Libro Mayor

C A P Í T U L O
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Libro Mayor
Capítulo 1
LIBRO MAYOR Y ACTIVOS FIJOS
DacEasy Contabilidad
El Libro Mayor es el corazón de su sistema de Contabilidad. Toda la información
contable debe pasar por el Libro Mayor. El Libro Mayor es normalmente actualizado
en una de dos formas: por asentar un módulo o por entrar las transacciones
directamente dentro del Libro Mayor. Puede entrar todas las informaciones
contables directamente dentro del Libro Mayor, sin embargo, la mayoría de los
usuarios de DacEasy® escogen registrar sus entradas por el módulo que
corresponda y usan el Libro Mayor para determinadas entradas como se describen
después en este capítulo.
Después de completar este capítulo, sabrá como:
„
Determinar cuáles entradas necesitan ser hechas directamente en el Libro
Mayor.
„
Entrar diferentes tipos de transacciones por el Libro Mayor.
©2008, DacFlex®. Todos los Derechos Reservados
Email: [email protected] Web: www.DacFlex.com . Tel: (809) 563-3232, Fax (809) 547-3967
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Trabajando Con El Libro Mayor
Usando el Libro Mayor. DacEasy® está designado para encajar a sus necesidades. Si
necesita un sistema de completas características contables, DacEasy® tiene varios
módulos donde entrar la información detallada de las transacciones. Esta información
se actualiza en el Libro Mayor cuando el módulo es asentado.
Otra opción es entrar todas las transacciones directamente dentro del Libro Mayor.
Este método le provee los reportes financieros que son el centro de todo Sistema
Contable, sin tener que agregar detalle que vienen con las transacciones generadas
por los diferentes módulos.
Si usa los módulos para digitar sus transacciones, usará el Libro Mayor para las
transacciones que no pueden ser registradas dentro de los módulos. Ejemplo de
una transacción es la transferencia de las ganancias/pérdidas desde los ingresos del
período a ganancias retenidas. Otro ejemplo es la transferencia de los montos de
seguros pagados por adelantado a gastos de seguro.
Entrando Transacciones Libro Mayor
Entendiendo los tipos de transacciones. Escoja la opción de Transacción/Libro Mayor
cuando necesite registrar cualquiera de los siguientes tipos de transacciones.
Transacciones Normales—Las entradas hechas dentro del Libro Mayor cuando
no está usando los módulos o está usando los módulos y las entradas no pueden
ser registradas dentro de ninguno de los módulos.
Use Libro Mayor para el registro de todas las transacciones contables, entre su
trabajo de día a día como una transacción normal del Libro Mayor. Por ejemplo,
una transacción normal podría ser entrar la depreciación, recibos de efectivo o
pagos y los registros de ventas del día.
Si está usando los módulos, un ejemplo de una transacción normal del Libro
Mayor es el movimiento de los balances de las ganancias del período a ganancias
retenidas.
Entradas de Reversión—Podemos usar esta entrada de reversión para reversar
automáticamente transacciones al comienzo del próximo período. La razón más
común para usar una entrada de reversa es entrar los gastos de nómina al final
del período contable. Cuando use una entrada de reversión, DacEasy® reversa
la entrada original en el próximo período cuando asiente.
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Entrar una Transacción en el Libro Mayor
Cuando necesite entrar una transacción, escoja Transacción/ Libro Mayor desde
la barra del menú en la parte superior de la pantalla principal. La pantalla de
Transacción al Libro Mayor se desplegará.
Figura 1-1: Use la pantalla de Transacción al Libro Mayor para entrar transacciones dentro del Libro Mayor.
Esta pantalla tiene cuatro áreas principales: Encabezado, Información de la
Transacción, Detalle, y Pié. Las siguientes informaciones explican los campos
encontrados en está pantalla.
Campos en la Pantalla de Transacción Libro Mayor
Los siguientes campos están en el Encabezado.
Código Diario
El código que escoja debe ser corto, pero que describa fácilmente el tipo
de transacción que está entrando. Numerosos códigos de diarios están
reservados y protegidos en DacEasy®. No se permite usar estos códigos
porque otros módulos en DacEasy® (por ejemplo: Banco, Facturas o
Compras) usan estos para actualizar el Libro Mayor. Estos códigos son
AP, AR, AS, BI, CH, IN, PO, FA, JC y PY. DacEasy® crea una
transacción en el Libro Mayor usando estos códigos siempre que asiente
desde otro módulo.
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Debe escoger un único código que identifique que representa la
transacción. Por ejemplo, si está entrando un ajuste, use el código AJ.
Cada código puede ser hasta de seis caracteres alfanuméricos.
Asentado/No Asentado
DacEasy® desplega el estatus asentado/no asentado de las entradas.
Los siguientes campos están en el área Información de la Transacción.
Número
Presione Enter y DacEasy® númera consecutivamente todas las entradas
del diario por usted, empezando con 00001 para cada Código Diario. Si
quiere editar una entrada existente, presione desde el campo Código
Diario y seleccione el código del diario que quiere editar. Entonces,
para entrar un número con el cual quiere que DacEasy®
presione
empiece a usar.
