ACUERDO DE COLABORACIÓN ENTRE FUNDACIÓN MADRID 2016 Y REUNIDOS

ACUERDO DE COLABORACIÓN ENTRE FUNDACIÓN MADRID 2016 Y
ASOCIACIÓN EMPRESARIAL HOTELERA DE MADRID
En Madrid, a 21 de enero de 2009
REUNIDOS
DE UNA PARTE:
D. Alberto Ruiz-Gallardón, mayor de edad, con domicilio a estos efectos en
Madrid, Palacio de Cibeles, c/ Montalbán 1, y con D.N.I. nº 681362-Q.
DE OTRA PARTE:
D. Jesús Gatell Pàmies, mayor de edad, con domicilio a estos efectos en Plaza
de España 18 – Planta 9ª - Oficina 11- 28008 Madrid, y con D.N.I. nº
39.624.269 F.
INTERVIENEN
D. Alberto Ruiz-Gallardón, en calidad de Presidente, según escritura otorgada
ante el Notario D. José Luis García Magán, en fecha 8 de septiembre de 2006,
bajo el número 3522 de su protocolo, que actúa en nombre y representación de
FUNDACIÓN MADRID 2016, con domicilio social en Madrid, Palacio de
Cibeles, c/ Montalbán 1, inscrita en el Registro de Fundaciones CAM Hª 460
Insc 1ª Tº CXXVII Fº 201-231 y con CIF nº G84789080
En adelante, “la Fundación”.
D. Jesús Gatell Pàmies, en calidad de Presidente, según escritura de poderes
otorgada ante el Notario D. Ignacio Manrique Plaza en fecha 9 de julio de 2004,
bajo el número 5.315 de su protocolo, que actúa en nombre y representación
de la ASOCIACIÓN EMPRESARIAL HOTELERA DE MADRID, con domicilio
social en Madrid, calle Plaza de España, 18, 9º 11, , y con CIF nº G-28610525
constituida al amparo de lo establecido en la Ley 19/1977 de 10 de abril, sobre
regulación del Derecho de Asociación Sindical
En adelante, “AEHM”.
En adelante, la Fundación y AEHM serán referidos conjuntamente como “las
Partes” e individualmente como “la Parte”.
Las Partes intervinientes, en la condición en que cada una de ellas comparece,
se reconocen mutuamente plena capacidad para la celebración del presente
acuerdo de colaboración (en adelante, “el Acuerdo”), a cuyo fin
EXPONEN
I.
Que, en fecha 4 de junio de 2008 la ciudad de Madrid fue designada
Ciudad Candidata para la celebración de los XXXI Juegos Olímpicos
y los XV Juegos Paralímpicos que se celebrarán el año 2016 (en
adelante los Juegos Olímpicos y los Juegos Paralímpicos,
conjuntamente, los “Juegos”) por el Comité Olímpico Internacional
(“COI”).
II.
Que en el marco del proceso de la presentación de la candidatura de
la ciudad de Madrid, la Fundación debe presentar al COI un dossier
en el que, entre otras cuestiones, presente determinadas garantías a
prestar por los titulares de establecimientos hoteleros relativas a la
disponibilidad y las condiciones de alojamiento para atender las
necesidades de
alojamiento
de
determinados
colectivos
especialmente relacionados con los Juegos durante el período de
duración de éstos, (en adelante, los “Grupos Constituyentes”, entre
los que se encuentra la Familia Olímpica, y que se relacionan en el
Anexo 2 al presente Acuerdo).
III.
Que el 2 de octubre de 2009 el COI elegirá, entre las Ciudades
Candidatas a la celebración de los Juegos, la Ciudad Anfitriona de
los mismos. De recaer dicha elección en la ciudad de Madrid, el
Ayuntamiento de Madrid y el Comité Olímpico Español (“COE”)
suscribirán con el COI el Contrato de Ciudad Anfitriona (el “Contrato
de Ciudad Anfitriona”), en el que se recogerán, entre otros, los
compromisos relativos a la disponibilidad y las condiciones de
alojamiento hotelero para satisfacer la demanda que generarán los
Juegos, y se procederá a la constitución del comité organizador de
los Juegos (el “COJO”), que asumirá los compromisos del
procedimiento de presentación de la candidatura de Madrid así como
las funciones, compromisos y derechos derivados del Contrato de
ciudad Anfitriona y de los acuerdos relacionados con el mismo.
IV.
Que la AEHM, asociación integrada por hoteles, apartamentos
turísticos, alojamientos rurales y demás alojamientos integrados en la
misma, todos ellos de la Comunidad Autónoma de Madrid (los
“Establecimientos Hoteleros”), está interesada en apoyar los valores
