Reglamento para el Trámite y Pago de Horas Extras en el Instituto

Reglamento para el Trámite y Pago de Horas Extras en
el Instituto Nacional de Fomento Cooperativo.
INSTITUTO NACIONAL DE FOMENTO COOPERATIVO
La Junta Directiva del Instituto Nacional de Fomento Cooperativo, mediante Acuerdo de Junta
Directiva xxx, Sesión xxxxx, celebrada a las xxxx del día xxxx, resolvió aprobar el Reglamento para
el trámite y pago de horas extras en el Instituto Nacional de Fomento Cooperativo; cuyo texto
integral es el siguiente:
Reglamento para el Trámite y Pago de Horas Extras en el Instituto Nacional
de Fomento Cooperativo.
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo º—Objetivo. Este reglamento tiene como objetivos:
a. Establecer que el uso de tiempo extraordinario debe ajustarse al principio de excepción y
eventualidad.
b. Definir la normativa interna para el trámite y pago de tiempo extraordinario en el INFOCOOP.
c. Unificar las directrices existentes en la Institución sobre la materia y establecer los mecanismos
de control interno apropiados.
d. Establecer que resultan improcedentes aquellas situaciones en que un solo funcionario trabaje
en forma permanente la jornada ordinaria y extraordinaria.
Artículo º—Definiciones. Para los efectos legales que se deriven de la aplicación del presente
Reglamento, se entenderá por:
INFOCOOP: Instituto Nacional de Fomento Cooperativo.
Trabajadores (as) o servidores (as): Personas físicas que prestan al INFOCOOP personalmente
sus servicios intelectuales, manuales o de ambos géneros con relación de subordinación jurídicolaboral y que perciben salario.
Puestos de confianza: Se entenderá por puestos de confianza los definidos en el Reglamento de
Puestos de Empleados de Confianza Subalternos del Sector Público, Decreto Ejecutivo 29141 del
13 de diciembre de 2000.
Jornada Laboral: Es el tiempo efectivo máximo que el o la servidor (a), como resultado de un
contrato laboral o de una relación establecida, está al servicio del patrono o representante laboral,
en este caso el INFOCOOP, en las condiciones de subordinación y dependencia. La jornada
máxima puede tener las siguientes modalidades:
a) Jornada ordinaria: Es la jornada habitual del trabajador, con un horario plenamente
establecido, el cual no debe sobrepasar las ocho horas durante el día, seis horas por la noche, y
cuarenta y ocho por semana, según el artículo 136 del Código de Trabajo. La jornada ordinaria de
trabajo para los servidores del INFOCOOP será de ocho horas diarias, de lunes a viernes en forma
continua, de las ocho horas a las dieciséis y treinta horas, sea cuarenta y dos y media horas por
semana.
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b) Jornada extraordinaria: Es la jornada de trabajo que se desarrolla extraordinariamente y debe
obedecer a una necesidad imperiosa por parte de la Administración; es decir, se trata de una
circunstancia excepcional, derivada de una situación específica que lo amerite, de ahí que no se
convierta en habitual, en perjuicio de la jornada ordinaria establecida para responder a las
necesidades de orden público, interés social y en defensa de la salud del trabajador. Se trata de
labores urgentes y temporales que surgen en un momento determinado. La jornada extraordinaria
se clasifica de la siguiente forma:
a. Horas con valor sencillo: Las horas que han sido laboradas en día sábado, domingo, feriado,
asueto o descanso y que no han sobrepasado la jornada ordinaria de ocho horas.
b. Horas con valor de tiempo y medio: Las horas que se laboran después de la jornada ordinaria
y que la suma de ambas jornadas no sobrepase doce horas diarias.
c. Horas con valor doble: Las horas que sobrepasan la jornada ordinaria que han sido laboradas
en días sábados, domingo, feriados, asueto o descanso.
