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Oficio 220-035918 del 19 de julio de 2007
Asunto: Reuniones de Junta Directiva.
Me refiero a su escrito radicado con el número 2007-01-108482, por medio del cual eleva
una consulta en relación con el tema de la convocatoria a las reuniones ordinarias de la
Junta Directiva de una sociedad anónima, manifestando lo siguiente:
“ … conforme a los estatutos se establece que la convocatoria debe realizarse con ocho
días calendario de anticipación, sin establecer el medio por el cual se realiza la
convocatoria y se viene enviando vía correo electrónico un mensaje, con la mencionada
antelación a los miembros de la Junta Directiva, con la fecha y el orden del día de la
reunión, adicionado por el hecho que en sesión previa de la Junta Directiva se aprobó el
cronograma con todas las reuniones de este órgano social para todo el año, se pregunta
si esta práctica es correcta a la luz del derecho societario, lo anterior, por cuánto se
entiende que el término de la convocatoria establecido estatutariamente no se puede
vulnerar realizándola en un término inferior, pero si es superior no se presenta la
mencionada vulneración.”
Sobre el particular resulta oportuno precisar, que con fundamento en el artículo 25 del
Código Contencioso Administrativo, este Despacho profiere conceptos de carácter general
y en abstracto a que haya lugar con motivo de las consultas que le son formuladas sobre
las materias de su competencia, relacionadas con el cumplimiento de la ley y de los
estatutos por parte de las sociedades comerciales, más no le es dable mediante esta
instancia emitir pronunciamientos de ninguna índole sobre situaciones particulares y
concretas.
No obstante lo anterior, el Despacho procede efectuar las siguientes consideraciones,
fundadas en los preceptos legales de carácter general que regulan el punto de su interés.
De la simple lectura de las normas que consagran lo concerniente a la junta directiva
(Artículos 434 a 438 del Código de Comercio) se puede observar que si bien éstas hacen
alusión a la convocatoria disponiendo que se reunirá validamente cuando sea convocada
“ ... por ella misma, por el representante legal, por el revisor fiscal, o por dos de sus
miembros que actúen como principales” (Art. 437 C. Co.), no le es menos que en lo que
atañe a las sesiones de este órgano colegiado guardan silencio sobre la oportunidad para
reunirse en sesiones ordinarias y extraordinarias, temario, medio y antelación de la
convocatoria, limitándose a señalar, entre otros asuntos, su funcionamiento, y lo relativo
a las mayorías deliberativas y decisorias.
Sin embargo, vale precisar que si bien el asunto referido no se encuentra regulado en la
legislación mercantil, en modo alguno se opone a que en los estatutos de una sociedad se
reglamente sobre el particular, caso en el cual lo allí pactado será ley para las partes, y
por tanto de obligatorio cumplimiento para los asociados (Art. 1602 C. C. ).
Igual merece destacar, que tal y como lo expresa el peticionario, es posible convocar con
una antelación mayor a la prevista en los estatutos, pero no al contrario, pues si la
sociedad estatutariamente tiene estipulada una antelación para convocar, no le es
dable a los administradores (en quienes recae la responsabilidad de velar por el
cumplimiento de las normas legales y estatutarias) citar por debajo de los términos fijados
en el contrato social, so pena de las sanciones previstas en la ley, y de la responsabilidad
solidaria e ilimitada por los perjuicios que se cause a la sociedad, a los asociados y terceros
en general (Arts. 22, 23 y 24 de la Ley 222/95).
Luego, independientemente de que en una reunión de junta directiva se hubiese aprobado
un cronograma con todas las reuniones de este órgano, es preciso que con anterioridad a
cada una de ellas se disponga la convocatoria de acuerdo con lo estipulado en los
estatutos, que mientras no se modifiquen, procederá con una antelación no inferior a
“ … ocho días calendario… ” ; cosa diferente sucede con el medio que se utilice para tal
fin, pues al no haberse pactado nada al respecto, es viable acudir a las múltiples
posibilidades que ofrece el mundo tecnológico, entre ellos el correo electrónico al que
usted se refiere en su escrito.
De todas maneras si el interés de la sociedad fuera regular estatutariamente en su
integridad lo concerniente a las reuniones de la junta directiva en cuanto a la antelación
(que ya se tiene), y medio para convocar, lo conveniente será, previo cumplimiento de las
normas legales y estatutarias, implementar una reforma al contrato social; o por el
contrario, suprimir de éste cualquier cláusula que entorpezca el normal desarrollo y
funcionamiento de los órganos de administración, quienes por ley están facultados para
tomar determinaciones tendientes a que la sociedad cumpla los fines para los cuales fue
constituida (Arts. 438 Ibidem).
Para una mayor información e ilustración sobre temas societarios, se le sugiere consultar
la página de Internet de la Entidad (www.supersociedades.gov.co) o los libros de Doctrinas