Diapositiva 1

Manual de
Ceremonial y Protocolo
CODESSER
Noviembre 2006 actualizado Febrero 2013
1
"El ceremonial no crea jerarquías,
solo las reconoce,
tampoco inventa honores
ni los otorga,
ni fomenta magnificencia,
solo establece un orden
que facilite las relaciones,
no complica, simplifica,
no crea problemas,
solamente los evita.“
Jorge Blanco Villalta
Preparado por: Claudia Ortega Cabezas
Secretaria Gerencia General, Codesser
2
CONCEPTOS:
CEREMONIAL: Es el conjunto de reglas y
prácticas que deben observarse en las
relaciones oficiales de los jefes de estado, sus
representantes, ejecutivos, directivos y en
general de todos aquellos que deben mantener
relaciones de carácter público con otros
personeros similares.
PROTOCOLO: Es la convención que
regula y ordena las reglas y normas del
Ceremonial y controla su ejecución. El
protocolo es la aplicación práctica y
concreta del ceremonial
3
Puntos básicos para preparar un evento.
Planificar y Organizar
A la hora de organizar cualquier tipo de acto o evento y, para que el mismo, se desarrolle adecuadamente hay
que tener en cuenta muchos aspectos de la más diversa índole; para tener un mayor control sobre el desarrollo
del acto, coordinar mejor todas las tareas y tener un mejor seguimiento de todas las fases que lo componen,
vamos a dar tres puntos fundamentales.
•
Planificación.
Primero definimos el objetivo del acto, que esperamos
conseguir, con que medios contamos, audiencia
prevista (asistentes, publico en general, etc.) y que
objetivo deseamos transmitir a los asistentes. Debemos
establecer un calendario, asignar recursos, hacer todas
las especificaciones necesarias para llevar a cabo el
acto y definir con claridad todos los objetivos.
Producción.
Son, lo que podríamos llamar actividades previas al
evento. Pre-evento. Se organizan equipos de trabajo, se
asignan tareas, se establecen vías de comunicación
entre los equipos y con personas y equipos del exterior,
se define la imagen al completo del acto.
Explotación.
Fase en la que se desarrolla el acto, propiamente dicho.
Es poner en marcha todo aquello que hemos planificado
(fase 1) y que hemos producido (fase 2). Cada punto
debe llevarse a cabo tal y como se ha planificado,
ajustándose al calendario previsto, así como a su
correspondiente checklist. También es bueno contar
con planes alternativos para situaciones imprevistas.
4
INDICE
1. Imagen corporativa personal
2. La Invitación
a)
Características Generales
3. Ubicación de Bandera
4. La Puntualidad
5. Orden de Precedencia
a)
Ley de la Derecha
b)
Principio del orden lateral
c)
Principio del orden lineal
d)
Principio generales de la Precedencia
e)
Aplicación de Normas de Precedencia
f)
Precedencias Regionales
g)
Precedencia Institucional en Regiones
6. Enunciado de Vocativos
a)
Enunciado de Vocativos a nivel Comunal
7. Ceremonias:
a)
Tipos de Ceremonias Solemnes, Institucional, Simples
b)
Programas básicos para actos de:
firma de convenios
entrega de donaciones
entrega de certificados o diplomas
8. Consejos útiles
9. Bibliografía
5
1. Imagen corporativa: Imagen personal
La imagen es nuestra tarjeta de visita. Aunque las personas
tengamos otros muchos valores la primera impresión es
fundamental. La forma de vestir junto con nuestros
modales y nuestro comportamiento, es el reflejo que damos
de la empresa o institución a la que representamos y en
estos tiempos la web es una herramienta de las cual
muchas veces se vale para conocer o ver a quien tenemos
al otro lado de la línea o bien, quién es mi entrevistado o
entrevistador, la fotografía que se sube de usted, evite que
tenga alguna de los siguientes parámetros:
Imágenes recortadas de otras, pues pueden lucir poco
profesionales.
imágenes informales, como aquellas que te tomas
durante una fiesta
imágenes tomadas en lugares que llamen más la
atención que nosotros, por ejemplo, junto a un gran
monumento
Imagenes pixeladas, borrosas o distorsionadas
Imágenes utilizando vestimenta informal como poleras,
lentes de sol, parkas u otro accesorio,
6
La vestimenta en la oficina es muy importante por lo que
debe tener presente qué las prendas inapropiadas para
una oficina es el uso de jeans, vestidos o blusas muy
escotadas y transparentes y zapatillas.
Puede usar ropa casual, el pantalón de tela acompañado
de chaqueta No casaca como comodín es una alternativa,
tanto para damas como varones.