del olimpismo y el proyecto olímpico de la ciudad de Madrid como
elemento estratégico para el desarrollo de Madrid y del conjunto de
España.
V.
Que la AEHM dispone asimismo de una consolidada experiencia en
la coordinación de las disponibilidades y condiciones de alojamiento
en la Comunidad de Madrid durante la celebración de eventos de
masiva afluencia y particular relevancia para la Comunidad de Madrid
y España.
VI.
Que la ciudad de Madrid, a través de la presentación de la
candidatura para albergar los Juegos, está realizando y tiene previsto
realizar una gran inversión en la promoción, a nivel nacional e
internacional, de la propia ciudad de Madrid dado que uno de los
objetivos primordiales de la candidatura olímpica de Madrid es la
promoción de la ciudad en el extranjero. Dicha inversión continuará
en caso de que Madrid sea finalmente elegida Ciudad Anfitriona de
los Juegos, circunstancia que redundará en beneficio de la ciudad de
Madrid, su proyección internacional y sus infraestructuras.
VII.
Que, con el fin de posibilitar el cumplimiento de los requisitos
exigidos por el COI para la presentación del dossier de la candidatura
olímpica de Madrid, es interés de las Partes que la AEHM promueva
el compromiso y la garantía de los Establecimientos Hoteleros de
disponibilidad y condiciones de alojamiento durante los Juegos.
VIII.
Que en consideración de lo anterior, las Partes suscriben el presente
Acuerdo, que se regirá por las siguientes
ESTIPULACIONES
Primera.- Objeto
Constituye el objeto del presente Acuerdo la colaboración entre la Fundación y
la AEHM para la promoción, fomento y coordinación de las disponibilidades de
alojamiento en los Establecimientos Hoteleros durante los Juegos así como la
promoción y la defensa de la candidatura olímpica de Madrid por parte de la
AEHM en lo relativo a alojamientos, mediante la prestación y apoyo que se le
solicite de manera razonable.
En el marco de lo anterior:
-
La AEHM se compromete a promover la firma por parte de los
Establecimientos Hoteleros de garantías sobre determinados aspectos
del alojamiento durante los Juegos, en los términos establecidos en la
Cláusula Segunda siguiente, y
-
La Fundación seguirá llevando a cabo determinadas actuaciones en
beneficio del sector hotelero de la Comunidad de Madrid y en particular
en favor de aquellos Establecimientos Hoteleros que se adhieran a la
Garantía (según se define en la Cláusula Segunda), en los términos
establecidos en la Cláusula Tercera siguiente.
Segunda.- Actividades de la AEHM
La AEHM se compromete a difundir y promover entre los Establecimientos
Hoteleros la firma, por cada uno de ellos, de la garantía que se adjunta como
Anexo 1 sobre disponibilidad de plazas, tarifas y condiciones de prestación de
los servicios durante el período de los Juegos (“la Garantía”).
La Garantía a firmar de forma individual por los Establecimientos Hoteleros es
una condición imprescindible exigida por el COI para la presentación de la
documentación de la candidatura de la ciudad de Madrid como Ciudad
Anfitriona de los Juegos. La firma por parte de los Establecimientos Hoteleros
de la Garantía implicará asimismo la adhesión de los mismos a los términos y
condiciones del presente Acuerdo de colaboración.
Asimismo, y en caso de que Madrid sea designada como Ciudad Anfitriona de
los Juegos, los Establecimientos Hoteleros, de forma individual, suscribirán un
contrato con el COJO regulando los términos y condiciones específicos de
cada Hotel, incluido aquél o aquéllos que sean elegidos como hotel/es para
alojar a los miembros del COI.
Asimismo, la AEHM prestará el apoyo que sea necesario para que las
actividades contenidas en la Cláusula Tercera siguiente puedan llevarse a
cabo.
Tercera.- Actividades de la Fundación
La Fundación seguirá realizando las siguientes actuaciones en beneficio del
sector hotelero madrileño en general y en particular de la AEHM y de aquellos
Establecimientos Hoteleros que suscriban la Garantía:

