Artículo

REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD BICENTENARIA DE ARAGUA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
DECANATO DE INVESTIGACIÓN, EXTENSIÓN Y POSTGRADO
SAN JOAQUÍN DE TURMERO - ESTADO ARAGUA
GESTIÓN INTEGRAL DE EMPRESAS ADUANAS EN EL ENFOQUE DE LA
ADMINISTRACIÓN CIBERNÉTICA
TRABAJO FINAL DE INVESTIGACIÓN PARA OPTAR AL TÍTULO DE
MAGISTER EN GERENCIA MENCIÓN ADMINISTRACIÓN
AUTOR: CARLOS BOLÍVAR
TUTOR: PEDRO PEÑA
San Joaquín de Turmero, Noviembre 2011
REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
UNIVERSIDAD BICENTENARIA DE ARAGUA
VICERRECTORADO ACADÉMICO
DECANATO DE INVESTIGACIÓN, EXTENSIÓN Y POSTGRADO
SAN JOAQUÍN DE TURMERO - ESTADO ARAGUA
GESTIÓN INTEGRAL DE EMPRESAS-ADUANAS EN EL ENFOQUE DE
LA ADMINISTRACIÓN CIBERNÉTICA
AUTOR: CARLOS BOLÍVAR
San Joaquín de Turmero, Noviembre 2011
DEDICATORIA
Primero a Dios, por la luz que me ha guiado
para lograr lo que quiero ser.
A mis Padres por haberme concebido en este
mundo y darme el camino de la vida.
A mi Esposa, Yessica,
incondicional,
preciosos,
apoyo,
ternura,
por su gran amor
dedicación,
armonía,
paz,
momentos
consuelo,
compartir tristezas y alegrías, y saber que siempre
va a existir una luz que nos va a brillar e iluminar el
camino de nuestras vidas para seguir fortaleciendo
nuestro matrimonio y conseguir lo que tanto
anhelamos y que contra viento y marea seguiremos
construyendo poco a poco este gran amor que nos
une.
A un angelito que siempre estará en mi corazón
y que algún día voy a tener la oportunidad
conocerte dios te tenga en la gloria !!!.
de
RECONOCIMIENTOS
A la
por
Universidad Bicentenaria de Aragua,
haberme
proporcionado
los
conocimientos
necesarios para hacer realidad este sueño.
Al tutor Ing. Pedro Peña, por su colaboración
en la elaboración de este trabajo de grado.
Al Dr. Enrique Duarte, por la contribución
metodológica, ya que fue de gran importancia para
la vialidad del mismo y sus valiosas correcciones
que ayudaron a darle fondo a mi trabajo de grado.
A la Msc. Martha Briceño, por su colaboración
del instrumento, guiando de forma excelente, donde
por fin pude entender después de tanto tiempo el
famoso cuadro de operacionalización de variables.
A los jurados, que de una forma u otra pude
mejorar este trabajo, estimados Profesores Adriana
Miranda, Eufrosino Gonzales y Ana de Iparrraguirre
estoy
profundamente
impedientemente
del
agradecido
con
título
posean,
que
ustedes,
son
tremendas personas con ética y dedicación que
ustedes tienen para la enseñanza.
ÍNDICE GENERAL
PORTADA
CONTRAPORTADA
CARTA DEL TUTOR
DEDICATORIA
RECONOCIMIENTO
INDICE GENERAL
LISTA DE CUADROS
LISTA DE GRÁFICOS
LISTA DE FIGURAS
RESUMEN
INTRODUCCIÓN…………………………………………………………..
i
ii
iii
iv
v
vi
viii
ix
x
xi
1
CAPÍTULOS
I. CONTEXTO EMPÍRICO……………………………………………….
3
Caracterización del Objeto de la Investigación…………………...
3
Objetivos de la Investigación………………………………………..
14
Objetivo General…...………………………………...……..….
14
Objetivos Específicos…………...……………………………..
14
Justificación……………………………………………….………....
15
II. CONTEXTO TEÓRICO….……………………………………………..
19
Antecedentes...……………………………………………………….
19
Teorías de Entrada…………………………………………………..
25
Teoría Clásica de la Administración…………………………..
25
Teoría de Administración Cibernética…………………………
29
Teoría General de Sistemas.…………………………………...
34
Teoría de la Contigencia.……………………………………….
36
Aspectos Conceptuales…….………………………………………..
39
Fundamentación Legal………………………………………………
62
III. CONTEXTO METODOLÓGICO………………………….……….....
69
Tipo de Investigación………………………………………………..
69
Población…......………………………………………………………
71
Muestra………………………………………………………………..
74
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos………………
75
Validez y Confiabilidad………………………………………………
77
Procedimientos de La Investigación……………………………….
79
Cuadro de Variables…………..……………………………………..
83
IV. CONTEXTO CRITICO………………………………………………...
84
Análisis e Interpretación de Resultados………………………….
84
Conclusiones………………………………………………………...
95
Recomendaciones………………………………………………….
98
La Propuesta………………………………………………………..
101
REFERENCIAS……………………......……………………….………....
118
Anexos……………………………………………………………….
122
A. Instrumento de Recolección de Datos………………………..
123
B. Resultados de Validación del Instrumento……………………
124
C. Glosario.……………..…………………………………………...
125
LISTA DE CUADROS
CUADRO
1
pp.
Valor de las importaciones efectuadas en Venezuela,
según sector importador, Enero 2009-2010……………….
10
2
Población………………………………………………………
73
3
Muestra………………………………………………………..
74
4
Coeficiente de Confiabilidad….……………………………..
79
5
Operacionalización de Variables……….…………………..
83
6
Dimensión Procesos Aduaneros……………………………
85
7
Dimensión Estrategias Empresas…………………………..
88
8
Dimensión Tecnología……………………………………….
89
9
Dimensión Estratégicos……………………………………...
91
10
Dimensión Financieros………………………………………
93
LISTA DE GRÁFICOS
GRÁFICO
pp.
1
Dimensión Procesos Aduaneros……………………………
86
2
Dimensión Estrategias Empresas…………………………..
88
3
Dimensión Tecnología……………………………………….
90
4
Dimensión Estratégicos……………………………………...
92
5
Dimensión Financieros………………………………………
93
LISTA DE FIGURAS
FIGURA
pp.
1
Modelo Cibernético………………………………………………… 51
2
Segmento de Ejecución……………………………………………
54
3
Segmento de Planeación………………………………………….
56
4
Segmento de Control….…………………………………………… 58
5
Segmento de Normalización………………………………………
6
Segmento de Dirección……………………………………………. 61
7
Modelo de Sistema Viable………………………………………… 110
59
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VICERRECTORADO ACADÉMICO
DECANATO DE INVESTIGACIÓN, EXTENSIÓN Y POSTGRADO
SAN JOAQUÍN DE TURMERO – ESTADO ARAGUA
GESTIÓN INTEGRAL DE EMPRESAS-ADUANAS EN EL ENFOQUE DE
LA ADMINISTRACIÓN CIBERNÉTICA
AUTOR: Carlos Bolívar
TUTOR: Pedro Peña
AÑO: 2011
RESUMEN
El objetivo de la investigación es proponer un modelo para la gestión
integral de empresas-aduanas en el enfoque de administración cibernética
para el sector aduanero venezolano, que permita construir un modelo de
sistema viable, a través de elementos como: planificación estratégica,
planificación financiera, sector aduanero venezolano, indicadores financieros
y tecnología, esto permitirá mejorará el proceso de importaciones y
exportaciones en los diferentes puertos y aeropuertos en Venezuela.
Haciendo efectiva las operaciones que se realizan en las aduanas,
almacenes, transportistas, importadores y exportadores, a través de
estrategias aplicadas a través para la sistematización de los procesos con el
fin de ahorrar tiempo, recursos humanos y económicos. Las teorías utilizadas
tales como la teoría clásica de la administración, teoría cibernética, teoría de
contingencia y la teoría general de sistemas La modalidad de investigación
es el proyecto factible apoyado en una investigación de campo, para
sustentar teóricamente la investigación puesto que se plantea la integración
de empresas-aduanas, cubriendo así objetivos. Se observaron los
mecanismos utilizados en las aduanas, así como los elementos que
conforman el entorno empresas-aduanas tomando aspectos importantes
como tecnológicos, financieros y humanos. Se diseñó el modelo de sistema
viable que permitió la conjugación de dichos elementos. Se debe crear un
plan de trabajo para la ejecución de las tareas que puedan implantar dicho
modelo, que consiste en la integración de los elementos de planificación,
coordinación, control y ejecución, como parte de la propuesta a establecer.
Palabras claves: Gestión Integral, Administración Cibernética, Modelo
Sistema Viable.
INTRODUCCIÓN
Venezuela atraviesa por un período de transformación, que exige un
cambio de mentalidad en la dirigencia gerencial del país en todos sus
ámbitos, tanto el sector público como en el privado, es por ello que reformar
el sistema aduanero es una necesidad. Resulta evidente que los procesos de
nacionalización y exportación de mercancía que se manejan actualmente han
quedado obsoletos en muchos aspectos, debido al surgimiento de hechos
que afectan la capacidad portuaria venezolana, como lo es todo lo
relacionado con las empresas y los diferentes agentes que intervienen en el
proceso aduanero.