El cabello debe estar bien peinado o arreglado
adecuadamente, no usar demasiado maquillaje, los
varones deben Aféitese de forma adecuada y limpiar su
calzado sobretodo si tuvo que salir a terreno y debe volver
a la oficina.
Recuerde que en las ceremonias, TODO el personal
institucional se debe vestir formalmente, no olvidar
que a través de su imagen se transmite la Corporación
7
2. La Invitación:
Las invitaciones pueden definirse como una nota protocolar que
implica un compromiso entre invitante e invitado. Se pueden
efectuar por medio de tarjetas y se envía con motivos diversos
entre los que incluyen: manifestaciones o actos sociales, actos o
ceremonias de carácter público o privado, actos o eventos de
trabajo.
a) Características Generales:
• Las invitaciones para toda clase de actos sociales, deben
hacerse con la debida antelación, que permita al destinatario
recibirla al menos con 15 días hábiles de anticipación.
• Al momento de redactar una invitación, se deben considerar los
siguientes puntos:
 La redacción debe realizarse en tercera persona
 Si la invitación es genérica el invitado debe ser tratado de
Usted.
 Las invitaciones por tarjeta NO deben firmarse
 Deben ser enviadas al menos, con 15 días de anticipación para
que a los invitados les dé tiempo a contestar y a organizar su agenda
de compromisos (lo mejor es con tres semanas de anticipación como
mínimo). Las invitaciones de última hora no gustan pues parecen de
compromiso, como si fueras "un relleno" de última hora
8
 Nombre y apellido de la persona que invita
 Cargo y/o dignidad de quien invita
 Nombre de la Institución o empresa a la que pertenece
 Nombre del invitado (no necesariamente). (Puede ser
con acompañante, por ejemplo: y señora y debe ser escrito
a mano).
Carácter de la Ceremonia o actividad a la que se invita
(formal o informal).
 Fecha, hora y lugar en donde se realizará la actividad o
ceremonia
 Indicar (si fuera necesario) la tenida que deberá usarse
Teléfono, o mail donde responder o confirmar la
invitación; aquí puede agregar la sigla SRC. (se ruega
confirmar) al fono…..
Recuerde En todo acto oficial, la mayor precedencia la
posee el Presidente de la Corporación por ser el dueño de
casa, y esta condición cambia solamente cuando está
presente el Presidente de la República de Chile.
Es muy importante destacar, la relevancia que tiene la
confirmación de los invitados que participarán y si lo harán
solos o acompañados. Una vez hecha la nómina
confirmada, se procederá a diseñar el esquema de
ubicaciones, tanto en la testera como en el salón.
9
3. UBICACIÓN BANDERAS
En todos los actos deberán estar presentes, frente a las
autoridades, la bandera nacional y la bandera institucional,
con las siguientes opciones de ubicación .
En un estrado, podio, testera, la bandera chilena deberá estar a la
derecha del orador principal, y la institucional a la izquierda.
En caso que deban emplazarse más de dos banderas, se debe
distinguir:
a)
Si el número de banderas es impar, la bandera chilena
ocupará el centro, seguida a su derecha por la que la
precede en rango y a la izquierda por la siguiente en
rango, y así sucesivamente.
b)
Si el número de banderas es par, la bandera chilena
ocupará el primer lugar de la fila, siempre a la izquierda
de la percepción del público, seguida de las que la
preceden en rango
a)
Si en una ceremonia se deben emplazar varias
banderas institucionales, ocupará el segundo lugar, a la
derecha de la nacional, la bandera institucional y luego
las banderas siguientes, en orden alfabético de la
institución que representan. Este orden alfabético sólo
podrá ser alterado si la Dirección
lo estima
conveniente considerando la jerarquía.
10
11
4. La Puntualidad
En toda ceremonia ya sea simple o solemne la puntualidad es
un factor importante a considerar, ya que a veces se suele
echar por tierra una ceremonia debido al retraso o espera de
autoridades.
Según protocolo la ceremonia puede
comenzar una vez que haya llegado la autoridad más
importante y sólo se puede esperar 15 minutos a quienes
están retrasados.
12
5. Orden de Precedencias:
5.a. Las Precedencias: “ Ley de la Derecha”
Indica que el sitio de honor o preferente es el que se sitúa a la derecha de la persona de más alta
jerarquía.
Este principio es de aplicación en actos donde las personas están sentadas y en actos donde se está
de pie.
imagen desde testera
2
1
PUBLICO
3
13
5.b. Las Precedencias: “ Principio del orden lateral”
Este principio aplica la “lateralidad” en orden las jerarquías, estableciendo un ordenamiento alterno y
lateral a los invitados de cualquier evento, partiendo de un punto central y en orden decreciente.
imagen desde testera
2
1
3
Izquierda
Derecha
Y si son cuatro?