La Candidatura se compromete a hacer un acto formal con la adecuada
cobertura mediática en el que se hará entrega de una bandera con el
símbolo de la candidatura olímpica de Madrid (“la Bandera”) a aquellos
Establecimientos Hoteleros que hayan firmado la Garantía.
La Fundación se compromete a hacer sus mejores esfuerzos para que a
dicho acto oficial de entrega de la Bandera asista una autoridad
representativa del Ayuntamiento de Madrid y/o de las instituciones
involucradas en la Candidatura, fomentando así la repercusión mediática
del acto.
Asimismo, en el momento de firma del presente Acuerdo se hará entrega
de una Bandera a la AEHM.
El uso de la Bandera por parte de los Establecimientos Hoteleros y la
AEHM estará sometido a las normas establecidas por el COI relativas a la
aceptación de candidaturas para la organización de los Juegos y se limitará
a las condiciones establecidas en este Acuerdo, sin que suponga el
otorgamiento a favor de la AEHM y/o de los Establecimientos Hoteleros
que otorguen la Garantía de ningún otro derecho de uso o titularidad de la
Bandera o de su contenido. Asimismo, los Establecimientos Hoteleros no
harán un uso indebido de la Bandera que pueda dañar la buena imagen de
la candidatura.

Fomentar la emisión de determinados reportajes por la cadena de
televisión y página web de Es Madrid TV y la página web de la Candidatura
sobre los Establecimientos Hoteleros que hayan otorgado la Garantía y dar
cobertura a los actos de entrega de la Bandera, mejorando y difundiendo
así tanto su imagen como Establecimiento Hotelero como su colaboración y
vinculación con el proyecto olímpico.
Por otro lado, en el contexto de la promoción de ámbito nacional e internacional
de la ciudad de Madrid por medio de la candidatura a los Juegos, el
Ayuntamiento de Madrid está realizando importantes campañas de divulgación
de la ciudad de Madrid con el objetivo de promocionarla ante el público
nacional e internacional, lo que redundará en el beneficio de la propia ciudad y,
por ende, de sus empresarios y, en especial, los del sector turístico.
Cuarta.- Otras obligaciones de las Partes
Sin perjuicio de otras dispuestas en el presente Acuerdo, la AEHM y la
Fundación (y, en su caso, y a tenor de la Cláusula Quinta, el COJO) se
comprometen a cumplir con las obligaciones que se indican a continuación:
4.1 Precios
Los precios a percibir por los Establecimientos Hoteleros son netos y sobre los
mismos no se podrá aplicar ningún tipo de comisión. Serán los que figuran en
el Anexo 3 con los correspondientes condicionantes que aparecen en el mismo.
4.2 Cupos
La Fundación (siempre y cuando haya recibido la información necesaria por
parte del Comité Olímpico Internacional y de los Grupos Constituyentes)
comunicará a la AEHM, antes del 5 de diciembre de 2015, el número de
huéspedes de los Grupos Constituyentes, tipos, ubicación y número de
alojamientos requeridos, así como cualquier otra información que tuviera al
respecto.
En caso de que la Fundación no hubiese comunicado antes del 5 de
diciembre de 2015 el número de huéspedes de los Grupos Constituyentes,
los Establecimientos Hoteleros podrán dar por liberadas las habitaciones
bloqueadas, sin coste alguno para la Fundación.
La reserva específica de las habitaciones asignando una habitación
concreta o un tipo de habitación a un huésped concreto se realizará dentro
de los cuatro meses previos al inicio de los Juegos.
4.3 Pagos
El pago a los Establecimientos Hoteleros que hayan suscrito la Garantía se
realizará por parte de la Fundación Madrid 2016 o cualquier otro organismo
que la sustituya, según el siguiente calendario de pagos:

El 30% del total se abonará antes del 5 de diciembre de 2015.

El 30% antes del 5 de febrero de 2016.

