Lineamientos para la distribución y procesamiento bibliográfico del

Departamento de Servicios Culturales
Sistema de Bibliotecas Municipales
Centro Catalográfico
Lineamientos para la distribución y
procesamiento bibliográfico del material
adquirido por compra en el Sistema de
Bibliotecas Municipales
Elaborado por:
Jessica De la O Conejo
Cindy Gutiérrez Rosales
Jessica Lobo Hernández
2011
Lineamientos para la distribución y
procesamiento bibliográfico del material
adquirido por compra
Tabla de contenido
I.
Distribución del material adquirido por compra .......................................................................... - 3 -
II. Ingreso del material bibliográfico adquirido por compra ............................................................ - 4 III. Asignación de tiempos promedios y roles de trabajo que el personal debe cumplir para la
realización del procesamiento del material ...................................................................................... - 5 IV. Análisis bibliográfico del material ............................................................................................. - 7 V. Reportes y/o controles que se manejan respecto al procesamiento y remisión del material
procesado. ....................................................................................................................................... - 9 VI. Correcciones enviadas por el Centro Catalográfico del material remitido ............................... - 11 -
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procesamiento bibliográfico del material
adquirido por compra
I. Distribución del material adquirido por compra
Una vez que el material adquirido por compra es recibido en cada biblioteca (según la compra que cada
Encargada realizo), debe seguirse el siguiente procedimiento con el objetivo de verificar la correcta
adquisición del material debido a que el mismo, con anterioridad, paso por varios procesos antes de
ingresar el material a la biblioteca:
●
La Encargada y/o el personal asistente revisan que los títulos y cantidad de ejemplares coincidan
con la orden de compra y el pedido.
●
●
La Encargada y/o personal asistente revisan la existencia de los siguientes documentos:
1.
Número de Comprobante de ingreso de mercadería
2.
Fecha de adquisición
3.
Número de Orden de compra
4.
Numero de requisición
5.
Precio unitario o proforma
Una vez que se verifican los datos, debe dividirse el material en cantidades similares para que
cada biblioteca lo procese, o bien, realizar la distribución del material con base a las necesidades
de cada biblioteca según acuerdo mutuo entre las encargadas.
●
Se enlistan los títulos en el formato elaborado por el Centro Catalográfico llamado “TOTAL DE
TITULOS ADQUIRIDOS Y DISTRIBUCION DEL MATERIAL”, en este punto se detalla los siguientes
datos: título, la cantidad de ejemplares, el nombre de la biblioteca que hizo la compra, el año de la
compra y la editorial a la cual pertenece la compra y los demás datos como numero de orden de
compra, numero de requisición y numero de comprobante de ingreso.
●
Posteriormente, se coloca el material en cajas rotuladas con el nombre de cada biblioteca, el
nombre de la editorial y la cantidad de títulos.
●
Las cajas con el respectivo material deben ser enviadas con un oficio, adjuntando la lista “TOTAL
DE TITULOS ADQUIRIDOS Y DISTRIBUCION DEL MATERIAL”.
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II. Ingreso del material bibliográfico adquirido por compra
Cuando el material adquirido por compra ingresa a la Biblioteca, la Encargada debe revisar el material y
confrontarlo con la lista que le envía la biblioteca que realizó la compra, con el fin de que no falte ningún
ejemplar o título. Una vez concluido este proceso se procede a:
●
Realizar el proceso de sellado e inscripción del material
●
Separar y señalar los libros que la biblioteca debe catalogar
●
Organizar el material en un estante aparte, señalando cuál biblioteca realizó la compra y a cuál
editorial, con el fin de evitar confusiones.
●
Designar grupos de títulos de manera equitativa entre cada una de las asistentes y la Encargada,
para el proceso técnico, de forma que realicen la descripción bibliográfica, posteriormente la
clasificación y la notación interna y por último la indización de este material.
