guía para la organización del fondo documental acumulado marzo
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GUÍA PARA LA ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL ACUMULADO MARZO DE 2013 Tabla de contenido Pág. PRESENTACIÓN ............................................................................................................................................ 1 INTRODUCCIÓN ........................................................................................................................................... 3 ETAPA 1 ....................................................................................................................................................... 5 FASE 1: DIAGNÓSTICO .................................................................................................................................. 5 RECONOCIMIENTO DEL FONDO DOCUMENTAL ........................................................................................................... 5 FASE 2: PLANEACIÓN.................................................................................................................................... 6 DIAGNÓSTICO DEL FONDO DOCUMENTAL................................................................................................................. 6 ANÁLISIS DE INFORMACIÓN. .................................................................................................................................. 7 DEFINICIÓN DE PLAN DE TRABAJO ........................................................................................................................... 8 APROBACIÓN DE PLAN DE TRABAJO ......................................................................................................................... 9 ETAPA 2 ..................................................................................................................................................... 12 FASE 3: DESARROLLO DE INSTRUMENTOS .................................................................................................. 12 ADECUACIÓN DE INSTALACIONES PARA LA ACTIVIDAD DE LA PRIMERA FASE ................................................................... 12 IDENTIFICACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN CON BIODETERIORO, SANEAMIENTO Y LIMPIEZA ............................. 13 SALUD OCUPACIONAL ......................................................................................................................................... 13 LIMPIEZA DE ESPACIOS DE DEPÓSITO, MOBILIARIO Y UNIDADES DE ALMACENAMIENTO .................................................... 15 Limpieza locativa ...................................................................................................................................... 15 Limpieza del mobiliario y las unidades de almacenamiento .................................................................... 16 SANEAMIENTO AMBIENTAL .................................................................................................................................. 17 DIAGNÓSTICO DEL ESTADO DE CONSERVACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ....................................................................... 18 AISLAMIENTO Y DESINFECCIÓN DEL MATERIAL CON DETERIORO BIOLÓGICO ................................................................... 19 PREPARACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN PARA PROCESOS TÉCNICOS.............................................................................. 21 Limpieza.................................................................................................................................................... 21 Corrección de plano .................................................................................................................................. 22 Unión de rasgaduras, roturas y cortes...................................................................................................... 22 PRE CLASIFICACIÓN Y PRE VALORACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN POR PERIODOS Y DEPENDENCIAS PRODUCTORAS ................. 22 ELABORACIÓN DE HERRAMIENTAS PARA LA INTERVENCIÓN......................................................................................... 23 Inventario en estado natural .................................................................................................................... 24 Contexto histórico ..................................................................................................................................... 25 Cuadro evolutivo de las estructuras orgánico funcionales ....................................................................... 26 Cuadros de clasificación ........................................................................................................................... 26 Fichas de valoración documental ............................................................................................................. 28 Tabla de valoración documental .............................................................................................................. 29 FASE 4: INTERVENCIÓN .............................................................................................................................. 31 APLICACIÓN DE TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL ............................................................................................. 31 ORGANIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN ................................................................................................................ 32 Identificación ............................................................................................................................................ 32 Clasificación .............................................................................................................................................. 33 Ordenación ............................................................................................................................................... 33 Depuración y limpieza .............................................................................................................................. 33 Foliación ................................................................................................................................................... 34 Almacenamiento ...................................................................................................................................... 35 Rotulación................................................................................................................................................. 35 Inventario ................................................................................................................................................. 36 PRESENTACIÓN Las guías de gestión documental del Archivo de Bogotá se encuentran orientadas a facilitar el desarrollo de las diferentes labores y tareas archivísticas de las entidades distritales donde se adelantan este tipo de procesos en procura de hacer de sus archivos centros de información y un valor agregado para las entidades. Las guías han abarcado una serie de aspectos desde la producción o recepción de los documentos hasta las formas más adecuadas de almacenamiento, conservación y disposición final. Las guías igualmente han sido orientadas a establecer mecanismos y líneas de acción para salvaguardar el patrimonio documental de la ciudad representado en sus archivos, los cuales serán el testimonio y fuente de información para las generaciones futuras de la gestión y el andar de las entidades del Distrito. A pesar de los adelantos tecnológicos del momento y las tendencias de la modernidad los archivos conservados en soportes como el papel seguirán guardando una gran parte de la memoria de nuestra ciudad Las guías de gestión documental ofrecen una manera de hacer las cosas y un modo particular de entenderlas y aplicarlas. Las guías difunden los procedimientos y técnicas que deben dar lugar a las buenas prácticas en materia de gestión documental en las entidades de la administración distrital. Estas prácticas comunican modos especiales de gestionar documentación o maneras concretas de acopiar, agrupar, conservar, reproducir, ordenar y colocar a disposición para la consulta documentos con valor patrimonial. Las guías antes de dictar lineamientos y cátedra, colocan a disposición de la comunidad archivística del Distrito o el país en general el conocimiento recogido por un grupo de profesionales en varias disciplinas, quienes a lo largo de su trasegar y en su afán de darle un orden a los archivos de las entidades han ido haciéndose a un conocimiento basado en su formación y experiencia, componentes plasmados en este tipo de documentos y puesto a disposición de quienes tiene esa difícil labor de organizar, conservar y administrar la información registrada en los archivos. La Secretaria General a través del Archivo Bogotá ha venido desde hace ya casi un lustro dictando pautas y estableciendo criterios para fomentar las buenas prácticas en materia archivística al interior de las entidades del Distrito, acogidas y puestas en uso por los funcionarios de la administración quienes tiene bajo su responsabilidad tener la información a disposición de la entidad y de los ciudadanos; quienes en uso de sus derechos constitucionales quieren permanecer informados de la gestión de su ciudad. Las guías de gestión documental se encuentran orientadas a ser herramientas archivísticas de fácil aplicación por los funcionarios con formación en este campo, pero de igual manera pueden orientar a quienes no son tan versados; porque han sido 1 estructuradas principalmente a partir de la experiencia, conocimiento y practicidad requerida para una adecuada organización, administración y conservación de los archivos; seguramente quienes mayor provecho le pueden dar, serán ese grupo de apasionados por los archivos y por quienes tiene la responsabilidad de darle cumplimiento a los mandatos de Ley en este sentido Por el carácter de ser guías; estas son susceptibles de actualización y ajustes, estos serán establecidos por las necesidades de las entidades en donde la dinámica de sus procesos y los cambios organizacionales requieran de hacerlas funcionales en cualquier momento de la administración, en este sentido serán preparadas y presentadas nuevas versiones de las mismas. 