Código de conducta y ética empresarial

Código de conducta
y ética empresarial
Revisión: agosto de 2012
Se lleva control del presente documento y se ha hecho público por medios electrónicos. La versión que aparece en
el sitio de Internet de la gerencia corporativa de Regal corresponde al documento actualizado. No se lleva control
de las copias impresas y posiblemente no están actualizadas. Las personas que utilizan las copias impresas deben
comparar esa versión con la versión controlada por medios electrónicos. Agosto 2012
Índice
Introducción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1-6
Comunicado del director ejecutivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 1
Nuestra visión/nuestra misión/nuestros valores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Objetivo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Espíritu del Código . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
¿Para quiénes rige este Código? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3
Cumplimiento de los requisitos legales en general . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Sus responsabilidades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
Cómo informar inquietudes sobre el cumplimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
Cómo se maneja el informe de sus inquietudes sobre el cumplimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Infracciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
Declaración de políticas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7-45
Nuestro lugar de trabajo
Prácticas laborales justas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Un lugar de trabajo sin drogas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9
Un lugar de trabajo sin violencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
Gestión de crisis y seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
Seguridad, salud y medio ambiente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Nuestros productos
Calidad y seguridad de los productos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
Nuestras relaciones comerciales
Regalos, favores, agasajos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16-18
Relaciones con los proveedores . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19
Relaciones con los clientes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20
Competencia leal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21-23
Controles de comercio internacional . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24-25
Prevención del lavado de dinero . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26-27
Nuestras relaciones con los gobiernos
Cómo se trabaja con los gobiernos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29-30
Actividades y aportes políticos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
Nuestros activos y reputación
Protección de nuestros activos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33
Derechos de propiedad intelectual . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34-35
Información de la empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36-37
Libros y registros de la empresa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
Privacidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
Evitar los conflictos de intereses . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40-41
Uso ilícito de información privilegiada y especulación de acciones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42
Comunicación con los medios e informes públicos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43
Gestión de registros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 44-45
Reconocimiento . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 46
#2
Código de conducta 2012
Introducción
Mensaje de Mark
Las grandes empresas cuentan con una cultura sólida que se caracteriza por los valores fundamentales de alta integridad, alto desempeño
y gran cantidad de energía. Al mismo tiempo que el crecimiento y el cambio han sido y continúan siendo un estilo de vida en Regal, se ha
mantenido coherencia con dichos valores fundamentales. La integridad es el pilar de todas nuestras relaciones comerciales y personales y
cada uno de nosotros debe comprometerse a actuar con integridad y ética todos los días y en toda circunstancia.
Nuestra empresa ha experimentado un crecimiento significativo en los últimos años, y nuestra meta es continuar creciendo de manera
rentable y crecer a escala mundial. Para alcanzar esta meta, debemos construir una cultura sobre la base de la integridad, la transparencia
y la franqueza. En nuestra empresa hemos construido esta cultura por años y hemos realizado mejoras constantes cada día, incluidas las
mejoras que se están llevando a cabo a nuestro Programa mundial de cumplimiento.
El Código de conducta y ética empresarial constituye la base de nuestro Programa de cumplimiento y de nuestro compromiso con la
integridad. Dicho Código abarca la integridad y la ética de Regal en todo el mundo. Proporciona pautas para la conducta empresarial
que nos ayudan a tomar decisiones éticas acordes con nuestros valores, iniciativas y objetivos estratégicos. Cabe destacar que no brinda
una guía para saber cómo actuar en cada situación que pueda surgir. Siempre corresponde que cada uno de nosotros aplique el sentido
común y pida ayuda cuando no quede claro qué medidas adecuadas se deben tomar. Frecuentemente tenemos preguntas e inquietudes y,
a menudo, lo correcto es solicitar ayuda. Contamos con numerosas fuentes para obtener ayuda: los gerentes, los especialistas en el área,
la Oficina de ética y cumplimiento o la Línea de alerta de integridad. Si en algún momento tiene una inquietud o sospecha sobre prácticas
empresariales ilegales o poco éticas, infórmelas utilizando uno de los mecanismos de comunicación que se mencionan en este Código.
Si informa una inquietud de buena fe, nadie podrá tomar represalias en su contra y puede estar seguro de que tendrá todo el apoyo de la
empresa. De hecho, están terminantemente prohibidos los castigos y las represalias contra cualquier persona que informe de buena fe o
participe de investigaciones.
La integridad no es una propuesta ocasional. En un entorno empresarial mundial cada vez más complejo y dinámico, nuestro compromiso
con la integridad debe ser firme y constante. La integridad de una empresa la construye la organización en su totalidad, día a día y a lo
largo de los años, y las actividades inadecuadas o ilícitas de aunque sea un solo empleado pueden impactar de manera negativa en todos
nosotros. Deseamos que nos conozcan en todo el mundo por pertenecer a una organización comprometida con la integridad en todos los
aspectos de nuestro negocio, incluso cuando tomar decisiones éticas difíciles implique rechazar un trato o se dé una pérdida a corto plazo.
A la larga, nuestra reputación y nuestro negocio dependen de que cada uno de nosotros cumpla el Código y siempre actúe con integridad
con el fin de generar un entorno de comunicación abierta, trabajo en equipo y responsabilidad individual.
Todos podemos estar orgullosos de la reputación y el éxito comercial que hemos construido en Regal. Es esencial para nuestro éxito
mantener el compromiso constante con las pautas del Código y nuestros valores.
Gracias por todo lo que hacen para engrandecer nuestra empresa.
Presidente y director ejecutivo
Transformamos la energía en movimiento
para contribuir a que el mundo funcione
de manera más eficiente.
- OBJETIVO COMERCIAL
Código de conducta 2012
1
Introducción
La esencia de la grandeza...
Nuestros valores fundamentales
Integridad
Somos una empresa honesta, digna de confianza, sincera, transparente y justa.
Gran cantidad de energía
Nuestra cultura promueve una sólida ética de trabajo con equipos muy enérgicos
que fomentan una cultura de inclusión y respeto para todos.
Desempeño
Se espera que todos trabajen y nuestros accionistas cuentan con que nosotros
llevemos a cabo, cumplamos con los compromisos y mejoremos constantemente.
Las iniciativas de nuestra empresa
Atención al cliente
Nuestro futuro depende del éxito de nuestros clientes. Entablaremos relaciones
más estrechas con nuestros clientes, escucharemos de manera activa sus opiniones
y responderemos con sentido de urgencia.
Globalización
Deseamos globalizarnos por tres motivos. En primer lugar, queremos participar en los mercados
con alta tasa de crecimiento de todo el mundo. En segundo lugar, la mayoría de nuestros clientes son
internacionales y queremos servirles en el lugar donde hacen negocios. Por último, deseamos utilizar
nuestras capacidades mundiales para buscar el mejor talento y mantenernos competitivos a nivel mundial.
Innovación
Construiremos el futuro de la empresa sobre productos nuevos y necesarios.
Si bien aceptamos que una mentalidad de innovación trae aparejado un cierto grado
de riesgo, nos comprometemos a invertir en productos nuevos, tecnologías y procesos
que produzcan valor real para los clientes.
Sostenibilidad
La sostenibilidad a largo plazo de nuestra empresa requiere no sólo de un crecimiento
continuo y productividad, sino también que asumamos la responsabilidad personal por el
impacto a nuestro planeta y por el trato justo de las personas que contratamos.
Simplificación
La complejidad representa una desventaja grave en el negocio. Apuntamos a simplificar cada aspecto
de nuestras operaciones para eliminar las complejidades con el fin de incrementar la velocidad,
mejorar la flexibilidad y reducir los gastos.
2
Código de conducta 2012
Introducción
Objetivo
Todos los empleados y representantes de Regal podemos influir en la reputación de la empresa a través de nuestros
comportamiento y decisiones a nivel comercial. Este Código está pensado para ayudar a garantizar que nuestras
decisiones y acciones sean coherentes con los valores fundamentales en todas nuestras actividades. Debemos
alcanzar los estándares más altos de comportamiento ético, cumplir todas las leyes y normas pertinentes en su
totalidad y evitar el comportamiento inadecuado, ilícito o poco ético.
El presente Código de conducta y ética empresarial y las políticas que se describen o se mencionan en el mismo
no constituyen un contrato. Sólo son declaraciones de las obligaciones de los empleados, los directores y los
representantes de Regal.
Espíritu del Código
El Código proporciona información y principios básicos sobre áreas clave que le permitirán reconocer y responder
a cuestiones éticas y relacionadas al cumplimiento en el trabajo, de manera coherente con nuestro compromiso con
los estándares más altos. El Código no puede abarcar todas las cuestiones posibles. Por este motivo, además de
familiarizarse con el Código, usted debe:
4 Ser sincero y honesto.
4 Usar el sentido común y un buen criterio. ¿Su decisión o acción protegen la reputación de Regal?
4 R
ealizar la prueba en Internet. Si no desea ver su acción publicada en Internet o en los medios de
comunicación, entonces no la haga.
4 Ante la duda, ¡pregunte! Use los recursos y las fuentes disponibles que le ayudarán a hacer lo correcto.
¿Para quiénes rige este Código?
4 Nuestros directivos, ejecutivos y empleados (mencionados en forma conjunta como "nuestros empleados").
4 N
uestras filiales: las entidades sobre las cuales tenemos derecho a ejercer control por posesión de derecho a
voto, por contrato o de otro modo, deben adoptar y cumplir este Código y demás políticas pertinentes.
4 T
oda persona que cumpla la función de representante nuestro: los empleados que contratan o trabajan con
terceros y cuyo rol puede implicar representar a Regal deben:
q Proporcionar al representante información necesaria e instrucción sobre nuestras políticas éticas y de
cumplimiento pertinentes.
q Cuando corresponda, obtener el acuerdo del representante para cumplir con nuestras políticas éticas y de
cumplimiento pertinentes.
q Tomar medidas correctivas adecuadas, incluida la extinción de un contrato, cuando un representante no
cumpla los requisitos de nuestras políticas éticas y de cumplimiento.
Código de conducta 2012
3
Introducción
Cumplimiento de los requisitos legales en general
Los empleados y representantes de Regal deben cumplir todos los requisitos legales correspondientes. Esto significa
que usted debe:
3 Obedecer siempre todos los requisitos legales correspondientes.
3 No facilitar intencionalmente conductas ilícitas o fraude llevados a cabo por otros, independientemente de lo
que establezcan las normas locales.
3 C
omprender los requisitos legales que se aplican en su trabajo mediante el uso de fuentes adecuadas, incluido
el Departamento de asuntos legales. No todos los requisitos legales se estipulan en el Código o en nuestras
políticas.
3 Seguir los consejos del Departamento de asuntos legales.
3 C
uando existen requisitos legales en conflicto en una situación dada (por ejemplo, se pueden aplicar las normas
de dos jurisdicciones y son diferentes), consultar y cumplir las directivas del Departamento de asuntos legales.
Sus responsabilidades
Sus responsabilidades son:
3 Cumplir los requisitos legales y éticos (ver las páginas anteriores).
3 Leer y comprender el Código.
3 C
onocer y comprender los requisitos de nuestras políticas que se aplican en su trabajo, ya sea que se
establezcan en este Código o estén estipulados en otras políticas o instrucciones.
3 Consultar con su gerente u otras fuentes de la empresa sobre preguntas o dudas que tenga sobre las políticas.
3 I nformar de inmediato, usando los medios descritos en el Código, las inquietudes sobre infracciones potenciales
a la ley o la política de la empresa y buscar una solución.
3 Cooperar en investigaciones de inquietudes éticas o sobre cumplimiento.
3 R
econocer periódicamente que comprende este Código y su obligación de cumplirlo, incluida la obligación de
informar infracciones reales o presuntas a la ley o a dicho Código.
Si es supervisor, líder de equipos o gerente, usted debe:
3 T
omar medidas adecuadas para notificar y capacitar a aquellas personas que estén bajo sus órdenes sobre las
políticas correspondientes con su trabajo.
3 Tomar medidas para prevenir las infracciones a la ley y nuestras políticas.
3 Tomar medidas preventivas para detectar las infracciones a la ley y nuestras políticas.
3 C
rear un clima en el cual las personas que están bajo sus órdenes comprendan que únicamente se tolera el
comportamiento ético y obediente.
3 C
rear un clima que garantice que las personas que están bajo sus órdenes se sientan cómodas al informar sus
inquietudes de buena fe sobre el cumplimiento.
3 G
arantizar que se eviten las represalias o la intimidación a aquellas personas que están bajo sus órdenes y que
informan una inquietud de buena fe o participan de una investigación.
4
Código de conducta 2012
Introducción
3 T
omar medidas de inmediato para garantizar que se investigue o resuelva de manera adecuada toda inquietud
que le informen. Para obtener orientación sobre cómo investigar un hecho que le remitieron o para obtener
asistencia para determinar si debe remitirlo a otra persona u organización para su investigación, contáctese con
su gerente, el Departamento de asuntos legales, la Oficina de ética y cumplimiento o un especialista en el área.
3 I nformar todas las cuestiones o inquietudes a su supervisor, líder de equipos o gerente o mediante uno de los
medios de presentación de informes que se mencionan a continuación.
