Especificaciones Técnicas

ESPECIFICACIONES TECNICAS RECAUDO Y CONTEO
ALCANCIAS DE TELEFONOS PUBLICOS DE EMPRESAS MUNICIPALES DE
CALI –EMCALIOBLIGACIONES DE LOS CONTRATISTAS
De acuerdo a la Definición Técnica de las actividades donde EMCALI EICE ESP
requiere los servicios del personal Contratista, existen dos Grupos de trabajos bien
diferenciados y que como tal en este documento se tratarán como Grupo 1 y Grupo 2,
igualmente cada grupo de actividades se tratará como si fuese designado a un
contratista diferente (Grupo 1 y Grupo 2) independientemente si las dos actividades las
realiza la misma compañía contratista.
En resumen y tomando como base el alcance y obligaciones del (los) contratista(s), el
Grupo 1 se encargará del movimiento (transporte) de las alcancías desde los puntos de
instalación de los teléfonos Públicos de EMCALI hasta el punto de procesamiento de
valores y el Grupo 2 se encargará del recibo de las alcancías en el punto de acopio, la
clasificación y conteo de las monedas y la consignación de los valores resultantes del
proceso; cada una de las actividades principales incluyen actividades secundarias o
complementarias que obligatoriamente deben ejecutarse para que el proceso se realice
de acuerdo a las necesidades del servicio y con el propósito de asegurar el producto
resultante de todo el proceso.
ESQUEMA DE TRABAJO SUGERIDO.
Con base en los históricos de contratos anteriores y en los topes mínimos establecidos,
para el Grupo 1, se estima que todas las actividades pueden ser ejecutadas por un solo
grupo de trabajo, en ese caso se sugiere, dedicar el 50% del tiempo hábil para el
transporte y recolección y el 50% del tiempo hábil para las actividades complementarias
de limpieza (esta actividad no requiere escolta ni camión blindado) ya que se estima que
el tiempo es suficiente para cumplir las metas mínimas con un sólo grupo de trabajo.
Para el grupo 2, la actividad de conteo depende de la actividad de recolección del Grupo
1 que no obstante, no podrá ser inferior al tope mínimo establecido, las cantidades
máximas para los dos Grupos serán determinadas por el supervisor del contrato de
acuerdo a los avances operativos del proceso contractual sin sobrepasar el techo
establecido.
ACTIVIDADES DIARIAS (según definición técnica)
GRUPO No. 1:
Transporte de alcancías de los Teléfonos Públicos de EMCALI y sus actividades
complementarias de custodia de alcancías, cambio de las alcancías en los
puntos de servicio de cada teléfono, limpieza física de los teléfonos y sus cabinas
de protección y todas las demás actividades relacionadas, de conformidad con
lo establecido en los términos de referencia y documentos anexos que harán
parte integrante de este contrato.
En este grupo se desollarán las siguientes actividades:
PROGRAMACION.
a. A partir de la información obtenida de los Centros de Gestión de los Teléfonos
Públicos, o del histórico por consumo o facturación y con base en los valores de
referencia establecidos para determinar el llenado de las alcancías además de
los requerimientos de mantenimiento del Área Operativa Teléfonos Públicos,
EMCALI generará y entregará un listado al contratista para que éste realice la
programación de las rutas optimas de desplazamiento, el alistamiento de las
llaves y la solicitud de preparación de alcancías (al GRUPO 2) para ejecutar la
labor de recolección de las alcancías.
b. De acuerdo al listado recibido de EMCALI (“Previaje de Recolección”) el
contratista organizará las rutas de desplazamiento y entregará una copia del
documento a EMCALI y otra al GRUPO 2 para que este haga el alistamiento de
las alcancías y asigne el serial de las alcancías y sellos a cada teléfono
programado para recolección, el documento inicialmente sólo contiene el
número de servicio de cada línea de los teléfonos públicos programados, la
identificación interna de cada uno de los aparatos programados y la ruta
establecida.
c. Una vez el contratista del GRUPO 2 haya hecho el alistamiento de las alcancías
y la asignación de los seriales de las alcancías y sellos, este devolverá un
documento escrito y en formato digital (el archivo digital deberá ser enviado vía
correo electrónico a EMCALI y al Supervisor del GRUPO1) con toda la
información de las asignaciones hechas durante el alistamiento de las alcancías.