3
1
2
4
14
5.c. Las Precedencias: “Principio del orden lineal”
Este principio nos indica los lugares de preferencia en el caso de una hilera o línea de personas.
Utilizado en actos en los que se camina. La persona de mayor jerarquía o precedencia va delante y
en orden decreciente hacia atrás van el resto de personas por orden de importancia.
Encargado de
protocolo
1
2
3
15
d. Principios generales de las Precedencias:
•
1. El cargo priva sobre la categoría
personal. Por ejemplo, un Alcalde que
asiste a la entrega de certificados o
diplomas, no desplaza al Gerente de la
Institución.
•
2. La interinidad no disminuye la
autoridad. Estar en un cargo de forma
subrogante, le confiere la misma
responsabilidad y autoridad que si fuera
el cargo “fijo”.
•
3. La delegación o representación, no
confiere precedencia, pero si acto de
precedencia. Esta representación carece
de autoridad, pero si debe tenerse en
cuenta para atestiguar el cargo al que
representa.
•
4. La preeminencia del cago se pierde
fuera del ámbito jurisdiccional.
16
e. Aplicación Normas Precedencia
•
En la aplicación de las normas de precedencia se debe distinguir, necesariamente, si se trata de la ubicación en
testeras; en estrados o en mesas.
•
En Testeras
En la testera, quién preside la reunión siempre debe ocupar el asiento del centro de la mesa. El orador principal
vendría a ocupar el asiento número dos, siguiéndole otras autoridades en orden de precedencia.
Siempre que sea posible, debe haber el mismo número de asientos a la derecha y a la izquierda de la persona
que preside la reunión.
ESTRADO
6
4
2
1
3
5
7
17
f) Precedencia en Regiones:
En los actos y ceremonias oficiales en Regiones o Provincias, sin perjuicio
de que las autoridades contempladas precedentemente mantengan la
ubicación que les corresponde cuando asistan, la precedencia de las
autoridades regionales será la siguiente:
Intendente Regional
Senadores de la Circunscripción por antigüedad
Diputados del Distrito por antigüedad
Gobernador Provincial
Alcalde
Oficiales Generales de las FF.AA. Y de Orden y Seguridad Pública.
Arzobispo u Obispo Diocesano de la Iglesia Católica
Oficiales superiores de las Fuerzas Armadas y de Orden y Seguridad
Pública
Ministros y Fiscal de la Corte de Apelaciones
Concejales y Consejeros Regionales
Secretarios Ministeriales (Seremi)
Rectores de Universidad
Jefes de Servicios Públicos
Jueces de Policía Local
Oficiales de FF.AA. y de Orden y Seguridad Pública, según antigüedad.
18
g) Precedencia Institucional en Regiones:
En actos y ceremonias de la Institución en
Regiones o Provincias, corresponderá la
siguiente designación, teniendo en cuenta que
todo dependerá de la confirmación de ésta, de lo
contrario se procederá a tomar como la máxima
autoridad aquella que preceda al ausente.
Presidente de la SNA
Vicepresidente SNA
Presidente de Codesser
Vicepresidente Codesser
Representantes Directorio SNA
Representantes Directorio Codesser
Secretario General de la SNA
Secretario General Codesser
Gerentes de Áreas Codesser
Gerentes Regionales
Ejecutivos
Administrativos
Alumnos o Beneficiarios
19
6. Enunciado de Vocativos:
Tratándose de los vocativos al inicio de un discurso, el
orador deberá nombrar a las seis autoridades de mayor
jerarquía, pudiendo designar al resto de las autoridades
presentes como “autoridades regionales, provinciales y
comunales, (en el caso que corresponda), pluralizando
por representación de organizaciones privadas y
finalmente la denominación de Señoras y Señores.
