P-03 Servicio no conforme - Universidad de Antioquia

FACULTAD DE
MEDICINA
CÓDIGO
P-03
VERSIÓN
01
CONTROL Y TRATAMIENTO DEL
PRODUCTO Y SERVICIO NO
CONFORME
ELABORÓ
AREAS ADMINISTRATIVAS
REVISÓ
APROBÓ
Douglas Lanny Alarcon Salazar
Profesional de Apoyo SGC
Faber Andrés Gallego Figueroa
Coordinador de Calidad
Gloria Lucia Jiménez Valdés
Asistente del Decano
FECHA
09-06-2014
FECHA
19-06-2014
FECHA
26-06-2014
1 DEFINICIÓN
1.1 OBJETIVO
Definir las actividades, responsables y autoridades para identificar y controlar los
productos y servicios no conformes de las áreas administrativas de la Facultad de
Medicina para prevenir su entrega o aplicación no intencional.
1.2 ALCANCE
Este procedimiento inicia con la identificación de productos y servicios no conformes,
finaliza con el registro de la información y el reporte para el informe.
Aplica para todas las áreas administrativas asociadas a la Facultad de Medicina de la
Universidad de Antioquia.
2 NOTAS DE CAMBIO
N°
Descripción
Página (s)
01
02
03
04
3 RESPONSABILIDAD
• La implementación del presente procedimiento está a cargo de todas las personas que
Participan en la elaboración o la prestación de servicio bajo los lineamientos para el SG.
• La administración y control de este documento, es responsabilidad del Coordinador de
Calidad para el Sistema de Gestión (SG).
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PRODUCTO Y SERVICIO NO CONFORME
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AREAS ADMINISTRATIVAS
3.1 RESPONSABLE DE IMPLEMENTAR LOS DOCUMENTOS
Todos aquellos que pertenezcan a la Facultad de Medicina, de acuerdo con su nivel de
responsabilidad.
4 GLOSARIO Y SIGLAS
4.1 CARACTERÍSTICA: Rasgo diferenciador.
4.2 CONFORMIDAD: Cumplimiento de un requisito.
4.3 CONCESIÓN: Autorización para utilizar o liberar un producto o servicio que no es
conforme con los requisitos especificados.
4.4 CORRECCIÓN: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
4.5 DESECHO: Acción tomada sobre un producto o servicio no conforme para impedir
su uso inicialmente previsto.
4.6 LIBERACIÓN: Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso.
4.7 PERMISO DE DESVIACIÓN: Autorización para apartarse de los requisitos
originalmente especificados de un producto o un servicios antes de su realización.
4.8 PRODUCTO: Es el resultado de un proceso.
4.9 PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORMES: Resultado de un proceso que no
cumple las especificaciones.
4.10 RECLASIFICACIÓN: Variación de la clase de un producto no conforme, de tal
manera que sea conforme con los requisitos que difieren de los iniciales.
4.11 REPARACIÓN: Acción tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en
aceptable para su utilización prevista.
4.12 REPROCESO: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con
los requisitos.
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PRODUCTO Y SERVICIO NO CONFORME
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AREAS ADMINISTRATIVAS
4.13 SERVICIO: Resultado de llevar a cabo necesariamente al menos una actividad en
la interacción entre el proveedor y el cliente y generalmente es intangible.
4.14 SG: Sistema de Gestión.
5 CONTENIDO
5.1
GENERALIDADES
Cada área Administrativa de la Facultad debe establecer un “Listado de Productos y
Servicios No Conformes” (F-04) de acuerdo con las características y requisitos de las
áreas.
Las acciones a tomar sobre el producto y servicios no conformes, son aplicables antes,
durante y después de su realización.
Los responsables de los procesos, deciden la aplicación de acciones correctivas para
eliminar la causa del producto y Servicios no conforme.
Cualquier comunicación con el cliente relacionada con productos y Servicios no
conformes, debe registrarse en el formato “Control y Tratamiento del Producto y Servicios
No Conformes” (F-05), en la casilla “Observaciones”.
5.2 DESCRIPCIÓN
Actividades
5.2.1 Identificar los prductos y servicios no conformes.
Se identifica un producto y/o servicio no conforme cuando la información de entrada
(insumo), tramite en proceso o información de salida (producto), incumple los requisitos de
calidad requeridos para poder llevar a cabo o continuar el proceso, o cuando se incumplen
las características de calidad de la caracterización de los procesos misionales para los
productos o servicios.
5.2.2 Informar el hallazgo del producto o servicio no conforme.
El funcionario, auditor o cliente final que detecto el producto o servicio no conforme debe
informar al área correspondiente.
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PRODUCTO Y SERVICIO NO CONFORME
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5.2.3 Determina las causas del producto o servicio no conforme.