El contratista del GRUPO 1 recogerá la documentación y la entregará a EMCALI
para que en conjunto se elabore el listado final de recolección (“Viaje de
recolección”) el cual debe contener la siguiente información: título con el nombre
de la empresa, fecha de elaboración, fecha proyectada para la ejecución, ruta
de recolección, tabla donde se relacione el número de servicio de línea telefónica
de cada teléfono público programado para recolección, código de identificación
interna del aparato, dirección del servicio, guía de ubicación del teléfono o
descripción física del sitio, número de ruta, número serial de la alcancía a
instalar, número serial de los sellos de la alcancía a instalar, número serial de la
alcancía a retirar, número serial de los sellos de la alcancía a retirar, espacios
de verificación recaudo (exitoso, fallido) observaciones y al final deberá
relacionarse los nombres de los funcionarios asignados a la actividad y entregar
una copia de este documento a EMCALI, previo a la recolección. La copia con la
que operará el contratista en la recolección deberá contener como mínimo una
hoja en blanco con el mismo formato de la programación para que los
funcionarios contratistas puedan anotar todas las novedades encontradas en el
proceso de recolección.
RECOLECION
La actividad de recolección se realizará en los siguientes términos:
a.
Retirar o recoger en la primera hora de la mañana la programación definitiva (“Viaje
de Recolección”) de los teléfonos a recaudar, las alcancías, las llaves, los porta
alcancías, sensores y tapas de porta alcancía (retirados en labores de
mantenimiento de los teléfonos públicos) y todos los demás requerimientos
necesarios para el desarrollo de la actividad.
b.
Desplazarse hasta el lugar de entrega de las alcancías vacías y recibirlas del
contratista de conteo y armado (Grupo 2), mediante actas diarias de entrega
suscrita entre las dos partes, verificando que las alcancías estén debidamente
selladas y aseguradas constatando la integridad de los sellos mecánicos
(numerados), información completa en las etiquetas (número de línea, número
interno del teléfono, fecha de recolección, número de ruta, consecutivo de armado),
sistema de cierre de ranura de ingreso de moneda de la alcancía activo y todos los
demás elementos concernientes; una vez retiradas las alcancías del sitio de
preparación, la integridad de los sellos de seguridad y demás accesorios es
responsabilidad de quien realiza la recolección (GRUPO 1).
c.
Recibir las llaves de los compartimientos de alcancía correspondientes a los
teléfonos programados y verificar la cantidad e identificación de las mismas; una
vez retiradas las llaves de la recolección del día, el contratista se hace responsable
por su custodia, daño o perdida (el costo de una llave equivale al costo de la chapa
de seguridad con su respectiva llave y copias). Al final de la jornada el contratista
debe hacer entrega de las mismas al Interventor.
d.
Desplazarse hasta cada uno de los sitios de instalación de los teléfonos públicos
programados para recolección, efectuar el retiro de la alcancía con monedas e
instalar la alcancía vacía siguiendo rigurosamente el protocolo para cambio de
alcancías recomendado por el fabricante de los teléfonos y/o definido por EMCALI.
Esta información será suministrada por EMCALI al contratista e incluye una
inducción al inicio del contrato sin ningún costo para el contratista.
e.
Al efectuar el cambio de la alcancía, anotar en la planilla toda anomalía que observe
en el teléfono (chapa, trinquetes, sistemas de anclaje, sistema de cierre, sistemas
de cobro, etc.), así mismo las novedades observadas en la ejecución del protocolo
de instalación y cambio de alcancías.
f.