2 INTRODUCCIÓN Los fondos documentales acumulados son el resultado de no contar con herramientas archivísticas para la organización, administración y conservación de la documentación de una entidad; producida o recibida en cumplimiento de sus funciones. Igualmente es el reflejo de no contar con una cultura en torno al tema de los archivos o los procesos de gestión documental al interior de la entidad, de la misma manera son una muestra de las llamadas malas prácticas fuertemente arraigadas en las entidades. A pesar de contar con una gran normativa de tipo jurídico y técnico se continua desconociendo y desaprovechando por las entidades; normativa emanada de entes como el Archivo General de la Nación, el Archivo Bogotá y entidades de carácter internacional. El desconocimiento de esta normativa ha generado una serie de problemas al interior de las entidades con respecto a su fondo documental. Con el objeto de contribuir a la solución de este problema en las entidades distritales, se elaboró una guía para la organización de fondos documentales acumulados, tomando como base la ¨Guía de procedimientos para la organización de fondos documentales acumulados¨; elaborada en el año 2006, se amplia el tema de la conservación preventiva, igualmente se incluye en la guía las últimas disposiciones emanadas por el Ministerio de la Cultura a través del Decreto 2578 del 2012, Decreto 1515 del 2013 y el Acuerdo 04 del 2013 del Archivo General de la Nación. Los temas tratados en la guía fueron agrupados en dos etapas con dos fases cada una, en donde se abordan los diferentes aspectos requeridos para organizar un FDA En la primera etapa son desarrollados aspectos donde se define qué es un fondo documental acumulado, su identificación, su diagnóstico, cómo elaborar un plan de trabajo, donde deben ser incluidas las actividades, recursos, tiempo de ejecución, y aprobación del plan. En la segunda etapa se abordan temas, como la adecuación de instalaciones para la intervención del fondo documental, conservación preventiva, salud ocupacional. Saneamiento ambiental, limpieza, identificación de documentación con biodeterioro, preclasificación y prevaloración de documentación por periodos, elaboración de herramientas como: inventario en estado natural, cuadros de clasificación y fichas de valoración documental, para concluir con la tabla de valoración. En la fase 3 se señalan los aspectos relacionados con la aplicación de la tabla de valoración documental, los cuales describen las labores ya operativas a las cuales debe ser sometida la documentación del FDA, a partir de la disposición final acordada para esta, la documentación que debe ser seleccionada, eliminada y transferida para ser integrada a un archivo central o a un archivo histórico. 3 Como se menciona en la guía, es fundamental contar con la asistencia técnica ofrecida por la Dirección Archivo de Bogotá, para recibir línea técnica en el desarrollo de las labores requeridas para la organización del fondo documental acumulado, igualmente es importante contar con el apoyo de la Alta Dirección de las entidades donde se adelanta o se vaya a iniciar la organización de un fondo documental, para garantizar la intervención toral del fondo y la continuidad de las labores requeridas para este propósito. Sea la oportunidad para agradecer los aportes y apoyo del grupo de profesionales de la Subdirección del Sistema Distrital de Archivos, quienes colaboraron con su conocimiento y experiencia, para la consolidación de la guía, a la Conservadora de Bienes Muebles Ángela Ovalle, quien con su contribución al tema de conservación preventiva, permitió incluir los aspectos más relevantes a un fondo documental acumulado, de la misma manera al archivista William Patarrollo quien con su imaginación y creación se encargo de la ilustración de la guía. 4 ETAPA 1 FASE 1: DIAGNÓSTICO Reconocimiento del fondo documental Un fondo documental acumulado es un conjunto de documentos guardados y conservados por una entidad, sin ningún criterio de carácter archivístico o sin contar con instrumentos técnicos, los cuales nos soporten la decisión de mantenerlos por un periodo de tiempo establecido por las normas legales o por decisión de las entidades. Adicionalmente los fondos documentales acumulados son el resultado de las malas prácticas entre los funcionarios. (Dibujo de archivos en desorden) Desde el punto de vista técnico la documentación perteneciente a los fondos documentales acumulados son documentos que se encuentran en una entidad, los cuales son conservados sin hacer uso de las normas archivísticas y son organizados de manera subjetiva, sin el uso de instrumentos archivísticos para su correcta organización. En este sentido se debe: Identificar la documentación declarada como fondo documental acumulado y sus fechas; teniendo presente la última reforma del Distrito y sus entidades la cual se produjo en el año 2007. Ubicar todos los depósitos donde se encuentra la documentación del FDA; número de depósitos y su ubicación geográfica. Determinar el estado de conservación, identificando en lo posible la documentación con afectación o con deterioro biológico Conocer las condiciones de la planta física donde se encuentra almacenada la documentación 5 Cuantificar en metros lineales el fondo documental acumulado, recordemos que estamos hablando de documentos de archivo y no otros materiales en presentaciones diferentes con características también diferentes; nos referimos al material bibliográfico. Pre-clasificar la documentación para ubicar y descartar materiales como libros, revistas, colecciones de legislación, manuales de computador, formatos en blanco, catálogos de productos; entre otros y los llamados documentos de apoyo; todo este material al ser separado necesariamente reducen los costos de intervención o por el contrario cuando se contrata este proceso puede elevar sus costos. FASE 2: PLANEACIÓN Diagnóstico del Fondo Documental Por diagnóstico se entiende el proceso de identificación y evaluación del estado de un fondo documental desde el punto de vista de su organización archivística y de la conservación física de los documentos, así como de las áreas o lugares donde se alberga la documentación. El diagnóstico se hace a partir de la observación, recolección, sistematización y análisis de los datos necesarios para definir cuáles procesos son requeridos para la valoración, conservación, descripción y organización. (Dibujo de archivista con fonendoscopio) Para el diagnóstico de la primera fase se recolectan datos sobre aspectos generales tales como: Entidad y dependencia responsable del fondo. Número y ubicación de los depósitos; no siempre se cuenta con una sola área de almacenamiento. Personas responsables. 6 Estructura de archivos de la entidad. Número de fondos almacenados. Evaluación de la importancia de cada fondo. Antecedentes. Entidad o entidades productoras, especialmente para las entidades que le son delegadas funciones de otras, o de entidades liquidadas. Panorama de riesgos. Programa de salud ocupacional y limpieza de depósitos y documentación. Esta recolección se hace mediante observación, entrevistas dirigidas y aplicación de cuestionarios a los responsables de los fondos y sus depósitos, sobre aspectos tales como: Área. Condiciones constructivas y ambientales. Estado de mantenimiento del área. Áreas de trabajo disponibles para realizar la organización. Dotación de estas áreas. ¿Cuál es el volumen documental en metros lineales, número de unidades de almacenamiento o de piezas documentales? ¿Cómo está distribuida la documentación? ¿se presentan conjuntos? ¿Están identificados con un número o código? Ubicación de los conjuntos identificados: estantes, mesas, otros muebles, suelo. Criterios de agrupación: ¿los conjuntos están formados por fondos, dependencias, series, subseries, asuntos, fechas, otros criterios? ¿Qué sistemas de almacenamiento presentan los documentos?: cajas, carpetas, AZ, paquetes, bultos, etc. ¿Están rotuladas las unidades de almacenamiento? ¿Qué datos tiene el rótulo? ¿Cada unidad tiene un número que permita su ubicación? ¿Están ordenadas en forma lineal o dispersa en el área? Sí están ordenadas linealmente, ¿cuál es el criterio de ordenación? Estado de descripción: ¿está inventariado, cuáles son los datos que se usaron en la descripción, estructura o formato del inventario? ¿Si se cuenta con inventario; está sistematizado? ¿Bajo qué formato? ¿Qué clases de documentos se almacenan en el depósito? ¿Qué formatos, técnicas y soportes? Los datos recolectados deben ser tabulados, de tal manera que puedan ser consolidados y analizados los resultados para poder elaborar el diagnóstico. Análisis de información. La labor dirigida a la organización de los FDA deber cumplirse en etapas sucesivas, al final de las cuales, dichos fondos quedarán seleccionados, organizados y puestos al servicio, bien sea en los archivos administrativos o en el archivo histórico. En el caso de la Administración Distrital, los documentos con valor para la investigación, la ciencia y la cultura 7 deben ser trasferidos al Archivo de Bogotá, de conformidad con el Decreto 173 de junio 4 de 2004; debemos tener presente que los fondos documentales acumulados hacen parte del patrimonio de las entidades y de la ciudad. La razón por la cual su intervención debe cumplirse por etapas es porque cada una de las etapas tiene que ser coherentes desde el punto de vista archivístico, es necesario que exista la uniformidad en los procesos como la denominación de las series y asuntos documentales, en su disposición final, en la forma de agrupación de las series, subseries y asuntos. Así mismo esta estrategia se aborda dadas las condiciones de: volumen, los recursos necesarios para su organización; los cuales deben garantizarse para poder culminar todos los procesos archivísticos necesarios. Los procesos archivísticos para la organización de los fondos documentales acumulados deben ser ejecutados basados en una estandarización de tareas durante todas las fases, en una sólida formación académica y experiencia por quienes están al frente de estas, en un fuerte apoyo por parte de la alta dirección; reflejado en recursos y continuidad durante todas las fases. Definición de plan de trabajo De acuerdo a estos apartes se elabora el plan de trabajo orientado a la organización del fondo y contando con los recursos necesarios, siempre debe ser estructurado con la rigurosidad archivística para ser incluidas todas las fases, donde se contemple la elaboración de los instrumentos archivísticos señalados por la metodología y estas tengan la coherencia y valides requerida para lograr los objetivos de la intervención. Como todas las actividades emprendidas en torno al tema de la gestión documental y para nuestro caso la intervención de un fondo documental acumulado donde van a ser comprometidos una serie de recursos de las entidades del Distrito, es imprescindible la planificación minuciosa de todas y cada una de las actividades requeridas para lograr el objetivo. No es exclusivamente el cumplimiento de una etapa dentro de la llamada planeación estratégica, la elaboración de un plan de trabajo es principalmente la elaboración de una herramienta que permita tener un norte, un control y una secuencia en la realización de cualquier labor, en donde en un momento determinado se pueda hacer una evaluación, un reordenamiento y un ajuste en los llamados tiempos y movimientos. Dentro del plan de trabajo deben incluirse las labores y actividades de manera minuciosa para determinar y cuantificar los recursos, el tiempo requerido, los inconvenientes durante su desarrollo, las posibles soluciones y los puntos de control que garanticen alcanzar los objetivos propuestos. El Archivo Bogotá ha propuesto para las entidades distritales la utilización de una herramienta con estas características para hacer seguimiento y acompañamiento a todas las 8 labores encaminadas a la gestión documental incluida la intervención de los fondos documentales