CUENCA - Registro Mercantil

CUENCA
RENDICIÓN DE CUENTAS 2015
Contenido
1. OBJETIVO DEL INFORME ....................................................................................................... 3
2. CAMBIO HISTÓRICO DE LOS REGISTROS MERCANTILES ....................................................... 3
3. PRESENCIA DE LOS REGISTROS MERCANTILES EN CADA JURISDICCIÓN............................... 4
4. PRESUPUESTO DE GASTOS 2015 DEL REGISTRO MERCANTIL ............................................... 4
5. SERVICIOS A LA CIUDADANÍA COMO REGISTRO MERCANTIL ............................................... 5
5.1. PROCESOS DE INSCRIPCIONES ....................................................................................... 5
5.2. PROCESO DE CERTIFICACIONES...................................................................................... 7
5.3. MANEJO DE RECURSOS RESULTANTES DE LOS SERVICIOS REGISTRALES - CONTROL DE
REMANENTES ........................................................................................................................ 7
6. LOGROS DE LA GESTIÓN REGISTRAL DURANTE EL 2015 ....................................................... 8
6.1. CUMPLIMIENTO POR RESULTADOS GPR ALINEADO A LA DINARDAP ............................ 9
6.2. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD .............................................................................. 10
6.3. CAPACITACIONES ......................................................................................................... 11
6.4. CUMPLIMIENTO REQUERIMIENTOS Sistema de Notificaciones Electrónicas SINE: .... 13
6.5. TIEMPOS DE ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA.................................................................. 14
7. DESAFÍOS REGISTRALES PARA EL 2016 ............................................................................... 15
Dirección: Fresnos No. 1-100 y Av. Paucarbamba,
Edf. Los Fresnos, Planta baja, Oficina 002
Teléfonos: 07 409 1312 / 07 281 8790
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RENDICIÓN DE CUENTAS
INFORME DE GESTIÓN DEL REGISTRO MERCANTIL
DEL CANTÓN CUENCA 2015
1. OBJETIVO DEL INFORME
En la gestión y administración de los asuntos públicos, la rendición de cuentas en un proceso
de diálogo e interrelación entre autoridades y ciudadanía, mediante el cual se informa de las
acciones realizadas. La ciudadanía, por su parte, conoce y evalúa dicho trabajo, y ejerce así su
derecho a participar en la gestión de lo público.
Según el Art. 89 de la Ley Orgánica de Participación Ciudadana, “Se concibe a la Rendición de
Cuentas como un proceso sistemático, deliberado, interactivo y universal, que involucra a
autoridades, servidoras y servidores o sus representantes, según sea el caso, que estén
obligadas u obligados a informar y someterse a evaluación de la ciudadanía por las acciones u
omisiones en el ejercicio de su gestión y en la administración de recursos públicos.”
Cuando la ciudadanía se involucra en lo que la institución informa, y opina, ejerce su rol de
mandante y primer fiscalizador del poder público, como se define en el artículo 204 de la
Constitución. Cuando la institución rinde cuentas y la ciudadanía evalúa, se retroalimenta la
gestión pública y se promueve la corresponsabilidad.
2. CAMBIO HISTÓRICO DE LOS REGISTROS MERCANTILES
Hasta el año 1975, el encargado de realizar las inscripciones y certificaciones era el Registro de
la Propiedad de Cuenca.
El Registro Mercantil del cantón Cuenca comenzó a funcionar como tal mediante Resolución
publicada en el Registro Oficial N° 853 el 24 de junio de 1975. Desde esa fecha el Registro
Mercantil fue una entidad de índole privado.
A partir de mayo de 2011, el Registro Mercantil se convierte en entidad pública, alineándose con
las estrategias y objetivos del Gobierno Nacional, convirtiéndose en una institución moderna
que dispone de recursos tecnológicos de vanguardia ofreciendo servicios con calidad y calidez
en beneficio de sus usuarios.
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3. PRESENCIA DE LOS REGISTROS MERCANTILES EN CADA JURISDICCIÓN
Los actos y contratos que se inscriben en el Registro Mercantil son relativos a gravámenes sobre
bienes muebles, como compraventas con reservas de dominio, prendas industriales,
arrendamientos mercantiles, prohibiciones de enajenar ordenadas por la autoridad
competente, otras inscripciones como las matriculas de comercio, liquidación de sociedad
conyugal, adjudicaciones (cuando versan sobre bienes muebles), y en todo lo que se refiere a
las sociedades mercantiles, tales como la inscripción de la constitución de compañías, aumentos
de capital, modificaciones al contrato social, reformas al estatuto, etc.
La inscripción de estos actos en el Registro Mercantil tiene un doble carácter: preventivo y
represivo, amparando los derechos de los contratantes en una obligación y de igual manera, el
derecho de terceros.
