Unidad 6 El proceso administrativo y su aplicación. Control Objetivos

Unidad 6
El proceso administrativo y su
aplicación.
Control
Objetivos:
Alinalizarlaunidad,elalumno:
•Deinirálafuncióndecontrolysusobjetivosprioritarios.
•Describirálasfasesdelprocesodecontroladministrativo.
• Identiicará los diferentes tipos de control usados al interior de
las organizaciones.
• Distinguirá algunas técnicas de control utilizadas en la práctica
administrativa.
•Identiicarálascualidadesdeunbuensistemadecontrol,asícomo
las características esenciales para su diseño.
•Describirálosprincipiosesencialesquenormanlaaplicacióndel
control administrativo en la empresa.
Conceptos centrales
PRINCIPIOS Y PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN
294
UNIDAD 6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. CONTROL
Introducción
C
on la presente unidad se concluye el estudio de las funciones del
proceso administrativo (planeación, organización, dirección y
control), a través del análisis de su cuarta y última etapa.
La función de control incluye todas aquellas actividades que
realizan los administradores en su intento por asegurar que los resultados
organizacionales concuerden con los objetivos planeados y que los recursos
se asignen y se utilicen de manera adecuada.
El aspecto más relevante de nuestro análisis será comprender
la importancia de esta función para el eficiente desempeño de las
organizaciones y para el logro de sus objetivos. Sin un proceso de control
adecuado sería muy difícil alcanzar los resultados que la organización
y todos sus miembros esperan, ya que el establecimiento y medición de
normas y parámetros de desempeño, que son la base de dicho proceso,
permiten a la empresa corregir las posibles desviaciones que se presentan
en su operación diaria.
Paratalefectoexpondremoslasdeinicionesdediversosautoresy
los objetivos de esta función administrativa, así como su proceso, tipos
y técnicas de aplicación, lo que nos permitirá identiicar cuáles son las
cualidadesquedebeteneruneicazsistemadecontrol.
Para finalizar la unidad, y con ello el estudio del subsistema
administrativo, analizaremos los principios más importantes que rigen
la aplicación del control en la práctica profesional y su incidencia en los
resultados de operación de las organizaciones.
6.1. La función de control
El control como parte del proceso administrativo se ha convertido
en una de las principales herramientas de los administradores de todos los
295
PRINCIPIOS Y PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN
niveles y en cualquier tipo de organización, ya que permite mantener la
actividad organizacional dentro de los límites permisibles y de acuerdo
con las expectativas planeadas.
Una organización puede saber si va en el camino correcto solamente
sievalúademaneraeicazsudesempeñoy,enestesentido,elcontroles
el proceso a través del cual los administradores establecen parámetros (o
estándares), miden el desempeño y realizan las correcciones y/o mejoras
necesarias al trabajo desarrollado en la empresa.
Un parámetro es una base clara y mensurable que se fija con la
inalidadderealizarevaluacionesdelosresultadosdeunáreaodepartamento
determinado y es un criterio que sirve como punto de partida para medir el
desempeño real o esperado de un departamento o una persona.
El control debe ayudar a corregir lo que está mal, y también debe
ayudar a prevenir los errores que pudieran presentarse al llevar a cabo
las actividades necesarias para cumplir los propósitos organizacionales.
Por lo tanto, este proceso, además de ser correctivo, también es un
mecanismo de prevención.
Al ser la última fase del proceso administrativo, el
control cierra el ciclo retroalimentando al subsistema
administrativo de la empresa, en especial, a la planeación.
Los planes son el marco de referencia dentro del
cual funciona el control y, por su parte, las nuevas metas que se plantea
una organización están determinadas en gran medida por los resultados
generados (retroalimentación) por su sistema de control.
¿Por qué es
importante la
función de
control?
Las normas ISO 9000 son
parámetros de control que
regulan y promueven el
aseguramiento de la
calidad en el diseño,
producción y entrega de
productos y/o servicios.
La función de control se ha vuelto tan importante
en esta época de globalización económica que
incluso existen parámetros de calidad mundial,
como lo son las normas de la serie ISO 9000,
mismas que establecen los lineamientos para
las empresas productoras de bienes o servicios,
regulando y promoviendo el aseguramiento de la
calidad de su diseño, producción y entrega.
296
UNIDAD 6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. CONTROL
Enelsiguienteapartadoanalizaremosalgunasdeinicionesdecontrol
quenosayudaránaidentiicarsuselementosesencialesparaexponernuestra
propiadeinición.
6.1.1. Deinición y objetivos
Lapalabracontroltienevariossigniicadosy,másespecíicamente,
varias connotaciones que son importantes. Signiica veriicar, regular,
comparar con un estándar, ejercer autoridad sobre (dirigir u ordenar) y
limitar o restringir.
Con referencia a estos signiicados, tres
distintas líneas de pensamiento pueden ser
claras: limitar o restringir, dirigir u ordenar, y
regular. Estos conceptos son importantes para la
práctica administrativa, sin embargo, el interés
primordial de nuestra unidad se enfoca hacia la
regulación.
El control implica regular
el desempeño de la
organización a partir de
las metas planeadas, los
parámetros establecidos y
la retroalimentación de los
resultados.
Enesteentendido,acontinuaciónseenuncianalgunasdeiniciones
expuestas por diversos autores:
• “Control es el proceso para asegurarse de que
las actividades reales correspondan a las actividades
proyectadas. El control parte del punto donde termina la
planeación” (Stoner y Freeman, 1994).1
¿Qué es el
control?
•“Lafunciónadministrativadecontroleslamediciónycorrección
del desempeñoaindegarantizarque se han cumplidolos objetivosde
la empresa y los planes ideados para alcanzarlos” (Koontz y Weihrich,
1998).2
1
Stoner y Freeman. Administración. México, Prentice Hall, 1994. p. 638.
Koontz y Weihrich. Administración una perspectiva global. México, McGraw-Hill, 1998,
p. 636.
2
297
PRINCIPIOS Y PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN
• “El control consiste en garantizar el avance hacia los objetivos
deseados según el plan: determinar sistemas de información que proporcionen
los datos críticos que se requieran, desarrollar parámetros de actuación
que indiquen las situaciones que existirán, medir resultados y el grado de
desviación aceptable de metas y normas, tomar medidas correctivas como
el reajuste de los planes, asesorar a los colaboradores para que alcancen las
metas, y premiar o disciplinar a los colaboradores” (Robles y Alcérreca,
2000).3
• “Control es el proceso para verificar las actividades a fin de
asegurarse de que se están llevando a cabo como se planearon y de corregir
cualquierdesviaciónsigniicativa”(RobbinsyDeCenzo,1996).4
• “El control es el proceso continuo de evaluar y comparar el
desempeño con las metas o normas que se quieren alcanzar y, cuando sea
necesario, efectuar las acciones correctivas” (Evans y Lindsay, 1995).5
De las anteriores deiniciones se desprenden elementos que les
son comunes, tales como: función administrativa y proceso, actividades
proyectadas o planeadas, medición de resultados con base en parámetros
y corrección de desviaciones. A partir de dichos elementos podemos
decir que:
El control es la función administrativaqueimplicaelprocesoparaveriicar
que los resultados generados por la organización sean acordes con los parámetros
establecidosenlosplanesyprogramas,aindecorregirlasdesviacionesquese
presenten y/o en caso necesario, formular nuevos planes.
Enestesentidosepuedeairmarqueelprincipal objetivo del control
esasegurarsedequelascosasserealicencomoseplanearonyveriicarque
se están logrando los resultados deseados, detectando posibles desviaciones
entre las metas planeadas y los resultados obtenidos durante el desarrollo
del trabajo en una organización. No obstante, existen también algunos otros
objetivos que le son inherentes, entre éstos:
3
Robles y Alcérreca, Administración, Un enfoque interdisciplinario, México, Pearson,
2000, p. 30.
4
Robbins y De Cenzo, Fundamentos de Administración, México, Prentice Hall, 1996,
p. 365.
5
Evans, James R. y Lindsay, William M. Administración y control de la calidad, México,
Editorial Iberoamérica, 1995, p. 217.
298
UNIDAD 6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. CONTROL
•Establecer los parámetros para la evaluación ¿Cuáles son los
objetivos del
del desempeño de la organización. Los parámetros son
control?
las medidas de desempeño esperado con relación al
trabajo de un individuo, un grupo o de la organización
misma. En este sentido, en las distintas empresas las medidas que se
establecen van de acuerdo con las necesidades de cada una de ellas.
• Comparar el desempeño real con los parámetros establecidos.
La comparación de estos escenarios permite identiicar si lo que se está
haciendo en la organización va por buen camino o si hay necesidad de
modiicar la forma como se planea, la manera como está organizado el
trabajo o el estilo de dirigir por parte de los administradores de todos
los niveles de la organización.
•Detectar desviaciones entre lo real y lo planeado. Esta detección
brinda los elementos necesarios para decidir qué se debe hacer: ya sea
mantener el curso de acción, o bien cambiar la estrategia, la forma de
trabajar o la manera de establecer los objetivos y parámetros.
• Diseñar y aplicar acciones administrativas para corregir
desviaciones en el desempeño o en el inadecuado establecimiento de
parámetros. Otro de los objetivos del control es la corrección de las
desviaciones encontradas, promoviendo el adecuado desempeño de todos
los miembros de la organización y algunos criterios relevantes que pueden
servir como marco de referencia en el proceso de control.
Derivado de estos objetivos surge el proceso de control, mismo que
analizaremos en el siguiente apartado.
Ejercicio 1
1. El control es el proceso a través del cual los administradores
establecen ________________, miden el _______________ y realizan
las _________________ y/o _______________ necesarias al trabajo
desarrollado en la empresa.
299
PRINCIPIOS Y PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN
2. El control debe ser eminentemente correctivo.
(
) Verdadero
(
) Falso
3. ¿Qué es un parámetro de desempeño?
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
4. El control como función del proceso administrativo, cierra el
ciclo a través de:
a) La retroalimentanción al subsistema administrativo y en especial
a la planeación.
b) El seguimiento que da a la función de dirección.
c) La consecución de todas las funciones administrativas.
d) La corrección de alguna de las etapas del proceso administrativo.