●
Los libros quedan en espera que el Centro Catalográfico envíe los catálogos correspondientes de
los títulos ingresados a la base de datos, en cada biblioteca se debe realizar el proceso de
etiquetado y la confección de fichas topográficas y/o catalográficas. Una vez finalizado este
proceso se organiza el material en la colección al público.
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III. Asignación de tiempos promedios y roles de trabajo que el personal debe
cumplir para la realización del procesamiento del material
●
Es necesario que la Encargada de la biblioteca organice el tiempo y el personal para la realización
del procesamiento del material, es decir, establecer días a la semana para la realización de dicha
tarea (esto según las actividades y demás tareas que tengan programadas cada biblioteca). Por
ejemplo: dos días a la semana, tres tardes a la semana, etc. Este aspecto dependerá de la situación
de cada biblioteca, pero sí es importante organizar el tiempo para establecer espacios a la semana
en donde el personal dedique el tiempo al procesamiento del material.
●
En cuanto al cumplimiento de tiempos aproximados para el proceso de 1 ítem, se establece:
Proceso
Tiempo
Catalogación (descripción bibliográfica)
15 minutos aproximados
Clasificación
20 minutos aproximados
Indización (asignación de punto de acceso principal de autor,
autores secundarios y encabezamientos de materia)
30 minutos aproximados
Tiempo total para el análisis bibliográfico de un ítem
1 hora y 5 minutos aproximados
NOTA: Los tiempos aproximados para cada proceso, dependerán del contenido, de la complejidad
del material, del tipo de material, inversión de tiempo para la investigación en bases de datos
externas y en fuentes de consulta adicionales (internet, diccionarios, manuales, etc.)
●
El Centro Catalográfico establece como mínimo cumplir con una cantidad de títulos procesados
por semana, se define una cantidad de 10 ítems con el proceso completo por asistente.
●
Mediante la supervisión por parte de la Encargada, la misma puede comprobar y medir el avance
en este proceso asignado a cada asistente.
●
El Centro Catalográfico enfatiza las funciones de la Encargada en el cumplimiento de este proceso.
Dichas funciones son: la organización, administración de tiempo, delegación de tareas,
coordinación directa con el personal asistente, supervisión y rendición de avances por parte del
personal.
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●
Es necesario la asignación de roles de trabajo entre el personal de la biblioteca para el proceso de
catalogación, clasificación e indización del material que debe ser procesado, de esta manera cada
asistente y Encargada tendrá en cuenta las tareas que debe realizar y el tiempo que debe dedicar
a la realización de las mismas.
●
Deben establecerse roles de trabajo para los procesos de sellado, inscripción y etiquetado del
material. Para esto, la Encargada de la Biblioteca, según lo considere asignará a las asistentes de
las áreas de Ludoteca o Cómputo para que colaboren con el proceso de sellado y etiquetado de
los materiales, previa capacitación e inducción por parte de la Encargada.
●
Debe existir un rol para la realización de las fichas topográficas y/o catalográficas, se recomienda
que el mismo se delegue a cada asistente de circulación (esto según el material que cada una deba
procesar) quedando, a criterio de la encargada, asignarle ésta labor a la secretaria.
●
La Encargada revisa el procesamiento del material realizado por la asistente, dirige y supervisa
todas las labores que realizan, con el fin de que se cumpla con todos los lineamientos y políticas
solicitados por el Centro Catalográfico.
●
La Encargada escucha sugerencias que se discuten e intercambian verbalmente en el momento
que se presentan con respecto al tratamiento de la información.
●
La Encargada de la Biblioteca supervisa y revisa las hojas de insumo del material procesado por
cada asistente, verifica que todos los datos de las hojas de insumo sean correctos, identifica y
corrige errores.
●
Se realizan reuniones al final del proceso, en el caso de que se encuentren inconsistencias se
analizan con el personal a cargo.
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IV.Análisis bibliográfico del material
Cuando el material es distribuido entre el personal de la biblioteca, se debe proceder a realizar el análisis
bibliográfico del mismo. Según el tiempo establecido en el punto anterior.
