Clave: TR3 05-DA-SRMA No. Revisión: 3 Fecha de Revisión: GUÍA DE TRÁMITES Diciembre 2006 ADQUISICIÓN DE MATERIALES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS GENERALES Página: 1 de 4 1.- INICIO 5.-FIN Ventanilla Única (Piso 9 Edificio de Insurgentes) Recibe y revisa que la documentación correspondiente al pago esté completa y correcta, de lo contrario se devolverá de manera inmediata. 4 .- Enlace Administrativo(a) Para el caso de bienes de los capítulos 2000, 3000 y 5000 del Clasificador por Objeto del Gasto (con excepción de Asesorías, Estudios e Investigaciones): Requisita la siguiente documentación: 1.- F1_P1-05-DA-SRMA Requisición en original, para la compra de bienes, (deberá llevar sello de No Existencia en almacén incluyendo el Vo.Bo. de la o el Titular de la Subdirección de Servicios Generales, Almacenes e Inventarios). 2.- Justificación en original con el logotipo del Inmujeres. Una vez requisitada la documentación, remite la documentación a la Ventanilla Única. 3.- Anexo Técnico en original (son especificaciones técnicas). 2.- Ventanilla Única (Piso 9 Edificio de Insurgentes) Recibe y revisa que la documentación correspondiente esté completa y correcta; de no ser así, ésta será devuelta de manera inmediata. De ser procedente turna a la Subdirección de Adquisiciones y Contratación de Servicios. Enlace Administrativo Subdirección de Adquisiciones y Contratación de Una vez entregado el material, tramita pago Servicios a través de la Ventanilla Única para lo cual 3. Solicita Suficiencia presupuestal (En caso de no entrega la siguiente documentación: tenerla, la Subdirección de Programación y Ppto., lo 1.- Factura con sello y firma de entregado y notificará al área vía electrónica y le dará 24 Hrs. para de conformidad del bien o servicio en realizar la adecuación presupuestal correspondiente; de original. lo contrario, se cancelará el trámite mediante notificación 2.- F4_P3-05-DF-SPP Solicitud de Cheque electrónica. y/o Transferencia en original. De ser procedente realiza procedimiento de Adquisición 3.- F1_P5-05-DA-SRMA Evaluación a y/o contratación correspondiente, de lo contrario emite el Proveedores en original. ALCANCE: Aplica para cualquier adquisición de bienes de conformidad conF3el P1-05-DA-SRMA capítulo 2000 (materiales suministros), Volante de yDevolución de 3000 Titular de la Subdirección de Servicios Generales, Administración y cancela trámite . excepción del concepto (servicios generales) y 5000 (bienes muebles e inmuebles) del Clasificador por Objeto de Gasto, con 2400 (materiales de construcción). Almacenes Respectoe aInventarios/Área los servicios Solicitante generales se deberán considerar los de impresión, asistenciales, La Subdirección de Servicios Generales, Almacenes e mantenimiento a bienes muebles e inmuebles, mensajería Inventarios recibe bienes, fotocopiado, notifica al área de la llegada y todos aquellos que no impliquen asesorías, consultorías, estudios e investigaciones o separa refiera a servicios profesionales. de los bienes que en su presencia, se aseguren con base en el contrato que cumplan con las especificaciones EL solicitadas. ÁREA EN LA QUE SE DEBE PRESENTAR TRÁMITE: Ventanilla Única de la Dirección de Administración Tratándose de servicios, el área los solicita, revisa y recibe, verificando que su prestación sea en los FORMATOS: términos establecidos en el contrato. 1. F1_P1-05-DA-SRMAEnRequisición caso de no haber recibido los bienes o servicios de conformidad a las condiciones pactadas con el 2. F4_P3-05-DF-SPP Solicitud de Cheque y/o Transferencia proveedor mediante el contrato, no 3. F1_P5-05-DA-SRMA Evaluación a proveedores serán recibidos, o en caso de servicios no se darán por atendidos. 