Administración moderna

Administración
moderna
Autor(a):
M. en A. Lucina Monzalvo Serrano
Mayo, 2014
http://www.uaeh.edu.mx/virtual
LA ADMINISTRACIÓN MODERNA
Introducción
La historia de la teoría administrativa, es difícil ubicar excluyentemente, con
claridad y precisión, a los autores en el marco de las diversas escuelas de
pensamiento administrativo a lo largo de los años, desde su nacimiento hasta su
estado actual. Muchos de los autores se empalman entre sí, ya que sus ideas
coinciden con las de otros y se distinguen, a veces poco y a veces mucho, por
rasgos muy sutiles. Sin embargo, es posible decir que la teoría administrativa
puede asociarse con enfoques delimitados y diferenciados según el énfasis que le
han dado a los factores o variables de los que tratan. Así, por ejemplo, hay autores
que han privilegiado el trabajo, otros la estructura, otras más el factor humano la
“máquina vital”, de Roberto Owen; también están los pensadores que trataron el
impacto y las interrelaciones del entorno con la organización y los que abordaron,
por su parte, el papel y la importancia de la tecnología.
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Principio de la Administración Moderna
Frederick Winslow Taylor (1856-1915)
Ingeniero norteamericano. Nacido en el seno de una familia acomodada, el cual
tuvo una esmerada educación, sin embargo tuvo que abandonar cuando ya estaba
seleccionado para ingresar a Harvard por problemas de visión, originados por
tanto leer.
Se empleó como tornero y consiguió por sus propios méritos ascensos a las
categorías de supervisor, jefe de taller, delineante jefe e ingeniero, título
que
obtuvo por medio de estudios nocturnos. Inventó herramientas de alta velocidad
para cortar acero y la mayor parte de su vida se desempeñó como ingeniero
consultor. Por lo general se reconoce a Taylor como “el padre de la administración
científica”.
Probablemente ninguna otra persona ha tenido una repercusión mayor sobre el
desarrollo inicial de la administración. Sus experiencias como aprendiz, como
obrero común, capataz, maestro mecánico y luego ingeniero en jefe de una
compañía, le dieron una amplia oportunidad para conocer de primera mano los
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problemas y las actitudes de los trabajadores y observar las grandes posibilidades
para mejorar la calidad de la administración.
La famosa obra de Taylor titulada Principles of Scientific Management se publicó
en 1907 Sin embargo, una de las mejores exposiciones de su filosofía de la
administración se encuentra en su testimonio ante un comité de la Cámara de
Representantes de los estados Unidos; se le obligo a defender sus ideas ante un
grupo de congresistas, la mayoría de ellos hostiles debido a que creían, junto con
los líderes de los trabajadores, que las ideas de Taylor conducirían a un exceso de
trabajo y al despido de trabajadores. Taylor fundamento su filosofía en cuatro
principios básicos. Se observará que estos preceptos no se encuentran muy
alejados de las creencias fundamentales del moderno administrador. Es cierto que
algunas de las técnicas de Taylor, sus colegas y seguidores se desarrollaron con
el fin de poner en práctica su filosofía y principios que tienen ciertos aspectos
mecanicistas:
1. Principio de planeación: sustituir el criterio individual de obrero, la
improvisación y la actuación empírica en el trabajo por métodos basados en
procedimientos científicos. Cambiar la improvisación por la ciencia
mediante la planeación del método.
2. Principio de preparación: seleccionar científicamente los trabajadores de
acuerdo con sus aptitudes; prepararlos y entrenarlos para que produzcan
más y mejor, de acuerdo con el método planeado. Además de la
preparación de la fuerza laboral. Se debe preparar también las máquinas y
los equipos de producción, así como la distribución física y la disposición
racional de las herramientas y los materiales.
3. Principio de control: controlar el trabajo para certificar que se ejecute de
acuerdo con las normas establecidas y según el plan previsto. La gerencia
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tiene que cooperar con los trabajadores para que la ejecución sea la mejor
posible.
4. Principio de ejecución: distribuir de manera distinta las funciones y las
responsabilidades para que la ejecución del trabajo sea más disciplinada.
