GOBIERNO DE CHILE MINISTERIO DE HACIENDA Dirección de Presupuestos TÉRMINOS TÉCNICOS DE REFERENCIA CONSULTORIA PARA ELABORACIÓN DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO-FINANCIEROS FONDO DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA 2009 División de Control de Gestión Dirección de Presupuestos Santiago, diciembre 2008 CHILE 1 TÉRMINOS TÉCNICOS DE REFERENCIA CONSULTORÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS FINANCIEROS FONDO DE MODERNIZACIÓN DE LA GESTIÓN PÚBLICA (FMGP) 2009. 1. Antecedentes La Dirección de Presupuestos (DIPRES) tiene como misión velar por una eficiente asignación y uso de los recursos públicos, y para ello ha diseñado e implementado un Sistema de Evaluación y Control de Gestión, cuyo objetivo es obtener información de desempeño que apoye la incorporación de prácticas para mejorar la calidad del gasto. La aplicación de los distintos instrumentos que conforman este Sistema ha permitido identificar desviaciones u obstáculos en las respectivas implementaciones, y eventuales fallas de diseño y adoptar las medidas correctivas para mejorar la provisión de los bienes y servicios que son responsabilidad de las instituciones públicas. En este marco, la Ley de Presupuestos 2008 creó en la DIPRES el “Fondo de Modernización de la Gestión Pública”1, cuyo objetivo fue financiar la elaboración de propuestas presentadas tanto por Servicios Públicos, como por postulantes externos al ejecutivo (personas naturales y jurídicas) orientadas al mejoramiento de la gestión de los Servicios Públicos en su interacción con los clientes, usuarios y beneficiarios del sector económico-productivo. Este Fondo buscó impulsar la articulación de los distintos actores relevantes, fueran éstos públicos o privados, para que a través de un ejercicio colaborativo, participaran y contribuyeran con propuestas que mejoraran la gestión de políticas, programas, instrumentos e instituciones públicas, aportando a su mayor eficacia y eficiencia. Lo anterior, además de mejorar la calidad del gasto público, contribuiría a favorecer el crecimiento a través de la eliminación de cuellos de botella o barreras que desincentivaran el desarrollo económico-productivo de nuestro país. Dado el éxito alcanzado a través del concurso del FMGP correspondiente al año 2008, es que se la Ley de Presupuestos 2009 incorpora recursos para llevar a cabo nuevamente esta experiencia innovadora a través del Fondo de Modernización de la Gestión Pública año 2009. Los adjudicatarios de las propuestas que son elegidas y financiadas a través de este Fondo tienen como requisito en el convenio firmado con la Dirección de 1 Ver “Estado de la Hacienda Pública” Ministerio de Hacienda, octubre 2007: Capítulo V “Calidad del Gasto Público”, pag. 112.; e “Informe de Finanzas Públicas” 2008: Capítulo V “Avances del Sistema de Evaluación y Control de Gestión ligado al Presupuesto”, pag. 28. 2 Presupuestos del Ministerio de Hacienda, realizar sucesivas rendiciones de gastos de los recursos adjudicados y utilizados para la elaboración de dicha propuesta. 2. Objetivos General y Específicos Objetivo General El objetivo general es que el consultor recomiende los procedimientos que agilicen el proceso de rendición de cuenta de los recursos que serán adjudicados y transferidos a través del FMGP 2009 y elabore un Manual de Procedimientos Administrativo-Financieros asociados a la rendición de gastos del Fondo de Modernización de la Gestión Pública (FMGP). Objetivos Específicos • Elaborar recomendaciones que perfeccionen y agilicen los procedimientos asociados a la rendición de gastos. • Elaborar un Manual de Procedimientos Administrativo-Financieros que facilite a los adjudicatarios del Fondo de Modernización de la Gestión Pública comprender, aplicar y cumplir con los requerimientos asociados a la exigencia de las rendiciones de gastos. • Capacitar en el contenido y uso del Manual a los actores vinculados a la ejecución de los recursos del Fondo (Funcionarios DIPRES y Adjudicatarios del Fondo). 