PRO-DI-IP-010 - Procuraduría General de la Nación

PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO: DISCIPLINARIO
SUBPROCESO: INDAGACIÓN PRELIMINAR
DEPENDENCIA RESPONSABLE DEL PROCEDIMIENTO:
Dependencias con competencia disciplinaria.
Servidores comisionados.
PROCEDIMIENTO: - Comisiones
CODIGO: PRO- DI- IP- 010
VERSION: 1- RES. 191 de 2003
APROBO: CARLOS ARTURO GÓMEZ PAVAJEAU
FECHA ACTA: MARZO 2003
OBJETIVO.
Realizar algunos actos que no pueden efectuarse
directamente por el titular de la competencia
atendiendo
razones
de
economía
procesal,
inmediatez de la prueba y auxilio institucional e
interinstitucional. La comisión evita el desplazamiento
a otro lugar de un servidor de la dependencia
comitente, ocasionando menores gastos para la
entidad y el Estado y menor desgaste de su aparato
disciplinario.
2.
USUARIOS
Las distintas dependencias que cumplen funciones
disciplinarias y que mediante providencia de trámite
ordenan o solicitan la práctica de pruebas o
notificaciones fuera de su sede.
3.
ALCANCE.
Cuando la notificación personal del auto de cargos
deba hacerse en sede diferente a la del funcionario
competente.
Cuando el funcionario competente considere que las
pruebas ordenadas en la indagación preliminar, en la
investigación disciplinaria, en la etapa de descargos o
antes de proferir los fallos de primera, única y
segunda instancia, deban ser practicadas por un
funcionario de otra dependencia.
Cónsul o Embajador, cuando la comisión deba
cumplirse en el exterior.
NO
Ley 734 de 2002, artículos 91, 92, 100 a 109, 128 a
141, 155, 165, 171, 181, 186, 201 y 203 a 208.
Decreto 262 de 2000, artículos 7 numeral 20 y 25
numeral 10.
de
Información
de
Gestión
COMITENTE - Dependencia del Ministerio Público
que comisiona o solicita la colaboración, auxilio o
apoyo.
COMISIONADO
- Dependencia que cumple la
comisión ordenada o presta el apoyo.
FORMATOS.
Acta de visita.
Auto ordenando la devolución del expediente por
comisión cumplida.
Auto subcomisión para la práctica de pruebas.
Citación para notificación personal.
Constancia de secretaría de envió de la citación.
Constancia de secretaría de devolución de diligencias
por el comisionado.
Constancia de secretaría de recibo de diligencias en
comisión.
Despacho comisorio.
Edicto.
Estado.
Ficha para entrega y devolución de expedientes.
Directiva 009 de 2002 del Procurador General.
Circulares 031 y 021 de 2001 del Procurador General.
IA
GEDIS - Sistema
Disciplinaria.
Declaración de testigo.
REFERENCIAS JURIDICAS.
Sentencias C-150/93, T-458-94, C-430/97 y C-014/04,
de la Corte Constitucional.
CO
P
DEFINICIONES.
Constancia de secretaria de no comparecencia para
surtir la notificación personal.
Secretaría, profesionales y Jefes de dependencia de
la Procuraduría o de las personerías distritales y
municipales.
5.
6.
070 de 1999 de la
CO
RESPONSABILIDADES
Conceptos 002 de 2000 y
Procuraduría Auxiliar.
7.
El procedimiento aplica en los siguientes eventos:
4.
Sentencia de mayo 29 de 2003 de Sección Segunda
del
Consejo
de
Estado,
exp
N°
AC25000232500020030051801.
NT
RO
LA
DA
1.
Interrogatorio para declaración juramentada.
Notificación personal del auto de cargos.
Oficio al Ministerio del Exterior para trámite de
pruebas.
Oficio devolviendo expediente al comitente.
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PROCESO: DISCIPLINARIO
Oficio enviando expediente en comisión.
Oficio reiterando la solicitud de información para un
expediente.
Oficio solicitando información para un expediente.