20
Autoridad/Institución
Trato Epistolar
Trato Personal
Para Referirse a él
Presidente de la República
Excelentísimo Señor
Excelencia
Señor Presidente
Su Excelencia, el Presidente
de la República
Presidente del Senado
Excelentísimo señor
Senador
Excelentísimo señor
Senadores
Honorable Senador
Senador
Honorable Senador
Presiente de la Cámara de
Diputados
Excelentísimo Señor
Diputado
Excelentísimo Señor
Diputados
Honorable Diputado
Diputado
Honorable Diputado
Juez
Vuestra señoría, Usía, US
Señoría, Magistrado
Ministros
Vuestra señoría, Usía, US
Vuestra señoría, Usía, US
Señor Ministro
Subsecretarios
Vuestra señoría, Usía, US
Vuestra señoría, Usía, US
Señor Subsecretario
Intendente
Vuestra señoría, Usía, US
Vuestra señoría, Usía, US
Señor Intendente
Alcalde
Vuestra señoría, Usía, US
Vuestra señoría, Usía, US
Señor Alcalde
Municipalidades
Ilustrísima Municipalidad de
Ilustrísima Municipalidad de
Ilustre Municipalidad de
Rectores
Señor Rector
Rector
Señor Rector
Generales
Señor General, Usía, US
General
Señor General
Almirantes
Señor Almirante, Usía, US
Almirante
Señor Almirante
Cardenal
Eminencia Reverendísima
Monseñor
Su Eminencia
Arzobispos y Obispos
Eminencia Reverendísima
Monseñor
Monseñor o Su Eminencia
Cura Párroco
Presbítero
Señor Cura o Padre
Padre
Sacerdotes en general
Reverendo Padre
Padre
Reverendo Padre
Religiosa
Reverenda Madre o Sor
Sor, Madre o Hermana
Reverenda Madre o Hermana
Nuncio Apostólico
Su Excelencia Reverendísima
Excelencia o Monseñor
Su Excelencia Reverendísima
Embajadores Extranjeros
Excelentísimo señor
Señor Embajador
Su Excelencia
21
7. Ceremonias:
Todo acto o ceremonia requiere de ciertas
formalidades para su organización y desarrollo, de
modo de otorgarle la solemnidad inherente a su
propio carácter. Resulta conveniente, por lo tanto,
que las distintas oficinas puedan ordenar el
ceremonial de los actos que organicen sobre
bases comunes para toda la institución.
Establecer un espacio adecuado para la entrega de
certificados a los beneficiados (individualmente o por
grupo)
Debe considerarse en este espacio la fotografía de los
beneficiarios al recibir su certificado.
Como mínimo las ceremonias deberán contar con un
maestro de ceremonias, una persona de apoyo
(entrega de certificados, recepción de invitados,
ubicación de autoridades) y un Coordinador General,
quien será el encargado que todo marche bien.
Existen varios tipos de ceremonias que están
clasificadas en: Solemnes, Institucionales y
Simples.
22
a) Ceremonias Solemnes: Son aquellas que se celebra anual o
eventualmente y cuyo desarrollo debe realizarse de acuerdo a un
ceremonial especial decretado o preestablecido. Su organización
corresponde según el ámbito territorial en que se realice. Las
invitaciones para estos actos serán suscritas por el Gerente.
Son ceremonias solemnes:
Acto Conmemorativo con ocasión del Aniversario Institucional
b) Ceremonias Institucionales: Son aquellos actos que, sin ser
solemnes, involucran a toda la comunidad institucional o a una o
más de sus oficinas con instituciones externas, y requieren de
ciertas formalidades. Las ceremonias institucionales serán
organizadas por la Oficina Regional; las invitaciones serán
suscritas por el Gerente. Son ceremonias institucionales:
Entrega de Diplomas o Certificados
Firma de convenios
Inauguración de obras de carácter institucional o de proyectos
Reconocimientos y homenajes
Inicio o cierre de exposiciones
c) Ceremonias Simples: Son todos aquellos actos y eventos que
requieran de una formalidad mínima y son organizados
directamente por la oficina gestora de los mismos. Son actos
simples:
Inicio o Clausura de Proyectos
Cursos, seminarios, talleres, Días de Campo (Inicio o Clausura)
otros
.
23
Cabe destacar, que para cada uno de estas ceremonias y
sobretodo donde se entregue algún tipo de distinción u obsequio,
tales como: cerfificados, diplomas por años servicios, premios,
etc., éstos deben ser entregados por la autoridad de mayor
precedencia que esté presente, ayudado por la Secretaria
Secretaria, quien
en estos casos cumple un papel fundamental en la buena
coordinación del programa, a fin de evitar enredos y malos ratos
Por lo anterior, la secretaría deberá tener con antelación a la
ceremonia y dependiendo del tenor de ésta, lo siguiente:
 Bandeja (no muy grande) y ojala plata o similar para pasar a la
autoridad el obsequio o estimulo correspondiente (Diplomas o
Certificados).
 En el caso de los certificados, éstos deberán estar por curso y
en orden alfabético por apellido, CONSIDERANDO SOLO LOS
PRESENTES
Tener una copia del libreto de la ceremonia, a fin de saber
exactamente el momento que debe acercarse al lugar de la
premiación, ideal es ubicarse en un sector cercano a éste, para
no tener que “pasearse” por el lugar donde se lleva a cabo la
ceremonia.
