T. 4 LOS SISTEMAS ARCHIVÍSTICOS AUTONÓMICOS: El sistema

GESTION DE SISTEMAS DE
ARCHIVOS
Tema 5:
Los sistemas de archivos privados
Curso 06-07
Curso 06 - 07
Los sistemas de archivos privados
1. Introducción a los archivos privados
2. Los archivos de empresa.
2.1 Los archivos empresariales: tipología
2.2 Los sistemas archivísticos de las empresas:
criterios
2.3 Clasificación de los sistemas archivísticos
empresariales
2.4 Planificación de los archivos de empresa
Raquel Gómez Díaz [email protected]
2
Curso 06 - 07
Los sistemas de archivos privados
3
Los archivos eclesiásticos
3.1 La Iglesia Católica
3.2 Los archivos eclesiásticos
3.3 Tipos de archivos eclesiásticos
Raquel Gómez Díaz [email protected]
3
Curso 06 - 07
1. Introducción a los archivos privados
Archivos privados:
los que proceden de individuos o personas
jurídicas privadas:
z
z
z
z
z
Familias
Asociaciones
Fundaciones
Empresas
Iglesias
Raquel Gómez Díaz [email protected]
4
Curso 06 - 07
Bibliografía de archivos de empresa
{
{
{
{
{
{
Código de comercio. Madrid: Civitas 2003
De la Moneda Corrochano, M. El archivo de empresa: un concepto
integrado. En Manual de Archivística. Madrid: Síntesis, 1995 pp. 253261
Dirks Manual for Commwealth Agencies. Australia Commonwealth,
2001
Gallego Domínguez, Olga. Los archivos de empresa. En Abaco: revista
de Cultura y Ciencias Sociales. 2ª época nº 1 1992. Arqueología
Industrial 112 pp. 29-55
Información y documentación. Gestión de documentos. Proyecto UNEISO 15489-1. Revista Española de Documentación Científica, 28. 1.
2005 pp. 87-116
ISO/TR 15489-2 Guide practique, Ginebra: ISO, 2001
Raquel Gómez Díaz [email protected]
5
Curso 06 - 07
Bibliografía de archivos de empresa
{
M. Van Campon. The archivist in the bussiness enviroment.
EN Proccedings of the 12th International Congress on
Archives. Montreal 6-11 sep 1992. Archivum vol XXXIX pp
122-133
{
Moro Cabero, Manuela. Auditar la gestión del conocimiento
en archivos en el universo ISO 15489. Legajos: cuadernos de
investigación archivística y gestión documental. N. 7.
Extraordinario, 2004 pp. 19-37
{
Navarrro Bonilla. Los archivos de empresa: aproximación a la
normativa jurídica reguladora en la producción documental
en las empresas españolas. En Boletín de la ANABAD XLVIII
1988 nº 1 enero-marzo pp. 49 a 75
Raquel Gómez Díaz [email protected]
6
Curso 06 - 07
Bibliografía de archivos de empresa
{
Perpinya Moreira, R. Rius Vera, N. El sistema documental de
l’empresa: el punto de vista de l’arxiu i el centre de
documentació. En V Jornadas Catalanas de Documentació.
Barcelona. 1995 pp. 337-314
{
Sánchez Belda, L. Sistemas de clasificación en los archivos de
empresa. EN Boletín de la Dirección de General de Archivos y
Bibliotecas. Año XII, nº LXXIV nov-dic 1963 pp. 7-12
Raquel Gómez Díaz [email protected]
7
Curso 06 - 07
Dirks
http://www.naa.gov.au
Raquel Gómez Díaz [email protected]
8
Curso 06 - 07
Dirks
Raquel Gómez Díaz [email protected]
9
Curso 06 - 07
Dirks
Raquel Gómez Díaz [email protected]
10
Curso 06 - 07
2. Los archivos de empresa
Archivos de empresa:
Los que reúnen fondos documentales producidos
por una organización mercantil o industrial de
carácter público, privado o mixto.
[Dic. Terminología archivística]
Raquel Gómez Díaz [email protected]
11
Curso 06 - 07
2.Los archivos empresa
TIPOLOGÍA
{
Tipo de actividad: comercio, seguros, bancos….
{
Naturaleza jurídica: familiar, anónima, de bienes..
