PROCEDIMIENTO CONCERTACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN DEL ACUERDO DE GESTIÓN

Código: TH-BS-P-04
PROCEDIMIENTO
CONCERTACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
DEL ACUERDO DE GESTIÓN
Versión: 07
Vigente desde:
04/02/2015
/ OBJETIVO
Formalizar el Acuerdo de Gestión entre Gerente Publico y Superior Jerárquico a través de la concertación
y posterior evaluación de los compromisos asumidos por el primero, en el marco de los respectivos
Planes de Acción de la Entidad.
1. ALCANCE
La suscripción del Acuerdo de Gestión aplica para los Gerentes Públicos, excepto para aquellos cuya
nominación dependa del Presidente de la República.
2. DEFINICIONES
Acuerdo de Gestión: Relación escrita y firmada entre el superior jerárquico y el respectivo gerente
público, en la cual se determinan de manera concertada los compromisos frente a la misión, visión y
objetivos de la entidad. El acuerdo de gestión se pacta para una vigencia anual que va del 1°de enero a
31 de diciembre de cada año, la cual debe coincidir con los periodos de programación y evaluación
previstos en el ciclo de planeación de la entidad. Habrá periodos inferiores dependiendo de las fechas de
vinculación del respectivo gerente público. El Acuerdo de Gestión incluye la definición de los indicadores
a través de los cuales se evalúan los resultados esperados en términos de cantidad y calidad.
Cuando el superior jerárquico se retire de la entidad, deberá dejar evaluado el acuerdo de gestión
suscrito con el o los gerentes públicos bajo su dirección. Igualmente, si es el gerente público quien se
retira, deberá tramitar con el superior jerárquico la evaluación del acuerdo hasta la fecha de su retiro; y
así mismo, el nuevo gerente junto con el superior jerárquico, en un plazo no mayor de cuatro (4) meses,
contados a partir de la fecha de la posesión en su cargo, concertará y formalizará, el Acuerdo de Gestión,
tiempo durante el cual desarrollará los aprendizajes y acercamientos necesarios para llegar a un Acuerdo
objetivo.
Gerentes Públicos: Conforme a lo indicado en el artículo 47 de la Ley 909 de 2004, son gerentes
públicos quienes desempeñan empleos públicos que conllevan el ejercicio de la responsabilidad directiva,
excepto aquellos cuya nominación depende del Presidente de la República, como es el caso del jefe de
control interno, cuyo mecanismo para la evaluación de las competencias y del desempeño de este o
de quien haga sus veces, será mediante la aplicación de pruebas de conocimiento y habilidades
gerenciales diseñadas y aplicadas por el Departamento Administrativo de la Función Pública, conforme a
lo dispuesto en el Decreto 2374 del 26 de noviembre de 2014, del Departamento Administrativo de la
Función Pública –DAFP-.
Teniendo en cuenta lo anterior, en el Ministerio del Interior, son gerentes públicos:







Director (a) Democracia para la Participación Ciudadana y la Acción Comunal
Director (a) Asuntos Indígenas, Rom y Minorías
Director (a) Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras
Director (a) Derechos Humanos
Director (a) de Consulta Previa
Director (a) de Gobierno y Gestión Territorial
Director (a) de Asuntos Legislativos
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Versión: 07
Vigente desde:
04/02/2015
Subdirector (a) de Infraestructura
Subdirector (a) de Gestión Humana
Subdirector (a) Administrativo y Financiero
Subdirector (a) de Gestión Contractual
Subdirector (a) de Seguridad y Convivencia Ciudadana
Jefe de la Oficina de Información Pública del Interior
Jefe de la Oficina Asesora Jurídica
Jefe de la Oficina Asesora de Planeación
Superior Jerárquico. Corresponde a los cargos del nivel directivo sobre los que recae la responsabilidad
de dirigir la entidad hacia el logro de la misión y los retos institucionales y sectoriales. En el Ministerio del
Interior los Superiores Jerárquicos son:




El Ministro (a)
El Viceministro(a) para la Participación y la Igualdad de Derechos
El Viceministro (a) de Relaciones Políticas
El Secretario (a) General
3. SIGLAS
DAFP
4. NORMATIVIDAD
5.1. CONSTITUCIÓN.
N/A
5.2. LEYES.
LEY 909 de septiembre de 2004. “Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la
carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones”. En el Título VIII se hace
referencia a los principios de la gerencia pública en la administración, desde el Artículo 47 al 50. Este
último en lo referente a los Acuerdos de Gestión, plantea:
1.
