Resumen Ejecutivo N° UAI-CP-RE-2014-005

UNIDAD DE AUDITORÍA INTERNA
QUIMBIOTEC, C.A
Resumen Ejecutivo N° UAI-CP-RE-2014-005
RESUMEN EJECUTIVO DE LA ACTUACIÓN FISCAL PRACTICADA AL ACTA DE ENTREGA DE LA
GERENCIA DE DESARROLLO DE PROCESOS SUSCRITA EN FECHA 08-12-2011
Dependencia Evaluada
Código de la Actuación:
UAI/CP-ID/06-14
Gerencia de Desarrollo de Procesos
Tipo de Actuación:
Objetivo General:
Auditoría de Cumplimiento
Verificar la sinceridad y exactitud del Acta de Entrega de la Gerencia de
Desarrollo de Procesos, suscrita en fecha 08-12-2011.
Alcance:
La actuación fiscal se circunscribió al análisis del contenido del Acta de Entrega de la Gerencia de Desarrollo de Procesos,
y de los correspondientes Anexos, la cual fue suscrita en fecha 08-12-2011, por la Gerente de Desarrollo de Procesos
Saliente, y la Gerente General de Quimbiotec, C.A.
Observaciones Relevantes:
•
•
La Gerente de Desarrollo de Procesos saliente, entregó
formalmente la dependencia bajo su responsabilidad mediante
Acta suscrita el 08-12-2011, solo por su persona, ya que al final
de la misma, sólo aparece el nombre y la firma de la Gerente
saliente, y únicamente el nombre de la Gerente General, es
decir, sin firma autógrafa de la Gerente General quien recibe el
Acta; aunado a ello, no se evidencian los datos del documento
mediante el cual la Máxima Autoridad Jerárquica de Quimbiotec
C.A., haya designado a la Gerente General para recibir la
Dependencia Entregada.
El Acta de Entrega de fecha 08-12-2011 y sus correspondientes
anexos, fue recibida en la Unidad de Auditoría Interna, en fecha
24-01-2012, vale decir, diez (10) hábiles días hábiles después
de haber sido suscrita la misma.
•
El Acta de Entrega contiene: lugar y fecha de suscripción,
identificación de la dependencia, así como, los datos del
servidor público que entrega y del que recibe, la relación de los
anexos con mención expresa de que forman parte integrante de
dicho documento, la firma en original de quien entrega, sin
embargo, no presenta la rúbrica del servidor público que recibe,
igualmente, es importante destacar que existe discrepancia con
respecto a la servidora pública que está recibiendo el acta de
entrega, ya que en ésta se colocó que la Gerente General de
Quimbiotec, C.A., tiene la condición de “entrante”, cuando en
realidad sólo está recibiendo el acta de entrega.
•
Se observó que el Acta evaluada, no indica la fundamentación
legal de la entrega de la dependencia, tal situación no ofrece
certeza en cuanto a la cualidad y la situación de la servidora
pública que recibió la dependencia entregada, igualmente, la
circunstancia descrita no demuestra la sinceridad de las causas
que motivaron el cese en funciones del servidor público
saliente.
•
El servidora pública
saliente consignó un anexo
correspondiente con la ejecución financiera de la Gerencia de
Desarrollo de Procesos con fecha de corte al 07-12-2011, en
atención a lo dispuesto en el numeral 1, del artículo 11 de las
NREOEAPOD.
Conclusiones:
•
El servidora pública adjuntó una lista del personal asignado a la
Gerencia de Desarrollo de Procesos con corte al 07-12-2011,
con indicación del cargo, ubicación administrativa y extensión
de teléfono, sin embargo, no indica el número de cargos
existentes, ni su situación jurídica, vale decir, si son empleados
u obreros, fijos o contratados, así como el número de jubilados
y pensionados si fuese el caso.
•
La servidora pública saliente consignó un Inventario de los
Bienes Muebles e Inmuebles y llaves, asignados a la Gerencia
de Desarrollo de Procesos al 08-12-2011, en atención a lo
dispuesto en el numeral 3 del artículo 11 de las NREOEAPOD.
•
La servidora pública saliente no anexó información relativa al
Plan Operativo de la Gerencia de Desarrollo de Procesos, los
documentos consignados sólo reflejan los cronogramas y
etapas de desarrollo de actividades a desarrollar por dicha
Gerencia durante los años 2011 y 2012, sin demostrar
vinculación alguna con los objetivos y metas planificados y un
Informe de Gestión de Necesidades y Proyecciones período
enero-octubre 2011, en el cual esboza esencialmente las
funciones, planes, proyectos y diagnóstico de los proyectos
relacionados con dicha Gerencia, e igualmente, consignó un
Informe de Avances 2011, relativo al Proyecto Vacuna AntiInfluenza. Cabe señalar, que los referidos informes no están
firmados por la servidora pública saliente, ni presentan el sello
de la dependencia que entrega, asimismo, no se especifica ni
se detalla información relacionada con la ejecución del plan
operativo conforme con los objetivos y metas fijadas en el
presupuesto correspondiente al año 2011, tal como lo prevé el
numeral 4 del artículo 11 de las NREOEAPOD.
•
La servidora pública saliente, consignó una Relación suscrita
por su persona, de Puntos pendientes por ser ejecutados,
período 2011-2012, de la Gerencia de Desarrollo de Procesos,
en atención a lo dispuesto en el numeral 6 del artículo 11 de las
NREOEAPOD.