Las aduanas en Venezuela se proponen elaborar, en coordinación con
otras entidades de los sectores públicos y privados, un plan estratégico que
recoja los objetivos establecidos. Este plan debería darse a conocer a los
operadores económicos y al público en general. Los procedimientos
operativos deben ser revisados en profundidad para identificar los
movimientos portuarios que son ineficientes, redundantes o que obstruyen el
desarrollo normal de las operaciones de comercio exterior.
La investigación que a continuación se presenta, va enfocada a lograr la
integración de empresas-aduanas, mediante un modelo de sistema viable
basado en la administración cibernética, (el cual va a ser una herramienta),
con el fin de proporcionar eficiencia y eficacia en los procesos que se llevan
a cabo dentro del sector Aduanero Venezolano.
Para el abordaje de dicha investigación, se apoyará en la teoría clásica
de la administración, teoría de administración cibernética, teoría de sistemas
y teorías de contingencia. Se toma como modalidad el proyecto factible,
basada en un tipo de investigación descriptiva, por la forma de recolectar
información se considera de campo y según su enfoque investigación
cuantitativa.
El trabajo de investigación está estructurado en cuatro capítulos que a
continuación se describen, Los puntos más relevantes de su conformación:
El capítulo I. Está constituido por el contexto empírico, en el cual se
desglosa la caracterización objeto de la investigación, objetivo general,
objetivos específicos y la justificación.
En el capítulo II. Se describe el contexto teórico, el cual está compuesto
por los antecedentes de la investigación, las teorías de entrada, aspectos
conceptuales y la fundamentación legal.
El capítulo III. Trata sobre aspectos relacionados con el contexto
metodológico, que explica el tipo de investigación, población, muestra,
sistema de variables, técnicas e instrumentación de la recolección de
información, validez y confiabilidad y procedimientos de la investigación.
El Capítulo IV, contexto critico, en donde se plasman los hallazgos
encontrados tras la fase práctica de la investigación, conclusiones y
recomendaciones, donde se especifica y razona el cumplimiento de los
objetivos de estudio, así como propuesta del trabajo de grado.
Finalmente, se presentan la referencia a la bibliografía consultada que
es la base documental que sustenta la investigación y los anexos que apoyan
la información descrita en los anteriores capítulos.
CAPÍTULO I
CONTEXTO EMPÍRICO
Caracterización del Objeto de Investigación
El comercio internacional ha experimentado un auge espectacular en
los últimos años, pudiéndose constatar operaciones de gran complejidad,
que comprometen grandes distancias y cuyos valores son significativos. El
dinamismo del comercio ha hecho necesaria la participación de agentes
externos como intermediarios entre la aduana y los particulares.
Según
Rochard
(2005:13),
manifiesta
que
la
clásica
función
recaudadora de la aduana se ha añadido la de facilitar el comercio
internacional, gracias a un servicio eficiente que agilice las operaciones de
importación y exportación, simplifique los trámites y procesos aduaneros que
resuelva los problemas que surgen de la aplicación de las normas,
procedimientos y requerimientos del tráfico comercial y de los tratados de
libre comercio suscritos por el país. Para lograr este objetivo la aduana en su
calidad de gestión trata de buscar la interacción y coordinación con el sector
privado.
En la actualidad, las organizaciones consideran a la tecnología de la
información y su correspondiente gestión, como variables de carácter
estratégico, que han de permitir no sólo su adaptación a los cambios que
generen en el entorno, sino también por lograr una ventajosa posición
competitiva frente a los restantes competidores.
Es el caso que en Europa en países como Bélgica, Holanda y España,
el proceso computarizado y su planificación estratégica acontece en formas
similares. Así en Bélgica, sostiene Ventura Moreno (1996), que se trabaja en
un plan estratégico que desarrolla proyectos estructurales como el
Automated Import System, un sistema para el trámite de importaciones en
ese país y permite la automatización de muchos procesos que dan
efectividad en sus diferentes aduanas.
Desde el año 2008 la especialista aduanero Olga Castro manifestó que:
Sse está desarrollando el EU Customs Portal (el portal de aduanas
de la UE), que incluye el Single Electronic Access Point y el Single
Window, que permitirá a las aduanas europeas interconectarse
para ser tratado como un portal único, donde los comerciantes
deban tratar con un solo organismo en lugar de diversas
autoridades de los controles de aduanas de cada país, como
ocurre actualmente.
Es de vital importancia, que a través de este portal la integración de las
diferentes aduanas en la unión europea, permitirá un solo mecanismo de
control facilitando sus actividades portuarias, de tal forma que tenga un solo
patrón de operaciones, estandarizando muchos procesos que brinden frutos
a las actividades económicas en el continente europeo.
De manera similar, la Comisión Económica para América Latina
manifestó en su publicación en que para el año 2008:
Holanda y sus puertos principales de Rotterdam y Ámsterdam
disponen de un sistema informático común pues las empresas
responsables de su gestión, Port Infolink en Rotterdam y Portnet
en Ámsterdam se fusionaron. A través de un único sistema
informático, la nueva organización ofrece a los clientes de ambos
puertos una mayor gama de servicios derivados del intercambio de
datos entre las autoridades portuarias y los departamentos de
aduanas. La cooperación entre ambos puertos también incluyó el
desarrollo de una nueva plataforma tecnológica para dar apoyo en
el futuro a este nuevo sistema común de cara al futuro. Los
responsables de ambos puertos confían en que al combinar las
fuerzas de Port Infolink y PortNET se generen nuevas sinergias y
unos resultados óptimos. Se espera que la nueva plataforma esté
lista a finales del 2010.
Cabe señalar que la sistematización de los procesos portuarios en el
país de Holanda, existe un sistema informático para la integración entre las
autoridades portuarias y las aduanas, el cual repercute en la eficacia y
eficiencia de los procesos aduaneros, optimizando los tiempos de repuestas
para la nacionalización y exportación de mercancía que ocurre en dicho
país.
El Instituto Español de Comercio Exterior sostiene que en España,
están modernizando sus procesos aduaneros desde el año 1997 y en la
actualidad
poseen
un
sistema
de
información
denominado
gestión
Mecanizada de Aduanas (GEMA), tiene como finalidad proporcionar un
control de las mercancías transportadas hacia o desde los recintos
aduaneros de España, gestionando los procesos administrativos- aduanero a
las mercancías, liquidar y contabilizar los derechos devengados con ocasión
de estas operaciones e integrar la información.
En el caso del continente Asiático, en países como Singapur y Corea
del Sur, la experiencia evidencia que la aplicación de procedimientos
simplificados y el uso de tecnología moderna pueden tener grandes impactos
sobre la reducción de los costos de transacción. El rápido crecimiento del
comercio internacional en estas economías, la reducción de la protección
arancelaria y la disponibilidad de tecnologías de información propiciaron la
aplicación de procedimientos destinados a la facilitación del comercio.
En Australia, la Organización Safran Morpho en el año 2010 destaca en
su publicación electrónica:
Que en ese país su tecnología es avanzada en el sector aduanero,
por poseer sistemas computarizados con controles eficaces y
eficientes en los diferentes puertos y aeropuertos, de hecho un
ejemplo en este país son los sistemas de reconocimiento facial,
llamados SmartGate, han sido implementados en los aeropuertos
de Brisbane, Cairns y Melbourne, esto forma parte de lo que se
conoce como métodos biométricos, el cual hace un gran uso de la
tecnología en el mundo.
En este país, se destaca por tener una tecnología de punta, ya que es
llamativo, los procesos computarizados que utilizan para el control de los
diferentes puertos y aeropuertos, utilizan sistemas de información que
permiten
analizar
el
entorno
aduanero
y agilizar
las
operaciones
comerciales, como por ejemplo el uso de sistemas biométricos para el
reconocimiento facial del personal que laboran en los procesos aduaneros.
En los países de Norteamérica, Reyes (2009), indica que tanto México y
Estados Unidos poseen un convenio aduanero, entendimiento en materia de
seguridad aduanal. El acuerdo consiste en que el departamento de energía
de Estados Unidos proporciona asistencia técnica y material a la
administración general de aduanas de México, con instalación de equipos de
alta tecnología para la detección de material nuclear y radiactivo en las
aduanas mexicanas, de la cual aumentará los niveles de seguridad y
eficiencia en el despacho aduanero.
En Latinoamérica, en países como el Salvador y Nicaragua, se
caracteriza sus avances en los procesos tecnológicos, ya que poseen
aduanas virtuales, la cual optimiza aquellos procesos manejados de forma
manual, reduciendo en gran cantidad papelerías e insumos , lo cual esto
hace que las operaciones en los puertos se tornen lentas y complejas para
los resultados que se desean.
El Salvador, resalta como uno de los países más avanzados en plan de
modernización, actualmente poseen
una red de datos nacional con
tecnología satelital que permite la interconexión entre aduanas, agentes e
importadores; operan bajo una plataforma que trabajan con estándar
informático UN-EDIFACT en el intercambio de documentos aduaneros para
los procesos operativos de sus puertos y aeropuertos.
En Nicaragua, su sistema aduanero ha realizado un importante salto
cualitativo
durante
los
dos
años
de
implementación
del plan
de
modernización aduanera, al ejecutar cambios significativos en todas las
áreas
del
servicio
aduanero
(procesos,
tecnología
de
información,
organización, marco legal e infraestructura), además de involucrar a los
usuarios de la aduana y a sus intermediarios, para una integración de
importadores, exportadores gobierno y agentes aduanales, como un fin
común comercial, que sea beneficioso al país.