Reporte de horas extras: Documento que envía la Dependencia, Proceso o Macroproceso, al
Proceso Desarrollo Humano, en donde el funcionario (a) laboró el tiempo extraordinario. En el
reporte de horas extras deberá aparecer la fecha, lugar donde se ejecutó el trabajo, el nombre del
funcionario, número de cédula, puesto que ocupa, horario correspondiente a la jornada
extraordinaria especificado por día, descripción del trabajo ejecutado, la indicación de si el tiempo
fue sencillo, tiempo y medio o doble, periodo que abarca, firma del funcionario y del superior, quien
dará fe del trabajo realizado así como de las respectivas autorizaciones. Este documento no
deberá contener alteraciones, borrones ni tachaduras, considerando que es el respaldo del tiempo
por reconocer y pagar.
CAPÍTULO II
Del Procedimiento de autorización
Artículo º—La jornada extraordinaria no podrá exceder de doce horas diarias sumadas tanto la
jornada ordinaria como la extraordinaria, de conformidad con lo dispuesto por el Artículo 140 del
Código de Trabajo; por lo tanto el máximo a laborar en jornada extra podrá ser hasta de 4 horas
diarias, salvo los días sábados, domingos, feriados, de asuetos o descanso declarados por norma
expresa en que se podrá un máximo de doce horas.
Artículo º—Quedan excluidos del pago de la jornada extraordinaria los y las servidoras que ocupen
puestos de confianza y de jefatura, así como quienes ocupen puestos excluidos de la limitación de
la jornada de trabajo, de conformidad con el Artículo 143 del Código de Trabajo.
Artículo º—No se podrá autorizar jornada extraordinaria a un mismo servidor (a) en forma sucesiva
durante más de tres meses, en virtud de que desnaturaliza el carácter extraordinario de este tipo
de jornada.
Artículo º—La jornada extraordinaria, por su propia naturaleza, solamente procede una vez
concluida la jornada ordinaria.
Artículo º—Se podrá autorizar el tiempo extraordinario a funcionarios que laboren como mínimo
una hora extra después de concluida su jornada ordinaria.
Artículo º—Toda solicitud para laborar en tiempo extraordinario, será autorizada por la Dirección
Ejecutiva y tramitada por medio del Proceso Desarrollo Humano con quince días naturales de
antelación previa a la realización de los trabajos, salvo casos de urgencia a juicio de la Dirección
Ejecutiva.
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Artículo º—Toda solicitud para laborar tiempo extraordinario la presentará el superior inmediato del
funcionario (a) al Proceso Desarrollo Humano y debe contener la siguiente información:
a) Nombre completo del o la servidora que va a laborar la jornada extraordinaria.
b) Cédula de identidad y número de expediente de personal del o la servidora que va a laborar
jornada extraordinaria.
c) Período en que laborará la jornada extraordinaria.
d) Nombre del puesto que desempeña el servidor (a).
e) Justificación razonada por la cual se requiere laborar jornada extraordinaria.
f) Número de horas requeridas para laborar el tiempo extraordinario.
Artículo º—Desarrollo Humano revisará las solicitudes para laborar tiempo extraordinario y velará
que cumplan con la normativa y procedimientos establecidos.
Artículo .º—Una vez recibida la solicitud, Desarrollo Humano en los siguientes cinco días hábiles
trasladará la solicitud a la Dirección Ejecutiva para su autorización.
Artículo .º—La Dirección Ejecutiva, comunicará a Desarrollo Humano, las solicitudes aprobadas
para laborar en jornada extraordinaria el mes siguiente, dentro de los cinco días hábiles posteriores
al comunicado del Proceso, especificando la cantidad de horas autorizadas.
Artículo º—Requisitos. Toda boleta de autorización de tiempo extraordinario deberá cumplir con
los siguientes requisitos:
a) Ser tramitada por el Superior Inmediato.
b) Indicar la justificación por la cual se requiere laborar tiempo extraordinario.
c) Señalar la cantidad de horas extraordinarias mensuales solicitadas por actividad, indicando la
clase de puesto que ocupa el funcionario y el horario establecido.
d) Indicar el período de duración del trabajo por realizar fuera de la jornada laboral, es decir
durante la jornada extraordinaria.
e) Contar con el nombre y la firma del funcionario que laborará el tiempo extraordinario.
f) Contar con el visto bueno de la Coordinación respectiva y aprobación de la Dirección Ejecutiva.