5. El principal objetivo del control es:
a) Establecer metas y prever resultados congruentes con el
desempeño organizacional.
b) Vigilar el trabajo de los trabajadores y la forma como se
relacionan en la empresa.
c) Supervisar el desempeño de los trabajadores y los resultados
que obtienen.
d) Detectar posibles desviaciones entre las metas planeadas y los
resultados obtenidos.
6.2. El proceso de control
A partir de ciertos objetivos y planes para alcanzarlos, la función de
control implica medir las condiciones reales, compararlas con los estándares
e iniciar la retroalimentación que puede ser utilizada para coordinar la
300
UNIDAD 6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. CONTROL
actividad organizacional, enfocarla en la dirección correcta y facilitar el
logro de un equilibrio dinámico.
Así, el proceso de control comprende cuatro elementos o pasos
fundamentales que se vinculan secuencialmente en un ciclo y lo podemos
deinircomo:
“El proceso para medir el desempeño real comparándolo con un
parámetro y tomar acciones administrativas para corregir las desviaciones o
los parámetros inadecuados”.6
Dichos elementos funcionan en forma interdependiente, es decir, no
pueden estar aislados. Si cada uno de ellos se estableciera por separado, el
procesonoseríaeicaz;másaún,sienelprocesofaltaraalgunodeellos,
éste no tendría razón de ser.
A continuación analizaremos, de manera aislada para su mejor
comprensión, los cuatro pasos fundamentales del proceso de control.
(Verigura6.1.)
Figura 6.1. Pasos básicos en el proceso de control.7
6
7
Robbins y De Cenzo, Op. cit., p. 366.
Stoner y Freeman, Op. cit., p. 639.
301
PRINCIPIOS Y PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN
1. Establecer parámetros y métodos para medir el desempeño
organizacional
¿Cómo se establecen
los parámetros y
métodos para medir
el desempeño
organizacional?
Tanto las metas generales como los objetivos
específicos de una organización deben ser
claros, mensurables, controlables y establecidos
para cumplir en un tiempo determinado. Los
parámetros de desempeño para cada individuo y
área funcional se derivan de sus metas y objetivos, por lo que su planteamiento
debe sustentar esas mismas características: claros, mensurables, controlables
y establecidos para cumplir en un tiempo determinado, siendo necesario
que éstos sean revisados periódicamente para asegurarse de que son viables
y plantean un reto para los involucrados.
Por ejemplo, una empresa productora de aparatos electrodomésticos
puede establecer objetivos basados en la cantidad de licuadoras, batidoras
o procesadoras de alimentos producidas durante un mes. Para lograr
mejoríaenestecaso,primerodebeestarclaramentedeinidalacantidadde
producción,asícomoelcostoqueactualmenteconsumelaoperación;con
esta base se intenta incrementar la producción y conservar en equilibrio el
costo de operación, estableciendo con ello un parámetro de desempeño.
Ahora bien, un parámetro no puede ser enunciado simplemente como
“producirmáslicuadoras”,sinomásbienalgoparecidoa:“millicuadoras
producidas durante el mes de enero cumpliendo todos los requisitos de
calidad y costo establecidos en las normas correspondientes”.
Por lo anterior, los administradores necesitan diseñar una astuta
selección de parámetros de desempeño y un balance apropiado del énfasis
entreellosqueofrezcanalaorganizaciónuncontrolefectivoyeiciente.
El excesivo control podría ser tanto costoso (por el tiempo y el esfuerzo
utilizados) como antifuncional. Elegir el método y las características
apropiadas para vigilarlos es importante, debido a que el comportamiento
individual y el desempeño organizacional serán dirigidos de acuerdo
con ello.
2. Medir el desempeño
¿Cómo se mide
el desempeño?
El desempeño tiene muchas dimensiones, como
son: la efectividad (grado de logro de los objetivos),
302
UNIDAD 6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. CONTROL
la eiciencia (cantidad de artículos producidos con respecto al insumo, o
beneicioconrespectoalcosto)ylasatisfacción del participante. La clave
está en reconocer qué dimensiones son importantes y controlables, por lo
que esta actividad se tiene que hacer continuamente, ya que debe considerar
tanto los resultados como el proceso realizado para llegar a ellos.
Estoesasíporquelamedicióndeberárelejarseposteriormenteen
acciones concretas y no tendría sentido ni utilidad tomar decisiones sobre
partes del proceso productivo que no inluyen de manera preponderante
en los resultados.
Siguiendo con el ejemplo de la empresa de aparatos electrodomésticos,
aindemedireldesempeñodelosparámetrosestablecidos,esnecesario
llevar a cabo la supervisión del proceso productivo (para detectar cualquier
desviación y corregirla oportunamente) y contar con un registro de la
producción anterior y de la posterior, así como del costo mencionado. De
esta manera, haciendo uso de dichos elementos, se evalúa el resultado.
3. Determinar si el rendimiento concuerda con el parámetro
En nuestro ejemplo, una vez evaluado el resultado, se verifica
el grado en que se alcanza el objetivo con base en los parámetros
establecidos.
Estapartees,“enmuchos aspectos,elpaso más fácildelproceso
de control”.8 Consiste en comparar lo realmente hecho por cada individuo
o área funcional, con aquello que se esperaba que se hiciera. Se dice que
todo está bajo controlcuandonoexistenvariacionessigniicativasentrelo
esperado y lo efectivamente realizado.
Generalmente se establece un cierto margen de holgura al realizar la
comparación, ya que en la práctica es muy difícil que se logren resultados
exactamente iguales a los establecidos en los parámetros. Por ejemplo, si
la empresa de aparatos electrodomésticos debe producir en promedio 100
piezas diarias, se podría considerar aceptable un nivel de 99 a 101 piezas
para que no haya faltantes que afecten la entrega a los clientes, ni tampoco
excedentes en el inventario.
8
Stoner y Freeman. Op. cit., p. 639.
303
PRINCIPIOS Y PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN
4. Tomar medidas correctivas
Este paso sólo se lleva a cabo si como consecuencia del anterior se
identiicanáreasoactividadesenlasqueeldesempeñoessigniicativamente
distinto de lo esperado.
¿Qué medidas
correctivas pueden
darse como resultado
de este proceso?
Las desviaciones presentadas pueden corregirse
con la elaboración de nuevos planes u
objetivos. Algunas veces es necesario efectuar
una especie de reorganización por medio de la
reasignación y aclaración de tareas al personal. Otra manera de enmendar
elcaminoesmediantemodiicacionesalaestructuradelaempresa–con
personal nuevo en los puestos donde sea necesario–, así como a través de
laimplantacióndemejoresmétodosdeselecciónyprogramaseicacesde
capacitación.
Cabe señalar que no sólo deben hacerse correcciones cuando el
desempeño no corresponde a lo esperado, sino que también puede haber la
necesidad de tomar medidas correctivas si los resultados son muy superiores
a lo planeado ya que esto puede ser síntoma de que los parámetros han
sido mal establecidos y deben ser corregidos.
Por ejemplo, un taller automotriz tiene como objetivo reducir el
tiempodeesperadelosclientesquellevansuautoparaainaciónyajuste
de frenos. Si el taller establece un estándar o parámetro de cinco horas
para la entrega de un auto, cuando en realidad se están logrando tiempos
de entrega de seis horas, se deben hacer los cambios necesarios para que
el servicio sea más rápido y eiciente. Si por el contrario, los autos se
entregan en cuatro horas, es necesario cambiar el parámetro establecido
de tal manera que contemple de cuatro a cinco horas para la entrega del
auto a su propietario. En este aspecto lo importante es revisar el sistema
queseutilizóparamedireltiempodeentrega,aindequeelparámetro
ijadosearealyconiable.
Como se dijo anteriormente, la aplicación
del proceso de control debe tener un carácter
preventivo además de correctivo. Esto quiere
decir que si el control se lleva a cabo únicamente hasta que se concluyan
todas las actividades, es factible que sea muy tarde para establecer las
El control es un proceso
preventivo y correctivo.
304
UNIDAD 6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. CONTROL
medidas correctivas necesarias ya que el daño ocasionado por los errores o
desviaciones puede ser demasiado grande y/o irreversible. Por esta razón
existen diversos tipos de control que se ajustan a las necesidades particulares
de cada organización, los cuales analizaremos más adelante.
Ejercicio 2
1. Explica brevemente en qué consiste el proceso de control.
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
2. Los parámetros de desempeño deben ser ____________,
_________________, _______________ y establecidos en un tiempo
determinado.
3. La efectividad (grado de logro de los objetivos), la eiciencia
(cantidaddeartículosproducidosconrespectoalinsumo,obeneiciocon
respecto al costo) y la satisfacción del participante, son dimensiones de:
a)
b)
c)
d)
Los parámetros.
El desempeño.
El rendimiento.
Las medidas correctivas.
4. En este paso del proceso se debe considerar un cierto margen de
holgura entre los parámetros y los resultados obtenidos.
a) En el establecimiento de parámetros y métodos para medir
el desempeño.
b) En la medición del desempeño.
c) En la comparación del rendimiento con los parámetros establecidos.
d) En la aplicación de medidas correctivas.
305
PRINCIPIOS Y PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN
5. Elaborar nuevos planes u objetivos, reorganizar al personal,
modiicar la estructura de la empresa e implantar programas eicaces de
capacitación, son algunas:
a)
b)
c)
d)
Estrategias de control.
Medidas correctivas derivadas del proceso de control.
Características del desempeño organizacional.
Resultados del rendimiento esperado en el proceso de control.
6.3. Tipos de control
Los diversos métodos y sistemas de control utilizados por las
empresaspuedenagruparseencuatrocategorías(verigura6.2):
•Enfocadosenelproceso;
•Porsumagnitudoextensión;
•Porelgradodeintervenciónhumana,y
•Porsuhorizontetemporal.
Figura 6.2. Sistema de clasiicación de tipos de control.9
9
Adaptado de Gannon, Martin J. Administración por resultados. México, CECSA, 1994,
p. 372.
