CONTENIDO 1. Propósito 2. Alcance 3. Responsabilidad y

Procedimiento de: Consignaciones
Revisión No. 00
Secretaría de Difusión Cultural
Dirección de Divulgación Cultural
Unidad de Comercialización y Distribución Editorial
Fecha: 1/06/06
CONTENIDO
1. Propósito
2. Alcance
3. Responsabilidad y autoridad
4. Normatividad aplicable
5. Políticas
6. Diagrama de bloque del procedimiento
7. Glosario
8. Anexos (formatos y registros)
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Procedimiento de: Consignaciones
Revisión No. 00
Secretaría de Difusión Cultural
Dirección de Divulgación Cultural
Unidad de Comercialización y Distribución Editorial
Fecha: 1/06/06
1. Propósito
Establecer los lineamientos para la venta de libros y publicaciones periódicas que forman parte del
fondo editorial de la Universidad Autónoma del Estado de México, a través de la modalidad en
consignación.
2. Alcance
Este procedimiento debe ser aplicado por la Direccion de Divulgacion Cultural y por la Unidad de
Comercializacion y Distribución Editorial para la venta de libros y publicaciones periodicas editados
por la U.A.E.M. en librerías externas a la institucion y con distribuidores.
3. Responsabilidad y autoridad:
Director de Divulgación Cultural:
Responsabilidad
Autoridad
Consolidar la producción y divulgación científica, Autorizar los documentos del procedimiento,
cultural y artística de la institución en el ámbito autorizar la distribucion por consignacion a
nacional e internacional, a través del fondo editorial librerias externas y/o distribuidores
universitario. Cumpliendo con el manual de calidad:
establecer, definir y controlar los procesos de
operación de la UCyDE. Mejorar las condiciones de
infraestructura e instalaciones a través de la gestón
ante las instancias correspondientes. Establcer las
politicas de descuentos, minimos y maximos para
venta por consignación. Gestionar los recursos
para garantizar la operación del procedimiento
Coordinador de la Unidad de Comercialización y Distribución Editorial:
Responsabilidad
Autoridad
Coordinar, planear y dirigir las actividades de venta Autorizar los documentos del proceso, registros
en general de los libros y publicaciones periódicas de entradas y salidas. La planeacion y busqueda
editados a través del programa editorial y/o la de espacios donde se vendera el fondo editorial.
dirección de promoción y difusión de la Asignar los precios y descuentos de venta de los
investigación, en la modalidad de consignación a libros y publicaciones periodicas en conjunto con
librerias externas y distribuidores.
la Direccion de Divulgacion Cultural.
Cumpliendo con el manual de calidad: establecer,
definir y controlar los procesos de operación de la
unidad. Mantener informada a la Dirección de
Divulgación Cultural acerca de los resultados,
logros y cumplimineto de objetivos.
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Responsable de Ventas:
Responsabilidad
Desarrollar y dar seguimiento a las actividades
encomendadas para las ventas, informar a la
coordinacion sobre el desempeño, avances y
cumplimiento de objetivos
Responsable de Consignaciones:
Responsabilidad
Desarrollar y dar segimiento a las actividades
relativas a: La busqueda de librerias y distribuidores
para la venta del fondo editorial universitario en la
modalidad de consignacion. Aplicar y asegurar el
cumplimiento del Contrato de Venta por
consignacion, mantener a los consignatarios
actualizados en cuanto al suministro de novedades
editoriales. Realizar los cortes trimestrales de
consignaciones informar a la coordinacion sobre el
desempeño, avances y cumplimiento de objetivos
Autoridad
Elaborar los Registros de salida y entrada al
almacen; realizar los cortes de venta al
encargado de consignaciones, elaborar las notas
de consignacion y los recibos de
Autoridad
Realizar el listado del material que se selecionara
para distribuir por consiginación. solicitar material
adicional para reposiciones.
Establecer comunicación con los distintas
librerias y distribuidores para evaluar el servicio
Responsable de Almacen:
Responsabilidad
Autoridad
Dar de alta y baja los movimientos en el almacen, Realizar la revision de las devoluciones de
suministrar al encargado de consignaciones, las material
por
parte
del
encargado
de
publicaciones contenidas en el registro de salida en consignaciones
buen estado y con las cantidades correctas.
informar a la coordinacion sobre el desempeño,
avances y cumplimiento de objetivos.
Encargado de Distribucion:
Responsabilidad
Responsabilidad: Recibir, trasladar y entregar el
material a los consignatarios.