Una vez nombrado el gerente público, en un plazo no mayor de cuatro (4) meses, contados a partir
de la fecha de la posesión en su cargo, concertará junto con su superior jerárquico el Acuerdo de
Gestión.
2.
A través de la suscripción del Acuerdo de Gestión, el Gerente Publico se compromete con el Superior
Jerárquico a cumplir los Compromisos Institucionales fijados. En el Acuerdo de Gestión se definirá el
porcentaje de cumplimiento asignado y esperado para cada uno de los compromisos y así mismo, se
definirá para cada uno de los compromisos, los indicadores que permitirán medir de manera objetiva
su cumplimiento.
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3.
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04/02/2015
El Acuerdo de Gestión será evaluado según el grado de cumplimiento de objetivos por el superior
jerárquico en el término máximo de tres (3) meses después de acabar el ejercicio.
Parágrafo. Es deber de los gerentes públicos, cumplir con los acuerdos de gestión sin que esto afecte
su discrecionalidad para su retiro.
5.3. DECRETOS.
DECRETO 1227 de 2005: “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 909 de 2004” y el decreto Ley
1567 de 1998, Artículos 102 al 109 a saber:
Artículo 102. La evaluación de la gestión gerencial se realiza con base en los Acuerdos de Gestión,
documentos escritos y firmados entre el superior jerárquico y el respectivo gerente Público, con
fundamento en los planes, programas y proyectos de la entidad para la correspondiente vigencia.
Artículo 103. El Acuerdo de Gestión se pactará para una vigencia anual, la cual debe coincidir con los
periodos de programación y evaluación previstos en el ciclo de planeación de la entidad. Habrá periodos
inferiores dependiendo de las fechas de vinculación del respectivo gerente público. Cuando un
compromiso abarque más del tiempo de la vigencia del acuerdo, se deberá determinar un indicador que
permita evaluarlo con algún resultado en el periodo anual estipulado.
Artículo 104. El Acuerdo de Gestión debe ser producto de un proceso concertado entre el superior
jerárquico y cada gerente, entendiendo la concertación como un espacio de intercambio de expectativas
personales y organizacionales, sin que se vea afectada la facultad que tiene el nominador para decidir.
Artículo 105. La Oficina Asesora de Planeación deberá prestar el apoyo requerido en el proceso de
concertación de los Acuerdos, suministrando la información definida en los respectivos planes operativos
o de gestión anual de la entidad y los correspondientes objetivos o propósitos de cada dependencia. Así
mismo deberán colaborar en la definición de los indicadores a través de los cuales se valorará el
desempeño de los gerentes.
El jefe de recursos humanos o quien haga sus veces será el responsable de suministrar los instrumentos
adoptados para la concertación y formalización de los Acuerdos de Gestión.
Artículo 106. En un plazo no mayor de cuatro (4) meses, contados a partir de la fecha de la posesión en
su cargo, el gerente y su superior jerárquico concertarán y formalizarán el Acuerdo de Gestión, tiempo
durante el cual desarrollará los aprendizajes y acercamientos necesarios para llegar a un Acuerdo
objetivo.
Artículo 107. Los compromisos pactados en el Acuerdo de Gestión deberán ser objeto de seguimiento
permanente por parte del superior jerárquico. De dicho seguimiento se dejará constancia escrita de los
aspectos más relevantes que servirán de soporte para la evolución anual del Acuerdo.
Artículo 108. Al finalizar el periodo de vigencia del Acuerdo se deberá efectuar una valoración para
determinar y analizar los logros en el cumplimiento de los compromisos y resultados alcanzados por el
gerente público con base en los indicadores definidos. El encargado de evaluar el grado de cumplimiento
del Acuerdo es el superior jerárquico, con base en los informes de planeación y Control Interno que se
produzcan. La función de evaluar será indelegable y se llevará acabo dejando constancia escrita, en un
plazo no mayor de tres (3) meses contado a partir de la finalización de la vigencia del Acuerdo.