306
UNIDAD 6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. CONTROL
6.3.1. Controles enfocados en el proceso
Dichos controles se caracterizan por su grado de intervención antes,
durante y después del proceso productivo.
a) Controles de fomento al avance o anteriores a la acción
Los controles de este tipo se llevan a cabo antes de que se desarrolle
laactividad.Suobjetivoesprevenirlosproblemasyevitarqueocurran;es
decir, anticiparse a lo que pueda pasar durante el
desarrollo del trabajo en la organización.
El control de fomento al
El ejemplo más común de este tipo de
controles son los presupuestos, ya que en ellos se
proyectan los recursos que se van a necesitar para
la realización de una determinada actividad. La
calendarización de actividades y los programas
de trabajo también son ejemplos de este tipo de
control debido a que anteceden al desarrollo de
un proceso.
avance es el más
recomendable pero en
ocasiones también el
menos utilizado, sobre todo
si nos referimos a
empresas medianas y
pequeñas.
b) Controles directivos o concurrentes
Estos controles tienen por objeto “detectar ¿Qué objetivo
persigue el
las desviaciones respecto a alguna norma o meta y
control
permitir que se realicen correcciones antes de concluir
directivo?
determinada serie de acciones”.10 Esto quiere decir
que su realización es paralela al trabajo y ello requiere de sistemas de
información adecuados que brinden datos precisos y oportunos para que se
logre la efectividad deseada. Asimismo, como el producto (o servicio) está
en proceso, resulta indispensable el desarrollo de habilidades directivas para
estar en posibilidades de detectar posibles desviaciones.
El ejemplo más representativo dentro de esta categoría es la
supervisión directa, es decir, la que hace el supervisor sobre las personas a
su cargo al momento de estar desarrollando su labor en el lugar de trabajo.
10
Stoner y Freeman. Op. cit., p. 643.
307
PRINCIPIOS Y PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Lo más importante del control directivo es que debe ser ágil y, por lo tanto,
la velocidad de respuesta del administrador ante la desviación detectada
tienequeseroportunayeicaz.
c) Controles de selección o aprobación
Ésteesunmétododecontrolpara“reconocercuálesprocedimientos
se deben seguir o qué condiciones se deben satisfacer antes de proseguir con
las operaciones”.11 En otras palabras, el control de selección o aprobación
se establece para actividades o situaciones que representan un punto clave
en el desarrollo del proceso productivo, ya sea por su importancia o porque
de ellas depende la continuidad del mismo.
Por ejemplo, se puede establecer un control de aprobación de cada
una de las partes que van a ensamblarse para formar un producto. Otro
caso se presenta en los centros comerciales, cuando se tiene que solicitar
la aprobación de un supervisor para el pago de un monto determinado con
tarjeta de crédito.
Cabe señalar que no es conveniente abusar
del control de aprobación, ya que se corre
el riesgo de caer en un control excesivo que
retrase o complique la operación. Por ejemplo,
es muy común que los directores generales de
organizaciones pequeñas o medianas, y a veces
hasta de grandes empresas, sean los únicos
facultados para autorizar compras sin importar el monto de las mismas.
En tales casos se llega a situaciones en las que no se pueden comprar
insumos de uso diario (como papel o bolígrafos) porque el director no está
disponible y no hay quien autorice la compra, causando con ello retraso
en la operación por la imposibilidad de realizar una pequeña erogación
de dinero.
Un excesivo control puede
ser tanto costoso (en
tiempo, recursos y
esfuerzo) como
antifuncional.
¿Qué ventajas y
desventajas plantea
el control de
retroalimentación?
11
d) Controles de retroalimentación o posteriores
a la acción
Estoscontrolesveriicanomidenlosresultados
obtenidos una vez que se ha concluido un trabajo
Íbid., p. 643.
308
UNIDAD 6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. CONTROL
ounproyectoespecíico.Elcontrolderetroalimentacióneselmáscomún
de todos, pero presenta la desventaja de que el administrador se entere de
que hubo una desviación del rendimiento (respecto al parámetro) cuando
el problema y sus consecuencias ya ocurrieron. No obstante lo anterior, el
control posterior a la acción también ofrece ventajas evidentes, como son la
retroalimentación que provee respecto a la forma y la efectividad como se
está planeando, y la oportunidad que brinda para informar a los trabajadores
su nivel de rendimiento en el trabajo.
Como ejemplos de este tipo de control están el control inal de
terminación de un proyecto y la evaluación de desempeño para el personal
de una empresa.
Cabe mencionar que estos cuatro tipos de control están
interrelacionados y se aplican en diferentes fases del proceso productivo
pero de manera complementaria, es decir, sin excluir alguno de ellos.
(Verigura6.3.)
Por ejemplo, el manejo de los insumos que precede al proceso de
producción implica controles anteriores a la acción y controles directivos,
ya que éstos establecen medidas preventivas y/o correctivas en esta fase
del proceso. Por su parte, los controles de selección o aprobación, así
como también los controles directivos, son usados durante el proceso de
producción(oprocesamientodeinsumos)y,inalmente,loscontrolesde
retroalimentación son llevados a cabo al término del proceso de producción,
esto es, cuando ya se ha concluido dicho proceso y se obtiene un producto
o servicio como resultado del mismo.
309
PRINCIPIOS Y PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Figura 6.3. Flujo de información y medidas correctivas
de cuatro tipos de control.12
6.3.2. Controles por su magnitud o extensión
Estetipodecontrolessecaracterizaporsualcanceorganizacional;
esto es, pueden estar destinados a controlar a los miembros de la
organización, a las áreas funcionales y/o a la organización en su totalidad.
a) Miembros de la organización
Para que un sistema de control funcione adecuadamente y cumpla
con los objetivos para los que fue diseñado, es necesario que los
administradores contemplen técnicas e instrumentos que permitan
controlar el comportamiento de los miembros de la organización. Dichos
controles, destinados al personal, dependen de la labor que cada uno
de los integrantes realiza y tienen que estar enfocados a sus objetivos
individuales de trabajo.
12
Ibid., p. 642.
310
UNIDAD 6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. CONTROL
Aspectos como la planeación de recursos
humanos, reclutamiento y selección de personal,
programas de capacitación o entrenamiento,
evaluación del desempeño y sistemas de
remuneración, son algunas áreas de incidencia
de este tipo de control.
b) Subsistemas o áreas funcionales
La disciplina de
comportamiento
organizacional (CO) es
fundamental para el
establecimiento de
métodos, técnicas e
instrumentos dirigidos al
control de los miembros.
El control de los subsistemas de la
organización es el que se realiza en cada uno de los departamentos o
áreas de la empresa con respecto al trabajo que en ellos se lleva a cabo.
En este caso, cada área funcional deberá establecer sus propios controles
y a la vez cumplir con los que la dirección general les diseñe.
Un ejemplo de esto son los controles
financieros, de producción y de ventas que se
realizan especíicamente en cada una de esas tres
áreas de la empresa. En este tipo de controles el
objetivo fundamental es que permitan evaluar el
funcionamiento de cada área y su contribución a los
resultados generales de operación de la empresa.
¿Qué objetivo se
persigue con el
control de los
subsistemas?
c) El sistema total
Los controles del sistema total son aquellos realizados a toda la
organizaciónensuconjunto;esdecir,aquellosdiseñadosparaindicarde
manera clara y oportuna la forma como se comporta la organización respecto
a sus áreas de rendimiento clave.
Un área de rendimiento clave es aquella función o actividad que forma
parte de la operación de la empresa y/o de cada área funcional (o incluso de
cada individuo), de cuyos resultados depende en gran medida el éxito o fracaso
de la unidad de trabajo evaluada.
Estos controles son diseñados y evaluados por la alta dirección de
la empresa, abarcan a toda la organización y evalúan los resultados como
consecuencia del trabajo conjunto de todas las áreas funcionales y de todos
los colaboradores de la organización. Los ejemplos más claros dentro de
esta categoría son los controles respecto a la rentabilidad y las utilidades
de operación.
311
PRINCIPIOS Y PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN
6.3.3. Controles por el grado de intervención humana
Este tipo de controles se caracteriza por el medio preponderante
a través del cual es llevado a cabo el control, esto es, puede destacar la
intervención humana, o bien el uso de aparatos cibernéticos para llevarlo
a efecto.
a) Control no cibernético que involucra intervención humana
Es aquel realizado por un individuo o un grupo de personas que
tiene a su cargo la supervisión del trabajo de otros. En realidad el control
nocibernéticoesmuyoperativoyenlaprácticasereiere,porlogeneral,
al trabajo de los supervisores de producción o de ventas.
Quien realiza un control no cibernético puede
perder la objetividad de manera relativamente
fácil;motivoporelcuallosparámetrosaevaluar
y las escalas de evaluación correspondientes
se deben establecer de la manera más clara y precisa posible, a in de
evitar problemas derivados de un control aplicado en forma parcial y/o
subjetiva.
¿Qué desventaja
presenta el control
no cibernético?
b) Control cibernético
Este tipo de control se auxilia de computadoras para llevar a cabo
sus mediciones. Sus alcances son mucho más amplios que el control no
cibernético y, por los estándares que maneja de manera precisa, tiende a
ser más objetivo. Existen máquinas que se controlan solas y no necesitan
de la intervención de humanos, tales como los refrigeradores que se
deshielan solos y activan su termostato en cuanto llegan a determinado
nivel de temperatura.
6.3.4. Controles por su horizonte temporal
Estos controles destacan la periodicidad con la que son aplicados en
atención a su carácter operativo o estratégico, ya sea a corto o largo plazo.
312
UNIDAD 6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. CONTROL
a) Control operativo (horizonte a corto plazo)
Este tipo de control se lleva a cabo en las operaciones
que forman el trabajo cotidiano de la empresa y es aplicado
de manera diaria, semanal y/o mensual por los gerentes, jefes
o supervisores de las diversas áreas funcionales.
¿Qué es el
control
operativo?
Un ejemplo de esto es el control que se realiza a cada vendedor
respecto a su cuota de ventas diaria, semanal y/o mensual. El supervisor y/o
el gerente de ventas van controlando el trabajo diario de cada vendedor con
base en las ventas que van cerrando regularmente. Esto les permite corregir
el rumbo de manera rápida cuando los niveles de ventas de algún vendedor
no son los esperados.
b) Control estratégico (horizonte a largo plazo)
Este control es llevado a cabo por los directivos de la empresa toda
vez que implica el seguimiento de sus planes estratégicos y, por lo tanto,
su aplicación puede ser trimestral, semestral o anual.
