SUMINISTROS 008 RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03 1

SUMINISTROS 008
RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03
1. CONTENIDO: Recuento físico de bienes.
2. OBJETIVO: Establecer normas de procedimientos para practicar los recuentos físicos de
bienes de consumo.
3. RESPONSABILIDAD:
Dirección de Contaduría (División Contabilidad).
Divisiones Administrativas.
División Suministros.
División Asistencia Médica.
Dirección de Trabajo y Producción.
Dirección de Seguridad.
4. ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS: a todos los sectores de almacenamiento y
depósito de bienes.
5. NORMAS DE PROCEDIMIENTO:
5.1. CURSOGRAMA.
5.2. DEFINICIONES BASICAS.
5.3. NORMAS DE TRAMITE.
5.4. FORMULARIOS
5.5. ANEXOS: no contiene.
5.6. INDICE
6. ASESORAMIENTO Y VERIFICACION: Durante el período de implementación (30 días)
la Dirección de Auditoría Contable.
Dirección de Contaduría (División Contabilidad), sin perjuicio de las atribuciones que le
compete a la Dirección de Auditoría Contable.
7. VIGENCIA: 15/12/98.
8. CANTIDAD DE PAGINAS: 43.-
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5.1.1. TOMA DE INVENTARIO EN DIVISIONES ADMINISTRATIVAS.
JEFE DE DIVISION
ADMINISTRATIVA
DIRECCION
DIVISION ADMINIST.
SECCION
SUPERVISORES
SECCION CONTADURIA SUMINISTROS/ECONOMA DE EQUIPOS
A
1
10
EQUIPOS DE
TOMA DE INV.
30
16
24
4
2
LEGAJO
5
1
1
PLAN DE
PLAN DE
INV.APROB
3
2
INVENTAR.
N
11
3
TAR.SOBR 1
...
PLANILLA
17
3
N
TARJETAS 2
2
TARJETAS
DE
18
...
1
2
CO NTROL
DE
ACUERDO
INVENT.
SI
1
3
PLAN DE
7
INVENTAR.
NO
2
31
1
3
25
PLAN DE
5
INVENTAR.
19
32
13
6
TARJET. 3
14
TARJET. 2
12
TARJET. 1
2
33
PLANILLA1
34
CONTROL
DE TARJ.
35
TALO NES
20
DE
2
TAR.INV. 1
PLANILLA
CONT ROL
3
21
TARJETAS
TARJETAS 1
DE
INVENT.
2
15
A
36
26
TALO NES
8
DE
PLANILLA
TAR.INV. 2
CONTROL
TARJETAS 1
1
PLAN DE
INV.APROB
37
27
A
9
22
38
PLANILLA
CONTROL
23
TARJETAS 1
COINCIDE
28
29
NO
SI
PLANILLA
DE CORTE
DE OPER.
2
3
A
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DESCRIPCION DE ACCIONES:
1- Procede al armado de los equipos.
2- Procede a confeccionar plan de inventarios.
3- Envía plan original para su aprobación.
4- Recibe plan de inventarios.
5- Formula observaciones.
6- Envía a jefe administrativo para corrección.
7-Envía plan aprobado.
8-Recibe plan aprobado.
9-Envía plan aprobado y copias para distribución.
10-Arma legajo de recuento físico.
11-Recibe plan original y copias.
12-Distribuye copias.
13-Incorpora original al legajo.
14-Habilita Planilla de Control de Tarjetas de Inventario.
15-Distribuye Tarjetas de Inventario.
16-Recibe copia del Plan.
17-Toma conocimiento y archiva Plan.
18-Toma recaudos para que los bienes estén en condiciones para ser inventariados.
19-Recibe Planilla de control de tarjetas de inventario.
20-Firma planilla como constancia.
21-Envía original de planilla de control de tarjetas de inventario.
22-Coloca tarjetas de inventario en los bienes.
23-Entrega tarjetas sobrantes a los supervisores y duplicado de planilla de control de
tarjetas de inventario.
24-Recibe copia de planilla de control de tarjetas de inventario.
25-Verifican que todos los bienes tengan las tarjetas colocadas.
26-Reciben original de tarjetas de inventario y archivan.
27-Habilitan planilla de corte de operaciones.
28-Efectúan el corte de operaciones.
29-Firma planilla de corte de operaciones.
30-Realizan procedimiento.
31-Proceden a realizar el primer recuento.
