OFICINA CENTRAL DE REGISTRO Y COORDINACIÓN ACADÉMICA

OFICINA CENTRAL DE REGISTRO Y COORDINACIÓN ACADÉMICA
MISIÓN
La Oficina Central de Registro y Coordinación Académica de la UNP, tiene como misión captar,
procesar, actualizar y sistematizar toda la información académica de las Facultades y de los
Programas Académicos (Capacitación y Perfeccionamiento Magisterial, Maestría, Doctorado,
Actualización y Titulación Profesional).
OBJETIVOS GENERALES DE LA O.C.R.C.A.
OBJETIVO GENERAL 1. Mantener e intercambiar una completa y actualizada información
académica mediante el enlace de las Facultades y él CIT, con la OCRCA.
OBJETIVO GENERAL 2. Proporcionar una actual y oportuna información académica a toda
dependencia o miembro de la comunidad universitaria que la requiera.
OBJETIVO GENERAL 3. Mejorar los métodos y procedimientos de todas las tareas, procesos o
actividades que se desarrollan en la Oficina.
OBJETIVO GENERAL 4. Elevar los niveles de eficiencia y eficacia de todo el personal de la
O.C.R.C.A.
OBJETIVO GENERAL 5. Implementar un Sistema Estadístico que permita informar a las
autoridades Universitarias (Rector, Vicerrector Académico y Administrativo), a fin de que se tenga
una base para la toma de decisiones tendientes a mejorar el nivel y rendimiento académico
Docente – Alumno.
OBJETIVO GENERAL 6. Automatización (scáneado) del archivo de OCRCA – Legajo del
estudiante Unepino para seguridad y a la vez brindar un servicio eficiente y eficaz en la atención de
Títulos, Grados y otros servicios académicos que se requieran.
OBJETIVO GENERAL 7. Aplicar el manual de Organización y Funciones en el numero de
servidores Adscritos en OCRCA.
OBJETIVO GENERAL 8. Dotar a la oficina Central de Registro y Coordinación Académica, de
equipos de computo, fotocopiadora, scanner, lectora óptica, impresoras, escritorios y sillas
metálicas.
OBJETIVO GENERAL 9. Ampliación de los ambientes de la Oficina Central de OCRCA en forma
urgente, debido al incremento anual de alumnos en los Procesos de Admisión, Pregrado,
Programa de Maestría, Programa de Doctorado, PRODEPE, Programas de Complementación
Académica, Programas de Formación Magisterial, el espacio de los ambientes de OCRCA,
especialmente el sótano donde se encuentra el archivo de los legajos de los alumnos y egresantes
es muy reducido y antilaboral.
Objetivos Parciales. Mantener e intercambiar una completa y actualizada información académica
mediante el enlace de las Facultades y el CIT, con la OCRCA.
Son Objetivos Parciales del Objetivo General 1, los siguientes:
 Actualizar la información de los dos sistemas Académicos de OCRCA: SIAA (Sistema
Integrado de Administración Académica a partir de las promociones anteriores a 1999) y el
SIGA.
 Brindar mantenimiento a los módulos de la información Académica de:
 Facultades (Enseñanza de Pre-Grado)
 Programa Académico de capacitación y Perfeccionamiento Magisterial.
 Programa Académico de Extensión Universitaria.
 Programa de Titulación Profesional.
 Post Grado.
Objetivos Específicos. Adiestrar o capacitar a los Jefes de la División de la O.C.R.C.A. para que
mantengan una supervisión y actualización de las Bases de Datos.
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Del Objetivo General 2:
Son Objetivos Parciales del Objetivo General 2, los siguientes:
 Actualizar y brindar mantenimientos a los Software que interrelacionen la base de datos para
la ejecución automatizada de los procesos de la O.C.R.C.A.; así como para la emisión de los
documentos académicos oficiales correspondientes.
 Formar un especialista en informática que administre la red, los sistemas, el software y el
hardware, las base de datos de la O.C.R.C.A.
 Capacitar al personal de la O.C.R.C.A, en el manejo de los programas o software, de manera
que emitan los documentos académicos oficiales en forma eficiente.
 Desarrollar y actualizar todo el sistema Académico UNP, el cual interconectará Rectorado,
Vicerrectorado, Facultades, Programas Académicos y CIT
Objetivos Específicos:
1. Actualizar y supervisar los Software que ejecutan los siguientes Procesos Académicos:
a.
Matricula de ingresantes.
b.
Verificación de imagen fotográfica para la emisión del carné académicos.
c.
Actualización de Programaciones Académicas (anulación de cursos).
d.
Apertura y actualización de historiales académicos (retiro de cursos,
convalidaciones, semestre incompleto, observaciones, suspensiones, separaciones,
sanciones, modificaciones de notas, etc.).
e.
Registros, preventivos o actas provisionales
2. Emitir los siguientes documentos académicos oficiales:
a.
Padrones de matriculados.
b.
Fichas de matricula.
c.