Cuando al retirar una alcancía de un teléfono público ésta salga con la ranura de
ingreso de monedas abierta, el líder de grupo designado por el contratista debe
informar inmediatamente desde el sitio del evento vía sistema de comunicación
acordado, al interventor del contrato, al líder de Área de Teléfonos Públicos y al
supervisor del contratista, si el supervisor del contratista se encuentra en otra ruta,
este se desplazará hasta el sitio y sellará la ranura de la alcancía con un
autoadhesivo que suministrará el contratista.
g.
Cada vez que se instale o cambie una alcancía en un teléfono público, se debe
verificar que el teléfono queda funcionando y haciendo el cobro correctamente
mediante la realización de los protocolos de prueba y recolección establecidos por
el fabricante o levantados por el Área Funciona Teléfonos Públicos EMCALI más
una llamada de prueba. Si el teléfono no ejecuta los pasos del protocolo o no queda
cobrando correctamente se deberá pasar informe inmediato vía sistema de
comunicación al Líder Funcional del Área de Teléfonos Públicos o al Departamento
Redes Sur EMCALI o al funcionario que EMCALI designe.
h.
En todo momento el contratista debe velar por/que las alcancías recibidas no sufran
reset del sistema de bloqueo de entrada de monedas antes de la instalación en los
teléfonos públicos, de lo contrario y en el caso de que EMCALI considere que fue
causado por descuido, trasladará al contratista el costo de armado de la alcancía
de reemplazo.
i.
Al finalizar la jornada diaria el grupo de Recolección deberá desplazarse hasta el
lugar de entrega de las alcancías recolectadas y entregarlas listadas (acta de
entrega) al GRUPO 2 para su verificación, debidamente selladas y con todos los
accesorios de seguridad en perfecto estado.
j.
Una vez entregadas las alcancías por el GRUPO 1, los sistemas de seguridad serán
responsabilidad del contratista que las recibe (GRUPO 2).
k.
Hacer reporte inmediato de todas las anomalías encontradas durante el desarrollo
de la actividad del que se entregará al final de la jornada un consolidado escrito al
interventor del contrato de EMCALI con copia al Líder Funcional del Área de
Teléfonos Públicos y/o Jefe del Departamento Redes Sur o al funcionario que
EMCALI designe.
l.
Entregar o remitir a EMCALI copia del acta de entrega (al GRUPO 2) de las
alcancías recolectadas durante cada jornada de trabajo.
MANTENIMIENTO DE ALCANCIAS, PORTA ALCANCIAS Y CAMBIO DE
SENSORES.
a.
Recibir del interventor de EMCALI diariamente la programación de teléfonos a los
que se les debe hacer mantenimiento en los porta - alcancías (sensores, anclajes,
trinquetes, etc.) Este mantenimiento o reparación se realiza en terreno y los
repuestos los suministra EMCALI (en el caso que los suministre el contratista, estos
deberán ser aprobados por EMCALI), los insumos y herramientas serán provistos
por el contratista.
b.
El supervisor del contratista solicita y recibe las alcancías vacías del GRUPO 2
debidamente selladas, aseguradas e identificadas verificando la integridad de
sellos, para posteriormente efectuar las reparaciones en los porta-alcancías (el
mantenimiento en los porta-alcancías requiere cambio de alcancía). Una vez
retiradas las alcancías del sitio de preparación, las alcancías con sus sellos de
seguridad son responsabilidad del contratista GRUPO 1.
c.
Repararlas anomalías y daños en los porta-alcancías y verificar que los teléfonos
queden funcionando y efectuando el debido cobro de moneda de acuerdo a los
protocolos establecidos para esta actividad.
d.
Devolver las alcancías recogidas en el proceso de reparación al sitio de conteo
(GRUPO 2) con todos los sistemas de seguridad intactos.
e.
Reparar las alcancías que resulten con daño en el proceso de recaudo las cuales
serán recibidas del contratista encargado del conteo (GRUPO 2) mediante acta de
entrega. Los repuestos necesarios serán suministrados por EMCALI E.I.C.E. ESP.