Aportes de Taylor a la Administración
a) División del Trabajo: consideraba que la alta gerencia debe ocuparse de
estudiar los procesos de trabajo y los obreros se deben encargar
exclusivamente de la ejecución de los planes de trabajo.
b) Selección de Personal: debe hacerse en atención a la capacidad física e
intelectual de los trabajadores.
c) Métodos de Trabajo: cada tarea debe ser estudiado, analizado y
cronometrado para sustituir los procedimientos empíricos por sistemas
científicos que ahorren esfuerzo y tiempo.
d) Especialización: propone la especialización optima del operario en pro del
máximo rendimiento, a través de la existencia de un equipó de capataces
especialistas en las distintas fases del trabajo a desarrollar.
e) Asigno nuevas responsabilidades a los Administradores: estimular el
redimiendo de los trabajadores mediante un sistema de tarifas diferenciales
Taylor sostenía que el éxito de estos principios requería una “revolución total de la
mentalidad” de los obreros y patrones. En lugar de pelearse por las utilidades, las
dos partes debería poner su empreño en elevar la producción y, en su opinión, al
hacerlo, las utilidades aumentarían a tal grado que los obreros y los patrones ya
no tendrían que pelearse por ellas. En pocas palabras, Taylor pensaba que tanto
obreros como patrones tenían el mismo interés en elevar la productividad.
Taylor fundamentó su sistema de administración en estudios de tiempo de la línea
de producción. En lugar de partir de métodos laborales tradicionales, analizó y
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tomó el tiempo de los movimientos de trabajadores siderúrgicos que realizan una
serie de trabajos. A partir de este mismo estudio, separó cada uno de estos
trabajos en sus componentes y diseñó los métodos más adecuados y rápidos para
ejecutar cada componente. De esta manera, estableció la cantidad de trabajo que
deberían realizar los trabajadores con el equipo y los materiales que tenían.
Asimismo, sugirió a los patrones que les pagaran a los trabajadores más
productivos una cantidad superior a la de los demás, usando una tasa
“científicamente correcta”, con lo que beneficiarían tanto a la empresa como al
trabajador. Así, se fomentaría que los trabajadores superaran los parámetros de
sus resultados anteriores, con miras a obtener un mejor sueldo. Taylor llamó a su
plan el sistema de tasas diferenciales.
Limitaciones
Si bien los métodos de Taylor produjeron un notable aumento de la productividad y
mejores sueldos en una serie de casos, los trabajadores y los sindicatos
empezaron a oponerse a este enfoque, por temor al hecho de que trabajar más y
mayor velocidad agotaría el trabajo disponible y conduciría a los recortes de
personal. Sus aportaciones fueron muy importantes para la administración, pero
también tuvo muchas críticas; la Federación del Trabajo Americana, lo
consideraba un ser diabólico, debido a que los trabajos de las personas bajo su
sistema eran repetitivos y mecánicos, otra crítica muy grande fue la que recibió por
abusar del término ciencia. Pero también hay que considerar que influye en sus
estudios y resultados en Alemania, Inglaterra, Italia y en Estados Unidos, debido a
que al llevar sus estudios cronometrados a las empresas, estas logran una alta
productividad. Es más, el sistema de Taylor significaba, claramente, que los
tiempos eran esenciales. Sus críticos se oponían a las condiciones “aceleradas”
que ejercían una presión desmedida en los empleados para que trabajaran cada
vez a mayor velocidad
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Henry Fayol (1841-1925)
Ingeniero de minas francés, autor de varias obras de contenido técnico sobre la
tecnología de las minas y de la hulla, y de su único libro de carácter organizativo
titulado Administración Industrial y General (administration industrielle et générale,
prévoyance, organisation, commandemente, coordination, controle)
Suele ser recordado como el fundador de la escuela clásica de la administración,
no porque fuera el primero en estudiar el comportamiento gerencial, sino porque
fue el primero en sistematizarlo. Fayol pensaba que las prácticas administrativas
aceptadas siguen ciertos patrones, los cuales se pueden identificar y analizar. A
partir de esta premisa básica, trazó el proyecto de una doctrina congruente de la
administración, la cual sigue conservando mucha fuerza hasta la fecha.
