Administre sus proyectos

ADMINISTRE SUS PROYECTOS
El desglose de las tareas: ¿qué hay que hacer realmente?
Ya que se tienen definidas las metas y objetivos y definido los riesgos así
como también se tiene integrado el equipo de trabo, es necesario dividir el
proyecto en tareas que puedan se manejadas, se puedan asignar, programar,
rastrear y obviamente organizar.
Ahora bien es importante definir lo que es una tarea, la cual es una unidad
cohesiva de trabajo en un proyecto: una unidad que no es muy grande ni
demasiado pequeña para darle seguimiento. Cabe señalar que las tareas se
pueden combinar para posteriormente convertirse en subproyectos o hitos.
Existen cinco razones para organizar el proyecto en tareas:
1. Cuando se divide el trabajo en tareas, uno puede poner el trabajo del proyecto
en la secuencia más lógica para su conclusión.
2. Las tareas son una forma de organizar el proyecto en módulos que puedan ser
segmentos manejables.
3. Al dividir el trabajo en tareas uno puede determinar las habilidades que se
requieren y calcular cuánta gente se requerirá para un trabajo.
4. Las tareas le permiten a uno comunicar a otros miembros del equipo, qué
trabajo necesita hacerse.
5. La división del trabajo en tareas permite que todas las secuencias de trabajo se
identifiquen y queden bien comprendidas.
Al definir la forma correcta el nivel de tareas de un proyecto, se cuenta con
una forma más fácil de controlarlo y mantenerlo en marcha de modo adecuado.
Sugerencias para definir el nivel correcto de tareas dentro del proyecto:
 Una tarea no deben se ambiguas.
 Todo trabajo dentro de la misma tarea debe ocurrir en una secuencia o un
tiempo paralelo, sin que haya brechas para la realización de otras posibles
tareas en medio.
 Una tarea debe incluir sólo los elementos de trabajo relacionados entre sí
 La mayoría de los pasos de una tarea deben corresponder a los miembros
del equipo.
El plan de trabajo es el documento que organiza y resume las tareas que se
requieren para completar el proyecto. Cada plan de trabajo comienza con un
resumen de las tareas o hitos del proyecto. El plan de trabajo que se creará debe
ser útil para realizar todo lo siguiente:

Identificar las tareas principales del proyecto, de modo que todo el trabajo
que necesita hacerse se indique con claridad.

Organizar las tareas en el orden más lógico, de modo que las tareas puedan
programarse en forma eficiente.

Identificar las tareas que deben asignarse a varios miembros del equipo.

Identificar los recursos necesarios para terminar cada tarea, de modo que
se pueda elaborar un presupuesto.

Comunicar el trabajo que debe hacerse en forma clara, para que los
miembros del equipo comprendan sus asignaciones y responsabilidades
para terminar un proyecto.

Organizar las tareas relacionadas en hitos lógicos.
Hay cinco pasos que deben efectuarse para elaborar un plan de trabajo que
cumpla contadas sus metas.
1. Definir el trabajo en tareas independientes que puedan ser puestas en orden,
asignadas, calendarizadas y supervisadas.
2. Definir las tareas con nivel de detalle adecuado para la duración y complejidad
del proyecto.
3. Integrar las tareas en un sistema total con un principio y un final.
4. Presentar el orden o secuencia de tareas en una forma que pueda comunicarse
con facilidad a la gente que participa en el proyecto.
5. Verificar que la terminación de las tareas dé como resultado el logro de todas
las metas y objetivos del proyecto.
Una forma común de organizar las tareas de un proyecto recibe el nombre
de estructura de desglose del trabajo. La EDT o también conocida como WBS, es
una gráfica jerárquica que se emplea para organizar las tareas de un proyecto en
áreas relacionadas. Con frecuencia se completa con un esquema. En las EDT, los
hitos y las tareas se definen con claridad. Una EDT terminada puede emplearse
para fines de selección de personal u de presupuestación, así como para la
programación y la elaboración de diagramas de red.
Los pasos que se tienen que dar cuando se desglosa el trabajo son:
1. El proyecto total
2. Subproyectos o hitos
3. Tareas principales
4. Subtareas
5. Tareas menores o elementos de trabajo.
El diagrama de flujo de red: un mapa para su proyecto
Un diagrama de flujo de red es la representación lógica de tareas que
definen la secuencia del trabajo en un proyecto. En un proyecto sencillo, una red
puede consistir de una o dos páginas. Pero en un gran proyecto pueden existir
varios diagramas de flujo de red: uno para el proyecto global, con base en los
hitos del proyecto, y uno para cada subproyecto que lleva a la terminación de un
hito.
En resumen, un diagrama de flujo de red con secuencias correctas debe:
 Mostrar las secuencias y relaciones entre las tareas necesarias para terminar
el proyecto.
 Identificar los hitos en el proyecto que se pueden utilizar para vigilar el
avance y los logros.
 Mostrar las relaciones de las tareas en diferentes partes de la jerarquía de la
EDT.
 Establecer un vehículo para programar las tareas.
Existen diversas reglas básicas para colocar las tareas en un diagrama de
flujo de red, como las siguientes:
 Las secuencias definidas de las tareas se representan colocándolas en orden
horizontal de izquierda a derecha en la red.
 Las tareas que pueden realizarse al mismo tiempo se muestran en
columnas.
 Las precedencias ente tareas e hitos se muestran dibujando líneas de una
tarea a otra, lo que indica que la tarea de la izquierda debe terminarse
antes de comenzar la tarea a la derecha.
 Las líneas entre tareas pueden cruzar los renglones para mostrar cómo se
relacionan entre sí las tareas en las diversas secuencias.
Hay otras relaciones entre las tareas que se deben de explicar con claridad
en un diagrama de flujo de red.
 Una tarea puede depender de la terminación de tareas o hitos múltiples.
 Una tarea puede comenzar de manera independiente de algunas tareas,
pero depende de otras.
 Una tarea sin una tarea o hito precedente puede comenzarse por lógica en
cualquier momento después de la tarea inicial.
Pasos para la creación de un diagrama de flujo de red:
1. Enumere las tareas utilizando la lista de tareas o la EDT.
2. Establezca las interrelaciones entre las tareas.
3. Identifique los hitos que desea especificar.
4. Disposición de tareas e hitos en una red.
5. Revise la lógica de la red.
Cabe señalar que mientras más complejo sea un proyecto, mayor es el valor
del diagrama de flujo de red en el desarrollo de un programa y el presupuesto.
Las formas más comunes de sistemas de red son la Técnica de Evaluación y
Revisión de Programas (PERT – Performance Evaluation and Review Technique), y
el Método de la Ruta Crítica (CPM – Critical Path Method).
Obtenga lo que necesite: personal, material y otras cosas
Cuando ya están definidas las tareas y establecido una red básica, hay que
desarrollar una lista completa de recursos. Son siete recursos fundamentales para
implementar cualquier proyecto y son:
 Personal
 Dinero
 Equipo
 Instalaciones
 Materiales y suministros
 Información
 Tecnología
Para concluir un plan de recursos del proyecto hay que considerar:
 Las estimaciones de costo de cada recurso.
 La disponibilidad de cada recurso.
 La calidad y producción estimada de la gente y los recursos de equipo.
Del inicio al fin del proyecto: el calendario para hacer las cosas
Una programación precisa, realista y factible es lo que hace funcionar un
proyecto. El calendario muestra quién está haciendo qué, y cuándo se supone que
debe estar haciéndolo. La programación incluye la conversión de tareas bien
organizadas y en secuencia de la estructura del desglose de trabajo (EDT) y del
diagrama de flujo de red.
Los pasos en la creación de un calendario incluye:
1. Establecer los supuestos de la programación.
2. Estimar el esfuerzo y duración de las tareas.
3. Determinar las fechas para cada tarea y crear un programa maestro.
4. Ajustar las dependencias de la red y las asignaciones de recursos individuales