Cómo informar inquietudes sobre el cumplimiento
Comúnmente, la mejor medida que se puede tomar cuando tiene una inquietud sobre el cumplimiento es informarla
a su supervisor directo, líder de equipo o gerente, ya que ellos seguramente están en condiciones de resolver la
inquietud. Sin embargo, tiene varias opciones para informar su inquietud y puede utilizar la que prefiera. Puede
informar su inquietud a:
3 una persona de la gerencia que le siga jerárquicamente a su supervisor directo, líder de equipo o gerente;
3 un gerente o especialista en el área (por ejemplo, Recursos Humanos, Asuntos legales, Finanzas, Contabilidad);
3 el Departamento de asuntos legales;
3 la Oficina de ética y cumplimiento;
3 el Comité de auditoría de nuestra Junta directiva.
Línea de alerta de integridad: disponible las 24 horas, los siete días de la semana
Teléfono: Números de la Línea de alerta de integridad, se lo guiará a nuestro proveedor de servicio, NavEx Global (ex Global
Compliance). Se responderá su llamada en su idioma o un traductor estará a su disposición enseguida para ayudarlo a hacer sus
preguntas o informar sus inquietudes. Encontrará la información sobre discado específica para cada país en la última página del Código.
Portal de Internet: (externo) Línea de alerta de integridad, usted completará un formulario en línea y podrá elegir el idioma en el que le
gustaría hacerlo.
En los EE. UU. y lugares no pertenecientes a la Unión Europea: www.regalbeloitintegrity.alertline.com
En la Unión Europea (excepto España/Portugal): www.regalbeloitEUintegrity.alertline.com
En España/Portugal: www.regalbeloitSPintegrity.alertline.com
Otros métodos para presentar informes
Teléfono
Dentro de los EE. UU.: 608-361-7416 directamente o 800-833-7901, pregunte por la Oficina de ética
y cumplimiento (Ethics and Compliance Office)
Fuera de los EE. UU.: 608-364-8800, pregunte por la Oficina de ética y cumplimiento
Dirección postal
Ethics and Compliance/Regal-Beloit Corporation
200 State St, Beloit, WI 53511 EE. UU.
Correo electrónico [email protected]
Fax1.608.364.8817
También puede informar su inquietud al Comité de auditoría de la Junta directiva:
Audit Committee Chairperson/Board of Directors
Regal-Beloit Corporation
200 State Street, Beloit WI 53511 EE. UU.
Código de conducta 2012
5
Introducción
Cómo se maneja el informe de sus inquietudes sobre el cumplimiento
Anonimato: puede informar una inquietud sobre el cumplimiento en forma anónima. Tenga en cuenta que si informa
una inquietud en forma anónima, el representante de la empresa involucrado en la resolución de la inquietud no
podrá debatir con usted sobre dicha inquietud o sobre la investigación o los hallazgos.
Privacidad: si no presenta un informe en forma anónima, se darán a conocer su identidad y la información que
proporcionó únicamente si es necesario para resolver la inquietud.
Represalias: están terminantemente prohibidas las represalias, incluida la intimidación, en contra de cualquier
persona que informe de buena fe una inquietud sobre el cumplimiento o que contribuya a su resolución. La
represalia puede ser la causa de la aplicación de medidas disciplinarias, entre las que se incluyen el cese de la
relación laboral.
Proceso de investigación: un gerente apto, especialista en el área o equipo de auditoría investigará cada inquietud
que se informe. A partir de la investigación se sacarán conclusiones y se obtendrán recomendaciones de medidas
correctivas para que los gerentes correspondientes implementen según corresponda. La persona que informa la
inquietud será informada sobre las acciones tomadas, cuando sea posible.
Infracciones
Las infracciones a este Código y a nuestras políticas pueden traer como consecuencia la aplicación de medidas
disciplinarias, entre las que se incluyen el cese de la relación laboral. Algunas de las conductas que pueden
ocasionar la aplicación de dichas medidas son:
3 Infringir una política de la empresa.
3 Ordenar o solicitar a otros que infrinjan las políticas de la empresa.
3 No dar a conocer de inmediato una infracción real o presunta a la ley o una política de la empresa.
3 N
o cooperar en una investigación de la empresa sobre una infracción potencial a la política de cumplimiento.
Esto implica ocultar información a un representante de Regal que lleva a cabo la investigación o brindar
información falsa o engañosa o que no sea completamente verídica.
3 T
omar represalia, o incluso intimidar, contra un empleado que informe una inquietud o coopere con una
investigación.
3 E
n el caso de los líderes, no demostrar una conducta de liderazgo adecuada al implementar y mantener un
clima que promueva el comportamiento ético y obediente y fomente la presentación de informes y resolución
de inquietudes sobre cuestiones éticas y de cumplimiento.
Usted y Regal pueden quedar sujetos a encarcelamiento, sanciones penales y daños civiles por infringir la ley y
nuestras políticas. Puede que nosotros no podamos o decidamos no representarlo o defenderlo por estas posibles
sanciones si infringió una política de la empresa.
6
Código de conducta 2012
Declaración de políticas
Nuestro lugar de trabajo
Prácticas laborales justas - página 8
Un lugar de trabajo sin drogas - página 9
Un lugar de trabajo sin violencia - página 10
Gestión de crisis y seguridad - página 11
Seguridad, salud y medio ambiente - página 12
Código de conducta 2012
7
Declaración de políticas
Nuestro lugar de trabajo
Prácticas laborales justas
Valoramos y respetamos la diversidad de nuestros empleados, ejecutivos, directores, proveedores, clientes y
comunidades. Trabajamos día a día para crear una atmósfera en la cual cada uno de nuestros empleados sepa
que se lo valora como individuo y se lo trata con dignidad y respeto.
Somos empleadores que brindan igualdad de oportunidades y contratamos y promovemos a personas cualificadas
sin discriminarlas (tratar a una persona de manera menos o más favorable) por su raza, color, religión, sexo,
orientación sexual, estado civil, edad, nacionalidad, discapacidad, condición militar o de veterano. Esto se aplica
en todos los aspectos de la relación laboral, a saber: selección de personal, contratación, capacitación y desarrollo,
indemnización, traslado, ascenso, medidas disciplinarias o despido.
Nos comprometemos a cumplir las leyes laborales y de empleo correspondientes, incluidas aquellas concernientes
a la libertad de asociación; privacidad; convenios laborales; inmigración; horarios de trabajo; sueldo y pago por
hora; trabajo forzado, obligatorio e infantil; discriminación y acoso laboral. Nos esforzamos por garantizar que los
empleados y demás personas que trabajan en nuestro nombre traten a los colegas con respeto, es decir, de manera
justa, profesional y con honestidad.
Nos comprometemos a mantener un lugar de trabajo sin acoso físico, sicológico, verbal y no verbal, incluido el acoso
sexual. Se encuentran terminantemente prohibidas para cualquier persona todas las formas de acoso, incluido el
acoso a nuestro personal por parte de un cliente, proveedor, visitante y demás personas o empresas. De manera
inmediata e imparcial investigaremos cualquier denuncia de acoso.
El acoso es una conducta relacionada con la raza, sexo, color, religión, nacionalidad, edad, orientación sexual,
estado civil, condición de veterano, discapacidad u otras características de una persona que son ajenas al trabajo.
Dicha conducta crea un entorno laboral intimidante, hostil u ofensivo o interfiere de manera irrazonable en el
desempeño laboral de un empleado.
C
Sí:
Tomar decisiones sobre la contratación según las
capacidades laborales y méritos, es decir destrezas
relacionadas con el trabajo, desempeño, valores, liderazgo
y otros criterios similares
Tomar todas las decisiones sobre la contratación sin tener
en cuenta raza, sexo, color, religión, nacionalidad, edad,
orientación sexual, estado civil, condición de veterano,
discapacidad u otra característica ajena al trabajo
Respetar los derechos de privacidad de los empleados
manejando su información personal de acuerdo con las
leyes pertinentes
No:
Discriminar al tomar decisiones relacionadas con la
contratación
Contar chistes o mostrar material que se burlen u ofendan a
un individuo de una raza, sexo, orientación sexual, religión,
edad, discapacidad o grupo étnico en particular
Hacer insinuaciones sexuales no deseadas
Revelar información laboral a una persona que no tiene la
autoridad ni la necesidad comercial de conocerla, o sin el
consentimiento del sujeto de la información
Informar de inmediato casos reales o presuntos de
discriminación o acoso
Tomar represalias en contra de un empleado o intimidarlo
por informar de buena fe una infracción potencial a la ley o
a la política de la empresa
Cumplir las leyes laborales pertinentes, incluidas las leyes
que contemplan los sueldos, trabajo infantil, horarios de
trabajo
Negarse a trabajar con una persona por su sexo, raza,
orientación sexual, religión, edad, discapacidad o
grupo étnico
Participar de la capacitación para la prevención del acoso
que proporciona la empresa
8
D
Código de conducta 2012
Declaración de políticas
Nuestro lugar de trabajo
Un lugar de trabajo sin drogas
No toleramos el consumo de drogas o alcohol, ya sea que la persona se encuentre trabajando o no, de manera tal
que impacte negativamente la seguridad y el éxito de nuestro negocio. No permitimos la posesión ni el consumo
de alcohol o drogas ilícitas durante el horario de trabajo, ni siquiera en los periodos de descanso y de almuerzo,
a excepción de los acontecimientos especiales en los cuales un ejecutivo de la empresa autorice con anticipación
la posesión o el consumo de alcohol. La posesión, consumo, compra, traspaso o venta de drogas o sustancias
controladas para las cuales no se cuenta con autorización médica, válida y documentada es motivo de toma
inmediata de medidas disciplinarias.
C
Sí:
Revelarle a su gerente o al personal correspondiente de
Regal si está tomando sustancias que impactarán de
manera negativa en su capacidad para desempeñar su
trabajo, incluso si consume una sustancia legal
D
No:
Ingresar a ninguna de las instalaciones de la empresa
bajo los efectos del alcohol o drogas ilícitas
Consumir alcohol durante el horario de trabajo, a excepción
de los acontecimientos especiales de la empresa en los
cuales un ejecutivo autorice con anticipación la posesión
o el consumo de alcohol, o trabajar bajo los efectos del
alcohol
Poseer drogas ilícitas o lícitas para las que no cuenta con
el derecho legal de posesión mientras se encuentra en las
instalaciones de la empresa o está trabajando
Consumir drogas ilícitas
Consumir drogas lícitas de manera ilegal
Vender o distribuir drogas ilícitas o lícitas de manera
ilegal, dentro o fuera de las instalaciones de la empresa,
ya sea que esté trabajando o no
Consumir alcohol o drogas fuera del horario de trabajo de
manera tal que impacte negativamente en la capacidad
para hacer su trabajo
Código de conducta 2012
9
Declaración de políticas
Nuestro lugar de trabajo
Un lugar de trabajo sin violencia
No toleramos la violencia. La violencia implica hacer daño físico a otra persona, empujarla de manera brusca o no
tan brusca, intimidarla, coaccionarla, blandir armas y hablar o amenazar con hacer estas acciones. Ninguna persona
que esté relacionada con la empresa (empleados y contratistas, proveedores, clientes o personas no pertenecientes a
la empresa y que tengan contacto con la misma) debe sentirse amenazada con palabras o conductas de ninguno de
nuestros empleados o representantes. La violencia también implica actos o amenazas de violencia a la empresa o su
propiedad.
Se prohíbe la posesión de armas en las instalaciones de la empresa, incluso en vehículos personales, o mientras se
participa en actividades comerciales de la empresa aunque lo permitan las leyes locales. Ejemplos de armas son:
armas de fuego, cuchillos, explosivos o cualquier otro elemento que potencialmente pueda ocasionar daño.
C
Sí:
Informar de inmediato cualquier amenaza de violencia o si
tiene algún motivo para creer que se puede ocasionar un
hecho de violencia en el lugar de trabajo
Como supervisor, líder de equipo o gerente que recibe
un informe de posibles hechos de violencia en el lugar
de trabajo, tomar medidas de inmediato para proteger
las personas o la propiedad que hayan sido amenazadas
y garantizar que se investigue y resuelva la inquietud
informada
10
Código de conducta 2012
D
No:
Participar de hechos de violencia en el lugar de trabajo,
incluidas las amenazas de violencia
Llevar o portar armas de ningún tipo en las instalaciones
de la empresa o tenerlas en vehículos pertenecientes a la
empresa en horario de trabajo, incluso si cuenta con un
permiso legal para portar armas
Declaración de políticas
Nuestro lugar de trabajo
Gestión de crisis y seguridad
En el entorno mundial actual, donde son frecuentes las amenazas terroristas y el riesgo de violencia terrorista
y de otros hechos delictivos, es fundamental que mantengamos y ajustemos rutinariamente nuestros planes para
proteger la seguridad de nuestra gente, lugares de trabajo, información, sistemas de información y continuidad de
los negocios. Los empleados deben cumplir dichos planes y tomar todas las medidas de precaución posibles para
evitar hacer negocios con terroristas o aquellas personas que respaldan el terrorismo o demás acciones de violencia.