Siguiendo el ejemplo del área de ventas, el control estratégico en este
caso es el que realiza el director general de la empresa respecto al volumen
de ventas total en un periodo determinado. Así, para dicho directivo,
en realidad no le es trascendente si un vendedor vende más que los
demás o si todos van en su promedio; lo que le interesa, para efectos
del control estratégico, es que se cumpla con la cuota total de ventas
de la empresa.
En la práctica todos los tipos de control que hemos analizado
se pueden emplear simultánea y complementariamente en diversas
operacionesdelaorganizaciónycondiversosinesoalcances.Noobstante,
su efectividad también depende, por mucho, de las técnicas de control que
se utilicen. El siguiente apartado estará dedicado a este tema.
313
PRINCIPIOS Y PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Ejercicio 3
1. Relaciona ambas columnas:
(
) Pertenecen a esta
clasiicaciónloscontroles
a los miembros de la
organización, a los subsistemas
y al sistema total.
( ) Pertenecen a esta categoría
los controles operativos y los
estratégicos.
()Pertenecenaestaclasiicaciónlos
controles de fomento al avance,
los directivos o concurrentes, los
de selección o aprobación, y los de
retroalimentación.
( ) Pertenecen a esta categoría
los controles no cibernéticos y los
cibernéticos.
a) Enfocados en le
proceso.
b) Por su magnitud o
extensión.
c) Por el grado de
intervención humana.
d) Por su horizonte
temporal.
2. Los presupuestos, la calendarización de actividades y los
programas de trabajo son ejemplos de este tipo de control:
a)
b)
c)
d)
Control directivo o concurrente.
Control de selección o aprobación.
Control de retroalimentación o posterior a la acción.
Control de fomento al avance o anterior a la acción.
3. ¿Qué es un área de rendimiento clave?
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
314
UNIDAD 6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. CONTROL
4. El control estratégico es llevado a cabo por los _____________
de la empresa toda vez que implica el seguimiento de sus planes
________________ y, por lo tanto, su aplicación puede ser _____________,
_________________ o _________.
5. Este tipo de control se auxilia de computadoras para llevar a cabo
sus mediciones. Sus alcances son mucho más amplios y objetivos.
a)
b)
c)
d)
Control operativo.
Control cibernético.
Control al sistema total.
Control de aprobación.
6.4. Técnicas de control
Existen diversas herramientas en las que el control se apoya para
sermáseiciente.Algunasdelastécnicas de control más utilizadas son:
el presupuesto, el cual representa el ejemplo clásico de la aplicación de
planeaciónycontrolentérminosdecantidadeseimportes;lasauditorías
internas y externas y los ciclos de control. Adicionalmente, existen
otras técnicas que apoyan la aplicación del control administrativo en
una organización, tal es el caso de la red PERT (Técnica de evaluación
y revisión de programas) y la gráfica de Gantt que estudiaste en la
unidad 3, así como otras más que se revisarán a lo largo de tus cursos
de administración.
La presupuestación es la formulación de planes en términos numéricos
para un periodo futuro dado;13 es la herramienta de uso más común en los
procesos de planeación y control de todos los niveles jerárquicos en una empresa.
Por su parte, un presupuesto es un listado detallado de los recursos asignados a
un proyecto o área funcional en un periodo determinado.
Stoner y Freeman14 airman que existen diversas razones por las
cuales los presupuestos son aplicados en las organizaciones; entre éstas
las más importantes son:
13
14
Koontz y Weihrich. Op. cit., p. 662.
Stoner y Freeman. Op.cit., p. 652.
315
PRINCIPIOS Y PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN
¿Por qué razones
son utilizados los
presupuestos en
las organizaciones?
1. Los presupuestos se expresan en términos
numéricos. Es decir, los planes son traducidos a
cantidades monetarias y ello permite determinar
cómo serán aplicados los recursos, qué capital
será gastado, por quién y dónde, y qué egresos,
ingresos o unidades de insumos o productos físicos están implicados en
dichos planes.
Gracias a lo anterior los administradores pueden delegar autoridad más
libremente para efectos de ejecución de los planes dentro de los límites del
presupuesto. Esto quiere decir que cada gerente de área tendrá un presupuesto
asignado para el desarrollo de su trabajo y la libertad de ejercerlo en los
términos presupuestados.
2. El aspecto monetario de los presupuestos signiica que pueden
transmitir directamente información referente a un recurso fundamental
de la organización (el capital) y a una de sus metas principales (las
utilidades). En este sentido los presupuestos son una herramienta básica
para saber si la empresa está utilizando adecuadamente el dinero disponible
y si está generando las utilidades deseadas por los accionistas.
3. Los presupuestos establecen normas claras e inequívocas de
desempeño. Por sus características, el presupuesto permite detectar con
frecuencia las desviaciones organizacionales ayudando a tomar medidas
correctivas inmediatas. Los presupuestos tienen la enorme ventaja de ser
precisos y no estar sujetos a interpretación, por lo que su cumplimiento
esfácildeveriicar.
4. Los presupuestos apoyan la coordinación de las actividades. Los
presupuestospermitendeinirlasactividadesdelosempleadosdebidoa
la interrelación entre los administradores y subordinados al momento de
integrarlos. Asimismo, todos los involucrados con el presupuesto están
ligados a través de los resultados que se van reportando y del control
ejercido al mismo. Si un área o departamento está siendo ineiciente o
está gastando recursos a una velocidad mayor de la establecida en el
presupuesto, afectará al resto de las áreas y por ende a la organización en su
totalidad, por lo que el contar con los datos proporcionados por el control
presupuestal facilita la coordinación de esfuerzos en la organización.
316
UNIDAD 6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. CONTROL
Existen diferentes tipos de presupuesto, entre los que destacan, por
su aplicación:
a) Presupuesto de operación. Es aquel que
¿En qué consisten
se elabora para controlar los ingresos y egresos de
los diferentes tipos
una empresa, así como para conocer las utilidades
de presupuestos?
generadas en un lapso determinado, mismas que
se obtienen al restar los egresos a los ingresos de un ciclo dado. Este tipo
depresupuestoesmuylexibleenvirtuddequepuedeserutilizadopara
controlar periodos desde una semana hasta un año.
b) Presupuesto de ingresos. Con este tipo de presupuesto se controla
a las áreas de mercadotecnia y ventas, ya que permite hacer una proyección
de los ingresos que se generarán por la operación normal de la empresa y
veriicarcuántosingresosseestánobteniendoenlarealidad.
c) Presupuesto de egresos. Este presupuesto abarca a todas las
áreas organizacionales que tienen asignada una cantidad de dinero
para el desarrollo de sus actividades. Su mayor utilidad estriba en que
establece controles cada determinado tiempo que permiten saber, casi de
inmediato, cuándo y en qué medida un departamento se está excediendo
en sus gastos.
d) Presupuesto de efectivo. También llamado lujo de efectivo,
es una herramienta de control que permite determinar claramente tanto
la fuente de los recursos inancieros como el destino de los mismos; es
decir, de dónde se están obteniendo y en dónde se están aplicando todos los
recursosinancierosgeneradosporlaorganización.
e) Presupuesto base cero. Este presupuesto es muy distinto de
todos los demás, ya que no se basa en información de años anteriores;
“losadministradoresdebencomenzarelprocesodepresupuestacióncada
año a partir de cero”.15
El presupuesto base cero es prospectivo y, por lo tanto, muy
apropiado para aquellos departamentos organizacionales que no deban
15
Gannon, Martin J. Op. cit., p. 407.
317
PRINCIPIOS Y PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN
ajustarse a programas previamente establecidos, como son las áreas de
mercadotecnia y desarrollo humano; sin embargo es poco aplicable en
administración de procesos, ya que es casi imposible cambiar los procesos
y métodos de producción cada año y comenzar de cero debido a que la
inversión en tecnología (maquinaria y procesos) es muy fuerte.
La mayor importancia de los presupuestos radica en que son herramientas
administrativas que ayudan a los administradores a determinar cuantitativamente
los resultados que va obteniendo la empresa en el desarrollo de su operación y
esto permite realizar correcciones precisas y oportunas.
Otra técnica de control comúnmente utilizada por las empresas es la
denominada auditoría operacional.
Esta auditoría, también conocida como auditoría interna, se deine
como una actividad de apoyo a la función directiva de control, misma que es
“realizadaporlaorganizaciónparaveriicarsisusactivosestándebidamente
cuidadosysusregistrosinancierossoncubiertosdemaneraconiable”.16
El principal objetivo de la auditoría interna u operacional es vigilar,
evaluarygenerarinformaciónacercadelaeicaciadelsistemadecontrol
establecido en una organización, así como revelar cualquier inadecuación
ydeinirelobjetodemejora.
Para tal efecto, la auditoría interna lleva a cabo
un examen objetivo, sistemático y evaluatorio
de la forma de trabajar de cada una de las áreas
funcionales de la empresa, y proporciona a los
gerentesydirectivos“elanálisis,lasapreciacionesylasrecomendaciones
concernientes a las actividades revisadas”.17
¿Qué objetivo
persigue la
auditoría interna?
16
Stoner y Freeman. Op. cit., p. 661. Activo es cualquier bien o derecho, propiedad de la
empresa o individuo, especialmente si tiene valor material que le permita hacer frente a sus
deudas y obligaciones. Registro inanciero es cualquier documento donde se establecen
las operaciones económicas de la organización.
17
Gómez Morfín, Joaquín. El control en la administración de empresas. México, Diana,
1988, p. 199.
318
UNIDAD 6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. CONTROL
Cabe señalar que las auditorías internas se hacen necesarias cuando
las operaciones de una empresa crecen y se hacen más complejas, toda vez
que:
•Permitendeterminarsiunsistemadecontrolestácompletoono.
•Permiten descubrir actividades que son innovadoras o que se
realizan de manera excepcional y que pueden ser compartidas en toda
la empresa.
•Detectan áreas de oportunidad que requieran una mejora
inmediata.
