P-DC-CD-02

PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS
Responsable del Proceso: Controlador de documentos y
registros del SGC
Requerimiento: 4.2.3
Código: P-DC-CD-02
Fecha de Efectividad: 24 de Agosto de 2015
No. Versión: 05
Hoja:
1
de
4
I. OBJETIVO: Establecer y mantener un control electrónico de los documentos del Sistema de Gestión de
la Calidad.
II. ALCANCE: Aplica a todos los documentos generados para el Sistema de Gestión de Calidad.
III. DIAGRAMA DEL PROCESO
No
Responsable de
Procedimiento
1
Elabora o actualiza
Procedimientos
Director ó
Subdirector de
Área (Responsable
de revisar)
Controlador de
Documentos del
SGC
Revisa y asigna códigos y
versiones y envía para
autorización
3
Publica
Procedimientos y
actualizaciones
5
SI
Consulta documentación
publicada y realiza
difusión.
6
Fecha
NO
Firma de
Autorizado
4
Nombre
y Firma
Controlador de
Documentos de
Plantel o de área
Revisa y entrega
Procedimiento
2
Puesto
Director General
Elaboró:
Revisó:
Autorizó:
Controlador de
Documentos del SGC
Representante de la Dirección
ante el SGC.
Director General
24 de Agosto de 2015
LIC. LILIA M ARTÍNEZ PÉREZ
24 de Agosto de 2015
LIC. ALEJANDRO PERDIZ ANTÓN
24 de Agosto de 2015
M. EN C. ENRIQUE GERARDO
M ACEDO ORTIZ
IV. POLÍTICAS
1. Se consideran documentos vigentes y controlados de manera electrónica los documentos del Sistema
V05/0815
www.hidalgo.gob.mx
www.cecyteh.edu.mx
Circuito Ex Hacienda de la Concepción, Lote 17, Edificio B, San Juan Tilcuautla, Hgo., C.P. 42160 P-DC-CD-02
Tels: (771) 71 70730 ext.: 130
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE DOCUMENTOS
Responsable del Proceso: Controlador de documentos y
registros del SGC
Requerimiento: 4.2.3
Código: P-DC-CD-02
Fecha de Efectividad: 24 de Agosto de 2015
Revisión: 05
Hoja:
2
de
7
de Gestión de la Calidad que se encuentren a disposición en el portal, tanto para consulta como para
impresión.
2. “Toda copia en PAPEL es un documento NO CONTROLADO a excepción del original” que se
encuentra al resguardado del controlador de documentos del S.G.C.
3. Será responsabilidad de quien imprime los documentos del sistema de gestión de la calidad
tener la versión vigente, la cual se puede consultar en la Lista Maestra de Control de Registros
F-DC-CD-02.
4. Las firmas autógrafas se conservan en los documentos originales al resguardo del Controlador de
Documentos del S.G.C. por lo que las versiones vigentes en el portal no cuentan con las firmas
correspondientes.
5. Los procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad se encontrarán en formato PDF, mientras
que los registros estarán disponibles en Word, Excel y PowerPoint para su llenado.
6. Los documentos de origen externo son identificados por su nombre y se controlan a través del de la
Lista Maestra de Documentos Externos (F-DC-CD-04).
7. La revisión y actualización de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad se
realizará una vez al año antes del inicio del ciclo escolar,(la fecha será determinada por la
Dirección de Calidad).
8. Los documentos internos serán controlados a través de la lista de documentos internos FDC-CD-07. Se consideran documentos de origen internos aquellos que son expedidos por
la organización como: reglamentos internos, manuales etc.
9. La imagen de la documentación del S.G.C. dependerá de la normativa vigente del Estado y la
Federación.
10. La asignación de códigos se realizará conforme a la tabla asignación de códigos F-DC-CD-09 y será el
Controlador de Documentos de la Dirección de Calidad el único autorizado para ello.
11. El Controlador de Documentos del S.G.C. tendrá a su resguardo en copia impresa las listas de asistencia
de difusión F-DC-CD-06 de las Direcciones de Área y de manera electrónica las listas de asistencia de
difusión F-DC-CD-06 de Planteles como evidencia de la difusión de los cambios y actualizaciones
realizadas al Sistema de Gestión de la Calidad.
V. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Secuencia
Responsables
Actividades
Elabora o actualiza (Procedimientos) Documentos:
 Detecta la necesidad de emitir un nuevo
procedimiento o actualizar uno existente, define el
nombre con que se dará a conocer, el cual deberá
Responsable de
hacer referencia a la actividad propia a realizar.
1
Procedimiento
 Elabora o actualiza procedimiento conforme a los
requerimientos del servicio educativo y utiliza el
instructivo para elaboración de procedimientos ITDC-CD-01.
V05/0815
www.hidalgo.gob.mx
www.cecyteh.edu.mx
Cuándo
Cuando sea
necesario o
en las fechas
establecidas
por la
Dirección de
Calidad
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Tels: (771) 71 70730 ext.: 130
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Requerimiento: 4.2.3
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Revisión: 05
Hoja:
3
de
7
En ambos casos se deberá requisitar el formato de
solicitud de cambios (F-DC-CD-05)
Revisa y entrega procedimiento
2
Director ó
Subdirector de
Área
(Responsable
de revisar)
Revisa que el objetivo del procedimiento esté acorde
a las actividades a realizar y que cumpla con las
especificaciones necesarias para dar cumplimiento a
la normativa del Colegio.
Una vez que
se elabora el
documento
Una vez realizada la actividad los envía al controlador
de documentos del SGC para la asignación de códigos
y versiones.
Revisa y asigna códigos y versiones y envía para
autorización.