{
Naturaleza social: pública, privada o mixta
{
Tamaño: pequeña, mediana, Holding
{
Expansión territorial: local, regional, nacional, internacional
Raquel Gómez Díaz [email protected]
12
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Funciones básicas
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
Consejo de Administración
Dirección General
Procesos técnicos
Productos
Financiación y Contabilidad
Gestión de Recursos (proveedores, bienes de equipo, almacenes…)
Gestión Comercial
Gestión Personal
Servicios Jurídicos
Otros servicios generales: archivo, documentación,
telecomunicaciones
Investigación y desarrollo
Servicios de mantenimiento (limpieza, mantenimiento…)
Seguridad e higiene en el trabajo
Médico de empresa
Calidad
Raquel Gómez Díaz [email protected]
13
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
SOLUCIONES DE GESTIÓN
{
Empresas que conservan y gestionan con sus propios
medios (instalaciones y personal) todas las fases de la
documentación
{
Empresas que contratan a una empresa para la
conservación y gestión de sus fondos en las semiactiva
{
Empresas que gestionan su fase activa y semiactiva y
ceden sus fondos históricos, bien mediante depósito o
donación a instituciones culturales o científicas o a otros
archivos.
Raquel Gómez Díaz [email protected]
14
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Custodia de fondos históricos
{
por la propia empresa
{
en centros de la Administración
{
en centros científicos privados (fundaciones)
{
por empresas especializadas.
Raquel Gómez Díaz [email protected]
15
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
{
El entorno normativo se compone de los siguientes
elementos:
z Las leyes, la jurisprudencia y la normativa que regula el
entorno organizativo en general y el que le afecta a cada
sector en particular.
z
normas de obligado cumplimiento
z
códigos de buenas prácticas
z
códigos éticos y de conducta de aplicación voluntaria
z
expectativas identificables de la continuidad acerca de lo
que se considera como un comportamiento aceptable en
relación con el sector específico u organización.
Raquel Gómez Díaz [email protected]
16
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Legislación mercantil: código de comercio (1885):
OBLIGACIONES
{
Mercantiles
{
Fiscales
{
Laborales
{
Industriales y tecnológicas
{
Medioambientales
{
Con sus proveedores
{
Con sus clientes
{
Con sus socios, financieros …
Raquel Gómez Díaz [email protected]
17
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Clasificación de los sistemas archivísticos empresariales
MODELO 1
Documentación activa
ARCHIVO DE GESTIÓN
Documentación semiactiva
Documentación inactiva
Raquel Gómez Díaz [email protected]
ARCHIVO CENTRAL
18
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Clasificación de los sistemas archivísticos empresariales
MODELO 2
Documentación activa
ARCHIVO DE GESTIÓN (5 A 8 años)
Documentación semiactiva
ARCHIVO CENTRAL
Documentación inactiva
Raquel Gómez Díaz [email protected]
19
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Clasificación de los sistemas archivísticos empresariales
MODELO 3
Documentación activa
ARCHIVO DE GESTIÓN
Documentación semiactiva
ARCHIVO CENTRAL
Documentación inactiva
Raquel Gómez Díaz [email protected]
20
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Elementos que incluye la gestión de documentos de archivo
z establecimiento de políticas y normas
z
la asignación de responsabilidades y competencias
z
fijación y promulgación de procedimientos y directrices
z
presentación de una serie de servicios relacionados con
su gestión y uso
z
el diseño, la implantación y la administración de los
sistemas especializados
z
la integración de la gestión de los documentos de archivo
en los sistemas y procesos de la organización.
Raquel Gómez Díaz [email protected]
21
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Elementos que permiten los documentos de archivo
{
{
{
{
{
{
{
{
{
{
{
{
Realizar las actividades de manera ordenada, eficaz y responsable
Prestar servicios de manera coherente y equitativa
Respaldar y documentar la creación de políticas y la toma de decisiones a
un nivel directivo
Proporcionar coherencia, continuidad y productividad a la gestión y a la
administración
Facilitar la ejecución eficaz de actividades en el seno de la organización
Garantizar la continuidad de las acciones en caso de desastre
Cumplir con los requisitos legislativos y normativos
Proporcionar protección y apoyo en los litigios
Proteger los intereses de la organización y derechos de los empleados y los
clientes
Apoyar y documentar las actividades de investigación y desarrollo de
patentes, investigación histórica…
Establecer una identidad cultural dentro de la propia organización
Mantener una memoria corporativa, personal y colectiva
Raquel Gómez Díaz [email protected]