Para realizar esta tarea debe considerarse que:
●
El personal debe confrontar la existencia del material con las bases de datos del Sistema de
Bibliotecas Municipales, el cual está siendo administrado, alimentado y depurado, por el Centro
Catalográfico. Esto es necesario para identificar sí el material ya fue ingresado a la base de datos o
no. Este proceso se realiza por medio de las búsquedas bibliográficas por número de clasificación,
título o autor.
●
Si se determina que NO EXISTE el registro en las bases de datos, se procederá a realizar el análisis
bibliográfico del material para ser ingresado como nuevo.
●
El personal de la biblioteca debe hacer uso de las herramientas bibliotecológicas:
o Reglas de Catalogación Angloamericanas, segunda edición.
o Sistema de Clasificación Decimal Dewey, edición 21.
o Tabla de Notación Interna Cutter-Sanborn.
o Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas.
●
El personal, debe aplicar las políticas y lineamientos creados específicamente para el Sistema de
Bibliotecas Municipales, tales como:
o Manual de Políticas Internas del Sistema de Bibliotecas Municipales.
 En él se detallan los lineamientos de sellado, inscripción y etiquetado del material,
así como las políticas adaptadas para el proceso de clasificación, catalogación e
indización del material.
o Lista de Editoriales Normalizadas.
●
El personal puede consultar bases de datos externas (como por ejemplo: UNA, UCR, SINABI,
catalogo de autoridad de la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos, entre otros), con el fin
de evacuar dudas con respecto a casos en particular o como apoyo y complemento para el
procesamiento del material. Es importante que cuando se consulten bases de datos externas, el
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personal confronte la información con las herramientas bibliotecológicas que se utilizan
propiamente en el Sistema de Bibliotecas Municipales.
●
El personal de la biblioteca puede realizar consultas internas entre las compañeras de trabajo, con
el fin de intercambiar opiniones, determinar y aclarar dudas entre Encargada y asistentes, y
viceversa, de manera que no se incurran en errores y tratar de realizar un proceso de calidad.
●
De presentarse casos con cierto grado de dificultad para el análisis documental podrán ser
expuestos en las reuniones bimensuales del Centro Catalográfico con Encargada/Asistente o bien
pueden ser consultados por medio del correo electrónico o vía telefónica.
●
Es necesario fotocopiar la portada y contraportada del material que se procesó, aunque ya exista
el titulo en la base de datos; también, debe fotocopiarse toda aquella fuente (además de portada y
contraportada) en donde se tomaron los datos para la descripción del material.
●
Se elaboran hojas de insumo del material en formato digital y posteriormente se imprimen.
●
Confección fichas topográficas del material para el control interno en cada biblioteca.
●
Se elaboran listas de títulos procesados y títulos inscritos, los cuales se remiten al Centro
Catalografico, los cuales serán remitidos al Centro Catalográfico.
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V. Reportes y/o controles que se manejan respecto al procesamiento y remisión
del material procesado.
Los reportes y controles que la Encargada y también el personal asistente, debe llevar al día, son muy
importantes y necesarios para tener una buena organización del material que ingresa y se procesa en
cada biblioteca. Deben de elaborarse diferentes reportes según los procesos que se realizan. Los mismos
se mencionan a continuación:
●
Cuando se termina de procesar el material:
o Se remiten todos los títulos en el cuadro “LISTA DE TITULOS Y NUMEROS DE
INSCRIPCION” en el cual se indica el titulo, el autor, cantidad de ejemplares y números de
inscripción.
o Además se señala en otro color los títulos que le correspondió procesar a la biblioteca.
o Luego debe hacerse el reporte de hojas de insumo al Centro Catalográfico el cual se
encargará de ingresar la información a las bases de datos y elaborar los catálogos que
posteriormente son enviados a cada biblioteca.