32-Entregan talones 1 al supervisor.
33-Reciben talones 1.
34-Proceden a realizar el segundo recuento y efectuar anotaciones en talones 2.
35-Se procede a la recolección de los talones 2.
36-Reciben talones 2.
37-Realizan anotaciones en planilla de control de tarjetas de inventario de acuerdo a los
talones 1 y 2.
38-Cotejan los datos de los dos talones de tarjetas.
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5.1.1. TOMA DE INVENTARIO EN DIVISIONES ADMINISTRATIVAS.
JEFE DE DIVISION
ADMINISTRATIVA
DIRECCION
DIVISION ADMINIST.
SECCION
SUPERVISORES
SECCION CONTADURIA SUMINISTROS/ECONOMA DE EQUIPOS
A
2
EQUIPOS DE
TOMA DE INV.
3
NO
SI
40
39
43
1
42
TARJETA
DE
3
INVENTAR.
3
2
TARJ.DE 1
41
INV.SOBR.
PLANILLA
CONTROL
TAR.INV.
2
44
A
45
NO
46
CONTROL
47
SI
A
48
PLANILLA
RECUENTO
B
2
FISICO
1
49
50
SI
COIN CID
52
NO
51
NO
COINCID
SI
54
53
1
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39-Si existe coincidencia dan por finalizado el procedimiento.
40-De no existir coincidencia realizarán tercer recuento.
41-Entrega talón 3.
42-Anota en planilla de control de tarjetas de inventarios y coteja datos de talones.
43-Recibe tarjetas de inventarios y copia de planilla.
44-Extrae del archivo legajo.
45-Controla original y duplicado de planilla de control de tarjetas de inventario.
46-Solicita a supervisores corrección de errores.
47-Reciben pedido de aclaración de errores.
48-Confecciona planilla de recuento físico por duplicado.
49-Solicita Libro de Existencias.
50-Compara totales recontados con totales según libro.
51-Identifica diferencia y realiza ajuste.
52-Valoriza existencias y coteja totales valorizados con registros.
53-Identifica diferencia y procede a su ajuste.
54-Coteja saldos contables con lo valorizado.
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SUMINISTROS 008
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5.1.1. TOMA DE INVENTARIO EN DIVISIONES ADMINISTRATIVAS.
JEFE DE DIVISION
ADMINISTRATIVA
DIRECCION
DIVISION ADMINIST.
SECCION
SECCION CONTADURIA SUMINISTROS/ECONOMA
SUPERVISORES
DE EQUIPOS
EQUIPOS DE
TOMA DE INV.
3
SI
NO
DIFEREN.
55
56
57
B
2
PLANILLA1
RECUENTO
FISICO
58
59
DIR. DE CONTADURIA
DIV. CONTABILIDAD
60
2
PLANILLA1
RECUENTO
FISICO
62
PLANILLA1
RECUENTO
FISICO
61
63
A
SI
NO
DIFERNC.
64
65
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64-Procede a identificar diferencias.
65-Da por finalizado el procedimiento.
66-Procede a informar saldos de existencias.
67-Envía a Dirección para su firma.
68-Recibe planilla de recuento físico por duplicado.
69-Firma planilla y envía a Sección Contaduría.
70-Recibe planilla y procede a su archivo.
71-Recibe original de planilla de recuento físico.
72-Controla con saldos contables.
73-Procede a conciliar saldos de acuerdo a lo recontado.
74-Salvadas las diferencias archiva en forma definitiva.
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5.2. DEFINICIONES BASICAS:
5.2.1. CONCEPTO DE RECUENTO FISICO:
Es un procedimiento que se realiza para conocer en un determinado momento los
elementos de que se vale la administración.
Es extrictamente ocular y está dirigido a comprobar la existencia de los bienes físicos.
Sirve tanto para bienes de consumo como para bienes de uso.
5.2.2. PRINCIPIOS QUE RIGEN LA TOMA DE LOS INVENTARIOS:
1. De instantaneidad: todos los datos de un inventario tienen un punto en común en el
tiempo: el instante que señala la fecha del inventario, que no debe confundirse con el
tiempo que lleva realizarlo, cuya tarea puede extenderse por varios días.
2. De tempestividad u oportunidad:
el inventario debe realizarse en la fecha
determinada. Si se demora su toma aumenta la posibilidad de cometer errores debido a la
realización de los distintos movimientos como ser la incorporación o la salida de alguno de los
elementos.
