Formularios Cargas familiares y cargos provistos y vacantes

 Instrucciones para el envío de
Informe de Dotación de Personal: Proyecto de Ley
Formularios
Cargas familiares y cargos
provistos y vacantes
de Presupuestos
2012
Período informado:
Situación al 30 de junio de 2011
Archivo Z
Contenido INFORME DE DOTACIÓN DE PERSONAL (Formularios D) ................................................. 3 1. Ingreso de informes .................................................................................................. 3 2. Actualizar Datos de contacto.................................................................................... 3 3. Consultas .................................................................................................................. 3 4. Informe de Personal de la formulación presupuestaria ........................................... 3 4.1 Instrucciones generales ...................................................................................... 3 4.2 Formularios ......................................................................................................... 5 4.2.1 Información solicitada ................................................................................. 5 4.2.2 Nombre del archivo ..................................................................................... 7 4.2.3 Características del archivo ........................................................................... 8 2 Formulación Proyecto de Ley de Presupuestos 2012 INFORME DE DOTACIÓN DE PERSONAL (Formularios D) 1. Ingreso de informes Se requiere ingresar los archivos con la información solicitada mediante web DIPRES, sección “Acceso Restringido”, seleccionando el proceso “Formulación Presupuesto 2012” e ingresando el usuario y contraseña asignado a su Servicio para operar en portal DIPRES (utilizar usuario –i). Al respecto, consultar la guía Ingreso Formularios D, publicada en portal Dipres. Por cada archivo recibido, el sistema emitirá una nota de recepción conforme o fuera de plazo, según corresponda a la fecha de envío. 2. Actualizar Datos de contacto Se les recuerda actualizar la información de contacto entregada por el Servicio en el sistema de envío de informes trimestrales, al cual puede acceder mediante web Dipres, previa autentificación. La información de contacto requerida dice relación con el cargo, nombre, teléfono y correo electrónico de al menos tres y hasta cuatro funcionarios de la institución, que puedan resolver las dudas o realizar las correcciones que surjan durante la revisión de los informes. Específicamente, se solicita ingresar datos de contacto del jefe de Recursos Humanos, del encargado del PMG o en su defecto, del encargado de la unidad de Finanzas y del o los funcionarios que elaboran directamente los informes, igual como lo hacía en la ficha de identificación del Servicio incluida en el set de formularios publicados hasta el año pasado. Es responsabilidad del Servicio mantener estos datos actualizados, así como informar a esta Dirección sobre cualquier cambio ocurrido a este respecto entre informes. No será responsabilidad de esta Dirección cualquier falla en la comunicación con aquellos Servicios que no incorporen esta información de contacto o no la actualicen. 3. Consultas Todas las consultas sobre estos formularios se deberán realizar por escrito al correo [email protected], y serán respondidas el día hábil siguiente al que fueron recibidas. Ponga atención al hecho que si su consulta es realizada el mismo día de vencimiento del plazo de recepción del informe, ella será respondida 1 día hábil después de dicha fecha. Por lo tanto, si usted requiere tener la respuesta a sus dudas o consultas antes del envío del informe, estas deberán plantearse al menos dos días antes del cierre del proceso normal de recepción del respectivo informe. Considerando lo anterior, las consultas relacionadas con la elaboración de este informe, deberá enviarlas por correo electrónico hasta el día 21 de julio de 2011, inclusive. 4. Informe de Personal de la formulación presupuestaria 4.1 Instrucciones generales A contar de este año 2011, la información sobre dotación de personal se solicitará mediante matrices con datos por cargo; para algunos temas específicos, se seguirá solicitando el llenado de formularios. Tal como en años anteriores, la información específica que se solicitará para cada período se comunicará mediante oficio circular en conjunto con la publicación de las instrucciones. Para este informe de personal, el plazo máximo de entrega de la información corresponderá al 22 de julio de 2011, quedando el calendario de este informe como sigue: 3 Calendario Proceso Informes de dotación de personal de la Formulación presupuestaria 2012 Hito Fecha
Publicación de Formularios e instrucciones
20 de junio
Apertura del proceso de recepción de informes 25 de junio (*)
Fecha de cierre del informe
30 de junio
Período informado 1 de enero al 30 de junio Recepción de informes, hasta
22 de julio
(*) O la fecha que se establezca en las instrucciones para la Formulación Presupuestaria 2012. Este informe se encuentra compuesto de 6 matrices de datos y 2 formularios. A) Matrices: En las matrices solicitadas, se debe informar la situación del personal que se desempeñó en la institución en el período 1 de enero al 30 de junio de 2011, independiente de su calidad jurídica o tipo de contrato y aún cuando el personal no se encuentre en funciones a la fecha de cierre del informe: 1.
2.
3.
4.
5.
6.