Planilla de reparto de expedientes.
Ratificación y ampliación de queja.
Versión libre del disciplinado.
8.
CONDICIONES GENERALES.
vigentes, a menos que la justifique satisfactoriamente
dentro de los tres (3) días siguientes a la fecha
señalada en la declaración, para lo cual podrá
adjuntar las pruebas en que se fundamentan sus
exculpaciones.
Cuando
el
particular
no justifique su
no
comparecencia a rendir declaración o lo haga en
forma extemporánea o la misma sea insatisfactoria, el
jefe de la dependencia comisionada deberá citarlo a
audiencia privada para decidir sobre la imposición de
multa, siguiendo el procedimiento “TESTIGO
RENUENTE”.
Párrafo adicionado por el num. 2º del art. 1º de la
Res. 089 de Marzo 25 de 2004 del Procurador
General. Las víctimas o perjudicados de las faltas
disciplinarias que constituyan violaciones del derecho
internacional de los derechos humanos y del derecho
internacional humanitario reconocidos como sujetos
procesales gozan de las mismas garantías, facultades y
oportunidades de las demás partes. En consecuencia, se
les debe dar a conocer las mismas decisiones que al
disciplinado, teniendo en cuenta los criterios y
mecanismos establecidos para éste.
NT
RO
LA
DA
Telegrama para citación o requiriendo información
para un expediente.
PROCEDIMIENTO: Comisiones
El Procurador General de la Nación tiene la facultad
de comisionar a los servidores de la entidad para
instruir actuaciones disciplinarias de su competencia
o de otras dependencias de la entidad, al igual que
para la práctica de pruebas.
Los demás funcionarios de la procuraduría con
competencia disciplinaria pueden comisionar a un
funcionario de igual o inferior categoría de la entidad
o de las Personerías Distritales o Municipales,
siempre y cuando la prueba deba practicarse fuera de
su sede.
La comisión solamente es procedente para la práctica
de pruebas y la notificación del pliego de cargos.
El auto que disponga la práctica de pruebas por
comisionado debe contener, entre otros, los siguientes
aspectos :
•
La relación clara, precisa y expresa
de las pruebas que se deben practicar.
Al efectuarse la notificación se entrega copia del
pliego de cargos al notificado y en el respectivo acto
se debe indicar con claridad el tipo de recurso que
procede y el término del que dispone para
interponerlo y sustentarlo.
Si dentro de los cinco días hábiles siguientes a la
citación el disciplinado o su defensor, si lo tuviere, no
se han presentado para notificarse del pliego de
cargos, el comisionado procederá a fijar edicto por el
término de cinco (5) días.
Párrafo modificado por num. 3º del art. 1º de la Res.
034 de febrero 5 de 2004 del Procurador General.
Cumplida la notificación personal o vencido el término de
fijación del edicto, según el caso, el comisionado
devolverá inmediatamente la actuación al comitente con
las constancias correspondientes. Sin perjuicio de lo
anterior, los sujetos procesales podrán presentar sus
descargos dentro del término legal en la secretaría del
despacho comisionado, quien procederá a informar de
ello en forma inmediata al competente por el medio más
eficaz (correo electrónico, fax, etc.) y a remitir la
documentación a través del correo postal.
CO
•
Cuando se trate de testimonios,
consignará las preguntas a formular, salvo que la
prueba la solicite un sujeto procesal quien formulará
el interrogatorio.
Para surtir la notificación personal del auto de cargos
se envía citación al interesado, por un medio eficaz, a
la dirección que figure en el expediente, a la entidad
donde trabaja, a la última dirección registrada en su
hoja de vida o a la que aparezca en el directorio
telefónico. Del envió de esta citación se debe dejar
constancia secretarial en el expediente.
•
En relación con visitas especiales y
peritazgos, debe señalar los puntos a evacuar.
El término de la comisión.
•
NO
•
La facultad al comisionado para que
practique aquellas que se desprendan de las anteriores
que a su juicio deban adelantarse y para subcomisionar.
•
Señalar que el expediente queda a
disposición de los interesados, en la secretaría del
comitente o en la Unidad Coordinadora, si se cuenta
con la misma.
IA
Cuando se trate de comisión para la práctica de
pruebas se remitirán las copias de la actuación
disciplinaria que sean necesarias. Si es para
notificación sólo se enviará la respectiva decisión. En
ambos casos, se deberá advertir que el expediente
queda a disposición de los interesados en la
secretaría de la dependencia competente.
CO
P
En la citación al particular
se le debe prevenir que su
despacho que lo requirió,
equivalente a cincuenta
para recibirle declaración
no comparecencia ante el
le puede acarrear multa
salaros mínimos diarios
TEXTO ANTERIOR
Cumplida la notificación personal o vencido
el término de fijación del edicto, según el
caso,
el
comisionado
devolverá
inmediatamente la actuación al comitente
con las constancias correspondientes.
Formulados los cargos el expediente debe
permanecer en la Secretaría de la dependencia
competente por el término de diez (10) días, contados
a partir del día siguiente al de la notificación personal,
a disposición del disciplinado para que lo pueda
examinar. Si éste solicita copias, le deben ser
autorizadas de manera inmediata y expedirse dentro
de un término razonable.
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
PROCESO: DISCIPLINARIO
El comisionado tendrá en cuenta que en el
procedimiento ordinario la actuación disciplinaria es
reservada hasta cuando se profiera pliego de cargos o
providencia que ordene el archivo definitivo. Sin
embargo, bajo ninguna circunstancia se puede oponer
reserva a los sujetos procesales, quienes tienen
derecho a examinar en su integridad todos los
documentos y pruebas que obran en el expediente.
Texto resaltado en color rojo incluido en
reemplazo de la expresión “al disciplinado,
quien tiene derecho”, de conformidad con el
numeral 14 del artículo 1º de la Res. 089 de
Marzo 25 de 2004, del Procurador General.
Acta de visita.
Declaración de testigo.
Edicto.
Notificación personal del auto de cargos.
Ratificación y ampliación de queja.
SECRETARIA DEPENDENCIA COMISIONADA
13.3.1. Si la comisión es para notificación se
adelantan las siguientes acciones, según el
procedimiento que se aplique :
13.3.1.1. Notificación por visita. El notificador de
Secretaría se desplaza hasta el sitio donde se
encuentra el sujeto, ambos suscriben el acta de
notificación personal y aquel entrega al notificado
copia de la decisión.
13.3.1.2. Notificación por Secretaría.
SECRETARIA
13.3.1.2.1. Elabora y envía citación a quien se debe
notificar personalmente por el medio más eficaz, a la
dirección que figure en el expediente, a la entidad
donde trabaja, a la última dirección registrada en su
hoja de vida o a la que aparezca en el directorio
telefónico, solicitándole se presente a la Procuraduría
para la correspondiente notificación. Elabora
constancia de la citación y archiva copia de ambos
documentos.
13.3.1.2.2. Si el citado comparece dentro del término,
elabora el acta de notificación de la providencia, se
suscribe por el notificado y el Secretario, entrega
copia de la decisión a aquel y archiva copia del acta.
En caso contrario :
13.3.1.2.2.1. Elabora constancia secretarial en este
sentido, señalando las diligencias adelantadas
tendientes a la notificación.
Versión libre del disciplinado.
REGISTROS.
CO
10.
13.2. Mantiene el expediente original a disposición de
los interesados, mientras regresan las diligencias con
la comisión cumplida.
NT
RO
LA
DA
Las Comisiones cumplidas se remitirán debidamente
foliadas y separadas en cuadernos que distingan la
actuación cumplida por la oficina comisionada de los
documentos, soportes, fotocopias, etc., que hagan
parte de dicho comisorio, con el respectivo oficio que
indique la actuación cumplida.
SALIDAS.
diligencias al comisionado y archiva copia del mismo
y actualiza GEDIS.
13.3. Recibe y registra las diligencias, elabora
constancia secretarial y actualiza GEDIS.