4. F3_P1-05-DA-SRMA Volante de Devolución de Administración Sello Elaboró Revisó Autorizó Lic. Patricia Basurto Revilla Titular de la Subdirectora de Adquisiciones y Contratación de Servicios Julio Soto Mendoza Titular de la Dirección de Administración Miguel E. Reyes Rosado Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas GUÍA DE TRÁMITES Clave: TR3 05-DA-SRMA No. Revisión: 3 Fecha de Revisión: Diciembre 2006 ADQUISICIÓN DE MATERIALES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS GENERALES Página: 2 de 4 DOCUMENTOS: 1. Justificación (Motivo de la necesidad de adquisición o contratación del servicio, en escrito libre con el logotipo del Instituto, con la firma en original de la o el Titular del Centro de Costos y de la Secretaria Ejecutiva para las partidas 3602, 3804, 3805 y 3803. 2. Anexo Técnico.- Son las especificaciones técnicas del material o suministro que se desea adquirir o términos de referencia donde se describa el alcance de los servicios, y con base en las cuales, se realizan la(s) cotización(es) con el o los proveedor(es). CRITERIOS DE RESOLUCIÓN: 1. Para adquisición de bienes de Inversión (Capítulo 5000), se deberá contar previamente con el Oficio de Liberación de Inversión autorizado por la DGAF. 2. En caso de que durante la fiscalización de la documentación se encontrara algún error, ésta se devolverá mediante el F3_P1-05-DA-SRMA Volante de Devolución de Administración. 3. Todas las facturas deberán llevar sello de conformidad y la firma de recibido y conformidad de la o el Titular del Centro de Costos y de la DGAF(ésta última será recabada por la Dirección de Finanzas) 4. En caso de bienes informáticos se recabará firma en la F1_P1-05-DA-SRMA Requisición, de la Subdirección de Informática. 5. La adquisición de bienes y/o contratación de servicios de uso inmediato y sean MENORES a $1500, se atenderán a través de caja chica y deberán ser solicitadas directamente a la Subdirección de Servicios Generales, Almacenes e Inventarios. 6. No se autoriza a los Centros de Costos realizar directamente las adquisiciones, de lo contrario, no se regularizará ninguna erogación que no se apegue al presente trámite. Sello Elaboró Revisó Autorizó Lic. Patricia Basurto Revilla Titular de la Subdirectora de Adquisiciones y Contratación de Servicios Julio Soto Mendoza Titular de la Dirección de Administración Miguel E. Reyes Rosado Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas Clave: TR3 05-DA-SRMA No. Revisión: 3 Fecha de Revisión: GUÍA DE TRÁMITES Diciembre 2006 Página: 3 de 4 ADQUISICIÓN DE MATERIALES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS GENERALES Tipo de Adquisición o contratación *Para contratación de servicios de asesorías, estudios, consultorías e investigaciones, se elaborará contrato independientemente del monto. Adjudicación Directa Documento para formalizar el compromiso Cotizaciones $1 a $3,000 Sin pedido Sin cotizaciones $3,001 a $30,000 Pedido 3 cotizaciones en copia o vía Internet, en lo posible $30,001 a (170,000) montos establecidos para efectuar adjudicaciones directas por el PEF 3 cotizaciones originales en Contrato papel membretado y firma del proveedor Invitación a cuando menos tres personas (más de 170,000.01) Contrato 1 cotización Licitación Pública ( más de 1,000,000) Contrato 1 cotización TIEMPO DE RESOLUCIÓN: Es responsabilidad del Área Solicitante entregar la requisición en tiempo y forma considerando el tiempo que la Dirección de Administración requiere por cada procedimiento. Tiempos de a partir de la recepción de la requisición en Ventanilla Única Tipo de Adquisición o Contratación Adjudicación Directa con grado de dificultad bajo 10 días hábiles Adjudicación Directa con grado de dificultad medio 30 días hábiles Adjudicación Directa con grado de dificultad alto 60 días hábiles Invitación a cuando menos tres personas 30 