Araya Montezuma, Andrés. Los profesionales archivistas desde la

LOS PROFESIONALES ARCHIVISTAS DESDE
LA PERSPECTIVA EMPRESARIAL
Andrés Araya Montezuma*
Introducción
Uno de los propósitos de las actividades que reúnen a los profesionales de archivo es
tener la oportunidad de reflexionar sobre el ámbito y las actividades que les rodean
desde diversas perspectivas: la formación académica, la profesional y la empresarial.
Siendo ésta última la menos explorada, a la organización del evento le interesa conocer
los criterios de quienes demandamos sus servicios y concretamente, le interesa conocer
lo que algunos dan en llamar las debilidades y fortalezas de los archivistas.
Sin duda el enfoque dependerá desde el cristal con que mire o mejor dicho y
utilizando una analogía, dependerá de la posición que uno asuma, así podrá observar si
el vaso se encuentra medio vacío o si el vaso se encuentra medio lleno. Desde mi
perspectiva, asumir el primer enfoque es tomar una posición negativa y por ello prefiero
quedarme con la segunda más positiva. Entonces, mis comentarios están dirigidos a
compartir cuáles podrían ser los faltantes y los elementos que afectan o atentan el
ambiente en el cual se desarrolla la actividad del archivo y sus integrantes. En síntesis,
en mi exposición procuro referirme más que construir una crítica negativa es compartir
desde una perspectiva gerencial cuáles podrían ser algunos retos futuros y sugerir
algunas ideas que contribuyan a asumir una visión positiva del futuro de los archivistas
y su contexto.
1. La competencia en el mercado laboral
Tradicionalmente, sin duda alguna, el sector estatal ha constituido el más fuerte
empleador de archivistas y es allí donde la mayoría de profesionales ha tendido en los
últimos años a movilizarse, y prácticamente refugiarse, debido a diversas razones
asociadas a la seguridad laboral: la estabilidad de los salarios mínimos, las garantías
laborales y las posibilidades de movilidad interna, allende de la facilidad que ofrece y
facilita la transición hacia otros puestos de trabajo no necesariamente especializados en
archivo. En este sentido, se puede comprobar la tendencia del Archivo Nacional de
mencionar constantemente en sus Informes la recomendación de apertura de nuevos
puestos para archivistas tanto a nivel institucional nacional como local. La misma
Defensoría de los Habitantes destaca en los últimos informes la necesidad de contar con
mayor cantidad de plazas de archivistas, so pena de sufrir sanciones morales por el
incumplimiento de parte de los entes del Estado. Esta labor contrasta con la tramitación
lenta y mesurada de plazas tanto en el Servicio Civil como la aprobación de presupuesto
de parte de la Contraloría General de la República.
* Gerente Ejecutivo de Archivística Consultores. Ha sido funcionario del CSUCA, IIDH/CAPEL y consultor internacional
del Centro Carter, PNUD y el BID.
Frente a este escenario limitado el futuro empleador de archivistas se torna hacia las
personas físicas (servicios de consultoría individual) y las personas jurídicas (pequeñas
y medianas empresas) las cuales constituyen una alternativa cada vez mayor y
frecuente. La contratación tanto del sector público como privado genera como
consecuencia una profesión de pleno empleo y en parte una inopia de profesionales en
el mercado laboral. Sin embargo, según la perspectiva para los próximos años, el sector
estatal parece entrar en una tendencia a reducirse, razón por la cual los futuros
profesionales, quizás los que se estén graduando en los próximos años, se verán
obligados a buscar nuevas fuentes de mercado laboral, por lo cual tendrán que tener un
conjunto de herramientas superiores que les permita la competencia con sus congéneres
y con otras disciplinas.
No es sino recientemente que grupos pequeños de profesionales ha tendido a ampliar
sus horizontes en la prestación de venta de servicios privada y ha expandido las
posibilidades de mercado laboral para el archivista, un mercado mucho más exigente, de
respuesta inmediata y de corto plazo que desea un servicio integral que incluya: la
administración y ordenamiento de sus expedientes, la capacitación del personal, el
diseño de manuales y procedimientos y la presentación de informes.
