CONTROL DE CAMBIOS de Personal – Cargos Críticos ASP* Dirección de HSE Programa de Excelencia HSE Nuestra marco estratégico Crecimiento Rentable Responsabilidad C Corporativa ti Cultura, valores y competencias Administración de Seguridad de Procesos Consolidación Organizacional Gobierno Corporativo y G tió IIntegral Gestión t l A t d t Antecedentes Prácticas previas A. Identificación de cargos críticos con criterios administrativos / financieros B. Principal objetivo: asegurar conocimiento clave en la organización (ejemplo jubilaciones) C Documentación de entrega de cargo, C. cargo con vista en plan de sucesión D. Selección de candidatos por afinidad de cargo Sistema de gestión g HSE Competencias p técnicas y de HSE C l Cultura O Organizacional i i l y Lid Liderazgo REQUERIMIENTOS Política, objetivos, metas y programas Marco regulatorio más allá de la norma Gestión de competencias S Seguridad id d y d desempeño ñ HSE de contratistas Control de cambios de personal DISEÑO SANO LIMPIO Y SEGURO Tecnología de proceso ((Normas p y estándares e información) Gestión de riesgos e impactos (personas, medio ambiente e infraestructura) OPERACIÓN SANA LIMPIA Y SEGURA Procedimientos, prácticas seguras e integridad operativa Control de cambios de tecnología Integridad mecánica RESPUESTA A EMERGENCIAS Planeación y respuesta a emergencias MEJORAMIENTO CONTINUO Gestión de fallas y control de incidentes Medición y seguimiento al desempeño Auditorías, visitas e inspecciones Revisión por la Dirección Competencias técnicas y de HSE Interrelaciones en el Proceso Negocios de Ecopetrol • Requisitos Legales • Procedimientos • Instructivos I t ti – Guías G í • Estándares Nacionales e Internacionales Estrategia Perfiles de cargo Mapa de procesos GESTIÓN COMPETENCIAS Talento Humano Gobierno y responsable HSE Apoyo y soporte técnico Asegurar personal competente con el fin de operar de una manera sana, segura y limpia. NEGOCIOS Implementación Control de cambios de personal Control de cambios de personal Cultura Organizacional y Liderazgo REQUERIMIENTOS Política, objetivos, metas y programas Marco regulatorio más allá de la norma Gestión de competencias Seguridad y desempeño HSE de contratistas DISEÑO SANO LIMPIO Y SEGURO Tecnología de proceso (Normas y estándares e información) Gestión de riesgos e impactos (personas, medio ambiente e infraestructura) OPERACIÓN SANA LIMPIA Y SEGURA Procedimientos, prácticas seguras e integridad operativa RESPUESTA A EMERGENCIAS Planeación y respuesta a emergencias Control de cambios de tecnología Integridad mecánica MEJORAMIENTO CONTINUO Gestión de fallas y control de incidentes Medición y seguimiento al desempeño Auditorías, visitas e inspecciones Revisión por la Dirección Control de cambio de personal OBJETIVO Asegurar el nivel requerido de conocimientos, experiencia, habilidades y destrezas en los funcionarios que desarrollen cargos críticos por ASP ALCANCE Aplica a todas las unidades organizativas de Ecopetrol S.A. en aquellos casos en los que se presenten cambios de carácter temporal o permanente APLICACIÓN Los cambios se pueden presentar, entre otros, por: promociones/transferencias, reasignación de funciones, renuncias, enfermedades/ausencias, vacaciones o licencias y actividades de capacitación Procedimiento de Control de Cambios 1 Identificación de cargos críticos por ASP 6 Seguimiento desempeño al control cambio Personal Identificación competencias, conocimientos y habilidades 2 5 Cierre control cambio personall Identificación y preparación de candidatos 3 4 Formalización del cambio del personal p Preparación y Planeación del control de cambios b d de personall 1. Identificación de cargos críticos A. Identificación de procedimientos críticos B. Identificación de los procedimientos que le aplican al cargo C. Relación de cargos que debe ejecutar el mayor número de procedimientos críticos íti D. N° de personas que ocupan el cargo (posibilidades de reemplazo) E. Identificación si el cargo mantiene, controla u opera un proceso crítico F. Identificación si el cargo interviene equipos críticos 1. Identificación de cargos críticos A • ECP-DHS-F-308 Tabla para definición de prioridad de procedimientos TABLA PARA DEFINICIÓN DE PRIORIDAD DE PROCEDIMIENTOS RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE & GESTIÓN SOCIAL CODIGO ECP-DHS-F-308 Elaborado 10/11/2011 VERSION 1 15 9 9 60,0 9,0 36,0 1 1 3 4 12 12 0 12,0 R e g ü e ro 3 3 3 In c u m p li m ie n t o a la le g is la c ió n 5 3 3 P é rd id a d e c lie n t e s y /o d e s a b a s t ec im ie n t o 4 1 4 P é rd id a d e c re d ib ilid a d e im a g e n P R IO R ID A D AxBxC R IE S G O BxC P R O B A B IL ID A D D E O C U R R E N C IA 1 C S E V E R ID A D D E IN C ID E N T E 1 B S U M A D E P E L IG R O S 1 A 1 1 E c o n ó m ic o 1 N o c u m p lim ie n t o d e la e n t re g a d e p ro d u ct o s a lo s clie n te s 1 A f e c t a c ióó n a la s p e rs o n a s E s q u em a s d e d e t e c c ió n d e em e rg e n c ia s 1 C o n t a m inn ac ió n a m b ie n t al ( ru id o , p o lu c ió n , c u e rp o d e a g u a ) A f e c t a c ióó n v ia l Área CCQ Rutas Aseguradas y no aseguradas CCQ Aseguramiento de la información TRA CCQ Formalización de acuerdos Procedimiento para realizar descuentos por volumenes CCQ faltantes Operación del sistema de transporte Salgar-Mansilla CCO L8" (GLP) Operación del sistema de transporte Vasconia -CIB L CCO 20" Operación del sistema de transporte SebastopolCCO Tocancipa CCO Operación del Sistema de Transporte Pozos-Galán CCO Operación del sistema de transporte Salgar - Yumbo Seguimiento y aseguramiento de balances en los CCO sistemas In c e n d io //E x p lo s ió n A f e c t a c ióó n a in f ra e s t ru c t u ra f ís ic a 1 TITULO DEL PROCEDIMIENTO P é rd id a d e la in f o rm a c ió n D e rra m e RIESGOS INVOLUCRADOS QUE CONTROLA EL PROCEDIMIENTO 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 5 3 15 135,0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 5 3 15 135,0 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 9 9 5 5 5 3 3 3 15 15 15 135,0 135 0 135,0 135,0 1 1 1 5 5 3 15 75,0 1 1 1. Identificación de cargos críticos B • ECP-DHS-F-252 Matriz de procedimientos de área o puesto MATRIZ DE PROCEDIMIENTOS POR ÁREA O PUESTO RESPONSABILIDAD INTEGRAL DIRECCIÓN DE HSE & GESTIÓN SOCIAL Elaborado Versión: CODIGO ECP-DHS-F-252 10/11/2011 1 Cualquier informac ion adic ional a este formato c onsultar: ECP-DHS-G-028 REQUERIMIENTOS PARA LA IMPLEMENTACION DE DISCIPLINA OPERATIVA EN ECOPETROL S. A. Direc c ión: Edific io Teusac á piso 8 y 10 Gerenc ia/Planta: Gerenc ia de Operac ión Central Área: Gerenc ia de Operac ión Central Fec ha: Abril 26 de 2013 Elaborado por: Andrea Gaviria Botero Revisión No: 1 Pro ofesional de Medición T Técnicos de controles 18 Planeador P 18 Pr rogramador 20 Opera ador de Planta 10 Coord dinador Planta 10 Loa ading Master Jefe de turno CCO Integrador I vo olumétrico X X Profesional P vo olumétrico X X Líder RGV X X X Profesional P adm ministrativo ca arrotanques X X Tecnólogo T oper raciones CCO Jefe Departamento de Planeación y perintendente Sup de e Operación Central Líder volumétrico Pro ofesional de ap plicaciones avanzadas a Pro ofesional de Opt timización de Procesos X X ordinador de Coo Ca arrotanques Proc edimiento para gestión de modelos matemátic os Confiabilidad Energétic a Operac ión del sistema de transporte SebastopolToc anc ipa Operac ión del sistema de transporte Salgar Salgar-Mansilla Mansilla L8 L8" (GLP) Operac ión del sistema de transporte Vasc onia -CIB L 20" X ofesional de Pro Operaciones CCO Contrato de c onexión eléc tric a Determinac ión c apac idad de duc tos Simulac ión hidráulic a de una ea línea Pro ofesional de Op ptimización Hidráulico H TÍTULO DEL PROCEDIMIENTO Pro ofesional de Op ptimización Eléctrico Matriz de procedimientos Puestos 10 10 X X X X X X X X X X X X 33 34 21 X X 5 2 1 2 2 5 2 10 10 10 11 1 1. Identificación de cargos críticos C • Lista Li d de cargos críticos íi según ú procedimientos di i No. DE PROCEDIMIENTOS QUE APLICAN AL PUESTO NIVEL DE PRIORIDAD DE LOS PROCEDIMIENTOS Ponderación TOTAL Proc. CARGO Tecnólogo operaciones CCO 34 Profesional de Operaciones CCO 33 Jefe de turno CCO 21 Programador 11 Líder RGV 20 Coordinador de Carrotanques 10 Profesional administrativo carrotanques 10 Profesional volumétrico 18 Integrador volumétrico 18 Loading Master 10 Coordinador Planta 10 Operador de Planta 10 Profesional de Medición 10 Técnicos de controles 10 Profesional de Optimización Optimi ación Eléctrico 5 Superintendente de Operación Central 5 Profesional de Optimización Hidráulico 2 Jefe Departamento de Planeación y programación 2 Líder volumétrico 2 Planeador 1 Profesional de aplicaciones avanzadas 2 Profesional de Optimización de Procesos 1 H Y VH M L N 10 18 18 18 1 0 1 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 5 2 2 1 6 0 2 2 0 0 0 0 0 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 3 5 4 1 3 7 1 1 5 5 2 2 2 0 0 0 2 2 2 1 1 0 0 1 9 9 1 1 13 6 6 13 13 8 8 8 10 10 4 3 0 0 1 0 2 1 NIVEL DE RIESGO 214 211 189 50 34 29 29 28 28 14 14 14 10 10 9 9 6 6 4 3 2 1 2. Identificación de competencias COMP. TÉCNICAS / ORG. Apto CARGO CRÍTICO Procedimientos críticos Competencias requeridas para el cargo Titular / Back up Formación HSE No Apto Plan de Cierre de Brechas Concepto de SALUD Titular del cargo y reemplazo (s) 2. Identificación de competencias 3. Identificación de candidatos A. Identificación de personas que podrían ocupar el cargo crítico (de manera temporal o permanente). B. El líder debe tener un listado donde se verifique que la persona es APTA y que está disponible 4 Formalización del cambio 4. 4. Formalización del cambio Una vez identificada la necesidad del cambio de personal, el líder del área, debe seleccionar uno de sus candidatos APTOS y debe hacer seguimiento de la efectividad del cambio. 5. Cierre del cambio Una vez realizado el cambio, se hace el cierre del ejercicio, indicando si fue efectivo el cambio o no. 6 Seguimiento del cambio 6. Producto del cambio, puede darse que: • Se ratifique el candidato para seguir cubriendo el cargo • Se decida nombrar al candidato como titular** • Se decida cambiar el candidato (que implica actualizar el plan de sustitución) Incluye revisión de indicadores de gestión y de efectividad del cambio. Aspectos claves en implementación • Lograr el entendimiento de la organización respecto a los beneficios de implementación de la práctica FORMACIÓN VIRTUAL UEV-Control de Cambios de Personal ECP - 52541553 Tiempos de dedicación de Aprendizaje: 2 Horas "En resumen el curso me parece muy bien planteado y organizado, de una forma didáctica, de tal manera que su desarrollo e interiorización es muy fácil, el único que problema que tuve p personalmente fue con la p plataforma p pero es algo g ap parte del curso como tal,, muyy buen curso que nos ayuda a interiorizar un tema que manejamos a diario." "La dinámica del curso fue sencilla, de fácil comprensión y dinámico, estuvo muy bueno" Aspectos claves en implementación • Empezar con pilotos para ajustar la metodología según la realidad de la organización. organización • Lograr el entendimiento común de la metodología antes de iniciar la implementación. p • Lograr la participación de representantes de las diferentes áreas (disciplinas) que permitan tener una vista integral. • Coordinación y comunicación permanente con los representantes de los diferentes niveles del proceso. • Dar la autoridad y la disponibilidad para la construcción conjunta, especialmente en el área de negocios (quien ejecuta la actividad es quien sabe lo que necesita). necesita) Para uso restringido en Ecopetrol S.A. Todos los derechos reservados. Ninguna parte de esta presentación puede ser reproducida o utilizada en ninguna forma o por ningún medio sin permiso explícito de Ecopetrol SS.A. A