En el caso de Venezuela, esta realidad se caracteriza por grandes
cambios que están ocurriendo en el entorno aduanero, actualmente el
proceso de automatización de los procedimientos en el puerto, ha
comenzado a prestar atención a la tecnología de la información que está
teniendo
efectos
importantes
en
todos
los
sectores
del
comercio
internacional. La fusión de la tecnología de los computadores y las
comunicaciones ofrece una oportunidad de acelerar las transacciones del
comercio internacional y de eliminar una parte de la documentación referente
a los trámites que acompaña al transporte y desaduanamiento de las
mercancías.
Cabe destacar que para la actualidad la planificación estratégica en el
sector aduanero venezolano se hace con los resultados y manejo de
indicadores originados derivado de un sistema de información denominado
Sidunea (sistema aduanero automatizado), el cual es el que procesa las
diferentes operaciones de comercio en las diferentes aduanas del país,
donde contribuye con valioso aporte de información para la administración
aduanera.
Según el Doctor Tiuna Benito Fernandez (2010), Sidunea es una
herramienta informática para el control y administración de la gestión
aduanera, permite realizar un seguimiento de las operaciones aduaneras y
controlar efectivamente la recaudación de los impuestos aduaneros, verifica
registros, calcula los impuestos y contabiliza todo lo relativo a cada
declaración, con la mínima intervención del factor humano subjetivo.
Lo planteado anteriormente conduce a analizar el fenómeno de la
integración
de
empresas
–
aduanas,
basado
en
un
enfoque
de
administración cibernética con el fin de hacer un estudio que permita
visualizar con más profundidad el proceso de integración, por lo tanto para el
desarrollo de la investigación hay que tomar en cuenta las siguientes
razones:
En la actualidad no existe una planificación de recursos humanos,
materiales, económicos y operativos que permita hacer de las aduanas un
proceso más eficiente en las operaciones de importación y exportación de
mercancía en los diferentes puertos y aeropuertos en el país, esto es debido
al auge económico de las empresas para la fabricación de sus materiales
donde importan con mucha frecuencia sus productos, como también el
control cambiario tan rígido hace que los procesos aduaneros se tornen
lentos e ineficaces ocasionando inconvenientes de despacho de mercancía.
Lo anterior trae como consecuencia congestión en las aduanas por la
cantidad de mercancía por nacionalizar y exportar, descontrol en las
operaciones por los procedimientos involucrados en cuanto a permisología,
normas, políticas en cumplimiento de la ley orgánica de aduanas, resalta la
ineficiencia en cuanto a la organización de los diferentes actores
involucrados en el proceso como las empresas y aduanas lo cual trae como
consecuencia la baja rentabilidad de ingresos en el Seniat y pérdidas
económicas que acarrean escasez de mercancía a los consumidores en el
país como derivado de las importaciones.
El cuadro 1 presentado a continuación evidencia como característica
principal del objeto de investigación, el movimiento de importación de los
años 2009 y 2010 de los sectores privado y público en Venezuela, en
millones de US$.
Cuadro 1
Valor de las importaciones efectuadas en Venezuela, según sector
importador, Enero 2009-2010
Sector
Millones de
Importador
US$ 2009
Total
26.060
100
19.836
100
-23,90
21.046
80,80
15.570
78,50
-26,00
%
2009
Millones de
US$ 2010
%
2010
Variación
%
Sector
Privado
Sector
Público
5.015
19,20
4.266
21,50
-14,90
Fuente: Instituto Nacional de Estadísticas, Economía – Comercio Exterior, Venezuela Año
2010.
Se observa que existen variaciones en el valor de las importaciones, en
cuanto al movimiento en dólares americanos, tanto para el sector público y
privado, donde se refleja una disminución entre el año 2009 y 2010, y es
debido a la congestión que se presenta en los diferentes puertos y
aeropuertos en Venezuela. Todo este fenómeno ha sido generado por la
conjunción de los siguientes cinco elementos: planificación estratégica,
planificación financiera, sector aduanero venezolano, indicadores financieros
y tecnología.
Cabe resaltar que las operaciones portuarias contribuye para que el
estado venezolano incremente la eficiencia, equidad y transparencia de las
recaudaciones provenientes del comercio internacional, mediante un servicio
nacional integrado de administración aduanera moderno y reformado, dotado
de recursos humanos idóneos, capacitado para establecer procedimientos en
apoyo y facilitación del comercio, respaldado por sistemas informáticos para
el control de la fiscalización en los procesos aduaneros.
Otro elemento a considerar, según George Claude (1974), en la
administración actual, son los indicadores financieros, por los cuales
permitirán hacer mediciones al negocio, y puedan establecer la rentabilidad y
crecimiento en todo modelo de planificación estratégica, que permita evaluar
el entorno económico en el sector aduanero venezolano, dichos indicadores
conllevan a la toma de decisiones de los diferentes sectores tanto privado
como público para las mejoras de las operaciones en las diferentes aduanas
en Venezuela.
Las organizaciones deben considerar a la tecnología de la Información,
como variable de carácter estratégico, que han de permitir los cambios que
generen en el entorno, logrando ventajosa posición competitiva frente a otros
competidores. Se necesita de una plataforma que implica tecnología de
punta en el área de las bases de datos distribuidas, operando en una red de
comunicaciones digitales; así como también el software indicado para el
control de las operaciones estratégicas y de operaciones financieras que
repercuten en las operaciones administrativas del sector aduanero
venezolano.
Dentro de la administración cibernética existe un modelo de sistema
viable, diseñado por el británico Stafford Beer en el año 1972, la cual es una
herramienta de integración de elementos que podrá ser plasmado en trabajo
de investigación, como los tópicos que intervienen en la integración de
empresas-aduanas, haciendo de esto un mejor método para organizar el
comercio exterior y movimientos portuarios en Venezuela, contribuyendo a la
economía de puertos de la nación.
A través de este modelo se pueden integrar los elementos de
planificación, coordinación, ejecución, control y el ambiente externo, que se
ejecutan en las actividades portuarias venezolanas, donde se pone de
manifiesto la posibilidad de mejorar los procesos aduaneras, incrementando
su eficiencia y eficacia, disminuyendo así la cantidad de inconvenientes que
afecta la economía fiscal del país.
Según el Doctor Tiuna Benito Fernández (2010) que los programas de
operaciones de reformas a la aduanas no contaran con un verdadero plan
estratégico a largo plazo, ya que se ha trabajado sobre la base de planes
concretos y de corto plazo, que no se podrían adaptar a los cambios
ocurridos en la política del gobierno o en la situación económica nacional.
Las posiciones tanto de las empresas y las aduanas deben ser de
cooperación por la cual no es fácil para el entorno económico que se vive en
Venezuela, por lo que este proceso requiere un proceso de maduración y
esfuerzo que puede resultar complejo para su ejecución de las actividades
aduaneras.
Cabe resaltar que a juicio del investigador las aduanas deberían
elaborar, en coordinación con otras entidades de los sectores públicos y
privados, un plan estratégico que recoja los objetivos establecidos. Este Plan
debería darse a conocer a los operadores económicos y al público en
general. Los procedimientos operativos deben ser revisados en profundidad
para identificar aquellos que son ineficientes, redundantes o que obstruyen el
desarrollo normal de las operaciones de comercio exterior.
Los procedimientos identificados se deben eliminar o sustituir por otros
que sean más flexibles y transparentes. Con la integración empresa-aduana
se pueden racionalizar los objetivos principales, donde existan alternativas de
peso para las inversiones, se traduzcan metas de alta prioridad en metas
financieras concretas, planes de recursos y métricas de rendimiento para el
resto del entorno aduanero.
En esta perspectiva, de no lograrse la gestión integral de empresas y
aduanas, a corto plazo ocurrirá una situación de congestión en los puertos y
aeropuertos, por la cantidad de movimientos de importaciones, generando
así fallas en las operaciones aduaneras, generado por la falta de
coordinación en los procesos.
En el mediano plazo, se tornará una baja rentabilidad, para los ingresos
del país, ya que por la desorganización y la falta de planificación estratégica
de las aduanas, los despachos se realizaran de forma lenta, afectando así a
las empresas, ya que con la importación de sus productos y materias primas
incide directamente en su productividad, por lo tanto buscaran otras
alternativas de mercado para mantener su estabilidad económica.
Visualizando a 15 años, lo más probable que suceda de no mejorarse
esta situación, es que en Venezuela exista un mercado único para las
operaciones aduaneras, es decir solo el sector público, donde las empresas
pertenecientes
al
estado,
son
las
que
realizaran
movimientos
de
importaciones, la cual no es recomendable para la política fiscal, donde se
debe señalar que el sector privado se ausentará, donde con la contribución
de sus impuestos, dejará de aportar ingresos económicos al país.
Todas estas inquietudes han llevado al investigador a plantearse la
siguiente interrogante:
¿Cuál debe ser el modelo de integración empresas aduanas, basado en
el enfoque de administración cibernética en el sector aduanero venezolano?
Objetivos de la Investigación
Objetivo General
Proponer un modelo para la gestión integral de empresas-aduanas en
el enfoque de administración cibernética para el sector aduanero venezolano.
Objetivos Específicos
Analizar las teorías concernientes a la gestión integral de las empresasaduanas con el enfoque de administración cibernética.
Diagnosticar la situación actual en el proceso de integración empresasaduanas en Venezuela.
Definir los requerimientos para la gestión integral, elementos que
conforman el entorno de empresas-aduanas.