3
V05/0815
Controlador de
Documentos
del SGC.
Recibe solicitud de cambios (F-DC-CD-05) donde
se especifican los cambios realizados al
documento y documentación autorizada.
 Identifica cambios en el apartado VIII control de
cambios del procedimiento.
 Revisa que el procedimiento cumpla con las
especificaciones del instructivo para elaboración
de procedimiento IT-DC-CD-01, declarado como
documento de referencia.
 SI cumple con las especificaciones del instructivo
para elaboración de procedimiento IT-DC-CD-01,
asigna códigos y versiones con base en el
formato F-DC-CD-09 tabla de asignación de
códigos y envía al Director general para su
autorización
En caso de identificar algunas inconsistencias en los
documentos en cuanto a denominaciones, fechas de
elaboración, revisión y autorizaciones debe notificar al
responsable del procedimiento para su aclaración
(regresa a secuencia 1).
www.hidalgo.gob.mx
www.cecyteh.edu.mx
Cuando sea
necesario o
en las fechas
determinadas
por la
Dirección de
Calidad
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Tels: (771) 71 70730 ext.: 130
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Código: P-DC-CD-02
Fecha de Efectividad: 24 de Agosto de 2015
Revisión: 05
Hoja:
4
de
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Firma de Autorizado el Procedimiento
4
Director
General
Una vez que el controlador de documentos del S.G.C,
verifica que los procedimientos cumplan con las
especificaciones del instructivo para elaboración de
procedimientos IT-DC-CD-01 y se le han asignado
códigos y versiones, se turnan al Director General
para que los firme de autorizado.
En las fechas
determinadas
por la
Dirección de
Calidad
SI firma de autorizado pasa a secuencia 5
NO firma se regresa a secuencia 1
Publica Procedimientos y actualizaciones:

5
Controlador de
Documentos
del SGC
Una vez autorizados los documentos los da de
alta en el portal del Sistema de Gestión de
Calidad y actualiza la lista maestra de control
de documentos (F-DC-CD-01); para adicionar
los nuevos procedimientos.
 Actualiza la lista maestra de control de registros
(F-DC-CD-02), para
agregar los nuevos
registros.
 Notifica a los controladores de documentos de
Áreas y Planteles las actualizaciones del SGC
para que se difundan con el personal
correspondiente.
Consulta documentación publicada y realiza
difusión:

