FUNCIÓN DEL REGISTRO DEL ESTADO CIVIL

FUNCIÓN DEL REGISTRO DEL ESTADO CIVIL
En términos generales, consideramos 4 las principales funciones que desarrolla,
siendo estas:
FUNCIÓN REGISTRAL.- Consiste en la incorporación al archivo registral de
las actas constitutivas o modificativas que se levantan del Estado Civil de las
Personas.
FUNCIÓN LEGITIMADORA.- Comprende aquellas normas e instituciones, por
las cuales el Estado asegura la firmeza, legalidad y autenticidad de los
hechos y actos jurídicas y de los derechos que son su consecuencia.
FUNCIÓN DE PUBLlCIDAD.- El medio de que nos valemos para saber los
unos de los otros es el Registro del Estado Civil. Para tal efecto, el artículo
848 del Código Civil establece "cualquier persona puede solicitar copia o
extracto certificado de las actas del Estado civil, así como de los apuntes y
documentos de que habla el artículo anterior y el Director, el Encargado del
Archivo y los Jueces del Registro del Estado Civil están obligados a
expedirlos".
FUNCIÓN AUXILlAR.- El Registro del Estado Civil, tiene encomendada la
función de auxiliar a otras dependencias en lo que respecta a suministrar
datos de tipo estadístico y sanitario.
Integración del Juzgado del Registro del Estado Civil
Esta integrado por un Juez y los Empleados que laboran a sus ordenes. A los
Funcionarios Públicos encargados del servicio del Registro del Estado Civil, se les
denomina Jueces por disposición de la Ley que creo la institución en 1859, en el
artículo 10 dispuso "se establece en toda la República funcionarios que se llamarán
Jueces del Estado Civil" por razones históricas.
Responsabilidad de los Jueces y Empleados
El Juez del Registro del Estado Civil, es el responsable inmediato del buen
funcionamiento del juzgado, implicando en ésto la disciplina de los subalternos, la
exactitud de los asientos, la conservación del archivo y la literalidad de las
certificaciones. Lo expuesto anteriormente no releva de responsabilidad a los
empleados que laboran en el juzgado, por lo cual se debe distinguir la
responsabilidad que incumbe al Juez y la que corresponde a los empleados.
Calificación Registral
El Juez calificará los hechos cuya inscripción se solicite por lo que resulte de la
declaración y documentos presentados. En cuanto a las declaraciones, la
calificación comprenderá la capacidad e identidad del declarante. La de las
sentencias y demás resoluciones se limitará a la competencia y clase de
procedimiento seguido, formalidades extrínsecas de los documentos presentados y
asiento del propio registro.
Juzgados del Registro del Estado Civil
Es el local que se destina para el Juzgado del Registro del Estado Civil, será
funcional, esto es, que sirva para el fin que está destinado, fácil acceso, amplitud,
pulcritud en su decoración, ventilación y suficiente espacio para el archivo, un lugar
privado para el desarrollo de ciertos trabajos como la confección de copias
certificadas y un lugar apropiado para efectuar matrimonios.
Libros del Registro del Estado Civil
De los artículos 831 y 888 del Código Civil se desprende los libros que el Registro
del Estado Civil lleva y son los siguientes:
LIBROS DE NACIMIENTOS.
LIBRO DE RECONOCIMIENTO DE HIJOS.
LIBRO DE TUTELA.
LlBRO DE MATRIMONIO.
LIBRO DE DIVORCIO.
LIBRO DE INSCRIPCIÓN DE SENTENCIA.
LlBRO DE DEFUNCIÓN.
LIBRO DE PRESENTACIÓN MATRIMONIAL.
El libro denominado original siempre se conservará en el archivo del juzgado, el que
se denomina duplicado lo conservará el archivo estatal. Los libros estarán formados
por 200 actas, pero si al terminar el año correspondiente, no se hubiera alcanzado
la cifra antes señalada, los libros se formarán con el número de actas levantadas al
término de cada libro se realizará un índice alfabético utilizando la letra inicial del
primer apellido del interesado.
De las Actas en general
Definición: Documento emanado de una autoridad pública, con el
CONSIGNAR UN HECHO MATERIAL O UN HECHO JURIDICO.
fin de
¿Quienes Intervienen?
EL JUEZ DEL REGISTRO DEL ESTADO CIVIL.- Que es quien autoriza el Acto.
LA SECRETARÍA.- Que es la persona que materialmente escribe el acta.
