Dar y recibir Feedback

Dar y recibir Feedback.
Los grupos están sujetos a un proceso de crecimiento que se puede observar y describir aunque
por cierto, las fases de desarrollo de un grupo, no son tan estrictamente evolutivas como la
metamorfosis de la crisálida a mariposa. La gama de variaciones del comportamiento humano es
demasiado grande. A pesar de eso, se puede reconocer una clara regularidad, cuando una sociedad
espontánea de individuos pasa los obstáculos del entrenamiento del equipo y llega a la meta como
equipo. En este proceso adquiere una crucial importancia la capacidad de los individuos para
evaluar su propio desempeño y el de los demás integrantes del equipo.
Una de las formas de hacer la evaluación es el Feedback, “es un proceso verbal o no verbal
mediante el cual una persona comunica sus percepciones u opiniones sobre las actitudes de otra
persona”. El feedback es una vía de dos sentidos. El feedback solamente funciona entre personas
que se tienen mutua confianza y estima. Sus intereses mutuos fomentan la tolerancia y apertura a
la crítica constructiva.
Para desarrollar la capacidad de dar feedback, en primer lugar hay que considerar las necesidades
de los demás. Solamente se lo debe ofrecer cuando alguien lo solicita, y tratar de hacerlo en forma
inmediata a la acción. Al comentar sus actitudes, se debe ser específico y expresar opiniones en
forma directa, pero solamente describir la actitud sin interpretarla ni emitir juicio alguno sobre la
misma. Es necesario concentrarse en las cosas que pueden modificarse y aceptar que la persona
tiene la libertad de modificarlas o no.
La capacidad de comunicación es una habilidad que se puede cultivar, al igual que otras aptitudes,
ejercitándola y atendiendo a las opiniones de los demás sobre como está desempeñando su
cometido.
El modo en que se da y se recibe el feedback contribuye al proceso de aprendizaje. Las
informaciones imprecisas, sentenciosas, inoportunas o inutilizables no son tan valiosas como las
que son específicas, descriptivas, oportunas y prácticas. Del mismo modo, aunque recibir críticas no
suele ser agradable, estar abierto a opiniones bien intencionadas y elaboradas sólo puede favorecer
el progreso personal, académico y profesional.
Dar Feedback
• Ser específico. Cuanto más concreto sea al proporcionar feedback, mayor provecho obtendrá la
persona que lo recibe. Así, en lugar de decir: “Javier, a veces no te expresabas claramente...”,
dígale a Javier en qué aspecto exactamente ha sido impreciso y describa por qué ha tenido
problemas para entenderle.
Asimismo, es positivo, pero poco útil decir: “ Lorena, creo que hiciste un trabajo excelente”. Es
mejor enumerar las cosas específicas que Lorena hizo bien. Por ejemplo, tal vez haya creado una
introducción muy buena para una presentación, utilizado muy bien las transiciones en un
documento o comunicado interés y entusiasmo. Explíquele como estas técnicas contribuyeron al
éxito del trabajo.
• Ser descriptivo, no evaluativo. Destaque el efecto que la conducta tuvo en usted, en lugar
de la percepción buena o mala que de ella tenga. Por ejemplo, decir: “Es incorrecto utilizar el estilo
indirecto”, es una generalización que puede ser cierta o no dependiendo del caso. Sin embargo,
decir: “Tuve problemas para entender el objetivo de este trabajo hasta el final”, puede servir para
que la persona se dé cuenta de que tal vez otros integrantes del equipo han tenido la misma
reacción.
Recuerde, igualmente, que algunas de sus respuestas provendrán de su propia percepción de las
cosas . Así, es una buena idea comenzar el feedback con: “En mi opinión...” o “Por mi
experiencia...”
• Describir algo sobre lo que la persona pueda actuar. Si se hacen comentarios sobre la
calidad vocal de alguien cuyo tono de voz es por naturaleza alto lo único que vamos a conseguir es
desanimarle. Sin embargo, si la voz era un poco chillona debido a los nervios, podría decir:
“Bárbara, tal vez sea bueno que respiraras más profundamente para relajarte, lo que, de paso,
servirá para rebajar el tono de tu voz”.