3. Productos Esperados De acuerdo los objetivos, los productos esperados de esta consultoría son: 3.1. Informe con análisis evaluativo y recomendaciones respecto del proceso de revisión y aprobación de las rendiciones de gastos aplicada el año 2008. Para este producto se deberá entregar: • Un Informe de Avance que deberá contener, como mínimo: definiciones de los términos usados, describir el actual procedimiento de registro por parte del adjudicatario, obligaciones y restricciones en el uso y rendición de los recursos adjudicados y utilizados; formatos (informes y tablas) para las rendiciones, instancias de revisión y aprobación de rendiciones, tipos de documentación válida como respaldos de los gastos. Asimismo, deberá contener una evaluación y recomendaciones de mejoramiento de los procedimientos anteriormente descritos. Este Informe de Avance deberá ser entregado a los 20 días corridos desde el inicio de la consultoría y será observado por el Departamento de Asistencia Técnica de la División de Control de Gestión de DIPRES. 3 • Un Informe Final, el cual debe contener los contenidos del informe de avance, como asimismo incorporar las observaciones y/o comentarios realizados por el Departamento de Asistencia Técnica de la División de Control de Gestión de Dipres. La fecha de entrega de este informe final será a los 35 días corridos desde el inicio de la consultoría. Ambos informes deberán ser elaborados bajo estrecha colaboración y consulta al Departamento de Asistencia Técnica de la División de Control de Gestión, y a la División de Gestión Interna, ambos pertenecientes a DIPRES. Deberán ser entregados en una copia escrita y en versión digital, al Departamento de Asistencia Técnica de la División de Control de Gestión de DIPRES, para su aprobación. Los documentos deberán confeccionarse con letra Arial 12, con interlineado sencillo, en un máximo de 20 páginas. 3.2. Manual de Procedimientos Administrativo-Financieros del Fondo de Modernización de la Gestión Pública. Para este producto se deberá entregar: • Un Informe de Avance que deberá contener, como mínimo: definiciones de los términos usados, describir el procedimiento propuesto para el sistema de registros por parte del adjudicatario, obligaciones y restricciones en el uso y rendición de los recursos adjudicados y utilizados; formatos (informes y tablas) para las rendiciones; definición de las instancias de revisión y aprobación de rendiciones, tipos de documentación válida como respaldos de los gastos; aclaraciones de dudas y otros que se estime necesario y pertinente incluir para el cumplimiento de los objetivos definidos. Este Informe de Avance deberá ser entregado a los 20 días corridos desde el inicio de la consultoría y será observado por el Departamento de Asistencia Técnica de la División de Control de Gestión de DIPRES. • Un Informe Final, el cual debe contener los elementos del informe de avance, como asimismo incorporar las observaciones y/o comentarios realizados por el Departamento de Asistencia Técnica de la División de Control de Gestión de Dipres. La fecha de entrega de este informe final será a los 35 días corridos desde el inicio de la consultoría. Ambos informes deberán ser elaborados bajo estrecha colaboración y consulta al Departamento de Asistencia Técnica de la División de Control de Gestión, y a la División de Gestión Interna, ambos pertenecientes a DIPRES. Deberán ser entregado en una copia escrita y en versión digital, al Departamento de Asistencia Técnica de la División de Control de Gestión de DIPRES, para su aprobación. Los documentos deberán confeccionarse con letra Arial 12, con interlineado sencillo, en un máximo de 25 páginas incluidos anexos. 