Diseñar un modelo sistema viable bajo el enfoque de administración
cibernética, que permita la composición de factores estratégicos para la
integración de empresas-aduanas.
Justificación
La administración cibernética, tiene como característica principal el
modelo de sistema viable, sobre lo cual Ramírez, (2007) indica en su blog
electrónico:
El principio cibernético fundamental en base a las organizaciones
es: Una organización es viable cuando es capaz adaptarse y
reaccionar rápidamente a las condiciones de su entorno, además
de promover cambios en su entorno para poder desarrollarse. En
ese sentido, las organizaciones que mejor funcionan son las
flexibles, en las cuales hay creatividad, confianza en la gente,
buen nivel de conocimiento sobre las tareas, capacidad de
reaccionar ante las circunstancias imprevistas e incluso de
anticiparse a situaciones que puedan pasar en el entorno.
El fundamento que está detrás del modelo viable, es que la mejor
organización está compuesta por equipos de trabajo, con un nivel alto de
conocimiento y excelente comunicación en su entorno; pero, que con una
serie de pautas claras y mecanismos de coordinación y control, permitan
modularlas como una red en una organización con identidad y cohesión a la
situación planteada.
En tal sentido se espera que a través de un modelo de integración
empresas-aduanas, donde la tecnología de información brinda la posibilidad
de elevar la planificación financiera estratégica, para dar soporte a las
aduanas estableciendo objetivos de rendimiento y directrices para la
asignación de recursos en el desarrollo de planes operacionales con
presupuestos.
Se considera que el trabajo a realizar es innovador, puesto que
persigue obtener un modelo de sistema viable, bajo un enfoque de la
administración cibernética, que es relativamente diferente comparándola con
la administración tradicional, se pueden utilizar variables de carácter
estratégico, que podrán utilizar elementos de asociación estratégicos que
han de permitir no sólo su adaptación a los cambios que generen en el
entorno, sino también generarlos.
La clave de la interacción del entorno aduanero se basa en el manejo
de sus importaciones, las actividades productivas y sus productos o
servicios.
Para
lograr
buenos
resultados
los
sectores
involucrados
garantizarán la cohesión de las actividades internas para el proceso de
nacionalización, donde podrán contar con mecanismos efectivos para
mantener bajo control las operaciones, tales mecanismos serán de control,
supervisión y coordinación.
La relevancia social, a plantear en esta investigación ocasionará todo
un impacto en las diferentes aduanas de Venezuela, ya que contar con
estrategias que puedan permitir una cohesión entre las empresas y aduanas,
se pueda operar con información precisa y ordenada, facilitando la fluidez
del movimiento aduanero, proyectando a un período los índices que deben
tomar en cuenta para realizar una gestión eficiente en los diferentes puertos
y aeropuertos del país.
La relevancia institucional del presente estudio, se refleja como un
trabajo de postgrado en el campo de la gerencia tecnológica en el cual
involucra una serie de actividades que en algunas ocasiones resulta
insostenible por las implicaciones económicas asociadas. Es por ello que
esta investigación está orientada a desarrollar una propuesta en función de
un estudio preliminar, para así obtener un modelo de gerencia estratégico
entre los parámetros de excelencia y calidad óptima para el logro de los
objetivos.
La contribución científica de la investigación a realizar se plasma en
desarrollar una comprensión del problema a través de observación continua y
registro de los datos científicos, suficiente para lograr soluciones razonables
y análisis de los resultados que conlleva al logro de objetivos del proceso de
integración. Con la realización del presente estudio, se hará un aporte teórico
al área de la administración, ya que siendo ésta un área tan diversa como lo
es la administración aduanera, en el que a través de un modelo de sistema
viable se podrá hacer énfasis en los diferentes elementos que intervienen
para su construcción, tales como planificación tecnología, e indicadores a
tomar en cuenta para la medición del movimiento portuario.
El aporte metodológico que presentará esta investigación se reflejará en
exigir un nuevo diseño para la estrategia del negocio, iniciación de desarrollo
administrativo o capacitación técnica, incremento en investigación y
desarrollo. Cabe destacar, que esta investigación se considera inscrita dentro
de la línea de investigación denominada desarrollo, gestión y difusión
tecnológica, se espera aportar elementos innovadores y administrativos, la
cual es de relevancia para le ejecución de otros proyectos que se derivaran
para su desarrollo, contribuyendo al estudio de nuevas investigaciones.
Para el programa de estudios de postgrado se obtendrá conocimientos
administrativos y aduaneros, ya este trabajo de grado apoyará a la
administración de aduanas en el desarrollo de estrategias comerciales para
la mejor realización de acciones para la cohesión de sus procesos
aduaneros. Se beneficiarán los agentes aduanales, el Seniat, Importadores y
Exportadores (Empresas Públicas y Privadas), además de todas las
empresas relacionadas con el entorno, permitiendo tener nuevos métodos de
trabajo para el logro de los objetivos deseados.
El estudio se considera viable, porque el investigador trabaja
directamente con el entorno, ya que podrá obtener información, estadísticas,
indicadores de los actores involucrados en las empresas-aduanas,
estableciendo premisas para la realización de un modelo ideal, que pueda
mejorar e incrementar la economía, tomando en cuenta el ámbito político y
financiero del país.
Finalmente, es de destacar que la originalidad de este estudio reside en
la propuesta de integración empresas-aduanas, basado en un enfoque
cibernético en la administración aduanera de Venezuela, donde a través de
los diferentes actores del proceso, como empresas importadoras y
exportadoras, almacenadoras, transportista, agentes aduanales, líneas
navieras y el gobierno nacional, se pueda orientar a los mecanismos y/o
procesos aduaneros del movimiento empresarial que contribuye al desarrollo
del país, a través del establecimientos de metas que logren un beneficio a
todo su entorno.
CAPÍTULO IV
CONTEXTO CRÍTICO
Este capítulo contiene la presentación, análisis e interpretación de los
datos obtenidos mediante la aplicación de los instrumentos de recolección de
datos que se muestran en el anexo A de este trabajo. Una vez recopilados
los datos, se procedió a procesar los mismos utilizando técnicas de análisis
de datos, donde se expone a través de gráficos los resultados de las
respuestas obtenidas en cada ítem y se reforzará con el análisis cualitativo
fundamentado en las bases teóricas de la investigación.
Análisis e Interpretación de Resultados
El análisis de los resultados obtenidos, permitió obtener una visión del
hecho analizado y en consecuencia, desarrollar los objetivos específicos de
la investigación, que a su vez permitieron lograr el objetivo general de la
misma.
A continuación se presentan los resultados obtenidos mediante la
aplicación del instrumento de escala de Likert, de forma cuantitativa para
cada indicador correspondiente. Tales resultados se presentan en cuadros
estadísticos de frecuencias absolutas, correspondientes al número de
respuestas obtenidas; y relativas, en correspondencia con los valores
porcentuales de cada indicador.
Luego, se desarrolla un breve análisis sobre dichos resultados, el cual
comprende el aspecto cualitativo, en función de cada una de las
dimensiones, establecidas y debidamente confrontados con los elementos
teóricos que sustentan el estudio. Todo con la finalidad de establecer las
conclusiones que fundamentan el estudio planteado.
Cuadro 6
Dimensión Procesos Aduaneros
Variable: Proceso de Integración Empresa Aduana
Dimensión: Procesos Aduaneros
Indicadores: Planificación, Procedimientos, Coordinación, Control y Políticas.
S
CS
AV
CN
%
F %
f % f % f
Item
1 Realizan actividades programadas
para lograr los objetivos de los 0
0
3 20 8 53 4
27
procesos aduaneros
2 Las aduanas que prestan servicios
en
los
diferentes
puertos
y
0
0
0 0 4 27 9
60
aeropuertos aplican un proceso de
planificación en sus operaciones.
3 Aplican el control efectivo de los
procedimientos
y
regímenes 1
7 12 80 2 13 0
0
aduaneros.
4 Actualmente las operaciones en el
puerto se realizan de forma
0
0
0 0 0 0 14 93
coordinada entre la aduana y las
empresas.
La asignación de recursos de los
organismos Gubernamentales en la
5 Administración Pública Aduanera se 10 67 3 20 2 13 0
0
afecta por la falta del control en los
puertos.
El seguimiento y control de las
6 operaciones
en
las
aduanas
15 100 0 0 0 0 0
0
contribuyen
el
proceso
la
nacionalización de mercancía.
El gobierno nacional controla el
7 cumplimiento de las obligaciones 13 87 2 13 0 0 0
0
tributarias por parte de las empresas
Las políticas aduaneras se adecuan
8 al proceso
de importación de 2 13 3 20 10 67 0
0
mercancía en las empresas.
Fuente: El Investigador (2011).
N
f
%
0
0
2
13
0
0
1
7
0
0
0
0
0
0
0
0
Gráfico 1
Dimensión Procesos Aduaneros.
Fuente: Cuadro N ° 6.
En referencia a la dimensión de procesos aduaneros se conoció que, tal
como lo expresa en el cuadro 6 y el gráfico 1, la situación de las aduanas, se
encuentra un alto porcentaje entre 53 % y 60 % que no existe una adecuada
planificación de actividades para el logro de los objetivos en los puertos, sin
embargo cumple los procedimientos en cuanto a los regímenes que aplican.
