NAVEGACION SAP INTRODUCCION AL SISTEMA R/3 DE SAP

NAVEGACION SAP
INTRODUCCION AL SISTEMA R/3 DE SAP
Enero 2011
Agenda
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Reglas
Metodología
Objetivos del Curso
¿Qué es un ERP?
¿Qué es significa SAP?
Estructura
Módulos
Ingreso al sistema
Navegación
Conceptos Ampliados
Preguntas
Reglas

Apagar el celular

Evitar salir durante el curso

Respetar el horario del curso

Respetar los intervalos

Tener actitud participativa

Preguntar toda duda por más obvia que sea

Serán anotadas las preguntas que estuviesen fuera del alcance del curso

Prestar atención a las preguntas, contribuyen a aclarar sus propias dudas

Prestar atención en el curso

Tener en cuenta el objetivo del mismo
Metodología
1
Introducción
5
Práctica y
Ejercicios
2
Presentación
Conceptual
6
Preguntas
y Respuestas
3
Demostración
En SAP
7
Evaluaciones
4
Preguntas
y Respuestas
8
Cierre
Objetivos del curso
•
Al final del curso el participante será capaz de:
•
Identificar los elementos necesarios para la interacción con SAP R/3.
•
Identificar los elementos de una ventana típica.
•
Navegar por el sistema.
•
Personalizar las parametrizaciones del sistema.
•
Entrar, navegar y obtener ayuda en SAP R/3.
•
Conocer algunos conceptos básicos de SAP R/3.
•
Describir el propósito y definición de los elementos organizacionales,
datos maestros y transacciones de SAP.
¿Qué es un ERP?
El termino ERP significa: Planeación Empresarial de
Recursos, expresando que afecta a toda la empresa
y que controla los recursos necesarios para la gestión
integral de la misma.
Planeación del Recurso de la Empresa (ERP) es un sistema
de software modular e integrado con una flexible
arquitectura que soporta la operación de los negocios
apoyando la planeación, producción, ventas, procesos, cuentas por pagar, cuentas por
cobrar, distribución, contabilidad y recursos humanos, entre otros.
Un ERP es un sistema de información que integra aplicaciones informáticas para
gestionar todos los departamentos y funciones a través de una compañía que pueda
responder a las necesidades particulares de todos los diversos departamentos,
incrementando la productividad empresarial al estandarizar procesos e integrarlos;
mejorando la toma de decisiones por estar compartiendo información a través de la
organización.
¿Qué significa SAP?
Compañía alemana, las iniciales SAP significan: Sistemas,
Aplicaciones y Productos especializados en procesar datos
(Systems, Applications and Products in Data Processing.)
Es un sistema integrado que logra incorporar las mejores prácticas de negocio
a los diferentes procesos de industria, optimizando el manejo de la
información mediante una solución modular, donde cada modulo maneja una
función diferente (gestión financiera, gestión de materiales, entre otros).
A pesar que cada uno maneja funciones específicas, está totalmente
integrado.
Producto R/3
Sistema que proporciona funcionalidades integradas para
apoyar los procesos organizacionales.
Estas iniciales se refieren a que SAP trabaja en tiempo real en
tres niveles:
• Presentación (GUI  Graphics User Interface)
• Aplicación
• Base de datos
Versión del software o Release para Sigma S.A. ECC6.
Clientes/Servidor
Sistema Parametrizable
?
?
R/3 Base de procesos de negocio
Estructura
Estructura
Estructura
Estructura
FI
Contabilidad Financiera (FI)
El modulo de aplicación FI esta diseñado para la
administración automatizada y reporteo externo de la
contabilidad general, cuentas por cobrar, cuentas por
pagar y otras cuentas de libros auxiliares con un catálogo
de cuentas definible por el usuario.
Estructura
Libro Mayor - GL (General Ledger )
• Donde se define el Catalogo de cuentas contables.
• Proporcionar un cuadro general de la contabilidad.
• Administración por partidas abiertas para ciertos
procesos (cuentas puentes, provisiones, diferencia
en cambio, etc.).
• Contabilización automática y simultánea de todas las partidas