3.3. Propuesta de Capacitación a los adjudicatarios del Fondo de Modernización 2009, respecto del uso y rendición de los recursos adjudicados y transferidos. Se debe elaborar una propuesta de capacitación considerando su 4 estructura y contenidos, la cual deberá ser ejecutada por el mismo consultor. Se deberá entregar: • Un borrador de propuesta técnica de capacitación el cual deberá contener, como mínimo: objetivos de la capacitación, módulos y contenidos, metodología a aplicar, material a entregar. Este borrador deberá ser entregado a los 15 días corridos desde el inicio de la consultoría y será observado por el Departamento de Asistencia Técnica de la División de Control de Gestión de DIPRES. • Una propuesta técnica de capacitación final, la cual debe contener los elementos del borrador entregado con anterioridad, como asimismo las observaciones y/o comentarios realizados por el Departamento de Asistencia Técnica de la División de Control de Gestión de Dipres. La fecha de entrega de esta propuesta final será a los 35 días corridos desde el inicio de la consultoría. Ambos documentos deberán ser elaborados bajo estrecha colaboración y consulta al Departamento de Asistencia Técnica de la División de Control de Gestión y a la División de Gestión Interna, ambos pertenecientes a DIPRES. Deberán ser entregados en una copia escrita y en versión digital al Departamento de Asistencia Técnica de DIPRES, para su aprobación. Los documentos deberán confeccionarse con letra Arial 12, con interlineado sencillo, en un máximo de 20 páginas. • Ejecución de la capacitación. Esta capacitación debe realizarse a más tardar a los 45 días corridos desde el inicio de la consultoría. 3.4. Propuesta de Capacitación a funcionarios del Departamento de Asistencia Técnica de la División de Control de Gestión y de la División de Gestión Interna de DIPRES, respecto de los procedimientos, exigencias y criterios establecidos en el mencionado Manual. Se debe elaborar una propuesta de capacitación considerando su estructura y contenidos, la cual deberá ser ejecutada por el mismo consultor. Se deberá entregar: • Un borrador de propuesta técnica de capacitación que deberá contener, como mínimo: objetivos de la capacitación, módulos y contenidos, metodología a aplicar, material a entregar. Este borrador deberá ser entregado a los 15 días corridos desde el inicio de la consultoría y será observado por el Departamento de Asistencia Técnica de la División de Control de Gestión de DIPRES. • Una propuesta técnica de capacitación final, la cual debe contener los elementos del borrador entregado con anterioridad, como asimismo las observaciones y/o comentarios realizados por el Departamento de Asistencia Técnica de la División de Control de Gestión de Dipres. La fecha de entrega de esta propuesta final será a los 35 días corridos desde el inicio de la consultoría. 5 Ambos documentos deberán ser elaborados bajo estrecha colaboración y consulta al Departamento de Asistencia Técnica de la División de Control de Gestión y a la División de Gestión Interna, ambos pertenecientes a DIPRES. Deberán ser entregados en una copia escrita y en versión digital al Departamento de Asistencia Técnica de DIPRES, para su aprobación. Los documentos deberán confeccionarse con letra Arial 12, con interlineado sencillo, en un máximo de 20 páginas. • Ejecución de la capacitación. Esta capacitación debe realizarse a más tardar a los 45 días corridos desde el inicio de la consultoría. Para la entrega de informes y propuestas mencionados en los productos esperados se considerará como fecha de inicio de la consultoría, la fecha de suscripción del respectivo contrato. 4. Contraparte de la Consultoría La contraparte técnica durante el proceso de elaboración de los informes y propuestas, será el Departamento de Asistencia Técnica perteneciente División de Control de Gestión de la Dirección de Presupuestos. Las funciones de la contraparte técnica incluyen: • • • • • • Supervisar y controlar el desarrollo de los informes y propuestas de capacitación, velando por el estricto cumplimento de los objetivos descritos en los presentes Términos Técnicos de Referencia y de los plazos acordados para la entrega de los informes programados y el contenido de los mismos. Autorizar adecuaciones relativas al plan de trabajo, y en general atender y resolver situaciones emergentes no consideradas. Analizar y aprobar los informes, planteando al consultor las observaciones y/o comentarios que se estimen convenientes. Colaborar y asistir al consultor en la obtención de información y la concertación de las entrevistas que el consultor requiera para realizar su labor. Autorizar el pago de la consultoría, según se haya acordado en el contrato con el consultor, previa aprobación de los informes respectivos. Determinar la aplicación de las sanciones o multas que se estipulen en el contrato, según corresponda. 