CONTROL DE REGISTROS

CONTROL DE REGISTROS
ELABORACIÓN
Elaborado por:
Henry Giraldo Gallego
Cargo: Profesional Universitario
REVISIÓN
Revisado por:
Angela Viviana Echeverry Díaz
Cargo: Asesor
APROBACIÓN
Aprobado por:
Armando Rodríguez Jaramillo
Cargo: Secretario de Despacho
PROCEDIMIENTO
Código: P-PLA-68
Versión: 03
Control de registros
Fecha: 07/06/2011
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TABLA DE CONTENIDO
1. OBJETO............................................................................................................ 3
2. ALCANCE ......................................................................................................... 3
3. DEFINICIONES................................................................................................. 3
4. NORMATIVIDAD............................................................................................... 5
5. CONDICIONES GENERALES .......................................................................... 5
6. CONTENIDO..................................................................................................... 8
7. REGISTROS DE CALIDAD............................................................................... 9
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA .................................................................. 9
9. ANEXOS ............................................................................................................ 9
PROCEDIMIENTO
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Versión: 03
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Fecha: 07/06/2011
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1. OBJETO
Este procedimiento tiene por objeto la identificación, indización, acceso,
clasificación, almacenamiento, conservación y disposición de los registros del
Sistema de Gestión de la Calidad.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para el control de todos los registros que se generen en
la aplicación de los procedimientos del Sistema de Gestión de la Calidad para la
Administración Central del Departamento del Quindío.
3. DEFINICIONES
3.1
ACCESO
Autorización para consultar o disponer de la información contenida en un registro.
3.2 ARCHIVO CENTRAL
En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que
siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y
particulares en general.
3.3 ARCHIVO DE GESTIÓN
Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y
consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos
iniciados.
3.4 CLASIFICACIÓN
Corresponde a la organización y el orden en que se llevan los registros (
consecutivo ó cronológico).
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3.5 DISPOSICIÓN
Destino que se da a un registro luego de su tiempo de retención.
3.6 DOCUMENTO
Información y su medio de soporte.
Ejemplo: Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe,
norma.
NOTA: El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico,
muestra patrón o una combinación de estos.
3.7 ESPECIFICACIÓN
Documento que establece requisitos.
NOTA: Una especificación puede estar relacionada con actividades (por ejemplo,
procedimiento documentado, especificación de proceso y especificación de
ensayo / prueba), o con productos o servicios (por ejemplo, una especificación de
producto, una especificación de desempeño, un plano o una especificación de un
servicio derivada de una reglamentación).
3.8 GESTIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.
3.9 INDIZACIÓN
Se refiere al medio empleado para la conservación de los registros (base de
datos, carpetas, videos)
3.10
PROCEDIMIENTO
Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
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3.11 RECOLECCIÓN
Se identifica el cargo responsable de diligenciar el registro o el formato
estandarizado.
3.12
REGISTRO
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
3.13
REGISTROS EXTERNOS
Documentos diligenciados por personas u organizaciones diferentes a la entidad.
3.14 TIEMPO DE RETENCIÓN
Tiempo considerado como conveniente para conservar un registro.
4. NORMATIVIDAD
- NTCGP 1000:2009.
- Ley 594 de 2000.
5. CONDICIONES GENERALES
5.1 CLASIFICACIÓN
PROCESO: Gestión de la Planeación y la Planificación.
SUBPROCESO: Desarrollo Organizacional.
5.2. INTERRELACIONES
PROVEEDOR: Todos los procesos.
CLIENTE: Partes interesadas.
5.3 RIESGOS Y CONTROLES
5.3.1 Riesgos
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Desactualización del listado maestro de registros con los cambios aprobados en la
documentación sobre registros.
5.3.2 Puntos de control
Actualización del listado maestro de registros en el momento en que se producen
cambios en los documentos que contienen la información sobre registros.
(Actividad 9).
5.4 ADMINISTRACIÓN DE LOS REGISTROS
La necesidad de la existencia de un registro se define con base en los siguientes
criterios:
-
Cuando la información es relevante en un proceso,
Cuando no suministra igual información que registros existentes,
Cuando es conveniente concentrar información en un registro específico.
Para establecer la forma de administrar un registro debe tenerse en cuenta lo
siguiente:
-
Por qué se requieren los datos?
Dónde serán recolectados?
Frecuencia y responsable de la recolección.
Entrenamiento si es necesario para su recolección.
Transformación en otro tipo de dato, método de almacenamiento y
preservación para garantizar su recuperabilidad y disponibilidad para la toma
de decisiones.
Para facilitar el diseño de un formato debe considerarse:
-
La facilidad de introducir los datos (espacios suficientes, líneas
convenientemente espaciadas).
