cpm “ micaela bastidas” - Colegio de Abogados de La Libertad
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Colegio de Abogados de La Libertad CARTA DE CONTROL INTERNO Ejercicios terminados al 31 diciembre 2013, 2014 y a mayo 2015, inclusive. CONTENIDO A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. Pág. CARTA DE CONTROL INTERNO 02 1. INTRODUCCIÓN 1.1. MOTIVO DE LA AUDITORÍA 03 1.2. OBJETIVOS 03 1.3. ANTECEDENTES DE LA INSTITUCIÓN 03 1.4. CONSEJO DIRECTIVO 04 1.5. NORMATIVIDAD APLICABLE A LA INSTITUCIÓN 04 1.6. LIMITACIONES AL ALCANCE DEL TRABAJO 05 2. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES 2.1. ASPECTO CONTABLE Y ESTADOS FINANCIEROS 07 2.2. ASPECTO ADMINISTRATIVO 38 1 AUDITORIA Y CONSULTORIA DE EMPRESAS Trujillo, agosto 22 de 2016 SEÑORES COLEGIO DE ABOGADOS DE LA LIBERTAD Jr. Francisco Pizarro 544, 2° Piso - Trujillo. A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. Att. Dr. Luis Antonio Saldaña Ruidias Decano Ref. Auditoría, Estados Financieros Ejercicios 2013, 2014, y a mayo 2015, inclusive. Informe Final De nuestra especial consideración: Para efectos de auditar los estados financieros de Colegio de Abogados de La Libertad, por los ejercicios terminados al 31 diciembre 2013, 2014 y al mes de mayo 2015, inclusive y, expresar nuestra opinión sobre los mismos, evaluamos el sistema de control interno contable y administrativo, el cual lo encontramos inconsistente y deficiente. Considerando que la institución no preparó estados financieros, y que no todas las operaciones se realizaron observando los principios y normas de contabilidad; fue posible precisar algunas observaciones que incluimos en el presente informe, con sus correspondientes recomendaciones para que el Consejo Directivo, de estimarlo conveniente, disponga su implementación. Sin otro particular, nos reiteramos de ustedes. Atentamente. WILFREDO TEJADA ARBULÚ (Socio) C.P.C. Matrícula Nº 02-1197 Gerente General Tejada-Arbulú & Asociados S.A. Jr. Francisco Pizarro 751 – B 2 T. (51)044-318505 Trujillo – Perú [email protected] www.tejadarbulu.com Colegio de Abogados de la Libertad I. INTRODUCCIÓN MOTIVO DE LA AUDITORÍA La auditoría se ha efectuado a requerimiento de Colegio de Abogados de La Libertad, A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. 1.1. al seleccionarnos como sus auditores externos, para realizar auditoría a los estados financieros correspondientes a los ejercicios terminados al 31 diciembre 2013, 2014 y al mes de mayo 2015, inclusive; de conformidad con el contrato de locación de servicios profesionales celebrado. 1.2. OBJETIVOS Examinar los estados financieros de Colegio de Abogados de La Libertad al 31 diciembre 2013, 2014 y al mes de mayo 2015, inclusive y, expresar opinión profesional independiente respecto de su preparación y presentación; en concordancia con Normas Internacionales de Auditoría. Evaluar el sistema de control interno contable y administrativo de la Institución. Establecer si los controles implementados en la institución son efectivos y aseguran el desarrollo eficiente de las actividades y operaciones del Colegio. 1.3. ANTECEDENTES DE LA INSTITUCIÓN “Colegio de Abogados de la Libertad” se constituyó en el Perú, Departamento de La Libertad, el 03 junio 1923, bajo la presidencia del Dr. Eleazar Boloña acompañado de una plana de abogados doctores. Colegio de Abogados de la Libertad es una institución autónoma con personalidad de derecho público interno, sin fines de lucro. Son órganos de gobierno de Colegio de Abogados de La Libertad: Asamblea General Consejo Directivo La asamblea general, es el organismo supremo de Colegio de Abogados de La Libertad. Está conformado por todos los agremiados convocados conforme al estatuto y presidida por el Decano. El Consejo Directivo, es el órgano representativo y ejecutivo de Colegio de Abogados de La Libertad. 3 Colegio de Abogados de La Libertad tiene por objetivo promover e impulsar el ejercicio de la abogacía dentro de las más estrictas normas de la ética, del derecho y de la justicia. Su domicilio legal es en Jr. Pizarro 544 – 2º piso de la Corte Superior de Justicia de La Libertad. Su duración es indefinida. A. CONSEJO DIRECTIVO Durante el período auditado, que corresponde a los ejercicios 2013, 2014 y al mes de TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. 1.4. mayo 2015, inclusive, el Colegio de Abogados de La Libertad realizó su gestión bajo la dirección de las siguientes personas: Consejo Directivo: 1.5. Decana Dra. Rosa Nila Ledesma Alcántara Vice decano Lic. Cesar Augusto Alva Florián Director de ética Lic. Carlos Enrique Mori Betteta Director de promoción académica y Cultural Lic. Carlos Manuel Aguilar Enríquez Directora de defensa gremial Lic. Liz Helen Salazar Vásquez Directora de control y fiscalización Lic. Cinthya Paola Díaz Burgos Directora de bienestar social Lic. Carmen Lucila Flórez Cuentas Director de información y publicaciones Lic. Marco Antonio Moncada Vergara Directora de consultoría y servicio Jurídico Lic. Sara Ysabel del Carmen Chávez Gutiérrez Director de economía y patrimonio Lic. Juan Manuel Fiestas Chunga Director secretario general Lic. Jhon José Díaz Delgado NORMATIVIDAD APLICABLE A LA INSTITUCIÓN Nuestra evaluación se realizó en concordancia con las principales normas legales que rigen el funcionamiento del Colegio de Abogado de La Libertad: 1) Estatuto del Colegio de Abogados de La Libertad. Estatuto Vigente desde 09 marzo 1979 y Estatuto vigente desde 01 enero 2013. 2) Código de Ética del Abogado. 3) Código Civil. 4) Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados 5) Normas Internacionales de Contabilidad (NIC) 6) Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) 7) Nuevo Plan Contable General Empresarial. 8) Resoluciones, directivas, reglamentos y otra normatividad aplicable a la institución. 4 1.6. LIMITACIONES AL ALCANCE DEL TRABAJO Nuestro examen se realizó de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoría y normas específicas que rigen a la institución; teniendo como propósito un entendimiento del ambiente de control interno y del flujo de transacciones a través del sistema contable, a fin de evaluar la situación económica financiera y el sistema de control interno de Colegio de Abogados de la Libertad; realizándose requerimientos de documentación e información mediante cartas y correos electrónicos. A la fecha de nuestro informe gran parte de la documentación e A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. información solicitada no nos fue proporcionada, por tanto, consideramos que la evidencia de auditoría que hemos obtenido no es suficiente y apropiada para proporcionarnos una base para emitir opinión de auditoría; estos aspectos constituyen serias limitaciones al desarrollo de nuestro trabajo. Detallamos la información que no nos fue proporcionada: - Estados Financieros y sus notas correspondientes, de carácter general y específico, de los ejercicios terminados al 31 diciembre 2013, 2014 y a mayo 2015, inclusive; de Colegio de Abogados de La Libertad, en concordancia con el estatuto vigente, según artículo 46 inciso “h” y artículo 50.3 inciso “i”, aprobado y vigente a partir del 01 enero 2013. - Libros y registros de contabilidad en físico: Libro de inventarios y balances, diario, mayor, registro de compras, registro de ventas e ingresos, caja y bancos, balances de comprobación mensual, y otros aplicables a la institución, correspondiente a los ejercicios terminados al 31 diciembre 2013, 2014 y a mayo 2015, inclusive. No se ha registrado, contabilizado, las operaciones realizadas por el Colegio, en concordancia con el estatuto vigente, según artículo 46 inciso “i”, aprobado y vigente a partir del 01 enero 2013. - Libros de Actas de los órganos de gobierno del Colegio; libros de actas de Asamblea General de Agremiados, y libros de actas de Consejo Directivo, correspondientes a los ejercicios en revisión, en concordancia con el estatuto del Colegio, artículo 47° inciso “a”, aprobado y vigente a partir del 01 enero 2013. - Memorias anuales de los ejercicios en revisión, en concordancia con el estatuto del Colegio, artículo 26.1 inciso “b” y articulo 54.2, aprobado y vigente a partir del 01 enero 2013. - Documentación e Información sustentatoria del Registro de compras formato virtual, de los meses: enero y febrero 2013. - Arqueos de caja y conciliaciones bancarias realizadas durante los ejercicios en revisión, en concordancia con el estatuto del Colegio, artículo 46 inciso “k”, aprobado y vigente a partir del 01 enero 2013. - Actas de toma de Inventario de activos fijos del Colegio, correspondientes a los ejercicios en revisión, en concordancia con el estatuto del Colegio, artículo 46 inciso “k”, aprobado y vigente a partir del 01 enero 2013. 5 - Resolución de exoneración de impuesto a la renta, del Colegio, en concordancia con el estatuto del Colegio, artículo 47 inciso “b”, aprobado y vigente a partir del 01 enero 2013. - Informe del área legal sobre litigios que mantenga la institución en condición de demandante y demandada, al 31 diciembre 2013, 2014 y a mayo 2015, inclusive, en concordancia con el estatuto del Colegio, artículo 37 inciso “f” y 47 inciso “b”, aprobado y vigente a partir del 01 enero 2013. - Herramientas de gestión: plan estratégico, planes operativos, presupuestos, Manual A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. de Organización y Funciones, Reglamento de Organización y Funciones, Manual de Procedimientos Administrativos y Reglamentos Internos: vigentes y aprobados, en concordancia con el estatuto del Colegio, artículo 37 inciso “f”, aprobado y vigente a partir del 01 enero 2013. 6 2. OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES 2.1. ASPECTO CONTABLE, Y ESTADOS FINANCIEROS 2.1.1 CONSEJO DIRECTIVO DE CALL NO ELABORA Y NO PRESENTA ESTADOS FINANCIEROS Observamos que por el período auditado, que involucra los ejercicios 2013, 2014, y al mes de mayo 2015, inclusive, no se ha elaborado y presentado Estados Financieros y notas de carácter general y especifico, de acuerdo a Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados1, incumpliendo las normas contables aplicables a la A. inciso “i”. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. institución, e inobservando el estatuto vigente, artículo 46 inciso “h”, y artículo 50 Los Estados Financieros son informes que utilizan las instituciones para dar a conocer la situación económica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado. Esta información resulta útil para el gobierno, directivos, gestores y asociados del Colegio pues constituye la comunicación del desempeño de la gestión realizada por los Consejos Directivos, de los resultados logrados, del estado, comportamiento y variación del patrimonio de la institución. Conforme al párrafo 10 de la NIC 1 “Presentación de Estados Financieros”; un juego completo de estados financieros comprende: a) Un estado de situación financiera al final del periodo; b) Un estado de resultados del periodo y otro resultado integral del periodo; c) Un estado de cambios en el patrimonio del periodo; d) Un estado de flujos de efectivo del periodo; e) Notas, que incluyan un resumen de las políticas contables más significativas y otra información explicativa. RECOMENDACIÓN Al Consejo Directivo, en coordinación con la Dirección de Economía y Patrimonio, y el área de Contabilidad de la institución, evaluar esta situación a efecto de implementar la elaboración y presentación de Estados Financieros con sus correspondientes Notas de carácter general y especifico, de manera permanente, con la finalidad de cumplir técnicamente con la normatividad contable, tributaria, y el estatuto del Colegio, asimismo contribuir con optimizar la información para la apropiada toma de decisiones en la institución. De inmediato, debieran elaborar Estados Financieros de acuerdo con Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, toda vez que el Colegio de Abogados de la Libertad tiene un patrimonio conformado por: valores, derechos, existencias, Inmuebles, muebles, intangibles, obligaciones, etc., que debe estar reflejado en el 1Principio de Exposición.- Los Estados Financieros deben contener toda la información necesaria para la toma de decisiones. La información contable expuesta en los Estados Financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operación y la situación de la organización. 7 Balance General, hoy estado de situación financiera; también percibe ingresos por diversos conceptos, gastos o erogaciones de dinero, y los directivos toman decisiones en representación de la institución; en consecuencia hay necesidad de medir la gestión y determinar resultados al terminar cada ejercicio económico, y cada gestión directiva. En observancia de lo dispuesto por el estatuto del colegio. 2.1.2 ATRASO DE REGISTRO EN LIBROS CONTABLES SOCIETARIOS A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. LIBROS CONTABLES EN BLANCO La información contable de Colegio de Abogados de la Libertad, no se encuentra actualizada. Los libros y registros contables en físico y digital se encuentran atrasados desde periodos anteriores al ejercicio 2013. La documentación sustentatoria que evidenciamos – incompleta – correspondiente a los ejercicios 2013, 2014 y a mayo 2015, no ha sido anotada, registrada en libros de contabilidad del Colegio, incumpliendo las normas contables aplicables a la institución, e inobservando el estatuto vigente, según artículo 46 inciso “i” y “k”, aprobado y vigente a partir del 01 enero 2013. A continuación exponemos detalle de libros contables de CALL, evidenciados en la ejecución de la auditoria: FECHA LEGALIZACIÓN ACTAS DE ASAMBLEA ACTAS DE CONSEJO DIRECTIVO LIBRO INVENTARIO Y BALANCES 31/07/2009 LIBRO INVENTARIO Y BALANCES - FOLIOS DOBLES 21/06/2011 LIBRO INVENTARIO Y BALANCES 16/08/2013 LIBRO DIARIO 31/07/2009 LIBRO DIARIO 21/06/2011 LIBRO DIARIO 11/03/2013 LIBRO DIARIO 16/08/2013 LIBRO MAYOR - FOLIOS DOBLES 31/07/2009 LIBRO MAYOR 21/06/2011 LIBRO MAYOR 16/08/2013 LIBRO REGISTRO DE VENTAS - FOLIOS DOBLES 31/07/2009 LIBRO REGISTRO DE VENTAS E INGRESOS 16/08/2013 LIBRO REGISTRO DE COMPRAS - FOLIOS DOBLES 31/07/2009 LIBRO REGISTRO DE COMPRAS 16/08/2013 LIBRO CAJA de folios dobles 12/01/2009 LIBRO CAJA 31/07/2009 LIBRO CAJA 10/07/2010 LIBRO BANCOS M.E. 26/02/2003 LIBRO BANCOS CTA. CTE. M.N. Nº 600-3000475774- INTERBANK 31/07/2009 LIBRO BANCOS CTA. AHORRO M. N. Nº 570-12307479-0-50 31/07/2009 LIBRO BANCOS CTA AHORRO M. E. Nº 710-7248454 SCOTIABANK 31/07/2009 LIBRO BANCO CTA. AHORRO M. E. Nº 710-7248441 - SCOTIABANK 31/07/2009 LIBRO CAJA Y BANCOS - FOLIOS DOBLES 19/06/2012 LIBRO CAJA Y BANCOS - FOLIOS DOBLES 21/06/2011 LIBRO CAJA Y BANCOS - FOLIOS DOBLES 31/07/2012 LIBRO CAJA Y BANCOS - FOLIOS DOBLES 11/03/2013 LIBRO CAJA Y BANCOS 16/08/2013 LIBRO REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS 31/07/2009 LIBRO DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS - FOLIOS DOBLES 21/06/2011 REGISTRO DE ACTIVOS FIJOS 16/08/2013 LIBROS DE CONTABILIDAD NOTARIA CIEZA URRELO ALEJANDRO RAMIREZ ODIAGA VASQUEZ CASPITA CIEZA URRELO ALEJANDRO RAMIREZ ODIAGA ALEJANDRO RAMIREZ ODIAGA VASQUEZ CASPITA CIEZA URRELO ALEJANDRO RAMIREZ ODIAGA VASQUEZ CASPITA CIEZA URRELO VASQUEZ CASPITA CIEZA URRELO VASQUEZ CASPITA CORCUERA GARCIA CIEZA URRELO GUERRA SALAS ALEJANDRO RAMIREZ ODIAGA CIEZA URRELO CIEZA URRELO CIEZA URRELO CIEZA URRELO ALEJANDRO RAMIREZ ODIAGA ALEJANDRO RAMIREZ ODIAGA ALEJANDRO RAMIREZ ODIAGA ALEJANDRO RAMIREZ ODIAGA VASQUEZ CASPITA CIEZA URRELO ALEJANDRO RAMIREZ ODIAGA VASQUEZ CASPITA Nº LIBRO 1 2 3 1 2 3 4 1 2 3 1 2 1 2 1 1 3 1 1 1 1 1 3 4 6 7 8 1 2 3 TIPO LIBRO LIBRO HOJAS SUELTAS LIBRO LIBRO LIBRO HOJAS SUELTAS LIBRO LIBRO HOJAS SUELTAS LIBRO HOJAS SUELTAS LIBRO HOJAS SUELTAS LIBRO LIBRO LIBRO LIBRO LIBRO LIBRO LIBRO LIBRO LIBRO LIBRO LIBRO LIBRO HOJAS SUELTAS LIBRO LIBRO HOJAS SUELTAS Nº FOLIOS 200 200 200 400 400 400 600 199 400 700 199 200 199 200 99 400 400 100 400 400 400 400 200 100 200 100 400 99 100 200 FOLIOS TRABAJADOS 30 16 EN BLANCO 77 191 EN BLANCO EN BLANCO 106 204 EN BLANCO 24 EN BLANCO 152 EN BLANCO 100 400 399 85 48 42 27 27 199 99 200 14 EN BLANCO 5 EN BLANCO EN BLANCO Fuente: Libros contables de CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. 8 REGISTRO 2013 - 2015 NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO NO Esta situación, advertida por SUNAT, podría generar contingencias Tributarias y económicas al Colegio; le correspondería sanción y pago por infracción tipificada en el numeral 5 del artículo 175º del Código Tributario, por llevar con atraso mayor al permitido por las normas vigentes, los libros de contabilidad, siéndole de aplicación multa correspondiente de (0.3% de los IN). También, el Colegio al no contar con información que revele su situación económica y financiera, no está en condiciones de controlar y luego medir el desempeño de la gestión realizada, los resultados obtenidos; no tiene posibilidad de tomar decisiones A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. adecuadas, ni realizar una gestión eficiente. RECOMENDACIÓN Al Consejo Directivo, en coordinación con la Dirección de Economía y Patrimonio, y el área de Contabilidad, evaluar esta situación, para regularizar de manera inmediata, lo que implica el llenado o registro de la documentación e información sustentatoria en los respectivos libros y/o registros contables, y de esta manera mantener control de la información financiera, asimismo realizar la reclasificación u ordenamiento de las partidas contables, de ser el caso; también se debiera considerar la implementación de software contable apropiado, que agilice el proceso contable; a fin de evitar sanciones tributarias por parte de SUNAT y a la vez que le permita al área contable generar información financiera útil para la apropiada toma de decisiones por parte de los encargados de la dirección del Colegio. 2.1.3 INEXISTENCIA DE POLÍTICAS CONTABLES ESTABLECIDAS EN MANUALES, REGLAMENTOS O DOCUMENTOS DE CONTABILIDAD Observamos que Colegio de Abogados de La Libertad, no tiene aprobado, y por escrito políticas o procedimientos contables, por ejemplo: tratamiento de provisión de cuentas por cobrar, tratamiento de activos fijos, etc. que puedan guiar de manera apropiada el tratamiento y registro de las operaciones para el proceso contable, incumpliendo las normas aplicables a la institución, e inobservando el estatuto del Colegio, Segunda Disposición Final, aprobado y vigente a partir del 01 enero 2013. En concordancia con la NIC 8, “POLÍTICAS CONTABLES, CAMBIOS EN ESTIMACIONES CONTABLES Y ERRORES” en su párrafo 10 señala lo siguiente: en ausencia de una Norma o Interpretación que sea aplicable específicamente a una transacción o a otros hechos o condiciones, la gerencia (el Decanato) empleara su juicio en el desarrollo y aplicación de políticas contables, a fin de suministrar información que sea: 9 a) relevante para las necesidades de toma de decisiones económicas de los usuarios; b) fiable, en el sentido de que los estados financieros: i. presenten de forma fidedigna la situación financiera, el desempeño financiero y los flujos de efectivo de la entidad; ii. reflejen la esencia económica de las transacciones, otros eventos y condiciones, y no simplemente su forma legal; sean neutrales, es decir, A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. libres de prejuicios o sesgos; iii. sean prudentes; y iv. estén completos en todos sus extremos significativos. Adicionalmente, es importante considerar que las políticas y procedimientos que se implementen, deberán ser evaluadas periódicamente. Este proceso requiere de la comparación con un objetivo establecido al momento de diseñar la política contable. En la mayoría de casos supera el alcance de las normas contables, como la toma de decisiones por la dirección en aspectos financieros, de gestión, etc. RECOMENDACIÓN Al Consejo Directivo, en coordinación con la Dirección de Economía y Patrimonio y el área de Contabilidad de la institución, evaluar esta situación, a efecto de tomar las medidas pertinentes para la implementación de políticas y procedimientos contables necesarios para la adecuada preparación y presentación de información financiera. Las políticas y procedimientos deben darse en un ambiente de constante evaluación y retroalimentación, de manera que los resultados obtenidos por la aplicación de éstas se reflejen en la presentación de Estados Financieros, presupuestos, flujos de caja, etc., de la institución, de manera apropiada, transparente y oportuna. 2.1.4 INEXISTENCIA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS Observamos que Colegio de Abogados de la Libertad cuenta con activos fijos: terrenos, edificaciones, mobiliario, equipo diverso; y no ha implementado controles adecuados sobre la utilización y tratamiento de estos bienes de propiedad de la institución. El Colegio no cuenta con: Inventario, registro detallado sobre la composición de la partida activos fijos. Políticas aplicables a la partida de activo fijo: adquisición, utilización, control de cálculo de depreciación, altas y bajas de los mismos. Implementación de formatos para asignación de bienes de activo fijos a los colaboradores del Colegio, y tráfico de los mismos. Manual de procedimientos para realización de inventario de activos fijos. 