El 30% antes del 5 de mayo de 2016.

El 10% restante en el plazo de un mes después de los Juegos.
4.4 Liberación de habitaciones
Los Establecimientos Hoteleros que hayan suscrito la Garantía tendrán
derecho a recibir una compensación en concepto de cancelación de las
habitaciones incluidas en los cupos comunicados según el epígrafe 4.1
anterior. Estas penalizaciones se ajustarán al siguiente esquema:

Las habitaciones podrán cancelarse sin penalización hasta el 5 de
diciembre de 2015.

La cancelación o reducción de habitaciones entre el 5 de diciembre
de 2015 y el 5 de febrero de 2016 se penalizará con el 30% del
importe total de las reservas canceladas.

La cancelación o reducción de habitaciones entre el 5 de febrero de
2016 y el 5 de mayo de 2016 se penalizará con el 60% del importe
total de las reservas canceladas.

La cancelación o reducción de habitaciones posterior al 5 de mayo
de 2016 se penalizará con el 100% del importe total de las reservas
canceladas.
Si las habitaciones pagadas total o parcialmente fueran liberadas después
de las fechas indicadas, el Establecimiento Hotelero correspondiente se
compromete a hacer todos los esfuerzos que sean comercialmente
razonables para vender las habitaciones. Antes de 15 de septiembre de
2016, el Establecimiento Hotelero informará sobre la puesta a la venta de
las habitaciones liberadas tardíamente y, en caso de que las mismas se
hayan vendido, procederá a devolver hasta un máximo del 90% de los
importes cobrados y penalizados a la Fundación.
4.5 Entrada y salida en/de las habitaciones (Check in-check out)
La Dirección de cada uno de los Establecimientos Hoteleros intentará,
dentro de sus posibilidades, alojar de forma inmediata a los miembros de
los Grupos Constituyentes si su llegada se produce antes de las 14:00
horas del día reservado, pero en caso de no encontrarse disponibles las
habitaciones por causas de fuerza mayor les ofrecerá custodia de equipaje
en lugar seguro. El mismo servicio de custodia de equipaje se ofrecerá sin
cargo el día de salida a partir de las 12:00 horas, hora de desalojo de las
habitaciones.
4.6 Imposibilidad de atender una reserva. Recolocación
Si por causas de fuerza mayor del Establecimiento Hotelero fuera imposible
cumplir con alguna de las reservas previamente confirmada, se procederá
de acuerdo con las normas habituales en el hospedaje internacional.
Concretamente el Establecimiento Hotelero proveerá al usuario de:
a) Un alojamiento, similar o mejor que el reservado, sin cargo extra
alguno y durante los días previstos en la reserva.
b) El nuevo alojamiento deberá respetar los criterios de distancia a
las instalaciones deportivas o a las sedes de los medios de
comunicación del alojamiento inicialmente reservado.
c) Transporte pagado desde el alojamiento inicialmente reservado al
alojamiento alternativo.
d) Dos llamadas telefónicas de una duración máxima de 3 minutos a
cualquier parte del mundo con cargo al establecimiento
reservado.
Si se tuviera conocimiento de la incidencia antes de la llegada a Madrid del
usuario, se intentará por todos los medios posibles notificarle el alojamiento
alternativo a fin de evitarle molestias.
Asimismo se remitirá al usuario afectado una carta de disculpa por parte de
la Dirección del Establecimiento Hotelero inicialmente reservado
notificándose también la incidencia, con las medidas tomadas para
solucionarla, a la Fundación.
4.7 Precios no incluidos en contrato
Durante el periodo establecido en el contrato se mantendrán por parte de la
Dirección de cada Establecimiento Hotelero unos precios razonables,
habituales y competitivos para todos los servicios y productos que
habitualmente ofrezca. Concretamente entrarán dentro de este apartado
los salones de reuniones, los servicios alimenticios, el servicio telefónico, el
servicio de lavandería, garaje y parking, etc.
Dichos precios no podrán superar los vigentes en cada Establecimiento
Hotelero en el período de Junio 2015, incrementados en un máximo del
10%.
4.8 Precios para otros usuarios distintos de los Grupos Constituyentes
Los precios a aplicar a personas no pertenecientes a los Grupos
Constituyentes durante el período de celebración de los Juegos no
excederán de los precios medios vigentes en cada Establecimiento
Hotelero durante el mes de Junio de 2015, incrementados en un máximo
del 10%.
Quinta.- Duración y terminación
La duración del presente Acuerdo comenzará el día de la firma del mismo y
permanecerá vigente hasta el día de designación de la Ciudad Anfitriona de los
Juegos de 2016 por parte del COI.
No obstante lo anterior, y con respeto a la legislación aplicable, la Fundación
hará sus mejores esfuerzos para que el COJO asuma los compromisos de este
Acuerdo una vez éste haya sido constituido. En tal supuesto, la AEHM y los
Establecimientos Hoteleros deberán asumir frente al COJO las obligaciones
asumidas en el presente Acuerdo frente a la Fundación.
Sexta.- Confidencialidad
Tendrá la consideración de información confidencial toda la información que,
cualquiera que fuere su soporte y forma de comunicación, hubiera sido
comunicada por una de las Partes a la otra y que haya sido clasificada como de
propiedad exclusiva y/o confidencial o que, por su naturaleza y/o las
circunstancias en que se produzca la revelación, debe de buena fe estimarse
como confidencial. También tendrá esta consideración el contenido del
presente Acuerdo.
La información confidencial será tratada como tal por las Partes y no será
revelada por el receptor sin el consentimiento previo de la otra Parte. En
particular, las Partes se comprometen a adoptar las medidas necesarias para
evitar que terceros no autorizados puedan acceder a la información
confidencial y al limitar su acceso a los empleados autorizados que precisen
disponer de ella para la ejecución del contrato, trasladándoles idéntica
obligación de confidencialidad.
Séptima.- Notificaciones
Toda notificación que deban dirigirse las Partes en relación con el presente
Acuerdo deberá dirigirse por cualquier modo que en derecho español acredite su
recepción, a las direcciones indicadas en el encabezamiento.
Las notificaciones efectuadas en estos domicilios se entenderán bien realizadas
salvo que por conducto fehaciente cualquiera de las Partes hubiese comunicado
a la otra su cambio de domicilio.
Octava.- Legislación y jurisdicción competente
El presente Acuerdo se regirá por la legislación española, siéndole de aplicación
la Ley 30/2007, de 30 de octubre, de Contratos del Sector Público, con el
alcance previsto en la misma.
Para cualquier cuestión que pudiera dimanar de la interpretación, cumplimiento o
ejecución del presente Acuerdo, las Partes, con expresa renuncia a cualquier
otro fuero que pudiera serles propio, se someten expresamente al de los
Juzgados y Tribunales de Madrid (capital).
Y en prueba de conformidad y obligándose a su fiel cumplimiento las Partes
extienden por duplicado y a un solo efecto el presente Acuerdo que, después de
leído, firman en los conceptos en que intervienen, en lugar y fecha indicadas en
el encabezamiento.
ANEXO 1
GARANTÍA 14.7.1
D. [*], en nombre y representación de [Nombre de la entidad que gestiona el
hotel / alojamiento] garantiza, respecto del [Nombre del hotel / alojamiento] de
categoría […] que, en el supuesto de que Madrid sea designada Ciudad
Anfitriona de los Juegos del año 2016 (Juegos):