EL DECLARANTE O COMPARECIENTE.- Que es la parte interesada en hacer
constar un hecho.
LOS TESTIGOS.- Generalmente en número de dos que acreditan la identidad
del declarante o compareciente y la veracidad de su declaración.
¿Que se inscribe?
MANIFESTACIONES VERBALES DE CONOCIMIENTO. Constituyen el título
básico de la mayor parte de los asientos del Registro del Estado Civil, ya que
en virtud de estas manifestaciones se realizan la generalidad de las
inscripciones al nacimiento y defunción. Se refiere siempre a hechos físicos,
relativos a personas distintas del declarante y se formula por los que tengan
conocimiento de tales hechos.
DECLARACIONES VERBALES DE VOLUNTAD.- Ciertos números de actos del
Estado Civil surgen mediante la exteriorización de la voluntad de los
comparecientes, es el caso de matrimonios y reconocimiento de hijos.
SENTENCIAS
Y
RESOLUCIONES
JUDICIALES
Y
ACUERDOS
ADMINISTRATIVOS.- Son títulos suficientes para inscribir el hecho que
constituyen anulan o modifican. En este apartado entran las sentencias de
divorcio, acuerdos de divorcio administrativo, etcétera.
SENTENCIAS Y RESOLUCIONES JUDICIALES DICTADAS EN EL EXTRANJERO
QUE MODIFIQUEN EL ESTADO CIVIL.- y que pueden referirse a tutela,
adopción, divorcio, ausencia, presunción de muerte, interdicción,
constituyen títulos de inscripción. Se pondrá especial cuidado ya que
primero deben ejecutoriarse por el Juez de lo Familiar o Civil, según el caso
antes de su inscripción en el Registro del Estado Civil. (ver artículos 555,
556, 558 Código de Procedimientos Civiles).
INSERCIONES DE CERTIFICACIONES DE REGISTRO DEL ESTADO CIVIL. Los
artículos 313 y 853 del Código Civil, obliga a los poblanos, con el fin de que
sus coterráneos conozcan de su Estado y Capacidad, para contratar con
ellos, que sus actos del Estado Civil celebrados en otros lugares, para que
surtan efectos en nuestro Estado, se trasladen a los libros del Registro del
Estado Civil.
Recursos
QUE SUCEDE CUANDO EL JUEZ SE NIEGA A INSCRIBIR lO QUE SE LE SOLICITA,
desde luego, me refiero a peticiones legales lógicas y que por su naturaleza tengan
acceso al Registro del Estado Civil. Sobre este aspecto contemplamos dos
alternativas. PRIMERO: El recurso administrativo ante el Superior Jerárquico cuyo
fallo será inapelable.
SEGUNDO: Como los asuntos que tienen acceso al Registro del Estado Civil se
refieren al Estado Civil y su regulación, conocimiento y decisión esta encomendada
al Poder Jurisdiccional, es este el que proponemos como segunda alternativa, quien
deberá conocer y fallar sobre la negación que el Juez haga de una solicitud de
inscripción.
¿Que Datos se inscriben de las Personas que intervienen en las Actas?
EL NOMBRE:
EL nombre es la designación exclusiva que permite mencionar individualmente a
una persona.
CARACTERES DEL NOMBRE:
NECESIDAD: Nadie puede carecer de un nombre.
UNIDAD: Nadie puede tener más de un nombre
INDISPONIBILlDAD: El nombre está fuera del comercio.
INMUTABILIDAD: Nadie puede cambiar de nombre, sino en virtud de los
hechos jurídicos que son antecedentes normativos de ese cambio,
reconocimiento, adopción, matrimonio y la rectificación de actas del estado
civil, por enmienda cuando se solicite variar algún nombre u otra
circunstancia esencial.
EL nombre está formado por dos elementos:
I.- EL NOMBRE INDIVIDUAL O DE PILA: Que sirve para distinguir a los miembros
que forman una familia.
II.- EL APELLIDO O NOMBRE PATRONÍMICO: Que sirve para distinguir a las familias
unas de otras.
EL nombre en el Código Civil se encuentra reglamentado en los artículos 63 y 64,
que a la letra dicen: ARTICULO 63.- El nombre de las personas físicas se forma con
el nombre propio y los apellidos. ARTICULO 64.- El nombre propio será puesto
libremente por quien declare el nacimiento de una persona, y los apellidos serán el
del padre y el de la madre, o en su caso solo las de áquel o los de esta, sean tales
apellidos simples o compuestos. Por costumbre se ha establecido que el apellido de
sus hijos se formen con el primer apellido paterno y el primer apellido materno. Los
hijos reconocidos por sólo uno de sus padres llevará los mismos apellidos de ella o
él según el caso.