10 RECOMENDACIÓN Al Consejo Directivo, en coordinación con la Dirección de Economía y Patrimonio, y el área de contabilidad, evaluar esta situación a efecto de establecer un plan de trabajo que involucre diseño, aprobación e implementación de políticas, normas y procedimientos para el control de los bienes de activo fijo del Colegio, y luego preparar y presentar información financiera fidedigna, clara y oportuna. Asimismo sugerimos evaluar la situación de regularizar la asignación de estos bienes a los A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. trabajadores, para asegurar el buen uso y custodia de los bienes de la institución. 2.1.5 INEXISTENCIA DE POLÍTICAS CONTABLES PARA ASIGNACIÓN DE COSTOS Y GASTOS Evidenciamos que Colegio de Abogados de la Libertad carece de políticas contables debidamente implementadas y aprobadas, también no se ha estandarizado el criterio utilizado para el prorrateo de los costos y gastos incurridos por el Colegio; esto se observa en las declaraciones mensuales presentadas a la administración tributaria, donde consideran el total de sus gastos como operaciones no gravadas y sus ventas como operaciones gravadas, sin ningún tipo de prorrateo o clasificación entre el costo y gasto de la institución; siendo este criterio un aspecto importante para la determinación de obligaciones tributarias y toma de decisiones. RECOMENDACIÓN Al Consejo Directivo, en coordinación con la Dirección de Economía y Patrimonio, y el área de contabilidad, implementar un centro de costos o un análisis para la determinación de porcentaje respecto de la distribución de los costos y gastos de forma adecuada, que permita a los órganos de dirección realizar evaluación de las actividades principales del Colegio de forma individual; y determinar de manera apropiada las obligaciones tributarias que le corresponden. 2.1.6 OMISIÓN DE REGISTRO, ANOTACIÓN, DE COMPROBANTES DE PAGO EN REGISTRO DE COMPRAS Evidenciamos comprobantes de pago que no fueron anotados en el registro virtual de compras y egresos, del Colegio, de los cuales mostramos las operaciones más significativas, en los siguientes cuadros: 11 EJERCICIO 2013 A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. FECHA TIPO SERIE NÚMERO PROVEEDOR CONCEPTO IMPORTE 23/01/2013 3 02 24/01/2013 14 106 25/01/2013 3 01 986 RODRIGUEZ DE TANTALEAN JEANNETTE ATENCION BUFFETS 3,410 11/02/2013 1 001 21 PROMOTORA HV E.I.R.L ADELANTO POR PRESENTACION ORQUESTA 50% 2,000 15/02/2013 1 001 4866 FORW ARD SPORT S.R.L. CAMISETA DRAY SUBLIMADO, TRUZAS, LOGOS 3,105 15/02/2013 1 001 4867 FORW ARD SPORT S.R.L. BOXER VARONES, ROPA BAÑO DAMAS 15/02/2013 1 001 4868 FORW ARD SPORT S.R.L. TRUZAS FULBITO DAMAS 15/02/2013 1 001 4869 FORW ARD SPORT S.R.L. CAMISETAS PIQUE ALGODÓN, TRUZAS BASQUET 3,326 15/02/2013 1 001 24 PROMOTORA HV E.I.R.L CANCELACION DEL SALDO DEL 50% 2,000 05/07/2013 3 01 9765 SOTO SALVADOR MIGUEL ANGEL 3 ESCOBILLONES, 24 PINO TANQUE, TRAPEADORES 460 12/07/2013 3 01 7 TELLO ESPINOZA FERNANDO ALONSO 6 MEDALLAS BAÑADA EN ORO, ESTUCHE 600 16/07/2013 3 01 5964 INVERSIONES TEVACO PERU SAC 3 CAJAS DE VINO 441 16/07/2013 3 01 5963 INVERSIONES TEVACO PERU SAC 5 CAJAS DE VINO 735 22/07/2013 3 03 81363 INVERSIONES BEMOSA S.R.L. PINTURA LATEX, YESO, ESMALTE VENCEDOR 542 22/07/2013 3 03 81362 INVERSIONES BEMOSA S.R.L. TEMPLEFINO, LATEX, LIJA, ESMALTE VENCEDOR 838 3 01 11248 JESUS PEREZ ROLANDO LUCIO 6 RELOJES DE MADERA C/LOGO COLEGIO 10/11/2013 3 01 2159 CANDIA MAMANI LOURDES COMPRA DE JUGUETES 10/11/2013 3 01 13135 QUIBER CONZA JUAN 60 MUÑECOS 630 10/11/2013 3 02 8161 BERAMA'S TRADING DIGITAL S.A.C. 60 MUÑECAS 660 10/11/2013 3 02 8163 BERAMA'S TRADING DIGITAL S.A.C. 50 MUÑECAS 550 10/11/2013 3 02 8164 BERAMA'S TRADING DIGITAL S.A.C. 45 MUÑECAS 495 10/11/2013 3 02 8160 BERAMA'S TRADING DIGITAL S.A.C. 55 MUÑECAS 605 10/11/2013 3 03 5099 PACHECO HUILLCA HEBERTH 8 JUGUETES 475 10/11/2013 3 02 20347 HUAMANI PALOMINO LUISA ROBERTA 17 MUÑECOS 221 10/11/2013 3 01 938 BERNAL BERNAL METODIO VALENTIN 28 MUÑECAS 10/11/2013 3 01 78 GONZALES FERNANDEZ LENIN 200 UNIDADES DE JUEGOS DE MESA EN CAJA DE CARTON 10/11/2013 3 01 1068 CAJAMARCA MEJIA NILDA EDITH CAJAMARCA MEJIA NILDA EDITH 21/11/2013 1115 A.C. ZUBEHÖR S.A.C. 11034334 SEDALIB S.A JUEGOS DE TINTA CANON, 08 JUEGOS DE PAPEL CANON 1,080 PAGO DE AGUA MENSUAL 1,755 444 135 570 1,056 280 1,775 540 Fuente: Documentación de egresos y compras de CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. EJERCICIO 2014 FECHA TIPO SERIE NÚMERO 31/01/2014 3 02 744 GUERRA ORCHEZ OLGA AMELIA CEREMONIA COLEGIATURA 02/02/2014 3 01 871 PLASENCIA ASMAT ROCIO DEL PILAR ARREGLOS FLORALES 05/02/2014 3 02 747 GUERRA ORCHEZ OLGA AMELIA ALMUERZO BUFFET PARA LA JUNTA DE DECANOS 06/02/2014 3 01 391 TAPIA CALLA KEVIN PAUL 36 VASOS CHOP TALLADOS EN ORO DE 14 07/02/2014 3 02 751 GUERRA ORCHEZ OLGA AMELIA ALQUILER DE TOLDOS, MESAS, VESTIDOS 13/02/2014 3 03 508 BAILON CHUQUIRUNA ROBERTO BENJAMIN PUBLICIDAD EN CARATULA 350 15/02/2014 3 02 901 SANCHEZ JHONY & ELENA SAC AGUA SAN LUIS 105 17/02/2014 3 03 557 BAILON CHUQUIRUNA ROBERTO BENJAMIN PUBLICIDAD EN CARATULA A COLOR 200 18/01/2014 3 02 741 GUERRA ORCHEZ OLGA AMELIA BUFFET PARA 100 PERSONAS, INAGURACION DEL GIMNASIO 573 27/02/2014 3 01 190 A & A CORPORATION S.A.C. 3 CARTUCHOS CANON 185 PROVEEDOR CONCEPTO IMPORTE 668 415 2,230 720 1,050 Fuente: Documentación de egresos y compras de CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. EJERCICIO 2015 FECHA TIPO SERIE NÚMERO PROVEEDOR CONCEPTO IMPORTE TRANSPORTE A PACASMAYO EL DIA 18 DE DICIEMBRE DEL 14/01/2015 3 01 1010 HERRERA ARROYO MARIO PABLO ALFREDO 14/01/2015 3 01 1011 HERRERA ARROYO MARIO PABLO ALFREDO TRANSPORTE A CHEPEN EL DIA 17 DE DICIEMBRE DEL 2014 400 17/12/2014 3 001 33 HERRERA ARROYO MARIO PABLO ALFREDO TRANSPORTE A LA CIUDAD DE CHEPEN IDA Y VUELTA 400 18/12/2014 3 001 32 HERRERA ARROYO MARIO PABLO ALFREDO TRANSPORTE A PACASMAYO 350 19/12/2014 19/12/2014 3 3 02 02 64 65 GUERRA ORCHEZ OLGA AMELIA GUERRA ORCHEZ OLGA AMELIA 350 2014 300 CENAS NAVIDEÑAS DE ENROLLADOS DE POLLO, JAMON Y QUESO ARROZ NAVIDEÑO Y ENSALADA TROPICAL 300 CENAS NAVIDEÑAS CERDO A LOS JUGOS CON ARRONZ A LA VALENCIANA Y ENSALADA BLANCA 3,000 3,300 300 CENAS NAVIDEÑAS DE ARROZ ALMENDRADO, FILETE DE 19/12/2014 3 02 66 GUERRA ORCHEZ OLGA AMELIA POLLO CON SALSA DE CHAMPIÑONES Y ENSALADA A LA 3,300 FLORENTINA Fuente: Documentación de egresos y compras de CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. En concordancia con el principio de Exposición de PCGA, que señala: “Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos del ente a que se refieren”. Por tanto, la información 12 contable del Colegio, contenida en el registro de compras, presenta irregularidades y no es fiable para la toma de decisiones por parte de los órganos de gobierno del Colegio. RECOMENDACIÓN Al Consejo Directivo, en coordinación con la Dirección de Economía y Patrimonio, y el área de contabilidad, evaluar esta situación, para subsanar estas irregularidades a efecto de establecer el adecuado control del registro, o contabilización de sus A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. operaciones de compras, con la finalidad que el Colegio disponga de información financiera completa y fidedigna. 2.1.7 RECIBOS DE EGRESOS NO ANOTADOS EN REGISTRO DE COMPRAS Y EGRESOS, VIRTUAL Y FÍSICO Evidenciamos recibos de egresos emitidos, que sustentan gastos o erogaciones de dinero correspondientes a los ejercicios en revisión, que no están anotados en registro de compras y egresos, virtual y físico. Detallamos las operaciones más significativas: EJERCICIO 2013 FECHA RECIBO INTERNO Nº 25/01/2013 4286 100% FONSSA RESOLUCION Nª 001-2013 GENARO NELSON LOZANO ALVARADO 5,833 08/02/2013 4334 50% FONSSA RESOLUCION Nª 002-2013 ROBERTO LEOPOLDO ALFONSO MARADIEGUE RIOS 2,500 06/05/2013 4868 ADELANTO 50% POR DIA DE MADRE VB 01-121 RUC 10180673186 FERNANDO TELLO VILLAR 2,250 06/05/2013 4863 PAGOS BENEFICIOS FONMI 100% RES Nª 012-2013 ANGELA ROSA BOBADILLA ALVA 5,000 15/05/2013 4943 PAGO FONSSA 100% RES 10-2013 JUAN MANUEL ENRIQUE POLO BOCANEGRA 5,167 16/05/2013 4944 PAGO BENEFICIO FONSSA 100% RES Nª 012-2013 JORGE JUAN ORBEGOSO DIAZ 5,500 20/05/2013 4960 PAGO BENEFICIO DE FONSSA 100% RES Nº 10 -2013 BERTHA BENITA LOPEZ CARRANZA 5,000 24/05/2013 4971 PAGO BENEFICIO DE FONMI 50% RES Nª 014-2013 ANA MARIA YPARRAGUIRRE LOPEZ 2,000 24/05/2013 4979 PAGO BENEFICIO DE FONSSA 100% RES Nº 11 -2013 EDIA AMELIA AVALOS GALARCE 5,333 09/05/2013 4890 PAGO DE BENEFICIOS DE FONMI 50% RESOLUCION Nª 11-2013 CELESTINA MARIA TORRES 2,500 01/07/2013 5196 ADELANTO DE SUELDO A SHEYLA LUNA VICTORIA SHEYLA LUNA VICTORIA 04/07/2013 5202 ADELANTO DE LIQUIDACION DE VACACIONES A PATRICIA VELEZMORO PATRICIA VELEZMORO URBINA 16/10/2013 5896 MOVILIDAD ROSA LEDESMA ALCANTARA 06/11/2013 1203 PAGO ADELANTO DE VACACIONES MARTIN CASTRO BURGUET 1,000 15/11/2013 6696 PAGO BENEFICIOS FONSSA 100% RES 037-2013 AMALIA ROSA DIAZ 5,333 12/11/2013 6678 MOVILIDAD CARMEN FLORES 140 28/11/2013 6754 APOYO RIEGO DE PLANTAS LOCAL DE HUANCHAQUITO EDW AR PEREZ LUCIANO 100 04/12/2013 6793 PRESTAMO A PERSONAL CARLOS SANCHEZ 500 06/12/2013 6810 ADELANTO DE SUELDO MIRELLA RAMOS LUJAN 100 13/12/2013 6842 MOVILIDAD ROSA LEDESMA 135 13/12/2013 6843 MOVILIDAD ROSA LEDESMA 388 19/12/2013 6880 ADELANTO DE SUELDO DARIO SILVA 100 CONCEPTO BENEFICIARIO IMPORTE 500 1,000 145 Fuente: Documentación de egresos y compras de CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. EJERCICIO 2014 RECIBO FECHA INT ERNO CONCEPT O BENEFICIARIO IMPORT E Nº MOVILIDAD DEPORTIS TAS Q PARTICIPAN EN 07/02/2014 6064 W ILDER TEATINO 180 11/02/2014 6075 PRES TAMO A PERS ONAL PEDRO BOCANEGRA 500 12/02/2014 6079 ADELANTO S UELDO DARIO S ILVA 100 13/02/2014 6081 W ILDER TEATINO 160 20/02/2014 6205 W ILDER TEATINO 180 27/02/2014 27/02/2014 6213 6212 OLIMPIADAS MOVILIDAD PARA LOS DEPORTIS TAS QUE PARTICIPAN EN LAS OLIMPIADAS INTERCOLEGIOS PROFES IONALES MOVILIDAD DEPORTIS TAS Q PARTICIPAN OLIMPIADAS VETERINARIOS 2014 MOVILIDAD DEPORTIS ITAS QUE PARTICIPAN EN LAS OLIMPIADAS INTERCOLEGIOS DEL 24/02 AL 02/03 BUENO HERRERA DYAN MOVILIDAD DEPORTIS TAS QUE PARTICIPAN EN LAS INTERCOLEGIOS OLIMPIADAS PROFES IONALES 50 180 Fuente: Documentación de egresos y compras de CALL Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. 13 En concordancia con el principio de Exposición de PCGA, que señala: “Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos del ente a que se refieren”. Por tanto, la información contable del Colegio presenta irregularidades y no es fiable para la toma de decisiones por parte de los órganos de gobierno de la institución. Asimismo, evidenciamos que el Colegio carece de políticas y manual de procedimientos para el control de gastos, comprobantes de pago utilizados y A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. rendición de gastos (por ejemplo: planilla de movilidad). RECOMENDACIÓN Al Consejo Directivo, en coordinación con la Dirección de Economía y Patrimonio, y el área de contabilidad, evaluar esta situación para corregir estas irregularidades a efecto de establecer adecuado control del registro de sus operaciones de compras, con la finalidad que el Colegio disponga de información contable, financiera completa y fidedigna, que coadyuve a una adecuada toma de decisiones. Asimismo, establecer políticas y procedimientos para el control, rendición de gastos del Colegio en concordancia con normas contables aplicables a la institución, con el fin de ejercer adecuado control de sus recursos economicos y financieros. 