(si los repuestos los suministra el contratista, estos deberán ser aprobados por
EMCALI), los insumos (soldaduras, remaches, solventes, cable para auto No. 24,
terminales, etc.) y herramientas serán suministrados por el contratista.
LIMPIEZA DE LOS TELFONOS PUBLICOS.
a.
En los periodos en que no se programe recolección o en el caso que se dedique
personal exclusivamente para realizar limpieza de los teléfonos públicos (de
acuerdo al cronograma de actividades), el supervisor contratista deberá solicitar al
Área Funcional Teléfonos Públicos el listado de los teléfonos a los que se les hará
la limpieza exterior respectiva (esta actividad incluye el equipo, la cabina telefónica,
el pedestal y el área de uso en la que se deberá retirar todos los obstáculos
permisibles en un radio de un metro para espacios públicos y exteriores).
b.
Una vez recibidos los listados para la limpieza el contratista deberá organizar su
ruta óptima en un documento donde se incluya además de los títulos fechas y horas,
el número de identificación de cada teléfono, la dirección, sito de referencia, un
campo para la descripción de la actividad realizada y un campo para observaciones
generales.
c.
En el terreno, el contratista ejecutará la actividad velando por el cumplimiento de
las normas de seguridad para su personal. Los insumos tales como jabón,
desengrasante, solventes o disolventes, cera para exterior hidrorepelente, silicona
sellante, pintura para los pedestales serán suministrados por el contratista.
Igualmente el contratista suministrará el dulce-abrigo, wipes, paños abrasivos,
brochas, cepillos de limpieza o pulimento y demás elementos utilizados para
remover suciedades y adherencias líquidas, sólidas o granulares. EMCALI
determinará cuándo y dónde se requiere aplicación de pintura para los pedestales.
El agua, rociadores, contenedores y cobertores también serán suministrados por el
contratista.
d.
El contratista debe asegurase de que los insumos líquidos usados en la limpieza no
penetren el compartimiento electrónico de los teléfonos y causen deterioro de los
componentes que son altamente sensibles a la humedad y a la estática.
e.
Las cabinas, los pedestales y los teléfonos públicos deben quedar en perfecto
estado de limpieza, brillados y sin manchas ni avisos que no pertenezcan a la
compañía. El trabajo debe ser certificado y aprobado por el interventor del contrato
y/o el funcionario que Emcali designe para que se valide el pago de esta actividad
cuyo valor se ponderará en consenso entre las partes y de acuerdo a la ubicación
y tipo de montaje de los teléfonos públicos.
f.
Todos los trabajos de limpieza y mejoramiento visual requieren evidencia fotográfica
de la condición de los equipos antes y después de la ejecución de la actividad.
g.
En caso de vandalismo extremo el teléfono objeto y equipamiento exterior deberán
ser retirados, limpiados y entregados al Área Funcional Teléfonos Públicos de
EMCALI.
h.
Al final de la jornada el contratista deberá consignar en un reporte el resultado de
la actividad realizada con todas las novedades u observaciones que se registren en
cada uno de los teléfonos visitados.
INFORMES (recolección de alcancías y mantenimiento)
a.
Realizar diariamente la programación de las rutas para la recolección, de acuerdo
al listado entregado por el interventor del contrato de EMCALI (Listados generados
por los Sistemas de Gestión y solicitudes puntuales del Área Operativa de EMCALI)
y entregar copia a EMCALI.
b.
Presentar los informes diarios, semanales, mensuales, estadísticos de seguimiento
y control de recolección, detallado e histórico y demás requeridos por EMCALI.
c.
Realizar diariamente la programación de las rutas de limpieza, de acuerdo al listado
que emita EMCALI y que será entregado por el interventor del contrato de EMCALI.
d.
Al final de la jornada de limpieza el contratista deberá presentar o enviar a EMCALI
un informe de la actividad realizada con todas las novedades u observaciones que
se registren en cada uno de los teléfonos visitados más la evidencia fotográfica.
e.
