procedimiento para la gestión de los recursos materiales

Procedimiento para la gestión de
los recursos materiales
PR_14
PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN
DE LOS RECURSOS MATERIALES
1. OBJETO
2. ALCANCE
3. REFERENCIAS/NORMATIVA
4. DEFINICIONES
5. DESARROLLO
6. REVISIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORA
7. EVIDENCIAS Y ARCHIVO
8. RESPONSABILIDADES
9. GRUPOS DE INTERÉS
10. DIAGRAMA DE FLUJO
Edición
00
RESUMEN DE REVISIÓN
Fecha
01/12/2010
Motivo de la modificación
Edición Inicial
Elaboración:
Revisión:
Aprobación:
Fecha:
Fecha:
Fecha:
1
Procedimiento para la gestión de
los recursos materiales
PR_14
1. OBJETO
El objeto del presente procedimiento es establecer la sistemática a aplicar en la
gestión y mejora de los recursos materiales de la Escuela Técnica Superior de
Ingeniería Informática.
2. ALCANCE
Este procedimiento abarca las actividades que el Centro realiza para tramitar todo lo
relacionado con la adecuación de sus recursos materiales. Comprende, por tanto, a
todas las personas que, individualmente por su cargo o actividad, o formando parte de
las Comisiones u Órganos de gobierno del Centro, realizan las actividades descritas.
3. REFERENCIAS/NORMATIVA
Protocolo de la Agencia Nacional de Evaluación de la Calidad y la Acreditación
(ANECA), para el diseño, verificación y acreditación de las ofertas formativas
reconocidas por el MEC.
Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades (LOU).
Ley Orgánica 4/2007 de 12 de abril por la que se modifica la Ley Orgánica
6/2001 de Universidades.
Ley General Presupuestaria.
Estatutos de la Universidad de La Laguna (Decreto 89/2004 de 6 de julio).
Reglamentos de Claustro, Consejo de Gobierno y Consejo Social de la
Universidad de La Laguna.
Reglamento de Régimen Interior del Centro.
Plan Estratégico de la Universidad.
Manual de Procedimiento Administrativos para Centro de la Universidad de La
Laguna (Mayo 2005).
Bases Ejecución del Presupuesto de la Universidad de La Laguna.
Reglamento de anticipo de Caja Fija ULL.
Políticas medioambientales, sostenibilidad y prevención de riesgos.
Legislación aplicable en materia de contratación-adquisición de productos y
servicios por los organismos públicos.
Manual del SGIC y Manual de Procedimientos del SGIC.
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Procedimiento para la gestión de
los recursos materiales
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4. DEFINICIONES
Recursos materiales: Las instalaciones (aulas, salas de estudio, aulas de
informática, laboratorios docentes, salas de reunión, biblioteca, despachos de
tutorías) y equipamiento, material científico, técnico, asistencial y artístico, en
las que se desarrolla el proceso de enseñanza-aprendizaje.
5. DESARROLLO
La correcta gestión de los recursos materiales se convierte en una necesidad que
incide directamente en la calidad del Centro. Existe gran cantidad de recursos
materiales cuya gestión depende directamente del propio centro, por ello es preciso
homogeneizar los procedimientos, estableciendo acciones institucionalizadas con el fin
de optimizar los resultados. Sin embargo, el centro también cuenta con recursos
materiales cuya gestión no depende exclusivamente de ellos, lo que exige igualmente
establecer procedimientos que garanticen un control adecuado de los mismos. Sólo
así podrán obtenerse los resultados deseados.
El Equipo de Dirección del Centro define el órgano, unidades y/o grupos de interés
involucrados en el proceso de gestión de los recursos materiales. En este caso, la
Comisión de Infraestructuras se encargará de identificar anualmente las necesidades
asociadas a los recursos cuando corresponde la gestión al centro. Esta Comisión es
quien establece las actuaciones, planificando, tramitando e inventariando la
adquisición de los recursos materiales. Tras la explotación de los recursos, revisa y
mejora la gestión de los mismos, obteniéndose un informe que es difundido por los
canales de comunicación habituales, para informar a los grupos de interés y partes
implicadas de los resultados obtenidos.
Cuando la gestión no la asume el centro, la Comisión de Infraestructuras realiza la
solicitud al órgano competente, quien acepta o no la solicitud. En el caso de no ser
aceptada se informa en Junta de Centro, y la Comisión de Infraestructuras procederá a
su archivo, rindiendo cuentas a las partes implicadas.
La Comisión de Calidad del Centro podrá revisar y proponer mejoras sobre la gestión
de los recursos materiales.
