Cargo :

SECRETARÍA DE LA FUNCIÓN
PÚBLICA
Cargo:
MANUAL DE ORGANIZACIÓN
Y FUNCIONES
MORG_01 Emisión: 21/06/2010 13:35
SECRETARIO/A PRIVADO/A
Número de revisión: 00
Descripción de las modificaciones: emisión inicial del Manual de Funciones.
Fecha de vigencia: dd/mm/aa
1. Misión del cargo
Apoyar al/a la Ministro/a Secretario/a Ejecutivo/a de la Función Pública en los
aspectos administrativos de su actividad, tendientes al cumplimiento óptimo de
sus funciones.
2. Sector de la Organización
Área de Alta Dirección.
Secretaria de la Función Pública.
3. Cargo Superior
Ministro/a Secretario/a Ejecutivo/a de la Función Pública.
4. Subordinados
No tiene.
5. Nombramiento y
reemplazo
Los cargos con categoría de Secretario/a General, el Secretario/a Privado, el
Director/a Administrativo/a y el Director/a Financiero/a, Directores jurídicos,
económicos o similares de los organismos o entidades del Estado, con excepción
de los que integran la carrera de la función pública, son cargos de confianza y su
remoción se encuentra a libre disposición de la máxima autoridad de la SFP,
conforme al artículo 8º de la Ley 1626/00 de la Función Pública. Por tanto, este
es un cargo de confianza y sujeto a libre disposición de la autoridad máxima de
la SFP. Este es un cargo de Alta Gerencia Pública.
La persona a ocupar este cargo en carácter de funcionario/a público/a, es
nombrada mediante acto administrativo por Decreto del Poder Ejecutivo, a
propuesta de la máxima autoridad de la SFP, para ocupar de manera
permanente un cargo incluido o previsto en el Presupuesto General de la
Nación, donde desarrolle tareas inherentes a la función del cargo en la
Secretaría de la Función Pública, a través de uno de los siguientes
procedimientos:
1.) La persona es designada en forma directa por el Ministro/a de la SFP en
virtud de sus atribuciones para la designación de un cargo de confianza,
o
2.) A solicitud de la máxima autoridad de la SFP la persona es seleccionada,
evaluada y designada a través de un proceso de concurso público, o
3.) La persona es designada en comisión, conforme al programa de
movilidad laboral de la SFP.
El/La titular de este cargo podrá ser reemplazado/a en forma temporal por
motivo de vacaciones o permisos, por otro funcionario/a designado/a por la
máxima autoridad de la SFP, toda vez que la ausencia del/de la titular no supere
el plazo máximo establecido en el Capítulo VIII de la Ley 1626/2000 de la
Función Pública, para que se genere una vacancia.
6. Funciones generales
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Diarias o permanentes:
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Fecha de vigencia: dd/mm/aa
01) Orientar, coordinar, dirigir y controlar las actividades del personal a su cargo,
conforme con las normas y procedimientos vigentes.
02) Controlar que todos los documentos dirigidos a su sector sean tramitados en
la brevedad posible.
03) Planificar y programar las actividades a ser realizadas para el cumplimiento
de los objetivos previstos, conforme con las políticas establecidas y los
recursos disponibles.
04) Atender las consultas de los demás sectores de la SFP y de terceros,
vinculadas a las actividades de su unidad orgánica.
05) Controlar la adecuada utilización de los documentos emitidos o ingresados a
su unidad orgánica, así como la distribución y archivo de los mismos.
06) Controlar la adecuada utilización y conservación de los bienes del activo fijo
asignados a su área y de los materiales y útiles de oficina.
07) Emitir los pedidos de provisión para su sector, de equipos, materiales y útiles
de oficina, así como controlar el uso racional de los mismos.
08) Supervisar la ejecución de las actividades de su departamento realizados por
el/los Equipo(s) de Trabajo, conforme a la organización interna aprobada
09) Estudiar y sugerir al superior inmediato las opciones de solución para los
inconvenientes que observe en el desarrollo de las actividades de su unidad
orgánica; o las medidas tendientes para mejorar los sistemas y/o
procedimientos en uso.
10) Cumplir y hacer cumplir la legislación vigente, los convenios y documentos
anexos, así como las disposiciones establecidas por la máxima autoridad de
la SFP.
11) Mantener informado al superior inmediato respecto de las actividades y
novedades de su sector; y realizar las consultas que fueren necesarias, en el
momento oportuno.
12) Resolver dentro de sus facultades, los asuntos que sean sometidos a su
consideración, conforme a las atribuciones y responsabilidades establecidas
en el Manual de Funciones, los Manuales de Procedimientos Administrativos
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y otras normativas vigentes.
13) Participar de las reuniones de trabajo convocadas por el superior inmediato,
a fin de tratar temas de trascendencia, aportar o recomendar alternativas de
solución y cursos de acción tendientes al cumplimiento de los objetivos del
área.
Periódicas (Mensuales, Anuales) u ocasionales:
01) Planificar mensualmente, conjuntamente con el personal a su cargo, las
actividades a ser realizadas para el cumplimiento de los objetivos previstos,
conforme con las políticas establecidas.
02) Elaborar el Plan Operativo Anual (POA) de su unidad orgánica, alineado con
los objetivos, políticas y estrategias establecidas para su Dirección, en
función a los recursos disponibles.
03) Participar en la evaluación del desempeño del personal a su cargo, de
acuerdo con las políticas, reglamento y procedimientos establecidos.
04) Solicitar al superior inmediato la aplicación de medidas de estímulo o
disciplinarias al personal a su cargo, conforme con las normas legales y el
reglamento vigente de motivación e incentivo.