Presentar informe semanal y mensual de la actividad de reparación de alcancías
con la descripción de los trabajos realizados.
f.
Los informes se entregarán en medio físico y digital (formato Excel y archivo plano).
Las evidencias fotográficas se entregarán en medio digital salvo casos puntuales
requeridos por EMCALI.
Nota: El contratista garantizará la recolección de la totalidad de las alcancías de los
teléfonos públicos instalados en el área de cobertura de EMCALI E.I.C.E. ESP poniendo
a disposición del personal del contrato de recolección los medios de seguridad que
estime convenientes. La actividad de limpieza estará sujeta a solicitud y programación
de EMCALI
OTRAS ACTIVIDADES
a.
Administrar el cuarto de llaves, su contenido en llaves, y mantener una clasificación
y ordenamiento de tal manera que permita una rápida localización de las mismas.
Velar además por su custodia y las restricciones de acceso al cuarto de llaves (Esta
actividad es discrecional y EMCALI se reserva su inclusión en el contrato final pero
debe estar incluida en la oferta y el proponente debe garantizar la integridad de los
bienes entregados con evidencias certificables).
SUPERVISOR DEL CONTRATISTA
El supervisor del contratista deberá presentar al interventor del Contrato designado por
EMCALI, al Líder de Área de Teléfonos Públicos y al Jefe del Departamento Redes Sur
EMCALI los siguientes informes:
1.
2.
3.
4.
5.
Informe diario del transporte y novedades en recolección y entrega de alcancías
Informe diario de mantenimiento de alcancías y porta-alcancías
Informe diario de limpieza de los teléfonos públicos, sus cabinas telefónicas y
pedestales.
Informe diario de daños reportados por el personal de transporte y recolección
Informe mensual resumen de todos los anteriores.
El Supervisor del Contratista y el Interventor del Contrato de Recaudo de Teléfonos
Públicos tendrán una reunión mensual para análisis de avances y mejoramiento de
procesos y procedimientos del contrato.
Dentro de sus labores de supervisión en el terreno, el supervisor del contratista podrá
proponer mejoras en las rutas de recaudo para la optimización de estas.
GRUPO No.2:
Conteo de monedas provenientes de las alcancías de los Teléfonos Públicos de
EMCALI y sus actividades complementarias de clasificación, consignación,
pruebas, preparación y armado de alcancías y todas las demás actividades
relacionadas, de conformidad con lo establecido en los términos de referencia y
documentos anexos que harán parte integrante de este contrato.
En este grupo se desollarán las siguientes actividades:
RECIBO DE ALCANCÍAS.
La recepción de alcancías se hará en sitio concertado, la clasificación y conteo de
monedas se realizará en las instalaciones o sede del contratista; la recepción masiva de
alcancías se hará entre las 3:00 p.m. y las 5:00 p.m. de lunes a viernes en donde se
verificará la integridad y correspondencia de los seriales de sellos, el estado general de
las alcancías, se relacionarán todas las novedades y se diligenciarán las actas de recibo.
Posteriormente las alcancías serán almacenadas en un sitio seguro certificado.
El contratista del Grupo 2 debe recibir del contratista del Grupo 1 las alcancías con
monedas recogidas diariamente de los teléfonos públicos monederos y todas las que
ameriten preparación o rearmado (la primera vez se recibirán todas las alcancías vacías
necesarias para la primera programación de recolección y en este caso no habrá
clasificación, conteo y consignación; si se reciben alcancías con monedas el proceso
procederá con la clasificación, conteo y consignación y demás procesos subsiguientes).
En situaciones especiales, los técnicos de EMCALI también harán entrega de alcancías
en número reducido por lo cual el recibo debe hacerse en cualquier hora del día. Al
recibo de las alcancías se debe revisar:
a.