según sea necesario para optimizar el programa.
5. Hacer la gráfica del calendario final.
De todos los pasos en la programación, estimar la duración de las tareas es
el más importante. A su vez, la importancia del calendario del proyecto radica en
que determina en parte el presupuesto.
Existen diversos formatos para hacer gráficas de los calendarios y algunos
son:
 Listados
 Gráficas de calendarios
 Gráficas de Gantt
 Calendarios de hitos
Los pasos a la ruta crítica
La ruta crítica es una secuencia de tareas que forma la duración más larga
del proyecto. Si se retrasa una tarea que forma parte de la ruta crítica, entonces
todo el proyecto se retrasa.
Las tareas que no se encuentran en la ruta crítica son más flexibles. Así, la
suma de la duración de tareas en la ruta crítica determina el tiempo total que
requerirá el proyecto.
La diferencia entre el tiempo disponible para una tarea y el tiempo
requerido para completarla, recibe el nombre de flotación. La flotación también se
conoce con el nombre de holgura o tiempo de holgura.
Los pasos a seguir en la ruta crítica son los siguientes:
1. Enliste las tareas y la duración estimada de cada una en la hoja de trabajo.
2. Calcular el número de inicio más temprano posible para cada tarea.
3. Calcular el número de terminación más temprano para cada tarea.
4. Calcular el número más tardío de terminación de cada tarea.
5. Calcular el número de inicio más tardío de cada tarea.
6. Determinar la flotación de cada tarea.
Entre las opciones para volver a trabajar un calendario imposible con una
carga excesiva de recursos están las siguientes:
 Cambiar el alcance del proyecto o agregar recursos.
 Dar más tiempo a una tarea o dividirla en dos.
 Trasladar la tarea a un momento en que estén disponibles más recursos.
 Conseguir más tiempo para concluir el proyecto.
Opciones de presupuestación para sus proyectos
El proceso de elaborar un presupuesto debe ser ordenado en extremo; de
otra manera es imposible llevarlo a cabo. Por tanto es importante recordar lo
siguiente:
 Los costos están ligados a las metas del proyecto.
 Los costos están unidos a marcos de tiempo y calendario.
 Los costos requieren aportes de los expertos.
También se necesitará aportes para el presupuesto de lo siguiente:
 Personal
 Vendedores de servicios externos
 Otros gerentes o expertos
 Sus gerentes o propietarios
 Proveedores de servicios
 El personal del departamento de compras
 Expertos
 Guías de precios estándar
Existen dos métodos establecidos para la presupuestación: descendente y
ascendente.
En la presupuestación ascendente, el personal se reúne y trata de preparar
un presupuesto a partir del nivel de detalle de las tareas.
El método descendente consiste en que los administradores superiores
estimen los presupuestos a partir de su experiencia y luego asignen los fondos a
los gerentes de niveles inferiores para su ejecución.
La integración de todo: el plan aprobado
El diagrama muestra la forma en que se interrelaionan todas las piezas del
plan, mismas que deberán juntarse en un documento integrado llamado el plan. El
plan incluye una narrativa adicional e información de organización que ayudan a
los lectores a entender la forma en que todo el proyecto se acomoda. El plan
completo de un gran proyecto podría incluir una tabla de contenido como la
siguiente:
1. Resumen ejecutivo del proyecto (o panorámica del proyecto)
2. Objetivos del proyecto
3. Supuestos o riesgos del proyecto
4. Hitos del proyecto
5. Estructura de Desglose del Trabajo
6. Diagrama de flujo de red
7. Detalles de recursos
a. Humanos
b. Equipo
c. Materiales y suministros
8. Detalles del presupuesto
9. Organización del proyecto
10. Procedimientos de operación
11. Normas de evaluación y revisión
12. Puntos de contacto y fuentes de información (si son relevantes)
13. Aprobación del proyecto
Algunos proyectos se vienen abajo antes de que se aprueben los planes
correspondientes. Algunos escenarios comunes de proyectos que nunca concluirán
de etapa de planeación:
 Planeación inadecuada.
 Planes incompletos.
 La misión de la organización cambia durante el proceso de planeación
 El proyecto ya no es relevante, es demasiado arriesgado o tiene poca
oportunidad de concluirse antes de la fecha límite.
CONCLUSIONES
Esta lectura en verdad fue kilométrica, pero hay que reconocer que los
temas tratados son muy buenos y que éstos me permitirán en cierta forma a saber
administrar mi proyecto y así ponerlo en marcha y alcanzar mis objetivos
propuestos.
Cabe señalar que también se manejó muchos conceptos muy interesantes
los cuales se deberían manejar en una sola clase y no realizar la exposición de
estos temas y conceptos en una clase, ya que desde mi muy particular punto de
vista, éstas son las bases para poder realizar mi proyecto, ya que me lleva da la
mano qué es lo que tengo que realizar y poco a poco me va dando todos los
aspectos a manejar dentro de la administración de un proyecto, ya que se
engloban las tareas, el personal que se requiere, la calendarización de
actividades, la ruta crítica, el tema importante que es la presupuestación y ahora
cerrando con broche de oro la aprobación.