Función Crítica: Personal que percibió asignación por función crítica durante el período informado; Ceses: Personal de la dotación o fuera de dotación, que presentó alejamiento definitivo del Servicio durante el período informado. En esta matriz debe incluir al personal con cese al 31 de diciembre de 2010, que se encontraba en funciones en dicha fecha y que presentó alejamiento a contar del 1 de enero de 2011; Bonificación por Retiro Voluntario: Personal que se retiró voluntariamente de la institución durante el período informado, para acceder a bonificaciones por retiro (Leyes Nos. 19.882 y 20.212); Horas Extraordinarias: Personal que realizó horas extraordinarias en la institución durante el período informado, entendiéndose como horas extraordinarias realizadas, aquellas autorizadas por la autoridad competente y que derivan en un pago monetario o en descanso complementario. Se informan en el mes en que fueron realizadas y no en el mes en que fueron pagadas o derivadas a descanso complementario; Licencias médicas presentadas por funcionarios de la institución (dotación o fuera de dotación) durante el período informado. Se informan en el mes en que se inicia la licencia; Otro tipo de ausentismo: Personal que presentó días de ausentismo por causales diferentes a licencia médica, durante el período informado. Se informa el número de días utilizados por el personal en el mes indicado. Si el servicio no tiene situación que informar en una o más de estas matrices, no enviar archivos en blanco. En su defecto, incorporar una nota en el Registro de observaciones donde se indique claramente el tipo de información y que el servicio no tiene casos que informar para el período Enero‐Junio 2010. B) Formularios: Los formularios consultan sobre lo siguiente: 7. Personal de la dotación efectiva con cargas familiares (hoja CARGFAM): Solicita declarar el número de funcionarios de la dotación efectiva (al 30 de junio) sin cargas familiares, con cargas familiares según tramo de ingreso; asimismo, consulta el número de cargas familiares con y sin bono de escolaridad. 8. Informe de cargos de planta provistos y vacantes (hoja PLANTA): Consulta la distribución de los cargos de la planta de personal del servicio, según estado provisto o vacante. Al respecto, se presentan cinco versiones diferentes del mismo formulario; el servicio deberá llenar el que corresponda al sistema de remuneraciones predominante en la institución. Al respecto, los servicios afectos a la EUS, al DL N°1953, Servicios del Ministerio de Defensa y Servicios experimentales de salud deben llenar la hoja PLANTA_EUS. El detalle de los datos requeridos para este informe, se entregan a continuación. 4 4.2 Formularios 4.2.1 Información solicitada Se requiere el llenado y envío de un archivo con los dos formularios descritos a continuación: INFORME SOBRE PERSONAL DE LA DOTACIÓN EFECTIVA CON CARGAS FAMILIARES al 30 de junio de 2011. Nombre de la Hoja: CARGFAM Descripción: Contiene 1 formulario donde se solicita el número de trabajadores con cargas familiares y el número de cargas por tramo de ingreso, clasificados según percibieron o no Bono de Escolaridad. Instrucciones: Para ingresar la información solicitada, tenga en consideración la siguiente descripción de las columnas del formulario: 1.
Tramos de ingreso: Los Tramos de Ingreso corresponden a los vigentes a partir del 1 de agosto de 2010, señalados en inciso primero del artículo 1° de la ley N°18.987, modificado por el artículo 2° de la Ley N°20.449 (D.O. 03/07/2010). 2.
Dotación Efectiva: Del total de funcionarios del Servicio al 30 de junio de 2011, se solicita distinguir entre los que tienen cargas familiares y los que no tienen cargas familiares reconocidas, AÚN CUANDO NO PERCIBAN ASIGNACIÓN FAMILIAR POR ELLAS. Ambos grupos se deben distribuir según tramo de ingreso que le corresponda. 2.1. Total dotación efectiva: Corresponde a la suma de los funcionarios con y sin cargas familiares. Este total debe ser consistente con el total de la dotación efectiva declarado en el archivo D, correspondiente al segundo informe trimestral. 2.2. Número de funcionarios SIN cargas familiares: Se deberá informar el número de funcionarios de la dotación efectiva al 30 de junio de 2011 según tramo de ingreso que le corresponda y que no posea cargas familiares reconocidas. 2.3. Número de funcionarios CON cargas familiares: Se deberá informar el número de funcionarios de la dotación efectiva al 30 de junio de 2011 según tramo de ingreso que le corresponda y que posean cargas familiares reconocidas AÚN CUANDO NO PERCIBAN ASIGNACIÓN FAMILIAR POR ELLAS. 3. Número de cargas: Del total de cargas reconocidas que posean los funcionarios del Servicio, se debe diferenciar aquellas cargas familiares que percibieron Bono de Escolaridad de aquellas que no lo percibieron, distribuyéndolas de acuerdo al tramo de ingreso de los funcionarios con cargas familiares. 5 INFORME DE CARGOS PROVISTOS Y VACANTES al 30 de junio de 2011. Nombre de la Hoja: Descripción: PLANTA_EUS
PLANTA_FISC PLANTA_CONGRESO PLANTA_PJ PLANTA_MP
