PD-315-07 Sistema Disciplinario

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PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO
“SISTEMA DISCIPLINARIO”
Dependencia Generadora:
Asesoria Jurídica
Versión:
3
F. Vigencia:
Código: PD-315-07
2014-05-16
1. OBJETIVO
Establecer responsabilidad ante alguna anomalía en que incurra algún empleado de la
Corporación.
2. ALCANCE
Son destinatarios del procedimiento disciplinario todos los trabajadores de todas las
dependencias de la Caja de Compensación Familiar (COFREM).
3. FUNCIONES
•
•
•
•
•
Director Administrativo: Analizar los oficios presentados por los jefe inmediatos que soliciten
investigación disciplinaria de un empleado de la corporación por irregularidades. Decidir si existe
mérito para iniciar la investigación, así mismo determinar si aplica o no la recomendación emitida
por el Comité de Relaciones Laborales.
Comité de Relaciones Laborales: Organismo delegado por la empresa, para adelantar
investigaciones administrativas, garantizando el cumplimiento del debido proceso y así poder
tomar decisiones sobre los hechos en controversia.
Integración del Comité: Cuando la investigación disciplinaria se trate de un empleado con contrato
a término fijo empleado con un cargo directivo o trabajador excluido de la Convención Colectiva
de Trabajo, este Comité se conformará por tres (3) representantes de la empresa designados
por el Director Administrativo.
Por otro lado si es un empleado con contrato a término indefinido sindicalizado, este Comité será
integrado por tres (3) representantes de la empresa designados por el Director Administrativo y
tres (3) representantes del Sindicato de Trabajadores de COFREM, en virtud de lo estipulado en
la Convención Colectiva de Trabajo.
Jefe División Gestión Humana: Aplicar la respectiva sanción.
Jefe Dependencia Interesada: Presentar informe a la Dirección Administrativa ante cualquier
irregularidad de carácter disciplinario que se presente dentro de la Entidad.
Sustanciador (Asesoría Jurídica): Reunir el acervo probatorio en la investigación disciplinaria.
Participar junto al Comité de Relaciones Laborales en el análisis probatorio y proyectar
documentos relacionados.
ELABORÓ
Vo. Bo.
REVISÓ
Comité de Procesos
Jefe Área Calidad
Cargo: Asesor Jurídico
Nombre:
Carlos Cargo:
Mesa Barbosa
Nombre: Hans Arjona
Nombre:
Apolinar
Firma:______________ Firma:___________ Firma:_____________
AUTORIZÓ
APROBÓ
Director Administrativo
Consejo Directivo
Nombre:
Héctor Nombre:
Carlos
Orlando Solano Novoa
Fernando García
Firma:_____________
Firma:_____________
DOCUMENTO
CONTROLADO
(SELLO)
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Código: PD-315-07
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4. DEFINICIONES
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•
•
•
•
•
•
•
Acervo Probatorio: Conjunto de documentos y elementos que se utilizan como pruebas en una
investigación disciplinaria.
Descargo: Mecanismo de defensa utilizado por el empleado, implicado en una investigación.
Falta: Acción contraria al Reglamento Interno de Trabajo, Obligaciones Contractuales,
Convención Colectiva de Trabajo y la Ley.
Investigación Disciplinaria: Etapa del sistema disciplinario, que busca esclarecer las
circunstancias de un hecho irregular que se le imputa a una persona (empleado), para
determinar si es o no, constitutivo de una falta.
Investigado: Empleado de la corporación contra el cual cursa la investigación disciplinaria.
Prueba: Hecho utilizado para demostrar la existencia de una acción, sirven como medios de
prueba: los documentos. Testimonios, declaración de parte, cualesquiera otros medios que sean
útiles para la formación de la sana crítica.
Sanción: Imposición de una medida correctiva establecida en el Reglamento Interno de Trabajo.
Término: Es el plazo límite que se establece para cumplir una actividad.
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DESARROLLO
ACTIVIDAD
DETALLE
1. Presentar la
queja ante el
Director
Administrativo.
Los Jefes inmediatos de las oficinas de la Corporación,
pueden presentar un reporte a la Dirección Administrativa
ante cualquier irregularidad de carácter disciplinario, que se
presente dentro de la Entidad.
Nota: Término dos (2) días calendario.