22
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
PLANIFICACIÓN DE UN MODELO EMPRESARIAL
1. Tipo de organización que pretende implantar el sistema.
2. Actividad y funciones a través de las que llevan a cabo esas
actividades
3. Estructura organizativa de la entidad
z
z
Organigrama de la empresa
Directrices y normas de la empresa
4. Características de la normalización de los procesos
5. Volumen y producción documental
6. Inventario de los documentos, viendo el origen, evolución y uso
actual de la documentación
7. Recursos destinados a los archivos: análisis de costes y ver si éstos
están justificados o desaprovechados
8. Implantación de calendarios de conservación
Raquel Gómez Díaz [email protected]
23
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Características de los sistemas de gestión de documentos de archivo
Fiabilidad: para que un sistema de gestión de documentos de archivo funcione de
forma fiable debería:
z
incorporar de forma rutinaria todos los documentos ligados a las
actividades de la organización que se contemplan en el sistema
z
organizarlos de modo que reflejen los procesos de su creador
z
protegerlos frente a una modificación o disposición no autorizadas
z
funcionar de forma habitual como la principal fuente de
información de los actos que testimonian
z
proporcionar un acceso fácil a todos los documentos pertinentes
Raquel Gómez Díaz [email protected]
24
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Características de los sistemas de gestión de documentos
de archivo
Integridad:
Deberían aplicarse medidas para controlar el acceso, la
identificación del usuario, la destrucción autorizada
y la seguridad, con la finalidad de evitar el acceso, la
destrucción, la modificación o la eliminación no
autorizados.
Estas medidas de control pueden formar parte del sistema o ser
externas al mismo.
Raquel Gómez Díaz [email protected]
25
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Características de los sistemas de gestión de documentos de
archivo
Conformidad:
Un sistema de gestión de documentos de archivo debería cumplir
todos los requisitos derivados de las actividades propias de la
organización, de su entorno normativo y de las expectativas de la
sociedad.
Exhaustividad:
Un sistema de gestión de documentos de archivo debería gestionar
los documentos procedentes de todas las actividades de la
organización o de la sección de la misma de la que forma parte.
Raquel Gómez Díaz [email protected]
26
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Norma ISO 15489
{
primera norma internacional en el campo de la gestión de
documentos.
documentos
{
{
Su primera edición en septiembre de 2001 por el Technical
Committee ISO / TC 46, Information and Documentation,
Subcommittee SC 11, Archives / Records Management.
Esta norma se desarrolló en respuesta al acuerdo general entre los
países miembros de la ISO, para normalizar a nivel internacional la
gestión de documentos tomando como base las normas
australianas AS 4390: AS 4390.1 – 1996, AS 4390.2 – 1996, AS
4390.3 – 1996, AS 4390.4 – 1996, AS 4390.5 – 1996 y AS 4390.6 –
1996.
Raquel Gómez Díaz [email protected]
27
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Norma ISO 15489
OBJETIVO: la adecuada gestión de los documentos de archivo
de una organización.
{
Garantizar que una organización sea capaz de crear,
conservar, y utilizar los documentos de archivo que necesita.
PARTES
{ ISO 15489-1:2001.1:2001 guía sobre como gestionar los
documentos de archivo.
{
ISO/TR 15489-2:2001.2:2001 un informe técnico que
proporciona una metodología para su implantación.
Raquel Gómez Díaz [email protected]
28
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso A: Investigación preliminar.
Paso B: Análisis de la
actividades.
Paso C: Identificación de las
exigencias archivísticas
Paso D: Evaluación de los
sistemas existentes.
Paso E: Identificación de
estrategias para la satisfacción
de las exigencias archivística
Paso F: Concepción del sistema
de archivo
Paso G: Puesta en marcha del
sistema
Paso H: Control a posteriori
Raquel Gómez Díaz [email protected]
29
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso A: Investigación preliminar.
El objetivo principal de esta primera etapa es identificar y
documentar el papel que juega nuestra organización.
ƒ identificar y documentar la estructura de la organización
ƒ contextos administrativo, legal, comercial y social en
los que opera
ƒ factores principales que influyen en sus necesidades de
crear y mantener documentos
IDENTIFICAMOS POSIBLES áreas de riesgos.
Raquel Gómez Díaz [email protected]
30
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso A: Investigación preliminar.
