Por las obvias razones relacionadas con la dinámica propia de la

GESTIÓN DE LA COMUNICACIÓN PÚBLICA
PP-GCP-02
Versión 01
PLAN DE MEDIOS
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Por las obvias razones relacionadas con la dinámica propia de la entidad, establecer
un Plan de Medios para la Alcaldía de Popayán es un esfuerzo que debe ser
abordado y reelaborado cada vez que se presente la necesidad.
Es ideal, sin embargo, tener un Plan General que obedezca exclusivamente a la
necesidad de la Alcaldía como institución, permanente en el tiempo, pero lo
suficientemente flexible que permita intensificar o moderar la presencia en los medios
a conveniencia .
1. COMUNICACIÓN AL EXTERIOR
La Alcaldía de Popayán, según sus necesidades de comunicación hacia la comunidad
en general, debe hacer uso de los siguientes medios:
Televisión,
Radio,
Internet,
Prensa,
Revistas,
Publicidad Interior (para recintos cerrados),
Publicidad exterior (pasacalles, vallas, volantes, banderines, pendones, pancartas,
etc),
Perifoneo,
Mobiliario urbano (señalización, canecas, bancas).
Sin embargo, como cada dependencia o programa tiene sus características propias,
se debe tener en cuenta en cada medio:
Sus características físicas (audio - visual - táctil -etc). Pero también el cubrimiento,
perfil de audiencia o de target, penetración, impacto, costo, efectividad (en términos
de llegada del mensaje y en términos de valor por impacto).
Para ello, la Oficina de Prensa debe exigir a cada uno de los medios la información
pertinente, discriminada en los ítems arriba expuestos, pero además por horarios y
programación diaria, semanal o mensual, etc.
Cada unidad de trabajo de la Alcaldía debe entregar una programación anual
(preferiblemente), al Despacho del señor Alcalde, a la Oficina de Prensa y a las
Secretarías General y Privada, con el propósito de implementar un plan distinto cada
vez en virtud de los objetivos comunicacionales de la respectiva actividad por
desarrollar.
ELABORACIÓN
Grace Gallego
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PUBLICA
REVISIÓN
Grace Gallego
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APROBACION
Guillermo Muñoz
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Y de manera específica se debe definir: monto de la inversión, medio, fechas, horario,
frecuencia, duración, tamaño, color, tiempos de entrega del material, modos de
entrega del material, responsables de la entrega y el monitoreo de los mensajes.
2. COMUNICACIÓN AL INTERIOR
La Alcaldía de Popayán, también tiene unas necesidades de comunicación hacia
adentro (empleados, contratistas y proveedores), y para cubrirlas debe hacer uso de
los siguientes medios:
Todos los externos (en tanto las personas del target también son ciudadanos
habitantes de la ciudad):
Televisión,
Radio,
Internet,
Prensa,
Revistas,
Publicidad Interior (para recintos cerrados),
Publicidad exterior (pasacalles, vallas, volantes, banderines, pendones, pancartas,
etc),
Perifoneo, Mobiliario urbano (señalización, canecas, bancas).
Específicamente focalizados en el “cliente interno”:
Intranet,
Fondos de pantalla,
Revistas o boletines internos,
Memorandos,
Razoneros,
Tele mensajes programados,
Oficios,
Carteleras,
Sistema señalético,
Llamadas telefónicas,
Mobiliario corporativo (canecas, uniformes, vehículos, etc),
Mailing,
Correos electrónicos.
De la misma manera, cada medio tiene unas propiedades que deben ser estudiadas y
reconocidas, de manera previa a la formulación de un plan eventual de
Comunicaciones, desde cada unidad de trabajo.
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En ese sentido, hay que tener en cuenta sus características físicas (audio - visual –
táctil-etc). Pero también el cubrimiento, penetración, impacto, costo, efectividad (en
términos de llegada del mensaje y en términos de valor por impacto).
Igualmente, es ideal tener un Plan General que obedezca exclusivamente a la
necesidad de la Alcaldía como institución relacionada con su público objetivo,
permanente en el tiempo, pero lo suficientemente flexible que permita intensificar o
moderar la presencia en nuestros medios propios a conveniencia
3. CONTROL DE CAMBIOS
Versión
01
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Fecha de aprobación
25/11/2010
19/02/2016
Descripción del cambio
Creación de documento
Recodificación