1 Sistemas de control, técnicas y métodos de gestión para

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Sistemas de control, técnicas y métodos de gestión para almacenes en
las organizaciones
Víctor Ramírez
Departamento Académico de Ingeniería Industrial. Facultad de Ingeniería
Industrial
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RESUMEN
El presente trabajo se ha desarrollado enfocando los aspectos generales de los
almacenes, se indica la importancia y como se clasifican los almacenes, se
detalla la estructura orgánica y la Programación de trabajos en el, asimismo la
situación actual de los almacenes.
Se releva la importancia del sistema de distribución física sus objetivos,
funciones y diseño de los almacenes.
Como uno de los elementos importantes la infraestructura física es importante
para conocer la seguridad y el mejor manejo de los almacenes puesto que
representan grandes inversiones para la empresa, de manera que se garantice
labores normales en sus instalaciones contando para ello de los elementos
indispensables de seguridad minimizando riesgos a hombres, materiales y
maquinas.
El control de stocks se torna importante puesto que representan altos costos
para la empresa, por lo tanto hay que tener en cuenta las principales técnicas a
aplicar para su control, esto con el apoyo incondicional y objetivo de las áreas.
Es importante que se lleve un control en términos cuantitativos y esto se logra a
través de los indicadores de control.
No se puede controlar lo que no se puede medir y la única forma es verificar los
procesos con los estándares para tomar luego medidas correctivas.
Palabras clave: almacenes, control, stocks
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Abstract
Systems of control, technologies and methods of management for stores
in the organizations
The present work has developed focusing the general aspects of the stores, the
importance is indicated and since the stores qualify, the organic structure and
the Programming work is detailed in, likewise the current situation of the stores.
There relieves the importance of the system of physical distribution his aims,
functions and design of the stores.
Since one of the important elements the physical infrastructure is important to
know the safety and the best managing of the stores since they represent big
investments for the company, so that normal labors are guaranteed in his
facilities counting for it of the indispensable elements of safety minimizing risks
to men, materials and you machinate.
The control of stocks becomes important since they represent high costs for the
company, therefore it is necessary to bear the principal technologies in mind to
applying for his control, this with the unconditional and objective support of the
areas.
It is important that one takes a control in quantitative terms and this is achieved
across the indicators of control.
It is not possible to control what cannot measure up and the only form to be to
check the processes with the standards to take then corrective policies.
Key words: Stores, control, stocks
Introducción
Por muchos años el almacén ha sido considerado como un costo dentro de las
organizaciones, esto ha variado con la necesidad de reducir los costos y hacer
que las empresas sean cada vez más competitivas y de esta forma sobrevivir
en el mercado.
Hoy, los nuevos métodos y tecnologías permiten que los almacenes alcancen
objetivos a nivel global, y por lo tanto se pueden reducir costos. También
permite la continuidad de las operaciones y contribuye al abastecimiento de
materiales, materia prima y otros especialmente al área de Producción y
Ventas.
Es importante que se establezcan políticas y normas que permitan al almacén
un manejo efectivo tanto de procesos y control como de información oportuna.
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Es por ello que actualmente en las organizaciones, una de sus áreas más
importantes lo constituye el área Logística y dentro de sus funciones está el
sistema de Almacenes cuya actividad llevada de manera óptima contribuirá a
mejorar la productividad de su propia área y de la organización.
Se sostiene hoy en día que el área Logística debe ser un área staff, puesto que
orienta y asesora a las demás áreas y está en constante relación con estas.
El área Logística es parte importante de la cadena suministros por tanto se
hace imprescindible prestar la debida importancia a esta área.
Los controles que se ejerzan en los almacenes son necesarios que se hagan
de manera racional y determinar mediante técnicas y métodos sencillos atender
de manera oportuna con eficiencia y efectividad a sus clientes internos de la
organización y también a clientes externos, con esto se logra una mayor
productividad ganando todos.
Los almacenes por ocupar por lo general un área razonable dentro de la
infraestructura de la organización está sujeta a que constantemente se revisen
sus sistemas de trabajo con la finalidad de adecuarse y adaptarse a las
necesidades organizacionales y de mercado.
El presente trabajo pretende recopilar información acorde con las necesidades
actuales de los almacenes y que sirva de guía para las áreas interesadas en
las organizaciones.
Material y métodos
Para
esta
investigación
se
hace
necesario
conocer
los
conceptos
fundamentales del área Logística a través de sus almacenes.
El material utilizado son conceptos académicos de autores relacionado con la
parte práctica a través de experiencias del autor en esta línea.
Existen muchos métodos de investigación y recopilación de información, siendo
este tema para aplicar y/o adaptar técnicas acorde con las actividades que se
desarrollan.
Es importante la aplicación de la técnica de layout como elemento fundamental
en el principio de organización de los almacenes.
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El método de aplicación FIFO es básico para un mejor control del almacén.
Asimismo dada la gran variedad de materiales que se manejan en estas
infraestructuras el método ABC ayuda a una mejora en sus controles.
Se tiene información de los almacenes de las empresas locales, y su manejo
de acuerdo a lo que los directivos aplican, que en algunos casos no son los
mas eficientes.
Los sistemas informáticos nos permiten manejar información en tiempo real y
comparar y analizar diversas teorías que se contrastan para el planteamiento
de conceptos que nos sirven de mucha ayuda
Resultados
Existen varias formas de clasificación de los almacenes como:
a) Por el tipo de mercancía que guardan.
b) Por el tipo de cobertura.
El proceso de almacenamiento básicamente está referido a:
• Recepción.
