1 Generalidades de la Contabilidad

Curso de Contabilidad
Manuel de J. Fornos©2003
9 Libro Diario, Libro Mayor, Balance de
Comprobación y Estados Financieros.
El Libro Diario: es un registro cronológico del doble efecto que las operaciones ocasionan a la estructura
contable de la entidad, mediante partidas, obedeciendo el principio que “a todo cargo corresponde un abono”.
Formato de Libro Diario:
Fecha
Año
Mes
Detalle
Día
Ref
Partida # -x-__
Cuentas Cargadas
Cuentas Abonadas
Concepto o explicación
Debe
$
xxx
Haber
$
xxx
Procedimiento para elaborar Asientos de Diario
En la sección de análisis de operaciones y su lógica, aprendimos el principio de partida doble, las
reglas del cargo y el abono y un ejemplo práctica de análisis de operaciones con la lógica contable
y la ecuación ampliada. Para elaborar asientos de diario se requiere un análisis similar, el cual está
incluido dentro de los pasos siguientes, que constituyen el procedimiento para elaborar partidas
de diario:
1.
Se identifica ¿Qué operación (evento, hecho, suceso, acontecimiento o transacción financiera) se
está realizando?
2.
Se determina ¿Qué cuentas están relacionadas con la operación?
3.
Se establece ¿Cómo se clasifican las cuentas? De acuerdo al elemento y naturaleza a que
pertenecen. Elementos deudores (activos, costos y gastos) o elementos acreedores (pasivo,
capital e ingresos).
4.
Se analiza ¿Qué cuentas aumentan o disminuyen? para cargarlas o abonarlas de acuerdo a
las Reglas correspondientes.
Ejemplo:
Empleando la información correspondiente al caso de la Clínica Oftalmológica López Beltrán, el
procedimiento para elaborar asientos de diario y el catálogo de cuentas presentado en el capítulo
anterior, elaboraremos las partidas de Diario.
1. Abril 1, 200X. El Dr. Federico Rafael López Beltrán y 3 socios más aportan en partes iguales
$200,000, para la creación de la Clínica Oftalmológica López Beltrán, los cuales son
depositados en el Banco Agrícola.
2. Abril 10, 200X. El Dr. López Beltrán compra dos escritorios, una Computadora Intel
Pentium IV, instrumental médico y silla para atención de pacientes por un valor de $80,000.
De los cuales paga la mitad al contado y el resto a 6 meses plazo.
3. Abril 15, 200X. El Dr. López Beltrán compra un local en el sótano del Hospital Instituto de
Ojos por un valor de $100,000 al contado,
4. Abril 20, 200X. La Clínica Oftalmológica López Beltrán obtiene ingresos por servicios
médicos por un valor de $25,000 en efectivo.
5. Abril 25, 200X. La Clínica López Beltrán presta servicios contemplados en el programa de
prestaciones de la UCA, por lo que esta le adeuda $5,000.
6. La Clínica López Beltrán cancela $1000 por servicios básicos (Agua, luz y teléfono), $5,000
por salarios y $4,000 por publicidad en La Prensa Gráfica.
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Manuel de J. Fornos©2003
Operación 1:
Abril 1, 200X. El Dr. Federico Rafael López Beltrán y 3 socios más aportan en partes iguales $200,000,
para la creación de la Clínica Oftalmológica López Beltrán, los cuales son depositados en el Banco Agrícola.
1.
¿Qué operación se está realizando? Se está constituyendo la Clínica Oftalmológica López Beltrán.
2.
¿Qué cuentas intervienen en la operación? Efectivo (por el dinero que recibe la entidad por parte
de los dueños al fundarla) y capital (por las aportaciones que los socios dan a la entidad).
3.
¿A qué elementos pertenecen las cuentas que intervienen en la operación? El efectivo es una
cuenta deudora de activo. El capital es una cuenta acreedora de capital.
4.