2.1.8 DIFERENCIA ENTRE INFORMACIÓN DECLARADA EN PDT 621 IGV – RENTA Y EL REGISTRO DE COMPRAS. Evaluamos los importes declarados en PDT 621 IGV - Renta mensual, con el registro de compras y egresos – archivo digital, Excel - correspondiente a los ejercicios en evaluación, determinando diferencias significativas; las que a continuación presentamos: EJERCICIO 2013 REGISTRO DE COMPRAS Y EGRESOS PDT MESES REGISTRO EN EXCEL DIFERENCIAS GRAVADAS NO GRAVADAS GRAVADAS NO GRAVADAS ENERO - 13,809 - 230 13,579 FEBRERO - 25,104 - - 25,104 MARZO - 41,812 - 35,104 6,708 ABRIL - 54,401 - 44,525 9,876 MAYO - 32,398 - 26,779 5,619 JUNIO - 25,970 - 25,662 308 JULIO - 35,153 - 34,045 1,108 AGOSTO - 41,589 - 41,033 556 SEPTIEMBRE - 31,387 - 30,544 843 OCTUBRE - 13,057 - 12,256 801 NOVIEMBRE - 13,538 - 15,819 -2,281 DICIEMBRE - 25,590 - 25,146 444 TOTALES - 353,808 - 291,143 62,665 Fuente: Documentación de compras y egresos de CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. 14 En el ejercicio 2013 las diferencias ascienden a S/ 62,665 soles y corresponden a compras registradas como no gravadas; sin embargo estas compras se encuentran afectas a IGV, es decir son operaciones gravadas. EJERCICIO 2014 REGISTRO DE COMPRAS Y EGRESOS A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. MESES PDT REGISTRO EN EXCEL DIFERENCIAS GRAVADAS NO GRAVADAS GRAVADAS NO GRAVADAS ENERO - 42,274 - 42,274 - - FEBRERO - 63,873 - 63,705 - 168 MARZO - 13,619 - 13,619 - ABRIL - 2,100 - 50,264 - MAYO - 17,742 - 26,498 - -8,756 JUNIO - 3,950 - 19,497 - -15,547 JULIO - 4,328 - 25,715 - -21,388 AGOSTO - 5,756 - 13,531 - 18,472 - 37,217 17,871 -18,745 -11,714 SEPTIEMBRE 17,871 GRAVADAS NO GRAVADAS -48,164 -7,776 OCTUBRE - 2,000 - 13,714 - NOVIEMBRE - 3,894 - 13,838 - -9,943 DICIEMBRE - 5,006 - 58,003 - -52,997 183,013 - 377,876 TOTALES 17,871 17,871 -194,862 Fuente: Documentación de compras y egresos de CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. En el ejercicio 2014, la diferencia de las compras gravadas asciende a S/ 17,871 y las compras no gravadas ascienden a S/ 194,862. Sin embargo evidenciamos que todas las compras realizadas en este periodo, se encuentran afectas a IGV, es decir son operaciones gravadas. EJERCICIO 2015 REGISTRO DE COMPRAS Y EGRESOS MESES PDT GRAVADAS REGISTRO EN EXCEL NO GRAVADAS GRAVADAS DIFERENCIAS NO GRAVADAS ENERO - 13,233 - 13,230 3 FEBRERO - 22,825 - 22,828 -3 MARZO - 33,242 - 32,161 1,081 ABRIL - 38,140 - 37,374 766 MAYO - 31,194 - 31,194 - 138,634 - 136,787 TOTALES 1,847 Fuente: Documentación de compras y egresos de CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. En el ejercicio 2015, las diferencias ascienden a S/ 1,847 soles, y corresponden a compras registradas como no gravadas. Sin embargo evidenciamos que estas compras se encuentran afectas a IGV, es decir son operaciones gravadas. El no utilizar el crédito fiscal que genera el impuesto general a las ventas por la adquisición de bienes y servicios, origina que el Colegio realice erogaciones de dinero por pago de IGV, que debería ser compensado. 15 Observamos que las operaciones de compras, en su totalidad están destinadas a compras no gravadas. Evidenciando que no realizan la distribución adecuada del costo por las operaciones de ventas y compras gravadas y no gravadas. RECOMENDACIÓN Al Consejo Directivo, en coordinación con la Dirección de Economía y Patrimonio y el Contador de la institución, evaluar esta situación, para determinar de manera adecuada el prorrateo de costos y gastos en concordancia con el objeto social y A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. servicios complementarios que brinda la institución, a efecto de determinar de manera apropiada los tributos que le corresponden. 2.1.9 DIFERENCIA ENTRE INFORMACIÓN DECLARADA EN PDT 621 IGV- RENTA Y EL REGISTRO DE VENTAS Evidenciamos diferencias entre los importes contenidos en las declaraciones mensuales PDT 621 IGV - Renta y los registros de ventas del Colegio, tal como se muestra en los siguientes cuadros: EJERCICIO 2013 REGISTRO DE VENTAS MESES PDT GRAVADAS REGISTRO EN EXCEL NO GRAVADAS GRAVADAS DIFERENCIAS NO GRAVADAS ENERO 5,409 - 5,387 - 22 FEBRERO 6,916 - 6,313 - 603 - MARZO 5,701 - 5,701 - 12,840 - 12,839 - 1 MAYO 4,899 - 5,041 - -142 JUNIO 3,507 - 3,714 - -207 JULIO 5,597 - 5,597 - 1 AGOSTO 5,277 - 5,359 - -82 SEPTIEMBRE 2,990 - 3,559 - -569 -121 ABRIL OCTUBRE 10,662 - 10,783 - NOVIEMBRE 2,818 - 2,892 - -74 DICIEMBRE 5,681 - 7,119 - -1,438 TOTALES 72,297 - 74,304 - -2,007 Fuente: Documentación de ventas e ingresos de CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. En el ejercicio 2013, la diferencia por declaración de ventas gravadas asciende a S/ 2,007 soles. 16 EJERCICIO 2014 REGISTRO DE VENTAS PDT MESES GRAVADAS GRAVADAS NO GRAVADAS - 5,531 - 4,000 FEBRERO 2,919 111 3,030 - -111 111 - 360 - 631 - -271 - ABRIL 2,675 - 2,675 - 0 - MAYO 5,659 - 5,059 - 600 - - 1 - 4,219 JUNIO 4,658 JULIO 5,134 6,812 SEPTIEMBRE A. GRAVADAS 9,531 AGOSTO S. NO GRAVADAS ENERO MARZO TEJADA ARBULU & ASOCIADOS DIFERENCIAS REGISTRO EN EXCEL NO GRAVADAS 22,247 - 22,246 OCTUBRE 2,402 NOVIEMBRE 4,804 DICIEMBRE - 3,155 TOTALES 43,391 Fuente: Documentación de ventas e ingresos de CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. 66,136 111 En el ejercicio 2014, la diferencia por declaración de ventas gravadas asciende a S/ 4,219. soles, y la diferencia por ventas no gravadas, asciende a S/ 111. soles. Respecto al ejercicio 2014, los meses de Junio, Julio, Agosto, Octubre, Noviembre y Diciembre, evidenciamos solo las constancias de pago de IGV, y no las declaraciones PDT. EJERCICIO 2015 REGISTRO DE VENTAS MESES PDT GRAVADAS ENERO REGISTRO EN EXCEL NO GRAVADAS 2,980 GRAVADAS - FEBRERO DIFERENCIAS NO GRAVADAS 7,735 - -4,756 -13,306 4,763 MARZO 18,692 ABRIL 2,596 - 15,902 - MAYO 5,449 - 5,449 - 52,541 - TOTALES 11,025 Fuente: Documentación de ventas e ingresos de CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. -18,062 En el ejercicio 2015, la diferencia por declaración de ventas gravadas asciende a S/ 18,062. Soles. Respecto a los meses de febrero y marzo del ejercicio 2015, no evidenciamos las declaraciones PDT 621 IGV – Renta. El disminuir o aumentar los saldos para las declaraciones mensuales, constituye infracción por declarar cifras o datos falsos, según artículo 178 del Código Tributario, numeral 1. Esto conlleva al pago de multa por declarar datos falsos. Estas diferencias son significativas e indican falta de control de información que maneja el Colegio en sus registros y documentación contable. 17 Todos estos puntos antes mencionados reflejan falta de criterio apropiado para el manejo de los ingresos que percibe el Colegio, por parte del área de contabilidad, y del Consejo Directivo. RECOMENDACIÓN Al Consejo Directivo, en coordinación con el Director de Economía y Patrimonio y el área de contabilidad del Colegio, evaluar esta situación y tomar las medidas necesarias para corregir las diferencias, con el fin de evitar posibles contingencias A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. tributarias y financieras futuras que afecten la situación económica de la institución. 2.1.10 DIFERENCIA ENTRE INFORMACIÓN DECLARADA EN PDT 601 Y LAS PLANILLAS DE REMUNERACIONES DE CALL Evidenciamos diferencias en conceptos declarados en PDT 601 y planilla de remuneración; a continuación detallamos: EJERCICIO 2013 PERIODO CONCEPTO PDT PLANILLAS ONP FEBRERO ESSALUD DIFERENCIAS 463 298 166 2,119 1,961 158 RENTA 4TA 222 - 222 1,859 1,693 166 TOTAL 4,663 Fuente: Planillas y PDT 601 de CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. 3,951 712 JULIO ESSALUD EJERCICIO 2014 PERIODO CONCEPTO JULIO PDT ESSALUD NOVIEMBRE ONP ESSALUD TOTAL PLANILLAS DIFERENCIAS 2,158 1,933 225 896 738 158 2,409 2,367 42 5,463 5,038 425 Fuente: Planillas y PDT 601 de CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. EJERCICIO 2015 PERIODO ENERO FEBRERO MAYO CONCEPTO RENTA DE 5TA ESSALUD ONP ESSALUD RENTA 4TA PDT PLANILLAS 96 174 2,434 2,349 645 2,357 240 TOTAL 5,772 Fuente: Planillas y PDT 601 de CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. 2,259 DIFERENCIAS -78 85 645 98 - 240 4,783 989 Las boletas de pago de los colaboradores de CALL coinciden con la información contenida en las planillas de remuneraciones, sin embargo existen diferencias con lo 18 declarado en PDT 601. Ante una posible fiscalización por parte de SUNAFIL, podría determinar contingencias que afectarían la economía e imagen del Colegio, de manera negativa. RECOMENDACIÓN: Al consejo directivo, en coordinación con la dirección de economía y patrimonio, y el área de contabilidad, evaluar esta situación, a efecto de implementar un manual de procedimientos para el cálculo y determinación de las cargas laborales. Con el A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. propósito de contar con información apropiada y suficiente; y contribuir con la adecuada gestión de la institución. 2.1.11 DIFERENCIA ENTRE LAS DECLARACIONES DE AFP NET Y LAS PLANILLAS DE REMUNERACIONES DE CALL Evidenciamos diferencias en importes declarados en AFP Net y planilla de remuneración; a continuación mostramos diferencias más significativas: EJERCICIO 2013 AFP - JULIO CONCEPTO PRIMA INTEGRA HORIZONTE TOTAL AFP NET 1,822 265 226 2,313 PLANILLA 1,817 134 221 2,173 131 5 140 DIFERENCIA 4 Fuente: Documentación de planillas de CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. EJERCICIO 2014 AFP - JULIO CONCEPTO PRIMA INTEGRA PROFUTURO TOTAL AFP NET 1,712 233 224 2,170 PLANILLA 1,423 608 385 2,416 289 -374 -161 -246 DIFERENCIA Fuente: Documentación de planillas de CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. EJERCICIO 2015 AFP - ENERO CONCEPTO AFP NET PLANILLA PRIMA INTEGRA SIN INFORMACIÒN 1,708 375 DIFERENCIA -1,708 -375 Fuente Planillas de CALL y Declaraciones AFP. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. PROFUTURO TOTAL 405 405 402 2,485 3 -2,080 19 AFP - FEBRERO CONCEPTO PRIMA INTEGRA PROFUTURO AFP NET 2,096 130 413 2,639 PLANILLA 1,970 129 410 2,509 DIFERENCIA 126 1 Fuente Planillas de CALL y Declaraciones AFP. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. TOTAL 3 130 Las boletas de pago coinciden con la información presentada en las planillas de remuneraciones, sin embargo existen diferencias con lo declarado. Ante una posible A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. fiscalización por parte de SUNAFIL, podrían determinar contingencias que afectarían de manera negativa a la institución. RECOMENDACIÓN: Al consejo directivo, en coordinación con la dirección de economía y patrimonio, y el área de contabilidad, evaluar esta situación, a efecto de implementar un manual de procedimientos para la adecuada determinación de las cargas laborales. Con el propósito de contar con información apropiada y suficiente; y contribuir con la adecuada gestión de la institución. 2.1.12 DEFICIENTE CONTROL DE DOCUMENTACIÓN DE INGRESOS DEL COLEGIO Evaluamos la documentación e información generada por el Colegio respecto a ingresos obtenidos, observamos lo siguiente: La documentación física utilizada para el pago de cuotas de los agremiados, en los ejercicios 2013, 2014 y a mayo 2015, inclusive, fue como sigue: 2013 2014 Recibo unico Ticket recibo unico 2015 (Mayo) - Ticket recibo unico - Recibo ingreso Fuente: Documentación de ventas e ingresos de CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. En el ejercicio 2013, no realizaron control de los ingresos obtenidos por concepto de pago de cuotas de agremiados, recaudados a través de los recibos únicos. Los ingresos percibidos por pago de cuotas de agremiados, durante los ejercicios en evaluación, no han sido declarados en el PDT 621 IGV - RENTA mensual como ingresos no gravadas. La documentación que maneja el Colegio respecto a sus ingresos por pago de cuotas mensuales, carece de un orden adecuado. Esto demuestra deficiente control de sus registros e información. 20 RECOMENDACIÓN Al Consejo directivo, en coordinación con la dirección de Economía y Patrimonio, y el área de contabilidad, evaluar esta situación, también, la implementación de controles en el manejo de información con respecto a los ingresos que percibe el Colegio, diferenciando conceptos: colegiatura, pago de cuotas, ventas realizadas, prestación de servicios y otros. Asimismo, llevar un mejor control respecto a los comprobantes a emitir, su clasificación y orden. A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. 2.1.13 NO SE HA IMPLEMENTADO MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA CONTROL DE RECURSOS FINANCIEROS DEL COLEGIO. Dentro de nuestro requerimiento de información, solicitamos documentación física, estados de cuenta, conciliaciones bancarias y de caja, actas de arqueos de caja y de fondos fijos, así como reglamentos internos y/o procedimientos implementados para el control y custodia de los recursos financieros del Colegio, a efecto de validar los saldos del estado de situación financiera, y corroborar la implementación de estas actividades de control. Observamos que Colegio de Abogados de la Libertad durante el período en evaluación, no ha realizado conciliaciones bancarias, arqueos de caja periódicos e inopinados; y Tampoco cuenta con procedimientos establecidos para realizar conciliaciones bancarias, reglamento para control de los ingresos, fondo fijo, liquidaciones y arqueos de caja. La falta de estos procedimientos constituye un riesgo potencial para el Colegio, puesto que no se han implementado los controles necesarios para evitar o minimizar acciones de fraude, pérdida o robo de sus recursos financieros que alerte a los órganos de gobierno del Colegio de estas posibles contingencias administrativas y legales. RECOMENDACIÓN Al Consejo Directivo, en coordinación con la Dirección de Economía y Patrimonio, evaluar esta situación, a efecto que tomen las medidas conducentes a la implementación de herramientas de control de los recursos financieros del Colegio, de manera que quede evidenciado documentalmente la conformidad de los movimientos y saldos de esta partida en los estados financieros, y evitar futuras contingencias administrativas y legales o riesgos que repercuten negativamente en la gestión del Colegio. 2.1.14 INADECUADO CONTROL DE INGRESOS POR CONCEPTO DE DEPOSITOS JUDICIALES Evidenciamos depósitos Judiciales a favor de Colegio de Abogados de la Libertad, recaudados a través del Banco de la Nación, los cuales no cuentan con registro contable adecuado de los importes percibidos, aprobados por mandado judicial a favor del Colegio, con tasa del 5% por costas procesales del total de la demanda, 21 asimismo no se llevó control del destino de los fondos recaudados por la administración. Presentamos resumen de depósitos judiciales más significativos: A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. BANCO BANCO DE LA NACIÓN CTA CTE 00-749002034 TIPO DE DOCUMENTO NUMERACIÓN FECHA BOUCHER 4458880-4-C 4458909-4-C 3214626-4-E 2606233-4-D 8815120-4-E 2743837-4-G 2293846-4-H 6765491-4-J 2467347-4-L 5677892-4-L 14.01.2014 15.01.2014 20.02.2014 13.03.2014 26.03.2014 07.06.2014 28.06.2014 15.09.2014 19.11.2014 31.12.2014 IMPORTE 7,192 2,373 7,859 2,491 2,261 4,992 2,062 3,538 3,577 4,073 Fuente: Documentación sobre depósitos judiciales de CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. BANCO BANCO DE LA NACIÓN CUENTA 00-749-002034 TIPO DE DOCUMENTO NUMERACIÓN FECHA 56648274 56648275 374-4-A 57933355 455-4-Ñ 16.07.2013 18.07.2013 19.12.2013 23.09.2013 05.03.2015 15,000 15,000 15,000 15,000 20,000 PAPELETA DE DEPÓSITO IMPORTE 630-4-I 09.03.2015 20,000 213-4-Ñ 11.03.2015 20,000 471-4-Ñ 13.03.2015 20,000 610-4-Ñ 16.03.2015 20,000 796-4-Ñ 17.03.2015 20,000 328-4-Ñ 18.03.2015 20,000 659-4-Ñ 19.03.2015 25,000 849-4-N 24.03.2015 28,000 677-4-Ñ 25.03.2015 26,500 448-4-N 30.03.2015 30,000 160-4-N 31.03.2015 34,000 902-5-N 06.04.2015 18,000 536-4-N 08.04.2015 16,500 Fuente: Documentación sobre depósitos judiciales de CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. BANCO BANCO DE CRÉDITO DEL PERÚ CUENTA 570-123074790-50 TIPO DE DOCUMENTO NUMERACIÓN FECHA 847470 23.05.2013 992602 29.05.2013 8,500 918962 12.07.2013 15,000 712084 17.07.2013 15,000 901286 22.07.2013 12,000 PAPELETA DE DEPÓSITO IMPORTE 5,500 400812 26.07.2013 7,000 2311669 13.08.2013 12,000 645177 29.08.2013 6,500 Fuente: Documentación sobre depósitos judiciales de CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. 22 BANCO CUENTA PAPELETA DE DEPÓSITO MONEDA BANCO INTERBANK 6003000880377 6003057918857 PAPELETA DE DEPÓSITO PAPELETA DE DEPÓSITO NUMERACIÓN FECHA 15 06.02.2013 6 18.04.2013 8 19.04.2013 6 22.04.2013 22 11.07.2013 16 19.07.2013 21 21.08.2013 9 22.08.2013 11 13.09.2013 20 17.09.2013 474164 08.05.2013 564897 22.08.2013 564891 20.09.2013 SOLES A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. 6003000475774 TIPO DE DOCUMENTO SOLES DOLARES 341 11.09.2013 IMPORTE 10,000 15,000 15,000 20,000 11,190 12,000 15,000 7,000 10,000 8,500 23,609 11,612 12,273 2,000 Fuente: Documentación sobre depósitos judiciales de CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. Los depósitos evidenciados no tienen una base contable contrastable, ni registro en libro caja y banco en ejercicios 2013, 2014 y a mayo 2015, inclusive, en concordancia con principios de contabilidad generalmente aceptados y normas contables aplicables a la institución, que permita al Colegio preparar y presentar información contable y financiera fidedigna. Asimismo, observamos la carencia de políticas y manuales respecto del control de los ingresos, y el fin con que son utilizados en el Colegio. RECOMENDACIÓN Al Consejo Directivo, en coordinación con la Dirección de Economía y Patrimonio, evaluar esta situación, a efecto que tomen las medidas conducentes para la implementación de herramientas de control de los depósitos judiciales que percibe el Colegio, de manera que regularice el registro de los ingresos, a fin de mejorar la administración de los recursos y distribución de estos, que permita al Colegio actualizar su base contable y presentar información fiable, para la buena toma de decisiones en la institución. 23 2.1.15 DOCUMENTACIÓN SUSTENTATORIA INCOMPLETA, RESPECTO DEL PAGO DE OBLIGACIONES A TRABAJADORES. Verificamos las órdenes de depósitos para pago de los conceptos: planillas, vacaciones y gratificaciones; evidenciando carta de requerimiento de desembolso a cada cuenta involucrada y boucher de depósito. Presentamos resumen de los desembolsos realizados en el año 2013. A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. EJERCICIO 2013 MES CONCEPTO BCO CTA CTE ENERO PLANILLAS INTERBANK 600-3000475774 19,262.89 FEBRERO PLANILLAS INTERBANK 600-3000475774 18,505.35 MAYO PLANILLAS INTERBANK 600-3000475774 15,226.91 JULIO GRATIFICACIONES INTERBANK 600-3000475774 21,895.20 JULIO VACACIONES INTERBANK 600-3000475774 1,484.31 JULIO PLANILLAS INTERBANK 600-3000475774 14,869.40 NOVIEMBRE PLANILLAS N/P N/P 13,577.68 DICIEMBRE GRATIFICACIONES N/P N/P 19,210.54 DICIEMBRE PLANILLAS N/P N/P 15,498.56 TOTAL IMPORTE 139,530.84 Fuente: Documentación de pagos de CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. No fue posible evidenciar si ordenaron y realizaron depósitos de los meses de noviembre y diciembre 20132. En el ejercicio 2014 y los meses de enero a mayo 2015, no obtuvimos evidencia de los desembolsos, boucher de depósitos o movimientos de saldos en los estados de cuenta bancarios. RECOMENDACIÓN Al Consejo Directivo, en coordinación con la Dirección de Economía y Patrimonio, evaluar esta situación, para implementar procedimientos, respecto del acopio y control apropiado del acervo documentario que maneja el área de contabilidad, con el objeto de contar con documentación e información suficiente y oportuna; que contribuya a la adecuada gestión del Colegio. 2.1.16 OMISIÓN DE BANCARIZACIÓN EN OPERACIONES DE COMPRAS Evidenciamos facturas de compras cuyos pagos no se encuentran bancarizados. En concordancia con la Ley de Bancarización, Ley para la Lucha contra la Evasión y para la Formalización de la Economía – Ley 28194 y su modificatoria, Decreto Legislativo Nº 975 y Decreto Supremo N° 150-2007- EF que señala: "El monto a partir del cual se deberá utilizar Medios de Pago es de tres mil quinientos nuevos soles (S/. 