2. Los retos de los archivistas
El mercado empresarial en la actualidad está amenazado por constantes variaciones y
una de las amenazas se encuentra en la visión de los empresarios, gerentes y tomadores
de decisión de que la informática lo resuelve todo; los usuarios del servicio desean que:
a- todos sus documentos se encuentren en forma rápida,
b- ocupen menos espacio
c- tenerlo todo en la computadora
y por ello, están migrando con una gran velocidad a medios de conservación
informática pretendiendo con ello:
a- resolver todos sus problemas en forma integral y
b- volver obsoletos los procedimientos manuales de conservación.
Por otra parte, la mayoría de los tomadores de decisión de las instituciones públicas
son cuadros políticos que se renuevan con facilidad y desconocen los alcances de la Ley
del Sistema Nacional de Archivos N° 7202 y su Reglamento, así como las
consecuencias de su incumplimiento. Ambas razones justifican la mención de varios
retos de los profesionales en los próximos años:
· Un primer reto de los profesionales en general y en particular de los archivistas es
aprender a moverse con ideas poco convencionales en un mundo de negocios
cambiante.
· Un segundo reto consiste en convencer a los tomadores de decisión (decisores) de
las instituciones y las empresas, las ventajas comparativas de contar con profesionales
capaces de poseer un sistema de archivos organizado y ordenado antes de que procedan
a transferir la información a medios de conservación.
· Un tercer reto de los archivistas consiste en la difusión de la normativa nacional
y especialmente de las ventajas del cumplimiento y de las consecuencias por su
incumplimiento, en el marco del sector público.
· Un cuarto reto es convencer al sector privado de los beneficios (ahorro y
tiempo) que puede obtener a cambio de contar con los servicios especializados de
archivo en su empresa u organización.
· Un quinto reto consiste en contribuir a modificar las estructuras organizativas y
funcionales de las Instituciones que les son afines y cambiar su actitud contemplativa
por una más activa.
Independientemente de que los archivistas atiendan un mercado del sector público o
privado, deben tener la capacidad de fortalecer algunos faltantes que complementen el
dominio de la técnica archivística, resumido en los siguientes elementos:
Originalidad y creatividad
La originalidad y creatividad hacen referencia a la capacidad de las personas de
exponer sus ideas propias. Los archivistas en general han demostrado ser buenos
administradores de los archivos pero mi impresión particular después de varios años y
de contar con una presencia en el mercado laboral, es que los archivistas podrían
impactar mucho más en el desarrollo económico y social del país y en los decisores del
sistema tales como gerentes, directores, presidentes de empresas o de entes públicos y
organismos internacionales.
Para ello deben orientarse a fomentar una formación académica y tener una práctica
profesional que promueva nuevas formas y estilos de realizar las actividades que
desarrollan los profesionales, aventurándose a aplicar modelos, métodos y prácticas, que
si bien cumplan con las normas y reglas establecidas, pero en forma más creativa. A mi
me parece que es hora que los archivistas le pongan alas a sus sueños.
Para ello, se podría recurrir a:
a) Cultivar y estimular los esfuerzos individuales y colectivos
b) Construir una estrategia colectiva de difusión de las capacidades y
experiencias de los profesionales
c) Identificar y focalizar los nichos de mercado potenciales y reales
d) Explorar los mercados con “agresividad”
e) Realizar inversiones de tiempo y de recursos económicos
Versatilidad
La versatilidad hace referencia a la capacidad para tornarse, convertirse ó volverse
dúctil fácilmente en el momento en que los mercados se contraen o constriñen, para lo
cual se apela a la capacidad de desplegar en su mayor cantidad de conocimientos
adquiridos y de las herramientas con que se cuenta dadas las necesidades de los clientes
y los usuarios.
Los archivistas han demostrado una buena preparación en las técnicas de archivo y el
tratamiento de las fuentes documentales e históricas, pero que con las exigencias del
mercado actual debe reflejarse en la adquisición y la combinación de herramientas
provenientes de la informática, la ingeniería industrial, el derecho y la administración.