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Procedimiento para la gestión de
los recursos materiales
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6. REVISIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORA
El proceso de revisión y mejora de la gestión de los recursos materiales se
desarrollará anualmente. No obstante, la medición de resultados se hará de acuerdo
con el procedimiento medición y análisis de resultados (PR_16) y se realizará con la
periodicidad señalada en cada uno de los indicadores que incumban a la gestión de
los recursos materiales.
7. EVIDENCIAS Y ARCHIVO
Identificación del registro
Documento que recoja las
necesidades materiales del centro
(AP_14.01)
Ficha de solicitud (AP_14.02)
Documento con la planificación de
adquisiciones (AP_14.03)
Informe/s de revisión y mejora de
recursos materiales (AP_14.04)
Relación de canales de comunicación
utilizados para la difusión de
resultados de la gestión de los
recursos materiales (AP_14.05)
Soporte
de archivo
Responsable
custodia
Tiempo de
conservación
Papel o
informático
Equipo Dirección
12 años
Equipo Dirección
/Secretaría Centro
12 años
Equipo Dirección
12 años
CC/
Equipo Dirección
12 años
Equipo Dirección
12 años
Papel o
informático
Papel o
informático
Papel o
informático
Papel o
informático
8. RESPONSABILIDADES
−
Equipo de Dirección: Se encarga de definir el órgano, unidades y/o grupos de
interés involucrados en la gestión y mejora de los recursos materiales
−
Comisión de Infraestructuras: Es el responsable de identificar las necesidades
materiales, gestionar la adquisición (planificando, tramitando e inventariando) y
explotación de los recursos materiales.
−
La Comisión de Calidad del Centro: podrá revisar y proponer mejoras sobre la
gestión de los recursos materiales.
9. GRUPOS DE INTERÉS
Grupos de interés
Equipo de Gobierno
Mecanismos de participación
Por medio del Consejo de Gobierno
Equipo Directivo
En las diferentes comisiones del Centro
Profesorado
Por medio de sus representantes en las comisiones del
Centro. Participan aportando información en reuniones y
encuestas y presentando reclamaciones y sugerencias.
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Procedimiento para la gestión de
los recursos materiales
PR_14
Estudiantes
Personal de Administración
y Servicios
Administración Pública
Sociedad
A través de sus representantes en las distintas comisiones del
Centro. Su opinión se recoge por medio de las encuestas de
satisfacción y presentando reclamaciones y sugerencias
Están representados en las diferentes comisiones del Centro
por medio de sus representantes. Su satisfacción se recoge a
través de encuestas. A nivel personal intervienen presentando
reclamaciones y sugerencias.
A través de los representantes del Consejo Social en el
Consejo de Gobierno. Por medio del Contrato-Programa que
firma la Universidad con el Gobierno Autónomo
Por medio del Consejo Social y/o presentando reclamaciones
y/o sugerencias
Rendición de cuentas
La información generada en este procedimiento se difundirá por los canales de comunicación
que el Equipo Directivo considere oportunos: Web institucional, tablón de anuncios, correo
electrónico, etc. La viabilidad de las actuaciones en relación a las incidencias, reclamaciones
y/o sugerencias se ajustará a la Ley de Procedimiento Administrativo
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Procedimiento para la gestión de
los recursos materiales
PR_14
10. DIAGRAMA DE FLUJO
PR_14. Procedimiento para la gestión de los recursos materiales
Inicio
Política y objetivos de
calidad del centro
Políticas medioambientales
Políticas de sostenibilidad
Política de prevención de
riesgos
Informes de revisión y
mejoras de
recursosmateriales
Documento que recoja
las necesidades
materiales del centro
Identificar las necesidades
asociadas a los recursos
Órgano o unidad responsable
¿Lo asume el
centro?
No
Solicitud al órgano
competente
Órgano o unidad
responsable
Si
Ficha de
solicitud
No
Definición de actuaciones y
criterios de selección
Si
¿La solicitud es
aceptada?
Órgano o unidad responsable
Planificar y tramitar la
adquisición
Documento con la
planificación
Información en
Junta de Centro
Órgano o unidad
responsable
Órgano o unidad responsable
Archivo
Recepción, revisión e
inventariado (si procede)
Órgano o unidad
responsable
Órgano o unidad responsable
En el caso que existan,
tener en cuenta los
Informes de evaluación
de servicios y
departamentos
Puesta en explotación de los
recursos
Órgano o unidad responsable
Mantenimiento y gestión de
incidencias
Órgano o unidad responsable
Procedimiento
para el análisis y
medición de
resultados
Procedimiento
para la
información
pública
Revisión y mejora de la gestión
de recursos materiales
Informe/s de
revisión y mejora
de recursos
materiales
CCC
Rendición de cuentas a las
partes implicadas
Equipo Directivo
Fin
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Prueba de la difusión