6 5. Plazos de la Consultoría La consultoría se desarrollará en un plazo no superior a 40 días corridos, contados desde la fecha de la total tramitación del acto administrativo que apruebe el contrato de prestación de servicios de la consultoría. Sin perjuicio de lo anterior, por razones de buen servicio, las tareas y productos encomendados deberán desarrollarse en un plazo de 45 días corridos contados a partir de la fecha de suscripción del contrato de prestación de servicios de consultoría, bajo el siguiente cronograma. Producto Actividad Fecha de entrega máxima (N° de días contados desde la fecha de suscripción del contrato) Informe de Análisis y recomendaciones Manual de Procedimientos Capacitación Adjudicatarios Capacitación funcionarios DIPRES. Entrega Informe de Avance 20 días Entrega Informe Final 35 días Entrega Informe de Avance 20 días Entrega Informe Final 35 días Entrega propuesta Capacitación. de 15 días Entrega Informe Final 35 días Ejecución de capacitación 45 días Entrega propuesta Capacitación. de 15 días Entrega Informe Final 35 días Ejecución de capacitación 45 días 6. Lugar de Trabajo El consultor desempeñará sus funciones físicamente en sus propias oficinas. El sistema de trabajo contempla la entrega de los productos esperados y reuniones de coordinación y de análisis con la contraparte técnica. 7 7. Costos y Forma de Pago El valor total de la consultoría asciende a $3.100.000.-, impuestos y retenciones incluidos. La cifra anterior incluye además todos los gastos derivados de la consultoría. El pago de los servicios será en una única cuota por el valor total y se realizará, previa total tramitación del acto administrativo que aprueba el contrato de prestación de servicios de la consultoría y una vez ejecutados y aprobados por la contraparte técnica de DIPRES todos los productos esperados. La contraparte técnica, de común acuerdo con el consultor podrá modificar uno o más aspectos de los términos de referencia definidos, indicando en un anexo al contrato la modificación correspondiente. 8. Aplicación de multas En el caso que la entrega de los Informes Finales y/o la ejecución de las capacitaciones excedan las fechas establecidas en el contrato, se contempla la aplicación de una multa, equivalente a 1,5% del monto total de honorarios, por cada día hábil de atraso, la que se descontará del pago de los honorarios que corresponda pagar por la consultaría. . Sin perjuicio de lo anterior, dichos plazos podrán ser modificados por la contraparte por causas debidamente fundamentadas y aprobadas por la Dirección de Presupuestos por escrito. 9. Proceso de Postulación La postulación está abierta a personas naturales (consultores nacionales o extranjeros con residencia en Chile). Por su parte, con el objeto de evitar conflictos de intereses y respetar el principio de probidad y transparencia en los actos de la administración del Estado, los oferentes deberán considerar como parte integrante de estas Bases las incompatibilidades establecidas en el artículo 4° incisos primero y sexto de la Ley 19.886. En el caso de ser seleccionado el postulante deberá certificar previo a la firma de su contrato, mediante una declaración jurada simple, que cumple las siguientes condiciones: i) Que al momento de postular no es funcionario público. Para estos efectos se considera como funcionario público a los profesionales de planta y contrata, de acuerdo a lo establecido en la Ley 18.834. ii) Que no tiene juicios pendientes con algún Organismo de la Administración del Estado. iii) Que durante el desarrollo de la consultoría, no mantendrá - en cuanto persona natural y/o como parte de una empresa consultora (persona 8 jurídica) contrato de prestación de servicios con la Dirección de Presupuestos. iv) Que no tenga la calidad de cónyuge, hijo, adoptado o parientes hasta