Artículo 109. El Departamento Administrativo de la Función Pública diseñará una metodología para la
elaboración, seguimiento y evaluación de los Acuerdos de Gestión, que podrá ser adoptada por las
entidades. En caso de no ser adoptada, las entidades deberán desarrollar su propia metodología la cual
debe ceñirse a los parámetros establecidos en el presente Decreto.
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Decreto 2489 del 2006. Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los
empleos públicos de las instituciones pertenecientes a la Rama Ejecutiva y demás organismos y
entidades públicas del orden nacional y se dictan otras disposiciones (Departamento Administrativo de la
Función Pública
Decreto 2374 del 26 de noviembre de 2014. Del departamento administrativo de la Función Pública
(DAFP), Por el cual se establece el mecanismo de evaluación de las competencias y del desempeño de
los jefes de control interno de las entidades pertenecientes a la Rama Ejecutiva del Orden Nacional.
5.4. RESOLUCIONES.
N/A
5.5. OTRAS
Guía Metodológica para la Elaboración de un Acuerdo de Gestión. Departamento Administrativo de
la Función Pública 2012.
5. DESARROLLO
Nº
1
2
3
Actividad
Tarea
Punto de Control
Responsable
Solicitud
evaluación
final
del Acuerdo de
Gestión
correspondiente a
la
vigencia
anterior
y
Suscripción
del
Acuerdo
de
Gestión para la
nueva vigencia.
Solicitar
mediante
comunicación
escrita a los gerentes públicos, el
trámite ante el superior jerárquico, de
la evaluación final del acuerdo de
gestión, e igualmente, el trámite de la
suscripción del acuerdo para la nueva
vigencia.
Comunicaciones enviadas
al gerente público.
-Subdirector (a)
de
Gestión
Humana
Formatos de suscripción ,
seguimiento y evaluación,
radicados
en
la
Subdirección de Gestión
Humana.
-Gerente Publico
Seguimiento
Primer Semestre
Solicitar al gerente público, mediante
comunicación
escrita,
una
vez
finalizado el Primer Semestre de la
suscripción del acuerdo de gestión (30
de junio), el trámite ante el superior
jerárquico,
de
la
evaluación
cuantitativa y cualitativa del acuerdo
de gestión suscrito.
Archivo Acuerdo
de Gestión
Asesorar al nuevo gerente respecto al
proceso de suscripción, seguimiento y
evaluación de acuerdo de gestión.
Archivar en la Historia Laboral del
gerente público, la evaluación final y la
(s) evaluaciones eventuales causadas.
Comunicación enviada al
gerente público.
Formatos 2 y 4 radicados
en la Subdirección de
Gestión Humana.
-Superior
Jerárquico
Oficina Asesora
de Planeación.
-Subdirector (a)
de
Gestión
Humana
-Superior
Jerárquico
-Gerente Público
Evaluación archivada en
la
correspondiente
Historia Laboral
-Oficina Asesora
de Planeación
Funcionario (a) de
Subdirección de
Gestión Humana,.
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6. REGISTROS
Comunicaciones enviadas dentro de la coordinación y seguimiento efectuado al proceso
Documento Fase de Fijación de Compromisos Institucionales
Documento Fase de Seguimiento Primer Semestre
Documento Fase de Seguimiento Segundo Semestre y Consolidado de la Evaluación Final
Documento Fase de Seguimiento Compromisos de Mejora Gerencial
Documento Resultados Evaluación Eventual
7. INFORMACIÓN
INFORMACION
GENERADA
RESPONSABLE
FRECUENCIA
UBICACION
Documento Fase
de Fijación de -Subdirección de Gestión En caso de modificaciones
y/o ajustes, el Procedimiento En la documentación SIGI
Humana
Compromisos
será
actualizado
Institucionales
oportunamente,
Documento Fase
En caso de modificaciones
-Subdirección de Gestión
y/o ajustes, los formatos En la documentación SIGI
de Seguimiento Humana.
serán
actualizado
Primer Semestre
oportunamente,
Documento Fase
de Seguimiento
Segundo
Semestre
y
Consolidado de
la
Evaluación
Final
Documento Fase
de Seguimiento
Compromisos de
Mejora Gerencial
Documento
Resultados
Evaluación
Eventual
Subdirección
Humana.
de
Gestión
En caso de modificaciones
y/o ajustes, los formatos
serán
actualizado
oportunamente,
Subdirección
Humana.
de
Gestión
En caso de modificaciones
y/o ajustes, los formatos
serán
actualizado
oportunamente,
Subdirección
Humana.
de
Gestión
En caso de modificaciones
y/o ajustes, los formatos
serán
actualizado
oportunamente,
En la documentación SIGI
En la documentación SIGI
En la documentación SIGI
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8. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
SISTEMA
INFORMACION
DE DESCRIPCION
Información de
seguimiento y evaluación
del Acuerdo de Gestión.