Es importante señalar que se evidencia una desorganización en cuanto
a los acuerdos entre las aduanas y las empresas, donde es representado por
un porcentaje de 93 %, llama la atención este indicador el cual es importante
hacer un estudio minucioso de los procedimientos aduaneros. Por otra parte
se debe afianzar los controles internos y externos e implantar y mejorar
aquellos que contribuyan al ingreso fiscal en el país, ya que se nota que la
falta de recursos en las diferentes aduanas es precisamente por la ausencia
de controles internos que permitan manejar de forma óptima sus actividades,
100 % de los encuestados coinciden en que deben ajustar las procesos
aduaneros y hacerle seguimiento a las operaciones que se ejecutan.
Es de significativa relevancia que la coordinación y control son aspectos
primordiales para la ejecución de sus actividades, tal como lo indica
Chiavenato (2007), donde indica que Fayol define coordinación, “armonizar
todas las actividades de una empresa para facilitar el trabajo y los resultados.
Sincroniza recursos y actividades en proporciones adecuadas….” y control
“verifica si todas las etapas marchan de conformidad con el plan trazado, las
instrucciones dadas y los principios establecidos…”.
Cabe señalar que debe haber una revisión de las políticas actuales
aduaneras, donde se nota con un 67 %, de las empresas deben transitar por
una serie de procedimientos innecesarios que entorpecen el proceso de
nacionalización de la mercancía.
En síntesis, esta matriz de respuestas permite confirmar que los
procesos aduaneros actuales carecen de planificación para la ejecución de
actividades en los puertos y aeropuertos, esto es debido a que no existe
coordinación entre las empresas y aduanas, pese a contar con los controles
y políticas que aplican para las operaciones aduaneras.
Cuadro 7
Dimensión Estrategias Empresas
Variable: Proceso de Integración Empresa Aduana
Dimensión: Estrategias Empresas
Indicadores: Plan Estratégico y Rentabilidad.
S
%
f
Item
1 Realizan un plan estratégico para la
recaudación de los impuestos en las 0
0
aduanas.
2 La aplicación de medidas tributarias
por parte de las aduanas influye en la
10 67
rentabilidad de las empresas en el
país.
Fuente: El Investigador (2011).
f
CS
%
f
AV
%
f
CN
%
N
f
%
1
7
8
53
6
40
0
0
5
33
0
0
0
0
0
0
Gráfico 2
Dimensión Estrategias Empresas.
Fuente: Cuadro N ° 7.
Los datos recabados en referencia a la dimensión estrategias
empresas, detallados en el cuadro 7 y el gráfico 2, se puede observar que un
53 % resalta la importancia de la planificación estratégica que deben hacer
las aduanas en conjunto con las empresas para la recaudación de impuestos
aduaneros, ya que la opinión contraria siente conformidad con el
cumplimiento de la recaudación actual.
Lo señalado anteriormente origina un indicador de rentabilidad de 67
% en los ingresos de las empresas, esto quiere decir que se insiste con los
procesos de planificación para garantizar una gestión efectiva en los
procesos aduaneros, por lo tanto es importante encontrar una solución que
de repuesta a gran parte del problema que allí se origina.
Con estos resultados suma importancia la necesidad de tener
planificación para el logro de los objetivos estratégicos entre las aduanas y
las empresas y esto se refuerza de acuerdo con lo que indica Chiavenato
(2007), donde cita a Fayol que indica que planeación “implica evaluar el
futuro tomar previsiones en función de él”.
Cuadro 8
Dimensión Tecnología
Variable: Gestión Integral
Dimensión: Tecnología
Indicadores: Sistemas de Información y flujo de información.
S
CS
%
f
f %
Item
1 El actual sistema computarizado
aduanero contribuye con el flujo de 2 13 10 67
las operaciones aduaneras.
2 Un sistema integrado de información
entre aduana y empresas facilitará la
15 100 0 0
agilización de las operaciones en el
puerto.
3 Dispone
oportunamente
de
Información
precisa
de
los
0
0
0 0
movimientos de las operaciones
aduaneras.
Fuente: El Investigador (2011).
f
AV
%
f
CN
%
N
f
%
3
20
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
9
60
4
27
2
13
Gráfico 3
Dimensión Tecnología.
Fuente: Cuadro N ° 8.
En cuanto a la dimensión tecnológica en el cuadro 8 y el gráfico 3, cabe
destacar que el actual sistema computarizado en las aduanas, según el 67 %
y 33 % de los encuestados, contribuyen de forma óptima a las operaciones
aduaneras, donde se realizan aquellas transacciones operativas que permita
la nacionalización y exportación de mercancías.
También se destaca que el personal de operaciones de las aduanas
coincidieron en un 100 % que el desarrollo de un sistema de información
para la integración de empresas aduanas, va a contribuir de forma eficaz y
eficiente para que los procesos aduaneros fluyan de forma coordinada, y es
en donde se evidencia una de las debilidades que más resaltan en los
procesos. Es importante señalar que la ausencia de un sistema informático
no se cuenta con información
actualizada y de óptima en las diferentes
aduanas del país, y con el 60 % de los encuestados quedando demostrado
que debe ser analizado el proceso aduanero para mejorar y generando
proyectos de desarrollo de sistemas de información.
Es significativo que el uso de la tecnología contribuye a la agilización de
los procesos y la tramitación de los documentos que están relacionados con
los procesos de nacionalización y exportación de mercancía, con este
análisis se refleja la imperiosa necesidad de tener un sistema integrado que
tome en cuenta los elementos involucrados en el proceso aduanero.
Cuadro 9
Dimensión Estratégicos
Variable: Gestión Integral
Dimensión: Estratégicos
Indicadores: Toma de Decisiones y Procesos.
S
f
%
Item
1 El uso de indicadores de gestión
apoyan a la toma de decisiones en el
15 100
Servicio Integrado de Administración
Aduanera y Tributaria
2 Los resultados del proceso actual
aduanero facilitan la toma de 0
0
decisiones acertadas en el puerto.
Fuente: El Investigador (2011).
f
CS
%
f
AV
%
f
CN
%
N
f
%
0
0
0
0
0
0
0
0
1
7
6
40
6
40
2
13
Gráfico 4
Dimensión Estratégicos.
Fuente: Cuadro N ° 9.
Cabe señalar, que el 100 % de los entrevistados coincidieron en la
importancia que tiene los indicadores de gestión para la toma de decisiones,
donde se apoya la toma de decisiones en los procesos aduaneros, y también
se mide los elementos estratégicos para revisar y hacer seguimiento de los
resultados que se esperan en las aduanas.
A través de estos indicadores de gestión se podrá analizar la
información y predecir el impacto de las decisiones antes que sean tomadas,
donde el Seniat podrá optimizar recursos, costos y esfuerzos, por lo que la
integración de estos elementos podrá maximizar la gestión en conjunto con
las empresas importadoras.
También esto ayudará a la toma de decisiones en el puerto, ya que
existe un valor de aceptación normal, en la forma como se gestionan las
actividades de nacionalización y exportación de mercancía, se evidencia que
decisiones no acertadas afectan el flujo de operaciones, lo cual incide en el
resultado final que es obtener la recaudación de impuestos de contribuyentes
cumpliendo con la política fiscal del país.
Cuadro 10
Dimensión Financieros
Variable: Gestión Integral
Dimensión: Financieros
Indicadores: Tributos.
S
f
Item
1 Las empresas cumplen a cabalidad
con las medidas tributarias actuales. 13
%
f
CS
%
F
AV
%
f
CN
%
87
2
7
0
0
0
0
0
0
0
0
El cumplimiento del pago de los
tributos contribuye al pago de los 15 100
impuestos municipales.
Fuente: El Investigador (2011).
N
f
%
0
0
0
0
0
0
2
Gráfico 5
Dimensión Financiero.
Fuente: Cuadro N ° 10.
Para la última dimensión, relacionado con el aspecto financiero del
Seniat, los hallazgos reseñados en el Cuadro 10 y el Gráfico 5 permiten
determinar un diagnóstico de la situación
tributaria que presenta las
empresas para el pago de sus obligaciones fiscales.
Los resultados en este sentido resultan relativamente favorables, ya
que la mayoría, es decir, el 87% de los encuestados, afirman que las
empresas cumplen con sus obligaciones tributarias; lo cual contribuye a la
recaudación fiscal que forma parte de las metas del Seniat que estiman de
forma anual.
También el 100% de la muestra confirma que el cumplimiento del pago
de los tributos contribuye al pago de los impuestos municipales, y esto se
refleja por las transacciones realizadas en los diferentes bancos del país
producto de las operaciones aduaneras que ocurre en cada puerto y
aeropuerto.
Lo previamente mencionado, se ratifica que el pago de los tributos
contribuye a la economía del país. En aquellas ciudades donde estén no
físicamente instaladas las aduanas, es necesario realizar inversiones en
recursos que apoyen los procesos en las diferentes aduanas y beneficia a las
comunidades cumpliendo con la responsabilidad social.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Conclusiones
Considerando los resultados obtenidos en la aplicación de los
instrumentos, y una vez realizado el análisis de los mismos, se procede a
establecer las conclusiones del diagnóstico realizado en las aduanas objeto
de estudio, las cuales apoyan los objetivos de la investigación; estas son:
El primer objetivo, analizar las teorías concernientes que soporten el
estudio, permitió seleccionar aquellos conceptos teóricos para elaborar la
propuesta e identificar los elementos administrativos que se tomaron para
construir el modelo, como base fundamental se toma de la teoría clásica
administrativa los puntos fundamentales como planificación, dirección,
coordinación, control y ejecución.