días hábiles Licitación Pública 45 días hábiles Por Comité Adquisiciones, Arrendamientos Servicios. Nota: de Adjudicación Directa 15 días hábiles Invitación a cuando menos tres personas 40 días hábiles y El Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, es la única instancia facultada para dictaminar previamente a la iniciación del procedimiento, la procedencia de no celebrar licitaciones públicas por encontrarse en alguno de los supuestos de excepción previstos en el artículo 41 de LAASSP, salvo en los casos de las fracciones I, II y XII. El Comité de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios, deberá revisar los programas y presupuestos de adquisiciones de bienes, así como formular las observaciones y recomendaciones pertinentes; proponer las políticas, bases y lineamientos; elaborar y aprobar el manual de integración y funcionamiento del comité; autorizar, cuando se Sello Elaboró Revisó Autorizó Lic. Patricia Basurto Revilla Titular de la Subdirectora de Adquisiciones y Contratación de Servicios Julio Soto Mendoza Titular de la Dirección de Administración Miguel E. Reyes Rosado Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas Clave: TR3 05-DA-SRMA No. Revisión: 3 Fecha de Revisión: GUÍA DE TRÁMITES Diciembre 2006 Página: 4 de 4 ADQUISICIÓN DE MATERIALES Y CONTRATACIÓN DE SERVICIOS GENERALES justifique, la creación de subcomité revisor de bases; así como aprobar la integración y funcionamiento de los mismos y aprobar el programa de Aseguramiento de Bienes a cargo del INMUJERES (Art. 16 del reglamento de la LAASSP Criterios específicos en materia de adquisiciones y servicios). Las erogaciones que se efectúen deberán observar los siguientes criterios de racionalidad y austeridad: 1. Reducirse a lo estrictamente indispensable. 2. Corresponder a la satisfacción de necesidades de carácter oficial. 3. Obedecer al cumplimiento y logro de los programas, metas y objetivos que tiene encomendado el Instituto. 4. Evitar gastos suntuarios, observando la austeridad a que obliga la aplicación de los recursos públicos. Montos máximos de operación. Los montos máximos se someten a consideración del Comité conforme a lo establecido en el artículo 42 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y en el Presupuesto de Egresos de la Federación, en su primera sesión ordinaria de cada ejercicio. Los montos establecidos deberán considerarse sin incluir el impuesto al valor agregado y serán modificados anualmente de acuerdo al Presupuesto de Egresos de la Federación vigente. No se autoriza el pago de los siguientes conceptos, sin excepción alguna: 1. Artículos que no se deriven de los programas y proyectos del INMUJERES. 2. Artículos de lujo, bebidas alcohólicas, consumos en restaurantes considerados como de lujo 3. Gastos que por su naturaleza se consideren personales. 4. Establecer contratos que rebasen el Ejercicio Fiscal, salvo previa autorización de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. 5. Anticipos sin la fianza correspondiente. 6. Por presentar errores en los cálculos de los comprobantes. 7. Por presentar inconsistencias e incongruencias los documentos administrativos y comprobantes contra cláusulas cuando exista contrato. Control de Revisiones REVISIÓN FECHA DE REVISIÓN 0 Agosto 2003 Creación del Sistema de Gestión de la Calidad. 1 Agosto 2004 Adecuación al trámite por modificación al Procedimiento. 2 Julio 2005 3 Diciembre 2006 Sello MOTIVO (Antes T3 P-DGAF-01) Se incluyó la Evaluación de calidad en el servicio Actualización. Elaboró Revisó Autorizó Lic. Patricia Basurto Revilla Titular de la Subdirectora de Adquisiciones y Contratación de Servicios Julio Soto Mendoza Titular de la Dirección de Administración Miguel E. Reyes Rosado Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas