CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN Índice

CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
Código: PC 991
Índice
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
OBJETO ....................................................................................................................... 2
ALCANCE ................................................................................................................... 2
NORMATIVA / DOCUMENTOS BASICOS DE REFERENCIA ............................. 2
RESPONSABLES ........................................................................................................ 2
DESCRIPCIÓN DEL PROCESO ................................................................................ 3
DIAGRAMA DE FLUJO ............................................................................................. 6
DOCUMENTOS RELACIONADOS .......................................................................... 6
SEGUIMIENTO Y MEJORA CONTINUA ................................................................ 6
Resumen Revisiones
Número revisión:
Fecha:
Motivo modificación:
Rev 00
20.07.2009
Edición inicial
Rev 01
16.01.2013
Revisión documento
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Unidad Organización y
Calidad
Vicerrectorado de Economía,
Planificación y Calidad
Vicerrectorado de
Ordenación Académica
PC 991
Rev 01 – 16.01.2013
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CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN
Código: PC 991
1. OBJETO
Explicar el procedimiento para asegurar el control de la documentación generada en el Sistema
de Garantía Interna de Calidad de los Títulos (SGIC) de la UPNA, en lo que se refiere a
elaboración, revisión, aprobación, mantenimiento y distribución. También se detalla el sistema de
control de cambios y de documentos obsoletos, garantizando que la información se muestre
actualizada.
2. ALCANCE
Toda la documentación generada en el SGIC de los Títulos, implantado en la UPNA (procesos y
sus anexos).
3. NORMATIVA / DOCUMENTOS BASICOS DE REFERENCIA
o
Protocolo de Evaluación para la Verificación de Títulos Oficiales (ANECA, versión 01 del 18
de febrero de 2008 y versión 02 de 3 septiembre 2008).
o
Guía de Apoyo para la elaboración de la Memoria para la solicitud de Verificación de Títulos
Oficiales (ANECA, versión 01 del 18 de febrero de 2008 y versión 02 de 3 septiembre 2008).
4. RESPONSABLES
o
Vicerrectorado de Economía, Planificación y Calidad.
o
Responsables de la elaboración, revisión y aprobación de cada uno de los procedimientos.
o
Unidad de Organización y Calidad (UOC).
o
Comisión de Garantía de Calidad del Centro (CGCC), compuesta entre otros:
o
Decano/a o Director/a del Centro.
o
Coordinador de Calidad del Centro (CCC).
o
Todos los Responsables de Calidad de las Titulaciones (RCT) que del Centro
dependen.
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5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
Las fases que se llevan a cabo para asegurar el control de la documentación son las siguientes:
•
Elaboración: Según la materia que se trate, existe un responsable de elaborar los procesos
(incluye el diagrama de flujo) y anexos relacionados.
•
Revisión: Una vez confeccionado un documento, se remite para ser revisado por el órgano o
unidad competente en cada caso, quien identifica la viabilidad y adecuación del mismo.
•
Aprobación: Finalmente, el órgano colegiado o unipersonal responsable en primera instancia
de las acciones implícitas en el documento formula la aprobación del mismo. Todo documento
se considera emitido y en vigencia a partir de la fecha de su aprobación y hasta la emisión de
una nueva versión.
En la portada de cada procedimiento (PC991-ANX1), se reflejan los siguientes recuadros, el
primero de ellos sería Resumen de Revisiones, en el que al primer documento elaborado se
le asigna la Rev 00 y la leyenda “Edición inicial”. La fecha se refleja en formato DD.MM.AAAA.
Resumen Revisiones
Número revisión:
Fecha:
Motivo modificación:
Rev 00
DD.MM.AAAA
Edición inicial
En el segundo de ellos, se registra el responsable de elaborar, revisar y aprobar el
documento.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
El responsable de revisar el procedimiento, se corresponde con el “propietario”, que aparece
en el encabezado del diagrama de flujo correspondiente.
•
Mantenimiento: La UOC es la responsable de archivar y salvaguardar la documentación del
SGIC, tanto en papel cómo a nivel electrónico y en la página web institucional.
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•
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Control de cambios: La UOC es la responsable de controlar los cambios en los documentos y
anexos. Los cambios pueden ser por su propia iniciativa o a petición de cualquier miembro de
la Comunidad Universitaria. Los cambios más significativos se registran en el Histórico de
hitos y modificaciones introducidas en el SGIC (PC 991 - INF 1) para asegurar la trazabilidad
de los mismos y disponer de una somera relación de los principales hitos relacionados con
mejoras del SGIC.
En el recuadro comentado anteriormente de Resumen de Revisiones de la portada del
procedimiento, la UOC registra el histórico de los cambios y la justificación de los mismos.
Cada modificación del contenido del documento implica un cambio en el número de revisión,
asignándole de forma consecutiva la Rev NN y la exposición del motivo de la modificación (en
el caso, de que dicho motivo sea extenso, se puede remitir a otro documento, acta, etc. que lo
explique).
Resumen Revisiones
Número revisión:
Fecha:
Motivo modificación:
Rev 00
DD.MM.AAAA
Edición inicial
Rev NN (consecutivo)
DD.MM.AAAA
Exposición del motivo de la modificación
En el pie de página de cada procedimiento, se expone el número de revisión vigente y la
fecha en que se llevó a cabo. Aparece en el centro y siempre debe corresponder con la última
información de la tabla del resumen de revisiones.
código del procedimiento
Rev 00 / NN – DD.MM.AAAA
pág n
El número de revisión vigente y la fecha de la misma se corresponden con los datos que se
registran en el encabezado del diagrama de flujo correspondiente y en el pie de página de los
anexos de dicho procedimiento.
Todos los cambios que se producen en los documentos son revisados y aprobados por los
mismos responsables que aprobaron los documentos originales, por lo que, previo a la
modificación del documento, la UOC describe el cambio y solicita su revisión y aprobación.
Una vez aprobado el cambio, se actualizan las versiones que se archivan y distribuyen.
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•
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Control de versiones obsoletas: La UOC es la responsable de mantener actualizadas y
disponibles las versiones a nivel electrónico en la página web institucional.
En el caso de que los documentos deban ser retenidos por razones legales u otros motivos,
deberán ser identificados como tal.
Con objeto de asegurar la trazabilidad de la documentación, la UOC es la responsable de
archivar en formato electrónico la antigua versión del documento (incluidos el diagrama de
flujo y anexos), asignándole al fichero la siguiente denominación:
código del procedimiento - Rev NN
Ejemplo para el PC 991:
PC 991 - Rev 00, PC 991 - Rev 01 y así sucesivamente.
•
Otras consideraciones del formato de los procedimientos, anexos y diagrama de flujo:
PROCEDIMIENTOS (PC 991-ANX 1: Portada de los procedimientos) Y ANEXOS
Encabezado: contiene el logo de la UPNA, el título del procedimiento o anexo y el código
correspondiente en cada caso.
TITULO DEL PROCEDIMIENTO/ANEXO
Código: código
del procedimiento
/ anexo
Pie de página: contiene el código del procedimiento o anexo, el número de revisión con la fecha
de la misma y el número de página.
código del procedimiento/anexo
Rev 00 / NN – DD.MM.AAAA
pág n
Por lo que, en el caso de los anexos se mantiene la misma estructura que en el procedimiento,
pero indicando el título del anexo y el código del mismo.
DIAGRAMA DE FLUJO:
En el caso del diagrama de flujo, el encabezado sería:
CÓDIGO DE PROCESO:
CÓDIGO DE SUBPROCESO:
PC 991
PROPIETARIO DEL PROCESO:
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FECHA:
Nº REVISIÓN:
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6. DIAGRAMA DE FLUJO
Ver documento gráfico PC991 en formato pdf.
7. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Anexos:
o
PC 991-ANX 1: Portada de los procedimientos.

Informes:
o
PC 991-INF 1: Histórico de hitos y modificaciones introducidas en el SGIC.
o
Plan de mejoras.
8. SEGUIMIENTO Y MEJORA CONTINUA
Tal y cómo se ha dispuesto en el resto de procedimientos, la CGCC lleva a cabo el seguimiento y
la mejora continua de todos los procedimientos del SGIC. Debido a esto, será responsable, junto
con el apoyo técnico de la UOC de revisar los procedimientos y proponer modificaciones cuando
fuera necesario.
La UOC, junto a la CGCC, analiza el desarrollo y resultados de este procedimiento de control de
la documentación mediante el análisis de la información recogida en el Informe de Distribución de
la Documentación y Control de Cambios (PC 991 - INF 1).
La CGCC incorpora al “Plan de mejoras” las posibles propuestas de mejora orientadas a
incrementar la eficacia en el control de la documentación. Dicho informe se eleva a la Junta de
Centro y al Vicerrectorado de Asuntos Económicos, Planificación y Calidad.
ORGANO
RESPONSABLE DEL
SEGUIMIENTO
MECANISMO
/PROCEDIMIENTO
PARA REALIZAR EL
SEGUIMIENTO
PERIODICIDAD
ESTABLECIDA
INDICADOR DE
SEGUIMIENTO
UOC
PC 991 – INF 1
Anual
- Hitos y modificaciones
registradas/año.
CGCC
Plan de mejoras
Anual
- Nº de propuestas de
mejora planteadas.
- Nº de propuestas
realizadas/planteadas.
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