C
Sí:
D
No:
Implementar planes para proteger la seguridad de nuestra
gente, instalaciones, información, sistemas de información
y continuidad del negocio
Ceder el control de computadoras portátiles y otros
sistemas de información a cualquier persona ajena a la
empresa
Informar sobre fallas en la seguridad a su supervisor, líder
de equipo o gerente y permanecer alerta de comportamientos
o personas sospechosos
Permitir el acceso a nuestras instalaciones a cualquier
persona que no tenga un objetivo justificado relacionado
con la empresa y que no cumpla los procedimientos
de acceso de visitas
Participar en la planificación de emergencia y los
simulacros de emergencia en nuestras instalaciones
Cumplir las reglas de acceso, ingreso y salida de nuestras
instalaciones
Hacer negocios con un cliente, proveedor, consultor
o agente sin realizar una investigación adecuada de
antecedentes
Cumplir los reglamentos de inmigración mundiales al viajar,
y obtener las visas correspondientes
Cumplir las políticas y los procedimientos relacionados con
los viajes
Consultar con su médico antes de hacer un viaje
internacional en representación de la empresa para
asegurarse de que ha recibido las vacunas y los
medicamentos adecuados
Llevar a cabo verificaciones adecuadas de antecedentes para
contrataciones o contratistas nuevos
Mantener los planes de continuidad del negocio
Investigar los antecedentes de clientes, proveedores,
consultores y agentes, comparándolos con las listas
de vigilancia terrorista y desempeñar otras diligencias
debidas según lo requiere nuestro programa en contra de la
corrupción
Mantener el control y la seguridad de los materiales
peligrosos
Cumplir los reglamentos y las normas de seguridad de la
Alianza de aduanas y comercio contra el terrorismo (C-TPAT,
por sus siglas en inglés)
Código de conducta 2012
11
Declaración de políticas
Nuestro lugar de trabajo
Seguridad, salud y medio ambiente
Nos esforzamos por brindar un entorno laboral seguro y saludable para nuestros empleados. Nos comprometemos a
superarnos en todos los requisitos legales y ambientales correspondientes y llevar a cabo nuestras operaciones
de manera tal que se minimice el impacto ambiental. Esto se aplica para todas nuestras actividades, no sólo en el
manejo de desechos y emisiones, sino en todo lo que hacemos. También implica utilizar los recursos de manera
eficiente, reciclar según sea adecuado y operar todas las instalaciones y oficinas de acuerdo con las leyes y nuestras
políticas.
C
Sí:
No:
Cumplir plenamente las leyes ambientales
correspondientes, los reglamentos y las políticas,
incluidas nuestras Políticas de responsabilidad social y
sostenibilidad del medio ambiente
Exponerse ni exponer intencionalmente a un compañero
de trabajo, cliente, proveedor, contratista o consultor a
una situación que represente riesgos significativos para la
seguridad física
Mantener un entorno laboral seguro y evitar las lesiones en
el lugar de trabajo
Participar de actividades poco seguras o permitir
condiciones no aptas para la seguridad
Evaluar y abordar cualquier riesgo de cumplimiento antes
de continuar con una oportunidad o iniciativa de negocio
propuesta
No usar equipos de protección personal cuando se
requieren
Eliminar de nuestras instalaciones y actividades
comerciales los riesgos relacionados con la seguridad, el
medio ambiente y la salud
En la medida de lo posible, disminuir el uso de materiales
tóxicos y peligrosos en nuestros procesos y actividades,
ahorrar energía y agua, reciclar materiales
Informar de inmediato cualquier inquietud sobre la
seguridad, la salud o el medio ambiente al gerente
correspondiente o al Departamento de salud, seguridad,
medio ambiente y sostenibilidad, al Departamento de
recursos humanos o al Departamento de asuntos legales
Abordar y resolver todas las cuestiones legales de
cumplimiento que se identifican
Usar cinturones de seguridad en todos los vehículos de la
empresa
Comprender y cumplir la Política de responsabilidad
social de la empresa así como también su Política de
sostenibilidad del medio ambiente
12
D
Código de conducta 2012
Comprar, recibir o usar sustancias químicas no autorizadas
o sin clasificar
No corregir ni tomar medidas para hacer corregir un riesgo
relacionado con la seguridad luego de descubrirlo
No reparar de inmediato las salidas de emergencia o para
casos de incendio que estén bloqueadas
Obstruir el acceso a los equipos de protección contra
incendios
Conducir de manera insegura (para obtener mayor
asistencia, consulte los manuales para conductores de
gobiernos locales y las leyes de seguridad y manejo de
vehículos)
No cumplir los procedimientos eléctricos o de
bloqueo y etiquetado
No cumplir nuestras políticas de gestión, envío, transporte,
importación/exportación y desecho de materiales y
sustancias químicas peligrosos
Declaración de políticas
Nuestros productos
Calidad y seguridad de los productos - página 14
Código de conducta 2012
13
Declaración de políticas
Nuestros productos
Calidad y seguridad de los productos
Nos esforzamos por hacer productos seguros para los usuarios y para el medio ambiente cuando se utilizan según lo
previsto.
Nuestros productos cumplen o se superan en los requisitos legales y normativos correspondientes que determinan la
seguridad y la clasificación de productos.
C
Sí:
Garantizar que las consideraciones y el análisis
legal adecuado sobre el medio ambiente, la salud
y la seguridad se incluyan de inmediato en los
esfuerzos de desarrollo de cualquier producto según
lo dispuesto en el Proceso de desarrollo de productos
nuevos de la empresa
Informar sus inquietudes sobre la seguridad de los
productos al Departamento de asuntos legales o al
Consejo de seguridad de los productos para que las
evalúen y lleguen a una resolución
Hacer referencia de inmediato a informes de
inquietudes sobre la seguridad de los productos
provenientes de fuentes ajenas a la empresa al
Departamento de asuntos legales para su evaluación
y resolución
14
Código de conducta 2012
D
No:
No responder de inmediato a informes de inquietudes
sobre la seguridad, la salud y el medio ambiente
relacionadas con nuestros productos
Presentar y vender productos nuevos en el mercado
que presenten riesgos irrazonables al medio
ambiente, la salud y la seguridad o que representen
responsabilidad legal o daños mayores irrazonables
a nuestra reputación
Declaración de políticas
Nuestras relaciones comerciales
Regalos, favores, agasajos - página 16
Relaciones con los proveedores - página 19
Relaciones con los clientes - página 20
Competencia leal - página 21
Controles de comercio internacional - página 24
Prevención del lavado de dinero - página 26
Programa en contra de la corrupción - página 27
Código de conducta 2012
15
Declaración de políticas
Nuestras relaciones comerciales
Regalos, favores, agasajos
Regalos, favores, agasajos: información general
La compra y venta de productos y servicios que efectúa Regal siempre debe estar libre de toda percepción de que
Regal o cualquiera de sus empleados o representantes buscó, recibió o brindó un trato preferencial a cambio de
proporcionar o recibir regalos, favores o agasajos.
Relaciones con los clientes
El objetivo de los regalos, favores y agasajos en un entorno comercial o industrial es el de entablar relaciones
laborales sólidas y de buena fe. Nunca se considera aceptable ofrecer, prometer o dar regalos, favores, agasajos,
pagos u otra gratificación para obtener ventajas en ninguna situación. En caso de llevar a cabo dichas acciones,
usted y Regal se pueden exponer a posibles acciones penales. No se permiten regalos, favores o agasajos si los
prohíben la ley o las normas, si los prohíben las políticas conocidas por el empleador del destinatario previsto, si
tienen el objetivo de influir inadecuadamente, o aparentan influir de manera inadecuada, al destinatario previsto,
o si desprestigiarían al destinatario o la empresa. Se prohíben dichos regalos en todas las situaciones comerciales,
en cualquier parte del mundo, con cualquier individuo, empresa privada o gobierno. Todo soborno, coima o demás
pagos inadecuados constituyen una infracción a nuestra política.
Atenciones comerciales a personas pertenecientes al gobierno
Independientemente del lugar donde se realice la actividad, nuestra política consiste en cumplir rigurosamente
las leyes correspondientes, de los EE. UU. y extranjeras, que rigen la aceptación por parte de empleados o
representantes del gobierno de agasajos, comidas, regalos, gratificaciones, comisiones u objetos de valor. A
menos que el Departamento de asuntos legales lo autorice con anticipación, se prohíbe a nuestros empleados y
representantes que otorguen algo de valor a empleados o representantes del gobierno.
Atenciones comerciales a personas que no pertenecen al gobierno
Comidas, refrescos, agasajos y otras atenciones comerciales
Se considera aceptable que nuestros empleados proporcionen comidas, refrescos, agasajos y otras
atenciones comerciales de un valor razonable a personas que no pertenecen al gobierno en respaldo de
actividades comerciales válidas, siempre y cuando:
16
3
L a práctica no infrinja ninguna ley, regla o norma de conducta de la organización del destinatario.
El oferente tiene la responsabilidad de preguntar sobre las prohibiciones o limitaciones de la
organización del destinatario antes de ofrecer cualquier atención comercial.
3
L a atención comercial debe ser coherente con las prácticas del mercado, de naturaleza poco
frecuente y no debe ser lujosa o extravagante. Si bien es difícil definir “lujosa o extravagante”
con una cantidad específica de dinero, se debería determinar de manera coherente con las
prácticas razonables del mercado, usando el sentido común. La empresa hace negocios en
diversos mercados. Antes de ofrecer o brindar una atención comercial a un cliente, el empleado o
representante de la empresa deberán consultar y obtener orientación, o realizar un acuerdo previo
con el director de ventas o marketing de la empresa, el gerente general o vicepresidente con
respecto a lo que es adecuado para el mercado correspondiente.
Código de conducta 2012
Declaración de políticas
Nuestras relaciones comerciales
Regalos
Nuestros empleados y representantes no deben ofrecer o dar regalos materiales (incluidas entradas a
eventos deportivos, recreativos o demás eventos) que tengan un valor de mercado de $100 (dólares
estadounidenses) o más, a una persona o entidad con la que la empresa hace o tiene planes de hacer
negocios, a menos que lo autorice específicamente el vicepresidente comercial o funcional de la
empresa. Nunca se consideran adecuados los regalos de dinero en efectivo o equivalentes al efectivo.
Sin embargo, no se prohíben las donaciones adecuadas a las organizaciones benéficas autorizadas por
los ejecutivos de la empresa.
Atenciones comerciales de proveedores, proveedores de servicios, clientes y otros
Nuestros empleados no deben aceptar atenciones comerciales que constituyan o se puedan considerar que
constituyen incentivos comerciales desleales o que infrinjan la ley, las normas o nuestras políticas, o que
desprestigien o impacten de manera negativa en nuestra reputación. Con el fin de respetar esta norma, nuestros
empleados no deben aceptar regalos, favores o comidas de ningún tipo, a excepción de lo siguiente:
3 Un artículo promocional de valor nominal (valor nominal significa un total de $25 (dólares estadounidenses)
o un precio menor) que se otorga de manera aislada, es decir, no como parte de un patrón;
3 U
n artículo adecuado de valor nominal que se recibe en un país cuya costumbre local es dar regalos a los
clientes en ocasiones especiales y donde el regalo no infringe las leyes o normas correspondientes
o las políticas de la parte que da el regalo;
3 C
omidas o servicios comerciales razonables y tradicionales (por ej., café, rosquillas, traslado de instalaciones
locales a otras) que se reciben con motivo de una reunión empresarial en la localidad de un proveedor
o proveedor de servicios. No se permite el traslado en el avión de un tercero, a menos que se obtenga una
autorización previa del vicepresidente responsable de la empresa;
3 B
eneficios o descuentos promocionales (por ej., millas de viajero frecuente) que ofrecen empresas de
transporte, hoteles, agencias de alquiler de automóviles y restaurantes siempre y cuando se ofrezcan
de igual manera a los viajeros en general y no se hagan arreglos específicamente para conseguir los
beneficios cuando resultarán en mayores costos para la empresa;
3 C
on la autorización expresa del vicepresidente responsable de negocios o funcional, o en el caso de un
vicepresidente, con la autorización expresa de su gerente.
Código de conducta 2012
17
Declaración de políticas
Nuestras relaciones comerciales
Regalos, favores, agasajos (continuación)
C
Sí:
Antes de ofrecer o dar un regalo, agasajo o reembolso de
viaje de cualquier tipo, comprender los requisitos legales
correspondientes, las reglas del destinatario y las políticas
que rigen
Garantizar que todos los negocios y relaciones con los
gobiernos cumplan las leyes y los reglamentos
correspondientes
Asegurarse de informar de manera precisa en los informes
de gastos de viaje y manutención todos los gastos
generados por comidas, agasajos o regalos
Aceptar y dar sólo aquellos regalos que cumplan las
normas descritas en la presente política
Si llega a su vivienda u oficina un regalo que no cumple
los requisitos de esta política, informar el hecho a su
supervisor, líder de equipo o gerente para que se puedan
realizar los arreglos adecuados para devolver o desechar
dicho regalo de manera adecuada
Desconfiar de los sobornos, incluidos los pagos en efectivo,
las coimas, los reembolsos no documentados, los cargos
o los sobresueldos; se encuentra prohibido todo tipo de
sobornos
Elaborar informes detallados de regalos otorgados o
recibidos
D
No:
Ofrecer o dar un regalo o una atención comercial si podría
llegar a aparentar una acción inadecuada
Ofrecer o hacer regalos, favores, invitaciones a comer u
otros pagos o gratificaciones a un funcionario del gobierno;
incluso un pago para realizar tareas administrativas
de rutina puede estar prohibido por leyes locales o
contra el soborno en los EE. UU. y no se debe efectuar
sin autorización previa por escrito del Departamento de
asuntos legales
Contratar representantes externos (representantes de
ventas, distribuidores, consultores, contratistas) cuando
existen indicios de prácticas comerciales inadecuadas,
mala reputación por sobornos, relaciones familiares o
de otro tipo que puedan influir inadecuadamente en las
decisiones del cliente o del gobierno
Hacer, o aceptar que la empresa esté vinculada
incondicionalmente para hacer, pagos de comisiones a
un representante externo con respecto a una transacción
antes de que el cliente de la transacción haya tomado y
anunciado una decisión sobre la selección de proveedores
Aceptar efectuar un pago en un país o a una persona o
firma que no están relacionados con la transacción
Aceptar comisionar cantidades excesivas debido a las
circunstancias
Aportar los fondos o los activos de la empresa o usar
dichos activos con fines políticos sin autorización previa
del Departamento de asuntos legales
18
Código de conducta 2012
Declaración de políticas
Nuestras relaciones comerciales
Relaciones con los proveedores
Tratamos a los proveedores de manera justa y lícita y les permitimos que compitan por nuestros negocios según el
valor que ofrecen a nuestra empresa.