auxiliares en las correspondientes cuentas de mayor de las
operaciones ocurridas en los diferentes módulos de integración.
• Actualización simultánea de las áreas del libro mayor y contabilidad
de costes (Controlling).
• Evaluación en tiempo real y gestión de informes sobre los datos
actuales de contabilidad, en forma de visualizaciones de cuentas,
cierres con diferentes versiones de balances y análisis adicionales.
Estructura
Cuentas por Pagar - AP
• Administra el maestro de proveedores-acreedores
• El módulo de proveedores FI-AP registra y administra
los datos contables de todos los proveedores.
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Además es parte integrante del Módulo MM (Gestión de
Materiales – Compras), dónde las entradas de mercancias /
servicios con facturas son registradas para cada proveedor.
El sistema efectúa contabilizaciones en el Módulo FI-GL
automáticamente en respuesta a estos movimentos.
Para ayudar al usuario a mantenerse informado sobre las
partidas abiertas, existen previsiones de vencimentos e informes
de control que pueden ser ejecutados.
Estructura
Cuentas por Cobrar - AR
• Administra el maestro de clientes - deudores
• El módulo de Cuentas a cobrar registra y administra
los datos contable de los clientes (deudores).
• Es parte integrante del Módulo SD (Modulo Comercial-Ventas)
que le efectua registros automáticos en el momento de la
facturación.
• Contiene un conjunto de herramientas que puede ser utilizado
para el análisis de partidas abiertas, como por ejemplo: análisis
de cuentas, cuadros de vencimentos.
Estructura
Tesorería
Gestión de Caja TR-CM
Deuda e Inversiones TR-LO
• Administra los datos maestros de bancos Propios.
• Tiene como objetivo garantizar una gestión eficaz de
la liquidez tanto para cubrir los pagos obligatorios al
vencimiento de las obligaciones.
• Monitorea las entradas y salidas de caja. (Previsión y Posición de
Tesorería).
• Gestiona las operaciones financiares que componen el portafolio
de inversiones y deuda pública.
• Administra el manejo de las cajas a través de operaciones. Libros
de cajas.
• Realiza el manejo de conciliaciones bancarias automáticas y
manuales.
Estructura
Activos Fijos - AM
• El componente de Contabilidad de activos fijos se
utiliza para gestionar y supervisar activos fijos.
• En la Gestión financiera del Sistema R/3 de SAP, sirve
de libro auxiliar del libro mayor de FI, suministrando
información detallada sobre los movimientos
relacionados con activos fijos.
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•
•
Calcula depreciación y amortización.
Administra y maneja obras en proceso y diferidos.
Maneja diferentes tipos de valoración.
Calcula ajuste por inflación.
Estructura
Costos - CO
• El Controlling le proporciona la información para
facilitar las decisiones de gestión.
• Controlling (CO) y Gestión financiera (FI) son
componentes que funcionan de forma autónoma
dentro del sistema SAP.
• Todos los datos pertinentes a los costes fluyen automáticamente
desde la Gestión financiera hacia el Controlling.
• El sistema asigna costes e ingresos a objetos de imputación a
cuentas CO, como centros de coste, proyectos u órdenes.
• En el Controlling se gestionan las cuentas correspondientes de la
Gestión financiera como clases de coste o clases de ingreso.
Estructura
Consolidación - EC
• Contiene funciones del sistema de consolidación que
se pueden usar para presentación de cuentas externa
(establecida por la ley) así como para gestión de
informes interna.
• Considera que existan un plan único de cuentas para
las entidades a consolidar.
• Las funciones del sistema de integración permiten lo siguiente:
 Creación de las unidades organizativas de consolidación,
según las unidades (estructura jerárquica) en el sistema
operativo.
 Recopilación automatizada de datos de movimiento: existen
métodos de transferencia de datos (Uploads).
 Permite la definición de distintos métodos para trasladar los