Los Generales
Son seis los datos generales que se inscriben en todos los actos a saber:
1. EL NOMBRE: Es la designación exclusiva que permite mencionar
individualmente a una persona.
2. EL ORIGEN: Es el lugar donde nació la persona (Su designación será lo más
completa posible ).
3. LA NACIONALIDAD: Es el vínculo jurídico de una persona con determinado
país.
4. LA EDAD: Es el número de años que ha vivido una persona (se mencionara
años completos cumplidos).
5. LA OCUPACIÓN: Es la actividad que desarrolla una persona con fines
económicos.
6. EL DOMICILIO: Es el lugar donde una persona ejercita sus derechos o
responde con sus obligaciones.
Testigos
CONCEPTO.- Persona que comunica al juez el conocimiento que tiene acerca de
algún hecho o acto suyo, esclarecimiento que interesa para la decisión de un
proceso. En la clasificación que la doctrina hace de los testigos, encontramos entre
otras la de "testigos instrumentales" que son los que a ruego de las partes, asisten
a la celebración de un acto o contrato para dar fe y que son un requisito necesario
para la validez del mismo. Tales son los testigos que la Ley exige al Notario cuando
autoriza una escritura pública, a los Jueces del Registro del Estado Civil, en las
actas que levanta. En relación con los testigos, el Código Civil en el artículo 837
establece: los testigos que intervengan en las actas del estado civil, serán mayores
de edad, prefiriéndose a los que designen los interesados aún cuando sean
parientes.
¿Que Otros Datos se inscriben en las Actas?
EL CAMPO PARA LA CLAVE DE REGISTRO E IDENTIDAD PERSONAL: Es el
espacio donde se aplica o transcribe la C.R.I.P.
LOS DATOS DE LOCALlZACIÓN DEL ACTA.- Que comprende:
o EL NUMERO DE JUZGADO: Donde se este efectuando el registro.
o EL NUMERO DE LIBRO: Donde se archivará el acta.
o EL NUMERO DE ACTA: Donde queda asentado el registro.
o LOCALIDAD: El nombre del lugar donde se ubica el Juzgado.
o MUNICIPIO: Se refiere al nombre del municipio donde se encuentra
el juzgado.
o LA HORA: En que se levanta el acta: este hecho es muy importante
mencionarlo con toda exactitud, con el fin de precisar el momento
exacto en que empiezan a nacer los derechos y obligaciones
derivadas del Estado Civil.
Elaboró: Abog. Mario Andrés Razo Vázquez
LA FECHA: En que se levanta el acta: Esta es otra consecuencia para
determinar el nacimiento de derechos y obligaciones. Por fecha
entendemos la determinación de un momento en el tiempo.
CIERRE DE ACTA: El nombre del Juez que autoriza el acta; Se escribe en
forma completa, el nombre propio y los apellidos que le correspondan al
Juez que autoriza el acta.
o
La Firma
POR FIRMA ENTENDEMOS EN SENTIDO LATO: El signo que una persona pone al pie
de un documento escrito de su propia mano para darle autenticidad o para
obligarse a lo que en el se dice.
POR FIRMA ENTENDEMOS EN SENTIDO CONCRETO: El nombre y apellido de una
persona manuscrito por si misma y que muchas veces lo adornan con una alegoría
de su invención y su particular estilo que se denomina rúbrica. En ocasiones
encontramos estos dos elementos unidos, ya que hay personas que firman y
rubrican a la vez. En otras personas solo firman, y también encontramos los casos
en que solo la rúbrica es la firma.
En cuanto a la firma el Código Civil en su artículo 838 establece "las actas serán
firmadas por los interesados y testigos, previa lectura que haga el juez del Registro
del Estado Civil; y si alguno no supiera firmar, estampará su huella digital".