Cumplidos los requisitos anteriormente mencionados, el documento deberá quedar archivado en la
oficina donde se tramitó, a efectos de mantener un control sobre el trabajo de tiempo
extraordinario.
CAPÍTULO III
De las responsabilidades
Artículo º—Órganos responsables. La verificación, aplicación y el cumplimiento del presente
reglamento estará a cargo de la Dirección Ejecutiva, los distintos Procesos y Macroprocesos y en
especial el Proceso Desarrollo Humano. Es obligación de todos los funcionarios (as) acatar lo
dispuesto en el presente Reglamento.
Dirección Ejecutiva: Será la encargada de dictar las políticas en cuanto al trabajo de tiempo
extraordinario, de acuerdo con el presente reglamento y la legislación laboral vigente, además de
establecer los límites máximos para laborar tiempo extraordinario en las diferentes dependencias
del INFOCOOP y las modificaciones que sean requeridas.
Asimismo, orientará sus decisiones con el objetivo de disminuir al máximo los gastos por concepto
de pago de horas extras.
Es la encargada según criterios de economía, lógica, eficiencia y eficacia, de aprobar la cantidad
de horas extras anuales para INFOCOOP, previo Estudio Técnico realizado por Desarrollo
Humano, exponiendo las razones para el pago de horas extras de los funcionarios y velando en
coordinación con Administración y Finanzas y Desarrollo Estratégico, de que exista el contenido
económico necesario.
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Le corresponde autorizar las solicitudes de tiempo extraordinario, previo visto bueno de las
Coordinaciones respectivas y revisión y recomendación del Proceso Desarrollo Humano.
Desarrollo Humano: Le corresponderá fiscalizar la correcta aplicación de las disposiciones en el
presente reglamento y ejecutar las directrices emanadas por la Dirección Ejecutiva.
Comunicará formalmente a las instancias involucradas, los límites máximos establecidos por la
Dirección Ejecutiva y las modificaciones que se realicen a estos. También le corresponderá
requerir informes periódicos para conocer las tendencias del gasto y cantidades de horas extras
que se generen en la Institución, fundamento para proponer a la Dirección Ejecutiva medidas de
control y reducción del gasto por ese concepto.
Coordinar con Administración y Finanzas, para que, como unidades ejecutoras del gasto por
concepto de tiempo extraordinario; ejerzan un adecuado control del gasto y el monto
presupuestado y presenten informes periódicos de las tendencias entre el gasto y las cifras
presupuestadas, proponiendo oportunamente a la Dirección Ejecutiva, las medidas de solución que
se estimen pertinentes.
Le corresponderá la revisión y el trámite de todo lo relativo al pago por concepto de tiempo
extraordinario, de acuerdo con el presente reglamento y las directrices emanadas por la Dirección
Ejecutiva, en relación con este recurso, así como la emisión y remisión de informes a la Dirección
Ejecutiva respecto de las tendencias del gasto. Por lo anterior, deberá llevar un estricto control de
los topes de tiempo extraordinario establecidos para cada dependencia y hacer del conocimiento
de la Dirección Ejecutiva su comportamiento en forma periódica. Además deberá verificar la
procedencia del pago por este concepto.
Coordinaciones: Deberán determinar las necesidades de laborar tiempo extraordinario y, previo a
la autorización, revisar que las boletas de autorización de trabajo extraordinario y los reportes de
horas extras cumplan con lo establecido en el presente reglamento, así como controlar que no se
sobrepasen los topes establecidos por la Administración para los distintos Procesos y
Macroprocesos.
Las Coordinaciones mantendrán mecanismos y controles adecuados que aseguren el
cumplimiento de la jornada extraordinaria en labores propias del trabajo asignado y verificarán que
ese trabajo destinado a ejecutarse en la jornada extraordinaria, haya sido efectivamente realizado.
Asimismo, velarán porque la jornada extraordinaria no se utilice para subsanar errores cometidos
por el servidor, según lo establecido en el artículo 139 del Código de Trabajo.
