes y
Subcomponentes de las normas de control interno, mediante acciones
de mejoramiento y calidad de todos 105procesos.
III Respecto al componente
de Evaluación de Riesgos, la identificación de riesgos
a nivel de procesos no estó aún desarrollada dado que se consideró conveniente
priorizar la identificoción de 105 macraprocesos, procesos y subprocesos del
OSCE.
III El componente
referido a Supervisión, es crítico, siendo prioritario establecer
estrotegias sobre el particular.
III Es necesario
se consolide la implementación del control gerencial en la
entidad, lo que permitiró definir medidas para corregir las actividades y
operaciones del OSCE, alcanzar 105objetivos previstos en 105Planes Operativos y
Estratégicos, como un buen uso de 105recursos de la Entidad.
III El OSCE cuenta
con un Mapa de Procesos que debe ser
difundido e
implementado, así como con sistemas de evaluación de resultados y medición
de 105mismos a trovés de modelos tipo Balanced Score Cardo
VI. RECOMENDACIONES
III Mantener
el compromiso y apoyo de la Alta Dirección con relación a la
implementación del Sistema de Control Interno.
III Fomentar el apoyo
por parte de las diferentes óreas del OSCE, al comité de
control interno y grupos técnicos, a efectos de contínuar con el proceso de
implementación de Sistema de Contral Interno, que incluye la elaboración del
Plan de Trabajo, así como su posterior ejecución.
III Establecer
como Política prioritaria a nivel institucional, acciones de
sensibilízación al personal del OSCE, a efectos que interioricen la importancia de
a implementación del Sistema de Control Interno.
III Priorizar la asignación de recursos presupuestales
para la implementación
que se estimen necesarias
del Sistema de Control Interno.
III Continuar can el fortalecimiento
del SCI de la Entidad, propendiendo al logro
del autocontrol, líderazgo y fortalecimiento de la autoridad y responsabilídad en
la ejecución de actividades.
P~nin;:t ;:n