La teoría fundamental de este estudio se consideró la administración
cibernética, de la que se toma el modelo sistema viable, donde se agrupan
todos los elementos del entorno, tanto los administrativos y los tecnológicos.
La teoría de sistemas, apoya en el uso de los sistemas de información y hace
énfasis en nuevos desarrollos que deben tomar en cuenta para la puesta en
marcha de la propuesta.
En cuanto a la teoría de la contingencia busca comprender y explicar el
modo como funcionan el sector aduanero en diferentes condiciones, que
varían de acuerdo con el ambiente, que son los factores externos que
influyen en los procesos.
En relación al diagnóstico de la situación actual de los procesos de
integración de empresas y aduana, este permitió evidenciar que los
mecanismos utilizados en los procesos aduaneros no hay un factor de
acuerdo con las empresas importadora, donde las actividades fluyen por
caminos diferentes y los resultados que se obtienen no son los más
eficientes en los puertos y aeropuertos. Se observó igualmente que existen
debilidades que se pueden corregir y fortalecer aquellas que funcionan
normalmente, por lo tanto fue primordial este análisis para el desarrollo de
este trabajo.
Es evidente la carencia de adecuadas políticas y procedimientos,
documentados y formalizados de los procesos aduaneros, lo que incrementa
la posibilidad de fallas en la integridad y confiabilidad del ambiente durante la
implementación de los cambios en el sistema. Así como también, la ausencia
de manuales a nivel técnico, sobre desarrollos internos realizados al sistema
de información, ya sea por personal interno o externo (proveedor del
sistema),
lo
que
puede
ocasionar
dependencia
de
los
analistas
desarrolladores y dificultar las futuras modificaciones, ya que no se tiene
información histórica de los cambios sufridos por el código fuente y/o las
estructuras de datos.
En cuanto a la determinación de los elementos que conforman el
entorno empresas aduanas, se puede establecer que fue la base
fundamental para la obtención de variables que aportaron componentes
importantes, para el enfoque generalizado en el deber ser del funcionamiento
de la gestión aduanera, así como las posibles fallas detectadas en los
procedimientos actuales en el entorno aduanero.
Los aspectos importantes que se toman en cuenta son los recursos
tecnológicos, financieros, humanos y estratégicos de vital importancia para
un modelo ideal que funcione de forma óptima. También es importante
resaltar a la tecnología como mecanismo teórico de la administración
cibernética, en la cual tratan la modernización de los sistemas de información
que existen en las aduanas y cómo desarrollarse nuevos sistemas
computarizados que apoyen a la construcción del modelo de sistema viable.
Asimismo, el cuarto y último objetivo, consistió en diseñar el modelo de
sistema viable que permita la composición de factores estratégicos para la
integración de empresas-aduanas, es la propuesta de un esquema que tome
los factores fundamentales como tecnológicos, estratégicos, financieros y
humanos donde se determina un prototipo de lo que se quiere implantar a
futuro. En este objetivo a que se establecieron claramente las necesidades
de infraestructura tecnológica indispensable y el personal que se amerita,
donde se capaciten para estos cambios que se originen en los procesos
aduaneros, de tal forma que permita una gestión óptima en los
procedimientos aduaneros.
En síntesis, la propuesta de un modelo de integración de empresasaduanas, tome en cuenta los factores humanos, tecnológicos, financieros y
estratégicos que permitan la optimización de los procesos aduaneros, esto
podrá mejorar las actividades que se realizan para alcanzar la eficiencia y
eficacia en los despachos aduaneros a tiempo y costos cierto de forma
transparente que permitan alcanzar metas de recaudación contribuyendo a la
economía del país, donde se le otorgue un excelente servicio a la empresas
para desarrollar su proceso productivo y que beneficiará a la comunidades,
gobiernos regionales y gobierno nacional con el pago de impuestos
tributarios, originando un impacto positivo en el ámbito aduanero.
Recomendaciones
Atendiendo a los hallazgos encontrados y a las conclusiones, debe
hacerse especial énfasis en la propuesta de un modelo de integración de
empresas – aduanas bajo el enfoque de administración cibernética, es un
método que, apoyado en recursos tecnológicos de avanzada y ubicado en un
contexto legal específico, persigue fortalecer las funciones de planificación,
control, dirección, coordinación y ejecución de las operaciones aduaneras,
pretende beneficiar a las empresas y aduanas así como al país y a sus
habitantes con un transparente manejo de los procesos de aduana, un
efectivo y eficiente manejo administrativo y un seguimiento del desempeño
del personal adscrito al Seniat.
Por todo ello, y en aras de generar alternativas de solución efectiva a la
problemática encontrada en la situación portuaria del país, en torno al
impacto financiero de la implementación del modelo, se conforman las
siguientes recomendaciones:
Las empresas y aduanas deben organizarse previamente, ya que la
implantación de un modelo de integración exige un esfuerzo previo de
formalización de la estructura organizativa, es decir, de todos aquellos
aspectos
relativos
a
la
existencia
de
elementos
de
planificación,
coordinación, ejecución, control, y tecnologías que contribuyan a la
optimización de los procedimientos aduaneros. Se debe disponer de
mecanismos tecnológicos que permita la administración de los procesos, con
acuerdos de servicios entre las empresas y aduanas, donde se debe
identificar los procesos, examinarlos y definir que indicadores son relevantes
para la obtención de resultados confiables y transparentes en la gestión
portuaria.
De parte de la responsabilidad de implantación del modelo, deben
considerar la elaboración de un programa detallado con tiempos y
responsables de forma recurrente, con el fin de observar los avances del
proyecto, lo que permita verificar las tareas efectuadas y las próximas a
realizar, así como identificar problemas potenciales en la elaboración de los
programa de trabajo que participen todo el recurso humano involucrado,
clave para precisar los tiempos que les llevarán ciertas actividades tales
como: adecuación y desarrollo de sistemas de información, depuración de
información, tiempo disponible para capacitación, elaboración de nuevos
procedimientos, optimización de procesos existentes, entre otros.
Es necesario crear un comité que represente a las empresas y
aduanas, ya que la implementación de este modelo tendrá repercusión en
todos los puertos y aeropuertos del país. El comité deberá reunirse con
periodicidad para revisar progresos, definir estrategias, asignar prioridades y
resolver conflictos. El compromiso y participación de la alta dirección son
indispensables.
Desarrollar estrategias para prevenir la resistencia al cambio por parte
del personal involucrado, en los procesos de la gestión integral de las
empresas y aduanas. Es necesario difundir a todo el recurso humano, la
justificación de la implantación del modelo de integración, los beneficios para
las empresas y la importancia de colaborar al máximo con los integrantes del
equipo de implantación del proyecto.
Deben tener claro el costo o precio del proyecto, ya que existen mucha
variedad, por ejemplo: costos de mantenimiento, costos adicionales no
previstos, formación adicional, desviación en el presupuesto adicional,
adquisición de hardware, costos de actualización, de capacitación entre
otros. Pero es clave determinar cuánto se puede gastar sin poner en peligro
la integridad financiera y del presupuesto público. El poder construir un
modelo requiere conocer todos los costos que tendrán en la selección e
implantación y poder así mitigar los efectos de los costos ocultos que
también existen.
Identificar claramente que es lo que se quiere, y definir criterios
realistas, seleccionando adecuadamente la solución que más sencillamente
se adapte a las necesidades reales de la empresas, incluida la opción de
desarrollar soluciones a medida. Esto supone analizar los procesos
existentes y evaluar las necesidades de rediseño con carácter previo a la
toma de decisiones, comparando incluso procesos similares en otros países.
Es recomendable prestar especial atención a tareas como la calificación
y formación del personal o a la implantación de políticas de descentralización
que trasladen la toma de decisiones donde se genere la información, de
forma que ésta resulte más fluida tanto vertical como horizontalmente.
Además, puede resultar aconsejable introducir sistemas de incentivos que
tomen como punto de referencia alguna medida de resultados, ya sea global
o grupal, con el propósito de potenciar el resto de actuaciones.
Se exhorta igualmente, a la continuación de este estudio por parte del
autor u otros investigadores, a través de su implementación del modelo de
integración, basado en las perspectivas de los factores tecnológicos de la
administración cibernética, que permita al sector aduanero y empresarial,
tomar una decisión de implantar en sus procesos, tecnología de información
basada en enfoques sistémicos de sus actividades.
LA PROPUESTA
Presentación de la Propuesta
El objetivo principal de esta propuesta es optimizar la gestión integral de
empresas –aduanas bajo el enfoque de administración cibernética y otros
elementos teóricos relacionados con el estudio. El propósito es que las
aduanas y las empresas puedan gestionar los procedimientos aduaneros de
forma conjunta y planificada en los diferentes
puertos y aeropuertos de
manera óptima, asegurando transparencia en los procesos involucrados y así
poder garantizar la recaudación fiscal que contribuye a la economía del país.
El análisis e interpretación de los datos, permitió conocer con claridad la
situación actual de las actividades aduaneras, para ello
se identificó un
conjunto de debilidades, de manera de poder establecer un plan de acción
acorde con los requerimientos y necesidades de las aduanas y empresas.