Que la cantidad de alcancías recibidas sea igual a las que se despacharon (excepto
la primera vez si se reciben alcancías con monedas), generando un reporte que
discrimine: la cantidad de alcancías programadas (excepto la primera vez si se
reciben alcancías con monedas), alcancías despachadas (excepto la primera vez si
se reciben alcancías con monedas), alcancías recolectadas con monedas,
alcancías recolectadas vacías, alcancías extras o resultado de mantenimiento en
terreno (excepto la primera vez si sólo se reciben alcancías vacías), alcancías
devueltas con daño (excepto la primera vez), devueltas por recaudo fallido (excepto
la primera vez), devueltas pendientes por tiempo y faltantes (excepto la primera
vez). Este reporte se debe entregar diariamente al interventor del contrato de
EMCALI, al Jefe del Departamento Redes Sur (DRS) EMCALI y al Líder Funcional
del Área Teléfonos Públicos EMCALI.
b.
Revisar la integridad de los sellos de las alcancías y demás sistemas de seguridad.
c.
Toda anomalía debe ser reportada inmediatamente al Interventor del contrato de
EMCALI, si la anomalía no es detectada al momento del recibo de la alcancía, será
responsabilidad del contratista que la recibió en mal estado (GRUPO 2).
CLASIFICACIÓN, CONTEO DE MONEDAS Y CONSIGNACIÓN DE LOS
VALORES RECAUDADOS.
a.
Efectuar la apertura, vaciado y conteo de las monedas contenidas en las alcancías
de los teléfonos monederos de propiedad de EMCALI.
b.
Clasificar, contar, cuantificar y totalizar los valores de las monedas por
denominación (50,100, 200, 500,1000) y separar la moneda falsa y defectuosa y
demás elementos extraños. Para efectos de control de impulsación y facturación, la
clasificación debe hacerse por cada alcancía y se debe llevar registro donde se
relacione la identificación del teléfono y los demás datos contenidos en cada
alcancía (serial y datos de las etiquetas).
c.
Realizar informes detallados diarios físico y digital, en formato Excel de toda
moneda contada y cuantificada en su valor incluyendo la moneda falsa, defectuosa,
extranjera y elementos extraños encontrados, especificando, fecha de recaudo,
fecha de conteo, número de servicio de la línea del teléfono, número interno del
teléfono, ruta de recaudo, tipo o tecnología o modelo del teléfono, número serial de
la alcancía, número serial de los sellos de seguridad, cantidad de monedas por
denominación, total monedas y total dinero efectivo recaudado. Además el informe
debe mostrar datos ordenados y discriminados por tecnología de los teléfonos
recaudados (Celsa, Plessey, Fuga).
El informe físico deberá ser entregado al Interventor del contrato de EMCALI, al
Líder del Área Operativa Teléfonos Públicos de EMCALI y al Jefe del Departamento
DRS EMCALI, además se deberá enviar vía correo electrónico archivo digital con
dos versiones tipo texto a saber:
1- Generar archivo tipo texto delimitado por comas de nombre “Recaudo” que debe
contener la siguiente información: número de servicio de la línea del teléfono,
número interno del teléfono, tipo o tecnología o modelo del teléfono (7 CELSA,
2 Plessey, 6 Fuga D2) valor total recaudado, fecha de recaudo (formato
AAAAMMDD).
2- Generar archivo tipo texto delimitado por comas de nombre “ACTA” que debe
contener la siguiente información: número de servicio de la línea del teléfono,
número interno del teléfono, tipo o tecnología o modelo del teléfono (7 CELSA,
2 Plessey, 6 Fuga D2), número serial de la alcancía, número serial de los sellos,
cantidad total de monedas discriminada por denominación (50, 100, 200, 500,
1000), valor total recaudo, fecha de recaudo (formato AAAAMMDD).
d.
Generar Informe de conteo de moneda falsa clasificada por denominación (20,
50,100, 200, 500, 1000), extranjera, de casinos, arandelas y otros encontrados en
el conteo.
e.
Hacer la consignación en las entidades y tiempos definidos por EMCALI EICE ESP
para tal fin remitiendo a EMCALI los comprobantes de consignación, además se
debe presentar informe de arqueo de moneda donde se especifique el detalle de la
consignación (cantidad bolsas con contenido múltiplos $100000, contenido “picos”
para valores no múltiplos, contenido total por cada bolsa y consignación total).
f.