05) Coordinar con los responsables de los sectores a su cargo la programación
de las vacaciones de los empleados de su sector, cuidando de no alterar la
eficiencia y el normal desarrollo de las actividades de su sector, conforme al
Reglamento de Vacaciones y sus procedimientos.
06) Elaborar informes del área a su cargo solicitado por el superior inmediato,
con la amplitud y periodicidad que le sean requeridos por el mismo.
07) Investigar, evaluar, planear, organizar e implementar nuevas funciones,
técnicas y los reglamentos que fueren aprobados, tendientes a mejorar el
cumplimiento de los objetivos de su área.
08) Elaborar o dirigir la preparación de la Memoria Anual del Departamento,
para su inclusión en la Memoria Anual de la Institución.
09) Dirigir la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto Anual
correspondiente a su Departamento, proponiendo las inversiones y gastos
correspondientes, a fin de ser elevado a consideración del responsable del
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área (Director/a de Área y/o Director/a General), para su posterior remisión
al sector de Presupuesto de la Dirección General de Administración y
Finanzas.
10) Solicitar al superior inmediato el nombramiento, contratación, promoción,
traslado, remoción y/o cesantía del personal administrativo, profesional y
técnico del área a su cargo, conforme a la legislación vigente y al
Reglamento Interno.
7. Funciones específicas
01) Efectuar las tareas de apoyo solicitadas por el/la Ministro/a Secretario/a de
la Función Pública, en la planificación de sus actividades.
02) Organizar y manejar la agenda de actividades del/de la Ministro/a.
03) Planificar las actividades de la Secretaría Privada y de los/las funcionarios/as
a su cargo.
04) Recibir, registrar y tramitar todos los documentos, correspondencias,
telegramas, fax y otros documentos dirigidos al/a la Ministro/a Secretario/a
de la Función Pública, recibidos de la Secretaría General.
05) Registrar y derivar a la Secretaría General todos los documentos,
correspondencias y otros documentos considerados por el/la Ministro/a de
Secretario/a de la Función Pública, que deben ser entregados a
dependencias internas o remitidos a otras instituciones.
06) Efectuar la redacción de cartas y otras documentaciones solicitadas por el/la
Ministro/a.
07) Mantener actualizado y ordenado el archivo personal del/de la Ministro/a
con las correspondencias y documentaciones de interés para el Ministro/a
Secretario/a de la Función Pública.
08) Orientar a las personas que acuden a la Secretaría de la Función Pública,
interesados en mantener una entrevista con el/la Ministro/a, sobre el
procedimiento más conveniente para la resolución de la consulta o reclamo
efectuado.
09) Atender, organizar y concertar las audiencias o entrevistas solicitadas con el
/la Ministro/a, previa verificación de la agenda y consulta con el mismo.
10) Recibir y efectuar las llamadas telefónicas destinadas al/ la Ministro/a
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Secretario/a de la Función Pública y transferir previa consulta con el mismo.
11) Mantener actualizado el directorio de números telefónicos utilizado con
mayor frecuencia por el/la Ministro/a Secretario/a de la Función Pública.
12) Recabar los datos e informaciones que sean necesarios para la toma de
decisiones del/de la Ministro/a Secretario/a de la Función Pública.
13) Controlar el orden y la limpieza de las oficinas del/de la Ministro/a
Secretario/a de la Función Pública.
14) Controlar el uso racional de los equipos, materiales y útiles de la oficina a su
cargo.
15) Coordinar la organización de las reuniones a ser llevadas a cabo con
funcionarios/as de la Institución, o con representantes de otras Entidades,
ya sean privadas o públicas, solicitadas por el/la Ministro/a Secretario/a de
la Función Pública.
16) Organizar el servicio de cafetería, según instrucciones recibidas del/de la
Ministro/a Secretario/a de la Función Pública.
17) Mantener informado al/a la Ministro/a Secretario/a de la Función Pública,
respecto de las actividades y novedades de la Secretaría Privada y realizar las
consultas que fueren necesarias, en el momento oportuno.
18) Recibir los documentos calificados explícitamente como ‘Reservado’ o
‘Confidencial’, sin apertura del sobre, dirigidos al/a la Ministro/a
Secretario/a de la Función Pública, asignando al registro el contenido como
‘Documento Confidencial’.
19) Gestionar y recibir a través de la Secretaría General los informes, de
frecuencia periódica: diaria, semanal, quincenal, mensual, trimestral,
semestral, anual, de las Direcciones y las áreas de apoyo y trasladar al/a la
Ministro/a Secretario/a de la Función Pública.
20) Mantener actualizada la agenda del/de la Ministro/a Secretario/a de la
Función Pública, manteniéndole informado de las citas concertadas en
forma diaria, los lugares de reunión, día y horario.
21) Gestionar la contestación de las notas dirigidas al/a la Ministro/a
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Secretario/a de la Función Pública, conforme a las instrucciones del/de la
mismo/a, ya sea efectuando la redacción del documento o remitiendo a la
Secretaría General.
22) Mantener el acceso restringido al despacho del/de la Ministro/a
Secretario/a de la Función Pública, durante su ausencia.
23) Organizar la limpieza del despacho del/de la Ministro/a Secretario/a de la
Función Pública, bajo su supervisión y control directo.
24) Gestionar los correos electrónicos entrantes para el/la Ministro/a, acusando
recibo de los mismos, respondiendo al remitente en los aspectos en los
cuales tiene autorización preestablecida o ha recibido instrucciones.
25) Administrar la agenda social del/de la Ministro/a Secretario/a de la Función
Pública, tarjetas navideñas, cumpleaños, tarjetas personales.
26) Efectuar las demás tareas solicitadas por el/la Ministro/a Secretario/a de la
Función Pública.
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