UNIVERSIDAD DE COSTA RICA Vicerrectoría de Administración

UNIVERSIDAD DE COSTA RICA
Vicerrectoría de Administración
Oficina de Suministros-Unidad de Compras al Exterior
Teléfono: 207-5687; 207-5702 Fax: 234-2723
HOJA DE INSTRUCCIONES PARA REPRESENTANTES
1. ELEMENTOS DE EVALUACION:
Se adjudicará la oferta de menor precio. Serán considerados además, para efectos de Valoración de
Ofertas por Precio, los siguientes aspectos:
a) Las ofertas cuya entrega del pedido se realice en el Almacén de la Universidad de Costa Rica.
b) Las ofertas cuya Forma de Pago implique menores costos por concepto de comisiones
bancarias para la Universidad de Costa Rica.
c) La Universidad de Costa Rica se reserva el derecho de adjudicar la (s) oferta (s) que de manera
global represente la mejor opción en cuanto a los costos mínimos por gastos adicionales al
monto de la mercancía.
2. La Orden de Compra representa un Contrato Formal de Compra y Venta entre el proveedor y la Universidad
de Costa Rica.
Por lo tanto, el nombre de la compañía que figura como proveedor en dicho documento, asume toda la
responsabilidad en cuanto al cumplimiento del contrato en todos sus extremos
3. En caso de incumplimiento en la fecha de entrega del Pedido, será aplicada la multa directamente en el
pago principal. La Universidad de Costa Rica pagará lo que le corresponde de acuerdo con su
compromiso, según el presupuesto en colones reservado para efectuar el pago en dólares a la fecha fijada
en la Orden de Compra. Todo de acuerdo con lo estipulado en el Artículo 16.3 del Reglamento de la Ley de
Contratación Administrativa.
4. Ajuste al Sistema Internacional de medidas (Art.50.3 de R.G.C.A.).
5. La Universidad de Costa Rica aceptará como forma de pago las siguientes: 1) Pago contra Entrega de
mercadería conforme en nuestros Almacenes, 2) Cobranza Bancaria Documentaria, 3) Carta de Crédito. La
Universidad de Costa Rica se reserva el derecho de adjudicar las ofertas con otra Forma de Pago, sí así
conviniera a sus intereses.
6. Todas las comisiones y gastos bancarios de cualquier índole, serán asumidas por el adjudicatario o su
representante.
7. En los casos en los cuales se realizará el pago mediante transferencia bancaria, el adjudicatario, deberá
remitir toda la información bancaria necesaria.
8. Nombre y firma del Representante Legal.
9. Vigencia de la Oferta (No menor de 30 días).
10. Precio Total en Números y Letras.
11. Tiempo de despacho.
12. La Factura Proforma debe ser en español.
13. Cotizar Precios FOB-Miami y C&F (Aeropuerto Santamaría, Alajuela o Puerto marítimo Costarricense.
Asimismo, el oferente o su representante deberán indicar las instrucciones necesarias (factor, porcentaje u
otro) para que, en caso de adjudicación parcial y para efectos de comparación entre las ofertas, los precios
puedan convertirse en C&F San José, Costa Rica, por cada línea cotizada.
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14. Forma de adjudicación.
14.1. La Universidad se reserva el derecho de adjudicar total o parcialmente las ofertas recibidas, o de
rechazarlas todas si así conviniera a sus intereses.
14.2. La Universidad se reserva el derecho de adjudicar la(s) oferta(s) que de manera global represente la
mejor opción en cuanto a los costos mínimos por gastos adicionales al monto de la mercancía.
15. Peso y volumen del material.
16. La Garantía del Bien debe ser como mínimo 12 meses, contados a partir del recibido conforme por parte del
Usuario.
17. Cuando se trate de productos químicos, indicar la temperatura a la cual deben transportarse y almacenarse
los reactivos, así como enviar el MSDS(Instrucciones de seguridad para el manejo de materiales).
18. En caso de Compañías Representantes de Casas Extranjeras en el país, debe incluir en todas las facturas
proforma una declaración jurada de:
18.1.1. Que no les alcanzan las prohibiciones legales para contratar
con la Universidad de Costa Rica, estipuladas en el Artículo 22 del reglamento de la
Contratación Administrativa.
18.1.2. Que se encuentran al día con la documentación
correspondiente en nuestro Registro de Proveedores
18.1.3. Que se encuentra la día en el pago de todo tipo de impuestos
nacionales. En caso de resultar adjudicado el contratista deberá aportar una certificación donde
se acredite oficialmente esta condición, antes de que se efectúe cualquier pago (Art. 53.Ley de
Contratación Administrativa).
18.1.4. Que todas las condiciones consignadas en los documentos del
Registro de Proveedores permanecen inalterables
18.1.5. Debe presentar la Factura Proforma de la Casa Proveedora
18.1.6. Certificación de la Casa Proveedora que lo acredita como
Representante en nuestro País.
18.1.7. Incluir el número de la Cédula Jurídica
19. Si el equipo o material cotizado requiere de accesorios adicionales para su funcionamiento, favor indicarlo
y cotizarlo por separado. Caso contrario, se considerará que el precio incluye todo lo necesario para la
puesta en marcha del mismo.
20. El adjudicatario está obligado a entregar los manuales de operación y a brindar el entrenamiento necesario,
para la adecuada operación del equipo u otro bien.
21. Favor consignar claramente en su Factura Proforma los costos adicionales por transporte internacional de
mercadería peligrosa. La Universidad de Costa Rica no asumirá costos adicionales una vez que la Orden
de Compra quede en firme.
22. Cuando se trate de equipos, el oferente debe contar con Taller de Servicio y Repuestos en el país, o bien,
contar con un convenio con otra compañía que si lo ofrezca.
23. El atraso o incumplimiento en la fecha de entrega de los bienes cuyas prórrogas sean aceptadas por la
Universidad de Costa Rica, no exime al proveedor del pago de la multa respectiva, la cual se establece en
un 0.1% por día de atraso aplicado al monto de los bienes entregados tardíamente.
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