datos de movimiento al sistema de consolidación: manuales o
automáticos.
Estructura
Gestión de Compras
Administración de Materiales – MM
• Es el módulo en el cual se realiza el control de los materiales y/o
servicios por diversos criterios principalmente por el concepto
Centro el cual esta dado en función de aspectos de producción,
suministro, mantenimiento y planificación de necesidades.
• Está totalmente integrado con los demas módulos, soportando
todas las fases de Administración de materiales/servicios:
Planeacion y Control de materiales, compras, recepcion de
mercancias, Administracion de Stock y verificacion de facturas.
Estructura
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•
Control Presupuestario - IPS
• La Gestión presupuestaria se encarga de
presupuestar todos los ingresos y gastos a través de
una dirección presupuestal (Datos maestros).
• Permite controlar los futuros movimientos de
recursos de acuerdo con el presupuesto disponible y
prevenir excesos en el presupuesto, tanto en el
presupuesto de comprometido como en el
presupuesto de Caja (PAC).
Se puede adaptar el presupuesto a las modificaciones en las
condiciones: mediante liberaciones, suplementos, devoluciones y
traslados.
En el control presupuestario la sociedad FI toma el nombre de
Entidad de Control Presupuestario.
Cuenta con transacción de cierre de ejercicios independiente al
del cierre Financiero-contable.
Esta integrado con todos los módulos del sistema.
Estructura
Navegación: Ingreso al sistema
Hacer doble click en el
icono de SAP logon
•
Aparecerá la
pantalla de ingreso
a SAP
Navegación: Ingreso al sistema
El Sistema R/3 es un sistema de mandantes. El concepto de mandante permite
a diferentes empresas independientes entre sí en términos empresariales
llevar a cabo operaciones conjuntas en el mismo sistema.
En un modo de usuario sólo podrá acceder a los datos de cliente que haya
seleccionado en el momento de entrar al sistema.
En términos comerciales, organizativos, y técnicos un mandante es una unidad
independiente en el Sistema R/3. Cada mandante posee su propio entorno de
datos y, por tanto, datos maestros y datos variables propios, registros maestros
de usuario asignados, gráficos de cuentas y parámetros específicos de
parametrización: definida por el levantamiento de unos macroprocesos y sus
respectivos procesos. Es un ambiente independiente de datos.
Constituye el nivel superior de la jerarquía del Sistema R/3
Debe crearse un registro maestro de usuario vinculado al mandante en
cuestión para que el usuario pueda entrar al sistema.
Ambiente de SAP
•
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•
DES: (Desarrollo) Donde se realizan todas las parametrizaciones,
programas y ajustes a objetos de SAP (Objetos: Programas,
pantallas, tablas, funciones).
QAS (Pruebas): Se realizan pruebas con datos similares a los
reales.
PRD (Productivo): Ambiente de trabajo real.
Navegación: Ingreso al sistema
Ingrese el mandante
Ingrese el usuario
Ingresar password. Por
seguridad, se mostraran
asteriscos
Seleccione el idioma de
trabajo. Si lo deja en
blanco, tomara el idioma
por defecto (en este caso
Español)
Reglas para crear la contraseña:
<ENTER>
Si es la primera vez que
ingresa el sistema le pedirá
que cambie la clave.
1.
Debe tener al menos 3 caracteres y no más de 8.
2.
Pueden utilizarse letras y/o números; también son válidos
los signos de puntuación.
3.
No debe iniciar con signos de admiración, signos de
interrogación, espacio en blanco ni con 3 caracteres
idénticos.
4.
No debe ser igual a otra contraseña anterior del usuario.
Si intenta ingresar al sistema y ya lo había hecho, el
sistema le muestra este mensaje en donde usted
recibe la información de cuando se ingresó y debe
seleccionar la acción a seguir.
Navegación: Salir del sistema
•
Por barra de menú
desde cualquier pantalla:
Sistema>Salir del sistema
•
Aparecerá una leyenda
para confirmar que se