Este paso, por tanto, nos proporciona una
visión general de:
z
los puntos fuertes y débiles en las prácticas
de gestión de documentos de nuestra
organización
z
la actividad que desempeña
z
sus principales partes componentes.
Raquel Gómez Díaz [email protected]
31
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso A: Investigación preliminar.
A INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
Debo de tratar de responder a las siguientes preguntas:
{ Cuál es la finalidad de la organización
{ Qué hace y cómo lo hace
{ Quién es el responsable de las funciones
{ Cómo se distribuye el trabajo.
{ Cómo se dinamiza la organización
{ Políticas y aspectos generales
{ Cómo se refleja todo esto en los documentos
Raquel Gómez Díaz [email protected]
32
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso A: Investigación preliminar.
A INVESTIGACIÓN PRELIMINAR
Información sobre:
z
La empresa
z
El fondo documental
z
Organización archivística existente
Raquel Gómez Díaz [email protected]
33
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso A: Investigación preliminar.
La empresa
{ Historia y evolución institucional, mercantil y organizativa de la
empresa.
{
{
Tipo de organización y características
Actividades y objetivos generales de la empresa y actividades y
objetivo específicos de los centros, divisiones de departamentos de
la empresa
{
Marco legal y jurídico de la empresa así como la normativa de
carácter interno
{
Nivel y características de la demanda interna y externa en materia
de documentación de archivo
Raquel Gómez Díaz [email protected]
34
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso A: Investigación preliminar.
Los documentos
{
Características del fondo producido
{
Estudio y relación entre las unidades productoras de
documentación y el fondo documental producido
{
Cuantificación del fondo documental producido y los ritmos de
crecimiento
{
Grado de normalización e integración del fondo documental
{
Identificación, valoración y análisis de tipologías y series
documentales producidas.
Raquel Gómez Díaz [email protected]
35
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso A: Investigación preliminar.
La organización de los archivos
{
Determinación de los objetivos en materia de archivos
{
Archivos y depósitos documentales generados
{
Criterios y técnicas de organización seguidos
z
Criterios y técnicas concretos de clasificación, ordenación,
descripción, instalación, identificación, valoración, selección y
eliminación de documentos
z
Procedimiento de acceso, consulta y préstamo de documentos
z
Catálogo descriptivo de formularios e impresos utilizados en los
procesos precedentes
Raquel Gómez Díaz [email protected]
36
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso A: Investigación preliminar.
La organización de los archivos
z
Instrumentos de control y descripción generados
z
Normativa específica en materia de archivos
z
Recursos aplicados a la organización y gestión de archivos
z
Nivel de informatización de archivos y características de las bases
de datos utilizadas
z
Nivel de informatización de la gestión y administración de los
archivos
z
Nivel de calidad de los servicios de archivos
Raquel Gómez Díaz [email protected]
37
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso A: Investigación preliminar.
Recopilar información
z Documentación existente
{ Fuentes internas
{ Fuentes externas
z
Información nueva
{ Entrevistas
Raquel Gómez Díaz [email protected]
38
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso A: Investigación preliminar.
Guía para los entrevistadores:
ENTREVISTA
{ Elección del método:
z Entrevista individual
z Entrevista en grupo
{ Elección de los entrevistados
{ Preparación de las preguntas
{ Organización del programa
z Estimación del tiempo para la entrevista
z Calendarización y comunicación a los entrevistados
Raquel Gómez Díaz [email protected]
39
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso A: Investigación preliminar.
Obtengo información acerca
z
z
z
z
z
z
z
z
ENTREVISTA
La actividad de la organización
Apoyos
Riesgos a los que está expuesta la organización
Percepciones sobre la gestión de documento
Fortalezas y debilidades del sistema
Niveles de compromiso de gestión
Opciones para orientar el proyecto
Recursos necesarios para el proyecto
Raquel Gómez Díaz [email protected]
40
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso A: Investigación preliminar.
Del análisis puedo deducir:
z
z
z
z
z
Datos generales básicos sobre el modelo de
gestión existente (o inexistente) analizado
Problemas respecto a los objetivos del
programa
Costes del sistema de archivo
Problemas y necesidades detectados por los
usuarios (en orden prioritario)
Soluciones a nivel general.
Raquel Gómez Díaz [email protected]
41
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso A: Investigación preliminar.
Esta fase por tanto la podemos dividir en cuatro
tareas:
1.