el tercer grado de consanguinidad y segundo de afinidad inclusive respecto de las autoridades y de los funcionarios directivos del Ministerio de Hacienda y de la Dirección de Presupuestos. v) Además, si el postulante presta servicios a honorarios en alguna institución pública, deberá informar a la Dirección de Presupuestos la institución en la cual presta los servicios, el monto y duración del contrato y las tareas contratadas. En caso de no cumplirse las condiciones anteriores la selección del postulante quedará nula. 10. Requisitos del consultor Formación Académica Título profesional obtenido en la educación superior del área contabilidad, administración y/o ingeniería. Será requisito al momento de postular estar titulado y haber obtenido el primer grado académico a lo menos con (5) cinco años de anterioridad al momento de la postulación. Deseable Postgrado, Postítulos, Diplomado y/o especialización en materias relacionadas con el trabajo requerido. Experiencia Laboral Experiencia demostrable en diseño y/o ejecución de procedimientos de control de gastos de proyectos, programas o instituciones públicas. Experiencia demostrable en diseño y ejecución de capacitaciones en materia de procedimientos de control de gastos de proyectos o programas públicos. 11. Presentación y recepción de antecedentes Los interesados deberán enviar su Curriculum Vitae a la Oficina de partes de Dipres: Teatinos 120 piso 1, Santiago, bajo el nombre de “Postulación Consultoría Manual Administrativo Fondo de Modernización de la Gestión Pública, Departamento Asistencia Técnica DIPRES”. La recepción de antecedentes tiene como plazo final el día 12 de enero de 2009, a las 17:00. El convocante se reservará la posibilidad de solicitar documentación y aclaración adicional a aquellos profesionales que se estime necesario, como asimismo citar a una entrevista. No se considerará ningún documento presentado una vez vencido el plazo señalado. Para formular consultas sobre este proceso contactarse a través del 9 correo electrónico [email protected] con el Sr. Felipe Welch, del Departamento de Asistencia Técnica de la DIPRES. El resultado de este proceso será publicado en el sitio Web de la Dirección de Presupuestos, en la sección Novedades, a más tardar el día 19 de enero de 2009. 12. Comité de Evaluación y Selección El Comité de Evaluación y Selección del consultor estará constituido por las siguientes personas: • Jefa División de Control de Gestión de la DIPRES, o quién ésta designe en su reemplazo; • Jefe Departamento de Asistencia Técnica de la División de Control de Gestión de la DIPRES. 13. Proceso de selección El Comité hará la evaluación sobre la base de la comparación de las calificaciones de los consultores individuales, juzgando su capacidad para realizar los servicios requeridos, teniendo en cuenta sus antecedentes académicos y experiencia, según la pauta de evaluación provista en el punto 14 de los presentes Términos Técnicos de Referencia. La persona seleccionada por el Comité para ser contratada por la DIPRES, debe cumplir con las calificaciones mínimas pertinentes, ser la más idónea y ser plenamente capaz de realizar el trabajo. 14. Pauta de Evaluación El Comité de Evaluación hará la selección de los postulantes de acuerdo a los criterios y puntajes que se señalan a continuación. El consultor que resulte seleccionado será aquel que obtenga el mayor puntaje por sobre el puntaje mínimo definido. CRITERIOS 1.Formación Académica 1.1 Preparación académica de pregrado. 1.2 Preparación académica de postgrado. 2. Experiencia Laboral Pertinente 2.1 Experiencia en gestión pública. 2.2 Experiencia en el diseño de procedimientos de control financiero y administrativo de programas e instituciones públicas. 2.3 Experiencia en diseño y ejecución de capacitaciones en materias relacionadas con los objetivos y productos esperados. TOTAL Puntaje Mínimo 30 ptos. PUNTAJE MÁXIMO 10 7 10 17 27 10 7 44 10 15. Consideraciones. Los productos elaborados serán de propiedad de DIPRES, quien tendrá los derechos exclusivos para su difusión, uso y modificaciones que estime pertinentes. 11