Autoridad
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4. Normatividad aplicable
 Norma ISO 9001: 2000 Sistema de gestion de la calidad
5. Políticas
1. La Dirección de Divulgación Cultural, la Coordinación de la UCyDE, los responsables de
ventas, eventos y almacén y todo el personal que participa en la venta de libros, deberán
dar cumplimiento a este procedimiento.
2. Para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de los procesos se utilizara
este procedimiento.
3. La venta de libros y publicaciones periódicas será de aquel los editados por la UAEM, así
como dictaminados y aprobados por el Consejo General Editorial Universitario.
4. Las consignaciones se aplicaran a librerías externas a la U.A.E.M. y con distribuidores
editoriales, aplicándose para este efecto los lineamientos contenidos en el contrato de
venta por consignación.
5. Se realizaran cortes trimestrales de las consignaciones, con la misma periodicidad se
realizaran las reposiciones de material y suministro de novedades.
6. Todo movimiento de material deberá ser registrado en los formatos “Registro de Salida”,
“Registro de Entrada” para que el responsable de almacén surta el mismo.
7. Para la venta de libros y publicaciones periódicas, en la modalidad de consignación se
establecerán los descuentos sobre el precio de lista de 20 a 65% en consignaciones a
librerías y/o distribuidores. A criterio conjunto de la Dirección de Divulgación cultural y el
coordinador de la UCyDE.
8. Para la entrega de los materiales se deberá evitar que estén sucios, maltratados y
defectuosos poniendo cuidado tanto el responsable de almacén como el encargado de
consignaciones.
9. El responsable de consignaciones deberá reportar semanalmente a la coordinación de la
UCyDE las actividades realizadas así como los resultados, con el propósito a su vez de
informar a la Dirección de Divulgación Cultural.
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6. Diagrama de bloque del procedimiento
Encargado de Consignaciones
Responsable de ventas
Responsable de almacén
INICIO
1
Recibe la solicitud y/o pedido de
reposición del material en
consignación.
Selecciona el material solicitado
y/o agrega las novedades
editoriales.
2
Registra el material seleccionado
en el formato “Registro de salidas”
(0 – 1) archiva para su control.
Turna al responsable de almacén
para suministro y entrega al
encargado de la venta en la feria
3
Elabora la “Nota de consignación”
(0–3) archiva para su control (0),
(1) turna copia al responsable de
ventas, (2) turna copia al
responsable de almacén y entrega
(3) al consignatario
anexa el
contrato de venta por consignación
firmado.
4
Suministra el material de acuerdo
al formato “Registro de salidas” (0
– 1) archiva para su control.
Entrega el material al encargado
de consignaciones
Continua en
paso 5
5
Recibe el material, verificando en
conjunto con el responsable de
almacén los títulos y cantidades
correctas.
Apoyado por el encargado de
distribución, realiza el traslado de
material al domicilio del solicitante
(librería y/o distribuidor),
A
Entrega el material, y programa la
fecha de corte.
No
Si
Cantidades
correctas?
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Responsable de ventas
Responsable de almacen
A
6
7
Realiza el corte de venta con el encargado de
consignaciones, verifica cantidades en devolución
contra vendidos, determina los importes y registra la
venta en el formato “Recibo” (0-1).
Deposita en tesorería el importe y archiva para su
control.
Reporta los resultados de la venta al coordinador de
la UCyDE.
Recibe del encargado de consignaciones, la
devolución del material que no se vendió y lo
registra en el formato “Registro de entradas” (0-1)
archiva para su control 0,
Turna el documento (1) al responsable de ventas.
No
¿Cantidades
correctas?
Si
FIN
Solicita al encargado de la venta, cubrir la
diferencia
Conecta con
paso 7
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7. Glosario
UCyDE: Unidad de Comercialización y Distribución Editorial
Consignación: Poner determinada cantidad de productos editoriales en deposito, señalando y
destinando un rédito por la venta de estos.
Consignatario: El que recibe en deposito los materiales a través de un contrato para que los
venda.
Librería Externa: Punto de comercialización de los productos editoriales operados por
particulares.
Distribuidores: Empresas o personas físicas, encargadas de distribuir productos editoriales
segmentando por zonas de venta.
Material (es): Productos editoriales como son libros, revistas, publicaciones periódicas, cuadernos
y cuadernillos.
8. Anexos (formatos y registros)
1.
2.
3.
4.
Formato “Registro de Salidas”
Formato “Registro de Entradas”
Formato “Recibo”
Formato “Nota de Consignación
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