Nota: El número entrado debe ser mayor o menor que el último número
usado para ese código diario.
Referencia
La referencia es un campo alfanumérico opcional. Use este campo para
entrar una corta descripción para identificar una transacción.
Revertir
Use la opción Revertir principalmente para reversar gastos incrementados
como la nómina al final del período contable. Generalmente, estas
entradas les son dadas por su contador. DacEasy® revierte la entrada de
reversión con la fecha del primer día del próximo período. DacEasy®
tiene por defecto No en éste campo.
Fecha
Entre la fecha de esta entrada. DacEasy® automáticamente desplega la
fecha del sistema.
Los siguientes campos están en el área de Detalle.
Cuenta
Entre el número de la cuenta que quiera incluir en esta transacción. Por
ejemplo, si esta entrada es para registrar gastos de intereses, entre el
número de la cuenta para los gastos de intereses. Esta cuenta debe de ser
una cuenta de detalle.
Nota: DacEasy® le permite entrar múltiples cuentas en la misma
transacción, de cualquier manera, el total de débitos y el total de créditos
deben ser iguales para poder salvar una transacción del Libro Mayor.
Nota: Presione
Nombre
para agregar una cuenta que no existe.
DacEasy® automáticamente desplega el nombre de la cuenta que entre.
Descripción
Escriba una corta descripción de la entrada o transacción para el ítem en
la línea.
Debito
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Entre el monto débito a asentar para esta cuenta si está debitando el
balance de la cuenta.
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Credito
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Entre el monto crédito a asentar para esta cuenta si está acreditando el
balance de la cuenta.
El siguiente campo está en el área de Pie de la pantalla.
Totales
DacEasy® automáticamente desplega los totales para las columnas débito
y crédito. Estos números deben ser iguales antes de procesar la
información.
Procedimientos para entrar una transacción dentro del Libro Mayor. Los siguientes
procedimientos muestran los pasos que debe tomar para entrar una transacción
directamente dentro del Libro Mayor. Los pasos rápidos para entrar una transacción
de reversión, también son incluidos.
Pasos rápidos para entrar transacciones normales del Libro Mayor
1. Escoja Transacción/ Libro Mayor. Se desplegará la pantalla de
Transacción del Libro Mayor.
2. En el campo Código Diario, asigne a la transacción un código de diario
3. Presione Enter y DacEasy® asigna un número a la transacción.
Nota: Use este número de transacción y el código del diario que asigne para
llamar la transacción en una fecha posterior.
4. Use el campo Referencia para entrar una corta descripción de la transacción.
5. Seleccione No para la opción Reversa cuando entre una entrada normal de
transacción en el Libro Mayor.
6. Presione Enter en el campo Fecha para aceptar la fecha actual del sistema.
DacEasy® usa esta fecha para asentar la transacción.
7. Entre el número de la cuenta que quiera usar en el campo Cuenta. Si no
para accesar la búsqueda y seleccionarla.
sabe el número, presione
8. Entre hasta 24 caracteres para describir la transacción.
9. Entre un monto débito y crédito para cada cuenta en la transacción. Antes
de salvar la transacción, asegúrese que los débitos sean iguales a los
créditos. Si no, DacEasy® desplegará un mensaje de advertencia.
Nota: Puede presionar F7 en la última línea para automáticamente
balancear la transacción.
10. Presione
para salvar la transacción.
Pasos rápidos para entrar transacciones de reversión automática en el Libro Mayor
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1. Escoja Transacción/ Libro Mayor.
2. Asigne a la transacción un código específico de diario.
3. Presione Enter y DacEasy® asigna un número a la transacción.
4. Use el campo Referencia para entrar una corta descripción de la transacción.
5. Use la opción reversa para asignar Si √ en el campo Revertir.
6. Presione Enter en el campo Fecha para accesar la fecha actual del sistema.
DacEasy® usa esta fecha para asentar la transacción.
7. Entre el número de la cuenta que quiera usar en el campo Cuenta. Si no sabe
el número, presione
para accesar a la búsqueda y selecciónela desde allí.
8. Entre hasta 24 caracteres para describir la transacción.
9. Entre los montos de débitos y créditos de la entrada de reversa. Antes de
salvar la transacción, asegúrese que los débitos y créditos sean iguales. Si no,
DacEasy® desplega un mensaje de advertencia.
10. Presione
para salvar la transacción.
Editando una Transacción en el Libro General
„
Si necesita volver a empezar, presione F6 para borrar la transacción entrada.
„
Para borrar solo una línea, posicione el cursor en esa línea y presione
Shift+F6.
„
Para insertar una línea dentro del detalle de la transacción, presione
Shift+F7. DacEasy® inserta la línea arriba del cursor.
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Time out
Es tiempo de tomar un descanso y aplicar lo aprendido. Abra la Furniture
Factory para asegurase que usa los datos ejemplos. Entonces, complete la:
Aventura 1: Entrando una transacción al Libro Mayor.
Notas
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