Facilidad de uso (visibilidad, legibilidad, información ordenada, coherencia con
otros formatos existentes).
5.5 CARACTERÍSTICAS GENERALES DE LOS REGISTROS
Todo registro debe ser diligenciado de forma clara y legible, sin tachones ni
enmendaduras que puedan dar lugar a confusión sobre la información registrada,
de forma completa llenando todos los espacios disponibles y debe contener la
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firma del responsable de obtener la información para registros diligenciados en
papel y el nombre del responsable para los diligenciados en medio magnético.
5.6 PRESERVACIÓN DE LOS REGISTROS
Los registros deben diligenciarse mediante elementos que impidan su pérdida o
reduzcan su legibilidad; cuando se trata de registros en medios magnéticos,
deben utilizarse copias de seguridad, si su disposición se realiza en un tiempo
inferior a seis meses y en otro computador cuando su disposición se realiza en un
tiempo mayor a seis meses.
Deben almacenarse lejos de agentes ambientales que favorezcan su deterioro.
5.7 CONTROL DE LOS REGISTROS EXTERNOS
Las características de administración de los registros externos se establecen en el
Listado Maestro de Registros Externos LM-PLA-02 y se identifican de la misma
forma que establece la entidad emisora.
5.8 CORRECIONES A ENMENDADURAS Y ERRORES EN LOS REGISTROS
Con el fin de evitar enmendaduras o el uso de corrector, cuando en el
diligenciamiento de un formato se cometa un error este se corregirá trazando una
línea vertical (/) al final del texto, y a continuación se escribe en correctamente. En
caso de que no exista espacio a continuación del texto, al final de la página se
traza nuevamente la línea y se escribe el en forma correcta.
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6. CONTENIDO
No.
DESCRIPCIÓN
PRODUCTO
1
Considerar importante disponer de un
registro.
2
Establecer la conveniencia de un registro.
Necesidad
registro
RESPONSABLE
TIEMPO
Servidor Público
Continuo
(Parte interesada)
Conveniencia
registro
3
Definir el medio de
magnético, vídeo, audio.
registro,
escrito,
Medio de
registro
4
Diseñar
formato,
definir
información
necesaria y su disposición en el formato.
Diseño formato
5
Diligenciar una “Solicitud de cambio de
Documentos”.
6
Identificar con código, versión, otros
documentos afectados por el registro.
7
8
Coordinador del
SIGA Servidor Público
Interesado
1 día
Servidor Público
(Parte interesada)
1 día
Coordinador del
SIGA
1 día
Solicitud
diligenciada
Identificación
registro
Definir frecuencia y responsabilidad de la
toma de datos, responsabilidad por la
recolección
de
registro,
forma
de Caracterización
clasificación, almacenamiento, preservación,
registro
acceso, tiempo de retención, disposición
final.
Aplicar los criterios para la revisión de los
documentos.
Revisión de
documentos
9
Realizar ajustes en caso de requerirse, para
el caso de los formatos firmar (elaboración, Formato original
Servidor Público
revisión y aprobación), enviando original y
y copia
(Parte interesada)
copia a la Coordinación del SIGA junto con la
controlada
solicitud de cambio de documentos
10 Actualizar el listado maestro de registros y
devolver copia controlada al interesado
Coordinador del
Ajuste a
diligenciando los formatos distribución y
documentos
SIGA
control de documentos
1 día
1 día
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7. REGISTROS DE CALIDAD
IDENTIFICACIÓN
Código
Nombre
LM-PLA-03
ACCESO
CONSERVACIÓN
DISPOSICIÓN
FINAL
Coordinador del
SIGA
Tiempo de
Retención
Método
Consecutivo
numérico
Personal
Autorizado
Actualizado
Destruir
Anterior
Consecutivo
numérico
Consecutivo
numérico
Coordinador del
SIGA
Coordinador del
SIGA
Actualizado
Destruir
Anterior
Destruir
ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÓN
Recolección
Indización
Listado
Coordinador del Base de Datos maestro de
SIGA
Carpeta
registros
F-PLA-11 Distribución de Coordinador del Base de Datos documentos
SIGA
Carpeta
F-PLA-23
Solicitud de Coordinador del Base de Datos cambio
SIGA
Carpeta
documentos
Clasificación
3 Año (s)
8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
8.1 M-PLA-01 Manual de calidad
8.2 P-PLA-66 Norma fundamental de elaboración y presentación de documentos
9. ANEXOS
9.1 LM-PLA-03 Listado Maestro de Registros.
9.2 F-PLA-11 Distribución de documentos.
9.3 F-PLA-23 Solicitud de cambio documentos.