3. De integridad: se deben incluir todos los elementos.
4. De especificación: los elementos se deberían exponer por separado de acuerdo a cada
clase, medida, especie, etc.
5.2.3. ANTES DEL INVENTARIO:
- Se deberá eleaborar un plan, que consistirá en compilar en forma escrita las instrucciones
para la realización del mismo.
El plan contendrá como mínimo:
1) Fecha(s), hora(s) y lugar(es) de realización y áreas en que se hubiere dividido la toma de
inventarios.
2) Bienes a ser recontados.
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3) Bienes que no entran en el recuento.
4) Personas intervinientes y sus responsabilidades.
5) Medidas preparatorias (identificación de los bienes, acondicionamiento físico) y
encargados de ejecutarlas.
6) Métodos para el recuento de cada tipo de bien (conteo manual, mecánico, pesaje).
7) Equipo de apoyo que debe estar disponible (balanzas, máquinas contadoras, elevadores,
etc.).
5.2.4. DURANTE EL INVENTARIO:
1) Ni la realización ni la dirección de los recuentos debería estar a cargo de los custodios o
quienes lleven los registros (cuando la dotación es escasa, será considerado aceptable que
los custodios integren los equipos de recuentos dirigidos siempre por personas de otros
sectores. Lo ideal sería que no participasen directamente en los recuentos pero si que
estuvieran disponibles para evacuar cualquier consulta).
2) No debería haber movimientos de bienes durante el inventario (si se autorizan ingresos o
egresos urgentes por lo que deba haber movimiento de existencias, los bienes afectados
deberán segregarse físicamente del resto y los documentos que respalden movimientos,
deberían identificarse claramente, para evitarse un corte de documentación en forma
incorrecta).
3) Deberán realizarse dos o más recuentos de cada bien (lo ideal es hacer dos recuentos a
cargo de equipos distintos, complementando con un tercero en caso de discrepancias).
4) La mercadería debería estar identificada correctamente y estibada (las deficiencias de
identificación dificultan la comparación con los datos contables y llevan a la comisión de
errores).
5) Deberán emplearse procedimientos que aseguren que ningún bien deje de inventariarse
o lo sea más de una vez (no deberán separarse los bienes de una misma característica).
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5.2.5. DESPUES DEL INVENTARIO:
1) Deberán compilarse todos los datos tomados en el inventario, teniendo en cuenta las
tarjetas utilizadas.
2) El punto anterior debería ser realizado por una persona ajena a los equipos de trabajo.
3) Debe verificarse que los registros contables incluyan los movimientos habidos hasta el
recuento y excluyan los posteriores, dado que de lo contrario se incurrirá en diferencias
innecesarias.
5.2.6. CORTE DE OPERACIONES:
Un aspecto muy importante para la realización de los recuentos físicos es efectuar un
adecuado cumplimiento de las pautas de control interno como ser el "corte de movimientos
de existencias (bienes de consumo, de uso, etc.)".
Dado que todo inventario es la comparación de lo que existe contra lo que debería
existir de acuerdo con los registros de control, es imprescindible tomar las precauciones
necesarias para que previo a la comparación mencionada, tales registros reflejen
exactamente los movimientos habidos hasta el momento del recuento físico.
Para un adecuado "corte" es conveniente:
1) Que la numeración de la documentación responda al orden de los movimientos.
2) Que la documentación anterior y posterior al "corte" sea identificada, por ejemplo por
medio de sellos.
3) Que al momento de efectuarse el inventario se tomen los datos de los últimos formularios
utilizados que respondan a movimientos reales.
4) Que durante el inventario no haya movimientos de existencias (vale la aclaración del
punto 5.2.4. subpunto 2).
5.2.7. FECHA DEL INVENTARIO:
- El día 30 de diciembre ( o día hábil inmediato anterior) de cada año se procederá a la
realización de los recuentos físicos de bienes de consumo.
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5.2.8. EQUIPOS DE TRABAJO:
a) Los equipos estarán formados por tres personas cada uno, de la División Administrativa,
las que procederán a realizar los recuentos.
Se formarán dos (02) equipos de tres (03) personas como mínimo cada uno, los que
procederán a realizar, un grupo el primer recuento y otro el segundo.
En caso de ser necesario la realización de un tercer recuento debido a las diferencias
existentes entre el primero y el segundo, se procederá a realizar el mismo, formando un
equipo auxiliar con tres (03) personas.