Hacemos negocios sólo con proveedores de confianza. Nuestros proveedores deben tratar a sus empleados de
manera justa, mantener lugares de trabajo seguros, proteger la salud de sus empleados y cumplir todas las leyes
correspondientes, incluidos los reglamentos y las leyes ambientales. El registro y la infraestructura de un proveedor
para cumplir con dichas normas representan criterios fundamentales a la hora de seleccionar nuestros proveedores
como es la diligencia debida.
C
Sí:
Hacer negocios únicamente con proveedores que cumplen
las leyes correspondientes, incluidas aquellas relacionadas
con las prácticas laborales, el medio ambiente, la salud y
la seguridad
Con el fin de ser coherentes con nuestros objetivos
comerciales, proporcionar oportunidades justas de
competencia para que los proveedores cualificados
obtengan una participación en nuestro negocio
Proteger nuestros activos, como nuestra propiedad física y
la información que es de nuestra propiedad sobre los tratos
con los proveedores, y proteger la información que es
propiedad de los proveedores de acuerdo con los convenios
de confidencialidad correspondientes
Consultarle al Departamento de asuntos legales y obtener
su autorización antes de celebrar un contrato con un
proveedor que incluya:
q A
cuerdo de exclusividad: implica un compromiso por
parte del comprador (o vendedor) de un producto o
servicio para tratar con un único vendedor (o comprador)
de dicho producto o servicio; el contrato de suministro
con exclusividad es un acuerdo de exclusividad
q A
cuerdo vinculante: se da cuando una firma acepta
vender un producto o servicio en particular, pero sólo
si el comprador acepta comprar además un segundo
producto o servicio
D
No:
Hacer negocios con un proveedor que aparezca en alguna
lista de vigilancia del gobierno estadounidense
Tomar decisiones para seleccionar un proveedor utilizando
criterios que no sean los de la oferta justa y competitiva,
criterios que apunten a obtener el mejor resultado global
para la empresa
Compartir la información comercial confidencial de un
proveedor con la competencia de dicho proveedor, incluida
la información sobre precios
Ignorar indicios de que un proveedor contrata trabajadores
menores de edad o no cumple otras normas jurídicas
correspondientes respecto de los salarios de los
trabajadores, la seguridad en el lugar de trabajo o la
protección del medio ambiente
Aceptar regalos o favores inadecuados de proveedores o
proveedores potenciales
Celebrar un contrato con un proveedor que controle o
restrinja nuestros precios o términos y condiciones de venta
para nuestros clientes
Decirle a un proveedor el requisito de precio específico
o rango que deben cumplir para participar de nuestro
negocio
q S ociedad, sociedad de riesgo compartido o programa de
desarrollo conjunto
Tener plena conciencia y cumplir los reglamentos
gubernamentales a la hora de comprar suministros o
materiales para cumplir los contratos gubernamentales
Cumplir nuestras políticas para captar o contratar
socios comerciales, proveedores y vendedores
Código de conducta 2012
19
Declaración de políticas
Nuestras relaciones comerciales
Relaciones con los clientes
Tratamos a los clientes de manera justa y lícita y no otorgamos ventajas desleales a un cliente que compite
con otro cliente. No discriminamos en la venta de los mismos productos o servicios entre diferentes
clientes.
Competimos por su relación comercial de manera leal según el valor de nuestros productos y servicios.
C
Sí:
Brindarles a los clientes que participan de un sector del
mercado igualdad de oportunidades para que puedan
acceder a los mismos precios, términos y condiciones de
venta o promociones comerciales
Proteger nuestros activos, como nuestra propiedad física
y la información que es de nuestra propiedad sobre los
tratos con los clientes, y proteger la información que es
propiedad de los clientes de acuerdo con los convenios
correspondientes de confidencialidad
Comprender, si correspondiera, todas las leyes y los
reglamentos de control de exportación de los EE. UU.
Consultarle al Departamento de asuntos legales y obtener
su autorización antes de celebrar un contrato con un cliente
que incluya:
q
Acuerdo de exclusividad: implica un compromiso por
parte del comprador (o vendedor) de un producto o
servicio para tratar con un único vendedor (o comprador)
de dicho producto o servicio; el contrato de suministro
con exclusividad es un acuerdo de exclusividad
q A
cuerdo vinculante: se da cuando una firma acepta
vender un producto o servicio en particular, pero sólo
si el comprador acepta comprar además un segundo
producto o servicio
q S ociedad, sociedad de riesgo compartido o programa de
desarrollo conjunto
20
D
Código de conducta 2012
No:
Hacer negocios con un cliente que aparezca en alguna lista
de vigilancia del gobierno de los Estados Unidos o venderle
a un cliente que se encuentre en un país censurado,
restringido o controlado por el gobierno estadounidense o a
través de un intermediario que se encuentre allí
Presionar o acordar con un cliente sobre los precios que
éste cobrará al vender nuestros productos
Poner fin a la relación con un cliente por discusiones
o acuerdos con otro cliente
Limitar a los clientes a vender nuestros productos sólo a
ciertas personas o entidades o sólo en ciertas regiones
geográficas, sin la consulta y autorización previas del
Departamento de asuntos legales
Celebrar acuerdos que le prohíban a un cliente comprar
productos de algún miembro de la competencia, sin la
consulta y autorización previas del Departamento de
asuntos legales
Compartir la información comercial confidencial de un
cliente con la competencia de dicho cliente
Celebrar un acuerdo con un cliente (incluido cualquier
distribuidor) que de alguna manera controle o restrinja
los precios del cliente al vender nuestros productos
Declaración de políticas
Nuestras relaciones comerciales
Competencia leal
Nuestro compromiso es ganar clientes gracias a la calidad y el valor total de nuestros productos y servicios y no a
través de la creación de desventajas poco leales para nuestra competencia. Es fundamental que nuestros empleados
y representantes eviten incluso aparentar una competencia inadecuada en el mercado.
Las leyes antimonopolios tienen el objetivo de garantizar que se mantenga una competencia enérgica y libre de
colusiones. Las sanciones por infringir dichas leyes implican multas y daños potenciales para la empresa, y grandes
multas y encarcelamiento para los empleados y representantes responsables.
Nos comprometemos a cumplir estrictamente las leyes antimonopolios en todos los países donde operamos y
hacemos negocios. No realizamos acuerdos ni arreglos con la competencia con el fin de disminuir la competencia
enérgica y leal. Determinamos los precios y los términos y condiciones de venta de nuestros productos y servicios de
manera unilateral e independiente.
Las leyes antimonopolios:
3 P
rohíben los acuerdos, ya sean escritos, orales o de otro tipo, que impactan de manera negativa a la
competencia. Incluso ante la ausencia de un acuerdo escrito, se pueden inferir acuerdos ilícitos simplemente
de las circunstancias o las acciones de una empresa o sus empleados;
3 Regulan el comportamiento de las empresas dominantes;
3 E
xigen un análisis previo por parte del gobierno y, en algunos casos, su autorización, para que se lleven a
cabo fusiones, adquisiciones y otras transacciones.
Las leyes antimonopolios son complejas, se pueden aplicar a nivel mundial y pueden funcionar de manera diferente
según las circunstancias. Es esencial que se consulte con anticipación al Departamento de asuntos legales sobre el
desarrollo de nuevas relaciones comerciales para que evalúe la pertinencia de las leyes antimonopolios.
Se encuentran prohibidas las siguientes acciones:
3 F ijación de precios. Se deben alcanzar los precios de manera independiente. Está terminantemente prohibido
llegar a un acuerdo sobre los precios con la competencia. Dicha prohibición abarca, entre otros, los siguientes
tipos de acuerdos: para disminuir o aumentar los precios, para fijar precios razonables, que tienen el objetivo
de evitar la competencia perjudicial, para fijar precios mínimos o máximos o para establecer una fórmula para
calcular precios.
3 D
istribución de territorios. Es decir cualquier acuerdo con la competencia sobre la división o distribución de
territorios en los cuales venderán productos o servicios.
3 D
istribución de clientes. Es decir cualquier acuerdo con la competencia sobre la división o distribución de
clientes a quienes les venderán productos o servicios.
3 D
istribución de líneas de productos. Es decir cualquier acuerdo con la competencia sobre la división o
distribución de las líneas de productos que venderá cada uno.
Código de conducta 2012
21
Declaración de políticas
Nuestras relaciones comerciales
3 C
omunicación con la competencia. Los empleados deben tomar todas las medidas de precaución posibles para
no involucrarse en ningún tipo de comunicación con la competencia sobre los siguientes asuntos delicados y
no involucrarse en una comunicación que pueda incluso parecer inadecuada:
qPrecios
q Distribución de territorios para ventas, clientes o líneas de productos
qOfertas
q Territorios para ventas
q Términos o condiciones de venta
q Producción, capacidad de venta o volumen
q Costos, ganancias o márgenes de ganancias
q Participación en el mercado
q Oferta de productos o servicios
q Métodos de distribución
Si un miembro de la competencia intenta iniciar una comunicación con respecto a estos asuntos, usted debe de
inmediato negarse a continuar con dicha comunicación y decir que la política de la empresa le prohíbe entablar tales
debates. Si estos temas surgen en una reunión u otro tipo de comunicación y el debate no se detiene de inmediato,
usted deberá retirarse de la reunión. Se debe informar dicho incidente de inmediato al Departamento de asuntos
legales.
El hecho de participar o ser miembro de asociaciones comerciales o profesionales a menudo implica contacto
y comunicación con la competencia. Dicha participación requiere una máxima atención a nuestra política de
cumplimiento estricto con la letra y el espíritu de las leyes antimonopolios y evitar el debate de temas delicados
sobre la competencia, que se mencionaron anteriormente, así como también la distribución de territorios, de clientes
y de líneas de productos.
Recabar información sobre la competencia y los productos y servicios de la competencia es un elemento necesario
y habitual de la actividad comercial. Sin embargo, al recabar tal información, no utilizaremos medios inadecuados
tales como el robo o el engaño, y no nos involucraremos en comunicaciones que prohíbe la presente política,
incluidas las comunicaciones que pueden crear una apariencia inadecuada.
22
Código de conducta 2012
Declaración de políticas
Nuestras relaciones comerciales
Competencia leal (continuación)
C
Sí:
Cumplir las leyes y los reglamentos sobre la competencia
Cumplir nuestras políticas y procedimientos relacionados
con el cumplimiento de las leyes sobre la competencia,
incluidas aquellas relativas a la participación en
asociaciones comerciales y profesionales y contactos con la
competencia
Consultarle al Departamento de asuntos legales para
contribuir a reducir los riesgos de no cumplimiento de las
leyes sobre la competencia en la evaluación de posibles
fusiones, adquisiciones, sociedades de riesgo compartido
u otros convenios comerciales que pudieran generar
problemas relacionados con las leyes sobre la competencia
Si un miembro de la competencia es un cliente o proveedor,
al intercambiar información conforme a la relación con el
cliente o el proveedor, garantizar que la información que
usted provea no traiga como consecuencia una disminución
en la competencia leal entre el competidor y la empresa
Si un proveedor es un miembro de la competencia, y
si el Departamento de asuntos legales autorizó los
contactos, restringir los puntos de contacto en las
comunicaciones dirigidas al proveedor y provenientes del
mismo únicamente a aquellos empleados proveedores/
competidores con responsabilidad para abastecer a la
empresa. Los empleados de la empresa involucrados en
la venta de productos con los que compite la empresa no
deberían participar en los contactos con el proveedor/
competidor
Si un cliente es un miembro de la competencia, y si el
Departamento de asuntos legales autorizó los contactos,
restringir los puntos de contacto en las comunicaciones
dirigidas al cliente y provenientes del mismo únicamente
a aquellos empleados de los clientes/competidores con
responsabilidad para comprarle a la empresa. Los demás
empleados de la empresa involucrados en la venta de
productos con los que compite la empresa no deberían
participar en los contactos con el cliente/competidor
Consultarle al Departamento de asuntos legales sobre
los contratos que impliquen una combinación de bienes
y servicios, los acuerdos de compra y venta exclusivos y
las licencias de tecnología que restrinjan la capacidad de
alguna de las partes para competir en el mercado
D
No:
Hablar con un miembro de la competencia sobre:
qPrecios
q Distribución de territorios para ventas, clientes o líneas
de productos
qOfertas
q Territorios para ventas
q Términos o condiciones de venta
q Producción, capacidad de venta o volumen
q Costos, ganancias o márgenes de ganancias
q Participación en el mercado
q Oferta de productos o servicios
q Métodos de distribución
Acordar vender nuestros productos a un precio menor
al costo de producción, a menos que lo autorice el
Departamento de asuntos legales
Proponer o celebrar contratos o acuerdos, ya sea escritos u
orales, expresos o implícitos, formales o informales, con un
miembro de la competencia con respecto a ningún aspecto
de la competencia entre la empresa y el competidor
Utilizar las relaciones con los clientes para motivarlos a
tratar a la competencia de manera desleal
Obtener los secretos comerciales o información confidencial
de un miembro de la competencia por robo, engaño,
distorsión, promesas o amenazas (cuando usted tiene un
motivo para creer que la información se ha obtenido a
través de alguno de estos medios, informe el incidente al
Departamento de asuntos legales)
Reunirse directamente con un empleado de la competencia,
aun cuando el competidor sea un proveedor o cliente, a
menos que lo autorice previamente el Departamento de
asuntos legales
Coordinar, o tomar medidas que aparenten la coordinación
de, cambios de precios con la competencia
Si se realizan ventas en países extranjeros, tener en cuenta
las reglas locales o regionales, tales como las de la Unión
Europea y su coordinación con las leyes estadounidenses
Código de conducta 2012
23
Declaración de políticas
Nuestras relaciones comerciales
Controles de comercio internacional
Todos los países cuentan con requisitos legales específicos que rigen el tráfico de bienes a través de las fronteras. La
totalidad de nuestras actividades comerciales internacionales deben llevarse a cabo con total conciencia y conformes
a las leyes de control comercial pertinentes en los países donde hacemos negocios.
Aquellos empleados involucrados en la exportación o importación de nuestros productos de jurisdicción a
jurisdicción deberán cumplir las leyes correspondientes, incluso:
3 Obtener una autorización adecuada para exportar según corresponda;
3 Establecer la idoneidad de aquellos que recibirán los productos que exporta la empresa;
3 Ejecutar y entregar la documentación requerida que sea oportuna, verídica, precisa y completa;
3 Conservar registros de acuerdo con los requisitos correspondientes.
A través de las leyes de numerosos países se prohíbe o restringe la exportación de algunos productos, tecnología,
software, información y otros elementos. Una exportación se puede llevar a cabo a través de envíos, traslado de
artículos a través de la frontera, transmisiones electrónicas (correos electrónicos, acceso a la web, teléfonos, etc.)
o conversaciones en persona. Conforme a las leyes de los Estados Unidos, se puede realizar una exportación dentro
de los Estados Unidos a través de la divulgación de información técnica, incluso de forma verbal, a un ciudadano no
estadounidense.
Las leyes de los Estados Unidos prohíben a las empresas estadounidenses realizar negocios con ciudadanos,
empresas y representantes de ciertos países. Además, el gobierno estadounidense prohíbe las exportaciones a
ciertos individuos y organizaciones. Otros países pueden contar con leyes y prohibiciones similares.
Las leyes de los Estados Unidos prohíben a las empresas estadounidenses que cooperen con ciertos boicoteos
de otros países y exigen que se informen los casos en que recibieron solicitudes de información o medidas que
respalden dicho boicoteo. Otros países pueden contar con leyes similares.
24
Código de conducta 2012
Declaración de políticas
Nuestras relaciones comerciales
Controles de comercio internacional (continuación)
C
Sí:
Comprender los requisitos legales correspondientes a su
negocio internacional y cumplirlos a la hora de importar y
exportar bienes, tecnología, software y servicios
Garantizar que todos los registros que se proporcionan
a autoridades gubernamentales con relación a nuestras
importaciones y exportaciones sean actuales, precisos y
completos
Solicitar ayuda al Equipo de cumplimiento de comercio
mundial ([email protected]) sobre la
clasificación de exportación de productos, software o
tecnología antes de exportarlos con el fin de determinar si
requieren de una autorización especial
Analizar sus transacciones, cotejándolas con las reglas
correspondientes que restringen las transacciones que
involucran a ciertos países, personas y consumos finales
prohibidos
Analizar a clientes, proveedores y otros socios comerciales
internacionales potenciales, cotejándolos en las listas
correspondientes de vigilancia del gobierno
No cooperar en un boicoteo prohibido conforme con las
leyes estadounidenses o las que correspondan
Consultarle al Equipo de cumplimiento de comercio mundial
([email protected]) si una transacción
implica un conflicto entre la ley estadounidense y las leyes
locales correspondientes o si tiene otras dudas
Aprovechar las oportunidades de capacitación de Regal
sobre los requisitos para la importación y la exportación
D
No:
Vender productos a un cliente, incluso un distribuidor,
que no se muestre dispuesto a brindar respuestas claras
a preguntas sobre el consumo final, consumidores finales,
fechas o lugares de entrega
Vender productos a un cliente cuando hay indicaciones
de que dicho cliente, o el cliente de un cliente o el
consumidor final previsto, está involucrado en el desarrollo
o producción de armas biológicas, químicas o nucleares,
misiles balísticos u otro tipo de tecnología restringida o
controlada
Llevar a cabo transacciones con ciudadanos o
representantes de países que se encuentran sujetos a
sanciones impuestas por el gobierno estadounidense, o
llevar a cabo transacciones con un cliente cuando usted
sabe o existen indicaciones de que dicho cliente pretende
vender a dichos ciudadanos o representantes
Emitir facturas que no reflejen de manera correcta el valor
total, la descripción completa de los bienes y el país de
origen
Transferir bienes entre filiales de distintos países a
precios que no adjudican de manera justa los costos y las
ganancias entre las filiales y que no están aprobados por el
Departamento de impuestos
Proporcionar certificaciones para el Tratado de Libre
Comercio de América del Norte (TLCAN) o programas
similares que ofrecen impuestos preferenciales sin
comprender los requisitos específicos del programa
Comprender que los requisitos de exportación de los
Estados Unidos se aplican en todas las transacciones de
exportación de Regal a escala mundial
Código de conducta 2012
25
Declaración de políticas
Nuestras relaciones comerciales
Prevención del lavado de dinero y corrupción
El lavado de dinero es el intento por parte de individuos u organizaciones de ocultar, o aparentar como legítimas,
las recaudaciones provenientes de sus delitos, tales como terrorismo, narcotráfico, sobornos y fraude. Intentan
ocultar los fondos que obtuvieron de manera inadecuada, utilizándolos para comprar productos tales como los que
vende nuestra empresa. Numerosos países prohíben la realización de transacciones que involucren recaudaciones
provenientes de actividades delictivas.
Nos comprometemos a cumplir las leyes contra el lavado de dinero en todo el mundo. Es esencial tomar medidas
razonables para detectar y evitar las relaciones con clientes potenciales que pongan en peligro a la empresa.
Haremos negocios con clientes que participen de actividades comerciales legítimas y que utilicen fondos obtenidos
por medios legítimos y provenientes de fuentes legítimas.
Ciertos tipos de actividades comerciales pueden hacer que nuestros empleados y representantes tengan que
considerar si se usa a la empresa para lavar dinero o continuar con actividades de soborno o corrupción. A
continuación se presentan algunos ejemplos:
3 I ntento o solicitud por parte de un cliente o cliente potencial de pagar en efectivo, o usando giros bancarios o
cheques de viajero;
3 I ntento o solicitud por parte de un cliente o cliente potencial de pagar a través de un tercero, o intento o
solicitud por parte de un proveedor de que la empresa efectúe un pago a un tercero;
3 Pedidos o compras por parte de un cliente ajenas a sus actividades comerciales habituales;
3 Solicitud de enviar productos a un país que no es aquel de donde deberían provenir los pagos;
3 Transacciones que involucran lugares asociados con el terrorismo, el narcotráfico o el lavado de dinero;
3 I ntento de estructurar el negocio de manera tal que se evadan los requisitos de conservación de registros y
presentación de informes, como por ejemplo transacciones múltiples de efectivo de montos menores al límite
que requiere la presentación de informes a las autoridades;
3 Transacciones excesivamente complejas;
3 C
lientes o representantes de clientes que proporcionan información de identificación falsa o se muestran reacios
a proporcionar información de identificación completa;
3 C
omisiones, bonificaciones, convenios de fondos de contingencia, comisiones de éxito y otros convenios de pago
que superan la tasa normal en dicha área o mercado.
26
Código de conducta 2012
Declaración de políticas
Nuestras relaciones comerciales
Prevención del lavado de dinero y corrupción (continuación)
C
Sí:
Cumplir las leyes y reglamentos correspondientes que
prohíben el lavado de dinero e informar las transacciones
sospechosas y de dinero en efectivo
Informar inquietudes sobre actividades o solicitudes
sospechosas a su gerente, al gerente de finanzas
responsable o al Departamento de asuntos legales
Hacer negocios únicamente con clientes que participen en
actividades comerciales lícitas y que utilicen fondos de
fuentes lícitas
Efectuar pagos de bienes y servicios adquiridos por la
empresa únicamente con cheques, cheques bancarios,
tarjetas de crédito u otros medios de pago autorizados
de la empresa; y efectuar dichos pagos pagaderos a la
persona o la entidad autorizada legalmente para recibir el
pago,
a menos que un gerente de finanzas o el Departamento de
asuntos legales autorice lo contrario
D
No:
Efectuar pagos a un proveedor u otro socio comercial en un
país distinto de donde dicho proveedor o socio comercial
haga negocios o donde haya brindado bienes o servicios
Aceptar pagos de terceros o pagos en efectivo, a menos
que un gerente de finanzas o el Departamento de asuntos
legales los autorice
Satisfacer pedidos de clientes y enviar productos de
manera contraria a los procedimientos estándar de
la empresa, a menos que un gerente de finanzas o el
Departamento de asuntos legales lo autorice
Sobornar o dar coimas o pagos en efectivo
Comprender sus obligaciones como empleado de Regal en
virtud del Programa en contra de la corrupción
Antes de contratar un agente externo, representante,
distribuidor u otro socio comercial, llevar a cabo la debida
diligencia y cumplir la Política y procedimiento de debida
diligencia y contratación de socios comerciales
Programa en contra de la corrupción
Regal está en contra de la corrupción en todas sus formas y no tolera su presencia en nuestros negocios. Existen
leyes en contra de la corrupción en todo el mundo. Dichas leyes, como por ejemplo la Ley estadounidense sobre
prácticas corruptas en el extranjero (FCPA, por sus siglas en inglés) y la Ley del Reino Unido contra el soborno,
prohíben a las empresas otorgar objetos de valor a cambio de obtener, mantener o influir en una decisión o medida.
Generan particular inquietud aquellos regalos y agasajos que se brindan a funcionarios del gobierno que registran
con precisión las transacciones y a los terceros que cumplen funciones en nuestro nombre. Para obtener definiciones
adicionales, procesos o información sobre la política consulte nuestros documentos sobre el Programa en contra de
la corrupción en Internet.
Código de conducta 2012
27
Declaración de políticas
Nuestras relaciones con los gobiernos
Cómo se trabaja con los gobiernos - página 29
Actividades y aportes políticos - página 31
28
Código de conducta 2012
Declaración de políticas
Nuestras relaciones con los gobiernos
Cómo se trabaja con los gobiernos
Hacemos negocios con entidades públicas y privadas, incluso con gobiernos nacionales y entidades que son
propiedad del gobierno (a veces denominadas empresas estatales). Habitualmente trabajamos con funcionarios
y organismos normativos gubernamentales respecto a nuestros negocios no gubernamentales. Respetaremos las
normas éticas de más alto nivel y cumpliremos todas las leyes y reglas que correspondan.
Se pueden aplicar ciertas reglas únicas y especiales para celebrar contratos con los gobiernos, como por ejemplo
reglas gubernamentales que abarcan la contabilidad de costos, fijación de precios, presentación de informes,
cumplimiento de las especificaciones del cliente, sustituciones y otros requisitos. Es esencial que nuestros
empleados y representantes analicen y comprendan por completo los requisitos gubernamentales correspondientes
antes de presentar propuestas o aceptar contratos o pedidos. No cerraremos un acuerdo ni aceptaremos un pedido
con requisitos que no podamos cumplir en su totalidad. Cualquier propuesta o contrato propuesto para la venta de
bienes y/o servicios a un gobierno u organismo gubernamental, incluso una venta a un cliente no perteneciente
al gobierno para la venta posterior a un organismo gubernamental o entidad estatal, requiere el análisis y la
autorización previos del Departamento de asuntos legales.
Nos comprometemos a cumplir las reglas del gobierno sobre la competencia leal y aceptaremos las restricciones que
rigen a los empleados estatales, como las restricciones a los regalos y los empleos.
Toda actividad que implique solicitar a un funcionario del gobierno que proponga, rechace o modifique una ley,
reglamento o regla que afecte a la empresa requiere de la autorización previa del Departamento de asuntos legales.
Dichas actividades pueden requerir un registro anticipado o presentación conforme las leyes de cabildeo o de otro
tipo.
Toda comunicación de la empresa con funcionarios del gobierno, ya sea respecto de asuntos gubernamentales o
funciones normativas del gobierno, debe ser veraz, precisa y completa.