La comisión se debe cumplir dentro del tiempo
señalado en el auto comisorio. No obstante, si el
término de comisión se encuentra vencido, se
solicitará ampliación y se concederá y comunicará por
cualquier medio eficaz, de lo cual se dejará
constancia.
9.
PROCEDIMIENTO: Comisiones
13.3.1.2.2.2. Fija en la cartelera de la Secretaría
edicto por el término de cinco (5) días y archiva copia
del mismo.
Listado de expedientes enviados en comisión.
Listado de expedientes recibidos en comisión.
11.BASES DE AUTOCONTROL.
13.3.2. Si la comisión es para práctica de pruebas se
adelantan las siguientes acciones:
DESPACHO O
COMISIONADA
Tenga presentes los principios de legalidad,
pertinencia, conducencia y utilidad de la prueba.
13.3.2.1. Efectúa reparto del expediente.
NO
Verificar el cumplimiento de los términos de comisión.
Verificar que la notificación del acto haya cumplido
con la totalidad de los requisitos señalados en el
punto 8 “CONDICIONES GENERALES”.
12.
ANEXOS.
IA
No aplica.
SECRETARIA
DEPENDENCIA
SECRETARIA DEPENDENCIA COMISIONADA
13.3.2.2.
Proyecta
auto
subcomisionando
al
profesional de la dependencia a quien correspondió
en reparto el expediente para la práctica de las
pruebas ordenadas.
DESPACHO DEPENDENCIA COMISIONADA
13.ACTIVIDADES.
13.3.2.3. Revisa y firma el auto.
SECRETARIA DEPENDENCIA COMITENTE
SECRETARIA DEPENDENCIA COMISIONADA
CO
P
13.1. Prepara las copias del expediente que deben
enviarse, elabora oficio remisorio para el envío de las
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PROCESO: DISCIPLINARIO
13.3.2.4. Fecha y numera auto y archiva copia del
mismo.
13.3.2.5. Actualiza GEDIS y planilla de “REPARTO
DE EXPEDIENTES”
registrando la entrega del
expediente al profesional y diligencia la “FICHA PARA
ENTREGA Y DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES” , la
cual se anexa a la parte superior de la carátula.
PROFESIONAL DEPENDENCIA COMISIONADA
13.3.2.7. Practica las pruebas decretadas utilizando
los medios legalmente reconocidos.
13.3.2.8. Diligencia la “FICHA PARA ENTREGA Y
DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES” y devuelve el
expediente a Secretaría.
SECRETARIA DEPENDENCIA COMISIONADA
13.3.2.9. Actualiza GEDIS y planilla de “REPARTO
DE EXPEDIENTES” registrando la devolución del
expediente por parte del profesional.
13.4. Elabora auto ordenando la devolución del
expediente al comitente.
DESPACHO DEPENDENCIA COMISIONADA
13.5. Revisa y firma auto.
13.6. Fecha y numera auto, elabora y firma oficio
devolviendo el expediente al comitente, archiva copia
de ambos y actualiza GEDIS.
SECRETARIA DEPENDENCIA COMITENTE
13.7. Recibe expediente procedente del comisionado,
firma copia de oficio remisorio o constancia de recibo
y registra fecha y hora de recibo así como el número
de folios y anexos que el mismo contiene.
13.8. Elabora constancia secretarial sobre
cumplimiento total o parcial de la comisión.
14.
INDICADORES.
Número de expedientes enviados en comisión por
mes.
Número de expedientes recibidos en comisión por
mes.
Índice de evacuación de comisiones por mes,
clasificado por tipo de comisión = salidos / entrados *
100%.
Tiempo promedio de evacuación de comisiones,
clasificado por tipo
NO
IA
CO
P
el
13.9. Actualiza GEDIS.
CO
.
SECRETARIA DEPENDENCIA COMISIONADA
NT
RO
LA
DA
13.3.2.6. Firma planilla de “REPARTO DE
EXPEDIENTES” haciendo constar el recibo del
expediente y la devuelve a Secretaría.
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