Asimismo se deberá tener en cuenta que los responsables de la custodia de los bienes no
intervendrán en el recuento (por ejemplo: las personas integrantes de los grupos, de Sección
Suministros no intervendrán en el recuento de ese depósito y lo mismo vale para los
integrantes de Sección Economato).
En caso de no disponerse de personal para la integración de los equipos podrán intervenir
agentes de sectores ajenos a la División Administrativa.
b) Supervisores, responsables o encargados de los equipos:
Habrá un supervisor,
responsable o encargado por grupo, siendo el mismo un integrante de la Comisión de
Recepciones.
c) Asimismo el o los encargados de los depósitos estarán a disposición de los equipos como
personal de apoyo de acuerdo a lo expresado en el punto 5.2.4. subpunto 1).
5.2.9. RESPONSABILIDADES:
Cada integrante de los equipos será responsable por el cumplimiento de lo estipulado en el
plan de inventario y de realizar el o los recuentos en la forma expresada.
Cada supervisor será responsable respecto a que el personal que interviene en el recuento
sea debidamente instruído, que cumplan con los procedimientos determinados a través del
plan de inventarios y que realicen todas la anotaciones en las tarjetas llevadas a tal fin.
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5.3.NORMAS DE TRAMITE:
5.3.1. TOMA DE INVENTARIO EN DIVISIONES ADMINISTRATIVAS.
1. JEFE DE DIVISION ADMINISTRATIVA:
a) Procederá al armado de los equipos para la realización del recuento físico, por lo menos
con cinco días de anticipación a la fecha estipulada, determinando las tareas que cada uno
de ellos realizará, y sus responsabilidades.
b) Procederá, una vez armados los equipos, a confeccionar el plan de inventarios, el que
será elaborado con tantas copias como integrantes de los equipos haya, una para la comisión
de recepciones, otra para sección suministros/economato, y el original se enviará a la
Dirección para su aprobación.
2. DIRECCION:
a) Recibe original del plan de inventarios.
b) Si está de acuerdo, aprueba el plan.
c) Envía plan aprobado al Jefe de División Administrativa.
d) Si no está de acuerdo procede a formular las observaciones y envía al Jefe de División
Administrativa, para su corrección.
3. JEFE DE DIVISION ADMINISTRATIVA:
a) Recibe plan aprobado.
b) Envía plan original aprobado y las copias a Sección Contaduría, para su distribución.
c) Procede a corregir el plan de inventarios, si este fue observado por la Dirección.
d) Envía plan corregido para su aprobación, siguiendo con el trámite del punto 2.
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4. DIVISION ADMINISTRATIVA (SECCION CONTADURIA):
a) Procede a armar un legajo del recuento físico, donde se archivará toda la documentación
relacionada con el procedimiento, como antecedente.
b) Recibe plan original aprobado y copias; el original lo incorpora al legajo habilitado y las
copias las distribuye de acuerdo a lo especificado en el subpunto 1., apartado b).
c) Habilita "Planilla de control de Tarjetas de Inventario", por duplicado, donde se asentarán
los números de tarjetas entregadas para efectuar el recuento y donde se dejará constancia
de la entrega de las mismas a División Suministros/Economato y de ésta a los supervisores.
El original es archivado transitoriamente en el legajo y el duplicado es enviado junto a las
tarjetas de inventario.
d) Procede a distribuir a la Sección Suministros/Economato las "Tarjetas de Inventario", las
que deberán ser prenumeradas y por triplicado, en las cuales se asentarán los resultados de
los recuentos.
5. SECCION SUMINISTROS/ECONOMATO:
a) Recibe copia del plan de inventarios.
b) Toma conocimiento y procede a su archivo como antecedente.
c) Deberá tomar los recaudos para que los bienes estén en condiciones para ser
inventariados de acuerdo a lo establecido en el punto 5.2.3. (Antes del Inventario) y 5.2.4.
(Durante el Inventario).
d) Recibe "Planilla de control de Tarjetas de Inventario" en original y copia y "Tarjetas de
Inventario", procediendo a firmar la planilla como constancia de recepción de las mismas.
e) Envía a Sección Contaduría original de "Planilla de control de Tarjetas de Inventario".
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d) Procede a colocar las "Tarjetas de Inventario" en los bienes a ser recontados, controlando
que todos contengan los tres (03) talones correspondientes.