●
En cuanto al control interno de la biblioteca:
o Se maneja el libro de registro digital en donde se detalla el material inscrito y que forma
parte de la colección de la biblioteca. En este registro, se detallan datos como: número
topográfico, clasificación, autor, título, cantidad de ejemplares, editorial, año de
publicación, fecha de inscripción, número de comprobante de ingreso, número de orden de
compra, número de requisición, fecha de adquisición, valor unitario y observaciones.
o Elaboración del fichero topográfico, en donde se registra el N° Topográfico que
corresponde al número de inscripción asignado a cada libro, signatura topográfica, autor,
título, pie de imprenta, fecha de inscripción, procedencia, oficio, precio, observaciones. Este
fichero sirve como insumo para representar el material que se encuentra en estante, es
decir, el acervo bibliográfico que posee la biblioteca.
o Reporte de los resultados de los valores totales:
o La encargada de la biblioteca debe realizar
los reportes del material adquirido al
departamento de contabilidad con el formato que diseño el Centro Catalografico, el cual se
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registran los siguientes datos: Cantidad, Descripción, Comprobante de ingreso, Orden de
compra, Requisición, fecha de adquisición, valor unitario, valor total de la adquisición.
●
Detalle registro de material:
o Se entrega un cuadro con el detalle del registro del material departamento de contabilidad
y Centro Catalográfico. Incluye los siguientes datos: No. topográfico, descripción, titulo,
ejemplares, comprobante de ingreso, orden de compra, requisición, fecha adquisición, valor
unitario.
●
Reporte de material entregado a cada biblioteca:
o Incluye los siguientes datos: cantidad de libros, titulo, precio, numero de comprobante,
numero de requisición, orden de compra, fecha de ingreso y los títulos que le corresponde
procesar.
●
Informes de las asistentes del trabajo que van ejecutando conforme a los procesos técnicos en el
cual indican cantidades y observaciones.
●
Reporte Proceso de Descarte al Centro Catalográfico:
o Este reporte es necesario para que el Centro Catalográfico pueda eliminar disponibilidad y
borrar los registros de aquel material que es descartado de la colección de cada biblioteca,
el cual debe detallarse con los siguientes datos: N° de clasificación, título, autor, datos de la
publicación, ISBN, cantidad de ejemplares en el estante, cantidad de ejemplares
descartados y el número topográfico de los ejemplares descartados.
●
Reporte Proceso Descarte a Contabilidad:
o Este reporte se envía al Departamento de Contabilidad para reportar el material que fue
sacado de estante y que ya no forma parte del acervo bibliográfico de la biblioteca. En el
mismo se detalla: el N° topográfico, descripción, título, ejemplares, fecha de descarte, valor
unitario y total de adquisición.
●
Control de Ingreso y respaldo de la información digitada, archivo ingreso de las hojas de insumo y
registro de control interno del material bibliográfico (fichas topográficas).
●
Informes detallados de los Inventarios Selectivos
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VI. Correcciones enviadas por el Centro Catalográfico del material remitido
●
Cuando los ítem procesados por cada biblioteca, son remitidos al Centro Catalográfico para su
debido proceso (revisión y depuración), los mismos son ingresados a la base de datos, y
posteriormente se genera un catalogo en donde se especifica todos los títulos procesados e
ingresados a la base de datos.
●
En algunos casos, durante el proceso de revisión y depuración del material remitido, el personal
del Centro Catalográfico detecta algunas inconsistencias que deben ser corregidas por la biblioteca
que remitió el material. Las mismas son reportadas a la biblioteca correspondiente para hacer el
cambio
o Cuando el Centro Catalográfico envía correcciones de registros, ya sea por correo
electrónico o de forma impresa, las mismas deben analizarse para determinar cuál es el
cambio que debe realizarse. Es importante verificar y corregir los datos en el Libro de
Registro del Material, en el marbete y en la ficha topográfica, esto con el fin de que los datos
del material concuerden con los datos especificados en los controles internos y en la base
de datos. del Sistema de Bibliotecas Municipales, la cual incluye la descripción bibliográfica
y disponibilidad del material existente en las siete bibliotecas del Sistema.
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