Para ello, sería importante contar con:
a) Un dominio y profundización del uso de tecnologías y paquetes informáticos
y bases de datos.
b) Un mayor conocimiento de la legislación nacional (incluyendo la legislación
local, tributaria y administrativa) y la legislación internacional comparada.
c) Una exigencia de la capacidad de brindar informes escritos adecuados y
bien redactados.
d) Una capacidad de gestión gerencial y mercadeo.
e) Una mayor capacidad de las técnicas administrativas tanto públicas como
privadas para entender su entorno.
f) Un aprendizaje del diseño de manuales, normas y procedimientos en archivo.
g) Adquirir nuevas herramientas para competir en el mercado, como el manejo
de licitaciones.
Buena calidad
Si bien la buena calidad del servicio estará determinada por el esfuerzo personal de
cada profesional, debe avanzarse en la construcción de un esfuerzo común del
crecimiento profesional influyendo en la “autoestima colectiva”.
En este sentido, el papel de las asociaciones de profesionales, en conjunto con otras
organizaciones como las universidades y el Archivo Nacional, tienen un papel
importante en la difusión de las capacidades y responsabilidades de los profesionales.
Para ello, sería importante:
a) Realizar campañas de difusión y concienciar sobre la importancia de los
profesionales y sus beneficios.
b) Efectuar más actividades académicas.
c) Fomentar la investigación académica en diversos aspectos.
d) Fomentar la formación en el extranjero a través de incentivos y becas.
e) Fomentar las consultorías nacionales e internacionales.
f) Patrocinar la investigación.
Si no está roto, rómpalo
Este es el título muy sugestivo de un libro de los autores, Robert J. Kriegel y Louis
Patler, el cual nos sugiere que “para adelantarnos a los cambios, al incremento de la
competencia y a la complejidad de estos tiempos, necesitamos una nueva forma de
pensamiento, una nueva forma que constituya un alejamiento radical del pasado”. Y nos
invita a cambiar y modificar nuestra forma de ver las cosas y superar los retos del
milenio para lo cual se requerirá de algunas modificaciones de parte de:
· las instituciones formadoras de profesionales
· las instituciones estatales rectoras del servicio
· las organizaciones representantes de los profesionales
· y de las organizaciones e instituciones empleadoras
Las circunstancias que rodearon la creación de la Ley del Sistema Nacional de
Archivos se plasmaron en una marcada tendencia hacia la concentración de actividades
y funciones que quizás en su momento requerían ser así pero que parece requerirse de
una revisión y de cambios de cara hacia el futuro. Algunas evidencias se encuentran en
la organización, ejecución y control de muchas de las actividades académicas,
administrativas y laborales del Sistema Nacional de Archivos. Considero que ha llegado
el tiempo para iniciar un debate amplio frente al tema y replantearse para los próximos
años algunos cambios para tener un mayor impacto en el desarrollo social y económico
del país y quisiera finalizar mi presentación con la propuesta de los siguientes aspectos
mínimos como punto de partida para un debate más profundo en el futuro:
1) En primer lugar debe darse una revisión de la normativa del Sistema Nacional
de Archivos que permita una mayor independencia y autonomía de algunas
instituciones que actualmente están representadas como son las instituciones
académicas y asociativas, lo cual permitiría fortalecer el papel que cada una de ellas
juega en el Sistema.
2) En segundo lugar me parece que el Archivo Nacional debe fortalecerse como el
ente rector del Sistema Nacional de Archivos para buscar un papel más activo y
protagónico como regulador o certificador de las actividades que realizan las personas
físicas y jurídicas que se dedican a brindar servicios de archivo, incluyendo el bodegaje.
3) En tercer lugar, debe fortalecerse las funciones de supervisión de parte del ente
rector y fortalecerse las funciones asesoras de iniciativa privada en la administración
pública y privada.
4) En cuarto lugar, debe buscarse una mayor independencia entre los cuerpos
académicos y profesionales de archivo del órgano rector que vela por el cumplimiento
de la Ley del Sistema Nacional de Archivos.
5) En quinto lugar sugiero el fortalecimiento de las asociaciones para que asuman
responsablemente la protección de los intereses de los agremiados pero que defiendan
más fuertemente los intereses de los usuarios de los servicios brindados por los
profesionales.