Fayol se parece mucho a Taylor, su contemporáneo, por su fe en los métodos
científicos. Sin embargo, Taylor se interesaba primordialmente por las funciones
de la organización, mientras que Fayol se interesaba por la organización total y se
enfocaba hacia la administración, que, en su opinión, era la operación empresarial
más descuidada. Antes de Fayol, en general, se pensaba que los “gerentes nacen,
pero no se hacen”. No obstante, Fayol insistía en que la administración era como
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cualquier otra habilidad, que se podría enseñar una vez se entendieran sus
principios fundamentales.
Principios Administrativos de Fayol
1. División de Trabajo: cuanto más se especialicen las personas, con mayor
eficiencia desempeñarán su oficio.
2. Autoridad: los gerentes tienen que dar órdenes para que se hagan las
cosas.
3. Disciplina: los miembros de una organización tienen que respetar las reglas
y convenios que gobiernan la empresa.
4. Unidad de Dirección: las operaciones que tienen un mismo objetivo deben
ser dirigidas por un solo gerente que use un solo plan.
5. Unidad de Mando: cada empleado debe recibir instrucciones sobre una
operación particular solamente de una persona.
6. Subordinación de interés individual al bien común: En cualquier empresa el
interés de los empleados no debe tener prelación sobre los intereses de la
organización como un todo.
7. Remuneración: la compensación por el trabajo debe ser equitativa para los
empleados como para los patronos.
8. Centralización: creía que los gerentes deben conservar la responsabilidad
final pero también necesitan dar a sus subalternas autoridad suficiente
para que puedan realizar adecuadamente su oficio.
9. Jerarquía: la línea de autoridad en una organización representada hoy
generalmente por cuadros y líneas de un organigrama pasa en orden de
rangos desde la alta gerencia hasta los niveles más bajos de la empresa.
10. Orden: los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en
el momento adecuado. En particular, cada individuo debe ocupar el cargo
o posición más adecuados para él.
11. Equidad: los administradores deben ser amistosos y equitativos con sus
subalternos.
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12. Estabilidad del personal: una alta tasa de rotación del personal no es
conveniente para el eficiente funcionamiento de una organización.
13. Iniciativa: debe darse a las subalternas libertades para concebir y llevar a
cabo sus planes, aun cuando a veces se comentan errores.
14. Espíritu de Equipo: promover el espíritu de equipo dará a la organización
un sentido de unidad.
Aportes de Fayol a la Administración
a) Concepción Formalista de la Empresa: cargos y funciones unidos entre si
por la autoridad y la comunicación en el cual existen seis funciones que se
interrelaciona y que son funciones (funciones técnicas, funciones
comerciales, funciones financieras y funciones de seguridad.
b) Estructura formal .acuerdo a 14 principios que establezcan como debe
vincularse entre sí las funciones y una serio de procedimientos.
c) Procedimientos Administrativos. Que propones para administrar y dar
cumplimiento a estos principios (El estudio general, el programa de acción,
el informe de subordinados a sus jefes, la conferencia de los jefes, el
cuadro de organización, el camino directo con la aceptación de los jefes y el
análisis del cargo.
d) El cuadro de Organización (Organigramas).
e) Cualidades del Administrador:
Física- Salud, vigor
Mentales-Habilidades
Morales-Lealtad y responsabilidad
Los aportes de Fayol fueron los primeros, en tomar el rumbo de la estructura
organizacional, más enfocada así en el área administrativa y muestra los primeros
esbozos de la jerarquía institucional. Una teoría más humanizada que la de Taylor
plantea, un ambiente propicio y de responsabilidades dadas y no variables en las
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diferentes áreas de la organización, dejando un poco de lado el aumento de la
producción, busca el buen funcionamiento de organización desde el área técnica
hasta el área administrativa. Sin embargo, se dice que la teoría clásica y científica,
no permiten el crecimiento del empleado, ni su colaboración y aportes (creatividad)
a la organización, son marcados con una labor y una posición en una jerarquía
específica, donde lo importante es el bienestar netamente económico de la
organización.