4. PRESUPUESTO DE GASTOS 2015 DEL REGISTRO MERCANTIL
Un presupuesto es una estimación de un gasto que deberá concretarse para realizar una
actividad, proyecto o servicio. Se trata de un cálculo estimativo respecto al dinero que implicará
cierta actividad o la concreción de un proyecto.
Para el año 2015, el presupuesto de gastos del Registro Mercantil del cantón Cuenca asciende a
la suma de $ 289.225,68 (DOSCIENTOS OCHENTA Y NUEVE MIL DOSCIENTOS VEINTE Y CINCO
CON 68/100 DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE NORTE AMÉRICA), ejecutándose
$287.465,86 que representa el 99,39%.
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En el presupuesto de gastos constan valores tales como pago de personal, compra de bienes y
servicios corrientes (luz, agua, teléfono, comunicaciones, arriendo, guardianía, etc.)
5. SERVICIOS A LA CIUDADANÍA COMO REGISTRO MERCANTIL
El objetivo del Registro Mercantil es inscribir y certificar documentos sujetándose a lo que
manda la ley, de una manera transparente y veraz, con altos estándares de eficiencia,
responsabilidad, con una actitud de servicio y buen trato al usuario, en procura de brindar un
servicio público de calidad como lo garantiza la constitución.
Durante el año 2015 se receptaron 16.972 trámites entre inscripciones y certificaciones, esto
significa $633,633.14, en comparación al 2014 que ingresaron 17.575 trámites y $709,399.16;
se aprecia un decremento del 3.43% en trámites, y en ingresos un decremento del 10.68%
5.1. PROCESOS DE INSCRIPCIONES
Con el apoyo de reportes generados por el Sistema Nacional de Registros Mercantiles – SNRM,
se puede determinar que durante el 2015 se inscribieron 12,904 trámites, los cuales se resumen
en el siguiente cuadro:
TRAMITE
CONTRATOS DE COMPRAVENTA CON RESERVA DE
DOMINIO
NOMBRAMIENTOS
CANCELACIONES CONTRATOS DE
RESERVA/PRENDAS INDUSTRIALES
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PORCENTAJE
32%
22%
22%
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CONTRATOS DE PRENDA INDUSTRIAL
ACTOS SOCIETARIOS (CONSTITUCIONES,
AUMENTOS DE CAPITAL, ETC.)
OTROS
11%
8%
5%
Las inscripciones representan el 75% de trámites ingresados, y el 93% de los valores
recaudados divididos por actos de la siguiente manera:
TRAMITE
CONTRATOS DE COMPRAVENTA CON RESERVA DE
DOMINIO
CONTRATOS DE PRENDA INDUSTRIAL
ACTOS SOCIETARIOS (CONSTITUCIONES,
AUMENTOS DE CAPITAL, ETC.)
NOMBRAMIENTOS
CANCELACIONES CONTRATOS DE
RESERVA/PRENDAS INDUSTRIALES
OTROS
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PORCENTAJE
57%
19%
11%
6%
3%
4%
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5.2. PROCESO DE CERTIFICACIONES
Los trámites de certificaciones representan el 25% de trámites ingresados, pero únicamente el
7% de los valores recaudados, entre los que se destacan según el cuadro:
CERTIFICADO
GRAVÁMENES DE BIENES
CERTIFICADO DE VIGENCIA DE CONTRATO
CERTIFICADOS DE NOMBRAMIENTO
COMPULSA DE DOCUMENTO INSCRITO
COPIAS DE NOMBRAMIENTOS INSCRITO
CERTIFICACIONES DE ACTOS SOCIETARIOS
CANTIDAD
2,402
739
464
136
121
120
5.3. MANEJO DE RECURSOS RESULTANTES DE LOS SERVICIOS REGISTRALES - CONTROL
DE REMANENTES
Desde finales del año 2014 y en aplicación del Código Orgánico, Monetario y Financiero, lo
recaudado por los Registros Mercantiles es depositado en la cuenta única del Tesoro Nacional.
Los ingresos depositados en la cuenta del Tesoro Nacional, por concepto de cobro de aranceles
durante el 2015, ascienden a la suma de $633.633,14, en tanto que los egresos durante el mismo
periodo fueron de $287.465,86; la diferencia de estos valores constituye el REMANENTE que
equivale a la suma de $346.167,28
Significa que el 55% de los ingresos corresponde a los remanentes, y el 45% corresponde a los
gastos, es decir el presupuesto ejecutado.