Determinar el alcance de la investigación
2.
Recogida de información
3.
Documentar la investigación
4.
Preparar el informe
Raquel Gómez Díaz [email protected]
42
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso A: Investigación preliminar.
Paso B: Análisis de la
actividades.
Paso C: Identificación de las
exigencias archivísticas
Paso D: Evaluación de los
sistemas existentes.
Paso E: Identificación de
estrategias para la satisfacción
de las exigencias archivística
Paso F: Concepción del sistema
de archivo
Paso G: Puesta en marcha del
sistema
Paso H: Control a posteriori
Raquel Gómez Díaz [email protected]
43
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso B: Análisis de la
actividades.
(Inventario físico y conceptualÆ australianos)
FINALIDAD: desarrollo de un modelo conceptual de la organización.
{
{
Este paso pretende establecer un modelo conceptual que,
mediante el estudio de las actividades y procesos de nuestra
organización, identifique qué es lo que hace ésta y cómo lo lleva a
cabo.
El resultado de este análisis, a nivel general, nos va a indicar la
relación existente entre las actividades de la organización y los
documentos que son productos y evidencias de las mismas.
z
z
z
Funciones
Actividades
Operaciones
Raquel Gómez Díaz [email protected]
44
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso B: Análisis de la
actividades.
En definitiva, el objetivo de este paso es establecer un modelo
o representación de las actividades llevadas a cabo en la
organización: un modelo de cómo trabaja ésta.
{
Para ello existen dos tipos de análisis útiles:
z el análisis jerárquico/funcional:
/funcional proporciona la base
para el desarrollo del sistema de clasificación de la
actividad de la organización
z
el análisis de procesos:
procesos proporciona la base para el
desarrollo del mapa de procesos de la misma
Raquel Gómez Díaz [email protected]
45
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso B: Análisis de la
actividades.
{
En el proceso de análisis tendremos que ver
z
z
z
Las funciones
Las actividades
Las operaciones
Raquel Gómez Díaz [email protected]
46
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso B: Análisis de la
actividades.
Objetivos y estrategias
Función
Actividad
Función
Actividad
Mismo
proceso
Transacción
Transacción
© David Gómez Domínguez
Raquel Gómez Díaz [email protected]
47
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso B: Análisis de la
actividades.
Resultados:
{ Documentación descriptiva de las actividades
{ Diagrama de los métodos de trabajo
además
{ Base para el tesauro para el diseño e indización de los
doc.
{ Calendario de conservación
Raquel Gómez Díaz [email protected]
48
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso A: Investigación preliminar.
Paso B: Análisis de la
actividades.
Paso C: Identificación de las
exigencias archivísticas
Paso D: Evaluación de los
sistemas existentes.
Paso E: Identificación de
estrategias para la satisfacción
de las exigencias archivística
Paso F: Concepción del sistema
de archivo
Paso G: Puesta en marcha del
sistema
Paso H: Control a posteriori
Raquel Gómez Díaz [email protected]
49
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso C: Identificación de las
exigencias archivísticas
Objetivo: identificar las necesidades del organismo en cuanto a
la creación, recepción y conservación de los documentos de archivo
Los resultados de esta etapa son:
{
{
{
Necesidades reglamentarias, económicas respecto a la conservación
de documentos
Informe de análisis de riesgos que implica el no tener de la manera
adecuada conservados los documentos.
Informe interno para el personal con las necesidades en materia de
conservación de los documentos
Raquel Gómez Díaz [email protected]
50
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso C: Identificación de las
exigencias archivísticas
En el inventario determinamos
z
z
z
z
Qué información, debe ser gestionada para que la
organización asuma todos sus procesos.
Obtenemos un reflejo completo y actualizado de los
fondos existentes
Facilita al usuario el acceso a la información
disponible
Facilita los procesos de auditoría
Raquel Gómez Díaz [email protected]
51
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso A: Investigación preliminar.
Paso B: Análisis de la
actividades.
Paso C: Identificación de las
exigencias archivísticas
Paso D: Evaluación de los
sistemas existentes.
Paso E: Identificación de
estrategias para la satisfacción
de las exigencias archivística
Paso F: Concepción del sistema
de archivo
Paso G: Puesta en marcha del
sistema
Paso H: Control a posteriori
Raquel Gómez Díaz [email protected]
52
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso D: Evaluación de los
sistemas existentes.
Finalidad: el análisis de los sistemas existentes en el
organismo y también de los demás sistemas de
Información para saber en qué medida se archivan y
conservan los documentos
Los resultados de esta etapa:
z Identificación y análisis del sistema de información
existente
z
Preparación del informe sobre el sistema en
comparación con las necesidades archivísticas del
organismo
Raquel Gómez Díaz [email protected]
53
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Evaluación de los sistemas existentes en nuestra
organización
Identificación de los
sistemas de gestión de
documentos.
Análisis de los mismos.
Preparación de informe.
Paso D: Evaluación de los
sistemas existentes.
En caso de que existan, que será
en la mayoría, realizaremos una
comparativa con los requisitos
establecidos en el paso anterior;
de esta manera revelaremos el
grado de cumplimiento de estos
sistemas con respecto a los
requisitos en materia de gestión de
documentos establecidos por la
organización.
Paso D
© David Gómez Domínguez
Raquel Gómez Díaz [email protected]
54
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso A: Investigación preliminar.
Paso B: Análisis de la
actividades.
Paso C: Identificación de las
exigencias archivísticas
Paso D: Evaluación de los
sistemas existentes.
Paso E: Identificación de
estrategias para la satisfacción
de las exigencias archivística
Paso F: Concepción del sistema
de archivo
Paso G: Puesta en marcha del
sistema
Paso H: Control a posteriori
Raquel Gómez Díaz [email protected]
55
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso E: Identificación de
estrategias para la satisfacción
de las exigencias archivística
La estrategia debe tener en cuenta:
z La naturaleza del organismo, los objetivos y su
historia
z Las actividades que realiza la propia organización
z La manera en la que desarrolla sus actividades
z Entorno tecnológico
z La cultura de empresa
z La presión externa
Raquel Gómez Díaz [email protected]
56
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso E: Identificación de
estrategias para la satisfacción
de las exigencias archivística
Utilización de las estrategias políticas:
{ Para enfatizar la propiedad corporativa de los
documentos.
{
{
Para establecer una posición oficial sobre la gestión de
los documentos
Para conocer la responsabilidad y autoridad sobre la
gestión de documentos
Raquel Gómez Díaz [email protected]
57
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso E: Identificación de
estrategias para la satisfacción
de las exigencias archivística
Utilización de las estrategias de diseño:
{ para satisfacer cualquier necesidad del proceso de GD
{
cuando desarrollamos nuevos sistemas
{
cuando reestructuramos alguno de los procesos
Raquel Gómez Díaz [email protected]
58
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso E: Identificación de
estrategias para la satisfacción
de las exigencias archivística
Utilización de las estrategias de implantación:
{ para completar la política de diseño y normas
{
cuando consideramos necesario que se conozcan las
prácticas de gestión de los documentos
Utilización de estrategias de normativa:
{
cuando queremos normalizar cualquiera de los procesos del
sistema
Raquel Gómez Díaz [email protected]
59
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso A: Investigación preliminar.
Paso B: Análisis de la
actividades.
Paso C: Identificación de las
exigencias archivísticas
Paso D: Evaluación de los
sistemas existentes.
Paso E: Identificación de
estrategias para la satisfacción
de las exigencias archivística
Paso F: Concepción del sistema
de archivo
Paso G: Puesta en marcha del
sistema
Paso H: Control a posteriori
Raquel Gómez Díaz [email protected]
60
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso F: Concepción del sistema
de archivo
Esta etapa permite:
{ Diseñar los cambios en los sistemas, procesos y
prácticas
{
Adoptar soluciones tecnológicas
{
Introducir cambios para mejorar la organización
Raquel Gómez Díaz [email protected]
61
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso F: Concepción del sistema
de archivo
Los requisitos para llevar a cabo esta fase:
{ Identificar necesidades de gestión factibles
{
{
Los cambios han de estar adecuadamente
documentados
Los usuarios de deben comprometer con los
cambios.