acumulados. Al mismo tiempo a través de esta herramienta puede involucrase a las oficinas de Control Interno de las entidades para que les permita también hacer seguimiento y control sobre el desarrollo de las tareas desarrolladas para la organización del FDA. (Dibujo de archivista planeando) De la misma manera le servirá para tener una visión real del estado del arte en cada entidad. Esta herramienta permitirá adelantar labores de intervención de fondos documentales a corto, mediano y si se quiere a largo plazo, en donde en cada momento del proceso se puedan hacer los correctivos necesarios, (ver anexo 2) Aprobación de plan de trabajo Con la información consolidada y analizada del diagnóstico ya se tiene un panorama real tanto del estado del fondo como de las tareas requeridas para su organización e intervención, estos últimos aspectos permiten cuantificar los diferentes recursos para emprender esta labor. Dentro de los aspectos incluidos en el plan de trabajo se debe contemplar los costos del diagnóstico del FDA, más aún cuando el fondo es voluminoso y se encuentra almacenado en varios depósitos, toda la operación de levantamiento de información es necesario realizarla por un profesional Conservador o Archivista, por los conocimientos y experiencia requerida para abordar los aspectos del diagnóstico. Algo sobre lo que se debe insistir especialmente cuando los FDA son voluminosos y no se cuenta con todos los recursos para su intervención en un determinado periodo (la misma vigencia), es tener un panorama total de la situación que permita estructurar un plan de trabajo donde se contemple la totalidad del FDA, pero en donde su organización se haga por etapas, con la coherencia de estar integrando todo al final de su intervención. Generalmente los FDA deben ser intervenidos en varias vigencias, si es así se debe asegurar hacerlo bajo 9 la misma estructura y condiciones técnicas, esto con el objeto de evitar pérdida de recursos y reprocesamientos posteriores. Como uno de los productos de la intervención del FDA es lograr las transferencias secundarias, para el caso del distrito, al Archivo Bogotá, bajo los lineamientos establecidos por éste, siempre con la coherencia y técnica archivística en aspectos como la conformación de las series, subseries o asuntos, su denominación, los periodos orgánico funcionales a partir de los cuales se ordena la documentación. La elaboración de un plan de trabajo, debe partir de una justificación en donde se contemple el fondo en su totalidad, su importancia (entidad productora, evolución, competencias misionales, y fechas extremas) y las causas de su situación actual, por eso necesario la participación de los directivos de las entidades para que puedan garantizar los recursos y la realización del mismo. Dentro de los aspectos a evaluar para el plan de trabajo se debe considerar lo siguiente: Dimensiones: volumen de la documentación que se va a intervenir, calculado en metros lineales aproximados, para todas las áreas o depósitos. Estado de la documentación desde el punto de vista de organización archivística y conservación. Procesos y actividades requeridos para la intervención del fondo, tiempo de ejecución, recursos y etapas en las que se podría abordar la organización. Cronograma de actividades calculado en semanas, según procesos. Mecanismos de seguimiento y control de todas las labores de organización del FDA El plan de trabajo incluye los procesos, actividades, tiempo de ejecución y recursos (talento humano, insumos, equipos, área de trabajo) El monto, es el resultado de calcular lo que cuesta cada actividad, teniendo en cuenta que los metros lineales, procesos y tiempo, esto dará los costos del personal e insumos requeridos. Otros costos que son comunes y deben contemplarse dentro del plan de trabajo tienen relación directa con el recurso humano para la administración del proyecto, equipos, locales ya sea que estos sean suministrados por la misma entidad dueña del FDA, adicionalmente debe estipularse un rubro para los imprevistos que surgen durante el proceso de organización. En el plan de trabajo archivístico para la intervención se establecen: el objeto, actividad, tareas, el tiempo de ejecución, las etapas, recursos, indicadores para cuantificar y medir el avance y seguimiento al plan, responsables; entre otros aspectos. Otra de las labores requeridas y previas a la intervención es la elaboración de los términos de referencia para la organización del FDA, cuando se terciariza el proceso. En este sentido deben ser preparados por un profesional en Archivística o personal cualificado con suficientes conocimientos y experiencia en el tema, este es un requisito para contar con un dimensionamiento total de lo que se va a contratar, las particularidades de los 10 procesos técnicos que van a ser adelantados, el conocimiento y criterio para la evaluación de las labores desarrolladas y los productos elaborados y entregados por el contratista. O por el contrario cuando la intervención del FDA la va a asumir la misma entidad es necesario contar con un plan de contratación del recurso humano, insumos y materiales para garantizar la continuidad y ejecución de las labores contempladas en el plan de trabajo, igualmente es necesario contar con los profesionales que tengan conocimiento en el tema. 11 ETAPA 2 Fase 3: Desarrollo de instrumentos Adecuación de instalaciones para la actividad de la primera fase Puede ser que la intervención del FDA de una entidad vaya a ser asumido totalmente por ésta o contratada con una firma especializada se debe contemplar varios aspectos, entre estos el relacionado con el área de trabajo requerida para la labor de recuperación y organización de archivos; que debe estar constituida por espacios amplios, limpios con buena ventilación e iluminación. Debe además estar dotado con mesas de trabajo, sillas, estantes, computadores, impresoras, teléfono, y toda la infraestructura necesaria para el desarrollo de los procesos de intervención. Por razones de seguridad, tanto para el personal que va a ejecutar las labores de organización, como para la protección de la documentación, los espacios de trabajo asignados requieren estar aislados de las áreas de depósito donde se guarda la documentación del FDA. Cuando la misma entidad va a asumir la intervención del FDA, durante el proceso de planeación de todas las actividades y requerimientos logísticos; es importante contemplar dentro del ítem de recursos necesarios aspectos como el amoblamiento, los recursos tecnológicos y los aspectos relacionados con la salud ocupacional, concretamente con los insumos de seguridad industrial requeridos, antes de, durante y posteriormente a la intervención del fondo. 12 Todos estos requerimientos han de quedar contemplados, pero además también concretadas y aseguradas las fechas de cuándo estarán disponibles, especialmente para fijar las fechas de inicio y culminación de las labores Identificación y clasificación de documentación con biodeterioro, saneamiento y limpieza Debido a las condiciones en que normalmente se encuentra la documentación en fondos documentales que no han recibido ninguna clase de tratamiento y que se consideran acumulados por su estado de desorden, deficientes condiciones de almacenamiento y posible afectación biológica, es necesario tomar medidas para menguar la amenaza de deterioro o destrucción del acervo documental. Estas medidas, enmarcadas en el Sistema Integrado de Conservación, se entenderán como instrumentos orientados a eliminar los factores de deterioro con el fin de facilitar el acceso y la manipulación de los documentos. A continuación se plantean una serie de programas y acciones que se estiman prioritarios durante la intervención del FDA: Salud ocupacional Limpieza de espacios de depósito. Mobiliario y unidades de almacenamiento. Saneamiento ambiental Diagnóstico del estado de conservación de la documentación Aislamiento y desinfección del material con deterioro biológico Preparación de la documentación para procesos técnicos La ejecución de estos programas exige la conformación de un equipo de trabajo integrado por personal auxiliar que haya sido orientado, entrenado y capacitado. Este personal debe ser supervisado por un profesional en conservación y restauración. La aplicación de estas actividades permite orientar recursos para que la intervención del FDA sea eficiente, evitando riesgos de pérdida documental y protegiendo la salud de los trabajadores. Salud ocupacional Durante el proceso de intervención del FDA, es imperante proteger la salud de los trabajadores, de manera que dentro de las estrategias de este programa se deben establecer normas de bioseguridad, con el objeto de eliminar o minimizar factores de riesgo que puedan llegar a afectar la salud de las personas o contaminar el ambiente. 13 Estas medidas preventivas contemplan una serie de actividades y procedimientos de seguridad ambiental y ocupacional que garantizan el control de los riesgos laborales, como por ejemplo la contaminación biológica proveniente del material documental con biodeterioro. Es así como, durante el proceso de organización el FDA se deben tener en cuenta las siguientes recomendaciones: Las personas que van a realizar procesos técnicos deben recibir capacitación sobre las normas de bioseguridad y la forma correcta de manipular la documentación. El personal que manipule la documentación debe utilizar siempre los elementos de protección personal: 1. Overol o bata manga larga. 2. Guantes de látex o nitrilo 1. 3. Respiradores con filtro 2, se recomienda el uso de mascarillas con filtro N95 de eficiencia] y en caso de documentación con biodeterioro se requieren mascarillas de alta eficiencia European Estándar EN149 categoría FFP2S (NIOSH). 4. Gorro. 5. Gafas plásticas protectoras Se requiere restringir el uso de esta dotación al área de trabajo. Los elementos de protección se deben mantener en óptimas condiciones de aseo en un lugar seguro diferente al área de trabajo y que sea de fácil acceso. Se recomienda guardar la ropa de trabajo en una bolsa y lavar esta dotación periódicamente (semanalmente) con hipoclorito de sodio (comercialmente): Clorox® o Decol®), aparte de la ropa de uso personal. Lavar siempre las manos y la cara con jabón líquido antibacterial, este procedimiento permite reducir la flora normal y remover la flora transitoria para disminuir la diseminación de microorganismos infecciosos. No consumir alimentos, ni fumar, ni aplicar cosméticos en el área de trabajo. Se deben realizar descansos de 15 minutos, después de dos horas de trabajo. 1 Es importante anotar que los guantes nunca son un sustituto del lavado de manos, dado que el material no está fabricado para ser lavado y reutilizado, pues tiende a formar micro poros cuando es expuesto a actividades tales como, stress físico, desinfectantes líquidos e inclusive el jabón de manos, por lo tanto permiten la diseminación de microorganismos. 2 Los respiradores con filtro se deben cambiar cada ocho días, con el fin de prevenir la exposición de las membranas mucosas de la boca y la nariz a partículas potencialmente infectadas o irritantes. 