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6. LOGROS DE LA GESTIÓN REGISTRAL DURANTE EL 2015
Sin duda el logro más importante durante el 2015 fue el obtener la CERTIFICACIÓN ISO9001:2008, gracias al trabajo en conjunto de todas las personas que conformamos el Registro
Mercantil, hemos obtenido la certificación ISO 9001:2008, reconocimiento logrado gracias al
afán de siempre brindar un servicio de calidad y calidez, generando un producto acorde a
nuestra política de calidad.
En ese lineamiento, hemos superado las metas propuestas en el Gobierno por Resultados en un
30.94% promedio anual.
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6.1. CUMPLIMIENTO POR RESULTADOS GPR ALINEADO A LA DINARDAP
Gobierno Por Resultados es una herramienta metodológica para integrar y conectar de forma
sistemática la visión al más alto nivel organizacional, con funcionalidades de cada una de las
unidades operativas. Esta conectividad genera en el corto plazo un efecto en el que
absolutamente todas las acciones que se realizan en la organización apuntalan a la consecución
del planteamiento estratégico organizacional.
En tal sentido, el objetivo es Incrementar la eficiencia del Registro Mercantil del cantón Cuenca
MEDIANTE completar y depurar la data y coordinar las mejoras del Sistema Nacional de
Registros Mercantiles SNRM con planta central de la DINARDAP.
Para medir dicha eficiencia se planteó como indicador el PORCENTAJE DE SERVICIOS
REGISTRALES TERMINADOS A TIEMPO. Entiéndase como SERVICIOS REGISTRALES la
INSCRIPCIÓN de documentos que la ley exige o permite, y la CERTIFICACIÓN de datos de los
registros públicos mercantiles, y TERMINADOS A TIEMPO dentro de los dos días para dar
respuesta a los requerimientos de los usuarios, en cuanto a los servicios registrales se refiere.
En el 2014 las metas propuestas fueron bastante bajas, esto es porque fue el primer año que se
registraban los indicadores y fueron, por decir de alguna manera, un “experimento”, ya que no
se contaba con datos, por esta razón los logros son muy altos.
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Para el 2015 las metas se proponen de manera incremental, desde el 40% en enero hasta el 84%
en diciembre. Estas metas son más reales ya que se tomaron como base el logro más bajo del
2014 (mes de abril), incrementando hacia el más alto de 2014.
Se debe tomar en cuenta que no todos los meses se receptan la misma cantidad de trámites,
por tanto el cumplimiento no es el mismo en cada mes, sin que lo mencionado influya, las metas
se han cumplido en todos los meses con un promedio anual de cumplimiento del 130,94%.
GPR 2014
GPR 2015
6.2. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Un sistema de gestión de la calidad es una serie de actividades coordinadas que se llevan a cabo
sobre un conjunto de elementos (recursos, procedimientos, documentos, estructura
organizacional y estrategias) para lograr la calidad de los productos o servicios que se ofrecen al
cliente, es decir, planear, controlar y mejorar aquellos elementos de una organización que
influyen en satisfacción del cliente y en el logro de los resultados deseados por la organización.
En este contexto, El Registro Mercantil ha llevado a cabo una serie de actividades para mejorar
la actividad registral, lo que ha conllevado a la obtención en diciembre del 2015
del
CERTIFICADO DE CALIDAD ISO 9001:2008.
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6.3. CAPACITACIONES
A pesar, de no haberse asignado prepuesto para capacitaciones, el personal del Registro
Mercantil, ha accedido a varios eventos de aprendizaje y actualización profesional, en procura
de mejorar continuamente la atención al usuario:
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CAPACITACIONES 2015
REGISTRO MERCANTIL DE CUENCA
No Modalidad Temas
1
Seminario
Tendencias
Contemporáneas del
Derecho Civil y
Mercantil
2
Curso
3
Curso
4
Formación
Fundamentos en
Gobierno por
Resultados
Auditor Interno ISO
9001:2008
Escuela de
Registradores Dinardap
I Fase
Escuela de
Registradores Dinardap
II Fase
5
6
7
8
9
10
11
Funcionario que recibe
Cargo
la capacitación
Cecilia Calle
Juana Carrión
Luis León
Jorge Ochoa
Susana Velez
Verónica Vazquez
Nube Bermeo
Juan Carlos Merchán
Certificadora
Revisora Legal
Inscriptor
Revisor Legal
Inscriptor
Registradora Mercantil
Analista Administrativo
Digitalizador
Nube Bermeo
Analista Administrativo
Juana Carrión
Verónica Vazquez
Jorge Ochoa
Formación
Nube Bermeo
Jorge Ochoa
Cecilia Calle
Susana Velez
Verónica Vazquez
Maria del Carmen
Merchán
Patricia Jaramillo
Juan Carlos Merchán
Juana Carrión
Formación Direccion Nacional de Nube Bermeo
Registro de Datos
Luis Leon
Publicos.