Las Coordinaciones dispondrán de registros internos, mecanismos y la documentación requerida
para asegurar un adecuado control de las horas extras generadas en sus unidades, entre otros
aspectos relativos a: especificación clara de las labores por ejecutar durante la jornada
extraordinaria; registro interno de entrada y salida del servidor que labora tiempo extra; sistema de
verificación de cumplimiento de las labores asignadas para desarrollar en esa jornada; supervisión
de las labores asignadas para ejecutar en la jornada extraordinaria, y confrontación de los datos
del registro interno con los disponibles en Desarrollo Humano.
Proceso Administración y Finanzas: En coordinación con Desarrollo Humano, como unidades
ejecutoras del gasto por concepto de tiempo extraordinario, deberán ejercer un adecuado control
del gasto y el monto presupuestado y presentar informes periódicos de las tendencias entre el
gasto y las cifras presupuestadas, proponiendo oportunamente a la Dirección Ejecutiva, las
medidas de solución que se estimen pertinentes.
Artículo º.—Son responsabilidades del funcionario al que se le autoriza laborar tiempo
extraordinario:
a) Efectuar los registros respectivos donde se demuestre el tiempo efectivamente laborado,
confeccionar la boleta de autorización y el respectivo reporte de horas extras, indicando todos los
datos que en el documento se solicitan, haciéndose responsable por cualquier omisión o alteración
que se diera antes de ser entregada. Salvo casos en que la jornada se concluya fuera de la
Institución, se permitirá el control aplicando el formulario diseñado al efecto, el cual debe ser
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refrendado por el superior inmediato, dando fe del tiempo extraordinario reportado por el
funcionario.
b) Informar a Desarrollo Humano, cualquier daño o desperfecto encontrado en el sistema de
marca, con el fin de que el tiempo extraordinario se registre manualmente mediante el indicado
formulario.
c) Reportar las horas extras en el formulario "Reporte de horas extras" en forma ordenada, sin
tachaduras ni borrones, tomando en cuenta las siguientes indicaciones, de lo contrario no se
tramitará:
c.1 El formulario debe llenarse a máquina o imprimirse.
c.2 El reporte de horas extras, se remitirá a Desarrollo Humano por períodos mensuales.
c.3 Especificar claramente el nombre, cédula, número de expediente de personal, puesto que
ocupa y la dependencia donde labora.
c.4 Detallar claramente el trabajo realizado y los resultados obtenidos.
c.5 Tratándose de jornada extraordinaria realizada fuera de la Institución, deberá especificarse los
nombres y firmas del funcionario, del responsable de la gira y del superior (a) inmediato (a), en
señal de que respalda la veracidad del mismo.
c.6 No reportar más horas extras de las autorizadas.
d) El reporte de horas extras debe presentarse en Desarrollo Humano, dentro de los cuatro días
hábiles posteriores a la finalización del período autorizando o mes respectivo.
Artículo .º—No procederá el pago de horas extras cuando el funcionario (a) debe laborar fuera de
su jornada laboral por propia negligencia o falta en el cumplimiento de su trabajo.
Artículo .º—En el ámbito de aplicación de este Reglamento, son responsabilidades del Proceso
Desarrollo Humano además:
a) Recibir y tramitar los reportes que cumplan con todos los requisitos establecidos, o los que
apruebe la Dirección Ejecutiva en situaciones especiales, siempre cumpliendo con las
disposiciones vigentes sobre la materia. Además, será responsabilidad de este Proceso disponer
de un adecuado, oportuno y confiable sistema de información sobre tiempo extraordinario, que
permita generar informes periódicos y los requeridos para la toma de decisiones, las revisiones y el
control del gasto por ese concepto.
Será responsabilidad de la Coordinación, autorizar el trámite de pago de tiempo extraordinario en
forma adecuada y oportuna.
El funcionario (a) de Desarrollo Humano encargado de tramitar el pago de tiempo extraordinario,
será el responsable de verificar los datos incluidos en el reporte presentado y devolver los
documentos que no cumplan con los requisitos establecidos o que presenten errores o
correcciones. Asimismo, archivará adecuadamente, en orden cronológico, según se generen o
reciban, los documentos que sustentan el reconocimiento que se está pagando. Además, deberá
verificar que la información incluida en el reporte de horas sea coincidente, en cuanto a las horas
extras laboradas, según el registro de asistencia disponible en ese Proceso, y rechazará los casos
en que no apareciera registrado el tiempo extraordinario laborado por el servidor; asimismo, deberá
procesar las horas conforme se generaron cronológicamente.
b) Velar por la observancia de la normativa y los procedimientos establecidos.
c) Realizar los controles de marcas y verificar que la información del reporte de horas extras sea
concordante con el sistema para su registro.
d) Informar a la Dirección Ejecutiva en forma oportuna cualquier anomalía que detecte en el
procedimiento y tramitación del tiempo extraordinario.
e) Realizar las investigaciones que considere pertinentes sobre las jornadas con tiempo
extraordinario.