Código de conducta 2012
29
Declaración de políticas
Nuestras relaciones con los gobiernos
Cómo se trabaja con los gobiernos (continuación)
C
Sí:
Cumplir las leyes y los reglamentos pertinentes relativos al
trabajo con los gobiernos; prestar especial atención a los
requisitos relacionados con los contratos y transacciones
gubernamentales, incluidas las propuestas de trabajo con
las entidades gubernamentales
Garantizar que los consultores, representantes de ventas,
proveedores o distribuidores se encuentren sujetos por
contrato a brindar bienes o servicios para la empresa
con relación a un contrato gubernamental de manera tal
que cumplan nuestras políticas y nuestras obligaciones
contractuales para con el gobierno
Garantizar que todas las actividades en las que participe
con el fin de influir en la legislación o las políticas
gubernamentales en nombre de la empresa cuenten con la
autorización previa del Departamento de asuntos legales
Familiarizarse con los requisitos de la Ley estadounidense
o del Reino Unido contra el soborno o leyes similares a
nivel mundial si tiene contacto o supervisa a personas
que tienen contacto con personas o entidades que hacen
negocios con empresas estatales o gobiernos
Debatir con el Departamento de asuntos legales y obtener
su autorización antes de contratar exempleados del
gobierno
30
Código de conducta 2012
D
No:
Entregar bienes o servicios a un gobierno en concepto
de sustituciones en virtud de un pedido o contrato
gubernamental sin la autorización previa por escrito del
funcionario de gobierno correspondiente
Infringir los reglamentos gubernamentales que contemplan
las prohibiciones o restricciones de gratificaciones a
funcionarios del gobierno y de su contratación
Negociar un contrato laboral con un funcionario del
gobierno o un familiar mientras el funcionario esté en
condiciones de influir en las decisiones del gobierno
relacionadas con el negocio con nuestra empresa o con
actividades de regulación que involucren a la empresa
Declaración de políticas
Nuestras relaciones con los gobiernos
Actividades y aportes políticos
Cumpliremos todas las leyes nacionales, estatales y locales que regulan nuestra participación en asuntos políticos,
incluidas las restricciones en las contribuciones a partidos políticos, otras organizaciones políticas y candidatos.
Aquellos que hacen contactos en nombre de la empresa con partidos políticos, organizaciones políticas, candidatos
o funcionarios del gobierno deben cumplir plenamente todas las leyes y los reglamentos correspondientes.
Alentamos a nuestros directores, ejecutivos y empleados que sean votantes informados y que se involucren en el
proceso político. La participación individual en el proceso político es una decisión personal y totalmente voluntaria
e independiente.
A excepción de los casos en que el Departamento de asuntos legales de la empresa y el líder comercial responsable
hayan determinado que es adecuada la participación de la empresa en el proceso político, aquellos que decidan
participar en dicho proceso, ya sea aportando su tiempo o apoyo económico, no podrán hacerlo en representación
de la empresa ni de ninguna manera que se aparente una participación como representante de la empresa. Las
actividades políticas no se pueden llevar a cabo en horarios de la empresa ni a cuenta de la misma. No se puede
utilizar la propiedad de la empresa para trabajar en eventos de recaudación de fondos políticos u otras actividades
políticas.
Estas restricciones se aplican a las actividades políticas y los pagos en cualquier país, a menos que las leyes
correspondientes permitan tales actividades y pagos. Sin embargo, aun cuando la ley lo permita, el líder comercial
responsable y el Departamento de asuntos legales deben autorizar con anticipación toda actividad política que se
lleve a cabo o los pagos que se efectúen en nombre de la empresa.
C
Sí:
Cumplir todas las leyes nacionales, estatales y locales (de
cualquier país) que regulan la participación en asuntos
políticos, incluidas las contribuciones a partidos políticos,
otras organizaciones políticas y candidatos.
Informar a su gerente o al Departamento de asuntos legales
si un partido político, otra organización política, candidato
o funcionario del gobierno le solicita algo de valor
Informarle al Departamento de asuntos legales si usted se
presentará como candidato, ha sido electo o asignado para
un cargo político
D
No:
Ofrecer o dar fondos, propiedad, servicios o algo de valor
que pertenezca a la empresa (como el uso de nuestras
instalaciones para eventos de recaudación de fondos,
visitas o giras; compra de entradas para recepciones
o cenas; pagos de servicios, publicidad en ciertas
publicaciones) a un partido político, otra organización
política, candidato o funcionario del gobierno sin la
autorización previa del líder responsable del negocio y el
Departamento de asuntos legales
Usar fondos de la empresa u obtener reembolso de
la empresa para gastos personales provenientes de
actividades políticas o para contribuciones políticas, a
menos que sea lícito hacerlo y se cuente con la autorización
previa del líder responsable del negocio y el Departamento
de asuntos legales
Presionar a otros empleados para que hagan contribuciones
políticas o que participen en respaldo de un partido político
o candidato
Participar o cooperar en nombre de la empresa en
boicoteos políticos o económicos, que posiblemente sean
ilícitos en algunos países, a menos que el líder responsable
del negocio y el Departamento de asuntos legales lo analice
y autorice con anticipación
Código de conducta 2012
31
Declaración de políticas
Nuestros activos y reputación
Protección de nuestros activos - página 33
Derechos de propiedad intelectual - página 34
Información de la empresa - página 36
Libros y registros de la empresa - página 37
Privacidad - página 39
Evitar los conflictos de intereses - página 40
Uso ilícito de información privilegiada y especulación de acciones - página 42
Comunicación con los medios e informes públicos - página 44
Gestión de registros - página 46
32
Código de conducta 2012
Declaración de políticas
Nuestros activos y reputación
Protección de nuestros activos
Los empleados deben proteger los activos de la empresa. Está terminantemente prohibido el uso de la propiedad
o los servicios de la empresa para beneficio personal. El uso de los activos de la empresa debe ser únicamente
para cumplir objetivos de la empresa y en beneficio exclusivo de la empresa, a excepción del uso personal de
menor importancia (cuando no se consume más de una cantidad insignificante de recursos, no se interfiere en la
productividad o actividad comercial y es adecuado, razonable y coherente con los valores comerciales de la empresa
y este Código).
Dentro de los activos de la empresa se incluyen los activos tangibles (tales como plantas físicas, equipos,
computadoras, suministros para oficina y demás propiedad física) y los activos intangibles (tales como tecnologías,
conceptos, propiedad intelectual, información confidencial, software, proyectos y estrategias de desarrollo de
productos, estrategias y planes comerciales, listados de clientes, información del personal, planes de marketing y
ventas, guías telefónicas de la empresa, organigramas, datos sobre los costos de los productos, fijación de precios
de los productos,
datos financieros, contratos, licencias, dinero, instrumentos financieros, otros derechos jurídicos y toda información
sobre los negocios y los empleados de la empresa).
Todos los sistemas de información de la empresa, incluidos los sistemas de comunicación, teléfonos celulares,
computadoras personales, medios magnéticos, correo electrónico, correo de voz y sistemas de acceso a intranet,
extranet e Internet son propiedad de la empresa y los empleados deberán usar dichos sistemas estrictamente de
acuerdo con la Política de comunicaciones electrónicas de Regal.
Las transacciones comerciales en general implican el compromiso, la enajenación o la asignación del riesgo de
pérdida o daños de los activos de la empresa. En consecuencia, la gerencia debe ser la que autorice todas las
transacciones comerciales y éstas deben cumplir las políticas de la empresa que rigen el análisis de contratos, las
delegaciones de autoridad de firmas y otros procesos de análisis y autorización internos.
C
Sí:
Proteger todos los activos tangibles e intangibles de la
empresa
Usar los activos de la empresa para fines relacionados con
la empresa únicamente
D
No:
Firmar o celebrar contratos, disponer o comprometer
los activos de la empresa o aceptar riesgos o
responsabilidades sin el análisis y la autorización previos
y adecuados de la gerencia, incluida la delegación
correspondiente de los requisitos de autoridad
Cumplir la Política de comunicaciones electrónicas de la
empresa
Consultarle al Departamento de asuntos legales antes de:
(a) solicitar, aceptar o usar los activos de terceros
(b) permitir a terceros que usen los activos de la empresa
Código de conducta 2012
33
Declaración de políticas
Nuestros activos y reputación
Derechos de propiedad intelectual
La propiedad intelectual conforma uno de los activos más valiosos de Regal. Dentro de la propiedad intelectual se
incluyen nuestras patentes, marcas comerciales, derechos de autor, secretos comerciales y demás información de
propiedad tal como descubrimientos e ideas pensadas o concebidas por un empleado o, en algunos casos, por un
consultor, contratista, proveedor u otro representante o socio comercial.
La innovación y el desarrollo de productos nuevos son críticos para nuestro negocio. Siempre que sea pertinente
para su trabajo, se espera que usted contribuya a la investigación y el desarrollo de nuevas tecnologías y nuevos
productos. Por consiguiente, se espera que usted:
3 D
ocumente todos los descubrimientos e ideas e informe sobre los mismos de inmediato a las personas
designadas de la empresa;
3 T
ome todas las medidas necesarias para preservar y proteger los derechos de propiedad intelectual sobre
los descubrimientos y las ideas al mantenerlos confidencialmente dentro de la empresa hasta que la misma
autorice la divulgación pública;
3 G
arantice que se ejecuten los acuerdos adecuados de confidencialidad y no divulgación antes de comunicar
dichos descubrimientos e ideas a cualquier persona fuera de la empresa;
3 A
sista a la empresa en la obtención de patentes, marcas comerciales, derechos de autor y otros derechos de
propiedad intelectual para dichos descubrimientos e ideas.
Hasta el máximo grado permitido por las leyes correspondientes, se exige a los empleados que cedan a la empresa
todo el interés en sus descubrimientos, inventos, ideas, marcas comerciales, patentes, solicitudes de patentes
y materiales con derecho de autor que se desarrollen durante su relación laboral con la empresa y que estén
relacionados con el negocio o las actividades de la empresa.
Es nuestra política proteger nuestra propiedad intelectual. Los empleados deben:
3 D
e manera oportuna, revisar por completo los productos, servicios, procesos y software nuevos de la
empresa para identificar posibles inventos y secretos comerciales;
3 Usar notificaciones de derechos de propiedad intelectual en productos, folletos de productos y publicidad;
3 I nformar de inmediato cualquier infracción a los derechos de propiedad intelectual de la que tenga
conocimiento;
3 A
ntes de desarrollar descubrimientos e ideas con una persona ajena a la empresa, consultar al Departamento de
asuntos legales y garantizar que se lleve a cabo un acuerdo de desarrollo tecnológico u otro contrato adecuado
que establezca los derechos de la empresa sobre los descubrimientos y las ideas que se están desarrollando.
También es nuestra política no infringir de manera deliberada los derechos de propiedad intelectual de terceros.
Los empleados deben tomar medidas adecuadas para realizar investigaciones oportunas sobre patentes o marcas
comerciales en conflicto antes de implementar una marca comercial o tecnología desarrollada recientemente y
mediante el uso válido únicamente de materiales de terceros con derecho de autor. Los empleados no deben hacer
uso no autorizado de software cuya licencia no posee la empresa.
34
Código de conducta 2012
Declaración de políticas
Nuestros activos y reputación
Derechos de propiedad intelectual (continuación)
C
Sí:
Comprender y cumplir su Acuerdo sobre la información de
propiedad exclusiva y la innovación para empleados u otros
requisitos correspondientes de contratos para empleados
relacionados con los inventos nuevos y la protección de la
información de la empresa con la cual usted puede estar
involucrado
Respetar las patentes válidas, marcas comerciales,
derechos de autor y demás propiedad intelectual de
terceros
Consultarle al Departamento de asuntos legales antes
de: (a) solicitar, aceptar o usar la propiedad intelectual
de terceros, (b) divulgar la propiedad intelectual de la
empresa a terceros, (c) premitir que terceros usen la
propiedad intelectual de la empresa, (d) desarrollar
descubrimientos o ideas junto con terceros o para terceros,
(e) solicitar a terceros que desarrollen descubrimientos e
ideas para la empresa
D
No:
Desarrollar productos nuevos, descubrimientos, ideas o
software con un cliente, proveedor u otro socio comercial
sin la vigencia de un convenio adecuado que establezca
de manera clara los derechos de las partes respecto
de la propiedad y el uso de los nuevos productos,
descubrimientos, ideas o software que se desarrollarán
Revelar información sobre un producto o servicio nuevo
antes de que se presenten las solicitudes de patente o se
tomen decisiones respecto de si se presentarán solicitudes
de patente o no
Identificar de manera adecuada la propiedad intelectual de
la empresa como tal
Código de conducta 2012
35
Declaración de políticas
Nuestros activos y reputación
Información de la empresa
La información de la empresa en un activo muy valioso. Incluye toda la información que por lo general no se
encuentra a disposición del público ni es de su conocimiento, y se encuentra en cualquier formato: escrito,
electrónico, visual u oral. También se incluye la información que la empresa desarrolla, compra o para la cual
obtiene licencia e información que recibe de terceros (incluidos los clientes y los proveedores).
Usted debe mantener la confidencialidad de la información que le confían la empresa, nuestros clientes y
proveedores , excepto cuando se autoriza de manera adecuada la divulgación o la ley exija lo contrario. Puede
utilizar la información de la empresa en la medida de lo necesario para desempeñar su trabajo adecuadamente, pero
es su responsabilidad evitar el robo o el uso incorrecto de dicha información (y de información provista de manera
confidencial a nuestra empresa por otra persona o empresa). Usted no debe:
3 D
ivulgar a otros empleados información de la empresa, a menos que tengan necesidad justificada
de conocerla con el fin de desempeñar sus tareas;
3 D
ivulgar a terceros ajenos a la empresa cualquier información de la empresa a menos que tengan necesidad
justificada de conocerla y hayan acordado, mediante un convenio adecuado de confidencialidad u otro similar,
mantener su confidencialidad;
3 Usar información de la empresa para cualquier fin que no sea el previsto;
3 C
opiar documentos que contengan información de la empresa o extraer del área de trabajo documentos u otros
registros o copias, excepto que sea un requisito para desempeñar su trabajo de manera adecuada;
3 Eliminar información de la empresa de manera inadecuada.
Todos los registros de la empresa (documentos, correos electrónicos, otros tipos de comunicación y demás
materiales) que contengan información de la empresa son propiedad de la misma. La empresa se reserva el derecho
de controlar o acceder a tales registros en cualquier momento y sin previo aviso, cuando haya un motivo relacionado
al negocio para hacerlo y según lo permita la ley.