Las tarjetas sobrantes serán entregadas a los supervisores, junto al duplicado de la "Planilla
de control de Tarjetas de Inventario", firmada como constancia de recepción de las mismas.
6. SUPERVISORES DE EQUIPOS:
a) Reciben copia de la "Planilla de control de Tarjetas de inventarios y "Tarjetas de
Inventario" sobrantes, archivando todo transitoriamente.
b) Antes del inicio del recuento verificarán que todos los bienes tengan colocadas las
"Tarjetas de Inventario" (con sus tres talones) y que correspondan al bien que identifican.
7. DIVISION ADMINISTRATIVA (SECCION CONTADURIA):
a) Reciben original de "Planilla de Control de Tarjetas de Inventario" y archivan
transitoriamente en el legajo.
b) Habilitan "Planilla de Corte de Operaciones" en original.
c) Llegada la fecha del recuento, procederán a efectuar el corte de operaciones, para lo cual
asentarán en la "Planilla de Corte de Operaciones", los datos de los últimos números de los
documentos utilizados, fecha de los mismos y número del primero en blanco, como así
también los últimos movimientos y folios del libro de Existencias.
d) Una vez realizado el corte procederán a firmar la Planilla el agente de la sección que
efectuó la tarea y el jefe de la sección.
e) Archiva en legajo la "Planilla de Corte de Operaciones".
8. EQUIPO DE TOMA DE INVENTARIO:
a) Procede a la realización del recuento en sección suministros/economato.
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b) El primer grupo procederá a realizar el primer recuento, retirando el talón 1 de las
"Tarjetas de Inventario", donde realizará las anotaciones correspondientes, debiendo firmar
el mismo la persona que hizo el recuento.
c) Finalizado el primer recuento se entregarán los talones 1 al supervisor del grupo.
d) El segundo grupo procederá a realizar el segundo recuento, realizando las anotaciones en
el talón 2 de las tarjetas.
e) Finalizado el segundo recuento se entregarán los talones 2 al supervisor.
f) En caso de existir tarjetas anuladas, las mismas serán entregadas a los supervisores de los
equipos.
9. SUPERVISORES DE EQUIPOS:
a) Realizarán las anotaciones correspondientes en la "Planilla de control de Tarjetas de
Inventario", de acuerdo con los talones 1 y 2 recibidos y las "Tarjetas de Inventario"
sobrantes, las que son retiradas de su archivo transitorio.
b) Cotejarán la coincidencia de los datos de los dos talones de tarjetas.
c) De existir coincidencia en todas las tarjetas, darán por finalizado el procedimiento.
d) De no existir coincidencia, dispondrán de un tercer recuento, el que será realizado por un
tercer equipo formado de acuerdo a lo especificado en el punto 5.2.8.
"El tercer recuento será llevado a cabo sólo sobre los bienes en los que no hubo coincidencia
entre el primero y segundo recuento".
e) Una vez finalizado en forma definitiva el procedimiento:
e1) Anota en la "Planilla de control de Tarjetas de Inventario" los números de las que fueron
utilizadas en el tercer recuento.
e2) Coteja el talón 3 con los datos del talón 1 y 2.
e3) Entregará "Planilla de control de Tarjetas de Inventario", los talones de las "Tarjetas de
Inventario" utilizadas y las tarjetas sobrantes a la División Administrativa (Sección
Contaduría), a fin de poder hacerse la comparación tanto con los registros de existencias
como con los contables.
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10. DIVISION ADMINISTRATIVA (SECCION CONTADURIA):
a) Recibe las "Tarjetas de Inventario" y copia de la "Planilla de Control de Tarjetas de
Inventario".
b) Extrae del archivo el legajo y procede a controlar original con duplicado de "Planilla de
control de Tarjetas de Inventario".
c) Si el control da correcto, procederá al archivo de la planilla en el legajo correspondiente
junto con las tarjetas sobrantes.
d) De existir errores, solicitará a los supervisores la corrección de los mismos o bien efectuar
las aclaraciones que correspondan.
e) Confecciona "Planilla de Recuento Físico", por duplicado, completando la misma con los
datos emanados de los talones de las "Tarjetas de Inventario" y de los registros, de acuerdo
a los siguientes puntos:
f) Solicita a Sección Suministros/Economato libro de "Existencias", a fin de poder cotejar lo
recontado con el inventario permanente y luego valorizar las existencias.
g) Procede a comparar los totales recontados con los totales de unidades según libro de
inventarios (Existencias).
h) De existir coincidencia procederán con el punto j).
i) De no haber coincidencia, se identificará la diferencia, especificándose el motivo de la
misma y se procederá a su ajuste.
