modificación presupuestal

GP-pr-03
MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL
Vigente a partir de
Septiembre de 2012.
2° Actualización
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1. OBJETIVO Y ALCANCE
Este procedimiento documenta las actividades definidas por el COPNIA para realizar las
modificaciones al presupuesto aprobado para la vigencia, ya sean traslados, adiciones o
reducciones, cuando los recursos sean insuficientes para adquirir los compromisos
necesarios , para el funcionamiento normal de la entidad o cuando los recursos asignados a
la vigencia exceden los requeridos en la misma.
2. NORMATIVIDAD
Tipo
Número
Ley
842
* Decreto
111
* Resolución
036
Titulo
Fecha
Por la cual se modifica la reglamentación del ejercicio de la
ingeniería, de sus profesiones afines y de sus profesiones
Octubre 9 de
auxiliares, se adopta el Código de Ética Profesional y se dictan
2003
otras disposiciones
Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994
Enero 15 de
y la Ley 225 de 1995 que conforman el Estatuto Orgánico del
1996
Presupuesto.
Por la cual se determinan algunas normas y procedimientos
Mayo 7 de
sobre registros presupuestales, suministro de información y su
1998
sistematización del Presupuesto General de la Nacional.
Normatividad de referencia y aplicable en los aspectos que le competen a la Entidad dada su
naturaleza sin que contravenga su autonomía.
3.
DEFINICIONES
3.1. APROPIACIÓN
Es la autorización máxima del cupo de gasto que la junta Nacional de Consejeros aprueba,
para ser afectada preliminarmente, y en definitiva ser comprometida durante la vigencia
fiscal respectiva, con el propósito de que la entidad desarrolle sus funciones. Después del 31
de Diciembre de cada año, estas autorizaciones expiran y en consecuencia no podrán
comprometerse, adicionarse, transferirse ni contracreditarse.
3.2. ADICION PRESUPUESTAL
Es la incorporación al presupuesto de recursos, con el fin de aumentar la apropiación global
para atender gastos no programados inicialmente, y que son requeridos para un mejor
funcionamiento de la entidad, los cuales deben estar respaldados con los ingresos de la
vigencia o con excedentes financieros de vigencias anteriores.
3.3. REDUCCION PRESUPUESTAL
Disminución de apropiación cuando se estime que los recaudos del año son inferiores al total
de las obligaciones o por situaciones de fuerza mayor del entorno económico que no
permitan la ejecución de los gastos programados.
3.4. TRASLADO PRESUPUESTAL
Modificación al presupuesto que se hace indispensable para orientar los recursos
disponibles con destino a algunas cuentas y rubros del presupuesto de la entidad,
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aumentando la cuantía de algunas apropiaciones inicialmente autorizadas y que requieren
mayores recursos y disminuyendo el valor de otras cuentas y rubros del presupuesto que
tienen saldo de apropiación disponible, sin que dichos movimientos alteren la apropiación
global inicial; dicha modificación afecta la apropiación por rubros
3.5. CUENTA CONTRACREDITO
Es la cuenta y rubro de origen de los recursos que tienen saldo de apropiación disponible,
para ser trasladados a otras cuentas y rubros del presupuesto, que lo requieran
3.6. CUENTA CRÉDITO
Es la cuenta y rubro de destino de los recursos que requieren apropiación para el
cumplimiento de los objetivos propuestos.
4. CONDICIONES GENERALES
4.1 A partir del resultado de la ejecución presupuestal, y del establecimiento de necesidades
de recursos en algunas cuentas y rubros del presupuesto aprobado para la vigencia, en
atención al desarrollo de las funciones de la entidad y al cumplimiento de los objetivos,
surge la necesidad de realizar las respectivas modificaciones presupuestales.
4.2 Los proyectos de modificaciones presupuestales con las consideraciones respectivas
deben ser aprobadas por la Junta Nacional de Consejeros en quienes autorizan al
Presidente del COPNIA a firmar el acto administrativo correspondiente.
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
5.1 Traslado presupuestal
No.
1
2
Nombre de la
actividad
Descripción
Responsable
Inicio del Procedimiento
Determinar necesidad
- A partir de la aplicación del procedimiento CP-pr-04 Profesional
de realizar un traslado
“Seguimiento y control a la ejecución presupuestal”, Gestión
Presupuesto
analiza cada uno de los rubros del presupuesto.
- Determina faltantes y sobrantes en los rubros del
presupuesto
- Identifica necesidad de realizar un traslado presupuestal
- Genera Certificado de disponibilidad presupuestal, según
el procedimiento, CP-pr-02 “Generación de certificados de
disponibilidad presupuestal, registro presupuestal y orden
de pago”, certificando que existe la disponibilidad de
recursos en el rubro que se va a contracreditar.