Las personas que utilizan los recursos electrónicos de la empresa no deben esperar tener privacidad en correos
electrónicos, documentos, archivos, archivos de voz u otros tipos de comunicación o materiales que se elaboraron,
recibieron, almacenaron, transmitieron o procesaron utilizando los recursos electrónicos de la empresa, a menos que
así lo exija la ley.
Un empleado debe regresar dichos registros a la empresa si ésta lo solicita o cuando se pone fin a la relación laboral
con el empleado.
Es apropiado divulgar información de la empresa a personas ajenas a la empresa o a otras empresa por motivos
comerciales justificados. Sin embargo, por lo general, antes de divulgar o recibir información, la empresa debe
celebrar un acuerdo en el que se describa la manera en que las partes pueden usar y deben proteger la información.
A excepción de los acuerdos revisados y autorizados por el Departamento de asuntos legales, sólo se pueden usar las
versiones sin corregir del Acuerdo de confidencialidad estándar de la empresa en estas circunstancias. Ambas partes
deben firmar dicho acuerdo antes de que un empleado pueda divulgar información de la empresa.
De aquellos empleados que tengan obligaciones jurídicas con respecto a la información confidencial de un
empleador anterior se espera que no usen ni divulguen dicha información durante el desempeño de su trabajo para
nuestra empresa. Igualmente, se espera que los empleados que dejan de formar parte de la empresa no divulguen
información de la misma luego de irse de la empresa.
36
Código de conducta 2012
Declaración de políticas
Nuestros activos y reputación
Los empleados deben tomar medidas de precaución razonables para evitar divulgar información de la empresa en
lugares públicos, como por ejemplo leer o debatir información de la empresa en lugares públicos o dejar información
importante a la vista o computadoras encendidas e irse.
C
Sí:
Usar información de la empresa únicamente para el fin
previsto y justificado del negocio de la empresa
Consultarle al Departamento de asuntos legales antes de
(a) solicitar, aceptar o usar la información confidencial
de terceros, (b) divulgar la información de la empresa
a terceros sin que esté vigente un acuerdo estándar de
confidencialidad adecuado de la empresa o uno equivalente
Manejar la información confidencial o de propiedad
exclusiva que se recibe de terceros conforme a todo
convenio respecto de su uso o divulgación y con el mismo
grado de atención que se tiene cuando la información es
confidencial o propiedad de la empresa
D
No:
Divulgar deliberadamente información de la empresa a
cualquier persona (que no sean empleados de la empresa
que cuentan con una necesidad justificada de conocerla
para favorecer los intereses comerciales de la empresa)
que no haya firmado un acuerdo correspondiente de
confidencialidad o de no divulgación
Divulgar información confidencial que se obtuvo de un
empleador anterior cuando usted comienza a formar parte
de la empresa
Divulgar información privada de la empresa, a excepción,
únicamente, de otros empleados que tengan la necesidad
de conocerla para fines comerciales justificados
Código de conducta 2012
37
Declaración de políticas
Nuestros activos y reputación
Libros y registros de la empresa
Todos los libros y registros de la empresa, incluidos los registros financieros y comerciales y formularios e
información relacionados con los empleados, deben ser pertinentes, precisos y completos. No toleraremos la
creación deliberada de registros falsos o engañosos.
Mantendremos y aplicaremos los sistemas y los controles garanticen razonablemente que:
3 L as transacciones se autoricen de manera adecuada y se registren de manera precisa y completa conforme
a las normas correspondientes de contabilidad y las políticas y los procedimientos de la empresa;
3 Se protejan adecuadamente los activos de la empresa;
3 L os informes financieros y administrativos sean confiables, imparciales y precisos, y reflejen verdaderamente
las actividades comerciales;
3 Las actividades comerciales cumplan los requisitos legales correspondientes;
3 Las operaciones comerciales sean efectivas y eficientes.
Toda unidad comercial de la empresa y cada función deben mantener y aplicar controles que garanticen que se
informan datos significativos a los niveles correspondientes de la empresa, de manera tal que se puedan tomar
medidas en tiempo y forma para abordar los problemas y que podamos evaluar si la información se debe divulgar
externamente.
C
Sí:
Cumplir los procedimientos de contabilidad de la empresa
así como también los principios, las normas y los
reglamentos de contabilidad que se aplican generalmente
para la presentación de informes financieros y contables
No:
Demorar deliberadamente la presentación
de informes sobre transacciones o registrar
deliberadamente información incorrecta, incompleta
o engañosa sobre transacciones o eventos
Registrar los parámetros de medición y la información
financiera y comercial de manera precisa y pertinente.
Proporcionar los parámetros de medición y la información
de manera precisa y pertinente si usted provee información
a aquellos que la registran
Observar procesos, sin tomar medidas correctivas,
que involucran a personas que no tienen la autoridad
para tomar decisiones y que autorizan transacciones,
o personas que no tienen la autoridad para firmar
contratos y lo hacen
Proteger todos los activos de la empresa
Observar procesos, sin tomar medidas correctivas,
que generan registros poco precisos o poco fiables
Evaluar periódicamente si los sistemas y los procesos
presentan puntos débiles y hacer o sugerir correcciones
donde sean necesarias
Familiarizarse con los controles internos correspondientes
con su trabajo
Cooperar con las auditorías y las investigaciones de la
empresa
Informar de inmediato toda inquietud que tenga sobre
los registros y presentación de informes financieros y
comerciales a su gerente, el contralor de la empresa, la
Auditoría interna, la Línea de alerta de integridad, la
Oficina de ética y cumplimiento o el Comité de auditoría de
la Junta directiva
38
D
Código de conducta 2012
Tomar represalias o amenazar con tomar represalias
contra informantes internos
Declaración de políticas
Nuestros activos y reputación
Privacidad
En el transcurso de nuestros negocios, recolectamos y conservamos información personal (como por ejemplo nombre,
información de contacto del hogar y del trabajo, número de identificación nacional, etc.) de personas, empresas
y organizaciones, e incluso de sus empleados, candidatos a vacantes laborales, accionistas, clientes, proveedores
y contratistas, entre otros. Aquellos que nos revelan tal información lo pueden hacer con la confianza de que
mantendremos y usaremos dicha información de manera responsable para fines comerciales justificados únicamente
y conforme a las leyes de privacidad correspondientes. Nuestros empleados y representantes deben esforzarse por
manejar dicha información personal como si fuera propia.
Gran cantidad de países están incrementando los reglamentos para la recolección y el uso de información personal.
Dichos reglamentos pueden regir el manejo de información proporcionada por los consumidores así como también
de información personal de los empleados y representantes de la empresa. Algunos países incluso regulan la
recolección y el uso de información de las corporaciones. Recolectamos, utilizamos y divulgamos información
personal tomando las medidas de seguridad adecuadas y de manera coherente con las leyes de los países donde
hacemos negocios.
C
Sí:
Conocer y cumplir las leyes y los reglamentos
correspondientes de la jurisdicciones en las que se
recolecta y utiliza la información
Estar familiarizado con los contratos correspondientes con
su trabajo que pueden tener relación con el manejo de la
empresa en cuanto a información personal
Tomar medidas de seguridad razonables con respecto a
toda información personal que usted posea o controle;
tomar medidas razonables para evitar el acceso no
autorizado, el uso incorrecto o la pérdida accidental de la
información personal
D
No:
Recabar o usar información personal para cualquier fin,
excepto un fin comercial adecuado
Compartir información personal con cualquier persona que
no tenga una necesidad comercial justificada de conocerla
Enviar por correo electrónico mensajes que contengan
información personal a menos que sea necesario por fines
comerciales justificados y su distribución se limite según
sea necesaria únicamente
Transferir información personal de país a país sin tener en
cuenta los requisitos legales correspondientes
Usar la información personal recabada por la empresa con
fines comerciales justificados únicamente
Restringir el acceso a la información personal según sea
necesaria
Informar a su supervisor, líder de equipo o gerente, el
Departamento de recursos humanos de la empresa, la
Línea de alerta de integridad o el Departamento de asuntos
legales de la empresa si usted sabe o sospecha que cierta
información personal se ha divulgado o usado de manera
incorrecta
Código de conducta 2012
39
Declaración de políticas
Nuestros activos y reputación
Evitar los conflictos de intereses
Los directores, ejecutivos y empleados siempre deben actuar de manera coherente con sus responsabilidades para
con la empresa y deben tratar de manera justa con nuestros clientes, proveedores y otros socios comerciales. Los
conflictos de intereses surgen cuando un individuo tiene una relación personal o un interés financiero o de otro tipo
que podría interferir en sus obligaciones, o cuando un individuo usa su puesto en la empresa para beneficio propio.
Ninguna decisión o medida, ya sea que se tome dentro o fuera del trabajo, debe entrar en conflicto con sus
responsabilidades para con la empresa o dañar la reputación de ésta. Se encuentra prohibido el uso incorrecto de
los recursos de la empresa o del poder de influencia de su puesto dentro de la empresa. Aun cuando no se pretende
nada equivocado, la apariencia de un conflicto de intereses puede traer consecuencias negativas. Siempre debe
tener en cuenta la manera en que sus decisiones o acciones serán vistas por otros dentro y fuera de la empresa. Es
esencial que siempre proceda de manera tal que se evite incluso la apariencia de un conflicto de intereses.
Todos los conflictos reales o potenciales se deben revelar de inmediato para que la empresa los analice, incluso
aquellas circunstancias en las que hay dudas sobre la existencia de un conflicto real o potencial.
Algunos ejemplos de conflictos reales o potenciales son:
3 U
n interés significativo de propiedad de acciones o financiera, directo o indirecto, incluso por un miembro de su
grupo familiar o un familiar directo, en un proveedor, cliente o competidor de la empresa;
3 S
olicitar o aceptar regalos o cualquier tipo de compensación proveniente de un proveedor, cliente u otros que
hagan negocios o tengan la intención de hacer negocios con la empresa (excepto que sea acorde con las políticas
de la empresa que rigen la recepción de regalos, gratificaciones y agasajos);
3 C
uando un miembro de su grupo familiar o familiar directo es un proveedor o cliente, o es empleado de un
proveedor o cliente;
3 E
l uso personal de activos de la empresa (por ejemplo: propiedad tangible, información de propiedad exclusiva,
información privada u oportunidades de negocios);
3 U
na relación sentimental con otro empleado de quien usted recibe o a quien usted da órdenes directas o
indirectas;
3 T
ener un negocio externo importante u otro interés que desvíe de manera significativa su atención o consuma
demasiado tiempo del trabajo que realiza para nuestra empresa o que involucre ideas u oportunidades que usted
aprendió como empleado de esta empresa o que desarrolló como parte de relación laboral con la empresa;
3 T
ener una relación laboral o comercial con una empresa externa que realiza transacciones comerciales con
nuestra empresa;
3 U
sar los equipos de la empresa (teléfonos, computadoras, fotocopiadoras, máquinas de fax o equipos digitales
personales) o suministros para oficina para uso personal ilimitado o no casual;
3 L levar a cabo actividades personales o negocios no relacionados con la empresa durante el horario de trabajo de
la empresa en más de una ocasión y de manera no casual.
40
Código de conducta 2012
Declaración de políticas
Nuestros activos y reputación
Evitar los conflictos de intereses (continuación)
C
Sí:
Revelar (por escrito, a su gerente y al Departamento de
asuntos legales de la empresa) todas sus actividades
externas, intereses financieros o relaciones que puedan
representar un conflicto o bien aparentarlo
Usar el sentido común en todas las relaciones personales y
comerciales ajenas al trabajo que realiza en la empresa
Si considera que otro empleado tiene un conflicto real o
potencial, informarlo de inmediato a su gerente, al gerente
del empleado, al Departamento de asuntos legales
([email protected]) o a la Oficina de ética y cumplimiento
Como gerente, si recibe un informe de un empleado
sobre un conflicto actual o potencial, tomar las medidas
adecuadas para erradicar el conflicto y consultar con
Recursos humanos, la Oficina de ética y cumplimiento o la
Línea de alerta de integridad, según corresponda
D
No:
No tomar medidas correctivas para resolver un conflicto de
intereses cuando se lo solicita la empresa
Usar de manera incorrecta los recursos, la propiedad
intelectual, los horarios o las instalaciones de la empresa
(incluidos los equipos, el correo electrónico y las
aplicaciones para computadoras)
Utilizar para beneficio personal oportunidades que surjan
mediante el uso de información o propiedad de la empresa
o por su puesto en la empresa
Usar una tarjeta de crédito de la empresa para fines
comerciales ajenos a la empresa
Contratar directamente, hacer que un subordinado contrate
o influir de manera desleal en la contratación de un
familiar o íntimo amigo para que trabaje en la empresa
Obtener la autorización de su gerente antes de aceptar
un puesto de director o ejecutivo en una empresa u
organización externa (incluso en organizaciones sin fines
de lucro)
Código de conducta 2012
41
Declaración de políticas
Nuestros activos y reputación
Uso ilícito de información privilegiada y especulación de acciones
Además de proteger la información confidencial sobre la empresa, usted no debe comprar ni vender acciones
de la empresa (o alentar a otros a que lo hagan) basándose en información privilegiada que pueda tener. Dicha
información no es de acceso público y podría afectar el valor de nuestras acciones o las decisiones de los inversores
en referencia a la compra y venta de las acciones. Se incluye dentro de dicha información: resultados financieros,
cálculos de ganancias, cambios de organización importantes, ampliación o cierre de instalaciones, productos o
servicios nuevos, adquisiciones o disoluciones u otros desarrollos comerciales significativos. Además, usted no
debe dar información privilegiada ni recomendar o sugerir que alguna persona compre o venda nuestras acciones
(conocido comúnmente como especulación de acciones) utilizando información privilegiada.