Raquel Gómez Díaz [email protected]
62
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso F: Concepción del sistema
de archivo
Estructura del proyecto
1. Motivación general del Proyecto de desarrollo
2. Metodología aplicada al Proyecto
3. Objetivos generales y concretos el Proyecto
4. Modelo de Sistema Archivístico propuesto
5. Presupuesto y Estudio de viabilidad del Proyecto de
Desarrollo
6. Calendarización de la implantación del sistema
Raquel Gómez Díaz [email protected]
63
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso F: Concepción del sistema
de archivo
Los resultados de la etapa F son:
{ Desarrollo de un plan proyecto que incluye tareas,
responsabilidades y calendario de cuando hacer el desarrollo de
esta fase
{
Informes con los resultados periódicos del proyecto
{
Documentación sobre los cambios introducidos con la
autorización del jefe del proyecto usuarios
{
Reglas de funcionamiento del sistema
{
Especificaciones para la adquisición de componentes
tecnológicos
{
Planes del proyecto, de la puesta en marcha de formación entre
otros.
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Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso F: Concepción del sistema
de archivo
F CONCEPCIÓN DEL SISTEMA DE ARCHIVO
ACTIVIDAD
PRODUCTO
Establecer y mantener políticas Manual de calidad
de gestión de documentos
Asignar
roles
y Fichas de descripción
responsabilidades
de puestos
Diseñar o rediseñar los procesos Manual de calidad
de trabajo
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65
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso F: Concepción del sistema
de archivo
MODELO DE DESCRIPCIÓN DE TAREAS
DESCRIPCIÓN DETALLADA DE TAREAS
COTIDIANAS
TIEMPO
PERIODICAS
OCASIONALES
MATERIALES QUE UTILIZA (cómo lo hace)
Equipos
Herramientas
Material
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Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso F: Concepción del sistema
de archivo
MODELO DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
IDENTIFICACIÓN
DENOMINACIÓN DEL PUESTO
DIVISIÓN
DEPARTAMENTO
SECCION
NOMBRE DEL OCUPANTE
CATEGORÍA PROFESIONAL
ANTIGÜEDAD EN EL PUESTO
CATEGORÍA PROFESIONAL DESEADA
DEPENDIENTE DE (Cargo y Nombre)
RECIBE ÓRDENES DE (Cargo y Nombre)
PERSONAL A SU CARGO (Nº de personas y categorías profesionales)
LOCALIZACIÓN EN EL ORGANIGRAMA GENERAL
OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO DE TRABAJO
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Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso F: Concepción del sistema
de archivo
MODELO DE DESCRIPCIÓN DE TAREAS
CONDICIONES AMBIENTALES DEL TRABAJO (donde lo hace)
1 (inadecuado) 2, 3 (adecuado), 4, 5(Óptimo)
Lugar en el que trabaja (especificar)
1 2 3 4 5
Iluminación
1 2 3 4 5
Temperatura ambiental
1 2 3 4 5
Espacio
1 2 3 4 5
Ambiente circundante: limpio, sucio, grasiento, ordenado, frío, caluroso, seco, húmedo,
ventilado, polvoriento, otros…………
Trabajo: variado, repetitivo, semiautomático, automático, mucha actividad….
Actividad: de pie, sentado, de rodillas, curvado….
Riesgos de accidentes: asfixia, quemaduras, cortaduras, golpes, caídas…….
Riesgos de enfermedad: alergias, oído, vista, espalda……
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Paso F: Concepción del sistema
de archivo
REQUISITOS FÍSICOS
Intervienen…?
Marcar el grado 1 (No exigido) 2 (Bajo) 3 (Normal) 4(Bastante) 5 (Mucho)
Vista
1 2 3 4 5
Oído
1 2 3 4 5
Olfato
1 2 3 4 5
Gusto
1 2 3 4 5
Tacto
1 2 3 4 5
Destreza manual
1 2 3 4 5
Fuerza
1 2 3 4 5
Altura
1 2 3 4 5
Peso
1 2 3 4 5
Otros (especificar)
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1 2 3 4 5
69
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
MODELO DE DESCRIPCIÓN DE TAREAS
Paso F: Concepción del sistema
de archivo
REQUISITOS INTELECTUALES
Atención
1 2 3 4 5
Discriminación visual
1 2 3 4 5
Memoria auditiva
1 2 3 4 5
Comprensión verbal
1 2 3 4 5
Fluidez verbal
1 2 3 4 5
Inteligencia general
1 2 3 4 5
Razonamiento mecánico
1 2 3 4 5
Razonamiento espacial
1 2 3 4 5
Razonamiento concreto
1 2 3 4 5
Razonamiento abstracto
1 2 3 4 5
Creatividad
1 2 3 4 5
Decisión, iniciativa
1 2 3 4 5
Sociabilidad
1 2 3 4 5
Adaptabilidad
1 2 3 4 5
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Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
MODELO DE DESCRIPCIÓN DE TAREAS
Paso F: Concepción del sistema
de archivo
RESPONSABILIDADES
Sobre el equipo
Sobre otros empleados
Sobre las herramientas
FORMACIÓN Y EXPERIENCIA
Formación mínima necesaria
Experiencia mínima requerida
Conocimientos específicos
Especialidades y Técnicas específicas
OBSERVACIONES
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Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso A: Investigación
preliminar.