Entre los principales hallazgos, se apuntó a que no se utilizan
lineamientos que sistematicen o bien parametricen los elementos de
planificación, coordinación, control, ejecución, dirección y normalización, ya
que estos, solo se fundamentan en su experiencia y en lo que suponen que
es el deber ser. Por esta razón, se presentan numerosas irregularidades en
la gestión aduanera, esto conlleva a que el Seniat no tenga una gerencia
eficiente y óptima en el uso de los recursos financieros, estratégicos y
tecnológicos.
Por lo antes planteado, se desarrolla un modelo sistema viable que
tomen en cuenta los elementos de planificación, coordinación, control,
ejecución, dirección y normalización basado en la administración cibernética,
donde se presenta de forma clara las actividades que se deben realizar, los
procedimientos que deben existir y los controles que se deben implementar
para que existe un adecuado flujo de información en los procesos aduaneros
que ocurren en las aduanas del país.
Justificación de la Propuesta
Los procesos aduaneros son elementos importante para el cumplimento
de la política fiscal en Venezuela, y a la contribución de la economía del país,
por el conjunto de importaciones y exportaciones que se operan en los
puertos y aeropuertos, basta tan sólo una brecha en la coordinación entre las
empresas-
aduanas
y
demás
variables
del
entorno
para
crear
improvisaciones en la operaciones pertinentes. Por esto, parte de la solución,
la tecnología juega un papel importante y no podrá ser ignorada,
especialmente por la demanda de transacciones que ocurren en los
mecanismos utilizados en el Seniat, donde implica mayor integración y
globalización de los sistemas que allí se utilizan y la tecnología de
información.
La integridad, confidencialidad, confiabilidad y disponibilidad de la
información, sólo puede ser prevista adoptando los mecanismos adecuados
utilizados en los procesos aduaneros. Asimismo, el aumento de las
importaciones
incrementa
la
necesidad
de
establecer
políticas,
procedimientos y metas disminuyen los riesgos que se produzca un
desorganización que sea de vital importancia para el Seniat. A las empresas
y aduanas se le debe proporcionar herramientas tecnológicas que pueda
facilitar la continuidad de las operaciones y la toma de decisiones que se
realice de forma eficiente basado en lineamientos estratégicos establecidos
por los acuerdos de las empresas y aduanas.
Adicionalmente debe hacerse hincapié que el propósito de esta
propuesta, es permitir a las aduanas y empresas obtener la flexibilidad que
necesitan para operar en medios ambientes rápidamente cambiantes y
complejos, con el objetivo de mantener la secuencia de los procesos
organizacionales que respaldan a los procesos aduaneros.
Por tal motivo se hace necesario un aprovechamiento adecuado de
todos los recursos humanos, financieros y tecnológicos que se puedan
utilizar, lo que lleva a una búsqueda del alineamiento entre las empresas,
aduanas y demás variable del entorno. Esto permite al recurso humano
involucrado en la gestión aduanera hacer las actividades de forma más
coherente y optimizar los despachos aduaneros en el tiempo establecido por
los acuerdos con las empresas.
Fundamentación de la Propuesta
La propuesta está fundamentada en el diagnóstico, resultado que se
obtuvieron de los instrumentos aplicados y el análisis situacional, enriquecido
con la revisión bibliográfica sobre temas pertinentes.
Desde el punto de vista práctico, la propuesta se enmarca en las
necesidades y requerimientos que se presenta actualmente en las aduanas
del país, de manera tal que se pueda mejorar de manera significativa la
gestión de procesos aduaneros.
Desde el punto de vista metodológico, la propuesta está sustentada en
criterios científicos y técnicos, lo que garantiza el logro de los objetivos
planteados.
Estructura de la Propuesta
La presentación de esta propuesta está estructurada de acuerdo con el
esquema mostrado a continuación:
Objetivo general.
Objetivos específicos.
Alcance.
Factibilidad.
Descripción de la propuesta.
Administración de la propuesta.
Objetivo General
Optimizar la gestión integral de empresas –aduanas bajo el enfoque
de administración cibernética.
Objetivos Específicos
Evaluar los recursos actuales disponibles para el diseño del proceso de
gestión de empresas-aduanas.
Construir un plan de trabajo de acuerdo a los elementos financieros,
tecnológicos, humanos y estratégicos.
Desarrollar un plan de acción en función de los requerimientos del
modelo de sistema viable.
Describir los lineamientos estratégicos para la creación de un patrón
orientado en los estándares y procedimientos que permitan el uso eficiente
de las tecnologías de información en la toma de decisiones en las aduanas.
Generar un modelo de plataforma tecnológica que permita adecuar las
estrategias y los recursos humanos a partir de la diversidad de intereses y
necesidades del Seniat y las empresas importadoras.
Alcance
La propuesta se fundamenta en un modelo cibernético que permita
adecuar las estrategias y recursos humanos a partir de la diversidad de
intereses y necesidades del Seniat en conjunto con las empresas
importadoras. Los pilares bases se listan a continuación:
Reforzar la administración y control aduanero brindándole al Gobierno
Venezolano estadísticas precisas y oportunas, acerca de las operaciones
aduaneras y de comercio exterior con fines de recaudación fiscal -política
comercial.
La racionalización y simplificación de la documentación de los
procedimientos aduaneros.
Establecer mecanismos de control para el manejo de las operaciones
de importaciones, exportaciones y actividades relacionadas con la gestión
portuaria.
Facilitar a las empresas, el estatus de sus importaciones y
exportaciones, de tal forma que puedan prevenir y planificar sus operaciones
de las actividades de servicios que prestan al país.
Factibilidad
La propuesta de un modelo de sistema viable conjugando los factores
estratégicos, financieros, humanos y tecnológicos basados en modelos
cibernéticos para la optimización de la gestión aduanera es factible, tal y
como se describe a continuación:
Factibilidad Técnica
La propuesta se considera técnicamente factible, puesto que las
aduanas que fueron parte de la investigación, poseen la plataforma
tecnológica necesaria para implementar un modelo riguroso, orientado al
manejo de los recursos técnicos, humanos y físicos que se amerita en la
solución de la propuesta.
Cabe señalar que existen proyectos a mediano plazo, como lo es la
construcción de una plataforma tecnológica involucrando desarrollos de
sistemas de información, que permita compartir información entre: empresas,
almacenadoras, aduanas, transportistas aunado a la
consulta de la
información del estatus de las operaciones de los puertos y aeropuertos. Esto
refleja un indicador interesante, donde el cambio en la forma trabajo y en los
procesos requerirán una mayor integridad puesto que los nuevos escenarios
operativos de las tecnologías de información estarán disponibles para su
ejecución.
Técnicamente hablando la propuesta es factible, ya que se resume en
el establecimiento de estrategias y procedimientos que corrijan problemas de
desempeño plenamente identificados en esta investigación, así como las
tecnologías de información con características claramente establecidas.
Factibilidad Operativa
La propuesta es factible operativamente, ya que el Seniat cuenta con
recursos humanos necesario calificados para adaptar modelos de integración
que se adecuen a los lineamientos estratégicos de coordinación y control con
las empresas, de igual forma se cuenta con una gerencia receptiva y con
plena disposición de elevar los niveles de eficiencia y eficacia de la
operatividad en la gestión aduanera.
Factibilidad Económica
A pesar que la disponibilidad presupuestaria del Seniat es poca para la
cantidad de proyectos que se deben ejecutar en el año, se puede incluir este
proyecto en el informe gestión, para que de esta manera se pueda integrar al
nuevo período, destacando que en la actualidad es importante invertir en las
tecnologías de información así como en otros gastos operativos en recursos
que se vayan a utilizar.
Descripción de la Propuesta
La propuesta de una arquitectura de tecnologías de información en las
aduanas basadas en el modelo sistema viable se puede describir en términos
generales de la siguiente manera:
El fundamento que está detrás del modelo viable, es que las aduanas
está compuesta por equipos de trabajo, con un nivel alto de conocimiento y
excelente comunicación en su entorno; pero, que con una serie de pautas
claras y mecanismos de coordinación y control, permitan modularlas como
una red tecnológica con identidad y cohesión para manejar planes
estratégicos en conjunto con las empresas, de tal forma que se logre
resultados
adecuados
considerando
como
variable
del
entorno
organizacional.
En tal sentido se espera que a través de un modelo de sistema viable,
la tecnología de información brinde la posibilidad de elevar la planificación
financiera estratégica, para dar soporte a las aduanas estableciendo
objetivos de rendimiento y directrices para la asignación de recursos en el
desarrollo de planes operacionales con presupuestos públicos.
Con la sistematización de procesos se podrá obtener información,
estadísticas, indicadores de los actores involucrados como empresasaduanas, estableciendo acuerdos para la ejecución de las actividades, que
pueda mejorar e incrementar la economía, tomando en cuenta el ámbito
político y financiero del país.
Se debe reforzar aquellas actividades tecnológicas que fortalezcan la
ejecución de las operaciones aduaneras, cabe señalar que se debe
desarrollar un sistema de información integrado para el manejo de
información oportuna involucrando indicadores de gestión, de tal forma que
las empresas puedan conocer el estatus de sus importaciones y
exportaciones de forma inmediata. Agilizando los servicios en los diferentes
puertos y aeropuertos del país.
Dicho sistema requiere disponer de una base de datos para controlar
los presupuestos o recursos controlando el flujo económico real de las
recaudaciones de impuestos, donde se actualizan las transacciones que
sean propias de cada empresa y capturadas por los sistemas de información
transaccionales y convencionales del uso de las aduanas, donde la principal
fortaleza, es que a partir de la información registrada se transforma en
indicadores de gestión que detectan las desviaciones con respecto a valores
presupuestados, los cuales son tomando en cuenta para la toma de
decisiones correspondientes.