Elaborar en formato Word, un acta diaria numerada en forma consecutiva en la cual
se debe exponer en detalle las novedades de las alcancías contadas y su relación
con respecto a las programadas para recolección (ítems: cantidad de alcancías
programadas (por recolección, por solicitud retiro alcancía para mantenimiento de
teléfono, por mantenimiento compartimiento alcancía, por instalación nueva,);
alcancías adicionales para recolección de monedas que no entraron a la alcancía y
se quedaron en el compartimiento de alcancía “atascamiento”; alcancías
recaudadas (con monedas, vacías); alcancías pendientes (por recolección
“pendientes por tiempo”, por mantenimiento compartimiento alcancía); novedades
de alcancías (recaudo inefectivo, alcancías con daño, teléfono encontrado sin
alcancía, sistema apertura disparado, reposición sistema disparado, no
programadas pero recibidas y otros) vs. cantidad programadas y despachadas,
cantidad ejecutadas, cantidad pendientes, cantidad novedades, también debe
incluir el valor de dinero contabilizado por día, dicha acta debe ser firmada por el
Coordinador del Conteo y por el Supervisor del Contrato de Recolección.
g.
Generar y presentar un informe resumen diario donde se visualice el avance de la
ejecución de acuerdo a la fecha proyectado para el mes en curso y hacer un balance
final de cierre mes con nombre del mes. El informe debe mostrar el nombre del día,
el número de día, el total de alcancías programadas o despachadas, el total
ejecutadas (programadas, no programadas), el total pendientes, total novedades,
igual debe mostrar discriminado por cada tecnología de teléfonos la cantidad subtotal de alcancías programadas, alcancías recaudadas (con dinero y vacías) más el
sub-total del valor recaudado y posteriormente un total general del valor recaudado
por día y un total general de alcancías contadas (con dinero y vacías) día y otras
novedades (instalaciones nuevas, teléfonos encontrados sin alcancía, número de
rutas, alcancías con ranura de entrada de moneda abiertas, sellos violentados,
otros).
PRUEBA ALISTAMIENTO Y SELLADO DE ALCANCIAS.
El contratista se obliga a llevar a cabo las siguientes actividades: Entre las 7:30 y 8:30
a.m., deberá armar las alcancías extras programadas adicionalmente al viaje de recaudo
del día en curso (solicitud del Área Operativa por mantenimiento), realizando las pruebas
mecánicas, colocando sellos de seguridad, identificando cada alcancía con las etiquetas
correspondientes y entregándolas con las respectivas actas a los funcionarios del
GRUPO 1 encargados de hacer la recolección en cada zona o viaje de recaudo
programados.
Entre las 8:30 a.m. y las 3:00 p.m., se deberán probar y armar las alcancías listadas en
el “Pre-viaje” las cuales serán puestas en el terreno al día siguiente por el personal del
GRUPO 1, colocando sus respectivos sellos de seguridad designados por el sistema de
cómputo, etiquetándolas con la información suministrada en el listado de “Pre-viaje” y
generando un archivo complementario al “Pre-viaje” con la información de los seriales
de las alcancías y sellos de seguridad. El archivo generado debe ser remitido a EMCALI
vía correo electrónico y con copia física de respaldo para que en conjunto con el GRUPO
1, se elabore el listado final de los teléfonos programados a recolección en el día
siguiente. El archivo debe contener el número interno del teléfono programado, el
número de servicio de línea telefónica, la fecha de recaudo, la ruta de recaudo, el
número consecutivo de alcancía preparada en el mes, el serial de la alcancía asignada
y el serial de los sellos asignados. Las alcancías se deben organizar en guacales
conservando el orden dado en la ruta correspondiente.
PRUEBA DE ALCANCIAS.
