Descripcion cargo Secretaria STS

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DE CHILE
DIRECCIÓN DE ASUNTOS DEL PERSONAL
DESCRIPCIÓN DE CARGOS-PLANTA ADMINISTRATIVA
Para: revisión de sueldo
cargo
Provisión de cargo por:
Creación de cargo
nivel
provisión de cargo
Término de contrato
Ascenso o traslado X
I.IDENTIFICACIÓN
Nombre de la persona que actualmente ocupa el cargo: Lidia Mesias
Nombre del titular anterior
Nombre del cargo: Secretaria
Familia: Secretarias
Nivel: 5
Unidad/área específica:…Dirección de Informática…… Fecha solicitud: 29 de Mayo 2013
Jefatura directa:…….Subdirector de Telecomunicaciones y Servicios / Jefaturas de Área
Supervisión ejercida: NO
Nombre y firma de la autoridad solicitante: Alejandro Ríos Marcuello
II. RESPONSABILIDADES Y TAREAS DEL CARGO

Objetivo principal del cargo:
Apoya al subdirector, jefes de área y personal en general de la Subdirección de Telecomunicaciones
y Servicios.


1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Principales funciones y tareas:
Permanentes:
Atención de público y teléfono, para el subdirector y Jefes de Área de la subdirección.
Confección de Órdenes de Compra y seguimiento de los despachos de material para proyectos
Manejo y actualización de archivos y documentos magnéticos.
Recepción y despacho de correspondencia y documentos en papel, especialmente los contratos
de telefonía móvil.
Coordina y lleva registro de citas y reuniones.
Administración de material de oficina para personal de la subdirección en todos los campus.
Coordina trámites administrativos vinculados a los procesos propios de la subdirección.
Maneja vales de metro y radiotaxi para transporte de la Subdirección.
Maneja caja chica de la subdirección.
Atiende reuniones.
 Esporádicas:
11. Realiza personalmente compra de equipos móviles para autoridades.
1
III. OBSERVACIONES ESPECIALES



Supervisión recibida:
Cargo : Subdirector de Telecomunicaciones y Servicios
Persona de la cual recibe supervisión: Alejandro Ríos Marcuello

El cargo supervisa a (indique el número de personas y la planta: Administrativa o
Profesional):
Nº de personas:...0....planta:
Nº de personas: ..0........planta:







Marque la alternativa que mejor represente los ámbitos de decisiones que se deben
tomar en el cargo:
Aspectos operativos de su trabajo …X
Es autónomo en la toma de algunas decisiones …X.
Situaciones previamente acordadas …X
Responsabilidad y consecuencias por toma de decisiones: indique las consecuencias de
las decisiones más importantes que debe tomar en el ejercicio del cargo y el nivel de criticidad
sobre los recursos asignados.
Grado de
Consecuencia
sobre:
Personas
Información
Equipos
Documentos
Rec. Financieros

NO RELEVANTE
LEVE
(Afecta la tarea)
IMPORTANTES
CRÍTICAS
(Afecta el objetivo del (Afecta objetivos de
Cargo)
unidad y Universidad)
X
X
X
X
X
Título Profesional o Técnico o Conocimientos Equivalentes requeridos para el Cargo:
…… Título de Asistente Ejecutivo o Secretaria Ejecutiva

Experiencia Requerida: nº de años de experiencia en cargo o en funciones similares:
.......Cuatro o más años de experiencia dentro o fuera de la UC, en unidades de servicio.

Otros Requisitos:
……Cultura corporativa UC
……Buen trato con superiores, pares y especialmente con el personal bajo su nivel de cargo
……Capacidad organizativa y de toma de decisiones
2
IV. COMPETENCIAS TÉCNICAS REQUERIDAS PARA EL CARGO
1. Computación




2.
Básico
Word
Excel
Power Point
Base de Datos
Procesos
Inglés
Avanzado
X
X
X
X
 Procesos Contables
 Proceso administrativos
3. Idiomas

Intermedio
X
X
X
Otras Competencias Técnicas:
……………Manejo de Técnicas de Redacción Comercial
……………Manejo de Ceremonial y Protocolo
V. PERFIL DE COMPETENCIAS

Seleccione las 5 competencias que usted considera CLAVES para el cargo solicitado.
Responsabilidad
Autoconocimiento
Autocrítica
Orientación al Cliente
Resolución de Problemas
Criterio
Iniciativa
Orden
Organización
Confidencialidad
Lealtad
Capacidad de Aprendizaje
Flexibilidad
Trabajo en Equipo
Habilidades de Comunicación
Supervisión

Otras Competencias relevantes:



…Autocrítica
…Resolución de Problemas
…Flexibilidad
X
X
X
X
X
3
VI. Mencione 3 situaciones críticas que la persona deberá enfrentar en este cargo:
1) Enfrentar y manejar reclamos de usuarios, dando soluciones que estén a su alcance.
2) Manejo de situaciones de autoridades con problemas de servicio, resolviendo en comunicación
con el proveedor.
3) Recepción y canalización de llamados o situaciones graves ocurridas en la subdirección (corte
de fibras, caídas de central, amenazas de bomba, etc.)
VII. Considerando los objetivos de la Unidad, las tareas críticas y los criterios de
calidad, ¿cuáles serían los Resultados esperados para este cargo?:
1. Que la subdirección y las jefaturas de área se sientan apoyadas, contando con la buena
disposición de la secretaria.
2. Mantener relaciones de cordialidad con la dirección y el resto de las subdirecciones.
3. Mantener una buena relación interpersonal con todo el personal de la Dirección de Informática.
4. Que se posicione como un facilitador a los eventuales requerimientos de apoyo y resolución de
problemas.
4