Una vez corregida, se continúa con el punto j).
j) Procede a valorizar las existencias de acuerdo a los totales recontados y con el método
establecido en el Instructivo Bienes de Consumo (Método P.E.P.S.).
k) Procede a cotejar los totales valorizados con los registros del depósito.
l) De existir coincidencia continúa con el punto n).
m) De no existir coincidencia, se identificará la diferencia, especificándose el motivo de la
misma y se procederá a su ajuste.
Una vez corregida se procederá con el punto n).
n) Procede a cotejar los saldos contables con lo valorizado de acuerdo al apartado j).
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SUMINISTROS 008
RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03
o) De no existir diferencias dará por finalizado el procedimiento de recuento y procederá a
informar los saldos de existencias por medio de la Planilla de Recuento Físico, firmada por el
Jefe de División Administrativa, Jefe de Sección Contaduría y Director de la Unidad; enviando
a la Dirección de Contaduría (División Contabilidad) el original de la misma y archivando el
duplicado en el legajo como antecedente.
p) Si existen diferencias se procederá a identificar las mismas y se especificará su motivo;
luego se procederá a realizar el ajuste que sea necesario.
q) Una vez salvadas las diferencias procederán de acuerdo al punto o).
r) Procede al archivo definitivo de las tarjetas de inventario utilizadas, en el legajo.
11. DIRECCION:
a) Recibe Planilla de Recuento Físico por duplicado.
b) Procede a firmar la Planilla y a enviarla a División Administrativa (Sección Contaduría), a
fin de que proceda de acuerdo al punto 10. apartado o).
12. DIRECCION DE CONTADURIA (DIVISION CONTABILIDAD):
a) Recibe original de "Planilla de Recuento Físico" de las Unidades, con los datos de los
recuentos.
b) Controla con los saldos contables.
c) Si no existen diferencias procede a su archivo definitivo.
d) De existir diferencias se procederá a conciliar los saldos de acuerdo a lo recontado.
e) Salvadas las diferencias, archiva en forma definitiva.
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5.3.2. RECUENTOS PARCIALES.
1. JEFE DIVISION ADMINISTRATIVA:
a) Determinará la fecha en la que será realizado el recuento parcial o bien tomará los
recaudos necesarios para realizarlo en la fecha en que así lo disponga la Dirección General de
Administración.
b) Idem punto 5.3.1., subpunto 1., apartado a).
c) Idem punto 5.3.1., subpunto 1., apartado b), debiendo tenerse en cuenta, al elaborarse el
plan de inventarios, lo establecido en el punto 5.2.3. subpuntos 1) y 2) (antes del
Inventario), ya que se trata de recuento parcial.
2 al 12. Se respetará puntualmente el trámite general previsto en el punto 5.3.1. subpuntos
2 al 12 inclusive.
5.3.3. TOMA DE INVENTARIOS EN OTROS DEPOSITOS (División Suministros
D.G.A.; División Asistencia Médica; Dirección de Trabajo y Producción; Dirección
de Seguridad y Traslado).
1. JEFE DEL DEPOSITO:
a) Se respetará puntualmente el trámite general establecido en el punto 5.3.1. subpuntos 1 ,
2 y 3, y 5.3.2. para recuentos parciales.
2. SECTOR ADMINISTRATIVO DEL DEPOSITO:
a) Se respetará puntualmente el trámite general establecido en el punto 5.3.1. subpuntos 4
al 11, y 5.3.2. para recuentos parciales.
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SUMINISTROS 008
RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03
5 .4.
F ORMULARI OS.
5 .4.1.
1.
PL ANILLA
DE
RECUEN TO
FISIC O
DE
BIE NES
MODE LO:
UNI DAD
(1)
R ECUENTO
SECCION:
FISICO
(3)
DE
BIENES
(4)
S/RECUENTO
CALCULADO POR:
(9)
REVISADO POR:
(10)
(5)
S/LIBROS
BUENOS AIRES, .......de...........de
CONS UMO
(7)
CANTIDADES
DESCRIPCION
DE
(2)
(8)
(6)
COSTO UNITARIO
DIFERENCIA
COSTO TOTAL
199.. .- (11)
FIRM AS:
DIRECTOR DE UNIDAD
(12)
JEFE ADMINISTRATIVO
(13)
JEFE SECCION CONTADURIA
(14)
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SUMINISTROS 008
RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03
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SUMINISTROS 008
RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03
2. DESCRIPCION:
(1): se consignará el nombre de la unidad que corresponda.