6
Controlador de
Documentos
del plantel o de
área


V05/0815
Recibe oficio de notificación de cambios y
consulta en el portal del Sistema de Gestión de
Calidad la documentación y los registros
publicados recientemente.
Realiza difusión con el personal del plantel de la
documentación del Sistema de Gestión de
Calidad vigente para la aplicación respectiva de
cambios, revisiones o actualizaciones, para lo
cual usa la Lista de Asistencia de Difusión (F-DCCD-06).
En caso de no contar con servicio de Internet en
algún plantel el Controlador de Documentos del
plantel deberá instalar una copia de los
www.hidalgo.gob.mx
www.cecyteh.edu.mx
Con el inicio
del ciclo
escolar y
cuando sea
necesario.
Cuando sea
necesario
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Revisión: 05
Hoja:
5
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documentos en el equipo de cómputo del usuario,
previa
autorización
del
controlador
de
documentos del S.G.C. y verificando códigos y
versiones actuales.
 Como evidencia de esta actividad el controlador de
documentos de plantel pedirá al usuario firme la
lista para control de instalación de documentos
electrónicos (F-DC-CD-03) del Sistema de
Gestión de Calidad.
VI. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Código
DOCEXT
MC-DC-01
P-DC-CR-03
IT-DC-CD-01
Documentos
Norma ISO 9001:2008 (Sistema de Gestión de la Calidad – Requisitos)
Manual de Calidad
Procedimiento de Control de Registros
Instructivo para elaboración de procedimientos.
VII. REGISTROS
Lugar de
Almacenamiento y
protección
Recuperación
Archivo electrónico
Digital
Tiempo de
retención
Disposición
de los
registros
Responsable
de
Conservarlo
Según la
vigencia
Reciclaje
Controlador de
doc. Del SGC
Según la
vigencia
Reciclaje
Código
Nombre del
Registro
Identificación
F-DCCD-01
Lista maestra
de control de
documentos
Nombre
F-DCCD-02
Lista maestra
de control de
registros
Nombre
F-DCCD-03
Lista de
Control de
instalación de
documentos
electrónicos.
Nombre
Electrónico
Digital
Un año
Reciclaje
F-DCCD-04
Lista de
documentos
externos
Nombre
Electrónico
Digital
Un año
Reciclaje
Oficio de
Solicitud de
cambios
Nombre
Carpeta de Control
de Documentos
Impresa
1 año
Reciclaje
Nombre
Carpeta de Control
de Documentos
impresa para DG y
digital para Plantel.
Impresa y
digital
F-DC-CD05
F-DCCD-06
V05/0815
Lista de
Asistencia de
Difusión
Archivo electrónico
Digital
www.hidalgo.gob.mx
www.cecyteh.edu.mx
1 año
Reciclaje
Controlador de
doc. Del SGC
Controlador de
doc. Del SGC,
de Área y
Plantel
Controlador de
doc. Del SGC
Controlador de
doc. Del SGC,
Controlador de
doc. Del SGC,
de Área y
Plantel
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registros del SGC
Requerimiento: 4.2.3
Código: P-DC-CD-02
Fecha de Efectividad: 24 de Agosto de 2015
Revisión: 05
Hoja:
6
de
7
F-DCCD-07
Lista de
documentos
internos
Nombre
Archivo electrónico
digital
1 año
Reciclaje
Controlador de
doc. Del SGC,
F-DCCD-08
Minuta de
reunión de
revisión por
Dirección
Fecha
Carpeta de revisión
por dirección.
impreso
1 año
Reciclaje
RD
F-DCCD-09
Tabla de
Asignación de
códigos
Nombre
Archivo electrónico
digital
1 año
Reciclaje
Controlador de
doc. Del SGC,
VIII. CONTROL DE CAMBIOS
No. de versión
Ant.
Nva.
Modificación
Fecha de
modificación
1.
2.
3.
4.
5.
04
05
Junio 2015
Noviembre
2014
03
04
Se cambia el nombre del representante de dirección ante el SGC.
Se modifican las políticas número 7 y 10.
Se modifica el “cuándo” de las secuencias 3, 4, 5 y 6.
Se modifican los formatos F-DC-CD-05, F-DC-CD-06 y F-DC-CD-09,
Se modifica la lista maestra de control de documentos F-DC-CD-01 y
lista maestra de control de registros F-DC-CD-02.
6. Se modifica el Manual de Calidad MC-DC-01 en el mapa de procesos;
Se da de alta en la Dirección de Vinculación el procedimiento de
Innovación y Cultura Emprendedora P-DV-IP-01 y se eliminan los
procedimientos de Estadística de bachillerato de inicio P-DA-DC-09,
Estadística de bachillerato de Fin de curso P-DA-EC-10, Estadística de
biblioteca 912.11 P-DC-EC-11, Estímulo al Desempeño Docente P-DASD-03 y Concursos Académicos P-DA-EE-01.
1. Se modifica el código del procedimiento de P-CC-02 a
PDC-CD-02.
2. Se cambia el nombre del Director General.
3. Se modifica diagrama de procesos, para agregar al Director General,
director o subdirector de área y cambiar elaborador de documentos por
responsable de procedimiento.
4. Se modifica política 3, y 7.
5. Se agregan políticas 11.
6. Se agrega secuencia 2 y 4. Y se modifican secuencias 1, 3, 5 y 6.
7. El registro F-CC-01 se pasa como instructivo de trabajo IT-DC-CD-
01.
8. Los registros F-CC-03 y F-CC-10 y F-CC-13 se eliminan.
9. Los registros F-CC-04, F-CC-05, F-CC-06, F-CC-07, F-CC-08, F-CC09, F-CC-12, F-CC-14, F-CC-15 se les modifican el código y la versión.
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Responsable del Proceso: Controlador de documentos y
registros del SGC
Requerimiento: 4.2.3
Código: P-DC-CD-02
02
03
Noviembre
2013
Fecha de Efectividad: 24 de Agosto de 2015
Revisión: 05
Hoja:
7
de
7
No se realizaron modificaciones en esta fecha.
IX. GLOSARIO
SGC: Sistema de Gestión de Calidad
Controlador de documentos: Miembro de la organización que con independencia de otras
responsabilidades, tiene la responsabilidad de administrar y controlar los documentos del Sistema de
Gestión de Calidad.
Documento Controlado: Todo aquel documento interno y/o externo que presente información que
afecte a la calidad de los servicios proporcionados por el CECyTEH.
Documento Externo: Documento que sirve de referencia al desarrollo de las actividades y funciones
del Sistema de Gestión de la Calidad y que no fue elaborado de manera interna. Ej.: Ley Federal del
Trabajo.
Documento Interno: Documento del Sistema de Gestión de la Calidad.
Lista Maestra C o n t r o l d e Documentos: Registro de calidad donde se encuentran relacionados
todos los procedimientos que integran el Sistema de Gestión de la Calidad.
Lista Maestra C o n t r o l d e Registros: Registro de calidad donde se encuentran relacionados todos
los registros que integran el Sistema de Gestión de la Calidad.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades
desempeñadas.
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