Los compromisos contenidos en la presente garantía serán incorporados a
contratos de alojamiento y serán vinculantes durante los Juegos.
Mantendrá reservadas en favor de las personas que designe el Comité
Organizador de los Juegos Olímpicos [nº] habitaciones que suponen un
85% del número total de habitaciones, en las condiciones y tarifas descritas
en la siguiente tabla, que distingue las tarifas aplicables si [Nombre del
hotel / alojamiento] es designado como hotel de alojamiento de la Familia
Olímpica o si alberga a cualquier otro Grupo Constituyente:
Familia Olímpica (IOC, IF, NOC)
Nº DE
HABITACIONES
INDIVIDUALES
RESERVADAS
PRECIO
HABITACIONES
INDIVIDUALES
**
EUR
2016
USD
2016*
Nº DE
HABITACIONES
DOBLES
RESERVADAS
PRECIO
HABITACIONES
DOBLES**
EUR
2016
Nº DE SUITES
RESERVADAS
USD
2016*
PRECIO
SUITES
**
EUR USD
2016 2016*
Otros Grupos Constituyentes (otros “Client Groups)
Nº DE
HABITACIONES
INDIVIDUALES
RESERVADAS
PRECIO
HABITACIONES
INDIVIDUALES
EUR
2009
USD
2009*
EUR
2016
USD
2016*
Nº DE
HABITACIONES
DOBLES
RESERVADAS
PRECIO
HABITACIONES
DOBLES
EUR
2009
USD
2009*
EUR
2016
USD
2016*
Nº DE SUITES
RESERVADAS
PRECIO
SUITES
EUR USD
2009 2009*
EUR USD
2016 2016*
Las referidas tarifas son netas para [Nombre del hotel / alojamiento] y han
sido calculadas tomando como referencia las vigentes en agosto de 2008,
incrementadas en un IPC estimado del 4 % anual, y para una estancia en
régimen de alojamiento y desayuno asumiendo el IVA actual del 7% *.