2.
análisis
queja.
Realizar Determina si
el informe de la posible irregularidad
de
la disciplinaria, presta mérito para iniciar una investigación
administrativa.
En caso que el Director Administrativo decida no iniciar
investigación administrativa, se archiva la queja junto con
el memorando en la Dirección Administrativa.
Nota: Término un (1) día calendario.
3. Remitir
al
Comité
de
Relaciones
Laborales
y
realizar apertura
de investigación
administrativa.
Si concluye que el reporte de la presunta irregularidad
amerita iniciar una investigación administrativa lo remite al
Comité de Relaciones Laborales con una anotación y
ordena iniciar la investigación.
Nota: Término tres (3) días calendario.
Se da inicio formal a la investigación administrativa.
Firma el auto de apertura de la investigación
administrativa.
DEPENDENCIAS
DIRECCIÓN
DEPENDENCIA
ADMINISTRATIVA
INTERESADA
N.A.
Jefe
(Dependencia
Interesada)
Director
Administrativo
N.A.
Director
Administrativo
N.A.
N.A.
Comité
Relaciones
Laborales
REGISTROS
1. Oficio que informa
irregularidad
disciplinaria.
N.A.
2. Auto de apertura de
investigación
administrativa
trabajador
sindicalizado.
3. Auto de apertura de
investigación
administrativa
trabajador no
Sindicalizado.
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Asesoria Jurídica
ACTIVIDAD
DETALLE
4. Notificar y
citar a diligencia
de descargos al
trabajador.
Comunica al trabajador que se da inicio a una investigación
administrativa en la que se encuentra implicado.
Si el trabajador implicado es sindicalizado, se notificará al
sindicato. Igualmente el escrito debe contener la fecha y hora en
la que será surtida la diligencia de descargos.
Nota: La notificación de la apertura de la investigación
administrativa no debe superar los quince (15) días calendario a
partir de la comisión de la presunta falta disciplinaria.
5. Recepcionar
la diligencia de
descargos
a
personal
sindicalizado o
no
sindicalizado.
El empleado implicado en la diligencia, rendirá descargos frente
al Comité de Relaciones Laborales y al Sustanciador, allí tiene la
oportunidad de contar lo sucedido y a la vez responder las
preguntas que surjan.
Nota: Término quince (15) días calendario.
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DEPENDENCIAS
ASESORIA
DEPENDENCIA
JURÍDICA
INTERESADA
REGISTROS
4. Memorando para
notificar y citar
al
trabajador.
Asesor Jurídico
Sustanciador
N.A.
Comité
Relaciones
Laborales
6.
Realizar Se recauda el acervo probatorio.
término
probatorio.
Sustanciador
N.A.
5. Acta de descargos
de
personal
no
sindicalizado.
6. Acta de descargos
de
personal
sindicalizado.
7.
Acta
de
declaración
de
testigos personal no
sindicalizado.
8.
Acta
de
declaración
de
testigos
personal
sindicalizado.
9.
Acta
de
declaración
de
testimonio externo.
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ACTIVIDAD
DETALLE
7.
Efectuar Recauda las pruebas de la investigación y las entrega al
Comité de Relaciones Laborales.
análisis
probatorio.
Analiza las pruebas para fundamentar una decisión.
Nota: Término quince (15) días calendario.
8.
Tomar Si el Comité de Relaciones Laborales determina aplicar una
Decisión.
sanción se remite al Reglamento Interno de Trabajo donde
están estipuladas las escalas de faltas y sanciones
disciplinarias así como su forma de aplicación.
Si no hay concertación en la investigación en la que se
encuentra implicado un trabajador sindicalizado, tendrá que
integrarse dentro de los cinco (5) días siguientes el Comité de
Relaciones Laborales y citar a los Representantes del
Sindicato de COFREM para emitir una decisión final.
Si pasada esta reunión no se lograra una decisión, se enviará
al Tribunal de Arbitramiento (estipulado en la Convención
Colectiva de Trabajo vigente), para que dirima la controversia.
Nota: Término quince (15) a treinta (30) días calendario.
9.
Realizar Se envía la Recomendación final al Director Administrativo,
remisión
de cuando la decisión que se adopte involucre a un trabajador no
Recomendación sindicalizado.
al
Director
Administrativo.