Inmutabilidad y Permanencia de las Actas
Una vez levantada el acta, leída a los interesados y firmada en los que en ella
intervinierón, adquiere el carácter de documento público. La permanencia de los
datos en ella asentados debe ser indefinida. Sin embargo debe reconocerse el
hecho de que muchas ocasiones existe error en las actas, unos imputados a la
persona que levanta el acta o al juez y otros datos erróneos proporcionados por las
partes. Para tal efecto el Código Civil establece en el artículo 70 y que a la letra
dice: Procede la modificación y en su caso el cambio de nombre con que una
persona física está inscrita en el Registro Civil, además de los casos de adopción,
por los siguientes motivos:
I.- Cuando se demuestre fehacientemente, con documentos indubitables e
inobjetables, adminiculados en su caso con cualquiera otra prueba, que de manera
invariable y constante una persona ha usado en su vida social y jurídica otro
nombre distinto al de su registro. II.- Cuando el nombre propio puesto a una
persona al registrar su nacimiento, le cause afrenta. III.- En el caso de homonimia,
si el solicitante demuestra que el uso del homónimo le causa perjuicio, sea este
económico o no.
ARTICULO 71 que a la letra dice: Procede la enmienda del nombre:
I.- Por rectificación del acta cuando en esta se cometió algún error en la atribución
de los apellidos.
II.- Por aclaración cuando en el acta deben enmendarse errores en la ortografía de
los apellidos o en el nombre propio
Se destina en el capítulo décimo tercero, sección décima a la rectificación de los
actos del Estado Civil diciendo que da lugar a ello.
POR FALSEDAD.- Cuando se alegue que el suceso registrado no acaeció.
Elaboró: Abog. Mario Andrés Razo Vázquez
POR ENMIENDA.- Cuando se solicite variar algún nombre u otra
circunstancia esencial. Estos dos puntos se tramitarán ante el poder judicial.
CUANDO LA RECTIFICACIÓN TIENDA A ENMENDAR ERRORES, YERROS
MECANOGRÁFICOS, ORTOGRÁFICOS, NUMÉRICOS y OTROS MERAMENTE
ACCIDENTALES DEL ACTA ASENTADA.- Procede su aclaración, la que se
promoverá ante el Director del Registro del Estado Civil, quién resolverá lo
procedente y si la resolución es negativa, la aclaración deberá demandarse
en juicio.
EL RECONOCIMIENTO.- Que voluntariamente haga un padre de su hijo ante
el Juez del registro del Estado Civil correspondiente.
Modificación de las Actas
La regla general es que las actas no pueden ser modificadas y la excepción es la
modificación que se hace por resolución judicial, administrativa o reconocimiento de
hijos. Las anotaciones marginales o referencias no sólo se hacen por orden judicial
o administrativa, el Código Civil dispone en el artículo 854 "los actos del Estado
Civil relativos a la misma persona, deberán anotarse, en el acta de nacimiento de
esta y las anotaciones se insertarán en todos los testimonios que se expidan"; y el
879 y 923 del mismo ordenamiento, obliga al Juez del Registro del Estado Civil, de
oficio, a hacer anotaciones marginales en el caso del reconocimiento de hijos y
defunciones. Esto nos da a entender que para que una perfecta correlación de los
actos del Estado Civil, las actas en las que intervenga una misma persona se
relacionarán entre ellos. Así el acta de nacimiento, será el punto de partida, se
anotarán al margen los dos hechos más significativos de su vida, como son su
matrimonio y su defunción.
Anotaciones Marginales
El juez hará constar la rectificacion judicial o aclaración administrativa, mediante
anotación marginal en el acta a que se refiere, detallando las siguientes
circunstancias.
AUTORIDAD QUE DICTO LA RESOLUCIÓN JUDICIAL O ADMINISTRATIVA.
LA FECHA EN QUE SE DICTO.
FECHA EN QUE CAUSO ESTADO EN CASO DE SER JUDICIAL.
LA MODIFICACIÓN QUE SE HAYA HECHO.
EL NÚMERO DEL EXPEDIENTE.
LA FECHA Y LA FIRMA DEL JUEZ QUE HACE LA ANOTACIÓN.
SELLO DEL JUZGADO.
Falta Material de las Actas
Puede suceder que las actas del Registro del Estado Civil se hayan extraviado,
destruido o hecho ilegibles.
Para remediar este inconveniente, el artículo 843 del Código Civil dice "cuando no
hayan existido registros o se hayan perdido, o estuvieron rotos o borrados, o
faltaren las hojas en que se pueda suponer estaba el acta, se podrá recibir prueba
del acto por instrumento o testigo; pero si en las dependencias a que se refiere el
artículo 840 existiere algún ejemplar de las formas en que conste el acta, de este
se tomará la prueba, sin admitirla de otra clase".