Enfoque de la Administración Científica
Con el fin de abordar el contenido del tema “Teorías Científicas y Clásicas de la
administración” se inicia recordando lo que indica Idalberto Chiavenato
Administración de Recursos Humanos “La administración constituye el modo de
lograr que las cosas se hagan de la mejor manera posible, a través de los
recursos disponibles, con el fin de lograr los objetivos. En esta concepción, se
describen cuatro elementos básicos:
1. Logro de objetivos,
2. Por medio de personas
3. Utilizando tecnología
4. En una organización
La tarea de la administración consiste básicamente en integrar y coordinar los
recursos organizacionales para alcanzar, de la manera más eficaz y eficiente
posible, los objetivos determinados. Es por ello que en el despuntar del siglo XX,
dos ingenieros desarrollaron los primeros trabajos pioneros respecto a la
administración. Uno era americano, Frederick Winslow Taylor, que desarrolló la
llamada escuela de administración científica, preocupada por aumentar la
eficiencia de la industria a través, inicialmente, de la racionalización del trabajo
operario. El otro era europeo, Henry Fayol, y desarrolló la llamada teoría clásica
preocupada por aumentar la eficiencia de su empresa a través de su organización
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y de la aplicación de principios generales de la administración con bases
científicas. A pesar de que ellos no se hayan comunicado entre sí y hayan partido
de puntos de vista diferentes y aun opuestos, lo cierto es que sus ideas
constituyen las bases del llamado enfoque clásico tradicional de la administración,
cuyos postulados dominaron aproximadamente las cuatro primeras décadas del
silgo XX el panorama administrativo de las organizaciones.
La escuela de la administración científica fue iniciada por el ingeniero mecánico
americano Frederick Winslow Taylor (1856-1915), fundador de la administración
científica, nació en Filadelfia, Estados Unidos. En aquella época estaba de moda
el sistema de pago por pieza o por tarea. Esto llevó a Taylor a estudiar el
problema de la producción en sus mínimos detalles.
Apreciación critica de la Teoría de la Administración Científica
La teoría de la administración científica fue duramente criticada, aunque estas
críticas no le disminuyen el mérito.
Principales críticas:
1. Mecanismo de la administración científica: la administración científica le dio
poca atención al elemento humano, se preocupó básicamente por las
tareas (organización y ejecución) y a los factores directamente relacionados
con el cargo y función del operario (tiempo y movimiento).
2. Súper especialización del operario: Estas formas de organización de tareas
no solo privan a los trabajadores de satisfacción en el trabajo, sino lo que
es peor, violan la dignidad humana.
3. Visión microscópica del hombre: La administración científica se refiere al
hombre como un empleado tomado individualmente, ignorando que el
trabajador es un ser humano y social valorizando apenas la fatiga muscular
e ignorando un tipo de fatiga más sutil que la nerviosa.
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4. Ausencia de comprobación física: la administración científica es también
criticada por el hecho de pretender elaborar una ciencia sin presentar
comprobaciones científicas de sus proposiciones y principios.
5. Enfoque incompleto de la organización: para muchos autores la
administración científica es incompleta, parcial e inacabada, por restringirse
apenas
a
los
aspectos
formales
de
la
organización
omitiendo
completamente la organización informal y principalmente, los aspectos
humanos de la organización.
6. Limitación del campo de aplicación: Sus principios y métodos carecen de
una complementación más amplia, pues Taylor encara el problema de la
organización racional del trabajo, partiendo de un punto limitado y
específico de la empresa, lo cual fatalmente limita y restringe su enfoque,
ya que no considera con mayor detalle los demás aspectos de la vida de
una empresa, tales como los financieros y comerciales, entre otros.
7. Esta teoría se le conoce con el nombre de “Teoría de la máquina” ya que
concibe la organización como “una distribución rígida y estática de piezas”.
8. Enfoque descriptivo y normativo: La administración científica se caracteriza
por la preocupación en establecer y prescribir principios normativos que
deben ser aplicados como una receta en determinadas circunstancias, para
que el administrado pueda tener éxito.
9. Enfoque de sistema cerrado: se caracteriza por el hecho de visualizar
solamente aquello que sucede dentro de una organización, sin tener en
cuenta el medio ambiente en que está situada.
Sin embargo las
organizaciones nunca se comportan como sistemas cerrados y no pueden
reducirse a sólo algunas pocas variables o a algunos aspectos más
importantes.
¿Qué es la administración?
Existen varias definiciones al respecto:
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1. Proceso mediante el cual un grupo de personas dirige las acciones de
otras, para alcanzar objetivos comunes.
2. Es el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en la
forma de coordinar una organización.
3. La administración consiste en coordinar las actividades de trabajo de modo
que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través
de ellas. La administración requiere la culminación eficiente y eficaz de las
actividades laborales de la organización; o por lo menos a eso aspiran los
gerentes.
4. Es la técnica de la coordinación.
5. Proceso de consecución de objetivos organizacionales mediante la
combinación del trabajo con personas, con otros recursos organizacionales.
6. Proceso de trabajar con otras personas para alcanzar con eficiencia
objetivos organizacionales, gracias al uso eficiente de los recursos limitados
en un ambiente variable.
¿Qué es la eficiencia?
Consiste en obtener los mayores resultados con la
mínima inversión. Debido a que los gerentes tienen recursos escasos (de
personas, dinero y equipo) se preocupan por aprovecharlos eficientemente.
Ejemplo: En una fábrica en Alemania donde los empleados realizan equipos para
hospital, se establecieron técnicas de manufactura eficiente; se disminuyeron los
montos de inventario, se redujo el tiempo de fabricación de los productos y se
acortó la tasa de rechazo de productos. Estas prácticas de trabajo eficiente dio
como resultado que la planta de manufactura fuera nombrada como una de las
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mejores en la revista Industry Week, por lo que eficiencia es hacer bien las cosas,
es decir, no desperdiciar los recursos. Pero no basta ser eficiente.
¿Qué es la eficacia?
La administración también se interesa por ser eficaz en completar las actividades
para conseguir las metas de la organización, la eficacia se define como “hacer
las cosas correctas”, es decir, las actividades de trabajo con las que la
organización alcanza sus objetivos. Continuando con el mismo ejemplo, las metas
de la fábrica eran reducir el tiempo de instalación del equipo para los clientes y
reducir los costos. Mediante varios programas laborales estas metas se intentaron
y se alcanzaron. En tanto que la eficiencia concierne a los medios para hacer las
cosas, la eficacia tiene que ver con los fines, con la consecución de las metas de
la organización. La administración, se ocupa no sólo de terminar las actividades y
cumplir con las metas de la organización (eficacia) sino también de hacerlo de la
manera más eficiente.
La mala administración es el resultado de la ineficacia y la ineficiencia, o de que la
eficacia no se consigue mediante la eficiencia.
Papel del administrador
Es el responsable del desempeño de una o más personas de la organización. El
administrador obtiene resultados a través de la organización y de las personas que
trabajan en ella. El administrador cumple las tareas gracias a las personas, razón
por la cual ocupan una posición primordial en los negocios de todas las
organizaciones. Las personas reciben el nombre de subordinados, empleados,
colaboradores, socios intraemprendedores o empresarios internos.
Importancia de la administración
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La administración se da donde quiera que exista un organismo social, aunque
lógicamente sea más necesario cuanto mayor y más complejo sea este. El éxito
en un organismo social depende, directo e inmediato de su buena administración y
solo a través de esta
los elementos materiales, humanos, procedimentales y
tecnológicos entre otros. Con que ese organismo cuenta.
Para las grandes empresas la administración técnica o científica es indiscutible y
esencial, ya que por su magnitud y complejidad simplemente no podrían actuar si
no fuera a base de una administración sumamente técnica, es en ellas donde
quizás la función administrativas puede aislarse mejor de las demás.
Clasificación
Administración Internacional: se centra en la operación de empresas
internacionales en países extranjeros. Trata temas administrativos que se
relacionan con el flujo de personas, mercancías y dinero con el propósito final de
administrar mejor en situaciones allende las fronteras nacionales estadounidenses
Administración Comparativa: se define como el estudio y el análisis de la
administración en diferentes ambientes y de las razones por las cuales las
empresas obtienen resultados diferentes en diversos países. La administración es
un elemento importante para el crecimiento económico y el mejoramiento de la
productividad.
Administración por Objetivos: se practica en todo el mundo. Sin embargo, a
pesar de sus extensas aplicaciones, no siempre resulta claro lo que significa.
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Algunos siguen considerándola con una herramienta de evaluación; otros la
contemplan como una técnica de motivación; por ultimo hay quienes la consideran
como un dispositivo de planeación y control. En otras palabras, las definiciones y
aplicaciones de la administración por objetivos varían ampliamente y, por
consiguiente es importante destacar los conceptos desarrollados por lo tanto se
puede definir como un sistema administrativo completo que integra muchas
actividades administrativas fundamentales de manera sistemática , dirigido
conscientemente hacia el logro eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales
e individuales.
Administración de la Tecnología: en el interior de cada empresa coexisten la
tarea ejecutada, la teoría que establece el flujo de trabajo los métodos y procesos
operacionales y toda la maquinaria utilizada para desempeñar la tarea. Esta puede
ser muy variada (fabricar juguetes, procesar información y noticias para divulgar a
través de periódicos o televisión, transportar cargas o personas, fabricar piezas y
componentes, ejecutar operaciones quirúrgicas en las personas, enseñar a los
alumnos y un centenar de actividades o combinaciones de estas). Sin embargo,
cuando una empresa desempeña algunas tareas particulares y aplica una manera
de ejecutarla, la tecnología afecta a todas las personas elementos y eventos en la
persona.
La tecnología configura todas las especies y niveles de cargo de la empresa así
como las oportunidades resultantes para los empleados y su satisfacción en el
trabajo. La tecnología preestablece los estándares de comportamiento que los
grupos humanos desarrollan y condiciona los tipos de prácticas administrativas
que deberán aplicarse en situaciones particulares de la empresa. Por todo esto,
comprender los efectos de la tecnología y sus implicaciones organizacionales
constituye un efecto esencial para la adecuación de la administración empresarial.
La tecnología determina el nivel y el tipo de formación profesional, las habilidades
manuales e intelectuales, la capacidad, las actitudes y características de
personalidad que se deben poseer para ser reclutados, seleccionados y admitidos
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para trabajar en las empresas. Estas características personales no están
distribuidas al azar en las empresas, sino son determinadas con anticipación por
las tecnologías utilizadas. Es evidente que las personas no son meros recursos
pasivos ni estadísticos frente a las tecnologías utilizadas, en cambio la tecnología
si es un recurso pasivo y estático a disposición de la creatividad humana. No
obstante, la tecnología determina las características humanas de las personas que
deben ingresar y permanecer en las empresas. Las personas modifican y
desarrollan la tecnología, podría decirse que existe una interacción estrecha entre
lo que la tecnología exige, con la relación a las características de los recursos
humanos, y las modificaciones hechas por las personas a la tecnología utilizada.
Una variable afecta a la otra y ésta desarrolla y modifica la primera variable que va
a afectar sus propias características futuras. La situación es compleja y variable en
extremos de una empresa a otra.
Administración de la Estrategia: la estrategia representa "aquello que" la
empresa desea realizar, cual es el negocio que pretende llevar a cabo, cual es el
rumbo que va a seguir. El núcleo de la administración estratégica es la
preparación para el mañana: busca oriental a la empresa frente al futuro no para
anticipar todos los acontecimientos, si no para que la empresa pueda dirigirse
hacia sus objetivos consientes sistemáticamente basados en análisis reales y
metódicos de sus propias condiciones y posibilidades, y del contexto ambiental
donde opera. En otros términos, el futuro de la empresa no puede ser previsto, si
no que debe ser creado.