(2): se consignará el nombre de la sección donde se realiza el recuento.
(3): se consignará el nombre de los bienes que fueron recontados.
- Cantidades:
(4): se consignarán las cantidades de cada bien de acuerdo a los datos extraídos de las
tarjetas de inventarios.
(5): se consignarán las cantidades de cada bien de acuerdo a los datos extraídos del Libro
de Existencias.
(6): se consignará la diferencia (si existiera), entre las cantidades s/recuento y las
cantidades s/libros.
(7): se consignará el valor unitario de cada uno de los bienes, extraídos del Libro de
Existencias.
(8): se consignará el valor que resulte de multiplicar el costo unitario por la cantidad
s/recuento.
(9): se consignará el nombre del agente que efectuó los cálculos correspondientes en la
Planilla.
(10): se consignará el nombre del agente que revisa la planilla.
(11): se consignará lugar y fecha en la que se lleve a cabo la confección de la planilla con
los datos del recuento.
(12): se consignará la firma del director de la unidad.
(13): se consignará la firma del jefe administrativo de la unidad.
(14): se consignará la firma del jefe de la sección contaduría.
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SUMINISTROS 008
RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03
30/11/98 030
SUMINISTROS 008
RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03
5 .4.2.
P LANILLA
DE
1.
DE
CONTR OL
DE
T ARJETAS
INV ENTARIO
MODELO:
UNIDAD:
(1)
RESUMEN
DE
FECHA:- -/--/-TARJE TAS
(3)
D ES DE
C ON C EP TO
(2)
UTI LIZADAS
(4)
H AS TA
NROS. DE TARJETAS ENTREGADAS
NROS. DE TARJETAS UTILIZADAS
NROS. TARJETAS NO UTILIZADAS
ACLARACIONES:
(5)
NROS. DE TARJETAS ANULADAS
CONSTANCIA DE ENTREGA: (6)
RECIBIDO: JEFE SECC.SUMINISTROS
FIRMA JEFE SECCION CONTADURIA
BUENOS AIRES,
de
RECIBIDO: SUPERVISOR
FIRMA SUPERVISOR
RECIBIDO: JEFE SECC. CONTADURIA
FIRMA JEFE SECCION CONTADURIA
de
FIRMA JEFE SECCION CONTADURIA
(7)
FIRMA JEFE ADMINISTRATIVO
(8)
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SUMINISTROS 008
RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03
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SUMINISTROS 008
RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03
2. DESCRIPCION:
(1): se consignará el nombre de la unidad que corresponda.
(2): se consignará la fecha en la que se entreguen las Tarjetas de Inventario.
(3): se consignará el primer número de las tarjetas entregadas, utilizadas y no utilizadas.
(4): se consignará el último número de las tarjetas entregadas, utilizadas y no utilizadas.
(5): se anotarán los números de las tarjetas anuladas y el motivo de dicha anulación y toda
otra anotación que sea necesario realizar.
(6):
Recibido Jefe de Sección Suministros/Economato: se procederá a firmar la constancia
en el momento en que la sección contaduría entregue a sección suministros/economato las
tarjetas de inventario.
Recibido Supervisor: se procederá a firmar la constancia en el momento en que la sección
suministros/economato entregue al supervisor las tarjetas sobrantes.
Recibido Jefe de Sección Contaduría: se procederá a firmar la constancia en el
momento en que los supervisores entreguen copia de la Planilla de control de Tarjetas de
Inventario, talones utilizados en el/los recuentos y tarjetas de inventario no utilizadas.
(7): se consignará la firma del jefe de la sección contaduría.
(8): se consignará la firma del jefe de División Administrativa.
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SUMINISTROS 008
RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03
30/11/98 034
SUMINISTROS 008
RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03
5.4.3.
1.
PLANILLA
DE
COR TE
DE
O PERACION ES
MODEL O:
SERVICIO PENITENCIARIO
FEDERAL
(1)
UNIDAD... .