perderán los datos no
grabados. Si está seguro
presione SI
Navegación
Navegación
Encabezado
de la Pantalla
Barra de
Títulos
Cuerpo
de la
Pantalla
Barra de
Menú
Barra de
Herramientas
Menú
Imagen
Barra de Estado
Navegación: Barra de estado
Sistema de Mensajes
Navegación: Barra de estado
Sistema de Información
Navegación: Iconos básicos
En R/3 las transacciones y acciones que se requieran
al ejecutar una transacción pueden accederse a través
de menú o a dando click sobre íconos.
A continuación se da una breve descripción de
algunos íconos básicos que le ayudarán en su
interacción con el sistema.
Navegación: Iconos básicos
Enter
[ENTER]
Primera Hoja
Grabar
[Ctrl+S]
Hoja Anterior
Pantalla Anterior
[F3]
Hoja Siguiente
Pantalla Inicial
[Shift F3]
Ultima Hoja
Cancelar
[F12]
Crear Modo
Imprimir
[Ctrl+P]
Ayuda
Buscar
[Ctrl+F]
Continuar Búsqueda
[Ctrl+G]
Navegación
Selección de menú
Menú de Usuario: Trae sólo las transacciones autorizadas para el
usuario.
Menú SAP: Estándar del sistema.
Cuando se ingresa por primera vez el sistema le asigna el Menú de
Usuario, para facilidad de navegación en el sistema se recomienda utilizar
el Menú SAP.
Transacciones empresariales
Conceptos ampliados del sistema: Transacciones
Las transacciones son programas de aplicación que ejecutan procesos
de negocio en el Sistema SAP. Cuántas veces sea posible, los datos
maestros son copiados y los elementos organizacionales aplicables
deben ser ingresados.
Navegación
Como seleccionar tareas
Todas las tareas en el sistema están identificadas con un código de
transacción. Usted puede acceder a ellas:
Vía Campo Comando:
Digitar el código de la
transacción.
Vía Menú:
Navegar hasta llegar a la
transacción requerida.
Navegación
Modos o Sesiones
Navegación: Múltiples modos
Para crear un modo:
1.
Desde el menú:
Sistema> Crear Modo
2.
Por medio del botón
Máximo 6: Tenga en cuenta que
el rendimiento del sistema
disminuye a mayor número de
modos abiertos.
Navegación
/n Cierra la transacción en la que se está trabajando.
/o Crea un nuevo modo.
/i Cierra el modo en el que se está trabajando.
Navegación
Favoritos
Insertar carpeta para organizar sub-menus.
Insertar transacción: si conoce el código.
Si no la conoce ubicarse en la transacción en el
Menú SAP y dar click sobre el ícono
Para borrar
Navegación
Configuración Personalizada
Navegación: Ayuda
Campo Ayuda: F1, F4
Cliente de visualización: Imagen inicial
Cliente de visualización: Imagen inicial
Cliente de visualización: Imagen inicial
F1
Cliente
1000
Sociedad
1000
Becker Berlín
IDES
F4
Intervalo Restringido de Valores
Restricciones
Ayuda - Cliente de visualización: Imagen inicial
Número de cuenta del cliente
Una única clave que se utiliza para identificar con
facilidad al cliente dentro del sistema SAP.
Cliente
Sociedad
Nombre de la empresa
Ciudad
Procedimiento
Al crear un registro maestro de cliente, el usuario
introduce el número de cuenta del cliente o hace que el
sistema determine el número cuando se ha grabado el
registro en función del tipo de asignación de números
que se utilice.
Ayuda p. aplicación
Datos técnicos
Mensaje
 SAP AG 1999
Moneda
Número restringido a
Entradas
posibles
Sin restricción
Lista de aciertos
FD03
iwdf4042
INS
Navegación: Ayuda
Tecla de Función F1
Ubicado sobre cualquier campo en el sistema si tiene inquietud sobre su
utilización, presione F1 y el sistema le mostrará la documentación que tenga
sobre éste.
Navegación: MarchCode
Búsqueda de datos o posibles entradas:
Tecla de Función F4
Ubicado sobre cualquier campo en el sistema que requiera una entrada,
presione F4 y el sistema le dará los datos posibles para su selección o lo
llevará a una búsqueda de acuerdo a parámetros que se relacionen con el
campo.
Utilice * para ayudar a la delimitación de la búsqueda.
Puede llamar la función
dando un click sobre el
Matchcode
Funciones del sistema: Servicios
Funciones del sistema: Perfil del usuario
Conceptos ampliados del sistema: Elementos
