PR-CA-02ControlDocumentos

Sistema de Gestión de Calidad del ITSSP
PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE DOCUMENTOS
Responsable:
Encargada del Área de Calidad
I) OBJETIVO
Establecer y mantener un Control de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad del ITSSP.
II) ALCANCE
Aplica para todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad para la Aprobación, la
Actualización, el Control de Cambios, la Emisión, la Identificación, el Control de Documentos
Externos y los Documentos Obsoletos
III) DIAGRAMA DE FLUJO
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Revisión:
02
Fecha de emisión
2006-Agosto
Código:
PR-CA-02
Referencia:
4.2.3
Página:
1/4
Sistema de Gestión de Calidad del ITSSP
PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE DOCUMENTOS
Responsable:
Encargada del Área de Calidad
IV) POLÍTICAS
En caso de que se requiera imprimir los documentos del SGC, serán responsables los usuarios
de su identificación, manejo, almacenamiento, control y disposición.
La actualización
La actualización de los documentos sólo se podrá hacer a través del formato “Solicitud de cambio”
FT-CA-04.
Es responsabilidad del Controlador de Documentos cada vez que haya una “Solicitud de cambio”
hacer las actualizaciones pertinentes en los documentos, así como de cerciorarse de modificar el
consecutivo y fecha de “Revisión”, para que los documentos que se encuentren en la red, estén
actualizados en tiempo y forma.
La emisión de documentos
Para el Manual de Calidad:
 Se tiene una sola impresión que está a cargo del Representante de la Dirección
 Se tiene acceso al Manual de Calidad por medio electrónico a través de la red virtual del
ITSSP, en la siguiente dirección:
Calidad/Mi PC/SGC/Documentos Emitidos/Manual de Calidad.doc
Para cuando el control de copias es en cualquier otro documento se utiliza la “Carátula” FT-CA-01:
 Se tiene una sola impresión de los documentos del SGC, que están a cargo del
Representante de la Dirección
 Se tiene acceso a los documentos del SGC por medio electrónico a través de la red virtual del
ITSSP, en siguiente dirección:
Calidad/Mi PC/SGC/Documentos Emitidos/
Todos los documentos que sean modificados deben ser difundidos a todas las personas que
participan en el desarrollo del proceso involucrado.
Los documentos elaborados deben ser difundidos a las personas que participan en su ejecución. Se
mantiene la evidencia de la difusión en el formato “Difusión de Documentos” (FT-CA-05).
El control de documentos externos
Los manuales técnicos, leyes y reglamentos, especificaciones y documentos de apoyo para consulta
que se reciba por cualquier instancia o dependencia del gobierno federal o estatal que son utilizados
por el Instituto son controlados por los responsables de los procesos que conforman el Sistema de
Gestión de Calidad a través de la Lista Maestra de Control de Documentos Externos (FT-CA-06).
Los documentos obsoletos
En cuanto a los documentos controlados de forma electrónica, en la red virtual del ITSSP, los
documentos obsoletos son eliminados de la carpeta de “Documentos Emitidos”.
Todos los documentos que sean modificados deben ser difundidos a todas las personas que
participan en el desarrollo del proceso involucrado.
Mantenimiento de los documentos del SGC.
Al responsable de cada proceso le corresponde asegurarse que:
 La última versión de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos
de uso.
 Los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables.
 Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos.
Revisión:
02
Fecha de emisión
2006-Agosto
Código:
PR-CA-02
Referencia:
4.2.3
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Sistema de Gestión de Calidad del ITSSP
PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE DOCUMENTOS
Responsable:
Encargada del Área de Calidad
V) RESPONSABILIDADES
Secuencia
1
2
3
4,5
6
7
Responsables
Responsable
del
documento
Controlador
de
Documentos
Actividades
Cuándo
Entrega Documento:
Cuando sea
Si el documento no es nuevo inicia en la secuencia necesario
No.3
Registra Documento:
Cuando se
Registra el nuevo documento en el formato FT-CA- lo entregue
09, Lista Maestra de Control de Documentos
el
Internos.
Elaborador
del
documento
Controlador Elabora la Carátula del Documento:
Después del
de
Se elabora el formato FT-CA-01, “Carátula”.
punto
Documentos
anterior
Controlador Distribuye Documento:
Después del
de
Recaba firmas de los usuarios en el formato FTpunto
Documentos CA-01, “Carátula”, donde se ratifica la dirección
anterior
electrónica donde se encuentran los documentos.
Archiva el documento original, hasta la emisión de
una nueva revisión.
Responsable Coordina Difusión de Documento:
Después del
del
Prepara los documentos y formatos necesarios,
punto
Documento
reúne a las personas relacionadas en la ejecución
anterior
de las actividades del documento y realiza una
explicación detallada. Utiliza el formato FT-CA-05,
“Difusión de Documentos”.
Controlador Realiza Cambios:
Cuando se
de
Las modificaciones a los documentos deberán requieran
Documentos / estar soportadas por el formato FT-CA-04,
Responsable “Solicitud de Cambio”, que es llenado por el
del
Responsable del documento y autorizada por el
Documento
Controlador de documentos.
Al realizar un cambio en un documento se debe
actualizar el número y la fecha de revisión dejando
la evidencia de esta acción en la carátula FT-CA01.
Los cambios en la Revisión son a consideración del
Controlador de Documentos.
VI) DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Código
PR-CA-01
Revisión:
02
Documentos
Elaboración de documentos
Fecha de emisión
2006-Agosto
Código:
PR-CA-02
Referencia:
4.2.3
Página:
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PROCEDIMIENTO:
CONTROL DE DOCUMENTOS
Responsable:
Encargada del Área de Calidad
VII) REGISTROS
Código
Registros
Tiempo de
Conservación
FT-CA-01
Carátula
1 año
FT-CA-04
Solicitud de Cambio
1 año
FT-CA-05
Difusión de Documentos
1 año
FT-CA-06
FT-CA-09
Lista Maestra de Control
de Documentos
Externos
Lista Maestra de Control
de Documentos Internos
1 año
1 año
Responsable de
Lugar de
Conservarlo
Almacenamiento
Controlador de
Archivo Controlador
Documentos
de Documentos
Controlador de
Archivo Controlador
Documentos
de Documentos
Controlador de
Archivo Controlador
Documentos
de Documentos
Archivo Controlador
Controlador de
de Documentos
Documentos
Controlador de
Documentos
Archivo Controlador
de Documentos
VIII) GLOSARIO
Documento Interno: Son todos aquellos documentos del ITSSP que sirven de guía para la
implantación y funcionamiento del SGC. Estos documentos se clasifican en:
a). - Manual de Calidad
b). – Procedimientos
c). – Instrucción de Trabajo
d). - Formatos
Documento Externo: Son todos aquellos documentos los cuales son proporcionados por
Instituciones externas al Instituto y que necesita para el cumplimiento de una actividad
relacionada con el Sistema de Calidad.
SGC: Sistema de Gestión de Calidad
Elaboró:
Revisó:
Aprobó:
Ing. Maria del Carmen
Rodríguez Contreras
M.C. Rogelio Javier Ortiz
Martínez
M.C. Rogelio Javier Ortiz
Martínez
Revisión:
02
Fecha de emisión
2006-Agosto
Código:
PR-CA-02
Referencia:
4.2.3
Página:
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