Paso B: Análisis de la
actividades.
Paso C: Identificación de las
exigencias archivísticas
Paso D: Evaluación de los
sistemas existentes.
Paso E: Identificación de
estrategias para la
satisfacción de las
exigencias archivística
Paso F: Concepción del
sistema de archivo
Paso G: Puesta en marcha
del sistema
Paso H: Control a posteriori
Raquel Gómez Díaz [email protected]
72
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso G: Puesta en marcha
del sistema
Finalidad: es la identificación de medidas para
la puesta en marcha del plan concebido en la
etapa F (concepción del sistema de archivo)
Raquel Gómez Díaz [email protected]
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Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso G: Puesta en marcha
del sistema
Fases de implantación
1 Seleccionar las estrategias y las técnicas de
implantación
2. Planificar el proceso
3. Gestionar la puesta en marcha del proceso
4. Desarrollar y mantener el plan.
Raquel Gómez Díaz [email protected]
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Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso A: Investigación
preliminar.
Paso B: Análisis de la
actividades.
Paso C: Identificación de las
exigencias archivísticas
Paso D: Evaluación de los
sistemas existentes.
Paso E: Identificación de
estrategias para la
satisfacción de las
exigencias archivística
Paso F: Concepción del
sistema de archivo
Paso G: Puesta en marcha
del sistema
Paso H: Control a posteriori
Raquel Gómez Díaz [email protected]
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Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso H: Control a posteriori
La finalidad de esta etapa es medir la eficacia del sistema
y evaluar el proceso de desarrollo del sistema
centrándonos:
z las soluciones que hemos aplicado,
z teniendo en cuenta las necesidades detectadas.
z la evaluación de lo teníamos con anterioridad
z las estrategias identificadas
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76
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso H: Control a posteriori
Tendremos que hacer
z Un análisis de los documentos creados y clasificados
para ver si se corresponden con las necesidades de
gestión
z
Entrevistas con la dirección, el personal y otros
usuarios
z
El análisis crítico de la documentación elaborada en
el curso de la fases precedentes al proyecto
z
Continuar con la verificación y sondeo de las
operaciones
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77
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso H: Control a posteriori
Al final de esta etapa tendremos:
{ Desarrollada y aplicada una metodología de evaluación
objetiva de su sistema de archivo
{
{
Documentación del buen resultado de las pruebas del
sistema y los procesos desarrollados
Informe presentado a la dirección de las conclusiones y
lo que ello implica.
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78
Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso H: Control a posteriori
La evaluación la podremos hacer
z Sobre lo apropiado del sistema
z
Sobre la efectividad del sistema
z
Sobre la eficacia del sistema
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Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso H: Control a posteriori
Sobre lo apropiado del sistema: comparar
z
z
z
Las soluciones adoptadas, con las necesidades
de la organización
Los objetivos, con los recursos disponibles
Las necesidades actuales, con las necesidades
originales
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Curso 06 - 07
2. Archivos de empresa
Paso H: Control a posteriori
Sobre la efectividad del sistema
z
z
Los objetivos originales, con los resultados
Los resultados actuales con los resultados
anteriores
Sobre la eficacia del sistema
z
z
Los costes actuales comparados con los costes
anteriores
Los costes comparados con otros de sistemas
similares en otros lugares
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Curso 06 - 07
3. Los archivos eclesiásticos
Bibliografía archivos eclesiásticos
{
Código de Derecho Canónico. Madrid: BAC, 1995
{
Código del Patrimonio Cultural de la Iglesia. Corral, Carlos,
Aldanondo, Isabel. (comp.). Madrid: EDICE, 2001
{
González García, Miguel Ángel. Los archivos eclesiásticos.
Tabula n. 1 1992 pp 155-172
{
Reglamento 26 II 1976 de los Archivos Eclesiásticos
Españoles
Raquel Gómez Díaz [email protected]
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