Analizar e identificar la causa que dio origen a la ocurrencia de la desviación usando las
herramientas definidas para este fin como los diagramas de interrelación, diagrama de
pareto, tormenta de ideas, causa –efecto o espina de pescado.
5.2.4 Registrar la información de la evidencia.
Cuando el incumplimiento es repetitivito o podría incidir el cumplimiento del objetivo del
proceso se debe llevar a cabo el registro del producto o servicio no conforme en el formato
“Control y Tratamiento del Producto y Servicios No Conformes” (F-05).
5.2.5 ¿Es posible dar alcance al producto y servicio no conforme?
Si es posible dar alcance al producto o servicio no conforme vaya al paso 6 si no es
posible vaya al paso 08.
5.2.6 Dar alcance al producto o servicio no conforme.
Cuando se haya entregado el servicio o producto no conforme, los funcionarios
responsables deberán comunicarse de manera inmediata con los usuarios de este para
informar la inconsistencia presentada y evitar su uso o aplicación.
5.2.7 Tomar acciones para impedir su uso o aplicación.
Los funcionarios responsables tomas las medidas necesarias para impedir su entrega o
aplicación, originalmente prevista, cuando se corrige el producto o servicio no conforme ,
nuevamente se somete a todas las actividades de verificación para demostrar que ha
cumplido con todos los requisitos establecidos.
5.1.8 Establecer acción correctiva.
Cuando el producto o servicio no conforme no cumple con las especificaciones definidas
en las caracterizaciones del proceso y presenta fallas se debe dar inicio a la aplicación del
procedimiento “Acciones Correctivas y Preventivas” (P-04), el análisis de la causa raíz de
definirá por su importancia y relevancia.
5.2.9 Evaluar las acciones ejecutadas
En líder del proceso en acompañamiento con el funcionario responsables del área evalúa
el cumplimiento de la acciones ejecutadas por medio de indicadores de control y de metas
establecidas al proceso.
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PRODUCTO Y SERVICIO NO CONFORME
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AREAS ADMINISTRATIVAS
6 DOCUMENTOS DE REFERENCIA
6.1 PROCEDIMIENTO “CONTROL DE REGISTROS, P-03”.
6.2 NORMA NTC ISO 9001:2008 SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD.
REQUISITOS
7 LISTA DE REGISTROS
En el Control de Registros (F-04) se referencia el control que se tiene sobre los registros
generados por este documento.
7.1 FORMATO DE LISTADO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS NO CONFORMES (F04).
7.2
CONTROL Y TRATAMIENTO DEL PRODUCTO Y SERVICIOS NO CONFORMES
(F-05)
8 ANEXOS
8.1 FORMATO DE LISTADO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS NO CONFORMES (F-04)
8.2 FORMATO CONTROL Y TRATAMIENTO DEL PRODUCTO Y SERVICIOS NO
CONFORMES (F-05)
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ANEXO: 1 FORMATO LISTADO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS NO CONFORMES
LISTADO DE PRODUCTOS Y SERVICIOS NO
CONFORMES
FACULTAD
DE MEDICINA
CÓDIGO: F-04
VERSIÓN: 01
AREAS ADMINISTRATIVAS
PRODUCTO
O PROCESO
NO CONFORMIDAD
TRATAMIENTO DEL
NO CONFORME
RESPONSABLE
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ANEXO: 2 FORMATO CONTROL Y TRATAMIENTO DEL PRODUCTO Y SERVICIOS NO
CONFORMES
CONTROL Y TRATAMIENTO DEL PRODUCTO Y
SERVICIOS NO CONFORMES
FACULTAD DE
MEDICINA
CÓDIGO: F-05
VERSIÓN: 01
AREAS ADMINISTRATIVAS
Detectado por:
DESCRIPCIÓN DEL PRODUCTO Y SERVICIO NO CONFORME
Fecha:
Señale con una “X” en la columna y describa el problema:
CATEGORIA
Otro
Responsable:
TRATAMIENTO DEL PRODUCTO O SERVICIO NO CONFORME
Fecha:
Señale con una “X” en la columna y describa el tratamiento:
Suspender
Corregir
Rechazar
Desechar
Retirar
Repetir
Otro
Responsable:
SEGUIMIENTO DEL PRODUCTO o SERVICIO NO CONFORME
Fecha:
SI
NO
¿POR QUÉ?
EFICAZ
REQUIERE ACCIÓN
CORRECTIVA.
SI:
Nº
NO:
REQUIERE ACCIÓN PREVENTIVA.
SI:
NO:
Nº
OBSERVACIONES:
Nombre____________________________ Firma: __________________Fecha de cierre:_________________
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