Este tipo de auditoría está a cargo de auditores internos, es decir,
empleados de la propia empresa cuya actividad primordial, y en ocasiones
única, consiste en llevar a cabo el examen objetivo de las diversas áreas
de la empresa, revisando y evaluando todas las operaciones realizadas y
elaborando informes para los gerentes de área y la alta dirección.
Además de la auditoría operacional interna también existen diversas
modalidades de auditorías externas.
La auditoría externaeslarevisióndeunáreaespecíicadelaoperación
de una empresa, la cual es llevada a cabo por un consultor independiente,
es decir, por un profesionista ajeno a la organización y especialista en el
área a revisar.
Las áreas más comúnmente auditadas son la iscal, la inanciera
y la administrativa, por lo que, en este sentido, las auditorías externas
representativas son:
•Laauditoría iscal. Es realizada cuando una empresa, debido al
monto de sus operaciones durante un año, se ve obligada a comprobar
que ha cumplido con todas las regulaciones en vigor emanadas por la
autoridad iscal, como son el pago de impuestos a los que está sujeta
toda organización. Para llevar a cabo este tipo de auditoría se requiere de
registros ante la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, así como ante
el Colegio de Contadores Públicos, ya que los despachos de profesionistas
que las realizan deben seguir estrictamente las normas y procedimientos de
auditoríaiscal,vigentesalmomentodehacerlarevisiónenlaempresa.
319
PRINCIPIOS Y PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Un estado inanciero es
un documento contable que
muestra la situación
económica de una empresa
a una fecha determinada
o dentro de un periodo
establecido.
La auditoría inanciera.Sereierealanálisisde
losestadosinancierosyoperacionesinancieras
que una empresa ha llevado a cabo durante un
periodo determinado. El objetivo de esta auditoría
es asegurarse de que los recursos de la empresa
estén siendo bien empleados y contribuir a que
la organización obtenga la mayor rentabilidad
posible a través de un adecuado manejo de sus
recursosinancieros.
La auditoría administrativa. Es el tipo de auditoría a la cual recurren
muchasempresasconlainalidaddedeterminar,objetivamente(dadoque
los auditores externos no tienen injerencia en la operación de la empresa),
elgradodeeicacia,eiciencia,calidadyapegoalanormatividadconque
han operado.
Una función es una
actividad que se lleva a
cabo dentro de un ciclo de
control.
En la práctica administrativa se acostumbra,
para efectos de control, dividir las operaciones
de la empresa en ciclos que comprenden una o
más funciones de la operación. De esta forma el
controlsehacemásespecíicoyeicaz.
Aunquecadaempresadebedeinirsuspropiosciclos de control de
acuerdo con su giro o actividad, tamaño y objetivos, los más comúnmente
deinidosenlaadministracióndeempresasson:18
a) Ciclo de tesorería.Sereierealsistemainancierodelaempresa
y comprende las entradas y salidas de dinero (ingresos y egresos), las
inversiones, las deudas a largo plazo y los movimientos de capital.
b) Ciclo de ventas y cuentas por cobrar. En él están incluidas todas
las operaciones necesarias para la realización de la venta de los productos
y/o servicios que comercializa la empresa. Comprende, entre otras
funciones, la emisión y aceptación de pedidos, las ventas, la facturación
y el envío de mercancías.
18
Ídem, p. 90.
320
UNIDAD 6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. CONTROL
c) Ciclo de compras y cuentas por pagar. Se reiere al control
de todas las erogaciones por concepto de insumos, materiales, equipo o
herramientas que realiza la empresa para poder llevar a cabo sus actividades.
En este ciclo se encuentran actividades como la elaboración de órdenes de
compra, la recepción y el control de calidad de los artículos comprados por
la organización.
d) Ciclo de sueldos y prestaciones. Incluye todas las actividades
necesarias para administrar los sueldos y salarios del personal. Entre sus
áreasprincipalesestánlaijacióndesueldosysalarios,ladeterminacióny
pago de prestaciones y bonos, así como los controles de asistencia.
e) Ciclo de producción.Sereierealasactividadesnecesariaspara
llevar a cabo la producción de los bienes y/o servicios que la empresa ofrece.
Debemosaclararqueenestepuntonosestamosreiriendoúnicamentea
lasfuncionesdesdeelpuntodevistaadministrativo-inanciero,comoson
la contabilidad de costos de producción y la administración de inventarios.
Por lo que respecta a la ingeniería industrial y de procesos, es necesario
decir que estos rubros se incluyen dentro del control de calidad del que
hablaremos en la unidad ocho.
f) Ciclo de informes inancieros. En este
¿Cuáles son los
ciclos de control
ciclo están comprendidas las actividades necesarias
administrativo?
para la preparación y evaluación de los estados
inancieros de la empresa. Como ejemplo de estas
actividadesestánlosajustescontablesyelanálisisinancieropormediode
fórmulas denominadas razones (que se estudiarán en la última unidad de
este libro).
Ejercicio 4
1. La presupuestación es:
a) La elaboración de programas de gastos.
b) La formulación de planes en términos numéricos para un periodo
futuro dado.
321
PRINCIPIOS Y PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN
c) Los ingresos y egresos que tuvo la empresa en un periodo
ya pasado.
d) El programa de control de ingresos de una empresa.
2. ¿Cuáles son los diferentes tipos de presupuesto aplicados en las
organizaciones?
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
3.Laauditoriaoperacionalsedeinecomounaactividaddeapoyoa
la función directiva de ___________________, misma que es realizada
por la ________________ para veriicar si sus __________________
están debidamente cuidados y sus registros ______________ son cubiertos
demaneraconiable.
4.Lasauditoríasiscal,inancierayadministrativasonejemplosde:
a)
b)
c)
d)
Auditoría interna.
Auditoría operacional.
Auditoría externa.
Control interno.
5. Menciona los seis ciclos de control más comúnmente utilizados
en las organizaciones:
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
6.5. Cualidades de un buen sistema de control
Este apartado estará dedicado al estudio de las características de un
buen sistema de control, a los aspectos que se deben contemplar cuando
se diseña uno, y al cuidado especial que se debe tener con las áreas de
rendimiento clave y los puntos estratégicos de control.
322
UNIDAD 6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. CONTROL
Un sistema de control es un procedimiento que consta de varios
elementos y se aplica a diversos tipos de actividades de control.19 Un sistema
ideal sería aquel que descubriera las desviaciones entre los parámetros y los
resultados reales antes de que se produjeran.
Existen cuatro elementos comunes en todos los sistemas de control,
los cuales se aplican sin importar el grado de complejidad del sistema. Estos
elementos son:
¿Cuáles son
•Ciertascaracterísticasmediblesycontrolables
los elementos
del objeto o el proceso que se controla.
básicos
• Un instrumento o herramienta para medir
de
un
sistema
las características o propiedades. Estos instrumentos
de
control?
pueden ser un calibrador o un cuestionario, por
mencionar algunos.
•Uninstrumentoomedio(porejemplo,unagráica)paracomparar
los resultados reales con los estándares y evaluar las diferencias.
•Unmedioparaefectuarcambiosenelsistemaaindeajustarlo
a las necesidades.
Todo sistema de control debe estar diseñado de manera tal que
represente una ayuda para la productividad organizacional en términos de
eiciencia y eicacia. Para lograrlo, se deben cubrir ciertos requisitos, entre
los que destacan:
¿Cuáles son los
1. El sistema debe marcar tendencia hacia
requisitos que debe
el autocontrol. Todo gerente de área debe tener
cumplir un sistema
y transmitir la información necesaria para medir
de control para ser
su labor y actuar con oportunidad para hacer los
eiciente y eicaz?
cambios que se requieran a in de obtener los
resultados deseados. De esta manera se estará en
mejor disposición de alcanzar dichos objetivos y, por lo tanto, también será
posible establecer medios de control que ayuden a su consecución.
Si el área de producción de una empresa no tuviera autocontrol
y dependiera de los resultados de las ventas y las quejas expresadas
porlosclientesparaveriicarlacalidaddelproducto,lascorreccioneso
19
Stoner y Freeman. Op. cit., p. 646.
323
PRINCIPIOS Y PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN
mejoras en la calidad del mismo se harían en un momento en el que,
probablemente, ya se hubiese perdido a varios clientes o una determinada
posición en el mercado.
2. Los controles deben tener sentido positivo. Un sistema de control
debetenercomoinlaprevencióndeproblemasyayudaralaspersonas
y/o áreas de la empresa a realizar mejor su trabajo. Es decir, deberán
establecerse considerando las actividades necesarias a realizar para
alcanzarlosinespreviamentedeterminados,ynopara“encontrarerrores”
o “evidenciar las fallas” y “a quiénes están trabajando mal”. De nada
sirve un control con sentido negativo que sólo busque evidenciar lo
que está mal.
Si como resultado del sistema de control se detecta que el contador
delaempresaestáentregandoconretrasolosestadosinancierosmensuales
y lo que se hace es despedirlo de inmediato antes de averiguar por qué
no está realizando dicha labor oportunamente, lo más probable es que el
problema no se resuelva. En cambio, si al detectar el error se investigan
las causas de esta anomalía, con toda certeza se podrán tomar las medidas
correctivas necesarias. En este caso particular puede estar ocurriendo, por
ejemplo, que los reportes de ventas o de otras áreas no estén llegando a
tiempo, o que el personal del área de contabilidad no esté bien capacitado o
motivado para realizar sus actividades, o simplemente que exista una carga
de trabajo excesiva. Si se buscan las verdaderas causas bajo la perspectiva
decorregirproblemasyno“buscarculpables”,seguramenteenelfuturo
seobtendránlosestadosinancierosatiempo.
3. Un sistema de control deberá ajustarse a las necesidades de
la empresa. Los instrumentos básicos de control deberán diseñarse de
acuerdo con las características de cada una las áreas que integran a la
organización.
¿Qué tipo de
necesidades
organizacionales
debe contemplar
un sistema de
control?
Los controles que se establezcan en un área de
ventas tendrán que ser distintos de los controles
implantados en el área de producción. Pero esto no
sólo atiende a las naturales diferencias de las áreas
funcionales de las empresas, sino también a ciertas
características que hacen única a una organización,
324
UNIDAD 6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. CONTROL
como son: su giro, su tamaño, los productos que maneja, el mercado que
abastece, e incluso las características particulares de sus miembros, entre
otras. Por esta razón, si se quisiera implantar y/o transferir un sistema de
control de una empresa a otra, por muy bueno y eicaz que éste sea, es
probable que no funcione igual.
4. Un sistema de control debe permitir detectar oportunamente las
desviaciones. Si la información que genera un sistema de control se obtiene
con retraso, aun a pesar de ser correcta, de poco servirá en la toma de
decisiones o en la corrección oportuna de las desviaciones.
Las empresas industriales cuyos sistemas de control se caracterizan
porsereicaces,ponenespecialatenciónenelcontroldelproceso,esdecir,
aquel que les permite ir veriicando cómo se va desarrollando cada fase
del proceso de producción y no solamente el producto una vez terminado.
Imaginemos que una empresa armadora de automóviles sólo realizara
el control de calidad de los autos hasta que estuvieran completamente
ensamblados y listos para la venta, lo más probable es que esos automóviles
tuvieran pequeños (y eventualmente grandes) defectos que impedirían
su salida al mercado, lo que representaría enormes pérdidas para la
organización.
5. Los sistemas de control deben ser
¿En qué se basa la
precisión de los de
precisos en términos de los instrumentos de
medición utilizados y los datos sobre los cuales sistemas de control?
setomanlasdecisiones.Estosigniicaquelos
instrumentos de medición, las medidas empleadas y la periodicidad con
que se realizan los controles, deben estar estandarizados de manera que los
datos que arrojen puedan ser comparados con respecto a los parámetros
requeridos.
Pensemos que una empresa fabricante de sillas tiene maquinaria
cuyos instrumentos están calibrados en pulgadas, y sin embargo su
producción se basa en medidas contempladas en centímetros. En este caso
es muy probable que surjan errores de medición que afecten la calidad del
producto y, por ende, su comercialización. En otro ejemplo, si dos obreros
son caliicados respecto a la cantidad de piezas que pueden producir en
una hora, pero uno de ellos es evaluado en la primera hora de su jornada
325
PRINCIPIOS Y PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN
laboral y el otro en la última, seguramente la evaluación no será justa,
yaqueelprimerodeellosestaríasiendoevaluadocuandoestá“fresco”
y descansado, por lo que seguramente llegaría a su nivel más alto de
productividad;mientrasqueelotroobreroestaríasiendoevaluadocuando
ya se encuentra cansado y su desempeño muy probablemente se vería
mermado por esta condición.
6. Los controles deben ser flexibles. Un sistema
de control debe ser capaz de adaptarse a los planes
alternativos que se hayan dispuesto por si surgen
contingencias que cambien el rumbo de las situaciones.
Toda estrategia contempla cursos alternos de acción
y los controles deben estar diseñados de manera que puedan seguir siendo
útiles aun cuando la estrategia cambie.
¿Qué signiica
lexibilidad del
sistema de
control?
Por ejemplo, imaginemos una empresa dedicada a la producción y
a la venta de juguetes. Con certeza dicha organización obtiene un periodo
de ventas muy altas durante los meses de diciembre y principales enero de
cada año, debido a la gran demanda de estos productos en época navideña.
Sin embargo, su sistema de control de producción debe funcionar de la
misma manera y ser igualmente efectivo, tanto en esos meses, en los que
se necesita, incluso, incrementar un turno de trabajo por la gran cantidad
de producción que se requiere, como en aquellos meses en que se produce
poco porque la demanda disminuye.
7.Lossistemasdecontroldebenrelejar simplicidad y comprensión
en la información. Las gráicas complicadas y los informes estadísticos
muy elaborados que contienen un gran volumen de información, en lugar
de cumplir con su objetivo de control, producen situaciones confusas
y dificultades en su interpretación. Es necesario que al diseñar los
instrumentos de control se considere el nivel técnico y preparación del área
o persona a la que serán dirigidos para evitar confusiones o la generación
de información innecesaria.
Si en una empresa farmacéutica los ingenieros químicos e industriales
que trabajan en el área de control de calidad elaboraran informes para un
director de ventas y comercialización (cuya profesión es diferente a la
ingeniería) utilizando de manera preponderante los tecnicismos propios
326
UNIDAD 6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. CONTROL
de su área de especialidad, dicho director podría no comprender en su
totalidad el contenido de esos informes, por lo que éstos perderían su
efectividad. En este caso es necesario que profesionistas de diversas áreas
de la empresa establezcan un lenguaje común para la comprensión de todos
los informes.
8. En los sistemas de control se debe justiicar el costo. Antes de la
implantación de los instrumentos de control es necesario hacer un estudio
minucioso que demuestre la necesidad real de establecerlos a un costo
razonable. Esto signiica que el sistema de control no debe representar
un gasto oneroso que obligue a la empresa a desviar recursos que podría
utilizar en su operación.
Una vez que hemos analizado los requisitos que debe cubrir un
buen sistema de control, podemos analizar la forma en que éste debe
ser diseñado. Un administrador que no esté familiarizado con este tipo
de procesos puede pensar que es algo muy simple de hacer, pero en la
práctica no es así. Elaborar un sistema de control requiere un conocimiento
profundo y una visión amplia de los objetivos de la organización, así como
de los resultados que cada área funcional y cada una de las personas que
colaboran en la empresa deben generar con su trabajo.
Con frecuencia nos encontramos con sistemas de control que son
tan exhaustivos que pierden su eiciencia, u otros que prácticamente dejan
sin control a la mayoría de las actividades de la organización, por lo que
pierden su eicacia.
Cabe entonces hacernos la siguiente pregunta: ¿cómo se puede
diseñar un sistema de control eiciente y eicaz? Para responder esta
pregunta tomaremos como base la propuesta de Stoner y Freeman,20 que
contempla cinco puntos esenciales que analizaremos a continuación:
1. Definir los resultados deseados.
El diseño de un sistema de control debe
fundamentarse, primordialmente, en los
objetivos planteados durante el proceso
20
Ibíd., p. 645.
327
¿Cuáles son los
pasos básicos para el
diseño de un sistema
de control eiciente
y eicaz?
PRINCIPIOS Y PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN
de planeación. Un sistema de control nunca podrá ser eicaz si no está
estrechamente ligado a las metas de la empresa. Esto explica la íntima
relación entre la planeación y el control, ya que, de hecho, al desarrollar
los planes de la empresa se están diseñando de manea paralela los controles
(como sucede en el caso concreto de los presupestos).
Unclaroejemplodeloanteriorseverelejadoenlospresupuestos
debido a que éstos son, al mismo tiempo, un elemento del proceso de
planeación y una técnica de control.
2. Establecer proyecciones de resultados. Las proyecciones
señalan el momento en que se deben de tomar medidas correctivas. Si las
proyeccionessonconiablesyoportunasesmuyprobablequeseobtengan
los resultados deseados. Entre las proyecciones más frecuentemente
consideradas en los sistemas de control están:
• Cambios en los insumos clave. Por ejemplo, un aumento en los
costos o un sobregiro en los presupuestos.
• Resultados anteriores. En este caso se pueden mencionar las
estadísticas de ventas, de ingresos, cobranza, etcétera.
• Síntomas indirectos. Un ejemplo de esto es cuando un área se
demora en entregar sus informes a la dirección, lo cual puede indicar que
no está obteniendo los resultados esperados.
•Cambios en las condiciones propuestas. En este rubro se encuentran
situaciones como el incumplimiento de un proveedor o el retraso de una
de las fases del sistema de producción.
¿Por qué es
importante una
adecuada ijación
de estándares?
3. Establecer estándares para las proyecciones de
los resultados. Este paso implica la determinación de
puntos de referencia para evaluar el rendimiento real.
Cada área funcional y cada persona en la empresa
debenijarsuspropiosestándaresdedesempeño,todavezquesuevaluación
se hará con base en ellos.
Es necesario tener mucho cuidado en que los estándares ijados
sean los adecuados, esto es, ni muy altos ni muy bajos. Si el estándar es
demasiado ambicioso, lejos de ser motivante puede resultar frustrante para
todoslosinvolucradosensuconsecución;siporelcontrarioelestándar
328
UNIDAD 6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. CONTROL
es demasiado bajo, sería sumamente fácil lograrlo y los esquemas de
compensación por resultados perderían su efectividad.
4. Establecer la red de información y retroalimentación. Este paso
indicalanecesidaddediseñarunsistemadeinformaciónrápidoyeicaz
que permita tener disponibles los datos necesarios para realizar el control
en forma oportuna. Asimismo señala la importancia de retroalimentar a
cada área y trabajador respecto a la forma como han estado desarrollando
su trabajo.
A este respecto cabe señalar que la comparación entre los estándares
de desempeño y los resultados reales son el punto clave del sistema
de control, pero su eicacia depende de que la red de información y
retroalimentación de la empresa sea eiciente. De nada serviría al director
de una empresa darse cuenta que se están cometiendo errores en un área
si no retroalimenta al responsable de la misma respecto a lo que está
ocurriendo brindándole, al mismo tiempo, sugerencias para resolver sus
errores y/o mejorar sus procesos.
5. Aplicar el sistema y tomar medidas correctivas cuando se
requiera. Ningún sistema, aunque se pensara “perfecto”, funcionará
si no es puesto en práctica y ello implica posibles desviaciones en la
operación. En el caso de un sistema de control lo fundamental es que se
apliquen medidas correctivas oportunas y adecuadas para cada desviación
o error que se detecte.
Los cinco puntos anteriores son la base para el diseño del sistema en
lo general. Sin embargo, para que el sistema verdaderamente funcione, es
necesarioquedeinamosdospuntosmás:lasáreas de rendimiento clave y
los puntos estratégicos de control.
En páginas precedentes deinimos que las áreas
¿Qué son las
de rendimiento clave, o áreas de resultado clave, son
áreas de
aquellas funciones o actividades que forman parte de la
rendimiento
operación de la empresa y/o de cada área funcional (o
clave?
incluso de cada individuo), de cuyos resultados depende
en gran medida el éxito o fracaso de la unidad de trabajo evaluada.