• Escoger uno o dos temas en los que la persona pueda concentrarse. Normalmente no es
posible concentrarse en varias informaciones a la vez. Cuando se está abrumado con demasiadas
sugerencias, se tiende a la frustración. Cuando proporcione feedback, céntrese en las áreas más
necesitadas de mejora.
• Evitar las interferencias relacionadas con los motivos, intenciones o sensaciones. Si se
dice “No pareces muy entusiasmado con esta presentación”, estamos implicando algo sobre la
propia persona. Tal vez sería mejor decir: “Variando la velocidad y el volumen del discurso
conseguirías un estilo más animado”.
Recibir Feedback
• Ser receptivo. Que le digan que tiene que mejorar no siempre es fácil de aceptar pero, como
ya hemos dicho, es una parte importante del proceso de aprendizaje. A pesar de que a veces las
críticas duelan, procure que esa sensación no le impida utilizar el feedback para su propio
provecho.
• Si es posible, tomar notas. Cuando pueda, tome notas a medida que escucha los comentarios
de los demás. Así, tendrá un registro al que acudir y en el que tal vez pueda descubrir que los
comentarios que juzgó como los más severos en el momento en que se expresaron fueron en
realidad los más útiles y perspicaces.
• Solicitar ejemplos específicos, si lo considera necesario. Si la crítica que recibe es
imprecisa o confusa, solicite a la persona que le exponga algún ejemplo específico de lo que trata
de plantear.
• Juzgar el feedback por la persona que lo está dando. No hace falta que se muestre de
acuerdo con todos los comentarios. Piense en la credibilidad de la persona a la hora de evaluar la
validez de sus declaraciones. Pregunte a otras personas su opinión sobre las críticas recibidas.
•
No defenderse o contraatacar: Implica no adoptar un postura defensiva, y estar
abierto a la percepción de los otros.
Exposición:
Es la expresión abierta de los propios sentimientos, inquietudes, emociones, etc. Si se comparte
con los otros en forma no defensiva, confiada y en los términos pertinentes, se está contribuyendo
a entablar relaciones interpersonales más productivas, que faciliten el entendimiento y la confianza
mutua.
Con el proceso de exposición, lo que se obtiene es disminuir el tamaño del área oculta y, por lo
tanto, ampliar el tamaño del área abierta.
Apertura a la retroalimentación:
Es pedirle a los otros que nos comuniquen aquella información que ellos tienen sobre nosotros y
que desconocemos, y estar dispuestos a recibir lo que nos tengan que decir.
Teóricamente, la persona puede emplear ambos procesos y en grado similar. Pero, en la práctica,
se observa que se tiende a mostrar preferencia por uno de ellos y a ignorar o usar poco el otro.
Las mejores relaciones interpersonales se dan cuando se amplia el conocimiento mutuo, por eso, la
apertura a la exposición así como a la retroalimentación, siempre favorecen nuestras interacciones
y nuestro crecimiento personal.
El facilitador(a) entrega a cada estudiante 2 papeles post - it de cada uno de los siguientes
colores: rojo, amarillo y verde Cada estudiante tendrá que elegir a un compañero(a) diferente para
darle una retroalimentación de acuerdo a las instrucciones para cada color. Las instrucciones son
las siguientes:
Verde: Nuestra comunicación o relación fluye muy bien, sin problemas.
Amarillo: Nuestra comunicación o relación algunas veces fluye muy bien, sin problemas; pero hay
algunas cosas que no me hacen sentir bien.
Rojo: Nuestra comunicación o relación no fluye nada bien, existen algunos problemas que me
afectan y no me agradan.
Luego de pensar qué tarjeta le entregará a qué compañero(a), cada estudiante, en forma
individual, deberá escribir en el post - it una frase o párrafo en la que le expresa al compañero(a)
por qué considera que la relación está mal, más o menos o bien. Además, por el reverso pondrá su
nombre para que la otra persona sepa quién se lo entregó.
Cada estudiante entregará sus papelitos post - it a los compañeros(as) elegidos.