Se debe mecanizar todos los procedimientos y regímenes aduaneros
(control de la carga, procesos de despacho, monitoreo del tránsito) mediante
capacidades de control aduanero sólidas y endógenas a través del
procesamiento manifiesto y completo de las declaraciones, cálculos de
riesgo, selectividad, contabilidad y cálculo automático de derechos y tributos.
El modelo de sistema viable para la construcción de los elementos que
se deben tomar en cuenta se describe en la figura 7 a continuación:
DIRECCION
•Planificacion del
Servicio (Planes,
Metas)
•Coordinación de
las operaciones
aduaneras
Objetivos
Estrategicos
EmpresasAduanas
Toma de
Decisiones
Indicadores
de Gestion,
Despachos
•Control
(Procedimientos,
Leyes, Politicas)
•Ejecucion
(Tecnologia,
Recursos
Humanos)
AMBIENTE ORGANI ZACIONAL
(FACTORES EXTERNOS)
Figura 7. Modelo de Sistema Viable.
Planeación
El segmento de planeación, es referido a los planes estratégicos que
deben realizar para determinar los objetivos trazados en las operaciones de
aduana, esto debería hacerse en conjunto con las empresas, donde exista
una realidad para ejecutar los despachos, en este proceso deberían hacerlo
anualmente para pronosticar las importaciones y exportaciones de las
empresas, ya que de acuerdo a un patrón predeterminado de actividades, se
debe prever las condiciones que se van a dar en los puertos y aeropuertos,
tomando en cuenta su capacidad en cuanto a estructura física, recursos
humanos, tecnología, y recursos financieros, de tal forma que contribuye de
forma organizada en los procesos aduaneros en todas su etapas.
Por lo tanto, para ejecutar estas actividades se deben tomar en cuenta
estos lineamientos:
Determinar los objetivos estratégicos en las aduanas y por parte de las
empresas.
Pronosticar los resultados o despachos aduaneros, de tal forma de no
encontrar desviaciones en el proceso aduanero que puedan entorpecer las
metas.
Establecer las condiciones del entorno como ambientales, tecnológicos,
climáticos y así como otros que puedan condicionar las actividades, esto bajo
las cuales se hará el trabajo en los puertos y aeropuertos en el país.
.
Seleccionar y asignar las tareas al personal competente para lograr los
objetivos estratégicos.
Establecer un plan general de logros alcanzados de forma mensual
enfatizando la creatividad para
encontrar medios nuevos y mejores de
desempeñar el trabajo, esto como medida de retroalimentación de las
actividades.
Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño que
ayude a la gestión de las aduanas y empresas para la optimización del
proceso aduanero.
Anticipar los posibles problemas futuros, esto involucra a las
condiciones externas que puedan afectar el proceso, como tecnología,
cambios climáticos, recursos humanos, estructura física y
maquinarias
utilizadas en los puertos y aeropuertos.
Coordinación
Las actividades de coordinación, debe entrelazar las empresas,
aduanas y otros entes involucrados en el proceso, de tal forma que puedan
realizar de forma coherente las actividades aduaneras y obtener resultados
satisfactorios en el proceso.
Para cumplir con los procesos aduaneras se deben distribuir o señalar
las necesarias actividades de trabajo entre los actores involucrados e indicar
la participación del recurso humano y de la empresas. Esta distribución del
trabajo está guiada por la naturaleza de las actividades aduaneras, la
capacidad de las instalaciones físicas disponibles.
Estas actividades están agrupadas y asignadas de manera que un
mínimo de gastos o un máximo de satisfacción del recurso humano logren
para alcanzar las metas propuestas, de tal forma que se pueda medir
eficiencia y eficacia en las tareas ejecutadas de forma coordinada por el
personal involucrado.
Las actividades que se deben hacer en este proceso son las siguientes:
Subdividir los procesos en unidades operativas de forma conjunta entre
las empresas y aduanas.
Reunir los puestos operativos claves en los puertos y aeropuertos en
unidades manejables y relacionadas.
Determinar las actividades del personal competente en el proceso.
Seleccionar y colocar al recurso humano adecuado para la ejecución de
las actividades aduaneras.
Definir los niveles jerárquicos del personal para los acuerdos de
servicios entre las empresas y aduanas, de tal forma que contribuya a las
comunicaciones en los procesos.
Control
Es importante, que en los procesos aduaneros se vigile o comprueba
cada unas de las actividades que allí se realizan con el fin de asegurar que el
trabajo este progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo establecido
en los procesos.
A continuación se describe las actividades que deberían realizarse para
este elemento:
Las empresas deben cumplir a cabalidad con las leyes y políticas
establecidas por las aduanas, de tal forma que puedan garantizar
transparencia en el proceso.
Se deben ajustar los procesos a nuevos procedimientos que puedan
mejorar las operaciones, de tal forma que se aproveche al máximo el recurso
humano utilizando herramientas tecnológicas para agilizar las actividades
que se ejecuta en las aduanas.
Evaluar los resultados esperados contra políticas de desempeño, para
la agilización de las operaciones aduaneras.
Idear los medios efectivos para medir los tiempos de despachos en
cuanto a la nacionalización y exportación de mercancías.
Informar a los niveles gerenciales de las aduanas, los medios de
medición para poder realizar toma de decisiones.
Transferir datos referidos al proceso aduanero detallados de manera
que muestren las comparaciones y las variaciones en las diferentes
actividades portuarias.
Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias para
garantizar eficacia en los procesos, de tal forma que contribuya a la
disminución de errores.
Informar al personal responsable de las correcciones en los procesos
para las mejoras de las actividades aduaneras.
Ejecución
Para llevar a cabo físicamente procesos aduaneros que resulten de los
pasos de planeación y coordinación, es necesario que se tomen medidas que
inicien y continúen las acciones requeridas para que el recurso humano
ejecute las tareas correspondientes. Entre las medidas comunes utilizadas es
ejecutar el plan de acción de cada unas de las actividades, con compromiso
para el logro de los objetivos estratégicos panificado por aduanas y
empresas. Cabe señalar que existe una serie de tópicos que deben ser
tomadas en cuenta como apoyo a la ejecución entre estas son:
Apoyarse en herramientas tecnológicas como ofimática para la
agilización de tareas de oficina, en cuanto al manejo de documentos,
formatos y otros relacionados con el proceso.
Desarrollar un sistema de información que integre a las empresas y
aduanas, de tal forma que este contemple las actividades en conjunto para
una mejor comunicación, eficiencia y transparencia en los procesos, el
sistema debe gestionar todos los eventos que ocurren en un proceso
aduanero en tiempos y costos ciertos.
Mejorar la infraestructura tecnológica a nivel lógico y físico, ampliando
canales de comunicación, mejoras de las redes, optimización de Internet,
reingeniería de sistemas informáticos adaptados a las variables de entorno
en las aduanas así como, otros elementos de normas y procedimientos que
puedan implementarse para gestionar el proceso aduanero.
Utilizar indicadores de efectividad que mida la gestión en los puertos y
aeropuertos, esto a través de los resultados de sistemas informáticos que
funcionen en las aduanas.
Poner en práctica la filosofía de participación de empresas y aduanas.
Comunicar con efectividad y en tiempo justo el resultados de los
despachos aduaneros.
Entre los elementos involucrados, el más relevante es la dirección, ya
que engloba todas las actividades que deben realizarse para lograr la gestión
empresas-aduanas. Este nivel es la puesta en marcha del proyecto tal como
que se describe a continuación:
Dirección
La dirección pone en marcha las actividades, es la que coordina, dirige
y establece los lineamientos en las actividades aduaneras. Las gerencias
deben lograr el máximo rendimiento de los recursos tantos financieros,
tecnológicos, humanos y técnicos de acuerdo con los aspectos tratados en el
segmento de la planificación.
Las gerencias de las aduanas y de las empresas son artífices para la
implementación de esta propuesta, ya que ellas son las figuras que
representan la toma de decisiones acertadas. Para que todo sea coordinado,
deben hacer seguimiento de las operaciones que se ejecutan en las
aduanas, para lograr un proceso de retroalimentación constante que permita
maximizar la eficiencia y eficacia de los procesos aduaneros.
Todo esto indica que a través de la dirección como ente ejecutor lidera
y controla el trabajo que se realiza en los puertos y aeropuertos, es el que
señala las políticas de cómo deben hacer los trámites correspondientes para
hace cumplir los procedimientos y lograr el cumplimiento de las metas.
Las gerencias de las aduanas y las empresas deben tener acuerdo de
servicios a través de reuniones de trabajo para lograr la efectividad en los
procesos aduaneros, de tal forma que la meta de recaudación de impuestos
aduaneros genere ingresos para el país y que a través de la nacionalización
y exportación de mercancía se aporte al aparato productivo de la nación,
contribuyendo a la política fiscal y economía del país, por eso el segmento de
dirección es la eslabón principal dentro de la administración.
Ambiente Organizacional
Este último segmento se considera como el entorno y los factores que
influyen lo cual se debe tomar en cuenta para aquellos cambios que influyan
en las operaciones de aduana, como por ejemplo cambio de leyes,
procedimientos, climáticos, políticas del gobierno central, recursos humanos,
así como otros que de una u otra forma puedan afectar los procesos
aduaneros.
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