¿Las cuentas que intervienen en la operación aumentan o disminuyen? La cuenta Efectivo
aumenta, como es deudora, se carga con $200,000. La cuenta Capital aumenta, como es acreedora,
se abona con $200,000; por tanto la igualdad de cargos y abonos se mantiene. Veamos el asiento en
la figura 5.4
Operación 2:
Abril 10, 200X. El Dr. López Beltrán compra dos escritorios, una Computadora Intel Pentium V,
instrumental médico y silla para atención de pacientes por un valor de 80,000. De los cuales paga la mitad
al contado y el resto a 6 meses plazo.
1.
¿Qué operación se está realizando? Se está comprando mobiliario y equipo pagando parte al crédito
y parte al contado.
2.
¿Qué cuentas intervienen en la operación? Mobiliario y equipo (por el dinero que se adquieren
escritorios, computadora, instrumental médico y silla), efectivo (por que se paga la mitad de
inmediato) y cuentas por pagar (porque la otra mitad se pagará en 6 meses plazo).
3.
¿A qué elementos pertenecen las cuentas que intervienen en la operación? El mobiliario y equipo
es una cuenta deudora de activo, el efectivo es una cuenta deudora de activo y las cuentas por pagar
son una cuenta acreedora de pasivo.
4.
¿Las cuentas que intervienen en la operación aumentan o disminuyen? La cuenta de Mobiliario y
equipo aumenta, como es deudora, se carga con $80,000. La cuenta Efectivo disminuye, como es
deudora, se abona con el 50% que equivale a $40,000. Las Cuentas por pagar aumentan, como son
acreedoras, se abonan con el resto $40,000; por tanto la igualdad de cargos y abonos se mantiene.
Operación 3:
Abril 15, 200X. El Dr. López Beltrán compra un local en el sótano del Hospital Instituto de Ojos por un
valor de $100,000 al contado.
1.
¿Qué operación se está realizando? Se está comprando local al contado.
2.
¿Qué cuentas intervienen en la operación? Edificios (por el local que se adquiere) y efectivo (por el
pago al contado).
3.
¿A qué elementos pertenecen las cuentas que intervienen en la operación? Edificios es una cuenta
deudora de activo y el efectivo es una cuenta deudora de activo.
4.
¿Las cuentas que intervienen en la operación aumentan o disminuyen? La cuenta Edificios
aumenta, como es deudora, se carga con $100,000. La cuenta Efectivo disminuye, como es deudora,
se abona con $100,000; por tanto la igualdad de cargos y abonos se mantiene.
Operación 4:
Abril 20, 200X. La Clínica Oftalmológica López Beltrán obtiene ingresos por servicios médicos por un valor
de $25,000 en efectivo.
1.
¿Qué operación se está realizando? Se está obteniendo ingresos en efectivo por consultas.
2.
¿Qué cuentas intervienen en la operación? Efectivo (por el dinero que se está recibiendo) y
honorarios por servicios (porque se reciben ingresos por las consultas).
3.
¿A qué elementos pertenecen las cuentas que intervienen en la operación? Efectivo es una cuenta
deudora de activo y los honorarios por servicios son una cuenta acreedora de ingresos.
4.
¿Las cuentas que intervienen en la operación aumentan o disminuyen? La cuenta efectivo
aumenta, como es deudora, se carga con $25,000. La cuenta Honorarios por servicios aumenta,
como es acreedora, se abona con $25,000; por tanto la igualdad de cargos y abonos se mantiene.
Operación 5:
Abril 25, 200X.La Clínica López Beltrán brinda servicios contemplados en el programa de prestaciones de
la UCA, por lo que esta le adeuda $5,000.
1.
¿Qué operación se está realizando? Se están obteniendo ingresos por servicios prestados al crédito.
2.
¿Qué cuentas intervienen en la operación? Cuentas por cobrar (por el derecho adquirido sobre la
UCA por los servicios prestados) y honorarios por servicios (por que se perciben ingresos por
consultas al crédito.
3.