14 Efectuar una limpieza exhaustiva de todas las áreas y superficies de trabajo una vez por semana. Los traperos y trapos usados deben primero ser lavados y luego desinfectados. Realizar la limpieza y desinfección diaria de las superficies, utilizando alcohol antiséptico o alcohol isopropílico, el cual debe aplicarse con un aspersor y finalmente secar con tela de algodón limpia. Si en la documentación se observan cambios de coloración u otras alteraciones físicas, se requiere manejarla como potencialmente contaminada. El personal que manipule la documentación especialmente aquella con biodeterioro, no debe presentar cuadros clínicos respiratorios como asma o alergias entre otros y problemas en piel como dermatitis. Estas enfermedades pueden exacerbarse seriamente en el desarrollo del proceso técnico, comprometiendo la salud del trabajador. Limpieza de espacios de depósito, mobiliario y unidades de almacenamiento Los programas de limpieza hacen parte de las medidas preventivas y de mantenimiento que deben realizarse en el proceso de organización del FDA. Estas jornadas permiten la eliminación de polvo y suciedad superficial, los cuales son factores que contribuyen a la proliferación del biodeterioro y a incrementar las enfermedades de salud ocupacional. Para definir la frecuencia de las jornadas de limpieza, los métodos y productos a utilizar se debe tener en cuenta: la ubicación de los depósitos dentro de la ciudad y dentro de la edificación, sus características constructivas y el tipo de documentos almacenados. Algunos de los parámetros que condicionan la periodicidad de la limpieza son, entre otros: Si la edificación donde se encuentra el archivo está ubicada en zonas urbanas con alto flujo vehicular. Si el depósito presenta varios accesos, ventanas, rendijas, claraboyas, etc. Si los materiales de construcción del depósito son ladrillo a la vista, madera, teja de zinc y acabados con pintura en aceite o cal. Si hay presencia de tapetes. Si los pisos, paredes y techos se encuentran en mal estado, con grietas o fisuras que permitan la entrada de polvo. Limpieza locativa 15 El personal de servicios generales designado para el mantenimiento locativo, debe utilizar los elementos necesarios de protección como guantes de caucho grueso y resistente, prendas de protección o delantales, gorro, mascarilla para protección de material particulado (esporas de microorganismos, polvo, polen, entre otros). Para el piso, la limpieza debe realizarse con aspiradora, de esta forma se evita levantar polvo. La escoba en vez de recogerlo, lo esparce pasándolo a los documentos. En el caso de no contar con una aspiradora, se recomienda utilizar trapeador ligeramente húmedo y pasarlo en zig-zag, empezando de la zona menos sucia a la que presenta mayor suciedad, no utilizar detergentes, ni blanqueadores como el Clorox® o Decol®. Para las paredes, mobiliario y demás elementos, lo ideal es el uso de aspiradora, sin embargo en caso de no contar con este implemento, utilizar una tela o trapo de algodón siempre SECO y al igual que el ítem anterior, pasarlo del área menos sucia a la más sucia. Limpiar las mesas de trabajo con agua y detergente y finalmente con alcohol antiséptico. Los elementos (traperos, bayetillas, entre otros) que se utilizan en la rutina de limpieza deben ser exclusivos de estas áreas o depósitos, pues se pueden propagar los microorganismos contaminantes de las demás dependencias o viceversa. Los desechos generados por áreas, deben ser descartados en bolsas plásticas siguiendo el código de colores para desechos sólidos. Se deben lavar las canecas de basura con detergente y evitar vaciar desechos de un recipiente a otro. Limpieza del mobiliario y las unidades de almacenamiento 16 Se empieza con la limpieza de las unidades generales dispuestas en las primeras estanterías, para terminar en la parte final del depósito, siempre siguiendo el número consecutivo con que cuentan las unidades. Se debe disponer de una mesa amplia para ir colocando el total de las cajas o legajos de cada bandeja de la estantería. La limpieza de las unidades de conservación debe hacerse siempre en SECO, lo ideal es hacerla con aspiradora y superficialmente. Por ello se recomienda limpiar con aspiradora provista de cepillo redondo de cerda larga cada una de las unidades, girándola según la zona que se limpie y sin levantarla de la mesa. Se debe utilizar aspiradora con filtro de agua, con una mezcla de 80% de agua limpia y 20% de alcohol isopropílico industrial. A la vez debe limpiarse la bandeja ocupada por las unidades que están siendo limpiadas. El procedimiento es el siguiente: Preparar en un aspersor una mezcla de 50% de agua limpia y 50% de Timsen®. Limpiar en zig-zag y cubriendo toda la superficie de la bandeja, con tela de algodón o bayetilla ligeramente húmeda con la mezcla mencionada. Repasar con tela de bayetilla seca la misma zona Dejar secar completamente la bandeja antes de colocar las unidades limpias. Una vez terminada la limpieza de este grupo de unidades, se dispondrán en su lugar siguiendo estrictamente el orden en el que se encontraban y se proseguirá con la siguiente bandeja. Saneamiento ambiental De acuerdo con las condiciones de mantenimiento y aseo, es común encontrar una alta carga microbiana en los espacios de depósito de los FDA: esporas de bacterias, hongos y macroorganismos, como insectos y roedores. Estos organismos afectan tanto al personal como a la documentación. Por esto, debe realizarse un proceso de saneamiento, que reduzca el riesgo de exposición a los agentes contaminantes y genere un ambiente salubre que garantice la manipulación en procesos técnicos posteriores. Esta actividad debe estar acompañada por un microbiólogo o biólogo, quien va a determinar el producto a utilizar, el cual debe ser un desinfectante de amplio espectro, es decir, que permita el control de hongos, bacterias y levaduras, que no afecte la salud humana, el ambiente o la documentación. Antes de realizar el procedimiento se debe conocer la ficha técnica de los productos que se van a utilizar, con el fin de determinar si cumple o no con los requerimientos establecidos. El profesional encargado debe además realizar monitoreos de control para garantizar la efectividad de las jornadas de saneamiento. Estos monitoreos consisten en la toma de muestras microbiológicas, antes y después de la aplicación del producto desinfectante, para 17 determinar la cantidad de UFC –unidades formadoras de colonias- presentes en el aire y determinar su porcentaje de disminución. El proceso de aplicación del producto se realiza mediante nebulización, con el fin de dispersar y reducir las partículas de la solución desinfectante a gotas muy finas en el ambiente, hasta que se produce una nube de solución homogénea en toda el área tratada, entrando el desinfectante en contacto con los microorganismos presentes y haciendo su efecto microbicida [Cuenca et al, 2006]. Para establecer la periodicidad de los saneamientos, se deben evaluar aspectos como: el volumen documental, las condiciones locativas de los depósitos donde se encuentra la documentación y la frecuencia de limpieza, entre otros. Hay que tener en cuenta que las actividades de limpieza siempre preceden las jornadas de saneamiento ambiental. En síntesis, el saneamiento ambiental permite la reducción del nivel de biocontaminación (recuento de hongos, bacterias y levaduras) ambiental en depósitos y áreas destinadas para la intervención del fondo, garantiza calidad de aire en estos lugares y minimiza el riesgo de enfermedades de tipo ocupacional asociadas al manejo de archivos como dermatitis e irritación de mucosas de ojos, garganta y nariz. Diagnóstico del estado de conservación de la documentación Como parte del reconocimiento de la documentación del FDA se debe evaluar su estado de conservación. Esta actividad consiste en identificar los deterioros que están afectando la documentación y que pueden acarrear dificultades en el momento de realizar procesos técnicos como los de reprografía, catalogación, descripción y puesta al servicio. El paso inicial es el reconocimiento de la variedad de soportes y técnicas gráficas predominantes en el FDA. El fondo puede estar compuesto de diferentes tipos de materiales, que significan un reto frente a su intervención: el papel –en diferentes formatos-, las cintas de audio y video, los CD, los microfilms, etc. A partir del conocimiento de la naturaleza de los soportes y de la comprensión de las técnicas de elaboración y registro de la información, se procede a reconocer las diferentes manifestaciones de deterioro, lo que lleva a determinar los factores y mecanismos de alteración, y así poder plantear soluciones inmediatas para la intervención del FDA. La evaluación del estado de conservación de la documentación debe realizarse de forma sistemática con el objeto de sustentar una propuesta técnica y económica, a partir del conocimiento de los materiales, la identificación total de indicadores de deterioro, el análisis de los factores que incidieron en la aparición de estos deterioros y sus soluciones a nivel de intervención, almacenamiento, saneamiento documental, limpieza puntual, entre otros. Los resultados obtenidos en los procesos de diagnóstico se toman como insumo para realizar las propuestas técnicas, encaminadas a dar soluciones frente al nivel de intervención decidido y, permiten tener certeza sobre el recurso humano, los insumos y equipos 18 necesarios. Esto facilitara la recuperación de los soportes documentales, de manera que permita procesos encaminados a la puesta al servicio de los documentos y garantice la permanencia de la información. Aislamiento y desinfección del material con deterioro biológico El material documental está constantemente expuesto a una amplia variedad de agentes biológicos, desde microorganismos como bacterias y hongos, hasta animales como insectos y roedores y aves. El deterioro biológico involucra pérdidas de las propiedades físicomecánicas del material documental y se manifiesta por medio de indicadores como debilitamiento del soporte, manchas y pigmentaciones puntuales de diferentes tonalidades asociadas con micelio o conidias. Como resultado de la evaluación del estado de conservación de la documentación se debe identificar la documentación con deterioro biológico y aislar el material contaminado. Esta documentación deberá ser relacionada en el campo de Notas del Formato Único de Inventario y disponerse en un sitio separado. La documentación infectada debe aislarse en papel kraft o periódico y ser sometida al proceso de desinfección. Nunca se debe guardar el material contaminado en bolsas plásticas. Además, se requiere disponer de un sitio específico y aislado del resto de documentación, para la manipulación de este tipo de material. El sitio debe ser ventilado y contar buena iluminación. Es necesario evitar mobiliario de madera (estanterías o escritorios), es preferible el uso de estantería y superficies de trabajo metálicas o plásticas. Las superficies de trabajo deben ser suficientemente amplias y forradas con papel periódico, el cual debe eliminarse al terminar cada jornada de trabajo. La puerta de acceso debe estar señalizada, indicando que es un sitio exclusivo para la realización de procesos técnicos de material contaminado por biodeterioro. De igual manera, el área debe ser señalizada debidamente, indicando donde se encuentra el material contaminado (utilizar señalización de riesgo biológico), el que está en proceso de saneamiento y el saneado, con el fin de evitar confusión y reproceso (Figura1). 