10.
Realizar El Director Administrativo determina si aplica
la
análisis
de recomendación del Comité de Relaciones Laborales, en su
recomendación.
análisis final puede optar por no aplicar la determinación y
ordena y que sea archivada en la Oficina de Asesoría Jurídica.
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DEPENDENCIAS
ASESORIA
DEPENDENCIA
JURÍDICA
INTERESADA
Sustanciador
N.A.
N.A.
Comité Relaciones
Laborales
N.A.
3
Comité de
Relaciones
Laborales
REGISTROS
10.
Carpeta
Documentos
Evidencias
11.
Recomendación
Final
Comité
de
Relaciones Laborales
trabajador
no
sindicalizado
12. Decisión final del
Comité de Relaciones
Laborales trabajador
Sindicalizado.
13.
Oficio
con
recomendación final.
N.A.
Comité Relaciones
Laborales
Sustanciador
Director
Administrativo
N.A.
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ACTIVIDAD
DETALLE
11. Notificar al Una
vez
tomada
la
determinación
de
sancionarlo
empleado.
disciplinariamente comunica al empleado implicado y le anexa la
copia de la recomendación emitida por el Comité de Relaciones
Laborales.
12. Comunicar Envía a la División de Gestión Humana el memorando
a
Gestión informándole la
sanción del respectivo empleado no
Humana.
sindicalizado.
Envía el informe
de sanción del respectivo empleado
sindicalizado a la División de Gestión Humana. Las decisiones
que se adopten respecto de un trabajador a término indefinido
sindicalizado en el Comité de Relaciones Laborales en el cual
participen los Representantes del Sindicato de COFREM, deben
ser de aplicación inmediata.
13.
Aplicar La respectiva sanción, debe aplicarse dentro de los 15 días
Decisión.
siguientes. (Término 15 días calendario)
Una vez se haya hecho efectiva la sanción, se
enviará
comunicación a la Oficina Jurídica, para que sea anexada al
respectivo expediente.
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DEPENDENCIAS
DIVISION
DEPENDENCIA
GESTION
INTERESADA
HUMANA
N.A.
Director
Administrativo
N.A.
Director
Administrativo
N.A.
Comité de
Relaciones
Laborales
Jefe
3
N.A.
REGISTROS
14. Memorando del
Director al trabajador
sobre
la
recomendación
aplicada
15. Memorando del
Director
a Gestión
Humana
sobre
la
recomendación
aplicada
16. Memorando del
Comité de Relaciones
Laborales a Gestión
Humana
sobre
la
decisión aplicada
17. Memorando
informando a Asesoría
Jurídica sobre la
decisión
/recomendación
aplicada
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DOCUMENTOS RELACIONADOS
TITULO
CÓDIGO
1. Oficio que informa irregularidad disciplinaria
2. Auto de Apertura de Investigación Administrativa personal sindicalizado
3. Auto de Apertura de Investigación Administrativa personal no sindicalizado
4. Memorando para notificar y citar al trabajador
5. Acta de descargos o ampliación de descargos de personal no sindicalizado.
6. Acta de descargos o ampliación de descargos de personal sindicalizado.
7. Acta de declaración de testigos personal no sindicalizado.
8. Acta de declaración de testigos personal sindicalizado.
9. Acta de declaración de testimonio externo.
10. Carpeta Expediente con documentos evidencias
11. Recomendación Final del Comité de Relaciones Laborales trabajador no
sindicalizado
12. Decisión Final de Comité de Relaciones Laborales trabajador sindicalizado
13. Oficio con recomendación final
14. Memorando del Director al trabajador sobre la recomendación aplicada
15. Memorando del Director a Gestión Humana sobre la recomendación
aplicada
16. Memorando de Gestión Humana informando a Asesoría Jurídica sobre la
decisión o recomendación aplicada
17. Memorando de Gestión Humana informando a Asesoría Jurídica sobre la
decisión /recomendación aplicada
Formato libre
PD- 315-07-F07
PD-315-07-F01
Formato libre
PD-315-07-F02
PD-315-07-F03
PD-315-07-F04
PD-315-07-F05
PD-315-07-F09
Formato libre
PD-315-07-F06
PD- 315-07-F08
Formato libre
Formato libre
Formato libre
Formato libre
Formato libre