¿A qué elementos pertenecen las cuentas que intervienen en la operación? Cuentas por cobrar es
una cuenta deudora de activo y honorarios por servicios es una cuenta acreedora de ingresos.
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¿Las cuentas que intervienen en la operación aumentan o disminuyen? Las cuentas por cobrar
aumentan, como son deudoras, se cargan con $5,000. La cuenta Honorarios por servicios aumenta,
como es acreedora, se abona con $5000, por tanto la igualdad se mantiene.
Operación 6:
Abril 30, 200X.La Clínica López Beltrán cancela $1000 por servicios básicos (Agua, luz y teléfono), $5,000
por salarios y $4,000 por publicidad en La Prensa Gráfica.
1.
Qué operación se está realizando? Se están efectuando gastos pagados en efectivo.
2.
¿Qué cuentas intervienen en la operación? Gastos de Administración (por los pagos efectuados en
servicios básicos, salarios y publicidad de la clínica) y efectivo (por que se pagan al contado).
3.
¿A qué elementos pertenecen las cuentas que intervienen en la operación? Los gastos de
administración son una cuenta deudora de gastos y el efectivo es una cuenta deudora de activo.
4.
¿Las cuentas que intervienen en la operación aumentan o disminuyen? La cuenta Gastos de
Administración aumenta, como es deudora, se carga con
$10,000. La cuenta Efectivo disminuye,
como es deudora, se abona con el $10,000; por tanto la igualdad de cargos y abonos se mantiene.
Fecha
Detalle
Ref
Debe
Haber
4.
200X
Abril
1
v
v
v
v
v
Partida No. 1
Efectivo
Capital Social
Por la constitución de la Clínica López
Beltrán.
10
Partida No. 2
Mobiliario y Equipo
Efectivo
Cuentas por pagar
Por la adquisición de escritorios,
computadora, instrumental médico y silla.
Partida No. 3
15 Edificios
Efectivo
Por la adquisición de local en el Instituto
de Ojos.
Partida No. 4
20 Efectivo
Honorarios por servicios
Para registrar ingresos por consultas al
contado.
Partida No. 5
25 Cuentas por cobrar
Honorarios por servicios
Para registrar ingresos por consultas al
crédito.
Partida No. 6
30 Gastos de Administración
Efectivo
Por pago de servicios básicos, salarios y
publicidad en efectivo
Pasan...
1101
3101
$200,000
120201
1101
2101
80,000
120102
1101
100,000
1101
4102
25,000
1101
4102
5,000
61xx
1101
10,000
40,000
40,000
100,000
25,000
5,000
10,000
$420,000
43
$200,000
$420,000
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El Libro Mayor: es el registro donde se clasifican los cargos y abonos de las partidas de diario en cuentas
específicas del sistema contable de la entidad que lo conforman.
Formato de Libro Mayor:
Nombre de Cuenta:
Fecha
Año
Mes
Código de Mayor:
Detalle
día
Ref
Explicación
Debe
Haber
Saldo
Cargos
Abonos
Saldo
Procedimiento para efectuar pases del diario al mayor
Los pases se hacen partida por partida (Y no cuenta por cuenta). Comenzando desde la primera partida
hasta la última que se asentó. Cuando vamos a transferir al mayor los cargos o abonos de cualquier
partida, comenzamos por las cuentas cargadas y terminamos con las abonadas. Cuando hemos localizado
el primer cargo (o el primer abono) que vamos a transferir del diario al mayor procedemos de la manera
siguiente:
1. Anotamos la fecha de la partida de diario en la columna fecha del mayor.
2. Anotamos una breve explicación o el concepto de la partida de diario en la columna detalle del
mayor.
3. Anotamos el número de partida de donde proviene el pase en la columna “referencia” del mayor.
4. Anotamos los cargos correspondientes en el debe de la cuenta de mayor (o los abonos en el haber) y
actualizamos el saldo.