329
PRINCIPIOS Y PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN
De manera general podemos establecer que dentro de las áreas de
rendimiento clave de cualquier empresa y de sus áreas funcionales más
comunes, se encuentran las siguientes:
Tabla 6.1.
Finalmente, para concluir este apartado, analizaremos brevemente
otro de los aspectos importantes a considerar en el diseño de un sistema
de control:
Los puntos estratégicos de control son definidos como aquellas
funcionesoactividades“críticasdeunsistema,delascualessepuedeobtener
información o en las que debe haber seguimiento”.21
21
Íbíd., p. 646.
330
UNIDAD 6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. CONTROL
Para seleccionar los puntos estratégicos de control
¿Qué
se utiliza comúnmente la Regla de Pareto, la cual
maniiesta la
establecequeel80%delosproblemasdeunaempresa
Regla de
sonocasionadosporel20%desusactividades.Eneste
Pareto?
sentido,loquesedebehaceresencontrarese20%de
actividades que representan la mayor cantidad de problemas (o puntos
críticos) en cada área funcional y en la empresa en general.
Habitualmente podemos identiicar en cada proceso los puntos
estratégicos de control en las áreas u operaciones donde se da una
transformación del mismo. Por ejemplo, en el caso de la contratación de una
persona para cubrir un puesto vacante, los puntos estratégicos de control
del proceso se darán cuando:
a)
b)
c)
d)
Se elabora la requisición de personal.
Se seleccionan las fuentes de reclutamiento.
Se selecciona al candidato idóneo.
Se contrata al nuevo empleado.
De esta manera se puede decir que los puntos estratégicos de control
serán aquellas operaciones donde se puedan producir errores o aquellas
cuyos errores puedan afectar más al proceso. Es importante y generalmente
más fácil que se ajusten las desviaciones menores conforme ocurren, que
corregir desviaciones mayores posteriormente.
Ejercicio 5
1. Un sistema de control es un procedimiento que:
a) Consta de varios pasos y se aplica a diversos tipos de actividades
de control.
b) Se aplica de manera unilateral a las actividades de control de la
empresa.
c) Consta de varias fases y establece un mecanismo de planeación
de la acción.
d) Se aplica de manera multilateral y se aplica a diversas actividades
de dirección.
331
PRINCIPIOS Y PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN
2. Explica brevemente los ocho requisitos que debe cumplir un sistema
decontrolparasereicaz:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________.
3. Jerarquiza los cinco pasos esenciales para el diseño de un
sistema de control:
( ) Establecer estándares para las proyecciones de los resultados.
()Deinirlosresultadosdeseados.
( ) Aplicar el sistema y tomar medidas correctivas cuando se
requiera.
( ) Establecer proyecciones de resultados.
( ) Establecer la red de información y retroalimentación.
4.Lospuntos__________________decontrolsondeinidoscomo
aquellas funciones o actividades _____________________ de un sistema,
de las cuales se puede obtener __________________ o en las que debe
haber _________________.
5. Establece que el 80% de los problemas de una empresa son
ocasionadosporel20%desusactividades:
a)
b)
c)
d)
Área de rendimiento clave.
Punto de control.
Regla de Pareto.
Retroalimentación del control.
332
UNIDAD 6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. CONTROL
6.6. Principios de control
Derivado de lo expuesto a lo largo de la presente unidad es posible
inferir los principios o elementos esenciales del control administrativo.
Éstos son:
1. Principio del propósito del control. Cualquier control que se
estableceenlaorganizacióntienecomoinfundamentalgarantizarque
se lleve a cabo lo planeado y que se corrijan las desviaciones surgidas en
la operación respecto a dichos planes.
¿En qué consisten
2. Principio de responsabilidad del
los principios
control. La responsabilidad absoluta sobre el
esenciales del
ejercicio del control compete al administrador o
control
los administradores encargados del desempeño
administrativo?
de los planes implicados. De ninguna manera se
puede delegar la responsabilidad de la aplicación de los controles a los
colaboradores de un área funcional. Si bien es cierto que la tendencia
de los sistemas modernos de administración es hacia el autocontrol,
la responsabilidad respecto a los resultados obtenidos por un área o
departamentodeberecaerensuadministradordemayornivel;denoser
asísepuedeprovocarunvacíodeautoridadodeicienciasenelsistema
de control.
3. Principio de eiciencia de los controles. Cualquier técnica
o método de control sólo será eiciente si ayuda a detectar y corregir
oportunamente las desviaciones respecto a los planes. En este sentido
también se debe procurar que el costo de los controles aplicados en la
organizaciónseaelmínimoposible,sinqueellodemeritesueicienciay
oportunidad.
4. Principio de control preventivo. Todo control debe tener
carácter preventivo y no correctivo. Esto signiica que es igualmente
o más importante la detección y prevención de las desviaciones que su
corrección. Cuando un error o desviación ya se ha presentado, puede ser
demasiado tarde para corregir y direccionar el desempeño esperado dentro
de los límites establecidos.
333
PRINCIPIOS Y PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN
5. Principio de adecuación organizacional. Cada organización
debe diseñar sus propios controles. Por muy buenos que sean los controles
de una empresa es prácticamente imposible que puedan adaptarse a otra.
Los administradores deben considerar como uno de sus trabajos más
importantes la generación de controles adecuados para su organización.
6. Principio de control de puntos críticos. Para que el control
sea eicaz debe sentarse en los puntos críticos para la evaluación del
rendimiento. Sería muy costoso e innecesario que los administradores
controlaran cada una de las actividades necesarias para la ejecución de
los planes. Seleccionar los puntos críticos de cada actividad o proceso es
unatareafundamentalparalaeicaciaorganizacional.
7. Principio de excepción. Los administradores deberán centrar su
atenciónenaquellasdesviacionessigniicativasrespectoalosplanes.Esto
signiicaciertalexibilidadenelsentidodequenosedebecambiarunplan
sólo porque no ha salido exactamente como se esperaba, sino que deben
establecerse límites de control que impliquen una cierta holgura tanto en
lo positivo como en lo negativo para la ejecución de los planes.
8. Principio de acción.Elcontroladministrativosóloesjustiicado
si se corrigen las desviaciones encontradas. Si los administradores no
corrigen las desviaciones respecto a los planes señalados por su sistema
de control, éste no tendrá razón de ser y sólo representará una pérdida de
tiempo y recursos para la organización.
334
UNIDAD 6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. CONTROL
Ejercicio 6
1. Relaciona ambas columnas:
( ) Los administradores deberán
centrar su atención en aquellas
desviacionessigniicativasrespecto
a los planes.
( ) Cada organización debe
diseñar sus propios controles.
( ) Cualquier técnica o método
decontrolsóloseráeicientesi
ayuda a detectar y corregir las
desviaciones respecto a los planes.
( ) El control administrativo sólo
esjustiicadosisecorrigenlas
desviaciones encontradas.
()Paraqueelcontrolseaeicaz
debe sentarse en los puntos críticos
para la evaluación del rendimiento.
a) Principio del propósito
del control.
b) Principio de
responsabilidad del control.
c)Principiodeeicienciade
los controles.
d) Principio de control
preventivo.
e) Principio de adecuación
organizacional.
f) Principio de control de
puntos críticos.
g) Principio de excepción.
h) Principio de acción.
Resumen
El control es la fase del proceso administrativo enfocada al análisis
objetivo, medición y evaluación de los resultados obtenidos en un periodo
determinado, utilizando para ello ciertos parámetros preestablecidos con objeto
de realizar las correcciones pertinentes. La función de control incluye todas
aquellas actividades que realizan los administradores en su intento por asegurar
que los resultados organizacionales concuerden con los objetivos planeados y que los
recursos se asignen y se utilicen de manera adecuada. Por lo tanto, su objetivo
principal es detectar posibles desviaciones entre las metas planeadas y los
resultados obtenidos en una organización.
335
PRINCIPIOS Y PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Parallevaracaboesteinseutilizaelprocesodecontrol,mismoque
sedeinecomoelprocesoparamedireldesempeñorealcomparándoloconun
parámetro y tomar acciones administrativas para corregir las desviaciones o
los parámetros inadecuados. Este proceso consta de cuatro pasos: establecer
parámetros y métodos para medir el rendimiento, medir el desempeño,
determinar si el rendimiento concuerda con el parámetro, y tomar medidas
correctivas.
La aplicación del proceso de control debe tener un carácter preventivo
además de correctivo, por lo que cada organización, según sus propias
necesidades, puede operar esta función administrativa a través de diferentes tipos
de control. Dichos controles pueden englobarse en cuatro rubros: enfocados en
el proceso, por su magnitud o extensión, por el grado de intervención humana y
por su horizonte temporal. Todos ellos se pueden llevar a cabo simultáneamente
en virtud de que son complementarios e incluyentes.
En la práctica de la administración profesional se aplican diversas
técnicas de control, cuyos exponentes más comunes son el presupuesto y la
auditoría. Ambas técnicas tienen muy diversas aplicaciones y sus alcances
dependen de los objetivos del sistema de control organizacional de que se
trate.
Un sistema de control debe ser oportuno, eiciente y eicaz, y debe
estar basado en los principios o elementos esenciales que rigen la aplicación
del control administrativo. Si bien hemos estudiado varias características que
debe tener todo buen sistema de control, no podemos hablar de que exista una
“receta”paraelaborarsistemasdecontroleicaces.Paraqueverdaderamente
funcione, cada empresa debe diseñar su propio sistema según sus necesidades
y recursos.
336
UNIDAD 6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. CONTROL
Actividades recomendadas
1. Acude con un administrador de empresas que conozcas y pídele que te
explique cómo funciona su sistema de control. Compara la forma como funciona
su sistema con lo estudiado en esta unidad.
2. Toma como referencia el esquema descrito del proceso de control que
se ubica en el apartado 6.2 y haz una propuesta para mejorar el sistema que te
explicaron en la actividad anterior.
3. De acuerdo con tu experiencia en la preparatoria, menciona qué tipos
de control se utilizaban en tu escuela. Fundamenta la respuesta.
4. Investiga, a través de diferentes medios, qué otras técnicas de control
existen independientemente de aquellas descritas en esta unidad.