3,500) o mil dólares americanos (US$ 1,000)"; se deberán pagar utilizando los Medios 2 En los meses que no fue posible evidenciar movimientos en cuentas bancarias, que mantiene el Colegio en instituciones Financieras se asignó el criterio No Presentado – N/P. 24 de Pago, aun cuando se cancelen mediante pagos parciales menores a dichos montos.” A continuación, detallamos facturas observadas: EJERCICIO 2013 A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. FECHA TIPO SERIE NUMERO PROVEEDOR CONCEPTO 15/02/2013 1 001 4866 FORW ARD SPORT S.R.L. CAMISETA DRAY SUBLIMADO, TRUZAS, LOGOS 15/02/2013 1 001 4867 FORW ARD SPORT S.R.L. BOXER VARONES, ROPA BAÑO DAMAS 15/02/2013 1 001 4868 FORW ARD SPORT S.R.L. TRUZAS FULBITO DAMAS 15/02/2013 1 001 4869 FORW ARD SPORT S.R.L. CAMISETAS PIQUE ALGODÓN, TRUZAS BASQUET Fuente: Documentación de gastos del CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. IMPORTE 3,105 444 135 3,326 La inobservancia de esta norma, puede generar contingencias tributarias al Colegio, debido a que los pagos que se efectúen sin utilizar Medios de Pago no darán derecho a deducir gastos, costos o créditos; a efectuar compensaciones ni a solicitar devoluciones de tributos, saldos a favor. Asimismo revela falta de establecimiento de controles en la institución, como: políticas de control, asignación de funciones del personal contable, que orienten a una adecuada gestión del Colegio. RECOMENDACIÓN Al consejo Directivo, en coordinación con la Dirección de Economía y Patrimonio, evaluar esta situación, para establecer políticas, manuales, para el adecuado control contable, en concordancia con normas contables, financieras y tributarias aplicables a la institución, con el fin de evitar contingencias tributarias propias de errores u omisiones por parte de los encargados de la gestión contable y adminstrativa del Colegio. 2.1.17 DIFERENCIA ENTRE SALDO DE CUENTAS BANCARIAS DEL COLEGIO Y SALDO DE BANCOS SEGÚN INFORME PRESENTADO POR PAST DECANA Evidenciamos diferencias entre el saldo total en cuentas bancarias del Colegio y saldo de bancos expresado en informe de Past Decana Dra. Rosa Ledesma Alcántara, en el periodo enero 2013 a mayo 2015. A continuación, mostramos cuadro de saldos finales por ejercicios, según los estados de cuentas bancarias: 25 BANCOS DIC - 2013 SOLES CREDITO 180,332 INTERBANK 315,738 NACION 180,827 DIC - 2014 DOLARES SOLES DOLARES 153,795 2,365 326,937 190,370 676,897 192,735 1,431,918 538888.262 2,291 DOLARES 326,461 2,260 1,488,409 190,480 305 192,772 1,948,364 576387.71 190,536 192,796 ###### 2,557,214 TEJADA ARBULU & ASOCIADOS A. 1,215,785 2,008,306 TOTAL S/ Fuente: Documentación de estados de cuentas bancarias de CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. S. SOLES 133,190 951,186 SCOTIABANK TOTALES MAY - 2015 Evidenciamos que el saldo total en cuentas bancarias del Colegio a mayo 2015, asciende a S/ 2’557,214 soles. Luego, evaluamos el saldo expresado en informe presentado por Past Decana del Colegio, Dra. Rosa Nila Ledesma Alcántara, mediante carta de fecha 03. 02. 2016; donde hace de conocimiento que el saldo en cuentas bancarias del Colegio al final de su gestión (Desde el 2013 a mayo 2015), es el importe de S/ 2’546,492 soles. La diferencia entre ambos saldos asciende a S/ 10,722 soles a favor del Colegio, el cual graficamos a continuación: SALDOS AL 31.05.15 EST A D O D E C U EN T A S B A N C A R IA S IN F OR M E PA ST D EC A N A 2,557,214 2,546,492 DIFERENCIA 10,722 Fuente: Documentación de estados de cuentas bancarias de CALL Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. Esta diferencia es consecuencia de falta de control interno: de políticas y procedimientos contables y administrativos, como: conciliaciones bancarias mensuales de todas las cuentas corrientes que tiene el CALL en diversas entidades financieras, para la administración adecuada de sus recursos financieros. RECOMENDACIÓN Al Consejo Directivo, en coordinación con la Dirección de Economía y Patrimonio, evaluar esta situación, a efecto que implementen adecuados controles, políticas y procedimientos contables y administrativos, con la finalidad que la institución maneje información pertinente de los saldos y movimientos de las cuentas bancarias del Colegio; que le permita realizar una adecuada administración de sus recursos económico financieros. 26 2.1.18 DIFERENCIA ENTRE INGRESOS PRESENTADOS EN INFORME DE PAST DECANA E INGRESOS EVIDENCIADOS POR AUDITORÍA. Evidenciamos diferencias entre ingresos expresados en informe presentado por Past Decana en fecha 02.02.2016 y los ingresos evidenciados por auditoria, correspondientes a la gestión realizada en el periodo de enero 2013 a mayo 2015. INGRESOS TOTALES VENTAS A. S. 2014 2015 - MAY TOTAL 72,903 66,136 52,541 191,579 2,049,424 2,107,565 1,083,047 5,240,036 703,037 16,665 574,810 1,294,512 REGISTRO CALL 2,825,364 2,190,365 1,710,397 6,726,127 INFORME PAST-DECANA 2,013,570 2,122,137 1,088,580 5,224,287 811,794 68,228 621,818 1,501,840 CUOTAS TEJADA ARBULU & ASOCIADOS 2013 DEP. JUDICIALES DIFERENCIA Fuente: Registros de ingresos de CALL Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. Es evidente, las diferencias son significativas y revelan inconsistencias en la información contable y administrativa del Colegio, las cuales no se pueden determinar en su totalidad, debido a que no existen estados financieros y documentación e información que respalde el informe presentado por Past Decana; así también, el Colegio no cuenta con información suficiente de los ingresos obtenidos, por ejemplo: falta de registro y control de ingresos por depósitos judiciales, que no permite determinar el importe total recibido por este concepto durante el periodo en evaluación, y también, no fue posible evidenciar otros ingresos, diferentes a los descritos en el cuadro anterior y estipulados en el estatuto, Artículo 74° sobre Ingresos del Colegio: 1. La Cuota Ordinaria Mensual (COM) y demás cuotas ordinarias; 2. Los derechos de inscripción y colegiatura, y los de reinscripción de los agremiados ordinarios pasivos; 3. Las cuotas extraordinarias o especiales; 4. Los derechos que perciba por los servicios que preste; los productos y rentas de los bienes de su propiedad; 5. Los ingresos que provienen de las ventas de publicaciones; 6. Los donativos e ingresos extraordinarios; 7. La mora que genere la falta de pago de la Cuota Ordinaria mensual (COM) por más de tres meses consecutivos; 8. Las sanciones pecuniarias que imponga; y, los que adquiera por cualquier otro medio. Las inconsistencias determinadas entre los ingresos evidenciados por auditoria, producto de revisión de la información contable, y el informe elaborado y presentado por Past decana, es consecuencia de falta de implementación de 27 control interno en el Colegio, inexistencia de políticas, manuales, que guíen, organicen y sancionen, a los encargados de gestionarlos. También evidenciamos inobservancia a las normas contables generalmente aceptadas. El principio de Exposición de PCGA, señala: “Los estados financieros deben contener toda la información y discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación de la situación financiera y de los resultados económicos del ente a que se refieren”. Por tanto, la información contable del Colegio presenta irregularidades y no es fiable para la toma de A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. decisiones por parte de los órganos de gobierno del Colegio. RECOMENDACIÓN Al Consejo Directivo, en coordinación con la Dirección de Economía y Patrimonio, evaluar esta situación a efecto que tomen las medidas pertinentes para la implementación de políticas y manuales que permitan el efectivo control de los ingresos que percibe el Colegio, de manera que regularice el registro de los ingresos, a fin de mejorar la administración de los recursos, para la transparencia y apropiada toma de decisiones en la institución. 2.1.19 CALL NO DISPONE DE SUFICIENTE EVIDENCIA PARA IDENTIFICAR Y EVALUAR REALIZACIÓN DE INGRESOS, AUSPICIOS; EJECUCIÓN DE INVERSIONES, GASTOS, DONACIONES, DURANTE EL PERIODO COMPRENDIDO ENTRE ENERO 2013 A MAYO 2015. Identificamos actividades realizadas en la gestión 2013 a mayo 2015, las cuales no muestran suficiente evidencia para identificar y evaluar de manera individual la percepción de ingresos y auspicios; también la ejecución de inversiones, gastos y donaciones; debido a falta de registro, en libros de actas de los órganos de gobierno del CALL, en libros de contabilidad, expedientes técnicos, o de algún documento sustentatorio que puede ser un informe económico referido a la realización de dichas actividades; que estén respaldadas por acuerdos del Consejo Directivo, o Asamblea General. De la evaluación de documentación e información del Colegio, identificamos que se han realizado las actividades que detallamos a continuación: 1. Eventos académicos: De los eventos académicos realizados bajo la gestión de Dra. Rosa Nila Ledesma Alcántara, evidenciamos la realización de conferencias, cursos, de índole académico, que no tienen documentación e información respecto de: cantidad de asistentes, ingresos obtenidos, auspicios recibidos, gastos incurridos en la organización y realización del evento, resultados logrados; los cuales deben estar 28 contenidos en informes de las actividades realizadas; referimos a continuación algunos de estos eventos: - 25 marzo a 05 abril 2013; Semana Jurídica por el “Día del Abogado”. - 27 – 28 Agosto 2013; Panel Fórum: “Perspectiva de la criminalidad organizada y la seguridad ciudadana, a la Luz de las modificaciones a la normativa penal con las Leyes Nº 30076 y 30077”. - 17 setiembre 2013; Conferencia Magistral: “Una visión ética en la impartición de Justicia”. A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. - 20 setiembre 2013; Conferencias Magistrales “Rol del Abogado en la Lucha contra la Criminalidad Organizada”. - 07 a 11 octubre 2013; Curso Internacional “El Derecho Internacional en el Comercio Exterior”. Respecto de este evento académico, evidenciamos dos cartas emitidas por CALL solicitando al Banco de La Nación que realice transferencias de la cuenta corriente N° 00 – 749 – 002034 de CALL, con destino a Banco Italiano INTESA SANPAOLO SPA a la cuenta bancaria N° 100000063846 de CENTRO ESTEREO PER L´INTERNALIZZAZIONE S.C.P.A. por importes de € 2,650. Euros. en cada oportunidad. Luego, en estado de cuenta de CALL en Banco de La Nación correspondiente al mes de octubre 2013, advertimos dos transferencias realizadas en fechas 17. 10, y 31. 10. 2013 por importes de S/ 10,370. Y S/ 10,502. Respectivamente, a la cuenta indicada en las cartas enviadas por CALL. FECHA CARTA Nª ORDEN TRANSF. € BANCO DE LA NACIÓN FECHA TRANSFIERE S/ 04/10/2013 260-2013/D-CALL 2,650. 17/10/2013 10,370. 23/10/2013 272-2013/D-CALL 2,650. 31/10/2013 10,502. TOTAL 5,300. 20,872. Fuente: Registros y documentación de CALL Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. No es posible precisar el motivo por el cual se solicita y se realiza la transacción; no evidenciamos más documentos e información al respecto. - 28 marzo a 04 abril 2014; Semana Jurídica por el “Día del Abogado” desarrollado en Golf y Country Club. - 11 a 13 setiembre 2014 “II Congreso Internacional de Familia”. - 28 y 29 Noviembre 2014; “Congreso Regional de Derecho Procesal y Arbitraje” en homenaje a Dr. Guillermo Urbina Gambini. - 03 febrero 2015; Conferencia Magistral “La Eficiencia del Proceso de Amparo” expositor Sr. Guido Águila. - 27 marzo 2015; Curso “Curadores Procesales”. - 06 a 10 abril 2015; Semana jurídica por el “Día del Abogado” - Conferencia: “Precedentes Vinculantes en Materia Civil”. 