Documento que contiene
Formalizar acuerdos de
gestión, de suscripción,
seguimiento y evaluación
del Acuerdo de Gestión.
RESPONSABLE
UBICACION
Documentación SIGI
-Subdirección de Gestión
Humana.
9. ANEXOS
Anexo1. Formato TH-BS-P-04-F01 Fase de Fijación de Compromisos Institucionales
Anexo 2. Formato TH-BS-P-04-F02 Fase de Seguimiento Primer Semestre
Anexo 3. Formato TH-BS-P-04-F03 Fase de Seguimiento Segundo Semestre y Consolidado de
la Evaluación Final
Anexo 4. Formato TH-BS-P-04-F04 Fase de Seguimiento Compromisos de Mejora Gerencial
Anexo 5. Formato TH-BS-P-04-F05 Resultados Evaluación Eventual
10. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
03-09-2009
23-02-2010
CAMBIO
Se retira la frase “Jefe de Oficina de Planeación” cargo que no debe hacer acuerdo
de gestión.
Se actualiza la denominación del procedimiento TH-DP-P-04- “Procedimiento Para
la Concertación, Seguimiento y Evaluación de los Acuerdos de Gestión”, como
también la versión del mismo/ V03.
Se sustituye la palabra fijación por concertación, en el segundo párrafo del numeral
sexto, correspondiente al desarrollo del procedimiento (TH-DP-P-04- versión 03).
En el cuarto párrafo del numeral sexto (TH-DP-P-04- versión 03) se clarifica en el
primer semestre se realiza seguimiento y en el segundo semestre la evaluación a
los compromisos establecidos dentro de los planes de acción; se suprime aquí lo
referente a las competencias comporta mentales y se actualiza la versión del
formato “TH-DP-P-01-F01/V02 y se describen los numerales a diligenciar indicando
el detalle de cada porcentaje de avance (Gestión y Resultado, según se proyecta
en el plan estratégico).
En el quinto y sexto párrafo del numeral sexto (TH-DP-P-04- versión 03) se
especifica que el porcentaje de avance a describir es de Gestión y de Resultado.
En el quinto párrafo se actualiza la denominación del Formato a aplicar.
En el octavo párrafo del numeral sexto (TH-DP-P-04- versión 03) se cambia la
palabra objetivos por compromisos quedando: “(…) realizado el seguimiento a los
compromisos de los acuerdos de gestión (…)”; también se especifica el tiempo en
que se debe realizar la evaluación, como el diligenciamiento de los numerales del
formato TH-DP-P-01-F01-Version 2, referente a las competencias previamente
definidas por el decreto 2539 de 2005.
En el último párrafo del numeral sexto (TH-DP-P-04- versión 03) se agrega una
Nota de Pagina clarificando la custodia de los documentos de acuerdo a las fechas
VERSIÓN
V02
V03
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Código: TH-BS-P-04
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CONCERTACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
DEL ACUERDO DE GESTIÓN
30/11/2011
30/04/2012
11/02/2013
Versión: 07
Vigente desde:
04/02/2015
en que se realizan las fases de concertación y seguimiento mencionadas en el
numeral dos del procedimiento TH-DP-P-04- versión 03:
“El formato DP-P-01-F01/versión 02 en el cual se hace la concertación de los
acuerdos de Gestión realizada en el mes de enero y el seguimiento realizado con
corte a Junio 30 de cada año, será custodiado por los gerentes públicos hasta
finalizar el periodo, para así poder consolidar la evaluación final y calificar lo
referente a las competencias que establece el decreto 2539 de 2005 (las cuales se
evalúan anualmente)”.
En el numeral once del procedimiento TH-DP-P-04- versión 03 se agrega la palabra
“Concertación”, en la información a publicar.
En el numeral siete y trece del procedimiento TH-DP-P-04- versión 03 se actualiza
la denominación del Formato Anexo y la Versión (TH-DP-P-01-F01/ V02).