- Elabora proyecto de resolución para solicitar la aprobación
del traslado. Dentro del proyecto de resolución incluye la
justificación, valor a trasladar, rubro presupuestal que se
contracredita, rubro presupuestal que se acredita, grupo al
que pertenecen los rubros involucrados y unidad
ejecutora.
de
de
GP-pr-03
MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL
No.
3
4
5
6
7
8
Nombre de la
actividad
Revisar
traslado
Descripción
solicitud
de - Verifica solicitud del traslado, justificación, valor a
trasladar, rubro presupuestal que se contracredita, rubro
presupuestal que acredita.
- Revisa proyecto de resolución.
Presentar solicitud de - Presenta al Consejo Nacional de Consejeros del COPNIA
traslado
la solicitud de traslado presupuestal para su aprobación.
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Septiembre de 2012.
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Responsable
Subdirectora
Administrativa
Financiera
y
Director General
Revisar y aprobar el traslado
Revisan la conveniencia de la solicitud del traslado Junta Nacional
presupuestal y aprueban.
Consejeros
COPNIA
Firmar Resolución
- Firma Resolución del traslado presupuestal aprobado por Presidente
COPNIA
el Consejo.
Registrar el movimiento - Genera Certificado de disponibilidad presupuestal, de Profesional
incorporación al presupuesto, según el procedimiento, Gestión
CP-pr-02 “Generación de certificados de disponibilidad Presupuesto
presupuestal, registro presupuestal y orden de pago”.
- Ingresa en el sistema SIPRES y realiza el traslado de
recursos, según información de la Resolución de
aprobación del traslado, acreditando la cuenta a adicionar,
contracreditando la cuenta de donde salen los recursos y
modificando la apropiación.
Fin del procedimiento
de
del
del
de
de
5.2 Adición presupuestal
No.
Nombre de la
actividad
1
Inicio del Procedimiento
2
Identificar la necesidad - Detecta necesidades prioritarias para el funcionamiento
de realizar una adición
de la entidad, que involucren recursos económicos no
considerados inicialmente en el presupuesto o
considerados pero que requieren un incremento en los
valores inicialmente presupuestados.
- Verifica la disponibilidad de recursos adicionales en la
proyección de ingresos vs. la apropiación vigente.
- Verifica que los ingresos adicionales soporten la solicitud
de la adición presupuestal.
- Elabora proyecto de resolución para solicitar la aprobación
de adición presupuestal. Dentro del proyecto de
resolución incluye la justificación, cantidad a adicionar
rubro presupuestal que se adiciona, grupo al cual
pertenece y la respectiva unidad ejecutora.
Solicitar
concepto - Solicita al área jurídica su concepto sobre el cumplimiento
jurídico
de requisitos legales aplicables a la solicitud de adición de
presupuesto a presentar.
Revisar solicitud de - Revisa solicitud de la adición, justificación, valor a
adición
adicionar y el rubro presupuestal que se adiciona.
- Revisa proyecto de resolución.
Presentar solicitud de - Presenta al Consejo Nacional de Consejeros del COPNIA
3
4
5
Descripción
Responsable
Profesional
Gestión
Presupuesto
de
de
Profesional
de
Gestión
de
Presupuesto
Subdirectora
Administrativa
y
Financiera
Director General
GP-pr-03
Vigente a partir de
Septiembre de 2012.
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MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL
No.
Nombre de la
actividad
adición
Descripción
Responsable
la solicitud de adición presupuestal para su aprobación.
6
Revisar
adición
y
aprobar
-
7
Confirmar adición
8
Registrar el movimiento
en SIPRE
9
Fin del procedimiento
adición Junta Nacional
Consejeros
COPNIA
Presidente
- Firma resolución de adición presupuestal.
COPNIA
- Aplica en el programa SIPRES el aumento de los recursos Profesional
en rubro donde fue aprobado, según información de la Gestión
Presupuesto
resolución de adición presupuestal.
Revisan conveniencia de
presupuestal y aprueban.
la
solicitud
de
de
del
del
de
de
5.3 Reducción presupuestal
No.
1
2
3
4
5
6
7
8
Nombre de la
actividad
Descripción
Inicio del Procedimiento
Identificar necesidad de - Detecta los recursos no necesarios, que pueden ser
realizar una reducción
reducidos en el presupuesto.