29 2. Eventos Sociales - Culturales De los eventos sociales - culturales realizados en los periodos 2013 a mayo 2015, evidenciamos la realización de diversas actividades en contribución a la comunidad, de las cuales el Colegio no cuenta con documentación e información que sustenta la organización y realización de estas actividades. A continuación presentamos algunos de los eventos en referencia: - Junio 2013; Asistencia a homenaje: “Tercer Aniversario del Centro Cultural de Trujillo”. A. Diciembre 2014; Show Infantil Navideño y Cena navideña (Pacasmayo, Huamachuco, Chepén y Ascope). TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. - - Marzo 2015; Cine fórum “Día de la Mujer”. - Obra “Patrimonio de Protocolos Notariales: 1539-2008 de Archivo Regional de La Libertad”. - Inauguración Sala de abogados. - 06 de Abril 2013, 2014 y 2015 “Día del Abogado” - Mayo 2013, 2014 y 2015, “Día de la Madre” - Junio 2013 y 2014 “Día del Padre” - 07 y 08 marzo 2013, 2014; Día Internacional de la Mujer. - Ceremonia de reconocimiento de Sra. Marianella Ledesma. - Homenaje al conjunto ANCASH. - Ejercicio 2015; Clausura “Taller de Marinera”. - Ejercicio 2015; Aniversario “Defensoría Pública”. - Condecoración Virgen de la Puerta como Patrona del Colegio (Otuzco). - Referéndum Consultivo 2014. 3. Inversiones Advertimos que en el período auditado se ha realizado inversiones en beneficio del Colegio; sin embargo las obras o acciones realizadas no cuentan con informes, expedientes técnicos, y documentación específica que evidencie su realización; por ejemplo: a) Implementación de Gimnasio. b) Construcción de baños en segundo nivel de Casa del Abogado. c) Cambio de piso Casa del Abogado. d) Demolición de pileta y enchapado de piso, en casa del Abogado e) Arreglos y pintado general en local de Covicorti y otros locales. f) Revista jurídica y calendarios periodos 2013- 2014. g) Pago a ingenieros externos para arreglo de sistema. Software 30 4. Eventos Deportivos: De los eventos deportivos realizados en años 2013, 2014 y a mayo 2015 inclusive, evidenciamos la realización de los campeonatos internos de Confraternidad Jurídica, de los cuales el Colegio no cuenta con documentación e información como: lista de equipos participantes, gastos incurridos, ingresos por venta de cerveza, entre otros; los cuales deben estar contenidos en informes de las actividades realizadas o reporte similar. A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. 5. Análisis de Gastos Relacionados con la Gestión En el periodo de tiempo que comprende enero 2013 a mayo 2015, el Consejo Directivo del Colegio realizó diversas actividades: académicas, socio - culturales, deportivas, de inversión; las mismas que se llevaron a cabo sin debido control y no fueron contabilizadas. Al respecto el Consejo Directivo, representado por la Doctora Past Decana entrego un reporte de Ingresos y Gastos, donde expone un resumen de la ejecución del gasto por rubro o concepto, con el cual no es posible establecer comparación o contrastar con la documentación e información que cuenta el Colegio; pues este no cuenta con la documentación e información suficiente y apropiada, que involucra tenerla: ordenada, clasificada, registrada, completa y preparada y presentada en estados financieros, que muestren la realidad económica – financiera, y el resultado de la gestión realizada por el Consejo Directivo del Colegio. RECOMENDACIÓN Al Consejo Directivo, en coordinación con el Director de Economía y Patrimonio y el área de Contabilidad, evaluar esta situación, para luego disponer la implementación de un sistema de control interno apropiado, que involucre herramientas de gestión que hagan posible el buen funcionamiento de las actividades y servicios institucionales que el Colegio brinda a los miembros de la orden, en concordancia con el estatuto vigente; con el objetivo de mejorar la gestión de la institución en un escenario de mejora continua. 31 2.1.20 CALL NO DISPONE DE EVIDENCIA SUFICIENTE QUE PERMITA DETERMINAR INGRESOS TOTALES PERCIBIDOS, GASTOS REALIZADOS, Y DETERMINAR SALDO DE CAJA Y BANCOS EN PERÍODO COMPRENDIDO ENTRE ENERO 2013 Y MAYO 2015. GESTION ANTERIOR NO HA REGISTRADO INGRESOS POR IMPORTE DE S/1’501,840.00 Y NO HA INVOLUCRADO EN SU INFORME EL IMPORTE DE S/792,181.00 QUE ES EL SALDO QUE DEJÓ LA GESTIÓN PRECEDENTE, AL 31. 12. 2012, EN LAS CUENTAS BANCARIAS DEL COLEGIO. A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. De acuerdo con lo expresado en el punto 1.6. LIMITACIONES AL ALCANCE DEL TRABAJO; respecto de la no preparación y presentación de estados financieros, libros de contabilidad, informes de gestión; no es posible precisar los importes totales de ingresos percibidos, costos y gastos realizados o incurridos, saldos de caja y bancos, y resultados de gestión obtenidos por el Consejo Directivo, en el período auditado. Resultado del trabajo realizado, hemos determinado que en la gestión anterior se ha percibido ingresos por importe total de S/6’726,126.00. No concilia con la declaración de la Past Decana Dra. Rosa Ledesma en su informe económico, pues ella reporta como ingresos totales la suma de S/5’224,287.00. Entonces evidenciamos ingresos por importe de S/1’501,840.00 que no fueron registrados en las cuentas del CALL, constituye faltante. Advertimos tres importes de ingresos percibidos por el Colegio, determinados por: Past Decana, Sistema informático, y auditoria. INGRESOS TOTALES 2013 2014 2015 - MAY IMPORTES SEGÚN AUDITORIA 2,825,364 2,190,365 1,710,397 6,726,126 IMPORTES SIST. INFORMÁTICO 2,121,024 2,166,619 1,141,121 5,428,764 INFORME PAST-DECANA 2,013,570 2,122,137 1,088,580 5,224,287 Fuente: Registros y documentación de CALL Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. Advertimos dos importes de costos y gastos realizados o incurridos por el Colegio, determinados por: Past Decana, y auditoria: COSTOS Y GASTOS TOTALES 2013 2014 2015 - MAY IMPORTES SEGÚN AUDITORIA 1,004,106 995,251 510,286 2,509,644 INFORME PAST-DECANA 1,038,637 1,049,846 589,312 2,677,795 Fuente: Registros y documentación de CALL Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. El saldo inicial de caja y bancos – dinero – con que empieza su gestión el Consejo Directivo liderado por Past Decana Dra. Rosa Ledesma, es el importe de S/ 792,181. 32 Soles – según Estados Financieros de CALL al 31- 12- 2012 - . Luego, en informe económico presentado por Past Decana en fecha 03- 02- 2016, expresa que deja saldo final al 31- 05- 2015, en cuentas bancarias de CALL el importe de S/ 2’546,492.21 para disposición del nuevo Consejo Directivo. Determinado así: Total de ingresos: S/ 5’224,287. Deducimos costos y gastos: S/ 2’677,795. Saldo final: S/ 2’546,492. Considerando la información contenida en informe de Past Decana, respecto a que A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. deja saldo de S/ 2’546,492.21 en cuentas bancarias; advertimos que no es correcto, pues no ha involucrado el saldo que recibió del Concejo Directivo anterior; y que constituye saldo inicial con que empieza su gestión, por importe de S/ 792,181. En consecuencia, su informe debiera expresar un saldo final de S/ 3’338,673.21; es evidente que las cifras contenidas en el informe no son razonables, debido a falta de control en la gestión del CALL. Luego, establecemos relación entre la información: data en Excel de CALL obtenida del Sistema informático, información de auditoria, y el informe de Past Decana. Al comparar las cifras de ingresos y costos y gastos, de las 3 fuentes mencionadas, advertimos diferencias, y no es posible determinar el saldo total, de los ingresos, tampoco de los costos y gastos, en los que el anterior Consejo Directivo ha incurrido. SALDOS SEGÚN AUDITORIA 2013 2014 2015 - MAY 792,181 2,613,438 3,808,552 INGRESOS PERCIBIDOS 2,825,364 2,190,365 1,710,397 GASTOS INCURRIDOS 1,004,106 995,251 510,286 SALDO FINAL 2,613,438 3,808,552 5,008,663 SALDO INICIAL Fuente: Registros y documentación de CALL Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. SALDO SEGÚN PAST-DECANA 2013 SALDO INICIAL - 2014 2015 - MAY 974,933 2,047,224 INGRESOS PERCIBIDOS 2,013,570 2,122,137 1,088,580 GASTOS INCURRIDOS 1,038,637 1,049,846 589,312 974,933 2,047,224 2,546,492 SALDO FINAL Fuente: Registros y documentación de CALL Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. En el sistema informático de CALL no existe información de costos y gastos, en consecuencia no determina saldo. Luego, de acuerdo al trabajo de auditoria, el saldo final que se debió entregar a la actual gestión del CALL es S/ 5’008,663. 33 De acuerdo al informe preparado y presentado por Past Decana, el saldo final que debió entregar a la actual gestión del CALL es S/ 3’338,673. Sin embargo, en informe preparado y presentado por Past Decana precisa que deja saldo de S/ 2’546,492. Obviamente, no concilia con la razón y la corrección. La manera como se ha administrado el CALL, y la situación en la que se ha encontrado la información, registros contables y acervo documentario; todo bastante distanciado de la normalidad, y de criterios de Buen Gobierno Corporativo, no permite precisar el saldo de efectivo real en caja y bancos del colegio, al finalizar la A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. gestión anterior. Y que debió recibir la gestión actual de CALL. RECOMENDACIÓN Al Consejo Directivo, en coordinación con el Director de Economía y Patrimonio y el área de Contabilidad, evaluar esta situación, a efecto que tomen las medidas pertinentes para la implementación de políticas y manuales de procedimientos que permitan el efectivo control de los ingresos que percibe, y gastos que realiza el Colegio, que se regularice los registros contables, a fin de mejorar la administración de los recursos, medición de sus costos y gastos incurridos; en un ambiente de transparencia, buen Gobierno Corporativo, y apropiada toma de decisiones en el Colegio. El Consejo Directivo, encabezado por su Past Decana deberá explicar las diferencias evidenciadas en el manejo y administración de los fondos del CALL. 2.1.21 INADECUADA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS: FONDO DE SEGURIDAD SOCIAL DEL ABOGADO (FONSSA) Y FONDO DE LA MUTUAL INTERNA (FONMI). Analizamos la gestión administrativa de los consejos de administración de Fondo de Seguridad Social del Abogado (FONSSA) y de Fondo de la Mutual Interna (FONMI) del CALL. Realizamos requerimiento y evaluación de documentación e información de la cual evidenciamos que el Colegio tiene cuentas bancarias a nombre de FONMI y FONSSA, las cuales tienen movimientos por ingresos y desembolsos; a continuación el detalle del saldo final por banco: BANCO INTERBANK CONCEPTO Nº CUENTA SALDOS FINALES S/ DIC - 13 FONMI FONSSA DIC - 14 MAY - 15 600-3000880377 143,886 143,556 143,403 600-3000880369 11,439 11,109 10,956 155,325 154,665 154,358 TOTAL Fuente: Documentación de estados de cuentas bancarias de CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. 