La empresa ha adoptado una Política que prohíbe el uso ilícito de información privilegiada que rige para todos
los empleados y directores. La Política que prohíbe el uso ilícito de información privilegiada se encuentra a su
disposición en el sitio web de la empresa o se puede obtener en el Departamento de asuntos legales. Sin embargo,
esta Política es más que una política de la empresa, también es una ley. Las sanciones en las que se puede incurrir
por el uso ilícito de información privilegiada son graves e incluyen acciones penales.
La naturaleza de las actividades comerciales y las responsabilidades de ciertos directores, ejecutivos y empleados
los someten a requisitos adicionales impuestos por la empresa relacionados con la compra y la venta de valores
(entre los que se incluyen cumplir los procedimientos para operar en las ventanas de negociación y obtener
autorización previa para operaciones personales) que se detallan en una política aparte. Los directores, ejecutivos y
empleados en cuestión deben cumplir tales requisitos adicionales.
42
Código de conducta 2012
Declaración de políticas
Nuestros activos y reputación
Uso ilícito de información privilegiada y especulación de acciones (continuación)
C
Sí:
Proteger la confidencialidad de la información de la
empresa
Si surgen preguntas, o en caso de duda, consultarle al
Departamento de asuntos legales de la empresa antes de
negociar con valores o divulgar información de la empresa
Actuar con cautela al debatir asuntos de la empresa con
familiares y amigos y no divulgar información privilegiada
D
No:
Negociar con acciones de nuestra empresa ni con las
acciones de otra empresa, utilizando información
privilegiada que usted adquirió a través de su trabajo
Divulgar información privada a cualquier individuo ajeno a
la empresa, a menos que sea necesario para las actividades
comerciales y se divulgue de acuerdo con la política y los
procedimientos de la empresa
Dar "consejos" a cualquier persona sobre las acciones
de nuestra u otra empresa, o recomendar que un tercero
compre o venda las acciones de nuestra u otra empresa,
utilizando información privilegiada que adquirió a través
de su trabajo.
Negociar con las acciones de nuestra u otra empresa
cuando el Departamento de asuntos legales haya indicado
lo contrario
Negociar con las acciones de la empresa a poco tiempo
de un anuncio significativo de la empresa tal como una
publicación trimestral o anual sobre las ganancias o un
anuncio relacionado con una adquisición o disolución
Código de conducta 2012
43
Declaración de políticas
Nuestros activos y reputación
Comunicación con los medios e informes públicos
Como empresa pública, contamos con obligaciones legales y de regulación que rigen la manera en que damos
conocimiento público sobre acontecimientos significativos. Toda comunicación con los medios de comunicación,
incluidos los analistas financieros y la prensa financiera, se debe dirigir al director de finanzas de la empresa, o
coordinar previamente con dicho director, o asignar un director de relaciones públicas.
Las indagaciones de los medios pueden ser relativas a una variedad de temas, entre los que se incluyen la
especulación sobre cambios en el precio de las acciones de la empresa, rumores sobre una fusión, adquisición
u otros acontecimientos comerciales, rumores sobre cambios gerenciales y preguntas sobre productos nuevos,
políticas, procesos o estrategias.
El envío de correos electrónicos fuera de la empresa (excepto en el transcurso de su trabajo con fines comerciales
justificados y con acuerdos vigentes correspondientes de confidencialidad), la publicación de información en
paneles de anuncios electrónicos o la comunicación en salas de chat (distintos de los sistemas internos de la
empresa) se deben considerar iguales que la comunicación con los medios. No debe usar estos foros para debatir
asuntos u opiniones relacionados con la empresa o cualquiera de sus sectores, o para responder a comentarios
sobre la empresa.
Se le recomienda que ante cualquier comentario o publicación que genere inquietudes, se lo informe al líder
responsable del negocio, al Departamento de asuntos legales o al director de finanzas.
44
Código de conducta 2012
Declaración de políticas
Nuestros activos y reputación
Comunicación con los medios e informes públicos (continuación)
C
Sí:
Remitir las indagaciones de los medios al director de
finanzas de la empresa o al director de relaciones públicas
asignado
D
No:
Brindar información privada sobre la empresa en respuesta
a las indagaciones de los medios
Publicar información privada acerca de la empresa en
paneles de anuncios electrónicos o divulgarla mediante la
participación en salas de chat en Internet
Código de conducta 2012
45
Declaración de políticas
Nuestros activos y reputación
Gestión de registros
Los empleados deben cumplir la Política de retención de registros para fines legales y comerciales, entre los que
se incluyen mantener la integridad de los procesos comerciales de la empresa que implican o dependen de la
conservación de registros y la presentación de informes. Además, los empleados deben conocer los procedimientos
de sus unidades comerciales o de la organización funcional con el fin de crear, administrar, conservar y eliminar
registros conforme a la Política de retención de registros de la empresa. Se consideran “registros” todos aquellos
documentos, en formato papel o electrónico, entre otros, elaborados o recabados por las unidades comerciales, las
funciones o los individuos de la empresa en el transcurso de sus actividades comerciales.
En ningún caso se puede destruir, modificar, ocultar o extraer de los archivos o de su lugar de almacenamiento
ningún registro, entre ellos: borradores de originales, duplicados y documentos en cualquier formato (archivos
de computadora, unidades de disco, discos duros, disquetes, CD-ROM u otros formatos), a menos que lo disponga
la Política de retención de registros. La transmisión de información falsa, así como también la modificación o la
destrucción no autorizada de cualquier registro, constituye una infracción a la política de la empresa y, en muchos
casos, es ilícito.
Todos los empleados deben cumplir plenamente y de manera precisa con las auditorías y las investigaciones de la
empresa y deben responder de inmediato a las solicitudes (de registros) por parte de la gerencia, los auditores de la
empresa, el Departamento de recursos humanos y el Departamento de asuntos legales.
En el caso de litigio real o potencial u otro tipo de proceso judicial o investigación oficial, el Departamento de
asuntos legales de la empresa dará instrucciones especiales de retención de registros y ordenará que ciertos
registros pertinentes a la cuestión jurídica se retengan por un periodo mayor al que se especifica en la Política de
retención de registros (en adelante, “Retención de documentos en caso de litigio”). Se extenderá la aplicación de
dichas instrucciones hasta que se resuelva la cuestión y el Departamento de asuntos legales emita instrucciones
adicionales que den fin a la retención de documentos en caso de litigio.
Si usted se enterase de un litigio real o potencial, de una investigación oficial o de otra cuestión jurídica que
involucre a la empresa antes de recibir notificación de retención de documentos en caso de litigio, se lo debe
informar de inmediato al Departamento de asuntos legales. Con el fin de garantizar que la empresa tomará
las medidas adecuadas de inmediato para implementar la retención de documentos en caso de litigio según
corresponda, usted debe enviar directamente al Departamento de asuntos legales todas las averiguaciones,
notificaciones u otros comunicados de abogados, tribunales u organismos oficiales (excepto cuando tales contactos
ocurren en el transcurso normal de las actividades comerciales).
La destrucción, extracción, modificación, encubrimiento o falsificación de cualquier registro relacionado con litigios
reales o potenciales, investigaciones oficiales o cuestiones jurídicas pueden traer graves consecuencias para la
empresa y el empleado en cuestión.
En cualquier momento, durante su relación laboral con la empresa y al término de dicha relación, a solicitud de la
empresa, usted accede a la revisión de su información personal presente en todos los registros de la empresa que
usted posea o controle y acepta entregarle de inmediato a la empresa dichos registros.
46
Código de conducta 2012
Declaración de políticas
Nuestros activos y reputación
Gestión de registros (continuación)
C
Sí:
Cumplir la Política de retención de registros de la empresa;
comprender los registros que están a su cargo y la manera
en que la política se aplica a dichos registros
Cumplir toda orden de Retención de documentos en caso de
litigio que emita el Departamento de asuntos legales
Consultar de inmediato al Departamento de asuntos legales
si usted se entera de que la empresa puede llegar a ser
parte de un litigio o estar sujeta a una investigación oficial
Contactarse de inmediato con el Departamento de asuntos
legales si usted, como representante de la empresa,
recibe una citación o demanda, indagación u otro tipo
de comunicado proveniente de un abogado, tribunal,
supervisor de tribunales, alguacil o funcionario del
gobierno, sea la empresa parte de la cuestión o no
D
No:
En cualquier circunstancia, comunicar información falsa o
elaborar registros con representaciones falsas o engañosas
Destruir o deshacerse de registros de la empresa, a menos
que lo indique la Política de retención de registros
Destruir o deshacerse de registros relacionados con litigios,
investigaciones oficiales u otras cuestiones jurídicas, sean
reales o potenciales, aun cuando lo indique la Política
de retención de registros, si el Departamento de asuntos
legales de la empresa hubiese emitido una orden de
retención de documentos en caso de litigio con respecto a
la cuestión o, aunque no se hubiera emitido tal orden, si
usted no hubiese consultado al Departamento de asuntos
legales antes de destruir o deshacerse de los registros
Enviar al Departamento de asuntos legales toda
solicitud de registros, entrevistas o información de la
empresa relacionados con una demanda, un litigio, una
investigación o cualquier otra cuestión jurídica, sean reales
o potenciales y sea la empresa parte de la cuestión o no
Código de conducta 2012
47
Reconocimiento
Compromiso del empleado
Cada año los empleados expresan su reconocimiento hacia los siguientes enunciados (o similares):
La integridad es la base de una buena práctica empresarial. Actuar de manera ética y cumplir todas
las leyes pertinentes requiere de compromiso de nuestra parte.
e recibido, leído y comprendido el Código de conducta y ética empresarial de Regal
H
(en adelante, el “Código”);
He completado toda la capacitación relacionada con el Código que me asignaron;
ntiendo cómo utilizar los recursos descritos en el Código para informar inquietudes sobre
E
infracciones potenciales a dicho Código y otras políticas de Regal;
No estoy enterado de ninguna infracción, potencial o no, al Código sobre la que no haya
informado;
Si me enterara de cualquier tipo de infracción, la informaré utilizando uno de los recursos
mencionados en el Código;
Acepto revelar todo conflicto de intereses potencial;
Acataré las normas de conducta y los principios expresados en el Código y en las políticas
de Regal;
Accedo a la supervisión periódica por parte de Regal de aquellos comunicados a través de
la propiedad o las cuentas de Regal. Si soy empleado de una empresa filial de Regal-Beloit
Corporation, o controlada por la misma, comprendo que mi empleador ha adoptado o
ratificado el Código y está sujeto a sus requisitos.
Sitios web y correo electrónico de la Línea de alerta de integridad:
48
A nivel mundial: www.regalbeloit.integrity.alertline.com
En la UE: www.regalbeloitEUintegrity.alertline.com
En España y Portugal: www.regalbeloitSPintegrity.alertline.com
Correo electrónico: [email protected]
Código de conducta 2012
Números telefónicos de la Línea de alerta de integridad:
País
Número de la Línea de
alerta de integridad
Australia
Brasil
Código de acceso**
País
Número de la Línea de
alerta de integridad
1-800-658-121
México
001-877-615-4830
0800-892-1871
Holanda
877-918-2054
Código de acceso**
Holanda
0800-022-9111
Antillas Holandesas
001-800-872-2881
(Bonaire)
001-800-872-2881
(Curazao)
001-800-872-2881
(Saba)
001-800-872-2881
(San Eustaquio)
001-800-872-2881
(San Martín)
001-800-872-2881
Canadá
877-918-2059
China
877-918-2054
Región Norte,
Pekín y alrededores
Nueva Zelanda 877-918-2054
000-911
Rusia
Rusia
877-918-2054
8^10-800-110-1011
108-888
Rusia (Moscú)
Región Sur,
Shanghái y alrededores
363-2400
Rusia
(fuera de Moscú)
108-11
8^495-363-2400
Rusia (fuera de
San Petersburgo)
8^812-363-2400
Rusia
(San Petersburgo)
363-2400
Colombia
877-918-2054
01 800 911 0010
Singapur
800-110-1953
Alemania
877-918-2054
0-800-2255-288
Sudáfrica
0800-999-756
Guatemala
999-91-90
877-918-2054
España
877-918-2054
Israel
180-931-7121
Tailandia
001-800-11-002-6663
India
877-918-2054
000-117
Emiratos
877-918-2054
Árabes Unidos
900-99-00-11
Emiratos Árabes
Unidos
8000-021,
(Militar)
8000-051 o
8000-061
Italia
800-787935
Reino Unido
0808-234-0978
Japón
00531-11-0174
0034-800-600040
0066-33-830399
Estados
Unidos
877-918-2059
Malasia
1-800-81-6362
Venezuela
877-918-2054
** CONEXIÓN A NIVEL MUNDIAL:
Los códigos de acceso de discado específicos de cada país pueden cambiar. Consulte este
Marque el código de acceso antes del
sitio web para obtener el código de acceso actual: http://www.business.att.com/bt/access.jsp
número de la Línea de alerta de integridad
Si no encuentra su país en el listado, consulte el sitio web de la gerencia corporativa: www.regalbeloit.com/rbcgovernance.htm
49
Versión: agosto de 2012
Código de conducta y ética empresarial