La administración de la estrategia puede definirse como la función de la
administración de la cúpula –pues se aborda en el nivel institucional de la
empresa-, que analiza, desarrolla y modifica los procesos internos y externos de la
empresa para que sea eficiente y eficaz en condiciones constantemente variables.
La administración estratégica formula e implementa la estrategia empresarial
como un conjunto de decisiones unificado, amplio e integrado que intenta
conseguir los objetivos de la empresa
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Administración de la Producción y de Operaciones: una de las principales
áreas en cualquier tipo de empresa, tanto si se trata de negocios, gobiernos u
otros, es la administración de la producción y las operaciones.
En el pasado, el término empleado para hacer referencia a las actividades
necesarias para la fábrica de productos era administración de la producción. Sin
embargo, en años recientes, el área se ha ampliado en general para incluir
actividades como compras, almacenamiento, transportación y otras operaciones
desde el abasto de materias primas y otras actividades diversas hasta llegar a un
producto disponible para el comprador. El termino administración de operaciones
se refiere tanto a las actividades necesarias para producir y entregar un servicio
como un producto físico.
Características
Universal: el fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un
organismo social, porque en él tiene siempre que existir coordinación
sistemática de medios. La administración se da por lo mismo en el estado,
en el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una
sociedad religiosa u otras. Y los elementos esenciales en todas esas clases
de administración serán los mismos, aunque lógicamente existan variantes
accidentales. Se puede decir que La administración es universal porque
esta se puede aplicar en todo tipo de organismo social y en todos los
sistemas políticos existentes.
Específica: aunque la administración va siempre acompañada de otros
fenómenos de índole distinta, el fenómeno administrativo es específico y
distinto a los que acompaña. Se puede ser un magnífico ingeniero de
producción
y
un
pésimo
administrador.
La
administración
tiene
características específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o
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técnica. La administración se auxilie de otras ciencias y técnicas, tiene
características propias que le proporcionan su carácter específico, es decir,
no puede confundirse con otras disciplinas.
Unidad temporal: aunque se distingan etapas, fases y elementos del
fenómeno administrativo, éste es único y, por lo mismo, en todo momento
de la vida de una empresa se están dando, en mayor o menor grado, todos
o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer los planes,
no por eso se deja de mandar, de controlar, de organizar, controlar y
evaluar.
Unidad jerárquica: todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo
social, participan en distintos grados y modalidades, de la misma
administración. Así, en una empresa forman un solo cuerpo administrativo,
desde el gerente general, hasta el último mayordomo.
Valor instrumental: la administración es un medio para alcanzar un fin, es
decir, se utiliza en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los
objetivos establecidos.
Amplitud de ejercicio: se aplica en todos los niveles de un organismo
formal, por ejemplo, presidentes, gerentes, supervisores, ama de casa etc.
Interdisciplinariedad: la administración hace uso de los principios,
procesos, procedimientos y métodos de otras ciencias que están
relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Está relacionada con
matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, mercadeo,
sociología, Psicología, filosofía, antropología, etc.
Flexibilidad: los principios y técnicas administrativas se pueden adaptar a
las diferentes necesidades de la empresa o grupo social”.
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¿Qué es un tratadista de la administración científica? persona que escribe
tratados sobre una materia específica.
Dentro de los tratadistas prestigiosos se pueden mencionar a Henry Sik y Mario
Sverdlik, Robert F. Buchele, Harold Koonzt, Isaac Guzmán, Gerge R. Ferry,
American Management Association, José A. Fernández Arena, Joseph L. Massie,
que enfocan la administración como actividad, como ciencia social, a través del
ser humano que persigue un objetivo o meta en grupos de cooperación o manejo
en equipo humano de organización.
Proceso Administrativo
Proceso significa secuencia sistemática de funciones para realizar las tareas;
medio, método o manera de ejecutar ciertas actividades. Se toma a la
administración como proceso para hacer énfasis en que los administradores, sin
importar sus niveles ni funciones, se comprometen continuamente en actividades
interrelacionadas, como planear, organizar, dirigir y controlar, para alcanzar los
objetivos deseados. Por tal motivo se deriva la denominación de proceso
administrativo dada al conjunto y la secuencia de las funciones administrativas.