No exigirá estancia mínima para la ocupación de las habitaciones
reservadas.
*
Los importes indicados en USD se han obtenido aplicando un tipo de cambio respecto del Euro de […]. Cualquier riesgo de fluctuación de tipo de cambio, así como de
impuestos indirectos aplicables, será asumido por el Comité Organizador de los Juegos Olímpicos.
**
Tarifa con descuento si [Nombre del hotel / alojamiento] alberga a la Familia Olímpica.


Los precios de otros servicios adicionales al alojamiento (tales como
parking, lavandería, teléfono, salas de reuniones, etc.) serán los que
resulten de incrementar en un máximo del 10% los precios aplicables en
junio de 2015.
Los precios a aplicar a personas no designadas por el Comité Organizador
de los Juegos Olímpicos (e.g. los espectadores) durante el período de
celebración de los Juegos no excederán de los precios medios vigentes en
el mes de Junio de 2015, incrementados en un máximo del 10%.
Los compromisos previstos en esta garantía se refieren a las dos noches
previas a la ceremonia de apertura de los Juegos, el período comprendido
entre la ceremonia de apertura y la de clausura así como las dos noches
posteriores a la ceremonia de clausura de los Juegos.
Fdo.
D. [*]
[Nombre de la entidad que gestiona el hotel / alojamiento]
ANEXO 2
GRUPOS CONSTITUYENTES
Familia Olímpica
Habitaciones exigidas por el COI
COI
1.800
Comités Olímpicos Nacionales
3.420
Federaciones Internacionales
TOTAL:
900
6.120
Resto de Grupos Constituyentes
Habitaciones exigidas por el COI
Dignatarios
540
COJO Anfitrión
5.665
Empleados Técnicos
2.300
Medios de Comunicación
Observadores
18.650
500
Patrocinador COJO
3.460
TOP SPONSOR
2.765
TOTAL:
33.880
ANEXO 3
PRECIOS ACORDADOS POR LA AEHM Y LA FUNDACIÓN MADRID 2016
PARA LOS JUEGOS 2016
1. FAMILIA OLÍMPICA
CATEGORÍA
Precio
HOTELES GL
410,00 €
HOTELES 5*
285,00 €
HOTELES 4*
240,00 €
HOTELES 3*
185,00 €
2. OTROS GRUPOS CONSTITUYENTES
CATEGORÍA
Precio
HOTELES GL
475,00 €
HOTELES 5*
325,00 €
HOTELES 4*
275,00 €
HOTELES 3*
215,00 €
HOTELES 2*
165,00 €

Precios netos por habitación , en ocupación doble o individual, con
desayuno.

IVA incluido, siempre y cuando no varíe del 7% actual. En caso de
reducción se modificará proporcionalmente y en caso de incremento éste
será asumido por el Comité Organizador de los Juegos Olímpicos.

Sin estancia mínima requerida.

Los precios que se cobren a personas no acreditadas durante el período
de celebración de los Juegos no excederá de los precios medios
aplicables durante el mes de junio del año 2015, incrementados en un
10%.

Los hoteles se comprometen a ofrecer a MADRID 2016 el 85% de su
capacidad alojativa.