Cecilia Calle
Verónica Vazquez
Patricia Jaramillo
Evento
Instituto Ecuatoriano Nube Bermeo
Informativo de Seguridad Social
Jorge Ochoa
Cecilia Calle
Susana Velez
Verónica Vazquez
Maria del Carmen
Merchán
Patricia Jaramillo
Norma Cobos
Pablo Cedillo
Fanny Abad
Juan Carlos Merchán
Juana Carrión
Formación Escuela de
Jorge Ochoa
Registradores Dinardap Cecilia Calle
III Fase
Susana Velez
Verónica Vazquez
Juan Carlos Merchán
Juana Carrión
Curso /
Compras Públicas
Nube Bermeo
Programa
SERCOP
Juana Carrión
Taller
Instructivo de
Jorge Ochoa
Requisitos para los
Susana Velez
Actos de Inscripción
Verónica Vazquez
Curso
Administración y
Control del Talento
Jorge Ochoa
Humano
Revisora Legal
Registradora Mercantil
Inscriptor
Analista Administrativo
Inscriptor
Certificadora
Inscriptor
Registradora Mercantil
Fecha
Duración
Capacitador
8 al 12 de junio
20 horas
Universidad de
Cuenca
28 de abril
No
especifica
Dinardap
15 al 17 de abril
24 horas
31 de Julio y 1 de
agosto
No
especifica
Bureau Veritas
Ecuador
Dinardap
25 y 26 de septiembre 8 horas
Dinardap
03 y 04 de septiembre 16 horas
Dinardap / J&H
International
Consulting
01 de octubre
4 horas
IESS
11 de diciembre
4 horas
Dinardap
2 al 20 de marzo
45 horas
SECAP
24 de marzo
4 horas
Dinardap
12 de febrero
8 horas
Dinardap
Técnico de Archivo
Revisora Legal
Digitalizador
Revisora Legal
Analista Administrativo
Inscriptor
Certificadora
Registradora Mercantil
Revisora Legal
Analista Administrativo
Inscriptor
Certificadora
Inscriptor
Registradora Mercantil
Técnico de Archivo
Revisora Legal
Contadora
Cajero
Recepcion y Verificacion
Digitalizador
Revisora Legal
Inscriptor
Certificadora
Inscriptor
Registradora Mercantil
Digitalizador
Revisora Legal
Analista Administrativo
Revisora Legal
Inscriptor
Inscriptor
Registradora Mercantil
Inscriptor
En procura de mantener un buen ambiente laboral, y preocupados por la salud ocupacional, se
ha impartido capacitaciones por parte del Benemérito Cuerpo de Bomberos del Azuay y de la
Subdirección de Riesgos del Trabajo del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social:
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6.4. CUMPLIMIENTO REQUERIMIENTOS Sistema de Notificaciones Electrónicas SINE:
Se atendieron íntegramente y a tiempo las solicitudes receptadas a través del sistema.
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6.5. TIEMPOS DE ATENCIÓN A LA CIUDADANÍA
El compromiso que tiene el Registro Mercantil de Cuenca es el de dar un servicio de calidad y
oportuno, es por eso que el tiempo propuesto para la entrega de trámites es de 2 días hábiles.
El 80% de los trámites son realizados dentro del plazo de los dos días, incluso en el mismo día
de recepción de los documentos; el 13% en el tercer día; y únicamente el 7% se lo ha realizado
en 4 o más días.
Es importante hacer hincapié que muchos de los trámites que se han demorado más del tiempo
propuesto se debe a razones no imputables al Registro, ya que se necesita de datos o
documentos que el usuario debe proporcionar.
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7. DESAFÍOS REGISTRALES PARA EL 2016
El compromiso es mejorar constantemente. Los comentarios, sugerencias, e incluso las quejas
de los usuarios son oportunidades para superar nuestras metas y dar un mejor servicio a la
ciudadanía.
Indudablemente nuestro objetivo principal será el mantener la Certificación ISO, que de hecho
nos obliga a ver con lupa cada acción, actividad y proceso dentro del Registro, encontrar las
falencias y darles solución oportuna y adecuada.
El segundo desafío es el de mejorar los tiempos de atención de los trámites registrales, para
ello se han incrementado las metas del GPR para el 2016, esta vez se ha tomado en cuenta, en
base a la experiencia de los años pasados, la cantidad de trámites que ingresan cada mes.
Finalmente, mantendremos nuestro afán de colaborar con el usuario, en el control del estricto
cumplimiento de los requisitos legales, con altos estándares de calidad y responsabilidad en los
procesos, demostrando actitud de servicio al usuario e instituciones que lo requieran, en
procura de brindar servicios de eficiencia, eficacia y buen trato cumpliendo con el derecho de
las personas a acceder a servicios públicos de alta calidad.
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