En este formulario se solicita informar los cargos de la planta del Servicio diferenciando los cargos que se encuentran provistos de aquellos vacantes, de acuerdo a la situación correspondiente a la fecha de corte (informada en el archivo D), distribuidos según plantas y grados. RECUERDE SEÑALAR TODOS LOS CARGOS QUE SE HAN PROVISTO hasta la fecha de corte, y no únicamente los cargos provistos durante el segundo trimestre. Instrucciones: Se presentan cinco versiones diferentes del mismo formulario; el servicio deberá llenar SOLO el que corresponda al sistema de remuneraciones predominante en la institución. Al respecto, los servicios afectos a la EUS, al DL N°1953, Servicios del Ministerio de Defensa y Servicios experimentales de salud deben llenar la hoja PLANTA_EUS. Sección 1: Total Cargos Provistos. Se entiende como cargo provisto aquel sobre el que se ha nombrado un titular para ocuparlo. Esto, independiente de si el cargo es o no desempeñado por su titular a la fecha de corte de la información. Por tanto, se considera como provisto aquel cargo de planta sobre el que se ha nombrado a un titular y que a la fecha de corte: a)
Es desempeñado por su titular; b) Por cualquier circunstancia, no es desempeñado por su titular; c)
No es desempeñado por su titular y es desempeñado por un suplente o un subrogante. d) El titular se encuentra desempeñando funciones en otro cargo, de planta o a contrata, dentro o fuera de la institución. Para efectos de este informe, no se debe considerar como provisto aquel cargo vacante en el que se ha designado un suplente. Considerando lo anterior, en las columnas que componen esta sección deberá informar todos los cargos de la planta del Servicio que, a la fecha de corte, se encuentran provistos por un titular, distribuidos según planta y grado, aún cuando su titular no lo desempeñe efectivamente. El total de cargos provistos podría no coincidir con el total de cargos de planta desempeñados al 30 de junio, informados en el archivo D del segundo informe trimestral, pero no debería ser menor. No obstante, si conforme a la situación de su servicio, considera correcto que el total de cargos de planta provistos (sección 1 de este formulario) sea menor 6 al total de cargos de planta desempeñados efectivamente (archivo D del segundo informe trimestral), señale aclaración de esta situación en el Registro de Observaciones asociado al envío de este formulario. Sección 2: Total Cargos Vacantes. En estas columnas se requiere informar todos los cargos de la planta del Servicio que, a la fecha de corte, se encuentran vacantes, distribuidos según planta y grado. Esto es, todos aquellos cargos que no tienen un titular asignado, lo cual incluye aquellos cargos vacantes desempeñados por un suplente. Sección 3: Total Cargos de la Planta del Servicio. Corresponde a la sumatoria de los cargos provistos y cargos vacantes, para cada planta y grado. La distribución por planta y grado de los cargos de esta sección, debe ser igual a la distribución de cargos en la planta vigente, de acuerdo a la norma que fija la planta de personal del Servicio y sus posteriores modificaciones. En caso de observar diferencias entre el resultado de esta sección y la distribución de cargos en la planta vigente del servicio, revisar la información señalada en las secciones 1 y 2. 4.2.2 Nombre del archivo El archivo a remitir, debe nominarse según la siguiente estructura ZPACA00TAA.xls, donde: Z: El carácter con que comienza el nombre del archivo, que corresponde al tipo de información entregada, a saber Formularios sobre cargas familiares y Cargos provistos y vacantes. PACA: Número de la Partida y Capítulo presupuestario correspondiente al servicio informante, expresado en cuatro cifras. 00: Incluir dos ceros antes del número del período informado T: Período que se informa, a saber: Valor T
5 Período informado
1 de Enero al 30 de Junio Informe al que corresponde Formularios D, Proyecto Presupuestos AA: Año que se informa, expresado en dos cifras. xls: Extensión del archivo, puede ser xls, xlsx En caso de servicios que cuentan con personal de la dotación en más de un programa presupuestario, debe informar a todo su personal en el mismo archivo, identificando claramente el programa presupuestario del cual dependen. 7 Esto, con excepción de las Direcciones del Ministerio de Obras Públicas, las que deberán incluir el programa presupuestario en el nombre del archivo. Por tanto, para estos servicios la estructura del nombre de sus archivos será la siguiente: CPACAPRTAA.ext ‐
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Los servicios en esta situación son: Dirección General de Obras Públicas. Dirección de Contabilidad y Finanzas. Fiscalía. Dirección de Arquitectura. Dirección de Obras Hidráulicas. Dirección de Vialidad. Dirección de Obras Portuarias. Dirección de Aeropuertos. Administración sistema de concesiones. Dirección de Planeamiento. Agua Potable Rural. 4.2.3 Características del archivo 
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Archivo Excel ( xls o xlsx) con formularios solicitados. No intervenir el formato de los formularios, con excepción de los servicios afectos al DL N°1953, que pueden modificar lo señalado en la columna GRADOS EUS, señalando los grados o categorías que correspondan a su institución. No insertar filas y/o columnas en los formularios. No modificar las fórmulas contenidas en los formularios, asimismo, no reemplazar fórmulas por valores. 8