Constancias de inscripción por cursos
d.
Actas provisionales o registros.
e.
Actas promociónales
f.
Copia de historial académico por alumno
g.
Reportes de actualización del historial académico.
h.
Informes académicos para grados, títulos
3. Actualizar permanentemente al Sistema Académico con nuevas versiones del Software para
desarrollar los procesos de la O.C.R.C.A.
4. Realizar mantenimiento periódico de la red, el servidor, las máquinas computadoras y demás
equipos informáticos de la O.C.R.C.A.
5. Mantener un stock de papel continuo y de formatos de los documentos académicos.
6. Ejecutar el software de la O.C.R.C.A de acuerdo a los procesos del Calendario Académico.
7. Ejecutar el software correspondiente para la emisión de los documentos académicos oficiales.
Objetivos Parciales:
1. Actualizar y aplicar los Software que interrelacionen las Bases de Datos para la ejecución
automatizada de los procesos de la O.C.R.C.A., así como la emisión de los documentos
académicos oficiales correspondientes.
2. Formar un especialista en informática que administre el funcionamiento de la red, los sistemas,
los Software, el Hardware y las Bases de Datos de la O.C.R.C.A.
3. Capacitar a los Jefes de División en la administración del Sistema Académico de la O.C.R.C.A.
4. Implementar la contratación de un especialista en informática que administre el Sistema
Académico de la UNP.
5. Actualizar, todos los requerimientos de entrada y salida del sistema.
6. Actualizar, probar e instalar los Módulos del Sistema.
7. Actualizar, supervisar los Programas que interconectarán los módulos.
8. Actualizar, supervisar la red para el Sistema Académico.
9. Implementar al Sistema Académico total en el Software y el Hardware necesario.
10. Documentar el Sistema Académico UNP.
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DEL OBJETIVO GENERAL 3
 Elaborar el boletín de todas las tareas, procesos o actividades que realiza la O.C.R.C.A.
 Elaborar un manual de procedimientos para todas las tareas, actividades o trámites que son
desarrolladas por la O.C.R.C.A.
 Analizar las formas o métodos actuales de ejecutar el trabajo de cada personal de la
O.C.R.C.A, y proponer formas o métodos mejorados.
 Analizar los formatos de los documentos oficiales y proponer las modificaciones necesarias
para actualizar su diseño de acuerdo a las necesidades académicas.
Objetivos Específicos:
1. Definir todas las tareas, procesos o actividades de la O.C.R.C.A.2
2. Elaborar el flujograma de cada tarea, proceso o actividad de la O.C.R.C.A
3. Elaborar el documento final “Boletín O.C.R.C.A. Semestral”.
4. Desarrollar reuniones de trabajo con los Jefes de División para coordinar la aplicación de los
Reglamentos Generales y Académicos a los procedimientos o trámites de la O.C.R.C.A.
5. Coordinar y concertar con los Secretarios Académicos la aplicación del Reglamento
Académico en cada procedimiento o trámite.
6. Velar para que los requerimientos o trámites académicos de la O.C.R.C.A. mantengan siempre
su respectiva norma legal.
7. Implementar una supervisión periódica al personal.
8. Analizar la documentación que ingresa o egresa a la Oficina.
9. Realizar reuniones periódicas de trabajo para sugerir soluciones a toda problemática
presentada al ejecutar métodos o formas de trabajo.
10. Diseñar y poner a prueba un Proyecto de Métodos mejorados.
11. Emitir Directivas para la aplicación de los nuevos métodos.
12. Evaluar la implantación de nuevos métodos. Analizar periódicamente las “Formas“ o
“Formatos” de los documentos oficiales de trabajo de la O.C.R.C.A., para hacer simple su
manejo en los métodos de trabajo.
13. Calcular el requerimiento de formatos necesarios para el Año Académico.
14. Coordinar en las Dependencias Académicas (Facultades y Programas) la actualización o
modificaciones de los formatos.
15. Proponer al Vicerrector Académico la aplicación de nuevos formatos.
16. Difundir la utilización de nuevos formatos en las Facultades y Programas Académicos.
DEL OBJETIVO GENERAL 4
1. Diseñar e implementar el Plan Anual de Capacitación en informática en forma semestral para
el personal de O.C.R.C.A.
2. Disponer de la adecuada distribución del personal en los ambientes físicos de la Oficina
O.C.R.C.A., teniendo en cuenta el flujo de los procesos o trámites.
3. Desarrollar reuniones de coordinación y desarrollo del trabajo de la Oficina. Llevar a cabo
reuniones periódicas de Coordinación, Desarrollo y Monitoreo de las Autoridades de la Oficina.
Objetivos Específicos:
4. Evaluación periódica del personal de O.C.R.C.A en el manejo del Hardware para el adecuado
funcionamiento del Sistema Académico.
5. Desarrollar e implementar el Plan Anual de Capacitación en informática en forma Semestral
para el personal de O.C.R.C.A.