A todas las alcancías programadas diariamente para recaudo se le deben hacer las
siguientes pruebas:
a. Pruebas mecánicas en las bisagras, sistemas de cierre y apertura y estado
general de la alcancía.
b. Pruebas eléctricas y electrónicas de los sistemas de cierre y control de las
alcancías (sólo si existe sistema electrónico montado en las alcancías).
c. La capacitación para efectuar estas pruebas por primera vez la dará EMCALI
E.I.C.E. E.S.P sin ningún costo para el contratista.
REPORTE DE NOVEDADES Y ENTREGA DE ALCNCIAS CON DAÑO.
a. De todas las novedades en daños que se encuentren en las alcancías, el
contratista hará un informe diario indicando número serial de la alcancía, número
serial de los sellos de seguridad instalados, número de servicio de la línea del
teléfono donde estaba instalada, el número interno del teléfono donde estaba
instalada, la fecha de instalación y fecha de recolección de la misma.
b. El transporte de las alcancías con daño al taller de Teléfonos Públicos o al lugar
determinado por el GRUPO 1 será suministrado por el contratista y se
formalizará mediante actas de entrega.
PREPARACIÓN, ARMADO Y DESPACHO DE ALCANCIAS.
a.
Preparar y armar las alcancías colocando los sellos de seguridad y la debida
identificación de acuerdo con los listados de los teléfonos programados diariamente
para recaudo, estos listados los suministrará EMCALI a través del interventor del
contrato.
b.
Identificar cada alcancía con una etiqueta autoadhesiva donde se verifique el
número interno del teléfono programado, el número de servicio de línea telefónica,
la fecha de recaudo, la ruta de recaudo y un número que indique el consecutivo de
las alcancías preparadas para un periodo mensual.
c.
Entregar al contratista que hace la recolección (GRUPO 1), las alcancías
debidamente selladas e identificadas llevando registro de entrega y recibos.
d.
Cuando los sellos de seguridad son suministrados por EMCALI, la compañía
definirá los seriales de los sellos a asignar. Los insumos necesarios como pegantes,
limpiadores, marbetes o etiquetas, etc. los suministrará el contratista.
e.
Cuando los sellos de seguridad sean suministrados por el contratista estos deberán
ser aprobados por el interventor del contrato. Los sellos deben tener el logo de
EMCALI EICE. ESP, número consecutivo y código de barras, el contratista deberá
disponer del lector del código de barras, condición necesaria para la operación. El
contratista deberá llevar control de los seriales asignados y presentar informes de
las novedades o eventualidades ocurridas, en todo caso, todo lo relacionado con
los seriales deberá estar incluido en los informes diarios.
f.
El contratista debe disponer de una aplicación que le permita efectuar la operación
de manera sistematizada.
g.
EMCALI Solicitará diariamente las alcancías extras que se deben preparar y
entregar al grupo de recolección.
h.
Después del recibo de las alcancías llenas y/o selladas, el contratista debe
garantizar a EMCALI E.I.C.E. ESP. la disposición del 100% de las alcancías vacías
a más tardar a las 8:00 a.m. del día siguiente para su preparación y armado.
i.
El armado o preparación de alcancías con su respectiva identificación, sellos y
demás elementos de seguridad implica que por cada alcancía recibida, el contratista
debe entregar una preparada o armada cada vez que EMCALI lo requiera; en los
tiempos muertos o en los momentos en que el recaudo no sea continuo, el
contratista deberá contar con espacio para el almacenamiento temporal de las
alcancías vacías.
INFORMES
Todos los informes deben ser enviados al interventor del contrato EMCALI, al jefe del
Departamento Redes Sur (DRS) y Jefe de Área de Teléfonos Públicos en medió físico
y digital (los informes digitales se deben remitir diariamente vía correo electrónico).
TIEMPO DE CONSIGNACIÓN
El dinero contado del recaudo, deberá consignarse en los Bancos dentro de las 24 horas
siguientes a la fecha del recibo de las alcancías con monedas.
NOTA. El oferente deberá prever cualquier imprevisto a fin de cumplir rigurosamente los
tiempos de consignación.