RECUENTO FISICO DE BIENES
CORTE DE DOCUMENTACION AL: ..../..../....
(2)
SECCION: (3)
FECHA ULTIMO
NRO. ULTIMO
NRO.DEL 1er.DOCUMENTO
TIPO DE DOCUMENTO
DOCUMENTO EMITIDO
(4)
DOCUMENTO EMITIDO
(5)
(6)
REALIZO:.......................................
(8)
CONTROLO:......................................
(9)
SIN UTILIZAR
(7)
.................................
...................................
FIRMA DEL RESPONSABLE
FIRMA JEFE SECCION CONTADURIA
(10)
(11)
30/11/98 035
SUMINISTROS 008
RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03
30/11/98 036
SUSMINISTROS 008
RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03
2. DESCRIPCION:
(1): se consignará el nombre de la unidad en la que se lleve a cabo el recuento.
(2): se consignará la fecha en la que se lleve a cabo el corte de operaciones.
(3): se consignará el nombre de la sección en la que se lleve a cabo el corte de operaciones
y el recuento.
(4): se consignará el nombre del documento sobre el cual se efectúa el corte.
(5): se consignará la fecha del último documento emitido .
(6): se consignará el número del último documento emitido.
(7): se consignará el número del primer documento sin utilizar.
(8): se consignará el nombre del/los agente/s que realicen el corte de operaciones.
(9): se consignará el nombre de la persona que efectúe un control sobre la planilla.
(10): se consignará la firma de la persona responsable del corte de operaciones.
(11): se consignará la firma del jefe de la sección contaduría.
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SUMINISTROS 008
RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03
5.4.4.
1.
TARJE TA
DE
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SUMINISTROS 008
RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03
INVENTARIO
MODELO:
UNIDAD:.....
(1)
(2)
TARJETA nro:. ....
TALON 3
SECCION:(3)
NOMBRE DEL BIEN:(4)
CANTIDAD:(5)
U.M.:
RECONTO:(7)
(6)
(8)
....... ......
FIRMA
TALON 2
SECCION:
NOMBRE DEL BIEN:
CANTIDAD:
U.M.:
RECONTO:
................
FIRMA
TALON 1
SECCION:
NOMBRE DEL BIEN:
CANTIDAD:
U.M.:
RECONTO:
................
FIRMA
30/11/98 039
SUMINISTROS 008
RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03
30/11/98 040
SUMINISTROS 008
RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03
2. DESCRIPCION:
(1): se consignará el nombre de la unidad en la que se realice el recuento.
(2): se consignará el número de tarjeta de inventario el cual corresponderá a una
numeración correlativa y deberá ser preimpreso.
(3): se consignará el nombre de la sección en la que se lleve a cabo el recuento.
(4): se consignará el nombre del bien al que corresponderá la tarjeta.
(5): se consignará la cantidad recontada del bien de que se trate.
(6): se consignará la unidad de medida utilizada para efectuar el recuento del bien.
(7): se consignará el nombre de la persona que realizó el recuento.
(8): se consignará la firma de la persona que efectuó el recuento.
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SUMINISTROS 008
RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03
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SUMINISTROS 008
RECUENTO FISICO DE EXISTENCIAS 03
5.6. INDICE.
PAG.
CARATULA.........................................................001
5.1. CURSOGRAMAS.................................................003
5.2. DEFINICIONES BASICAS
5.2.1.
5.2.2.
5.2.3.
5.2.4.
5.2.5.
5.2.6.
5.2.7.
5.2.8.
5.2.9.
Concepto de Recuento Físico..........................015
Principios que Rigen la toma de los Inventarios......015
Antes del Inventario.................................015
Durante el Inventario................................016
Despues del Inventario...............................017
Corte de Operaciones.................................017
Fecha del Inventario.................................017
Equipos de Trabajo...................................018
Responsabilidades....................................018
5.3. NORMAS DE TRAMITE
5.3.1. Toma de Inventario en Divisiones Administrativas.....019
5.3.2. Recuentos Parciales..................................025
5.4. FORMULARIOS
5.4.1. Planilla de Recuento Físicon.........................027
5.4.2. Planilla de Control de Tarjeta de Inventario.........031
5.4.3. Planilla de Corte de Movimientos.....................035
5.4.4. Tarjeta de Inventario................................039
5.5. ANEXOS (no contiene)
5.6. INDICE......................................................043
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