• Almacenamiento.
• Entrega.
Los almacenes tienen diversas estructuras según los productos que se
almacenan, por tanto desde que se inicia el proceso se incluyen a los
almacenes para custodia de materias primas y materiales, el problema se
centra en determinar cuántos almacenes son necesarios para llevar adelante
las operaciones de las empresas y que tipo de productos se pueden
almacenar.
Se trata de estructurar un almacén lo mas económico posible, pero que no
dificulte la continuidad de las operaciones, por lo tanto los diseños de los
almacenes deben adecuarse primordialmente a las necesidades de los
productos y materiales que deben de ser bien planificados, por cuanto su mala
planificación ocasionaría altos costos para los almacenes.
Se observa que en muchas organizaciones existe desorden en los almacenes
lo que conlleva a un descontrol que tienen un efecto serio en los inventarios,
puesto que estos si son excesivos representan un alto costo y en caso
contrario producen rotura de stocks.
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La capacidad de los almacenes deben ser utilizadas al 100% siempre y cuando
exista una alta rotación, para justificar sus áreas y costos.
La estructura orgánica debe considerar al personal necesario, en cantidad y
calidad. La cantidad está referida a determinar todas las funciones y
actividades que se realizan en la empresa para poder determinar los puestos
necesarios y no incurrir en exceso de personal o falta de personal que en este
último caso ocasiona horas extras que en muchos casos no son pagadas u
origina fatiga y stress en los trabajadores.
Los altos costos de los equipos y unidades en los almacenes hacen que las
empresas restrinjan su uso, es por ello que la empresa debe tener el suficiente
capital de trabajo para poder adquirir lo necesario para el manipuleo y control
Para calcular los inventarios se parte de un tamaño Q, este disminuye según su
demanda llegando a agotarse a cero
Un inventario promedio debe de considerar un inventario máximo y un mínimo
en un sistema de reposición instantánea o sea (Q + 0) / 2
o Q / 2.
Para un año el costo de inventario es:
Así tenemos que:
C T = D x P + D/Q (Ca) + Q/2 Cm
Donde:
D = Unidades de demanda anual
P = Costo de compra por unidad
Ca = Costo de adquisición por cada artículo
Cm= P x F = Costo de mantener el inventario por año y por unidad.
F = Costo anual de mantener el inventario como una fracción de costos
unitarios.
Q = Tamaño de lote económico o cantidad económica de pedido.
La obtención de la fórmula del lote económico se determina así:
Se observa que los gastos anuales de mantenimiento de existencias Q Cm /
2 aumentan al ser mayor el tamaño de lotes.
Los costos de reposición, D Ca / Q disminuyen cuando aumenta el tamaño de
los lotes.
Los costos totales deben ser mínimos, cuando los costos sean iguales, o sea
D Ca / Q = Q Cm / 2.
Recurrimos a un procedimiento algebraico para hallar un valor de Q
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Punto de Reorden:
Hay que identificar el punto de nuevos pedidos, el nivel de inventarios en el
cual colocar un pedido de tal forma que el nivel de inventario actual esté
llegando a cero (0) cuando llegue el nuevo pedido.
En general dado el tiempo de espera L y la demanda D, el punto de nuevos
pedidos R se calcula de la siguiente manera:
Punto de nuevos pedidos (R) = demanda durante el tiempo de espera
=DxL
Discusión
Muchas organizaciones no toman en cuenta que los almacenes no generan
valor en los procesos por tanto pueden tener fuertes inversiones en ellos.
La seguridad es un tema que no cobra su real importancia, puesto que todavía
se tiene la idea que es un costo y no una inversión.
Los indicadores de control son sumamente necesarios para la ayuda de toma
de decisiones, algunas empresas carecen o no los llevan bien.
Los stocks elevados conllevan a altas inversiones, estos cubren errores que las
empresas piensan que son necesarios manejarlos en cantidades excesivas.
En la estructura de costos de los productos, los costos logísticos en general no
se toman en su real dimensión, esto hace que al calcular los costos de los
productos no se tenga la ganancia real, puestos que se supone que los precios
se manejan por el mercado.
La problemática de los almacenes se refleja en la interrogante de la empresas
periodo a periodo, ¿Que cantidad de inventarios manejar?, ¿Como tener un
sistema que permita un rápido control de las existencias y compararlos con los
programas o software que se manejan en las organizaciones? ¿Cómo evaluar
constantemente y ejercer supervisión sobre el personal que maneja los
almacenes?
Cada organización tendrá que planificar sus objetivos y manejar sus recursos
según sus necesidades, partiendo necesariamente con la mano de obra que es
el factor de éxito Nº 1 en las Organizaciones, la estandarización en sus
operaciones depende del constante análisis y estudios que se hagan en los
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almacenes estos son necesarios para medir la continuidad de las operaciones
de la empresa.
La mayoría de técnicas de los almacenes tienen que adaptarse a la parte
práctica, esto depende del criterio que tenga el profesional a especialista
encargado de esta Área.
Referencias bibliográficas
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5ta reimpresión Julio 2002
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MIKEL MAULEON TORRES, Sistemas de almacén y picking. Ediciones Diaz
de Santos 2003
MUTHER RICHARD, Distribución en Planta, editorial Hispano Europea. Cuarta
edición.
TECSUP, Seminario Nuevas Técnicas en la Gestión Logística
TECSUP, Control de Inventarios y Almacenes
UNIVERDIDAD NACIONAL DE INGENIERIA Lima, Gestión Logística, Programa
de especialización en Gestión empresarial.