Cada persona leerá los post - it que le han entregado y se sentará al frente de uno de los
compañeros(as), que le ha entregado un post - it, para escuchar su retroalimentación (Es
importante señalar que: deben escuchar genuinamente, sin justificarse, recibiendo lo que el
compañero(a) le está planteando que siente con esa situación) y así sucesivamente hasta escuchar
a todos los compañeros(as), y hasta haber estregado su respectiva retroalimentación a los
estudiantes a quienes les escribió.
El estudiante que recibe la retroalimentación sólo puede decir "Gracias" y en caso de que algo no le
quede claro puede preguntar hasta que entienda la situación.
ADJETIVOS: UNA RETROALIMENTACIÓN
OBJETIVOS:
I. Ayudar a los participantes a aclarar los valores que se aplican a las relaciones humanas.
II. Establecer las normas de solicitar y dar retroalimentación tanto negativa como positiva.
TAMAÑO DEL GRUPO:
Ilimitado
TIEMPO REQUERIDO:
Aproximadamente una hora.
MATERIAL:
I. Hojas de rotafolio, plumones, y cinta adhesiva.
II. Papel y lápiz para cada miembro.
LUGAR:
Un salón con paredes disponibles para pegar listas de adjetivos para que todos las puedan ver.
DESARROLLO:
I. El instructor avisa a los participantes que están a punto de hacer "pruebas" en parejas, sin
discutir los objetivos de la actividad. Luego da las siguientes instrucciones: "ARTICULO 1. Piense en
AQUELLA persona de este mundo (que no sea usted) con la que tiene la relación MAS satisfactoria.
Escriba tres adjetivos que describan a esta persona" (pausa de dos a tres minutos). " A esta altura
se puede imaginar de que se trata el segundo artículo. Piense en AQUELLA persona de este mundo
con la que Ileva la relación MENOS satisfactoria. Esta debe ser una persona diferente. Ahora anote
tres adjetivos que describan a ESA persona" (pausa de dos a tres minutos).
II. El instructor apunta que la prueba arroja una somera indicación de los valores propios; esto es,
los adjetivos dicen más del escritor que de la persona descrita. Basándose en la lista de adjetivos
que dieron, a los participantes se les indica que escriban una oración que empiece con la frase:
"Soy el tipo de persona que valora..."
III. Los participantes forman parejas con las personas cercanas. Comparten lo que la prueba indicó
sobre ellos, pero NO discuten sobre las personas de quienes escribieron los adjetivos. (cinco
minutos).
IV. El instructor pide a los participantes que contribuyan con los adjetivos que hayan escrito en el
articulo #l; los enlista en orden alfabético sobre la hoja de rotafolio. Luego se enlistan los adjetivos
en el artículo #2. Ambas listas se colocan una contra la otra sobre la pared de tal modo que los
participantes las puedan leer con facilidad.
V. El instructor anuncia que la siguiente fase de la actividad consistirá en una retroalimentación.
Instruye a los participantes a escoger un miembro con quién compartir tanto la retroalimentación
positiva como la negativa. Luego indica que un miembro de cada pareja solicite retroalimentación
sobre él tanto de la lista positiva como negativa ANTES de describirse a si mismo. Luego la otra
pareja hace lo mismo. (veinte minutos).
VI. El instructor encabeza una discusión sobre la experiencia entera. Puede solicitar comentarios
sobre la tendencia a ofrecer retroalimentación de evaluación a otros miembros, y los sentimientos
que se asocian al dar y recibir retroalimentación, tanto positiva como negativa.
VARIACIONES:
I. El número de adjetivos en ambos artículos puede variar, por ejemplo, para grupos grandes, se
puede pedir sólo un adjetivo.
II. El tema del adjetivo puede variar. Otros temas pueden ser: condiciones de trabajo, disciplina,
jefe mejor/peor (colega, empleado, etc.).
III. Al paso IV puede seguir un "receso", para dar tiempo a que se dupliquen y distribuyan las listas
a todos los participantes.
IV. En lugar de la retroalimentación (o para complementarla) se pueden usar las listas para una
auto-asesoría y una auto-apertura.