- Elabora proyecto de Resolución para solicitar la
aprobación de reducción presupuestal. Dentro del
proyecto de resolución incluye la justificación, valor a
reducir, rubro presupuestal que se reduce, grupo al cual
pertenece y la respectiva unidad ejecutora.
Revisar solicitud de - Revisa solicitud de la reducción presupuestal,
reducción.
justificación, valor a reducir, rubro presupuestal que se
reduce.
- Revisa que los documentos soporte cumplan con las
normas fiscales y administrativas vigentes para este tipo
de actos administrativos
- Revisa proyecto de resolución.
Presentar solicitud de - Presenta al Consejo Nacional de Consejeros del COPNIA
reducción
la solicitud de reducción presupuestal para su aprobación.
Revisar
y
reducción
Responsable
Profesional
Gestión
Presupuesto
Subdirectora
Administrativa
Financiera
6.1 Modelo de Resolución de Traslado Presupuestal
7. CONTROL DE CAMBIOS
y
Director General
aprobar - Revisan conveniencia de la solicitud de reducción Junta Nacional
presupuestal y aprueban.
Consejeros
COPNIA
Confirmar la reducción - Firma resolución de reducción presupuestal.
Presidente
COPNIA
Registrar el movimiento - Realiza en el programa SIPRES la reducción de los Profesional
en SIPRES
recursos en el rubro donde fue aprobado, según Gestión
Presupuesto
información de la Resolución de reducción presupuestal.
Fin del procedimiento
6. ANEXOS
de
de
de
del
de
de
GP-pr-03
MODIFICACIÓN PRESUPUESTAL
No.
1
2
Fecha
Vigente a partir de
Septiembre de 2012.
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Descripción del cambio o modificación
Junio 26/09
Emisión del documento
Septiembre/2012 Se incluyeron definiciones y condiciones generales, se modificaron y adicionaron
algunas actividades y los responsables de las mismas fueron ajustados a los cargos
definidos en la reestructuración aprobada, se adicionó un modelo de Resolución de
Traslado Presupuestal
FREDDY HERNÁN PEDRAZA PARDO
LUZ MARINA RESTREPO TREJOS
Profesional de Gestión de Presupuesto
Subdirectora Administrativa y Financiera
ACTUALIZÓ
REVISÓ Y APROBÓ
ANEXO 6.1
GP-pr-03
REPÚBLICA DE COLOMBIA
CONSEJO PROFESIONAL NACIONAL DE INGENIERÍA
COPNIA
RESOLUCIÓN No
(Fecha)
Por la cual se efectúa un traslado en el Presupuesto del Consejo Profesional Nacional de
Ingeniería COPNIA, para la vigencia fiscal del 2012
El Consejo Profesional Nacional de Ingeniería COPNIA, en ejercicio de las facultades que le otorga el
literal I), del Artículo 26 de la Ley 842 de 2003 y el Art 163 del Decreto 2171/92 y
CONSIDERANDO
1. Que en el Presupuesto del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería, existe un saldo de
apropiación por un valor de doscientos doce millones de pesos ($212.000.000) m/cte., que pueden
ser trasladados por estar libres de afectación presupuestal, según consta en el Certificado de
Disponibilidad número 361 del 19 de junio de 2012, expedido por el profesional el Profesional de
Gestión de Presupuesto del COPNIA.
2. Que el Consejo Profesional Nacional de Ingeniería – COPNIA, en desarrollo de la función
encomendada legalmente, y teniendo en cuenta que la administración del COPNIA se encuentra
desarrollando actividades orientadas a cumplir los objetivos propuestos para ser eficientes, requiere
orientar los recursos disponibles con destino a algunas cuentas del presupuesto de la entidad.
3. Que el presupuesto inicial se proyectó con un aumento del salario del 3%, razón por la cual el
derecho al auxilio de transporte y a la dotación de ley, solo se proyectó para cuatro (4) funcionarios
con menos de dos salarios mínimos legales vigentes. Como el aumento real del salario mínimo
para el año 2012 fue del 5,78% y el aumento del sueldo básico fue del 5%, el derecho al auxilio de
transporte y la dotación, se deben ajustar para siete (7) funcionarios más, teniendo en cuenta que
su asignación básica mensual es de menos de dos salarios mínimos.
4. Que se requiere apropiar de recursos para el pago de la indemnización por vacaciones en los
casos en que no se pueda conceder el disfrute de las mismas por necesidades del servicio o en
los casos de retiro de personal.
5. Que la cuenta presupuestal del Instituto de Seguros Sociales se vio afectada por cinco (5)
cargos que durante la vigencia del 2012, ingresaron o se trasladaron de un Fondo de Pensiones
Privado a un Fondo de Pensiones Público, situación que implica, trasladar recursos del rubro de
Fondo de Pensiones al rubro del Instituto de Seguros Sociales para atender los pagos
consecuenciales.
