Seguimiento de Contratos de Suministros, Servicios, Obras y Otros

DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y PROVEEDURÍA
Proceso: Seguimiento de Contratos de suministros, servicios, obras y otros.
Objetivo: Garantizar el seguimiento y control
de los Contratos de suministros,
servicios y obras, adquiridos mediante contratación pública por la entidad.
Pasos:
1. La unidad solicitante demanda la contratación para el suministro de bienes,
servicios u obras mediante una requisición enumerada, conjuntamente con el
Pliego de Cargos y/o Términos de Referencia, dirigida al Director de la
Dirección de Administración y Finanzas. Si se trata de una Contratación Directa
se debe adjuntar los documentos legales de constitución de la empresa a
contratar.
2. Una vez aprobada la requisición enumerada por el Director de la Dirección de
Administración y Finanzas, la remite al Departamento de Compras.
3. El responsable del Departamento de Compras, asigna la requisición enumerada a
uno de los cotizadores del Departamento.
4. El cotizador asignado determina si la solicitud corresponde a un Acto Público o
una Contratación Directa. Si se trata de un Acto Público se realiza una
convocatoria que debe ser publicada en la Página de Panamá Compra, en donde
participan todas las empresas interesadas.
Por otra parte, si es una contratación directa, menor de B/.1,000.00 se le
adjudica inmediatamente a la empresa señalada. Si es mayor de B/.1,000.00,
debe ser autorizado por el Ministerio de Economía y Finanzas y registrado en el
Sistema Electrónico de Contrataciones Públicas “PanamáCompra” como una
Contratación Directa. Si es un Acto Público se realiza la convocatoria
dependiendo del monto, si es de B/.1,000.00 a B/.5,000.00, se publica en el
sistema “PanamáCompra”, por no menos de dos días hábiles, y al tercer día se
reciben las propuestas, al cuarto día se realiza la apertura de las propuestas. Si el
monto para la contratación es de B/.5,000.01 a B/.30,000.00, se publica en el
sistema “PanamáCompra”, por no menos de tres días hábiles; al cuarto día se
reciben las propuestas y se realiza la apertura de las propuestas. Si el monto
para la contratación es de B/.30,000.01 A B/.175,000.00, se publica en el
sistema “PanamáCompra” por no menos de cuatro días hábiles, y al quinto día
se reciben las propuestas y se realiza la apertura de las propuestas. Si el monto
para la contratación excede los B/.175,000.00, se publica en el sistema
“PanamáCompra” por no menos de cuarenta días hábiles, y el día cuarenta y uno
se reciben las propuestas y se realiza la apertura de las propuestas. Dependiendo
del bien o servicio a adquirir, el expediente será enviado a la Unidad Solicitante,
para que emitan el Informe de Evaluación, o el Informe de la Comisión
Evaluadora o Verificadora, los cuales indican que se evaluó en primera instancia
la propuesta del menor precio, siempre y cuando cumple con los requisitos y
exigencias del pliego de cargos o términos de referencia. Y si es una Licitación
por Mejor Valor (De B/.30,000.01 en adelante), se confecciona el Informe y se
realiza la ponderación de las empresas que ofertaron el acto público, la que
obtiene el mayor puntaje, se le recomienda la adjudicación del acto público.
5. Una vez, que el Informe sea enviado por la Comisión Evaluadora o verificadora,
será subido al sistema electrónico “PanamáCompra”, y se elabora la Resolución
de Adjudicación del Acto Público, el cual una vez firmada, será subida al
sistema electrónico “PanamáCompra”, y se esperan siete (7) días hábiles para
elaborar el contrato.
6. La documentación se remite a la Dirección de Asesoría Legal para la confección
del Contrato. Si la contratación es mayor de B/.30,000.00, debe ser firmada por
el Ministro. Si es menor a esa suma el Contrato lo firma el Director
Administrativo. Una vez confeccionado el Contrato y la Nota dirigida al
Contralor solicitando el Refrendo del Contrato (Nota que deberá ser firmada por
el Señor Ministro), la Dirección de Asesoría Legal los remite al Departamento
de Compras para la firma del proveedor y después para la firma del Director
Administrativo y Finanzas o la del Señor Ministro.
7. Cuando el contrato tiene las firmas de las partes, será enviado al Departamento
de Presupuesto para que le coloquen el sello del programa, sea SIAFPA o
Incorporado. Dependiendo del programa si es el SIAFPA se registra en el
sistema y se emite una Solicitud de Compras, la cual debe ser firmada por el
Director de Administración y Finanzas, y se envía al Departamento de
Presupuesto para que realicen el bloqueo de la partida, y el expediente será
enviado al Departamento de Compras para la Aprobación, se registra el
Resultado de la Adjudicación y el expediente será enviado al Departamento de
Contabilidad para el registro del Asiento.
8. El Departamento de Contabilidad registra el Asiento, y envía el expediente para
el Departamento de Compras, en donde el Cotizador revisa todo el expediente, si
está foliado y tiene toda la documentación necesaria para poder enviarlo a la
Dirección de Administración y Finanzas, quien es el responsable de remitir la
documentación a la Contraloría para el Refrendo del Contrato.
9. Cuando el Contrato es Refrendado, lo envían a la Dirección de Administración y
Finanzas, para que lo remitan al Departamento de Compras, en donde el
funcionario responsable de la publicación de documentos, es el encargado de
escanear el contrato y subirlo en el sistema electrónico “PanamáCompra”, y de
entregar al proveedor la copia del Contrato Refrendado.
10. Una copia del contrato refrendado también será entregada a la Unidad
Solicitante, quien es el responsable del seguimiento y control del contrato de un
bien o servicio, y la responsable de emitir una nota o memo, indicando que ha
recibido a satisfacción el bien o servicio.