5. Consulta con un administrador profesional y pídele que te diga
cuáles son las cinco áreas de rendimiento clave para la empresa y para
el área funcional donde trabaja. Compara esta información con el listado
presentado en el texto.
6. Consulta con un administrador profesional y pídele que te mencione
un ejemplo práctico de cada uno de los siguientes principios de control: a)
principio de control de puntos críticos, b) principio de acción, c) principio de
excepción y, d) principio de responsabilidad del control.
337
PRINCIPIOS Y PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Autoevaluación
1. El ______________________ es la función administrativa que
implica el proceso para _________________ que los _________________
generados por la organización sean acordes con los _______________
establecidosenlosplanesyprogramas,aindecorregirlas_________________
que se presenten y/o formular nuevos ______________ en caso
necesario.
2. ¿Cuáles son los objetivos de la función de control?
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.
3. Es el proceso para medir el desempeño real comparándolo con un
parámetro y tomar acciones administrativas para corregir las desviaciones
o los parámetros inadecuados.
a)
b)
c)
d)
Proceso administrativo.
Proceso de control.
Proceso de retroalimentación.
Proceso de planeación y control.
4. Menciona los cuatro pasos básicos del proceso de control:
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________.
5. Los controles de fomento al avance tienen por objeto detectar las
desviaciones respecto a alguna norma o meta y permitir que se realicen
correcciones antes de concluir determinada serie de acciones.
(
) Verdadero
(
338
) Falso
UNIDAD 6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. CONTROL
6. Relaciona ambas columnas:
(
) El ejemplo más representativo
de este tipo de control es la
supervisión directa, es decir, la
que hace el supervisor sobre las
personas a su cargo al momento de
estar desarrollando su labor en el
lugar de trabajo.
( ) Este tipo de control se establece
para actividades o situaciones que
representan un punto clave en el
desarrollo del proceso productivo,
ya sea por su importancia o porque
de ellas depende la continuidad
de dicho proceso.
()Estetipodecontrolveriicaomide
los resultados obtenidos una vez
que se ha concluido un trabajo o
unproyectoespecíico.
a) Control estratégico.
b) Control de
retroalimentación.
c) Control de selección
o aprobación.
d) Control directivo o
concurrente.
7. Está diseñado para indicar de manera clara y oportuna la forma
como se comporta la organización respecto a sus áreas de rendimiento
clave:
a)
b)
c)
d)
Control del personal.
Control de los subsistemas.
Control del sistema total.
Control de fomento al avance.
8. El control operativo se lleva a cabo en las operaciones que forman
el trabajo ______________________ de la empresa y es aplicado de
manera ________________, ______________ y/o _____________ por
los _________________, _________________ o ________________ de
las diversas _________________ funcionales.
339
PRINCIPIOS Y PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN
9. ¿Qué es un presupuesto?
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________.
10. Relaciona ambas columnas:
a) Presupuesto de operación.
( ) Se elabora para controlar los
b) Presupuesto de ingresos.
ingresos y egresos de una empresa,
así como para conocer las utilidades c) Presupuesto de egresos.
d) Presupuesto de efectivo.
generadas en un periodo
e) Presupuesto base cero.
determinado.
( ) Abarca a todas las áreas
organizacionales que tienen asignada
una cantidad de dinero para el desarrollo
de sus actividades.
()Esunpresupuestoprospectivo;
apropiado para aquellas áreas de la
empresa que no deban ajustarse
a programas previamente establecidos.
()Tambiénllamadolujodeefectivo;
permite determinar tanto la fuente de
losrecursosinancieroscomoel
destino de los mismos.
11. La auditoría externa es la revisión de un área especíica de la
operación de una empresa, la cual es llevada a cabo por un consultor interno
especialista en el área a revisar.
( ) Verdadero
( ) Falso
12. Se reiere al análisis de los estados inancieros y operaciones
financieras que una empresa ha llevado a cabo durante un periodo
determinado:
a)
b)
c)
d)
Auditoría operacional.
Auditoríainanciera.
Auditoría administrativa.
Auditoríaiscal.
340
UNIDAD 6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. CONTROL
13.Elciclodecontrolquesereierealasactividadesnecesariaspara
llevar a cabo la manufactura de los bienes y/o servicios que la empresa
ofrece, es el denominado:
a)
b)
c)
d)
Ciclo de tesorería.
Ciclo de ventas y cuentas por cobrar.
Ciclo de producción.
Ciclo de compras y cuentas por pagar.
14.Sereierealsistemainancierodelaempresaycomprendelas
entradas y salidas de dinero, las inversiones, las deudas a largo plazo y
los movimientos de capital.
a)
b)
c)
d)
Ciclo de tesorería.
Ciclo de ventas y cuentas por cobrar.
Ciclo de compras y cuentas por pagar.
Ciclodeinformesinancieros.
15. Existen cuatro elementos comunes en todos los sistemas de
control, mismos que se aplican sin importar el grado de complejidad del
sistema. ¿Cuáles son estos elementos?
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________.
16. Los controles deben tener un sentido positivo, ajustarse a las
necesidades de la empresa y tender hacia el autocontrol.
(
) Verdadero
(
) Falso
17. Explica brevemente los cinco puntos esenciales que postulan Stoner
yFreemanparaestablecerunsistemadecontroleicienteyeicaz.
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________
__________________________________________________________________.
341
PRINCIPIOS Y PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN
18. Todos los departamentos de una empresa tienen las mismas áreas
de rendimiento clave.
(
) Verdadero
(
) Falso
19.Cualquiercontrolqueseestablecetienecomoinfundamental
garantizar que se lleve a cabo lo planeado y que se corrijan las desviaciones
surgidas en la operación respecto a dichos planes.
a)
b)
c)
d)
Principiodeeicienciadeloscontroles.
Principio de control preventivo.
Principio del propósito del control.
Principio de adecuación organizacional.
20. El principio de control preventivo maniiesta que de ninguna
manera se puede delegar la responsabilidad de la aplicación de los controles
a los colaboradores de un área funcional.
(
) Verdadero
(
342
) Falso
UNIDAD 6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. CONTROL
Respuestas a los ejercicios
Ej. 1
1. Parámetros (o estándares) / desempeño / correcciones / mejoras.
2. Falso.
3. Esunabaseclaraymensurablequeseijaconlainalidadde
realizar evaluaciones de los resultados de un área o departamento
determinado y es un criterio que sirve como punto de partida
para medir el desempeño real o esperado de un departamento o
persona.
4. a )
5. d )
Ej. 2
1. Explicación alusiva a los siguientes pasos que conforman el
proceso de control: establecer parámetros y métodos para medir
eldesempeñoorganizacional;medireldesempeño;determinar
si el rendimiento concuerda con el parámetro y tomar medidas
correctivas.
2. Claros / mensurables / controlables.
3. b )
4. c )
5. b )
Ej. 3
1. b )
d)
a)
c)
2. d )
3. Es aquella función o actividad que forma parte de la operación
de la empresa y/o de cada área funcional (o incluso de cada
343
PRINCIPIOS Y PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN
individuo), de cuyos resultados depende en gran medida el éxito
o fracaso de la unidad de trabajo evaluada.
4. Directivos / estratégicos / trimestral / semestral / anual.
5. b )
Ej. 4
1. b )
2. Presupuesto de operación, presupuesto de ingresos, presupuesto
de egresos, presupuesto de efectivo (o lujo de efectivo) y
presupuesto base cero.
3. Control/organización/activos/inancieros.
4. c )
5. Ciclo de tesorería, ciclo de ventas y cuentas por cobrar, ciclo de
compras y cuentas por pagar, ciclo de sueldos y prestaciones,
ciclodeproducciónyciclodeinformesinancieros.
Ej. 5
1. a )
2. Explicación basada en los siguientes puntos: un sistema de
control debe: mostrar tendencia hacia el autocontrol; tener
sentido positivo; ajustarse a las necesidades de la empresa;
permitirdetectaroportunamentelasdesviaciones;serprecisoen
términos de los instrumentos de medición utilizados y los datos
sobreloscualessetomanlasdecisiones;serlexible;relejar
simplicidad y comprensión en la información; y justiicar el
costo.
3. 3 )
1)
5)
2)
4)
4. Estratégicos / críticas / información / seguimiento.
5. c )
344
UNIDAD 6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. CONTROL
Ej. 6
1. g )
e)
c)
h)
f)
345
PRINCIPIOS Y PERSPECTIVAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Respuestas a la autoevaluación
1. Control/veriicar/resultados/parámetros/desviaciones
/
planes.
2. Asegurarquelascosasserealicencomoseplanearonyveriicar
que se están logrando los resultados deseados; establecer
parámetrosparalaevaluacióndeldesempeñodelaorganización;
comparareldesempeñorealconlosparámetrosestablecidos;
detectar desviaciones entre lo real y lo planeado; diseñar y
aplicar acciones administrativas para corregir desviaciones en el
desempeño o en el inadecuado establecimiento de parámetros.
3. b)
4. Establecer parámetros y métodos para medir el desempeño
organizacional;medireldesempeño;determinarsielrendimiento
concuerdaconelparámetroy;tomarmedidascorrectivas.
5. Falso.
6. d)
c)
b)
7. c)
8. Cotidiano / diaria / semanal / mensual / directores / jefes /
supervisores / áreas.
9. Es un listado detallado de los recursos asignados a un proyecto o
área funcional en un periodo determinado.
10. a)
c)
e)
d)
11. Falso.
12. b)
13. c)
14. a)
15. Ciertascaracterísticasmediblesycontrolables;unmediopara
medirlascaracterísticasopropiedades;unmedioparacomparar
losresultadosrealesconlosestándaresyevaluarlasdiferencias;
yunmedioparaefectuarcambiosenelsistemaaindeajustarlo
a las necesidades.
346
UNIDAD 6. EL PROCESO ADMINISTRATIVO Y SU APLICACIÓN. CONTROL
16. Verdadero.
17. Explicaciónbasadaenlossiguientespuntos:deinirlosresultados
deseados; establecer proyecciones de resultados; establecer
estándaresparalasproyeccionesdelosresultados;establecer
lareddeinformaciónyretroalimentación;yaplicarelsistema
y tomar medidas correctivas cuando se requiera.
18. Falso.
19. c)
20. Falso.
347