La denominación del Formato Versión 01, cambia quedando: “Formato para la
Concertación, seguimiento y evaluación a los Acuerdos de Gestión”, TH-DP-P-01F01-Version 02.
La designación del Numeral 1.2 de la página 2 del Formato TH-DP-P-01-F01/ V02,
cambia, quedando solo como Evaluación Final. En el numeral 1.1 y 1.2 se incluyen
casillas, para referir el porcentaje de avance en los niveles de gestión y resultado,
alcanzados por el gerente público a evaluar.
En la página 3 del formato TH-DP-P-01-F01/V02, en la casilla descriptiva del
numeral 2 se sustituyen los referentes normativos “Decretos 770 y 785 de 2005”
por el decreto “2539 de 2005”.
En la Página 7 del formato TH-DP-P-01-F01/ V02 se agregan casillas para las
firmas del superior jerárquico y el gerente público, para pactar lo referente a
evaluación de competencias laborales y comporta mentales.
Se actualiza formatos de procedimiento, formatos y anexos. Se actualiza el
procedimiento de acuerdo con el organigrama del Ministerio del Interior.
Quitamos del procedimiento la palabra versión en los formatos, se realizan ajustes
al Formato TH-BS-P-04-F-01.
Se cambió la versión 5 por La versión 6 buscando presentar un documento de
mayor comprensión. Para lo anterior, se hicieron las modificaciones y Ajustes
necesarios. Así mismo, se eliminó el formato, TH-BS-P-04-F-01 Formato para la
Concertación, seguimiento y evaluación a los Acuerdos de Gestión”, y se diseñó el
nuevo formato para la “Suscripción, Seguimiento y Evaluación de Acuerdos de
Gestión”, constituido por cuatro (4) anexos: TH-BS-P-04-F01TH-BS-P-04-F02,THBS-P-04-F03,TH-BS-P-04-F-0
V04
V05
V06
Se modificó la versión V06, con el fin de actualizar la imagen del Ministerio, y en lo
que respecta al contenido, se hicieron los siguientes ajustes y modificaciones:
02/02/2015
En el numeral 3 de “definiciones”, en lo referente a acuerdo de gestión, se aclara la
necesidad de tramitar las evaluaciones eventuales a que haya lugar por retiro del
superior jerárquico o del gerente público, sin que haya finalizado el periodo
semestral (30 de junio) o anual (31 de diciembre). Adicionalmente, en este numeral
se menciona lo referente a la evaluación del jefe de control interno, de acuerdo con
lo señalado al respecto por el Departamento Administrativo de la Función Pública –
DAFP-, a través del Decreto 2374 de 2014.
V07
Inclusión del Decreto 2374 de 2014, en el numeral 5 de “normatividad”.
Modificaciones y ajustes al contenido del numeral 6 “desarrollo”.
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Código: TH-BS-P-04
PROCEDIMIENTO
CONCERTACIÓN, SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
DEL ACUERDO DE GESTIÓN
Versión: 07
Vigente desde:
04/02/2015
Se modifica los siguientes Formatos: Anexo1 Formato TH-BS-P-04-F01 Fase de
Fijación de Compromisos Institucionales. Anexo 2. Formato TH-BS-P-04-F02 Fase
de Seguimiento Primer Semestre. Anexo 3 Formato TH-BS-P-04-F03 Fase de
Seguimiento Segundo Semestre y Consolidado de la Evaluación Final. Anexo 4.
Formato TH-BS-P-04-F04 Fase de Seguimiento Compromisos de Mejora
Gerencial.
Se adiciona nuevo formato Anexo 05 “Resultados de Evaluación Eventual”,TH-BSP-04-F05, diseñado para la evaluación de los acuerdos en caso de retiro del
gerente o del superior jerárquico, así como para la evaluación de los acuerdos
suscritos por gerentes que ingresen a la Entidad durante el 2°,3° o 4° trimestre del
año.
Elaboró
Firma
Revisó y Aprobó
Firma
_____________________ _____
_______________________
LUZ MARINA BECERRA BARRETO
Profesional Subdirección de Gestión Humana
MARIA JIMENA ACOSTA ILLERA
Subdirectora de Gestión Humana
‘’Archivar en’’ 1103.47.03 Procesos y Procedimientos 1 Estratégicos - TALENTO HUMANO
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