5. Anotamos el código de cuenta de mayor al cual transferimos el cargo (o abono) en la columna
“referencia” del diario. Para cada cargo (o abono) se sigue el mismo procedimiento.
6. Se siguen los mismos pasos con todas las partidas de diario restantes.
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Efectivo
1101
Fecha
200x
Abril
Detalle
1
10
15
20
30
Constitución clínica
Compra mobiliario
Compra local
Ingresos de consulta
Pago de gastos
Ref
Debe
P-1
P-2
P-3
P-4
P-6
¢200,000
25,000
Haber
¢ 40,000
100,000
10,000
Cuentas por cobrar
Fecha
200x
Abril
Consultas al crédito
Ref
P-5
Debe
¢
Haber
5,000
Detalle
15
Compra de local
Ref
P-3
Debe
Haber
¢100,000
Fecha
Abril
1202-01
Detalle
10
Compra mobiliario
Ref
P-2
Debe
Haber
¢ 80,000
200x
Abril
2101
Detalle
10
Compra mobiliario
Ref
Debe
P-2
Haber
¢ 40,000
Capital Social
Fecha
1 Constitución clínica
Abril
Ref
Debe
200x
Abril
20
25
P-1
Saldo
¢200,000
¢200,000
4102
Detalle
Ref
Ingresos contado
Ingresos crédito
P-4
P-5
Debe
Haber
Saldo
¢ 25,000
5,000
¢ 25,000
30,000
Gastos de Administración
Fecha
Abril
Detalle
30
¢ 40,000
Haber
Honorarios por servicios
Fecha
Saldo
3101
Detalle
200x
Saldo
¢ 80,000
Cuentas por pagar
Fecha
Saldo
¢100,000
Mobiliario y equipo
200x
5,000
1201-02
Fecha
Abril
Saldo
¢
Edificios
200x
¢200,000
160,000
60,000
85,000
75,000
1103
Detalle
15
Saldo
Pago de gastos
61xx
Ref
P-6
Debe
¢ 10,000
45
Haber
Saldo
¢ 10,000
Curso de Contabilidad
Manuel de J. Fornos©2003
El Balance de Comprobación: es un listado de cuentas de mayor con sus saldos correspondientes,
para verificar la exactitud del proceso contable en cada fase de este, mediante la igualdad en la
suma de cargos y abonos.
El Balance de Comprobación se elabora después de haber completado el Libro Mayor,
partiendo de los saldos de las cuentas del Libro Mayor.
El formato de un balance de comprobación incluye: (1) un encabezado, (2) Columnas para
código, nombres de las cuentas, el debe y el haber –en los cuales se colocan los saldos de las
cuentas- (3) La suma de cargos y abonos para verificar la exactitud del proceso contable.
Si no hay igualdad significa que hay errores contables, cuya detección se logra mediante
este procedimiento:
Obtenemos la diferencia entre dichas sumas y si esta es de uno o diez centavos, diez o cien
o cualquier múltiplo de 10 nos hemos equivocado en sumas y restas.
Si la diferencia es divisible entre dos hemos efectuado un cargo como abono y viceversa.
Si la diferencia es divisible entre 9 hubo un error en puntos decimales, por ejemplo anotar 220
en lugar de 2200.
Luego se verifica la anotación correcta de cargos y abonos y se vuelve a sumar.
Clínica Oftalmológica López Beltrán
Balance de Comprobación al 30 de abril de 200x
1101
1103
1201-02
1202-01
2101
3101
4102
61xx
Efectivo
Cuentas por cobrar
Edificios
Mobiliario y Equipo
Cuentas por pagar
Capital Líquido
Honorarios por servicios
Gastos de Administración
$
75,000
5,000
100,000
80,000
$
40,000
200,000
30,000
$
270,000
10,000
Totales
$
270,000
Los estados financieros son documentos, derivados de los registros del ciclo contable de
una entidad, cuyo objetivo es “suministrar información acerca de la situación financiera,
desempeño y cambios en la posición financiera. Se pretende que tal información sea útil a una
amplia gama de usuarios al tomar decisiones económicas” (MC 12-21). Estos son la
culminación del ciclo contable.