19 Figura 1 Símbolo internacional para indicar riesgo biológico La desinfección o saneamiento puntual del material documental, contempla el cumplimiento riguroso de las medidas de higiene y seguridad que permitan proteger la salud del trabajador y prevenir riesgos que atenten contra su integridad. Estas medidas deben prever aspectos como la capacitación del personal involucrado a nivel profesional y técnico, higiene y protección personal, entre otras, y son complementarias a las condiciones del ambiente de trabajo, tales como iluminación, aireación y ergonomía. La documentación con deterioro biológico, debe abrirse de una forma controlada, con el fin de evitar la propagación de los agentes contaminantes al medio ambiente, lo que podría afectar a la documentación aledaña y a las personas que la están manipulando. Los productos de control que se utilicen para el saneamiento de la documentación deben cumplir con principios básicos para el tratamiento del soporte y técnicas de registro, como son: que no produzca reacciones adversas en el material como pigmentaciones, decoloración, depolimerización de la celulosa del papel entre otros, a nivel microbiológico debe tener amplio espectro de acción (fungicida y bactericida), ser altamente efectivo (acción en el menor tiempo) y tener bajo impacto ambiental. De acuerdo con las investigaciones realizadas, los principios activos evaluados han sido las isotiazolinonas, azoles y amonios cuaternarios. Es importante mencionar que se deben efectuar ensayos previos al tratamiento para verificar que el producto a utilizar sea inerte a la materialidad de la unidad documental. Para garantizar que se realizó un tratamiento eficaz sobre el biodeterioro de la documentación, debe efectuarse un control de calidad al final del procedimiento. Este consiste en la toma de muestras biológicas a partir de la documentación intervenida, el muestreo debe ser aleatorio y representativo del volumen total de documentación afectada. Los resultados deben ser negativos para el crecimiento de microorganismos: hongos filamentosos y bacterias. 20 El manejo de residuos biológicos y similares, se rige por los principios básicos de bioseguridad, gestión integral, minimización en la generación, cultura de la no basura, precaución y prevención, determinados en el Decreto 2676 de 2000. El descarte debe contemplar el Código único de colores según la clase de residuos, en este caso particular, de acuerdo con la caracterización, son residuos peligrosos (Tabla 1. Clasificación de los residuos, color de recipientes y rótulos respectivos, Manual de procedimientos para la gestión integral de residuos hospitalarios y similares en Colombia, Ministerio de Salud y Ministerio del Medio Ambiente, Resolución No. 01164 de 2002). Preparación de la documentación para procesos técnicos La preparación o acondicionamiento físico es el conjunto de estrategias técnicas que permite que la documentación pueda ser sometida a procesos de descripción, almacenamiento y reprografía, sin que sufra mayores daños. Es importante tener en cuenta que estas tareas obedecen a la necesidad de facilitar los procesos técnicos en grandes volúmenes de documentación y que para el caso de documentos de conservación permanente, no deben interferir con procesos posteriores de conservación o restauración. La preparación o acondicionamiento físico facilita la manipulación de la documentación, estabiliza y detiene los deterioros existentes, conservando su originalidad e integridad física. Para cumplir con estos objetivos se realizan básicamente tres tareas: limpieza, corrección de plano y unión de rasgaduras y roturas. Limpieza El primer punto a tener en cuenta en la limpieza de los documentos es la eliminación de cualquier sistema de agrupación que pueda entorpecer el proceso de digitalización o microfilmación, así como causar deterioro al documento, entre estos se hallan: ganchos, clips, alfileres y todos los objetos metálicos. La limpieza superficial tiene como propósito eliminar la suciedad o polvo que dificulte la lectura de los documentos. Es importante tener en cuenta que en algunos casos existen manchas que para su disminución o eliminación requieren procesos más complejos que deberán llevarse a cabo por un conservador. La limpieza debe realizarse con una brocha de cerdas suaves y, se debe hacer desde el interior hacia el exterior del documento. En los casos que existe suciedad excesiva que interrumpa la lectura de la información contenida en el documento, se pueden emplear borradores suaves en polvo o de barra como los de miga de pan. El empleo de estos borradores implica que quedarán residuos que deben ser eliminados, por lo que es importante realizar una limpieza posterior con brocha suave. 21 Corrección de plano La “corrección de plano” consiste en un procedimiento mecánico que busca la eliminación de dobleces, pliegues o deformaciones, por medio de herramientas manuales como espátulas o plegaderas y cautines con puntas especiales (planas u ovaladas) con baja temperatura, que por medio de presión ayudan a disminuir la intensidad de los dobleces, pliegues o deformaciones. Para reforzar los resultados conseguidos con el proceso mecánico, se pueden emplear prensas o en caso de no contar con estas, superficies planas de formato grande y pesas para ejercer presión uniforme sobre toda la superficie de los documentos. Para este proceso se utilizan entretelas o fieltros que amortigüen el contacto directo con las superficies duras de prensado facilitando el proceso de recuperación de un modo más controlado. Unión de rasgaduras, roturas y cortes Las rasgaduras, roturas y cortes son deterioros que afectan la estructura del papel, haciéndolo propenso a mayores deterioros como su fragmentación (división en partes). Este tipo de deterioros deben ser corregidos porque tienden a entorpecer el proceso de reproducción (digitalización o microfilmación) debido a que dificultan la manipulación de los documentos y, en muchos casos, la información contenida en los mismos se ve afectada porque las dos partes opuestas de la rasgadura, rotura o corte no están alineadas, lo que se refleja en una imagen que no puede ser leída por el usuario. Por lo general, cuando se ha realizado una buena recuperación de plano, las partes opuestas de la rasgadura, rotura o corte tienden a alinearse de forma correcta, lo que facilita el proceso reprográfico sin necesidad de realizar otro procedimiento. Sin embargo cuando este tipo de problemas no se resuelve con la corrección plano, se puede realizar otro procedimiento denominado “puentes de unión”, que consiste en la unión de las partes por medio de pequeñas secciones de cinta de conservación (Filmoplast®). En los casos en que se encuentre documentación con soporte frágil o quebradizo, que se rasga con facilidad, esta debe ser manipulada en sobres de poliéster. Pre clasificación y pre valoración de la documentación por periodos y dependencias productoras Como norma general las entidades desde el momento de su constitución hasta la fecha han sufrido una serie de cambios, ya sea porque le han asignado o retirado funciones, le han suprimido o creado nuevas áreas, esta dinámica debe ser evidenciada en cada uno de esos momentos de la historia de la entidad. (Dibujo de señor con lupa separando cosas) Dentro de la fase de investigación de la entidad se recopila los diferentes organigramas, bajo los cuales ha funcionado en el tiempo. De la misma manera se hará con los periodos o estructuras restantes que ha tenido la entidad, por eso es necesario para esta tarea tener 22 plenamente identificada la estructura correspondiente a cada uno; porque dentro de esta se encuentran implícitas las funciones de las cuales se derivan y generan documentos, que son los que encuentran dentro del FDA y requieren de su organización. Una vez se tengan definidos y estructurados los cuadros orgánico funcionales de los periodos, se va a requerir ir haciendo ajustes por varias razones: porque dentro de la labor de reconocimiento de la documentación se encuentra normativa; especialmente interna y que no había sido evidenciada anteriormente, aquí igualmente se sigue consolidando y actualizando la historia de la entidad porque cada vez se hace más completa y porque se cuenta con los soportes que dieron origen a mucha documentación que iba a ser difícil encajarla durante el ejercicio de clasificación y organización del FDA. Este mismo proceso debe ser realizado durante la intervención de la documentación, porque se van a encontrar documentos cuyo origen será complejo definir, porque no se encuentra información al respecto sobre las funciones que los generaron, en este sentido se debe tomar una decisión para definir si pertenece al FDA o por el contrario no se tiene la manera de establecer la conexión entre esos documentos y las funciones desarrolladas por la entidad. Establecer esta conexión es de suma importancia para el proceso de organización de la documentación, porque va a ser muy difícil tomar una decisión con respecto a la disposición final si no se logra evidenciar la procedencia de ese grupo de documentos que deben ser valorados, sin embargo es necesario recordar que dentro de un FDA es muy frecuente encontrar documentos que llegaron a la entidad en algún momento procedentes de otras y por desconocimiento y malas prácticas con respecto al tema de archivo decidieron conservarlos; dentro de este grupo de documentos es frecuente encontrar los informes de gestión, los planes de acción de las entidades, colecciones de legislación y publicaciones periódicas, que por lo general al no contar con una biblioteca o centro de documentación en las entidades; casi siempre van a para a un archivo. Elaboración de herramientas para la intervención 23 Inventario en estado natural Una de las bases en la organización de un FDA es contar con el inventario de toda la documentación en estado natural; por eso esta labores debe estar a cargo de personas con experiencia en la elaboración de este tipo inventario, pero especialmente con capacidad de análisis para poder interpretar el contenido de una unidad documental o los documentos de una carpeta, generalmente esta labor se realiza transcribiendo la información del rótulo; cuando lo tiene o simplemente a partir del contenido de los primeros documentos de la carpeta; esta es considerada una mala práctica para elaborar un inventario documental. El inventario documental es la base para la estructuración de los cuadros de clasificación y tablas de valoración documental, de ahí la importancia de los mismos. Para cualquiera que sea la decisión con respecto a la disposición final de la documentación de un FDA, se requiere contar con un excelente inventario, es una herramienta vital, porque esta se convierte en una de las piezas fundamentales en la construcción de la estructura requerida para la organización de un fondo documental acumulado, por eso esta es una labor de mucho cuidado, conocimiento y habilidad que debe estar en cabeza de personas cualificadas en el tema. El inventario igualmente se convierte en una de las principales herramientas de descripción del fondo, la cual permite conocer de una manera más precisa su composición, conjuntamente con los cuadros orgánico-funcionales de la entidad se arma la propuesta de cuadro de clasificación documental por periodos (de acuerdo a los periodos definidos para la entidad), es importante que el inventario sea elaborado con base en el Formato Único de Inventario; propuesto por el A.G.N., pues este garantiza contar con la información suficiente y adecuada para los diferentes procesos y actividades de intervención. Ver anexo 4 Otra ventaja del inventario es contar con toda la documentación del FDA debidamente registrada, para cuando se inicien la fase de consolidación y aplicación de tabla de valoración documental. Es necesario recordar la necesidad de contar con un inventario de la documentación para cada uno de los periodos definidos a partir de los cuadros orgánicofuncionales, en tal sentido el inventario permitirá establecer un primer nivel de clasificación; por periodos y dentro de cada uno de estos establecer los subfondos, secciones, subsecciones, series, subseries o asuntos. Como herramienta de descripción el inventario: Facilita identificar las dependencias a las cuales pertenece la documentación Facilita la identificación de las series o asuntos que maneja la entidad y cada una de las dependencias. Establece las fechas extremas de cada serie, subserie o asunto; permitiendo ser clasificada en los diferentes periodos definidos en la entidad. 