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Planeación
La planeación define lo que pretende realizar la organización en el futuro y cómo
debe realizarlo. Por esta razón la planeación es la primera función administrativa,
y se encarga de definir los objetivos para el futuro desempeño organizacional y
decide sobre los recursos y tareas necesarias para alcanzarlos de manera
adecuada. Gracias a la planeación, el administrador se guía por los objetivos
buscados y las acciones necesarias para conseguirlos, basado en algún método,
plan o lógica en vez de dejar todo al azar. La planeación produce planes basados
en objetivos y en los mejores procedimientos para alcanzarlos de manera
apropiada. Por tanto, planear incluye la solución de problemas y la toma de
decisiones sobre alternativas para el futuro.
La planeación es el proceso de fijar objetivos y el curso de acción adecuado para
conseguirlo.
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Organización
Busca los medios y recursos necesario que permitan llevar a cabo una planeación,
y refleja la manera como la organización o empresa intenta cumplir los planes. La
organización es la función administrativa relacionada con la asignación de tareas,
la distribución de tareas a los equipos o departamentos y la asignación de los
recursos necesarios a los equipos o los departamentos. Por consiguiente, es el
proceso de distribuir y asignar el trabajo, establecer la autoridad y distribuir los
recursos entre los miembros de una organización, para conseguir los objetivos
fijados.
Dirección
La dirección representa la puesta en marcha de lo que fue planeado y organizado.
En consecuencia, la dirección es la función administrativa que incluye el empleo
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de la influencia para activar y motivar a las personas a alcanzar los objetivos
organizacionales. Se encarga de comunicar las tareas e influenciar y motivar a las
personas para que ejecuten las tareas esenciales.
La dirección es el proceso de influir y orientar las actividades relacionadas con las
tareas de los diversos miembros del equipo o de la organización como un todo.
Control
El control representa el acompañamiento, monitorio y evaluación del desempeño
organizacional para verificar si las tareas se ejecutan de acurdo con lo planeado,
organizado y dirigido. El control es la función administrativa relacionada con el
monitoreo de las actividades para mantener la organización en el cambio correcto,
de modo que se puedan conseguir los objetivos y emprender los ajustes
necesarios para corregir los desvíos.
Resumen del proceso administrativo
Si uno no piensa en destino alguno en particular, puede tomar cualquier camino,
en cambio si hay un lugar al que uno desea ir hay que planear la mejora manera
de llegar. Dado que la finalidad de las organizaciones es alcanzar un objetivo,
alguien tiene que definirlo claramente, lo mismo que los medio para conseguirlo.
Por lo tanto la administración es ese alguien. Las personas que desempeñan la
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función de planeación son las encargadas de definir las metas, fijar las
estrategias para alcanzarlas y trazar planes para integrar y coordinar las
actividades.
Esas mismas personas también son responsables de disponer el trabajo para
conseguir las metas de la organización. A esta función se le denomina
organización. Cuando los gerentes organizan, determinan qué tareas hay que
hacer, quién las hace, cómo se agrupan, quién rinde cuentas a quién y donde se
toman las decisiones.
En todas las organizaciones hay individuos y se debe trabajar con ellos y a través
de ellos alcanzar las metas de la organización. Esta es la función de dirección.
Los gerentes dirigen cuando motivan a sus subordinados, influyen en los
individuos y a los equipos mientras hacen su trabajo, eligen el mejor canal de
comunicación o de cualquier otra manera se ocupan del comportamiento de los
empleados.
Finalmente la última función de la administración es el control. Después de fijar
las metas (planeación), formular los planes, decidir el esquema estructural
(organización) y contratar, capacitar y motivar al personal (dirección), es preciso
evaluar si las cosas van como estaba previsto. Es necesario comparar el
desempeño real con las metas fijadas inicialmente. Si hay desviaciones
significativas, es deber de la administración retornar las riendas del desempeño.
Este proceso de vigilar, comparar y corregir es lo que se entiende como la función
de control.
Referencias.
Robbins, S. (2010) Administración, 8ª. Edición, Pearson Education. México.
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