Para el primer caso, cuando no hayan existido registros, por haberse efectuado el
acta inscribible antes de la creación del Registro del Estado Civil, desde luego se
Elaboró: Abog. Mario Andrés Razo Vázquez
tomará como prueba las constancias existentes en los archivos parroquiales. Como
el Registro del Estado Civil tiene mas de 140 años de estar funcionando en nuestro
País, estimo que esta circunstancia es muy difícil que pueda llevarse a la práctica.
En el caso que se hayan perdido, o estuvieren rotos o borrados, o faltaren las hojas
en que se pueda suponer estaba el acta, deberá el Juez del Registro del Estado Civil
extender una constancia de este hecho, con lo cual los interesados ocurrirán a la
dirección del Registro del Estado Civil, para que de los libros copiadores se tomen
los datos.
Con mucha frecuencia, el acta no existe por haberse omitido la inscripción, por
culpa grave de quien debió hacerla; el caso más frecuente que se presenta, es el de
las actas de nacimiento que no existen por no haberse hecho la inscripción, para lo
cual se aplicará lo establecido por el Código Civil en el artículo 875 que a la letra
dice: si el nacimiento no se registra dentro de los plazos establecidos en los
artículos
856
y
872,
se
aplicarán
las
siguientes
disposiciones:
I.- Antes de que el menor cumpla 18 años de edad, el Juez del Registro del Estado
Civil autorizará la inscripción de su nacimiento, e impondrá a quien declare éste
una multa hasta por el importe de dos días de salario mínimo.
II.- El registro de nacimiento de una persona que tenga más de dieciocho años de
edad, sólo podrá ser autorizado por el Director del Registro del Estado Civil, una
vez cumplidos los trámites que disponga la Leyes y Reglamentos aplicables.
En determinadas circunstancias puede no haber acta de defunción, por el mismo
motivo; pero como es requisito indispensable para sepultar un cadáver la orden de
inhumación por parte del Juez del Registro del Estado Civil, la omisión en el
levantamiento de esta acta es poco común y en el caso de darse se aplicará lo
establecido en el artículo 926 que a la letra dice: Si por cualquier motivo no se
hubiere levantado el acta de defunción oportunamente, se aplicarán las siguientes
disposiciones:
I.- Quienes tengan conocimiento de esta omisión, informarán de ello al Ministerio
Público
y
este
ordenará
la
exhumación
del
cadáver.
II.- Hecha la exhumación, el Ministerio Público ordenará la práctica de la autopsia,
procederá conforme a sus facultades si hay datos para estimar que se cometió un
delito, y en todo caso informará al Juez del Registro del Estado Civil, para que
levante el acta de defunción y ordene la re inhumación del cadáver.
El matrimonio no es tratado, por el simple hecho de que si no hay acta de
matrimonio es que nunca hubo casamiento.
Autonomía de las Actas
El artículo 852 del Código Civil manifiesta "LOS REGISTROS DEL ESTADO CIVIL
SOLO HACEN FE RESPECTO DEL ACTO QUE DEBE SER CONSIGNADO EN ELLOS
CUALQUIER OTRA MENCION QUE SE AGREGUE SE TENDRA POR NO PUESTA." Y EL
ARTICULO 833 COMPLETA LO ANTERIOR DICIENDO "EN LAS ACTAS DEL ESTADO
CIVIL UNICAMENTE PODRA INSERTARSE LO QUE DEBIA SER DECLARADO PARA EL
ACTO A QUE ELLOS SE REFIEREN Y LO QUE ESTE EXPRESAMENTE PREVENIDO POR
LA LEY". Lo antes citado nos da la base para declarar que cada acta del Estado Civil
sólo prueba el hecho principal que en ella se consignará; Así las actas de
nacimiento prueban el nacimiento de una persona y circunstancialmente otras
cualidades de la misma; los actos de matrimonio solamente prueban el matrimonio
y las de defunción la muerte de una persona.
Validez de las Actas
El ARTICULO 121 DE LA CONSTITUCIÓN POLÍTICA DE lOS ESTADOS UNIDOS
MEXICANOS nos dice que "En cada Estado de la Federación se dará entera fé y
crédito a los actos públicos, registros y procedimientos judiciales de todos los
Elaboró: Abog. Mario Andrés Razo Vázquez
otros". y en el mismo artículo en su fracción IV dice "los actos del estado civil
ajustados a las leyes de un estado tendrá validez en los otros".
Elaboró: Abog. Mario Andrés Razo Vázquez