Clínica Oftalmológica López Beltrán
Estado de Resultados
Del 1 al 30 de abril de 200x.
INGRESOS:
Honorarios por servicios
GASTOS
Gastos de Administración
UTILIDAD DE OPERACION
$ 30,000
(10,000)
___________
$ 20,000
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Clínica Oftalmológica López Beltrán
Balance General (En forma de cuenta)
Al 31 de diciembre de 200x
Activos
Circulante
Efectivo
Cuentas por cobrar
Fijo
Mobiliario y equipo
Edificio
Total Activo
Pasivos
$75,000
5,000
$80,000
100,000
$80,000 Circulante
Cuentas por pagar
180,000
Total Pasivo
Capital
Capital Social
________ Utilidad Neta
$260,000
Pasivo y Capital
$200,000
20,000
$40,000
$40,000
220,000
________
$260,000
Preguntas.
1.
¿Qué es un libro diario?
2.
¿Cómo se estructura un libro diario?
3.
¿Qué es una partida de diario?
4.
¿Cuál es el procedimiento para elaborar asientos de diario?
5.
¿Qué es un libro mayor?
6.
¿Cuál es el procedimiento para efectuar pases del libro diario al mayor?
7.
Explique las partes del formato de mayor de tres columnas.
8.
¿Para qué se utilizan las columnas de “referencia” en el diario y en el mayor?
9.
¿Cómo se puede clasificar un libro mayor?
10. ¿Cuál es la diferencia entre un libro diario y un libro mayor?
11. ¿Qué es un balance de comprobación?
12. Explique como se elabora un balance de comprobación.
13. ¿Qué debemos hacer cuando no cuadra el balance de comprobación?
Ejercicio.
El Ciclo Contable de una empresa de servicios (Colaboración de George Alex Gamero)
El primero de Abril del año 2003, se constituyo la empresa “SEGURO-SHOP, S. A DE C. V.”, que presta
servicios de seguridad privada a empresas, personas particulares, personalidades políticas, etc.
La situación inicial de la empresa es:
• Cuenta corriente en el Banco Cuscatlán por un valor de $53,500.00
• Depósito a 90 días plazo en el Banco Salvadoreño por un valor de $10,000.00
• Terreno con un valor de $115,000.00, dentro del cual se encuentra un edificio que tiene un valor
de $92,000.00
• Se cuenta con 5 pick-up’s, para transportar el personal y supervisarlos; cada pick-up tiene un valor
de $9,500.00
• Se tiene papelería para un año y medio por valor de $4,000.00
• Se cuenta con 7 computadoras con un valor de $910.00 cada una.
• Mobiliario por valor de $5,715.00
• Se gestiono un préstamo con el Banco de Comercio a pagarse dentro de 15 años, para construir el
edificio; el monto del préstamo es de $74,300.00, comenzándose a pagar el primero de Mayo del
año 2005.
• Se contrajo una deuda con el Banco Agrícola Comercial para adquirir 2 de los 5 pick-up’s con que
se cuentan, el monto del préstamo es de $18,750.00 pagaderos en un año.
• Capital Social de $241,035.00
Durante el mes de Abril del año 2003 se dieron las siguientes operaciones:
1.
Abril 5 Se pagó la publicidad de un mes al Diario de Hoy, por lo cual se emitió cheque # 0001 del
Banco Cuscatlán por valor de $1,115.00 por lo cual nos entregaron CCF #12876
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Curso de Contabilidad
2.
3.