6. Que como medida contingente para implementar la planta de personal adoptada por el COPNIA
en el mes de enero de 2012, que implicó la vinculación de nuevo personal, se requirió el
arrendamiento de puestos de trabajo, equipos de cómputo y de termoimpresión, lo cual consumió
los recursos de rubro de arrendamientos correspondientes a gastos inicialmente presupuestados
para la vigencia del año 2012 que en todo caso requieren ejecutar.
7. Que algunos procesos judiciales relacionados con las demandas presentadas actualmente en
contra del Consejo se encuentran para fallo de la primera instancia y se requiere contar con los
recursos necesarios en el caso de que eventualmente los resultados del proceso no favorezcan a
la entidad.
Resolución No. - Consejo Nacional año ____
2
8. Que en consecuencia, es necesario efectuar un traslado por valor de doscientos doce millones de
pesos ($212.000.000) m/cte., proveniente de la cuenta de Gastos de Personal, subcuenta de
Servicios Personales Asociados a la Nómina, Servicios Personales Indirectos y Contribuciones
Inherentes a la Nómina.
9. Que el traslado enunciado fue puesto en consideración del Consejo Nacional, en reunión ordinaria
realizada el 21 de junio de 2012.
RESUELVE:
ARTÍCULO PRIMERO: Efectúase el siguiente CONTRACRÉDITO en el presupuesto de
FUNCIONAMIENTO del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería, para la vigencia fiscal del año
2012 por la suma de doscientos doce millones de pesos ($212.000.000) m/cte., de acuerdo con el
siguiente detalle:
CONTRACRÉDITO:
2
2.1
2.1.01
2.1.01.01
GASTOS
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
GASTOS DE PERSONAL
SERVICIOS PERSONALES ASOCIADOS A
NÓMINA
2.1.01.01.01
SUELDOS DE PERSONAL DE NÓMINA
2.1..01.02
SERVICIOS PERSONALES INDIRECTOS
2.01.02.07
PERSONAL SUPERNUMERARIO
2.1.01.03
CONTRIBUCIONES INHERENTES A LA NÓMINA
2.1.01.03.03.01.03 FONDO DE PENSIONES
LA
TOTAL CONTRACRÉDITO
212.000.000
212.000.000
212.000.000
161.000.000
161.000.000
30.000.000
30.000.000
21.000.000
21.000.000
212.000.000
ARTÍCULO SEGUNDO: Efectúase el siguiente CRÉDITO en el presupuesto de Gastos de
Funcionamiento del Consejo Profesional Nacional de Ingeniería, para la vigencia fiscal del año 2012
por la suma doscientos doce millones de pesos ($212.000.000) m/cte., de acuerdo con el siguiente
detalle:
CRÉDITO:
2
2.1
2.1.01
2.1.01.01
2.1.01.01.31
2.1.01.01.33
2.1..01.03
2.1.01.03.01.01.03.03
GASTOS
GASTOS DE FUNCIONAMIENTO
GASTOS DE PERSONAL
SERVICIOS PERSONALES ASOCIADOS A LA NÓMINA
AUXILIO DE TRANSPORTE
INDEMNIZACIÓN POR VACACIONES
CONTRIBUCIONES INHERENTES A LA NÓMINA
INSTITUTO DE SEGUROS SOCIALES
2.1.02
2.1.02.01
2.1.02.01.05
2.1.02.02
2.1.02.02.21
GASTOS GENERALES
ADQUISICIÓN DE BIENES
DOTACIÓN DE PERSONAL
ADQUISICIÓN DE SERVICIOS
ARRENDAMIENTOS
212.000.000
212.000.000
41.000.000
20.000.000
6.000.000
14.000.000
21.000.000
21.000.000
40.000.000
10.000.000
10.000.000
30.000.000
30.000.000
Resolución No. - Consejo Nacional año ____
2.1.03
2.1.03.98
2.1.03.98.07
3
TRANSFERENCIAS CORRIENTES
OTRAS TRANSFERENCIAS CORRIENTES
SENTENCIAS Y CONCILIACIONES
TOTAL CRÉDITO
131.000.000
131.000.000
131.000.000
212.000.000
ARTÍCULO TERCERO: La presente Resolución rige a partir de la fecha de expedición.
CÚMPLASE
Dada en Bogotá D.C., a los veintiún (21) días del mes de junio del año dos mil doce (2012).
Presidente
Pedraza