24 Registra la frecuencia de consulta y uso de la documentación; variable importante para definir su disposición final con respecto a su conservación; para ser integrada a un archivo central o eliminación. Permite identificar características físicas como sus soportes para el registro de la información. Permite conocer el volumen por serie, subserie o asunto y el tipo de unidades de conservación. Facilita identificar otro tipo de elementos referentes a la composición física de la unidad de almacenamiento, como los anexos que hacen parte de las series, subseries o asuntos especialmente cuando presentan características y soportes diferentes Contexto histórico Para iniciar la organización de los FDA se debe conocer la entidad, su contexto administrativo y social, a partir del cual se puede iniciar la evaluación del contenido de su fondo, en esta tarea debe participar el personal de la entidad o cuando se hace por personal contratado se debe asegurar contar con toda la información para este efecto. En cualquier caso, sin este conocimiento, la organización y recuperación de un fondo se convierte en una labor a ciegas y con resultados inciertos. El conocimiento de la estructura orgánica y funcional de la entidad, tanto en el momento presente como en sus distintas etapas de formación y evolución, aporta los criterios necesarios para la clasificación, valoración y descripción de la documentación de un FDA, debido a que la producción documental es una consecuencia obligada del ejercicio de las funciones, procesos y actividades, que definen una entidad 3. Los archivos se convirtieron en los depositarios de una gran parte de los testimonios generados por la dinámica entorno de las entidades, al mismo tiempo son la fuente para conocer el desarrollo de una entidad, relacionándola con los hechos externos e internos institucionales, administrativos, sociales, políticos, económicos y culturales, que son su contexto. En este sentido algunos de los temas a tener en cuenta en el estudio de las entidades, son los siguientes: El contexto administrativo e histórico en el cual se produce la creación, transformación, fusión o liquidación de la entidad productora del FDA. 3 Este conocimiento es también condición para prever el valor de un fondo como fuente para la investigación, pues permite establecer hipótesis sobre lo que allí se puede encontrar en términos de fechas, territorios, y temas administrativos y de gobierno. 25 Su estatuto jurídico y su lugar en los sistemas administrativos y en los niveles territoriales correspondientes. Las áreas de gobierno y administración reguladas por la entidad, según su objeto social o misional. Las estructuras desde su creación hasta el momento actual Las funciones desempeñadas a lo largo de la vida institucional. Los procesos administrativos misionales y de apoyo definidos por la entidad en su evolución histórica Cuadro evolutivo de las estructuras orgánico funcionales La búsqueda de información sobre una entidad debe estar orientada a establecer su naturaleza jurídica, las estructuras orgánicas y la actual, a definir las funciones, procesos y actividades que cumplió durante su vida institucional. Con base en esta información se elaboran dos matrices que presentan en forma estructurada, integrada y organizada los datos correspondientes a la estructura o conformación orgánica de la entidad, y las funciones desempeñadas por cada dependencia, a través del tiempo, ver anexo. De esta manera es posible identificar la procedencia orgánica y funcional de los documentos producidos y recibidos por una organización durante su devenir histórico. Dos de los referentes que deben ser usados en la clasificación e identificación de los grupos documentales de un fondo. La elaboración de los cuadros de evolución orgánica funcional permite observar de manera gráfica como eran las entidades a través del tiempo y también van a servir como guía para la manera cómo se va encajando la documentación de los diferentes periodos en las casillas de los organigramas y como se va clasificando la documentación en un periodo. Cuadros de clasificación El cuadro de clasificación documental es un instrumento archivístico donde se agrupan las series, subseries o asuntos en las cuales hemos clasificado la documentación, se elabora igualmente a partir del levantamiento de los cuadros orgánico-funcionales de los periodos que comprenden los documentos de un fondo documental acumulado, para esto es importante contar con las funciones, procesos y actividades de la entidad o dependencia productora del Fondo Documental El cuadro de clasificación documental refleja la estructura de la entidad representada por sus secciones y subsecciones también las series, subseries o asuntos como ha sido clasificada 26 la documentación del fondo documental acumulado, uno de los principales insumos para la conformación del CCD es el inventario en estado natural donde ha sido identificada la documentación a través de un proceso de análisis de quienes se han encargado de su elaboración. Los cuadros de clasificación documental se elaboran para cada uno de los periodos de las estructuras organizacionales de la entidad identificados en los cuadros orgánicos funcionales, quiere decir que por cada periodo identificado se elabora un CCD donde se registran las diferentes series, subseries o asuntos para el mismo, estas series, subseries o asuntos son codificados para poder ser identificados también a partir de ese código. Es importante tener presente que muchas series, subseries o asuntos aparecen en varios periodos, en tal situación el código asignado será el mismo, lo que se pretende con esta medida es poder unificar hasta donde sea posible la codificación, la disposición final. Para la conformación de los cuadros de clasificación documental se requiere contar con la normativa; tanto interna como externa, donde se contemple las funciones de cada una de las dependencias existentes en el periodo y las cuales dieron origen a los documentos, de la misma manera se requiere contar con la documentación generada o recibida a partir del cumplimiento de las funciones, la cual hace parte del FDA objeto de intervención. Para la elaboración del CCD se requiere contar con un total conocimiento de la entidad, sus funciones, su documentación; como se ha generado, para establecer la forma como se deben agrupar los documentos, que para el caso se hace por series, subseries o asuntos. En este documento se van consignando los nombres dados a las series, subseries o asuntos referentes a nuestra documentación, para ir clasificándolos de acuerdo a los nombres de las dependencias que se identificaron en el cuadro orgánico-funcional. La ordenación de las series, subseries o asuntos se hará preferiblemente de manera alfabética, igualmente para poder ser identificadas se les asignará un código numérico a partir de parámetros y rangos establecidos de manera previa, esta identificación se encuentra encaminada a normalizar su denominación, su codificación y en lo posible aplicar estos mismos parámetros para otros periodos donde pueden encontrarse estas series, subseries o asuntos. Cuando se habla de normalización es porque existen series y subseries documentales que se encuentran presentes en varios periodos de los cuadros de evolución orgánica y funcional en los cuales se ha dividido la historia de la entidad, esta medida también garantizará que cuando no se haga la intervención total de un FDA en una sola vigencia (año) y sea posteriormente retomada se manejen los mismos criterios, conceptos, denominaciones y otros elementos que no tiene variación, por otra parte ayudan a reducir los sobre costos para las nuevas fases donde se le dé continuidad a la organización del fondo documental acumulado. 27 Fichas de valoración documental La ficha de valoración documental es un instrumento establecido por la Dirección Archivo de Bogotá, con el objeto de facilitar el proceso de valoración de las series, subseries o asuntos documentales, especialmente en lo referente a la disposición final de la documentación, de la misma manera es también el medio donde se registra claramente la sustentación de las decisiones propuestas, la ficha se encuentra conformada por seis áreas donde se tratan aspectos desde las características físicas, su marco legal e histórico hasta la composición tipológica de las series; las áreas son las siguientes: Ver anexo 5 INFORMACIÓN GENERAL DE LA SERIE, SUBSERIE O ASUNTO VALORADO; donde se encuentra aspectos que hacen referencia a la denominación de la serie, subserie o asuntos, el nombre de la dependencia productora, el tipo de unidad documental, su tradición, fechas extremas, su volumen en metros lineales, entre otros aspectos. CARACTERÍSTICAS FÍSICAS DE LOS DOCUMENTOS DE LA SERIE; donde se contemplan aspectos como el formato del documento, técnica de impresión, características del soporte; si es en papel, cinta u otro medio. DETERMINACIÓN DE VALORES PRIMARIOS; área donde se hace el recuento del marco jurídico que motivo la serie, valores primarios, su caducidad y prescripción. ELEMENTOS PARA LA VALORACIÓN SECUNDARIA; contempla lo referente al conocimiento histórico de la función que genera la serie, el tipo de información contenida en la serie, subserie o asunto y otro tipo de valores generados por la serie. CUADRO DE SERIES, PLAZOS DE RETENCIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL; En este campo se consignan los nombres de las series, subseries o asuntos, su valor primario expresado en años y la disposición final acordada; conservación, selección o eliminación. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS; relación de todas las fuentes de información utilizadas para el proceso de elaboración de la ficha de valoración. La elaboración de la ficha de valoración secundaria requiere de la participación de un equipo multidisciplinario y necesariamente de los productores de los documentos; guiados por un profesional y con conocimientos específicos en el tema, en esta herramienta se recoge, consolida y se sustenta de manera detallada la conformación de la tabla de valoración documental, principalmente todos los aspectos referentes a su valoración. De la misma manera como fue elaborado el cuadro de clasificación con la asistencia técnica de la Dirección de Archivo Bogotá, de esta misma manera deben ser elaboradas las fichas de valoración, especialmente por ser una herramienta nueva, para su diligenciamiento se 28 requiere contar con el conocimiento preciso, sin embargo su elaboración no es compleja; pero si requiere del acompañamiento de los profesionales del Archivo Bogotá. Contando con los avales de los entes competentes y aprobadas en firme las fichas de valoración, se procede a vertir la información de las mismas en la tabla de valoración documental, a partir de la cual y surtidos sus trámites de aprobación, se convierte en el referente para la organización del fondo documental acumulado de la entidad. Tabla de valoración documental Definida la tabla de valoración documental por el Archivo General de la Nación como un Listado de series o asuntos a los cuales se asigna tanto el tiempo de permanencia en el Archivo Central, como su disposición final24. La entendemos como el producto del cual se van a derivar acciones materializadas en el FDA de: Retención; porque se cuenta con documentos en los cuales se conservan aún valores primarios, por lo tanto deben ser reintegrados al archivo central de la entidad. De eliminación; para la documentación que no cuenta ya con valores primarios y no generaron valores secundarios; por lo tanto debe ser eliminada, previo cumplimiento de los procesos y requisitos establecidos por los entes competentes. De selección; para la documentación la cual se ha decidido conservar una mínima parte, para dejar testimonio escrito del desarrollo de ciertas funciones de la entidad, por lo general a este tipo de documentos pertenecen los generados por los llamados procesos transversales en las entidades; o sea los comunes a todas. Para determinar la forma de hacer la selección de la documentación por regla general se hace a través de un muestreo el cual debe quedar claramente establecida la forma de hacerlo, el tamaño de la muestra y los criterios o variables a considerar para este propósito, todos los criterios deben ser definidos y acordados con los productores y las dependencias dueñas de los documentos, o quienes en este momento tengan a cargo la función generadoras de los documentos. Para la organización de un FDA la tabla de valoración documental se convierte en la principal herramienta, porque a partir de su aplicación la documentación del fondo debe ser direccionado de acuerdo a la disposición final acordada para las series, subseries o asuntos consignados en ella. Para la organización de los fondos documentales la tabla presenta varias ventajas dentro de las cuales se señalan: 4 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo 027 del 2006 “por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 de 29 de junio de 1994”. Disponible en <http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2013#> 29 Establece a partir de un riguroso estudio el momento en que deben eliminarse o seleccionarse los documentos; de acuerdo a los tiempos de retención y su disposición final. Garantiza la conservación del patrimonio documental de la entidad y el caso de la ciudad, especialmente de los documentos declarados como históricos. Facilita el control en la producción de documentos, disminuyendo su volumen Facilita la racionalización y disminución de los recursos; en sentido de espacios y dinero en las entidades. Garantiza la identificación de la documentación producida por una entidad a lo largo de su gestión y de esta manera se convierte en fuente de información para la investigación. Se convierte en una herramienta para una adecuada gestión documental en la entidad, especialmente para la integración de los procesos de calidad. Como parte de los insumos para la conformación de la TVD se cuenta con el cuadro de clasificación documental; donde ya fue aprobada la denominación de las series, subseries o asuntos por las instancias competentes, el cuadro de evolución orgánica y funcional del periodo correspondiente, la legislación propia para el periodo y los acuerdos consignados en las actas de las mesas de trabajo realizadas por parte del equipo multidisciplinario de profesionales con los productores y dependencias de las cuales se derivó la documentación. Para las entidades Distritales toda la anterior información ha sido consignada en la ficha de valoración; la cual se convierte en el sustento objetivo donde se definió la disposición final de la documentación del FDA A partir del cuadro de clasificación y las fichas de valoración ya aprobadas por las instancias competentes se inicia la elaboración de la tabla de valoración, donde se plasman los tiempos de retención y disposición final de la documentación establecidos en las fichas, su principal función es establecer la retención para la documentación que aún tiene valores y la disposición final de las series, subseries o asuntos según los valores secundarios establecidos para éstas. Para la valoración se contó con el concepto de un grupo interdisciplinario de profesionales Abogado, Historiador, Restaurador, Archivista y lógicamente los productores o dueños de la documentación. La tabla de valoración, está ligada a una estructura y puede aplicarse a los documentos producidos por una entidad en diversos momentos de su evolución, en el cual no se contaba con instrumentos archivísticos definidos para su organización Esto es posible porque un núcleo apreciable de las funciones (misionales y de apoyo) en una entidad, tienden a ser permanentes, a diferencia de la estructura administrativa que cambia con frecuencia y las funciones son trasladadas entre estas. Durante la existencia una entidad puede perder o adquirir competencias y funciones, lo que se hará evidente cuando se estén clasificando los documentos de un fondo. 30 Para la presentación de la tabla de valoración documental ante el Consejo Distrital de Archivos, esta debe remitirse con: Portada Introducción; donde se hace la descripción de la metodología utilizada Cuadro de evolución orgánico funcional de la entidad con: o Normatividad de todos los periodos o Organigramas Inventarios en su estado natural a nivel de unidad documental (carpeta, AZ, legajo, paquete, etc) Cuadro de clasificación documental Fichas de valoración documental Tabla de valoración documental Acta (s) de Comité Interno de Archivo de aprobación de la tabla de valoración documental. La entidad enviará oficio al Consejo Distrital de Archivos solicitando la convalidación de la TVD, para tal efecto la entidad enviará la tabla y todos sus soportes, una vez analizada la TVD y sus soportes por la Secretaría Técnica del Consejo y de encontrarse en regla, se procede a otorgar su aval técnico, que será comunicado al Consejo quien a su vez informará mediante oficio a la entidad, informada la entidad ésta puede proceder a hacer su aplicación. En caso de encontrase inconsistencias será informada la entidad para que proceda hacer sus correcciones o ajustes y la presente nuevamente. Fase 4: Intervención Aplicación de Tabla de Valoración Documental En esta última fase se hace la organización definitiva del FDA, para lo cual se aplican todos los procesos técnicos a la documentación que de acuerdo con señalado en la disposición final de la TVD, deba retenerse porque va a ser integrada al archivo central o transferirse a un archivo histórico, mientras que para la que va a eliminarse no es necesario se aplique la totalidad de los procesos. En este momento como ya se conoce con precisión cuál es la documentación; en volumen y condiciones físicas, a la cual deba aplicarse procesos técnicos completos, se requiere hacer un ajuste a la propuesta técnico-económica que se tenía inicialmente, con el propósito de incluir los costos referentes a la totalidad de los materiales de archivo que se van a requerir. La aplicación de la TVD tiene como propósito darle cumplimiento a la disposición final aprobada para el fondo documental de la entidad, esto quiere decir que una vez se haga su total aplicación el FDA debe desaparecer, con los beneficios para la entidad de estar cumpliendo con la Ley y de poder redireccionar los recursos que se venían invirtiendo en este sentido. De la aplicación de la TVD la documentación del FDA será retenida, seleccionada o eliminada. 31 El procesamiento técnico de la documentación se inicia con la organización física y termina con el reintegro a un archivo central, una transferencia secundaria a un archivo histórico, esta documentación será producto de tareas que permitan poner a disposición de los usuarios los expedientes ya organizados para su consulta. La primera tarea previa a la aplicación de los procesos técnicos, es la identificación de la documentación que se debe retener porque va a ser reintegrada a un archivo central y la documentación que va a ser transferida a un archivo histórico, es necesario tener presente que la documentación del FDA se encuentra clasificada por los periodos establecidos a partir de los cuadros de evolución orgánico y funcional. Ubicada físicamente la documentación; se procede a separar y trasladar al área dispuesta para su organización, como se había anotado esta documentación debe ser sometida en lo posible a un proceso de saneamiento y necesariamente a una limpieza, para facilitar su manipulación con tranquilidad por el personal dispuesto para la aplicación de los procesos técnicos. Posteriormente identificada la documentación se procede a clasificarla de acuerdo al cuadro de clasificación y tabla de valoración documental del periodo; procedemos a conformar las series, subseries o asuntos señalados. La documentación de un FDA se interviene por periodos, por secciones o subsecciones, series, subseries o asuntos, recordemos que contamos con un inventario el cual se elaboró en su estado natural, este mismo inventario puede ser utilizado (una copia) con correspondientes ajustes. Organización de la documentación Identificación La primera tarea previa a la aplicación de los procesos técnicos, es la identificación de la documentación que se debe retener porque va a ser reintegrada a un archivo central y la 32 documentación que va a ser transferida a un archivo histórico, es necesario tener presente que la documentación del FDA se encuentra clasificada por los periodos establecidos a partir de los cuadros de evolución orgánico y funcional. Ubicada físicamente la documentación; se procede a separar y trasladar al área dispuesta para su organización, como se había anotado esta documentación debe ser sometida en lo posible a un proceso de saneamiento y necesariamente a una limpieza, para facilitar su manipulación con tranquilidad por el personal dispuesto para la aplicación de los procesos técnicos. Clasificación Posteriormente identificada la documentación se procede a clasificarla de acuerdo al cuadro de clasificación y tabla de valoración documental del periodo; procedemos a conformar las series, subseries o asuntos señalados. La documentación de un FDA se interviene por periodos, por secciones o subsecciones, series, subseries o asuntos, recordemos que contamos con un inventario el cual se elaboró en su estado natural, este mismo inventario puede ser utilizado (una copia) con correspondientes ajustes. Ordenación Dentro de cada serie, subserie o asunto se procede a unir cada uno de los tipos documentales que las conforman, de acuerdo al orden natural o a partir del trámite que dieron origen a los documentos, casi por regla general la ordenación se hará de manera cronológica, dentro de la tarea de ordenación se debe observar la composición tipológica de la documentación para no incluir en el expedientes tipos documentales que no corresponden Para ciertas series o subseries documentales se utiliza otro criterio de ordenación como: de manera numérica, o alfabética, esto igualmente debe quedar señalado dentro de los criterios fijados para la organización de esta documentación consignados en la ficha de valoración documental. Depuración y limpieza Una vez clasificada la documentación se inicia la labor de depuración, para esto se procede a retirar las copias que encontremos, documentos sin firmar, formatos sin diligenciar, hojas en blanco y todo aquel documentos catalogado como de apoyo que de acuerdo a la definición del A.G.N: “Es aquel de carácter general (leyes, decretos, resoluciones, manuales, instructivos, etc.) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa. Pueden ser generados en la misma institución o proceder de otra, y no forman parte de las series documentales de las oficinas”.3 33 Para la limpieza retiramos todo material metálico y otra serie de materiales que no hacen parte física de su soporte, de la misma manera se deben retirar algunos anexos y documentos en tamaños y soportes diferentes al papel como planos, mapas, fotografías, casetes, cintas, CD; cuando sean retirados estos documentos necesariamente se debe utilizar un formato testigo que nos permita mantener la integralidad del expediente, en el cual se hacen las anotaciones de la ubicación física del material retirado. Foliación Esta labor se considera demasiado dispendiosa y costosa para documentos que se van a reintegrar a un archivo central o cuando van a ser transferidos a un archivo histórico, por eso para ambos casos antes de iniciar la foliación de los expedientes se debe tener absoluta certeza de contar con todos sus tipos documentales, aunque se considera una labor mecánica requiere de toda la concentración y atención posible para evitar cometer errores que resultan altamente costosos desde el punto de vista económico. El objeto de la foliación básicamente es poder controlar el número de folios de un expediente, lo cual nos permitirá a su vez controlar el préstamo de los mismos cuando van a ser consultados, además nos asegura la conformación del expediente a partir de cómo se van surtiendo los trámites que dan origen a los documentos; aplicación del “Principio de Orden Original”. La foliación por norma general se realiza con lápiz de mina negra y blanda tipo HB ó B, para esto se colocarán el número en la parte superior derecha, de manera consecutiva y de forma legible pero suave para no causarle daño al documento. Para los expedientes que contiene soportes como casetes, videos, cintas, planos, mapas y otra serie de formatos, es necesario emplear una hoja testigo donde se registrará en número de folio a donde pertenece y todos los datos referentes a su ubicación física. 34 Almacenamiento Una vez se tenga la documentación foliada se procederá a su almacenamiento para esto utilizando carpetas de tapa separada, sin embargo se debe considerar en esta parte si se pueden reutilizar las carpetas en las cuales se encontraba la documentación inicialmente, por otra parte también debe considerarse aspectos como el tiempo de retención para las series, subseries o asuntos que estamos organizando; porque si se encuentra próximo a cumplirse su tiempo de retención no se amerita se haga un inversión en insumos nuevos, esto es para la documentación que debe integrarse a un archivo central. Para la documentación que deba seleccionarse o de conservación permanente sus condiciones de almacenamiento varían con relación al tipo de material y demás insumos para su almacenamiento; para esto debemos observar los lineamientos establecidos por la Dirección Archivo de Bogotá, para la documentación de eliminación fuera del inventario (analítico y su debida identificación de unidades de almacenamiento) no requiere de insumos de archivo, no hay necesidad de re-almacenar (encarpetar), en muchos casos se pueden armar legajos, pero bien identificados. Al almacenar la documentación tengamos en cuenta hacerlo utilizando una carpeta para cada doscientos folios, si tenemos un expediente de 220 folios no se amerita utilizar una nueva carpeta por cuestiones de costos. Las carpetas ya organizadas serán guardadas preferiblemente en cajas de archivo de referencia X 200; una caja de esta referencia puede almacenar un promedio de seis carpetas; cada una de 200 folios Rotulación La rotulación consiste en el registro de los datos que van a permitir la identificación, ubicación y consulta de la información correspondiente a los expedientes que han sido organizados; para este propósito la documentación del FDA se ha clasificado por series, subseries o asuntos, igualmente esta documentación pertenece a unas áreas, secciones o dependencias, y su ordenación dentro de las unidades de almacenamiento se ha realizado a partir de fechas extremas, igualmente las carpetas tienen una determinada capacidad de almacenamiento de folios. Toda esta información es la que aparecerá registrada en el rotulo de cada una de las carpetas o unidades de almacenamiento. La información registrada en el rotulo corresponde a: Nombre del FDA (institución), dependencia, sección o área a la cual pertenece la documentación, nombre de la serie, subserie o asunto, fechas extremas; el documento más antiguo y el más reciente de la carpeta o unidad documental, el total de folios contenidos en la unidad de almacenamiento y el número de la caja en la cual se encuentra almacenada la carpeta o unidad de almacenamiento. Esta información la búsqueda, ubicación y consulta de la información. 35 Inventario Con la información consignada en los rótulos de las carpetas o unidades de almacenamiento se elaboran los inventarios que sean necesarios, esto a partir de la disposición final establecida en la TVR. Esto porque la documentación del FDA se ha dividido por periodos, dentro de cada periodo se ha clasificado por series, subseries o asunto y estos son agrupados en las dependencias a las cuales pertenecen. De acuerdo a los periodos en que se ha clasificado el FDA se elaborará un inventario para cada uno; esto para la documentación que deba retenerse porque será incorporada a un archivo central, para la documentación que deba transferirse a un archivo histórico y para la documentación que será eliminada. El inventario es un instrumento de descripción de la documentación, que además va a facilitar el control sobre las existencias en un archivo, igualmente facilita la búsqueda, consulta y préstamo de la documentación, por eso el inventario requiere ser lo más veras, claro, preciso, completo, elaborado como se señaló en un formato estándar y de uso común para las entidades. Si durante el levantamiento del inventario de toda la documentación del FDA en su estado natural se hizo de manera puntualmente y rigurosa; éste servirá para la conformación del nuevo. Elaboración de la Guía a cargo de: ___________________________________ CESAR AUGUSTO RUSSI 36 Anexo 1 FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL ENTIDAD REMITENTE: SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARÍA GENERAL DE LA ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN ARCHIVO DE BOGOTÁ OFICINA PRODUCTORA: DIRECCIÓN ARCHIVO DE BOGOTÁ NÚMERO CÓDIGO DE SERIE, ORDEN SUBSERIE NOMBRE DE LA SERIE, SUBSERIE O ASUNTO DIAGNÓSTICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL 329 DIAGNÓSTICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA FONDOS EN LAS ENTIDADES DISTRITALES A.C.E T.P N.P O.A.G No. Folios SOPORTE EA aaaa mm dd No. Transferencia CÓDIGO: 2215100 FECHAS EXTREMAS Inicial Final DESCRIPCIÓN dd 328 ARCHIVO CENTRAL - REGISTRO DE ENTRADA OBJETO DEL INVENTARIO (X) I mm aaaa dd mm aaaa UNIDAD DE CONSERVACIÓN Caja Carpeta Tomo Otro FRECUENCIA DE CONSULTA A M B N INDICADORES SEGURI DE DETERIORO DAD SIGNATURA TOPOGRÁFICA (AC) B D MA G R Diagnósticos y prpuestas técnicas; 2002 - 2006 31/10/2002 01/11/2006 46 0 0 0 508 (-) X 402.46.0.0.0 X X DIAGNÓSTICOS DE DIAGNÓSTICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL PARA FONDOS EN LAS ENTIDADES DISTRITALES Canal Capital 27/12/2005 01/11/2006 46 1 0 0 182 (1-182) X 402.46.1.0.0 X X 330 DIAGNÓSTICOS DE DIAGNÓSTICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL PARA FONDOS EN LAS ENTIDADES DISTRITALES JARDÍN BOTÁNICO JOSÉ CELESTINO MUTIS; FONDO ACUMULADO; 05/10/2006 05/10/2006 46 2 0 0 112 (1-112) X 402.46.2.0.0 X X 331 DIAGNÓSTICOS DE DIAGNÓSTICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL PARA FONDOS EN LAS ENTIDADES DISTRITALES Propuestas para intervención de Fondos Documentales Acumulados en Entidades Distritales 04/03/2003 22/12/2004 46 3 0 0 86 (1-86) X 402.46.3.0.0 X X 332 DIAGNÓSTICOS DE DIAGNÓSTICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL PARA FONDOS EN LAS ENTIDADES DISTRITALES DIAGNOSTICOS DE FONDOS ACUMULADOS SECRETARIA X 01/11/2003 11/06/2004 46 4 0 0 88 (1-88) X 402.46.4.0.0 X X 333 DIAGNÓSTICOS DE DIAGNÓSTICOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL GESTIÓN DOCUMENTAL PARA FONDOS EN LAS ENTIDADES DISTRITALES Secretaría Distrital de Hacienda; Fondo Documental Acumulado 31/10/2002 27/08/2003 46 5 0 0 40 (1-40) X 402.46.5.0.0 X X 335 INFORMES INFORMES DE SEGUIMIENTO A CONTRATOS CONTRATOS 2004 19/04/2004 19/05/2005 47 0 0 0 541 (-) X 402.47.0.0.0 X X 336 INFORMES INFORMES DE SEGUIMIENTO A CONTRATOS Patricia Pecha Quimbay -1-01269-2004; Liquidación; 07/10/2004 19/05/2005 47 1 0 0 186 (1-186) X 402.47.1.0.0 X X 337 INFORMES Rosa Margarita Cala Rueda; 1-01148-2004; 18/05/2004 17/05/2005 47 2 0 0 184 (1-184) X 402.47.2.0.0 X X 339 INFORMES Fabiola Rivera Uribe -1-01-3862004; Liquidación; 16/12/2004 16/05/2005 47 4 0 0 171 (1-171) X 402.47.4.0.0 X X INFORMES DE SEGUIMIENTO A CONTRATOS INFORMES DE SEGUIMIENTO A CONTRATOS Elaborado Por Entregado Por Recibido Por Cargo Cargo Cargo Firma Firma Firma Lugar y Fecha Lugar y Fecha CONVENCIONES: AG Archivo de Gestión AC Archivo Central - Diligenciar para transferencia A B Alta Baja FRECUENCIA DE CONSULTA M N Media Ninguna Inventario Inicial I A.C.E Apertura Conformación Expedientes T.P Transferencias Primarias NOTAS Lugar y Fecha OBJETO DEL INVENTARIO: Entrega de archivo por novedad de personal N.P O.A.G Organización Archivos de Gestión Entrega de Archivo (fusión, supresión, creación dependencias) E.A INDICADORES DE DETERIORO BIOLOGICO B D DESGARROS MATERIAL AGREGADO MA SEGURIDAD G General R Reservad 37