4.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
Manuel de J. Fornos©2003
Abril 7 Se emitió cheque # 0002 del Banco Cuscatlán, por un valor de $142.86 para pagar la
gasolina de la semana y se nos entrego CCF #8875
Abril 8 El Sr. Francisco Cuevas nos canceló la suma de $1,375.00 depositándolos en nuestra
cuenta bancaria por servicios de seguridad privada prestados por 3 días por lo cual le entregamos F
#00001
Abril 11 Se compró vasos, café, azúcar y una cafetera, para atender al personal; el monto de la
compra fue de $112.80, el cual se pago con cheque # 0003 y nos entregaron F #77543
5.Abril 12 La empresa “Servicios Contables, S. A.” nos canceló los servicios de seguridad prestados
por 5 días; para lo cual nos abono a nuestra cuenta corriente con el Banco Cuscatlán la suma de
$2,720.00 entregándole CCF #00001
Abril 15 Se canceló los salarios del personal de la siguiente manera:
Personal Administrativo........................ $11,200.00
Guardias de Seguridad........................... $22,860.00
Supervisores........................................... $4,800.00
Con cheques # 0004, 0005, 0006 del Banco Cuscatlán respectivamente.
Abril 15 Se emitió cheque # 0007 del Banco Cuscatlán para pagar la gasolina de la semana, que
asciende a un valor de $103.00 por lo cual nos entregaron CCF #8967
Abril 16 La empresa “El Trébol” nos canceló la suma de $5,720.00 depositando dicha cantidad en
nuestra cuenta bancaria, por los servicios de seguridad prestados por 7 días por lo cual le entregamos
CCF # 00002
Abril 21 Se canceló el recibo de teléfono, con cheque # 0008 del Banco Cuscatlán por valor de
$107.75 por lo cual nos entregaron CCF #86497-2
Abril 22 Se emitió cheque # 0009 del Banco Cuscatlán para pagar la gasolina de la semana, que
asciende a un valor de $115.00 por lo cual nos entregaron CCF #10070
Abril 24 Se canceló el recibo de agua y luz, con cheques # 0010 y # 0011 del Banco Cuscatlán por
valor de $52.00 y $127.80 respectivamente, haciéndonos entrega de F #10095 y F #20786
Abril 26 El Sr. Belisario Gómez nos canceló la suma de $780.00 por servicios de seguridad privada
prestados por 3 días depositando dicha cantidad en nuestra cuanta bancaria por lo cual le
entregamos F #00002
Abril 28 Almacenes Simán nos canceló la cantidad de $115,000.00 por haberle prestado los
servicios de seguridad durante el presente mes, por lo que procedió a abonar nuestra cuenta
corriente con el Banco Cuscstlán, dicha cantidad haciéndole entrega de
CCF #00003
Abril 29 Se emitió cheque # 0012 del Banco Cuscatlán para pagar la gasolina de la semana, que
tiene un valor de $115.00 haciéndonos entrega de CCF #10099
Abril 30 Se canceló los salarios del personal de la siguiente manera:
Personal Administrativo.............................. $11,200.00
Guardias de Seguridad................................. $22,860.00
Supervisores................................................. $4,800.00
INFORMACIÓN ADICIONAL:
A. Se canceló la primera cuota del préstamo con el Banco Agrícola
B. Se gasto en el mes de papelería un valor de $488.60
C. La depreciación de las computadoras asciende a un valor de $978.00
D. La depreciación del mobiliario asciende a un valor de $900.00
E. La depreciación del edificio es de $3,185.00
F. La depreciación del Equipo de transporte es de $1,900.00
Se pide: Elaborar los asientos de diario, pases al mayor, balance de comprobación, ajustes, Hoja de trabajo,
el Estado de resultado, el Balance General, el estado de cambios en el capital y el Estado de Flujos de
Efectivo.
Manuel de Jesús Fornos Gómez [email protected]
Departamento de Administración de Empresas UCA
http://espanol.groups.yahoo.com/group/UCA_ES
Curso de Contabilidad basado en el contenido del Capítulo 5 del libro
Contabilidad Financiera 1 Tercera Edición Manuel de Jesús Fornos Gómez©2003
Talleres Gráficos Universidad Centroamericana José Simeón Cañas, El Salvador.
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