34 BANCO SCOTIABANK CONCEPTO Nº CUENTA SALDOS FINALES $. DIC - 13 DIC - 14 MAY - 15 FONMI 710-7248454 181,952 182,316 182,469 FONSSA 710-7248441 8,418 8,164 8,067 190,370 190,480 190,536 TOTAL Fuente: Documentación de estados de cuentas bancarias de CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. Los desembolsos de ambos fondos, se realizan previa evaluación del expediente, o situación del agremiado solicitante del subsidio o apoyo, aprobándose a través de una resolución que emite el Colegio, el porcentaje para el desembolso del fondo, varía entre el 25% hasta el 100%. De la revisión de resoluciones que autorizan desembolsos por concepto de FONSSA y FONMI, advertimos desembolsos a través de cuenta corriente N° 00-749-002034 de CALL en Banco de la Nación; así como desembolsos que no se realizaron a través de instituciones financieras, sino que se pagaron mediante recibos internos del Colegio. A continuación, cuadro resumen de estos: EJERCICIO 2013 RECIBO FECHA INTERNO CONCEPTO BENEFICIARIO IMPORTE Nº ROBERTO LEOPOLDO ALFONSO 08/02/2013 4334 50% FONSSA RESOLUCION Nª 002-2013 25/01/2013 4286 100% FONSSA RESOLUCION Nª 001-2013 GENARO NELSON LOZANO ALVARADO 2,500 5,833 24/05/2013 4979 PAGO BENEFICIO DE FONSSA 100% RES Nº 11 -2013 EDIA AMELIA AVALOS GALARCE 5,333 24/05/2013 4971 PAGO BENEFICIO DE FONMI 50% RES Nª 014-2013 ANA MARIA YPARRAGUIRRE LOPEZ 2,000 20/05/2013 4960 PAGO BENEFICIO DE FONSSA 100% RES Nº 10 -2013 BERTHA BENITA LOPEZ CARRANZA 5,000 16/05/2013 4944 PAGO BENEFICIO FONSSA 100% RES Nª 012-2013 JORGE JUAN ORBEGOSO DIAZ 5,500 15/05/2013 4943 PAGO FONSSA 100% RES 10-2013 JUAN MANUEL ENRIQUE POLO BOCANEGRA 5,167 09/05/2013 4890 PAGO DE BENEFICIOS DE FONMI 50% RESOLUCION Nª 11-2013 CELESTINA MARIA TORRES 2,500 06/05/2013 4863 PAGOS BENEFICIOS FONMI 100% RES Nª 012-2013 ANGELA ROSA BOBADILLA ALVA 5,000 15/11/2013 6696 PAGO BENEFICIOS FONSSA 100% RES 037-2013 AMALIA ROSA DIAZ 5,333 MARADIEGUE RIOS Fuente: Documentación de los conceptos del FONSSA y el FONMI de CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. Como resultado del análisis realizado a la información proporcionada por el Colegio en el periodo enero 2013 a mayo 2015, respecto a la administración de los aportes y pagos por parte de los Consejos de administración del FONSSA y FONMI, advertimos fallas en la gestión administrativa en ambos fondos, debido a que: - No se implementó un adecuado registro y control de los ingresos y desembolsos por pago a beneficiarios. - Se utilizó otras cuentas bancarias del Colegio para realizar el desembolso a los beneficiarios, es el caso de cuenta de Banco de la Nación. - No se realizó control apropiado de los pagos en efectivo. - No se han establecido e implementado manuales, reglamentos, que tengan como finalidad establecer la constitución de dichos fondos, la organización y 35 funciones de los consejos administrativos, así como los recursos, condiciones de las prestaciones, requisitos para acceder a las mismas y políticas de gestión. - No se realizó informes anuales de ingresos y gastos, por Fondo; y análisis individual respecto de aportes y desembolso del beneficio, cuantificado en el tiempo. - No evidenciamos campañas de prevención por parte del Colegio. - Evidenciamos falta de control, respecto de morosidad. A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. La administración de los recursos de los fondos está sujeta a lo establecido en el estatuto vigente a partir del 1 de enero del 2013. En los art 52°, 69°, 75° y 70°, este último prescribe: “Tanto el FONSSA como el FONMI tienen el carácter de intangibles, y el Consejo Directivo debe velar porque así sea, bajo responsabilidad”. Por consiguiente, el Colegio debe velar por la administración eficiente y adecuada de los recursos de ambos fondos. Como resultado del inadecuado control de la administración de los fondos, estimamos que pueden surgir contingencias, que pueden afectar las finanzas e imagen del Colegio; considerando que estos fondos tienen carácter previsional, lo que implica que el Colegio debe administrar recursos económicos de los agremiados para atender un beneficio directo en el futuro por aportante. Análisis adicional: Los aportes recibidos de los agremiados del Colegio, son montos abonados por Cuota Ordinaria Mensual (COM) de S/ 10. soles, monto destinado a cubrir parte de las obligaciones del Colegio, y se distribuyen en la siguiente forma: a) Cincuenta y cinco por ciento (55%) para los gastos ordinarios y desarrollo institucional, que representa S/ 5.50 soles b) Veinte por ciento (20%) para el Fondo de Seguridad Social del Abogado (FONSSA), que representa S/ 2.00 soles c) Veinticinco por ciento (25%) para el Fondo de la Mutual Interna (FONMI). que representa S/ 2.50 soles. Se proyectan los ingresos por aportes de un agremiado, con la finalidad de analizar en cuanto tiempo el Colegio recauda individualmente el importe que es entregado al beneficiario del FONSSA y FONMI. 36 Estimación por : Fondo de Seguridad Social del 1 año Abogado (FONSSA) Monto desembolsado por CALL Montos abonados por la Cuota 10 años - - 30 años 50 años 209 años 5,000 5,000 5,000 24 240 720 1,200 5,016 1 año 10 años 30 años 50 años 167 años 5,000 5,000 5,000 30 300 900 Ordinaria Mensual (COM) (25%) Fuente: Documentación de los conceptos del FONSSA y el FONMI de CALL. Elaborado por: Tejada Arbulú & Asociados S.A. 1,500 5,010 Ordinaria Mensual (COM) (20%) Estimación por : Fondo de la Mutual Interno (FONMI). Monto desembolsado por CALL - - A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. Montos abonados por la Cuota En el cuadro anterior observamos que los ingresos asignados al Fondo de Seguridad Social del Abogado (FONSSA) y Fondo de Mutual Interna (FONMI), no están establecidos adecuadamente, pues los montos recaudados no cubren el desembolso establecido por el Colegio de 5,000 por fondo en el tiempo adecuado, y solamente considerando que el aporte sea durante 209 años y 167 años respectivamente en cada fondo, se recaudaría el monto que se entrega al beneficiario. RECOMENDACIÓN Al Consejo Directivo, en coordinación con la Dirección de Bienestar Social, evaluar esta situación, para proponer a la asamblea un plan de trabajo, que involucre reestructuración de los fondos con políticas, manuales, reglamento, de las condiciones de las prestaciones del FONSSA Y FONMI. También se debe considerar la evaluación de los ingresos percibidos por agremiado, a fin de mejorar la gestión administrativa del Colegio, para la satisfacción de sus agremiados, directivos, y comunidad en general. 37 2.2. ASPECTO ADMINISTRATIVO 2.2.1. INEXISTENCIA DE HERRAMIENTAS DE GESTIÓN En el periodo de gestión comprendido entre los meses de enero 2013 a mayo 2015, observamos que el Colegio no cuenta con herramientas de gestión necesarias para contar con un adecuado sistema de control interno del Colegio; A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. las cuales se detallan a continuación: Plan estratégico (a cinco o más años) Planes y/o presupuestos operativos Presupuestos de inversión Manuales de procedimientos Manual de organización y funciones Manual de procedimientos contables, etc. Contar con herramientas de gestión debidamente aprobadas y difundidas, entre directivos y colaboradores permite establecer indicadores y lineamientos para el logro de objetivos y metas, las cuales facilitan la evaluación por el Consejo Directivo respecto a la gestión realizada, garantizando debidos procesos para el logro de objetivos y metas trazadas por el mismo Colegio. RECOMENDACIÓN Al Consejo Directivo, evalúe la labor de dirección de Colegio de Abogados de La Libertad, y tome las medidas necesarias con el fin de modernizar la administración, acorde con los requerimientos de la institución, también para atender y lograr sus objetivos de manera apropiada. Sugerimos que el Consejo Directivo considere la implementación de las siguientes tareas, entre otras, que puede involucrar: Elaborar, aprobar y ejecutar el plan estratégico del Colegio, que clarifique el panorama a corto, mediano y largo plazo, y realice evaluación permanente, en la que se precise con claridad: la misión, visión, valores, objetivos, metas y filosofía del Colegio; de esta manera será posible trazar el rumbo de la institución, y saber hacia dónde se dirige, cómo y cuándo lograr sus objetivos y metas. Todo esto, enmarcado en un ambiente de responsabilidad social y buen gobierno corporativo. Disponer la elaboración del Plan de Trabajo Anual y los presupuestos operativos y de inversiones, y ponerlos a disposición del Consejo Directivo, para su oportuna evaluación y aprobación, lo que permitirá fijar claramente los objetivos a corto y mediano plazo, asimismo realizar su evaluación permanente. Disponer que se elabore, apruebe e implemente, en coordinación con el área y personal pertinente, normas y procedimientos de control interno, contable y 38 administrativo que permitan mejorar sus procesos en general, preparar y presentar información financiera de manera clara y oportuna, y observando las normas legales y regulatorias; todo con la finalidad de optimizar la gestión del Colegio. Disponer la elaboración y/o actualización y difusión entre el personal del Colegio, del manual de organización y funciones, herramienta clave para una A. TEJADA ARBULU & ASOCIADOS S. buena administración de la institución. 2.2.2. DEFICIENTE CONTROL DEL ASERVO DOCUMENTARIO DEL COLEGIO Evidenciamos falta de control en el archivo de información física y virtual en el área administrativa y contable del Colegio, que le permita realizar análisis y evaluaciones de la situación económica financiera; el Colegio no cuenta con documentación e información completa para llevar a cabo una adecuada gestión. Esto debido a que realizamos reiterados requerimientos de documentación e información, y nos entregaron solo parte de lo solicitado, e incompleto, indicándonos que nos entregan toda la información que el saliente Consejo Directivo dejó en las instalaciones del Colegio. RECOMENDACIÓN Al Consejo Directivo, en coordinación con la Dirección de Economía y Patrimonio, y demás áreas correspondientes, la implementación de mecanismos de control y debida custodia del acervo documentario e informático, que le permita un mejor manejo de información que pueda utilizarse en el momento que sea requerida. Sugerimos que la documentación del Colegio se mantenga en un ambiente apropiado, debidamente ventilado y ordenado. 39