24

Chequear minutos antes del comienzo de
ésta, si están presentes todos los
galardonados, en caso contrario, retirar
aquel que esté ausente en informar al
maestro de ceremonia para borrarlos del
listado, ambos deben tener la misma
información.

En las ceremonias de clausura de cursos o de
entregas masivas de certificados, se debe
tomar la precaución de reunir a las personas
antes de la ceremonia en la que recibirán el
estímulo, para explicarles el procedimiento de
la entrega, cerciorándose de considerar sólo a
los presentes, el orden al subir al estrado, en
grupo o individual dependiendo del número de
galardonados; como recibir y saludar a quién
entrega el estímulo y unos minutos para la
fotografía.
25
A continuación detallaremos programas básicos para
una ceremonia determinada, porque muchas veces el
recargo en la pauta, hace que ésta se vea aburrida o
pierda el objetivo central de la misma.
a) Programa para:
Firmas de Convenio:
Introducción
Lectura de las principales cláusulas del acuerdo
Firma de los documentos
Palabras del Gerente
Palabras del representante de la otra institución
Cierre
b) Entrega de Diplomas y/o Certificados:
Saludo del maestro de ceremonia (descripción de la
ceremonia, saludo autoridades)
Himno Nacional
Discurso del Gerente y/o anfitrión
Otros discursos si son necesarios
Entrega de diplomas y foto por grupos que reciben
Palabras de beneficiario (opcional)
Nº artístico sobrio (opcional)
Discurso autoridad que preside
Cierre del Maestro de ceremonia
Cóctel (opcional)
26
8. Consejos Útiles:
Cada ceremonia o acto requiere de una
planificación para que se logre el éxito de ésta.
Tenga presente lo siguiente:
Tener claro el lugar dónde realizará la ceremonia
 Conforme un equipo de trabajo donde cada uno
tenga una misión y reúnase las veces que sea
necesario para discutir el avance de las tareas
asignadas.
 Confeccione un listado con todos los invitados
donde tenga nombres, cargos, direcciones,
teléfono, mail, fax, celular y nombre de la secretaria
En el listado anterior ingrese fecha de cuándo
despachó la invitación y a través de qué medio, así
evitará que le digan “no la hemos recibido”
 Confirme con antelación a sus invitados y pida el
nombre de quién recibió el mensaje y si no lo tienen
claro, solicité cuándo puede llamarle nuevamente.
Recuerde que el éxito de la ceremonia no es de
una persona, sino del trabajo en equipo y está en
juego la imagen de la institución.
Las
ceremonias
deben
iniciarse
con
puntualidad, a excepción de esperar a quién
presidirá el acto.
27
Por último:
La Secretaria y/o el Coordinador General es
fundamental en esta labor, por lo tanto requiere
de toda la confianza y comunicación con su jefe,
debe hacerla partícipe de toda la coordinación de
la ceremonia, debido a que sabrá exactamente el
nº de autoridades e invitados que asistirán,
además será responsable de chequear que todo
esté ok en el lugar donde se realizará la
ceremonia.
28
En el salón auditorio, tenga presente:
Aseo y presentación adecuada
Iluminación adecuada
Designación de ubicaciones de autoridades e invitados
con tarjetas a la vista
Encargado de Indicar los lugares de ubicación a las
autoridades e invitados
Encargada de recibir a las autoridades en la puerta del
lugar donde se realizará el acto
Testera:
Mesa con capacidad para las personas que irán
sentadas
Cubierta de mesa (carpeta o mantel) en lo posible
colores sobrios
Indicadores de ubicación con los nombres de quienes
ocuparán la testera
Vaso de Agua
29
Podio:
En lo posible Insignia o logotipo de la institución en
su frontis
Micrófono y pedestal adecuado
Vocativo
Suficiente iluminación para una buena lectura
Vaso de Agua
Auditorio:
Amplificación suficiente para todo el salón
Micrófonos en testera y podio según corresponda
Encargado del Himno Nacional
30
9. Bibliografía:
Ceremonial y Protocolo, Ministerio de RR.EE. Chile
Manual de Carreño “Urbanidad y Buenas Maneras”
Protocolo y Presentación Personal, Waldo Correa – Chileduc
Manual de Ceremonial y Protocolo, Cuerpo de Bomberos, Viña del Mar
Historia del Ceremonial y Protocolo, Club de Leones
Protocolo, Universidad Católica del Norte
Dirección de Extensión y Comunicación, U. del Bío-Bío
Protocolo y Etiqueta on Line
www.buenosmodales.cl
31