GESTIÓN DE LA CALIDAD CONTROL DE REGISTROS DEL SGC 1

GESTIÓN DE LA CALIDAD
3
CONTROL DE REGISTROS DEL SGC
CÓDIGO
EV-CAL-PR-04
VERSIÓN:
4
VIGENCIA:
2012
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1. OBJETIVO
Establecer los controles para identificar, almacenar, proteger, recuperar, definir tiempo de retención y disposición de los
registros, que se generan como evidencia del desarrollo de las actividades de los Procesos que integren el SGC de la
Universidad Surcolombiana.
2. ALCANCE
Inicia con el diseño y elaboración de formatos y termina con la disposición de registros
3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO:
Coordinador Sistema Gestión de Calidad
4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES
Ver normograma
5. DEFINICIONES
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
Formato: Documentos que tienen el objetivo de estandarizar la presentación y contenido de alguna información, el formato
diligenciado es un registro.
Almacenamiento: Se refiere al lugar en el cual se archivan los registros; el almacenamiento que se realiza en forma física o
digital.
Disposición: Es la acción que se sigue con los registros cuando termina el tiempo de archivo.
Recuperación: Forma en que se archivan los registros (por fecha, por código, orden alfabético, entre otros)
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o impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana.
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CONTROL DE REGISTROS DEL SGC
CÓDIGO
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Nº
1.
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EV-CAL-PR-04
VERSIÓN:
4
VIGENCIA:
2012
Página
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD:
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Identificar la ne- Se identifican los registros que se requieren producto del Líder y equipo de tracesidad de didesarrollo de las actividades de los procesos por parte
bajo de Proceso
seño y elabora- del los lideres o equipos de trabajo.
ción de formaEn caso de que la necesidad la detecte un miembro del
tos
equipo; este debe presentarle al líder o su efecto al responsable del equipo de trabajo la propuesta del registro
requerido para su revisión, ajuste y aval.
Solicitud
de Mediante
formato
EV-CAL-FO-17
SOLICITUD Líder de Proceso
estandarización ELABORACION, MODIFICACION O ELIMINACION DE
del formato
DOCUMENTOS INTERNOS DEL SGC diligenciado y en
medio digital, se presenta el formato para su
estandarización y aprobación por parte del SGC.
2 de
REGISTRO
Formato Propuesta
Formato
EV-CALFO-17 SOLICITUD
ELABORACION,
MODIFICACION O
ELIMINACION
DE
DOCUMENTOS
INTERNOS
DEL
SGC
estandarización Se revisa y codifica el formato durante los tres días Coordinador SGC
Formato
requerido
Representante
De
La
aprobado
y
aprobación hábiles siguientes a la fecha de la recepción de la
del formato
solicitud, de acuerdo al lo estipulado en el documento de Dirección
apoyo EV-CAL-DA-01 INSTRUCTIVO PARA LA
CODIFICACION DE DOCUMENTOS y se presenta al
representante de la dirección para su aprobación
Relacionar en Se procede a relacionar en el formato EV-CAL-FO-12 Asesor de Calidad
Formato
EVCAL-FO-12
el control de CONTROL DE REGISTROS DEL SGC el formato
CONTROL
DE
registros
aprobado, una vez que haya sido entregado al Líder del
REGISTROS
DEL
proceso, para su control.
SGC
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Nº
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VIGENCIA:
2012
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ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
RESPONSABLE
Informe
de Informar y presentar al Asesor de Calidad, la novedad Líder del proceso
cambios
de los formatos para lo pertinente en el Formato EVCAL-FO-17
SOLICITUD
ELABORACION,
MODIFICACION
O
ELIMINACION
DE
DOCUMENTOS INTERNOS DEL SGC.
REGISTRO
Formato
EV-CAL-FO-17
Solicitud
Elaboración,
Modificación O Eliminación
De Documentos Internos
Del Sgc
Actualizar
control
registros
Formato
EV-CAL-FO-12
control de registros del sgc
el Se actualiza el formato EV-CAL-FO-12 CONTROL Asesor de calidad
de DE REGISTROS DEL SGC, ajustando versión y
vigencia.
Publicación
7.
8.
VERSIÓN:
Archivo
Documentación
Se solicita al área de CTIC, la actualización en el sitio Coordinador
del
web Institucional www.usco.edu.co, link del Sistema SGI
de Gestión de calidad de la documentación requerida.
Se organiza y consigna la documentación generada Asesor de calidad
en el desarrollo del procedimiento en la carpeta archivo procesos y procedimientos del SGC.
Correo
electrónico
de
solicitud o comunicación
oficial
Carpeta archivo procesos
y procedimientos del SGC.
7. OBSERVACIONES:
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8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACION
01
02
03
04
Resolución 128 Octubre 22 de 2008
Resolución 134 Septiembre 20 de 2010
Formato CAL-FO-17 Mayo 24 de 2011
Formato CAL-FO-17 Julio 30 de 2012
DESCRIPCION DE CAMBIOS
Aprobación documentos
Actualización documentos
Actualización documentos
Actualización documentos
Elaboro
Reviso
Aprobó
EQUIPO DE TRABAJO GESTIÓN DE CALIDAD
CARLOS ALBERTO GALINDO REYES
Coordinador SGI
JOSÉ DAVID RIVERA ESCOBAR
Representante de la Dirección
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