6. Desarrollar sesiones de capacitación práctica de acuerdo al avance de los procesos según
Calendario Académico.
7. Desarrollar reuniones de trabajo con todo el personal, a fin de obtener sugerencias o
recomendaciones.
8. Analizar las propuestas de las reuniones.
9. Aplicar la mejor propuesta y realizar las correcciones requeridas.
10. Aperturar y mantener un libro de actas sobre el trabajo desarrollado en cada Semestre
Académico.
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11. Establecer y efectivizar reuniones mensuales para expresar los problemas y avances
presentados en el trabajo del mes.
12. Fijar Políticas de corrección en el trabajo mensual a desarrollar.
DEL OBJETIVO GENERAL 5
1. Capacitar al personal O.C.R.C.A en el manejo de Software Estadísticos.
2. Coordinar con todo los usuarios del “Sistema Académico UNP” sobre los tipos o formas de
datos estadísticos requeridos.
3. Diseñar y emitir boletines estadísticos académicos al finalizar cada semestre académico.
4. Sistematizar el Informe Estadístico Académico Semestral para las altas Autoridades
Académicas UNP (Rector y Vicerrectores).
Objetivos Específicos:
5. Designar al trabajador que deberá desarrollar el Sistema de Estadístico de la O.C.R.C.A.
6. Definir el Software Estadístico que será realizado por la O.C.R.C.A.
7. Programar anualmente la capacitación de un personal O.C.R.C.A. en el manejo de Software
Estadísticos, teniendo en cuenta la rotación del personal.
8. Coordinar con las Facultades y Programas Académicos las Estadísticas Semestrales que
requieran.
9. Coordinar con las Oficinas Centrales las Estadísticas necesarias para complementar sus datos.
10. Coordinar con las Autoridades Universitarias (Rector y Vicerrector Académico) las Estadísticas
semestrales requeridas para la toma de decisiones.
11. Diseñar las formas de presentación de la información Estadística requerida según el usuario.
12. Gestionar la adquisición de una impresora láser a color y una impresora de inyección de tinta.
13. Determinar el tipo y forma de presentación del Boletín.
14. Diseñar el contenido del Boletín considerando todos los usuarios del Sistema Académico.
15. Diseñar el Sistema del Informe Estadístico Académico Semestral para la Alta Dirección.
16. Ejecutar cada fin de Semestre Académico el Sistema del Informe Estadístico.
17. Preparar un Manual de Usuario del Sistema Estadístico para que sea manejado por la Alta
Dirección.
18. Preparar a la Alta Dirección en el manejo del Sistema de Información Académico.
DEL OBJETIVO GENERAL 6
1. Diseñar e implementar un sistema para el scáneado de la documentación académica del legajo
del estudiante regular como del egresante.
2. Capacitar al personal de la División de Registros Académicos en el programa de
automatización de documentación Académica, para emitir los informes Académicos de Grados
y Títulos.
Objetivos Específicos: Diseñar, instalar y probar el software que ejecute el proceso de informes
académicos de OCRCA.
 Informe Académico de Título
 Informe Académico de Grado.
DEL OBJETIVO GENERAL 7
 Aplicar y mantener el número de 14 servidores adscritos a OCRCA, tal como aparece en el
Manual de Organización y Funciones.
 Considerar las funciones que realiza OCRCA, dado al incremento anual de alumnos en los dos
procesos de admisión.
Objetivo Específico: Considerar las funciones que realiza OCRCA, teniendo en cuenta el
incremento anual de alumnos en los procesos de Admisión, dos procesos de Graduación.
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DEL OBJETIVO GENERAL 8
 El personal administrativo de OCRCA ejecute sus funciones en forma eficiente y eficaz.
 Ofrecer un eficiente servicio al usuario.
DEL OBJETIVO GENERAL 9
 Seguridad y comodidad en las funciones que desarrolla el personal administrativo adscrito a
OCRCA.
Objetivos Específicos
Objetivo Parcial: Actualizar la información de los dos sistemas Académicos de OCRCA: SIGA y
SIAA (Sistema de Administración Académica) a partir de las promociones anteriores a 1999.
1. Actualizar y Supervisar las Bases de Datos de los dos sistemas Académicos: SIGAA y SIAA
2. Realizar el BACK-UP de cada Semestre Académico de todo el POOL de Bases de Datos
actualizada.
3. Crear un sistema de seguridad (Encriptación) con la finalidad de salvaguardar la información del
Sistema Académico de OCRCA.
ANEXO
UNIDADES DE MEDIDA DE LA OFICINA CENTRAL DE REGISTRO Y COORDINACIÓN
ACADÉMICA










Constancia
Fichas de Matricula
Fichas de Inscripción por Cursos
Informe Académico de Grado
Informe Académico de Título
Informe Académico de Grado de Maestría y Doctorado
Actas
Reimpresión de Actas
Historiales Académicos
Reportes Estadísticos
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