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f) Llevar el control y registro mensual de las horas aprobadas y laboradas por el funcionario en
tiempo extraordinario.
g) Elaborar los formularios de “Reporte de horas extras” y otros que contribuyan a la tramitación
respectiva y su pago.
CAPÍTULO IV
Del pago
Artículo .º—Desarrollo Humano no tramitará ninguna solicitud de pago de horas extras no
autorizada.
Artículo .º—Toda solicitud para el pago de tiempo extraordinario la presentará el funcionario (a)
autorizado para laborar las horas extras, ante el Proceso Desarrollo Humano, dentro de los cuatro
días hábiles posteriores al mes en que se trabajó el tiempo extraordinario. Después de ese plazo
no se tramitará ningún pago por horas extras.
Artículo .º—La solicitud para el pago de tiempo extraordinario, deberá acompañarse con la
siguiente información:
a) Formulario "Reporte de horas extras".
b) Evaluación del trabajo realizado, origen de las horas extras y resultado obtenido, firmado por el
superior inmediato del funcionario (a).
Artículo º.—No procederá en ningún caso el trámite de pago de jornada extraordinaria retroactivo
habiendo transcurrido más de un mes de finalizado el período que se autorizó.
Artículo º—Prohibiciones:
a) Desarrollo Humano no tramitará reportes de tiempo extraordinario y solicitudes de pago,
después de un mes de haber sido laborado. No podrá tramitar el pago de tiempo extraordinario de
funcionarios pertenecientes a Procesos o Macroproceso que hayan alcanzado el tope máximo
establecido por la Administración.
b) Se prohíbe la compensación de tiempo extraordinario por tiempo ordinario a los funcionarios que
laboren en jornada ordinaria.
c) Se prohíbe la autorización para que un servidor trabaje en forma permanente la jornada ordinaria
y extraordinaria.
Sin detrimento de la anterior disposición, la Dirección Ejecutiva podrá reconocer tiempo
extraordinario a aquellos funcionarios que deban cubrir situaciones de emergencia e imprevistas,
para solventar necesidades institucionales, aun cuando estas excedan el tope establecido.
CAPÍTULO V
Disposiciones finales
Artículo º.—La Auditoría Interna deberá efectuar los estudios sobre el pago de horas extras
laboradas de acuerdo con sus planes de fiscalización y enviar copia de su informe a la Dirección
Ejecutiva y Junta Directiva. Estos informes serán considerados para futuras solicitudes de
autorizaciones de jornadas extraordinarias, o bien para la revocatoria de una autorización de
jornada extraordinaria, sin perjuicio de la toma de otras acciones producto de las recomendaciones
respectivas.
Artículo º.—Se prohíbe el pago de la jornada extraordinaria que no se ajuste a las disposiciones
generales y específicas contenidas en el presente reglamento. Tratándose de solicitudes o reportes
que no cumplan con los requisitos establecidos, serán devueltos al funcionario (a) sin que medie
responsabilidad de la Administración por las consecuencias que el atraso ocasione.
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Artículo .—Cada seis meses la Coordinación de Desarrollo Humano presentará a la Dirección
Ejecutiva un informe sobre las horas extras laboradas y pagadas.
Artículo º.—Archivo de documentación. Las diferentes instancias que tengan relación con el
pago y trámite de tiempo extraordinario, deberán contar con un archivo en donde quede
documentado todo lo relativo a dicho asunto.
Artículo º.—Normativa supletoria. Cualquier disposición no contemplada en el presente
reglamento, se regirá por la legislación laboral vigente.
Rige a partir de su publicación."
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