organizativos
Los elementos
organizacionales son los
mecanismos para definir
una estructura corporativa
de una compañía dentro del
sistema SAP para propósitos
legales y/o relacionados con
el negocio.
Cada elemento organizacional,
como el centro, es primero definido
en la parametrizacion y entonces
asignado (enlazado) a otros
elementos organizacionales (p.e.
Planta a Sociedad), de esa manera
se representa toda la estructura
corporativa.
Conceptos ampliados del sistema: Elementos
organizativos
Sociedad FI
Es el organismo o entidad cuyo objeto esencial
es producir bienes y/o prestar servicios
que satisfagan necesidades de una comunidad.
Conceptos ampliados del sistema: Elementos
organizativos
División
• Agrupaciones dentro de las Compañías
• Representa un Área separada de Operaciones o
Responsabilidades dentro de una Organización
Puede ser compartida entre Compañías o puede ser específica
para una Compañía en particular
El más bajo nivel dentro de FI que en un Balance y un Estado de
Resultados se puede desarrollar
Conceptos ampliados del sistema: Elementos
organizativos
División
División
Conceptos ampliados del sistema: Elementos
organizativos
Estructuras Organizativas
Están compuestas de elementos que
representan la parte legal y las vistas
organizacionales de una empresa, en función
de los procesos empresariales, las áreas de
responsabilidad y los requerimientos de
informes. Cada módulo tiene las propias.
Estructuras organizativas
Sociedad
GL
Sociedad CP
La entidad CP es una unidad organizativa que
clasifica la empresa desde el punto de vista del
control de fondos y del control presupuestario.
Sociedad CO
La sociedad CO es una unidad organizativa que
estructura la empresa desde el punto de vista de la
contabilidad de costos o Controlling.
Sociedad FI
Unidad Organizacional para la cual se define un Plan
de Cuentas, con el propósito de reportar tanto
interna como externamente los resultados de la
Empresa y que clasifica la empresa conforme a los
requerimientos de la legislación.
Plan de Cuentas
Plan de cuentas
Sociedad
1000
Sociedad
2000
Sociedad
3000
Sociedad
4000
Es una lista ó catálogo de las cuentas de mayor usadas por una ó varias
empresas. Es necesario asignar un plan de cuentas a cada sociedad. Este plan
de cuentas es el plan de cuentas operativo y se usa para las contabilizaciones
diarias en esta sociedad
Elementos organizativos
Conceptos ampliados del sistema: Datos Maestros
Los datos maestros son un conjunto de registros de datos que
permanecerán un largo periodo de tiempo en la base de datos. Estos
registros se almacenan y procesan centralizadamente, para de esta forma
evitar redundancias y para que todas las aplicaciones utilicen la misma
información.
Datos
generales
Datos maestros
Ej.: Proveedores
Datos
contabilidad
Datos
compras
Vistas
Conceptos ampliados del sistema: Salida
Conceptos ampliados del sistema: Reportes
•
Los tipos de reportes disponibles en SAP son:
•
Reportes estándar que listan documentos, datos maestros y combinaciones de estos objetos
(características) para ser seleccionados en la solicitud de reporte.
•
Los reportes a través de sistemas de información en las aplicaciones: Análisis estándar desde
FIS (Finanzas), LIS (Logística), HIS (Recursos Humanos)
•
Reportes a través de sistemas de información con bases de datos separadas y herramientas
para generación flexible de estructuras de reportes: EIS (Sistema de información Gerencial) y
BW (Business Warehouse)
Conceptos ampliados del sistema: Reportes
Las herramientas de reportes claves disponibles en SAP incluyen los Sistemas de
Información disponibles dentro de cada una de las aplicaciones (como Logística,
Contabilización, Recursos Humanos). La información detallada de la transacción es
almacenada en el sistema SAP y agregada a los Sistemas de Información para
propósitos estadísticos. Los datos de otros sistemas pueden también ser ingresados
para propósitos estadísticos.
PREGUNTAS