•
Los Anexos adjuntos al Acta de Entrega de la Gerencia de
Desarrollo de Procesos del 08-12-2011, no fueron consignados
en esta Unidad de Auditoría Interna en copia debidamente
certificada.
Vistos los resultados contenidos en el presente Informe se concluye que
para la elaboración y suscripción del Acta de Entrega fueron
consideradas parcialmente las Normas para regular la entrega de los
órganos y entidades de la Administración Pública y de las respectivas
oficinas o dependencias, dictadas por la Contraloría General de la
República, toda vez que no se hace mención expresa de los datos del
documento mediante el cual la Máxima Autoridad Jerárquica de
Quimbiotec C.A., haya designado a la Gerente General de Quimbiotec,
C.A., para recibir la Dependencia Entregada; el acta de entrega y sus
correspondientes anexos fue recibida en la Unidad de Auditoría Interna a
los diez (10) días hábiles después de haber sido suscrita la misma;
asimismo, no presenta la rúbrica del servidor público que recibe; del
mismo modo, no indica la fundamentación legal correspondiente al
motivo del cese en funciones; así mismo, se anexo a la presente Acta
información relacionada con la ejecución financiera de la Gerencia de
Desarrollo de Procesos; para el momento del cese en funciones de la
Gerente de Desarrollo de Procesos; adjuntó una lista del personal
asignado a la Gerencia de Desarrollo de Procesos con corte al 07-122011, con indicación del cargo, ubicación administrativa y extensión de
teléfono, sin embargo, no indica el número de cargos existentes, ni su
situación jurídica, vale decir, si son empleados u obreros, fijos o
contratados, así como el número de jubilados y pensionados si fuese el
caso; fue consignado un Inventario de los Bienes Muebles e Inmuebles
asignados a la Gerencia de Desarrollo de Procesos al 08-12-2011, sin
embargo, no está firmado ni sellado por la dependencia de donde
emana la información; no se adjuntó el Plan Operativo de la
dependencia para el momento del cese en funciones del Servidor
Público saliente, ni soportes documentales suficientes que demuestren
fehacientemente la situación de la ejecución del mismo, de conformidad
con los objetivos y metas presupuestas; de igual manera, los anexos
adjuntos al Acta de Entrega de la Gerencia de Desarrollo de Procesos
del 08-12-2011, no fueron consignados en esta Unidad de Auditoría
Interna en copia debidamente certificada.
Recomendaciones:
•
•
Velar en el caso que no haya Servidor Público Designado en el
cargo para el momento del cese en funciones del Saliente, que
la Máxima Autoridad Jerárquica de Quimbiotec C.A., designe a
la persona que ha de recibir el Acta de Entrega y sus
correspondientes anexos, con la finalidad que una vez que se
practique el nombramiento del Servidor Público que ha de
asumir el cargo, tenga la oportunidad de formular
observaciones al Acta y sus Anexos en caso que considerara su
procedencia, en resguardo de la debida delimitación de
responsabilidades, y de igual modo ofrecerle las herramientas
necesarias y suficientes, para que le de continuidad
administrativa al Plan Operativo que se encuentre en curso y se
le brinde la oportunidad de tomar las decisiones que fueran
pertinentes de ser el caso.
Consignar por ante la Unidad de Auditoría Interna, un (1)
ejemplar en copia debidamente certificada del Acta de Entrega
y sus correspondientes anexos dentro de los cinco (5) días
hábiles siguientes a la suscripción, con la finalidad que el
servidor público saliente, pueda demostrar oportunamente
dentro del lapso legalmente establecido para ello, su debida
diligencia, en el cumplimiento de su deber como servidor
público, de hacer entrega de los bienes o recursos que
administraba, manejaba y/o custodiaba para el momento del
cese en funciones, como buena práctica en el ejercicio de una
sana administración.
•
Verificar que el acta esté debidamente suscrita por parte del
servidor público que entrega y el que recibe.
•
Señalar expresamente en el contenido del Acta de Entrega la
fundamentación legal correspondiente, tal como lo dispone el
numeral 4 del artículo 10 de las NREOEAPOD.
•
Constatar que la ejecución financiera de la Gerencia de
Desarrollo de Procesos, contenga la identificación de la
empresa, así como la firma y sello de la dependencia de donde
emana dicha información.
•
Indicar el número de cargos existentes, así como su situación
jurídica, vale decir, si son empleados u obreros, fijos o
contratados, así como el número de jubilados y pensionados si
fuese el caso.
•
Velar porque el Inventario de los Bienes Muebles e Inmuebles
asignados a la dependencia que se entrega, esté debidamente
sellado y firmado, con expresión del correspondiente Código de
Identificación como Bien Público Nacional, asignado por la
Gerencia encargada de llevar el correspondiente registro de los
bienes.
•
Adjuntar como Anexo al Acta de Entrega, el Plan Operativo
2011, y los soportes documentales suficientes que demuestren
fehacientemente la situación de la ejecución del Plan Operativo
2011, de conformidad con los objetivos y metas fijadas en el
presupuesto correspondiente, con la finalidad de demostrar el
porcentaje de ejecución del Plan Operativo Anual que se
encuentre en curso, para el momento del cese en funciones, de
manera de ofrecer oportunamente al Servidor Público que
recibe la dependencia, el documento necesario por excelencia,
para garantizar la continuidad de los Objetivos y Metas
Programados para el ejercicio económico financiero en curso,
aunado a ello que la información suministrada sea completa,
sincera y adecuada a los lineamientos vinculados con el Plan
Operativo
Anual
Institucional,
Nacional
y
políticas
presupuestarias del Ejecutivo Nacional.