Guía memorando retroalimentación

CARACTERÍSTICAS DE CALIDAD
Herramienta: Guía para la preparación del memorando sobre la
retroalimentación final del proceso de fiscalización posterior
GUÍA PARA LA PREPARACIÓN DEL MEMORANDO SOBRE
LA RETROALIMENTACIÓN FINAL DEL PROCESO
DE FISCALIZACIÓN POSTERIOR
PROPÓSITOS DEL DOCUMENTO:


Informar a la Gerencia de Área sobre asuntos claves del trabajo realizado.
Dejar constancia de que el estudio se llevó a cabo de acuerdo con la normativa técnica que se
debe aplicar en la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE), relacionada con
el aseguramiento de la calidad de sus procesos y productos.
Coadyuvar al mejoramiento continuo de la normativa técnica, de los instrumentos y las
metodologías de trabajo vigentes en la DFOE, así como de la administración y ejecución de los
procesos de fiscalización posterior.

DESCRIPCIÓN Y CONTENIDO DEL DOCUMENTO:
El memorando será dirigido al Gerente de Área y debe ser preparado por el Asistente Técnico, en
consulta con el equipo de trabajo, dentro de los ocho días hábiles siguientes a la entrega del borrador
del último producto del proyecto de fiscalización, a esa jefatura. Al respecto, es importante señalar que
en dicho documento se consignará información de interés que es de conocimiento del Asistente
Técnico como parte del ejercicio de la función de supervisión continua y de aseguramiento de la
calidad que le compete, en el desarrollo de cada uno de los proyectos de fiscalización posterior bajo su
supervisión.
Debido a la naturaleza de los asuntos que trata, ese memorando será de uso exclusivo para la respectiva
área de fiscalización.
El memorando debe contener, al menos, los siguientes datos (se adjunta un modelo para su
elaboración):
1.
Encabezado:

Número del memorando (FOE—siglas del Área—número del consecutivo del Área).

Destinatario (nombre del Gerente de Área).

Remitente (nombre del Asistente Técnico).

Asunto (propósito del memorando).

Fecha del memorando.
DFOE-ST
Actualizado al: 01/06/2007
Versión: 1.1
3220-NIH-EI-07
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2.
Introducción:
En este apartado el Asistente Técnico señalará que se presentan los resultados de la
retroalimentación final del proceso de fiscalización, indicando que se preparó en consulta
con el respectivo equipo de trabajo. Es necesario que se señale el nombre del proyecto y la
entidad en la cual se llevó a cabo.
Se debe mencionar el nombre completo y el puesto de los integrantes del equipo de
trabajo, con la indicación de quién estuvo a cargo de la coordinación del proyecto.
Adicionalmente, se deben mencionar el objetivo y el alcance definidos para el estudio, así
como las horas estimadas y las invertidas en el proyecto, conforme a los datos registrados
en el SIGYD.
3.
Resultados del análisis efectuado:

Cumplimiento de normativa técnica aplicable.
En este apartado se debe hacer referencia si se cumplió con lo dispuesto en la
normativa técnica aplicable. Cuando corresponda, se debe revelar si el proyecto se
realizó de conformidad con el Manual de normas generales de auditoría para el
sector público emitido por la Contraloría General de la República. En caso de que
no se haya observado alguna norma que resultara aplicable, se deberá indicar
expresamente esa situación con las razones correspondientes.
Asimismo, si resulta procedente se debe mencionar que se observó el Manual
General de Fiscalización Integral (MAGEFI) en lo aplicable, así como lo dispuesto
en manuales específicos que correspondan.
Por otra parte, se debe señalar si se siguió la normativa técnica correspondiente
emitida por la DFOE, particularmente en cuanto a las herramientas aplicables al
proceso de fiscalización operativa, la verificación de los puntos de control
establecidos, las directrices sobre papeles de trabajo y sobre la comunicación de
resultados, así como cualquier otra normativa emitida para la elaboración de los
productos.

Cumplimiento de los objetivos establecidos.
En este aparte se debe hacer referencia a los productos resultantes del proyecto de
fiscalización sometidos a la aprobación del Gerente de Área, tales como informes,
notas informes, relaciones de hechos y denuncias penales. Aunado a lo anterior,
mencionar si con el trabajo efectuado se cumplieron los objetivos establecidos,
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teniendo en cuenta las siguientes variables: alcance (en cuanto a los asuntos objeto
de estudio y el período evaluado), el plazo y los recursos asignados al inicio del
proyecto.
Para efectos de establecer el grado de cumplimiento de los objetivos se establecen
los siguientes parámetros:
Muy satisfactorio: si el estudio alcanzó los objetivos establecidos, con el alcance, el
plazo y recursos asignados.
Satisfactorio: si el estudio alcanzó los objetivos establecidos pero sólo se
cumplieron dos de las tres condiciones: alcance, plazo y recursos establecidos para el
proyecto.
Poco satisfactorio: si el estudio alcanzó los objetivos establecidos pero sólo se
cumplió una de las tres condiciones: alcance, plazo y recursos establecidos para el
proyecto.
No satisfactorio: si el estudio no alcanzó los objetivos establecidos,
independientemente de que se hayan cumplido o no con las condiciones antes
señaladas.
Es necesario que se indiquen las razones por las cuales el grado de cumplimiento es
satisfactorio, poco satisfactorio o no satisfactorio.

Apoyo técnico externo recibido.
Cuando proceda se debe mencionar el apoyo técnico externo recibido durante el
desarrollo del proyecto, indicando en qué consistió ese apoyo y la valoración
correspondiente. Al respecto, se hará referencia a asesorías de parte de otras áreas
de la DFOE, divisiones de la Contraloría General, de la entidad fiscalizada o
consultorías externas.

Aspectos que facilitaron la ejecución del trabajo.
Cuando corresponda, es importante que se indiquen los aspectos que facilitaron la
ejecución del trabajo, como sería la amplia colaboración recibida de parte de la
institución fiscalizada, el apoyo de la auditoría interna, los adecuados sistemas de
información institucionales, las herramientas metodológicas de apoyo al trabajo, el
conocimiento de los miembros del equipo, la participación de expertos y el apoyo
tecnológico.
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
Limitaciones que afectaron el desarrollo normal del trabajo.
En este apartado, se deben citar las limitaciones que afectaron el desarrollo normal
del proyecto de fiscalización, como atrasos significativos en el suministro de la
información, respuestas insatisfactorias a consultas efectuadas, inadecuados sistemas
de información y de archivo, poco apoyo de la administración, falta de metodologías
y necesidades de capacitación de los fiscalizadores en aspectos específicos.
Asimismo, informar las acciones emprendidas para mitigar esas limitaciones y los
resultados obtenidos.

Labores asociadas al ejercicio de la función de supervisión.
En este punto se deben indicar las diferentes actividades efectuadas por el Asistente
Técnico para asegurar la calidad del proceso y de los productos generados, teniendo
en cuenta las responsabilidades que le competen en esta materia.

Sugerencias para mejorar la ejecución de futuros trabajos.
De considerarse necesario, se incluirá un apartado referente a sugerencias para
mejorar el desarrollo de futuros proyectos de fiscalización. Al respecto, esas
sugerencias pueden referirse, entre otros, a asuntos relacionados con la institución
fiscalizada, el proceso de planificación institucional de la fiscalización, el asunto
objeto de estudio, el equipo de trabajo, la supervisión, la normativa técnica, la
metodología de trabajo, las tecnologías de información (hardware, software y
comunicación) que apoyan los procesos de fiscalización y la calidad de los productos
finales.

Comentarios adicionales.
En este aparte del memorando se debe incluir cualquier otro asunto no contemplado
en los puntos anteriores, que se considere relevante comunicarlo al Gerente de Área,
como pueden ser áreas críticas que no fueron analizadas en el estudio realizado, con
el fin de que sean consideradas en la determinación de futuros estudios.
4.
Archivo del documento:
Original:
Archivo del Área.
Copia electrónica: Copiador del Área.
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