Asegúrese que sus empleados cumplan con la

Solución para el Departamento de Recursos Humanos
Reglamentos, Procedimientos y Cumplimiento
Normativo
Asegúrese que sus empleados
cumplan con la legislación
vigente y con sus reglamentos
“ Nosotros tenemos acceso
seguro y garantizado a
los registros cuando los
necesitamos. Es un sistema
sencillo de usar.”
– Jette Kotsis, Gerente Sectorial,
Hospital Odense
Aspectos fundamentales
La legislación sobre empleo, salud y seguridad es el estándar mínimo para reglamentos corporativos, los
cuales con frecuencia exceden los requisitos designados por ley. Para garantizar una relación productiva
con los empleados, es de vital importancia obedecer los reglamentos y hacerlos públicos. La capacidad
para confirmar que los reglamentos, procesos y procedimientos han sido recibidos y comprendidos por cada
empleado es la base para el cumplimiento normativo, y otorga protección ante posibles acciones legales.
Los gerentes tienen la responsabilidad de seguir los procesos y procedimientos correctos en el manejo diario del
personal. Si esto no se logra, se corre el riesgo de enfrentar demandas costosas en tribunales laborales. Por
otro lado, desarrollar reglamentos claros y comunicarlos directa y efectivamente reduce la carga de consultas
realizadas al Centro de Servicios y de Atención al Cliente de RRHH. El cumplimiento de los reglamentos reduce
la carga de trabajo para los gerentes y la participación de los colaboradores de RRHH. También protege la salud y
el bienestar de los empleados, e incrementa el compromiso y retención de los mismos.
Los desafíos
Soluciones de OnBase para
Recursos Humanos Administración de
Reglamentos, Procedimientos y
Cumplimiento Normativo
Tanto la ley laboral como la legislación sobre salud y seguridad son de naturaleza extensa, y pueden ser
altamente complejas.
Literalmente, cientos de elementos individuales incluyen áreas como:
• Procedimientos para la contratación y retención de personal
Asegúrese que sus empleados
cumplan con la legislación y
los reglamentos que usted ha
preparado para proporcionar
un marco de trabajo seguro y
transparente, a través de un acceso
sencillo a la información necesaria
y confirmando haber recibido
y entendido los documentos
pertinentes.
• Reglamentos para medidas disciplinarias, casos de discriminación y presentación de quejas
• Prácticas y reglamentos respecto a pagos y beneficios
• Reglamentos sobre ausencia laboral
• Reglamentos para seguridad en el trabajo
• Hacer cumplir los reglamentos
• Reglamentos para protección de datos
• Procesos y procedimientos de RRHH
Los especialistas de los Centros de Excelencia de RRHH necesitan tener gran capacidad para desarrollar
reglamentos adecuados respecto a todas estas áreas y otras más. Dichos reglamentos deben ser integrales,
flexibles, y estar actualizados. Es probable que se preparen varios borradores antes que un reglamento pueda
ser aprobado para su publicación. Es también necesario retener reglamentos previos, los cuales pueden ser
necesarios para resolver litigios posteriores.
Una vez que se prepara un reglamento, lograr que se cumpla es un objetivo primordial. Los elementos
comunes de cualquier plan para implementar un nuevo reglamento o procedimiento, son las vías de
comunicación efectiva con el personal correspondiente, y la capacidad de confirmar que hayan comprendido
los documentos.
La solución
El módulo de OnBase Transferencia de Conocimientos (DKT, por sus siglas en inglés) hace posible que las
organizaciones distribuyan rápidamente los documentos de lectura a todo el personal para propósitos legales,
normativos y educativos. DKT se asegura que todos los usuarios reciban las versiones correctas de todos los
documentos requeridos, y que se cumplan con los plazos para las revisiones y los reconocimientos de documentos.
Los manuales del empleado y los reglamentos de seguridad son distribuidos automáticamente a todos los
empleados que deben revisar y reconocer la información provista. Los nuevos empleados reciben acceso
inmediato a las lecturas obligatorias pendientes.
“ Observamos el potencial que
OnBase tiene para ayudarnos
a cumplir con las regulaciones
normativas, mejorar la
productividad y reducir los costos
en todos los niveles.”
– Jefe de Desarrollos Financieros,
Administrador de Patrimonios en el Reino Unido
Todos los involucrados en el proceso -incluyendo quienes administran aprobaciones y los empleados que
necesiten reconocer documentos- son completamente informados de las acciones necesarias a través de
notificaciones de correo electrónico, desde donde pueden acceder al enlace del documento a ser reconocido
con sólo un clic. Luego que hayan leído y comprendido la información, los usuarios reconocen (o rechazan)
dicha información, usualmente con validación ‘extra’ como reingresar su contraseña. Todo esto puede ser
logrado a través de la interfaz web de OnBase, por lo que no se requiere instalación local. La administración
sobre quién ha leído y reconocido documentos o no, es manejada automáticamente por DKT mediante
recordatorios e inclusive remisiones de responsabilidades.
1. Administración de Grupos de Lectura de DKT: Los administradores de grupos de lectura pueden agregar
documentos al grupo de lectura, crear y administrar membrecías a los grupos de aprobaciones, y ver el
estatus de lectura requerido, ya sea por usuario o por documento
2. Asignaciones de lecturas requeridas: Los documentos deben ser reconocidos por los miembros del grupo de lectura
3. Grupos de aprobación: Los miembros de grupos de aprobaciones aprueban o rechazan los documentos en
un grupo de lectura antes de ser distribuidos a las colas de los lectores
4. Grupos de lectura: Los miembros de grupos de lectura tienen la responsabilidad de leer y reconocer todos
los documentos en esa lista del grupo de lectura
¿Por qué OnBase?
Nosotros entendemos que el manejo de sus empleados -su bien más preciado- es pieza fundamental para el
éxito de su empresa. Esta es la razón por la que OnBase ofrece aplicaciones que cubran totalmente el ciclo
de vida de su empleado -desde su contratación hasta el cese laboral.
Para muchos, instalar OnBase como repositorio principal para los expedientes de empleados es el primer paso
hacia el escenario óptimo de obtener funciones de RRHH libres los límites que impone trabajar con papel.
El módulo de Transferencias de Conocimientos (Document Knowledge Transfer) asegura que sus empleados
cumplan con la legislación y sus reglamentos internos mediante un acceso sencillo a la información, y con una
confirmación de haber recibido y comprendido los documentos.
Para más información vaya a Hyland.com
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